MØTEBOK FRA MENIGHETSRÅDSMØTE ONSDAG 8. JUNI 2011 KL. 18.00-20.15 I FROGNER KIRKESTUE Til stede: Forfall: Sekretær: Åpning: MEDLEMMER: Carl-Henrik Bastiansen, Erik Kyvik Hauge, Paul Nome (sokneprest), Eva Schjoldager, Jardar Seim (leder). VARAMEDLEMMER: Oddmund Jessen, Tove Holmen (begge med stemmerett). MEDLEMMER: Gro Falch Brennhovd, Lise Høst, Ola B. Johannessen, Jon Erik Skjelstad. VARAMEDLEMMER: Solfrid Hanstveit Moen (langtidsforfall pga. utenlandsopphold). Fred Søndby Paul Nome leste og kommenterte salmen Gå gjennom byens lange, rette gater av Holger Lissner (overs. Eyvind Skeie), en bønnesalme rettet til Den Hellige Ånd. ( Salmer 1997, nr. 27.) Salmen var inngangssalme i høymessen i Frogner kirke 5. juni. På grunn av eksterne innledere som var invitert til faste klokkeslett i sak 43 og 45, ble rekkefølgen for behandlingen av de øvrige sakene tilpasset det. Sak 41/11 Godkjenning av møtebok fra menighetsrådsmøte 4. mai 2011 Møtebok fra menighetsrådsmøtet 4. mai 2011 ble godkjent. Sak 42/11 Referatsaker a) Kontorutbyggingen. Fred Søndby orienterte. Byggearbeidene innstilles tre uker i fellesferien (juli). Det har vært diskusjon med byggeledelsen om sølvsafens plassering; menighetens og stabens lenge kjente standpunkt om hva som er mest praktisk, har igjen blitt fremholdt av menighetens ad hoc-komité for kontorutbyggingen. b) Oslo kulturnatt fredag 16. september program for Frogner kirke. Programmet, som er satt opp av Jardar Seim og Bjørn Kleppe (jfr. sak 39/11), følger hovedrammen fra fjorårets kulturnatt, men med noen nye innslag. Det blir åpen kirke kl. 17.00-22.30 med programinnslag hver hele time. Timeslag med en av kirkeklokkene fra kl. 17 til 21. KONTORADRESSE: FROGNER MENIGHET, BYGDØY ALLÉ 36, 0265 OSLO POSTADRESSE: POSTBOKS 3072 ELISENBERG, 0207 OSLO TELEFON 23 62 90 60. TELEFAKS 23 62 90 61 E-POST: post.frogner@oslo.kirken.no INTERNETT: www.frognerkirke.no
2 c) Stiftelsen Frogner Menighets Hjem aktuelle saker. Jardar Seim fortalte kort fra styremøte i stiftelsen 8. juni, der bl.a. regnskap var lagt fram og meget positive tilsynsrapporter fra bydelen og brann- og redningsetaten var referert. Han uttrykte stor anerkjennelse for det arbeidet som utføres av institusjonsleder Arnulf Myklebust og øvrige ansatte, samt styreleder Asle Enger. d) Kirkevalget 2011. Oppnevning av stemmestyrer vil skje på et senere menighetsrådsmøte. Det er behov for mange personer til disse vervene, og det er viktig å tenke rekruttering alt nå. e) Domprostiforum. Jardar Seim refererte fra møte 31. mai. Det var ingen vesentlige nyheter i sakene på møtet. Men fra flere menigheter kom det fram kritikk over sider ved fellesrådets bemanningsreform. f) Nytt fra menighetens utvalg og komitéer. Korte oppdateringer om diakonatet, kulturutvalget, barne- og ungdomsutvalget. Ang. eiendoms- og økonomiutvalget, jfr. nedenfor under sak 49/11. Ang. ad hoc-komité for kontorutbyggingen, jfr. ovenfor under sak 42a/11. g) Nytt fra Kirkelig fellesråd (utenom kontortilbygget og bemanningsprosjektet). Fellesrådsrepresentant Carl-Henrik Bastiansen har meldt forfall til fellesrådets møte 9. juni. Vararepresentant Jardar Seim orienterte derfor om et par av sakene som skal behandles. Av spesiell interesse for Frogner menighet er kirkevergens forslag til fellesrådet om nytt avtalesett vedrørende arbeidsgiveransvar for menighetsfinansierte stillinger. Sakene ble tatt til orientering. Sak 43/11 Bemanningsprosjektet i Kirkelig fellesråd (jfr. sak 73/10 og 6/11) Kirkeforvalter Marit Aarrestad Østang var til stede for å orientere og svare på spørsmål. Hun tok utgangspunkt i fellesrådets vedtak om ny bemanningsplan av 9. des. 2010. Mye av dette handler om økonomi. Det er vesentlig å få til et bedre vedlikehold av kirkene. Penger flyttes fra drift i de enkelte menigheter (kirketjenerstillinger) til mer sentraliserte (prostivis) stillinger med større bygningskompetanse (2 stillinger for kirkene i Domprostiet og Vestre Aker prosti til sammen). En medvirkende faktor i arbeidet med bemanningsreformen var at det kom fram at Kirkelig fellesråd hadde et merforbruk på 10 stillinger. Stillingene både som menighetsforvaltere og kirketjenere ble så fristilt som utgangspunkt for drøftinger med den enkelte. For Domprostiet vil det være 9,4 stillingshjemler for arbeid på dagtid (ukedagene) og 1,8 stillingshjemler for helgetjeneste (i alle kirkene). Domkirken får tildelt 2 ekstra stillingshjemler. Det som trolig vil merkes mest, er den reduserte kirketjenerressursen, der Frogner får 14,92 % for all helgetjeneste gjennom året (iberegnet vielser). Kirketjenerbistand ved bisettelser på ukedagene må dekkes av dagressursen, der Frogner har menighetsforvalter i 100 % stilling og kontorklokker i 30 % stilling. (Menighetsforvalteren er også menighetsforvalter for Bygdøy menighet.) Allerede før bemanningsreformen var de lokale stillingsressursene redusert ved overgang til bruk av rengjøringsbyråer og ved etablering av et samlet servicekontor for prostiet. Medlemmene i menighetsrådet stilte en rekke spørsmål og kommenterte prosessen. Noen av problemstillingene:
3 Er det blitt tatt hensyn til menighetsutvidelsen (overføring av flere tusen mennesker fra Domkirkens menighet) i utregningene av ressursstørrelsen for Frogner? Den manglende viljen hos kirkevergen og i fellesrådets ledelse til å la menighetsrådene være høringsinstans i en så omfattende prosess som griper rett inn i menighetslivet. Sentraliseringen med servicetorg og reduserte lokale stillingsressurser i bemanningsreformen gir svekket lokal tilknytning. Det er urovekkende så lenge man mener at soknet (menigheten) skal være grunnenheten i Den norske kirke. Det er ikke bare på fellesrådssiden at de lokale stillingene reduseres. Frogner menighet opplever det samme på prestesiden. Selv om det fortsatt er tre prester i Frogner, er situasjonen helt annerledes enn for noen år siden. Først ble Bygdøy menighet overført fra Skøyen til Frogner prestegjeld uten noen tilførsel av presteressurser. (Bare litt styrking i en kort overgangsperiode.) Så fikk prestene i Frogner/Bygdøy ved grensereguleringen i februar 2011 også ansvaret for størstedelen av Domkirkens menighet, uten noen økning i stillingsressurser, f.eks. ved overføring fra Domkirken, som da naturlig burde ha avgitt presteressurser til Frogner/Bygdøy. Manglende formelle beskjeder om fristilling av lokale stillinger. Selv om menighetsforvalterstillingen, etter mye kritikk av de opprinnelige forslagene, fortsatt skal være en slags daglig leder-stilling, svekkes det ved innholdet i utkast til arbeidsinstruks, som mer peker i retning av en konsulentstilling. Osloprosjektet har bidratt med lite positivt. Før bemanningsreformen ble det forsøkt en sterk reduksjon av antall sokn i Oslo, selv om det framstøtet ble stanset. Det er altfor mye sentralisering i tankebanene til dem som legger premisser for utredningsarbeid, og for lite vilje til å lytte til menighetene både tidlig i prosessen og senere. Det kan være argumenter både for og mot å overføre deler av de lokale kirketjenerressursene til prostistillinger for kirkevedlikehold, men det er like fullt påfallende at man ikke først gjennomfører det som et prøveprosjekt for ett prosti før man omorganiserer kirketjenerressursene for hele byen. Hvis dagressursen på menighetskontoret skal ta seg av bisettelser (som innebærer mer enn å åpne og lukke kirken før og etter seremonien), hvor store innhugg i dagressursen er det beregnet at en bisettelse i Bygdøy kirke vil medføre på en vanlig arbeidsdag, når menighetskontoret ligger i Frogner kirke? Hvor sannsynlig er det at man får dekket kirketjeneroppgavene til forordnede gudstjenester når ressursen er så liten? Hvis man får brukbare søkere, vil det lett bli mye gjennomtrekk i stillingen, og dermed også stadig nye opplæringsbehov, som sannsynligvis menighetsforvalter må ta seg av, i tillegg til øvrig arbeid. Saken ble tatt til orientering. Sak 44/11 Forslag til arbeidsinstruks for menighetsforvalter Som en del av bemanningsprosjektet i Kirkelig fellesråd har kirkevergen under arbeid nytt forslag til arbeidsinstruks for menighetsforvalterne. Menighetsrådet har rett til å uttale seg før instruksen fastsettes, jfr. kirkelovens 14: Kirkelig fellesråd foretar tilsetting av og har arbeidsgiveransvaret
4 for alle tilsatte som lønnes over fellesrådets budsjett. Før tilsetting og fastsetting av instruks skal vedkommende menighetsråd gis anledning til å uttale seg. Jfr. også 8: Menighetsrådet kan bestemme at en av soknets tilsatte skal være daglig leder av virksomheten. Forslaget til arbeidsinstruks var ennå ikke mottatt da menighetsrådet hadde sitt møte 8. juni. I tilfelle av en slik situasjon, eller hvis forslaget ble delt ut på møtet uten tid til forberedelse, hadde AU innstilt på at saken måtte utsettes. Saken utsettes. Sak 45/11 Stiftelsen Erry og Aksel Byes Minne (temasak til orientering, utsatt fra MR-møte 4. mai) Styreleder Øyvind Hagelund var til stede og orienterte og svarte på spørsmål om stiftelsen, som eier sokneprestboligen i Frognervn. 37B. (Vedtektene for stiftelsen var vedlagt innkallingen til mai-møtet.) Han berørte stiftelsens historikk og økonomi, og fortalte at boligen nå er leid ut på en 5-årskontrakt til en prest i en annen menighet i Oslo etter at sokneprest Paul Nome fikk fritak fra boplikten. Spørsmål og kommentarer gikk på hvordan man kan sikre at boligen er til disposisjon ved neste skifte av sokneprest i Frogner, mulige alternative bruksformer i henhold til vedtektene, Stiftelsestilsynets rolle ved eventuelle ønsker om omgjøring av stiftelsen, sammenlikning med andre stiftelser som menigheten har vært eller er involvert i. Selv om et valgt stiftelsesstyre ikke kan instrueres av menighetsrådet, sa Hagelund at menighetsrådet bør kunne signalisere hvis det mener at stiftelsen ikke fungerer godt nok i dagens situasjon, eller dersom det har synspunkter om viktige fremtidige disposisjoner. Men et styre er likevel suverent i forhold til vedtak i menighetsrådet, det er bare stiftelsens formålsparagraf og øvrige bestemmelser i vedtektene som legger bindende rammer for styrets virksomhet. En annen sak er hvordan man i ethvert tilfelle tolker formålet. Her spiller det også inn at det i bunnen av stiftelsen ligger en testamentarisk gave med visse føringer. Likevel kan det antakelig være rom for endringer, men det må man i tilfelle søke Stiftelsestilsynet om. Generelt skal styret beskytte stiftelsens interesser. Dersom styret eller styremedlemmer går ut over sitt mandat, kan de bli stilt til ansvar. Saken ble tatt til orientering. Sak 46/11 Trosopplæring På sitt møte 9. mai vedtok Oslo bispedømmeråd hvordan fordelingen av midlene til samarbeidsenhetene i domprostiet skal være. Etter det har det vært avholdt et kurs på Fredriksborg 19.-20. mai, delvis for menighetsrådsmedlemmer, delvis for stabene i Frogner, Bygdøy og Fagerborg menigheter. For 2011 vil 8/12 av årsbeløpet være disponibelt. Barne- og ungdomsutvalget anmodes i samarbeid med Bygdøy menighetsråd om å sette opp et forslag til budsjett for trosopplæringen i Frogner og Bygdøy menigheter med fordeling av bevilgede midler på lønns- og driftsutgifter. Utvalget bes også om å lage forslag til tekst for stillingsutlysning. Forslagene må være klare til å kunne behandles på møtet i Frogner menighetsråd 17. august.
5 Sak 47/11 Oppnevning av komité for rehabilitering av kirken (ad hoc-komité, jfr. sak 36a/11) Selv om orgelsaken er prioritert av Frogner menighetsråd i forhold til både Kirkelig fellesråd og politiske myndigheter i Oslo kommune (jfr. delegasjonen til bystyrets kultur- og utdanningskomité 19. oktober 2010), er det viktig også å være forberedt til den rehabiliteringen av kirken som var stilt i utsikt til 100-årsjubileet i 2007, men som ennå ikke er kommet. Som nevnt under sak 36a/11 har bygg- og anleggssjef Torbjørn Borgen i fellesrådet opplyst at rehabiliteringen trolig vil skje som delprosjekter, og ikke som en totalrehabilitering der hele kirken gjøres ferdig på en gang, slik fellesrådets politikk har vært til nå (spesielt i forhold til jubileumskirker). 1) Det nedsettes en ad hoc-komité for arbeidet med rehabilitering av kirken. 2) Mandat: Komitéen er Frogner menighetsråds organ for arbeidet med rehabilitering av kirken, og representerer menighetsrådet overfor Kirkelig fellesråd i Oslo, som etter kirkeloven er byggherre. I prinsipielle spørsmål gir komitéen råd til menighetsrådet før rådet tar avgjørelser om hva som skal være menighetens syn. For øvrig skal komitéen formulere menighetens syn og ønsker i forbindelse med rehabiliteringen og følge med i det som skjer underveis. Komitéen bør generelt tilstrebe å gjøre seg kjent med idéer og ønsker fra menighetens medlemmer og ansatte. 3) Medlemmer: Arkitekt Ragnar Osnes, komitéleder, menighetsforvalter Fred Søndby, organist Bjørn Kleppe, menighetsrådsleder og historiker Jardar Seim. Sak 48/11 Innkjøp av fryseskap til Kirkestuen Kirkestuen har i lenger tid vært uten fungerende fryseskap. Av hensyn til menighetens egne arrangementer er er et slikt skap nødvendig. Det kjøpes inn et fryseskap til Kirkestuen til en kostnad begrenset oppad til kr. 10.000,- (inkludert frakt og avhending av gammelt skap). Sak 49/11 Forslag fra Eiendoms- og økonomiutvalget om engangsbevilgning til ekstern bistand Eiendoms- og økonomiutvalget har konstituert seg med Carl-Henrik Bastiansen som leder og Trond Arild Lidalen som nestleder. Utvalget har bedt om en engangsbevilgning til ekstern bistand i forbindelse med regnskapsarbeid. Dersom Eiendoms- og økonomiutvalget finner det nødvendig, gis utvalget anledning til å engasjere ekstern hjelp til et beløp i en størrelsesorden på kr. 10.000,- for at utvalget kan få bedre forståelse av regnskapstallene for Schafteløkken og menighetens drift for øvrig, og slik utøve sitt mandat på en forsvarlig måte. Sak 50/11 Skifte av revisor Kirkelig fellesråd i Oslo har i møte 17. februar 2011 valgt revisjonsfirmaet KPMG AS som revisor for regnskapsårene 2011 og 2012. Kontrakten, som ble inngått 24. mars 2011, omfatter regnskapet for Kirkelig fellesråd og regnskapene for de 57 menighetene i Den norske kirke i Oslo, forutsatt at det enkelte menighetsråd velger samme firma som sin revisor.
6 Frogner menighetsråd velger revisjonsfirmaet KPMG AS som revisor for regnskapsårene 2011 og 2012, i samsvar med avtalen som er inngått mellom Kirkelig fellesråd og KPMG AS. Sak 51/11 Feriefullmakt Arbeidsutvalget gis fullmakt til å gjøre vedtak på vegne av menighetsrådet i eventuelle saker som krever beslutning før neste ordinære møte. Dersom det i et slikt tilfelle verken er mulig å avholde et ordinært møte eller et fjernmøte (telefonmøte eller via e-post) i arbeidsutvalget, gis rådsleder (eller nestleder, hvis leder ikke er tilgjengelig) en tilsvarende fullmakt. Avgjørelse som er truffet med hjemmel i slik fullmakt, skal refereres i første møte etter at avgjørelsen er truffet, jfr. kirkelovens 8. Det var ingen saker under Eventuelt. Fred Søndby, sekretær Etter møtet var menighetsrådets medlemmer og varamedlemmer invitert til en liten sommeravslutning hjemme hos rådets leder. Også medlemmene av staben var invitert.