Møteinnkalling Åmli kontrollutvalg Dato: 27.09.2016 kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, møterom Trogfjell Arkivsak: 15/09715 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: alexander.etsy.jensen@temark.no eller tlf. 91 82 75 45. Vara møter bare etter egen innkalling. I tillegg møter: Rådmann Christina Ødegård sak 19/16 kl. 09:00 Sakskart Side Møteinnkalling 4/16 15/09715-25 Godkjenning av møteinnkalling 27.09.16 3 Møteprotokoll 4/16 15/09715-26 Godkjenning av protokoll fra møte 14.06.16 4 Saker til behandling 19/16 16/05164-19 Oppfølging - Forhold knyttet til Åmli Frivillighetssentral 5 20/16 16/12154-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 - Åmli kommune 9 21/16 16/12155-1 Prosjektplan Forvaltningsrevisjon: Barnevernet i østre Agder 12 22/16 16/12156-1 Plan for selskapskontroll 2016-2019 14 23/16 16/12161-1 Orientering fra revisjonen i møte 27.09.16 17 24/16 16/12162-1 Eventuelt i møte 27.09.16 18 1
Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 21.09.2016 For Leder Tobias Wessel-Hansen Tangen Alexander Etsy Jensen (sign.) Sekretær for kontrollutvalget 2
Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av møteinnkalling 27.09.16 Arkivsak-dok. 15/09715-25 Arkivkode. 033 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Åmli kontrollutvalg 27.09.2016 4/16 Forslag fra sekretariatet: Møteinnkalling 27.09.16 godkjennes. Vedlegg: Møteinnkalling 27.09.16 3
Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av protokoll fra møte 14.06.16 Arkivsak-dok. 15/09715-26 Arkivkode. 033 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Åmli kontrollutvalg 27.09.2016 4/16 Forslag fra sekretariatet: Protokoll fra møte 14.06.16 godkjennes. Vedlegg 1: Protokoll 14.06.16 Vedlegg til sak Protokoll 14.06.16.pdf 4
Saker til behandling 19/16 Oppfølging - Forhold knyttet til Åmli Frivillighetssentral Arkivsak-dok. 16/05164-19 Arkivkode. 033 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Åmli kontrollutvalg 27.09.2016 19/16 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget tar rådmann sin tilbakemelding til orientering og avslutter med det saken. Kontrollutvalget innstiller kommunestyret til å gjøre følgende vedtak: Sikre at henvendelser til kommunen blir besvart i tråd med Forvaltningsloven og god forvaltningsskikk. At kommunens retningslinjer gjennomgås for å sikre at de er i henhold til krav i forskrift om offentlig arkiv (oppdatert arkivplan eller ajourført samleplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert). At all inn- og utgående post går via postmottak for journalføring. Etablere rutiner som sikrer at all arkivverdig post blir arkivert. Kommunestyret ber om at rådmannen gir kontrollutvalget en tilbakemelding innen utgangen av september 2017 om hvordan kontrollutvalgets anbefalinger er blitt fulgt opp. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har tidligere behandlet saken i møte 18.04.16 sak 11/16 og i møte 14.06.16 sak 15/16. I sistnevnte møte ble følgende vedtak fattet: Kontrollutvalget utsetter den delen av saken som omhandler påstander om brudd på Forvaltningsloven. Kontrollutvalget finner det dokumentert at Åmli kommune har oppfylt sine forpliktelser vedr støtte til Åmli Frivilligsentral jf. vedtak i kommunestyret den 21.12.2004 og 25.08.2011, samt øvrige budsjettvedtak frem til i dag. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å avklare kommunens fremtidige forpliktelser vedr. støtte til Åmli Frivilligsentral (lokal finansiering). Som det går frem av vedtaket ovenfor ble den delen av saken som omhandler påstander om brudd på Forvaltningsloven utsatt i påvente av at rådmann skulle få anledning til å kommentere påstandene som er fremsatt knyttet til dette. 5
Rådmann har sendt skriftlig tilbakemelding til sekretariatet datert 14.09.16 og denne tilbakemeldingen er bakgrunnen for at kontrollutvalget får den delen av saken som gjenstår til behandling. Saksopplysninger: Frem til nå har påstand nr. 2 blitt stående ubesvart i påvente av rådmannens tilbakemelding. For å få klarhet i denne påstanden har sekretariatet i e-post 13.05.16 bedt styreleder i frivillighetssentralen om å gi en skriftlig tilbakemelding på følgende: 1. Hvilken/hvilke henvendelse siktes det til (som frivillighetssentralen ikke har fått svar på)? 2. Når skal henvendelsen/henvendelsene være sendt? 3. Hvem skal henvendelsen være sendt til? Styreleder i Åmli frivillighetssentral har i e-post 31.05.16 gitt en skriftlig tilbakemelding på spørsmålene ovenfor. Se sakens vedlegg for detaljert oversikt. Denne oversikten er videreformidlet til rådmann, slik at hun har kunnet svare på påstanden om at Åmli kommune har brutt Forvaltningsloven ved å ikke svare på brev og spørsmål sendt fra frivillighetssentralen. Spørsmålene sekretariatet har bedt rådmann om å besvare for å få klarhet i hva som er fakta knyttet til saken er: 1. Hva har kommunen forpliktet seg til vedr. bevilgninger til frivillighetssentralen (Det vises til vedtak fra 2004 når sentralen ble åpnet. Det går frem av saksframlegget at kommunen forplikter seg til å dekke 40 % lokal finansiering første året. Videre er det et vedtak fra 2011 vedr. økt bevilgning)? 2. Hvordan stiller Åmli kommune seg til påstandene om at kommunen skal ha brutt forvaltningsloven ved å ikke svare på brev/eposter fra Frivillighetssentralen? 3. Har kontrollutvalget fått alle relevante opplysninger knyttet til saken? Spørsmål en og tre er etter sekretariatets vurdering blitt besvart tidligere, men spørsmål to har blitt stående ubesvart frem til sekretariatet mottok skriftlig tilbakemelding fra rådmann på dette spørsmålet 14.09.16. Det går frem av tilbakemeldingen til rådmann at hun har gått igjennom de brev/eposter Frivillighetssentralen mener Åmli kommune ikke har svart på, og funnet frem til følgende (rådmannens tilbakemelding er gjengitt i kursiv): Vedlegg 1 Brev/mail mai 2015 fra Åmli frivillighetssentral der det blir bedt om møte med kommunen. Ordfører tok på bakgrunn av henvendelsen å innkalte til ett møte med frivillighetssentralen 23.06.15. Brevet/mailen er ikke innregistrert i ephorte. Det ble heller ikke skrevet noe referat fra møtet. Vedlegg 2 Brev/mail oktober 2015 der det blir bedt om økt bevilgning til sentralen gjennom budsjettbehandlingen. Rådmannen fant ikke rom til å øke bevilgningen i sitt forslag til budsjett for 2016. Brevet/mailen er ikke innregistrert i ephorte. Vedlegg 3 Brev/mail fra Åmli frivilligsentral vedrørende kommunalt tilskudd for 2016. På bakgrunn av brevet innkalte ordføreren til møte 7. april 2016. I møtet ble bevilgningen til Frivillighetssentralen økt. Økningen av bevilgningen ble tatt direkte av driftsbudsjettet. Brevet/mailen er ikke innregistrert i ephorte. Det ble heller ikke skrevet noe referat fra møtet. 6
Vedlegg 4 Søknad fra Åmli frivillighetssentral registrert inn i ephorte 19.03.2009 sak 2009/277. Det foreligger ikke noe tilsvar i ephorte fra kommunens side. Rådmannen har ikke klart å finne ut hva som ble gjort i forhold til denne henvendelsen. Vedlegg 5 Søknad fra Åmli Frivilligsentral registret inn i ephorte 16.03.2011 sak 2011/371. Søknaden ble behandlet i kommunestyre 25.08.2011. Åmli kommune sendte underretning om vedtaket til frivillighetssentralen i brev av 07.09.11. Vedlegg 6 Lyttevenn Ett prosjekt vi meiner vil kunne fremme læring hos grunnskoleelevene i Åmli. Inngående brev fra frivilligsentralen registret inn i ephorte 05.10.12 sak 2012/832 Frivilligsentralen hadde møte med Åmli skole vedrørende lyttevennprosjektet 24.10.12. Det foreligger møtereferat fra møtet i ehorte i saken. Videre går det frem av rådmannens merknader at det har vært noe svikt i rutinene vedrørende innregistrering av post/mail. Videre oppfordrer rådmann til at all post skal sendes direkte til postmottak for registering, for deretter å bli sendt til saksbehandler. Bakgrunnen for dette er å sikre at all arkivverdig post blir innregistrert i ephorte. Sekretariatet har fått oppgitt at det kan være noe av forklaringen til hvorfor henvendelsene ikke er blitt registrert i ephorte. Det går i tillegg frem av tilbakemeldingen at rådmann er av den formening at det ikke er alle møter det skal skrives referat fra, og at det må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Sentrale bestemmelser på området Forvaltningsloven 11 a. saksbehandlingstid, foreløpig svar Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og såvidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. Offentleglova 10 Plikt til å føre journal. Tilgjengeleggjering av journalar og dokument på Internett Offentleglova 10 seier at organ skal føre journal etter reglane i arkivlova med forskrifter. Kommuneloven 23 Administrasjonssjefens oppgaver og myndighet. 2. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 39 Reglement. Arkiv. 3. Departementet kan gi forskrifter om behandling, bevaring, ordning av og tilsyn med kommunens og fylkeskommunens arkiver. Det er utarbeidet egen forskrift til arkivloven som omhandler systemet for arkiv og journalføring. Nedenfor følger noen sentrale punkter fra lov og forskrift. 7
Arkivloven: 6. Arkivansvaret. Offentlige organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Forskrift om offentlege arkiv 2-6. Journalføring og anna registrering Arkivforskrifta 2-6 seier at eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakane organet opprettar. Rådmann Christina Ødegård er invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre for saken og svare på eventuelle spørsmål. Vurdering fra sekretariatet: I likhet med rådmann er det sekretariatets vurdering at det er konstatert mangler, svakheter og forbedringspotensial knyttet til kommunikasjonen som har vært mellom Åmli kommune og Frivilligsentralen. Rådmannens tilbakemelding viser at kommunen har ved enkelte av tilfellene det vises til brutt gjeldende regelverk, eksempelvis i forhold til svar på henvendelser, arkivering og journalføring. Etter sekretariatets vurdering har rådmann gitt en grundig tilbakemelding som svar på sekretariatets henvendelse, samtidig som rådmann har vært åpen på de områdene det er mangler, svakheter og forbedringspotensial. Som en følge av denne gjennomgangen anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget innstiller kommunestyret til å gjøre vedtak som sikrer at kommunen etablerer et system som sikrer at henvendelser til kommunen blir behandlet og journalført/arkivert på en betryggende måte. Vedlegg 2: - Tilbakemelding fra rådmann datert 14.09.16 - Svar fra styreleder i frivilligsentralen Tore Kateraas datert 31.05.16 - Vedlegg til Svar fra styreleder i frivilligsentralen Tore Kateraas datert 31.05.16 Vedlegg til sak Åmli frivilligsentral - Tilbakemelding fra r Svar fra styreleder i frivilligsentralen Tor Vedlegg til Svar fra styreleder i frivillighe 8
20/16 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 - Åmli kommune Arkivsak-dok. 16/12154-1 Arkivkode. 151 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Åmli kontrollutvalg 27.09.2016 20/16 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2017 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Åmli kommune med en ramme på kr. 493 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fremmer med dette en sak for kommunestyret (via formannskapet) om budsjett for kontrollutvalget sin virksomhet, samt kjøp av revisjons- og sekretariats tjenester for 2017 i Åmli kommune. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Åmli kommune for 2017. Kontrollutvalget sitt budsjett omfatter utgifter til selve driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester. Budsjettfremlegget er basert på erfaringstall (regnskapstall 2015) og delvis på anslag. Det er viktig at det settes av tilstrekkelig med midler til kontrollutvalgets virksomhet, slik at det ikke blir store svingninger om aktiviteten/kostnadene varierer fra et år til et annet. Sekretariatet har i all hovedsak videreført fordelingen mellom de ulike budsjettpostene for inneværende budsjettår. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 9
Kurs og opplæring Det er viktig med tilstrekkelig ressurser til at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale og regionale samlinger er viktig i den sammenheng. Det var lokalvalg i fjor, og nytt kontrollutvalg ble valgt i oktober 2015. Det har vært viktig at det nye kontrollutvalget har kommet raskt i gang med arbeidet og av den grunn har skolering, opplæring og nettverksbygging blitt prioritert i 2015/2016. Sekretariatet foreslår å legge til rette økonomisk slik at alle medlemmene i kontrollutvalget får anledning til å delta på de viktigste kurs-/opplæringstilbudene i 2017. Sekretariatet arrangerer to årlige konferanser i eigenregi. I tillegg har spesielt NKRF sin årlige konferanse i februar blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er forholdsvis kostbar å delta på, men er likevel en svært viktig faglig arena og som nettverksskaper. I tillegg arrangerer Forum for kontroll og tilsyn en tilsvarende fagkonferanser. Kommunestyret vedtok å øke antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem medlemmer, av den grunn foreslår sekretariatet en økning av posten til kurs og opplæring. Møtegodtgjørelse En post som godtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste avhenger både av aktiviteten i utvalget og hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på. Det er tatt høyde for 4 kontrollutvalgsmøter i året. Sekretariatstjenester Åmli kommune er medeier i Agder- og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadene til selskapet blir fordelt etter egen fordelingsnøkkel vedtatt av representantskapet (eierbrøk/kommunestørrelse/antall møter). Representantskapet har vedtatt en ny fordelingsnøkkel for kostnadene til selskapet med virkning fra 2016, dette for å fordele kostnadene mest mulig rettferdig. Dette medførte endringer utover forventet prisvekst for den enkelte kommune. Budsjettet for Temark vedtas først av representantskapet i november, sekretariatet tar derfor forbehold om at det kan bli endringer i anslaget vi har tatt høyde for i budsjettoppsettet. Revisjonstjenester Åmli kommune er medeier i Aust-Agder Revisjon IKS (tidligere Arendal Revisjonsdistrikt IKS). Kostnader til selskapet blir fordelt etter en egen fordelingsnøkkel, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av selskapets representantskap, derfor tar vi forbehold om at det kan bli endringer i anslaget vi har tatt høyde for i budsjettoppsettet. I tilskuddet til revisjonen ligger som tidligere; regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og «ordinær bistand». Selskapskontroll kommer i tillegg. Revisjonen beregner ca. 37 500 kr for en enkel selskapskontroll (50 arbeidstimer). Ettersom kontrollutvalget ikke har behandlet plan for selskapskontroll enda, har sekretariatet lagt inn midler til en enkel selskapskontroll (eierskapskontroll) årlig. Dersom det er ønskelig med en mer omfattende selskapskontroll, f. eks. forvaltningsrevisjon i selskap vil kostnaden ligge på ca. 75 000 kr (100 arbeidstimer). Dersom flere kommuner går sammen om en selskapskontroll kan kostnaden pr. kommune bli lavere. Dette må kontrollutvalget ta høyde for ved endelig behandling av plan for selskapskontroll. 10
Budsjettet kan spesifiseres som følger: Beskrivelse Budsjett Regnskap Budsjett 2017 Budsjett 2016 2015 2015 Lønn 15 000 15 000 15 000 11 030 Møtegodtgjørelse 8 000 8 000 6 300 5 700 Tapt arb. Fortjeneste 15 000 15 000 15 000 11 858 Arb. Giver avg. 4 000 4 000 5 000 3 030 Tidsskrift - - 2 000 - Kurs og opplæring 50 000 25 000 20 000 3 600 Kjøregodtgjørelse 2 500 4 000 4 000 1 320 Kjøp fra IKS a. Revisjon (revisjonshonorar, møtedeltagelse og forberedelse) 280 000 270 000 251 500 256 000 b. Sekretariat 81 000** 100 000* 76 100 87 100 c. Selskapskontroll 37 500*** 7 000 40 000 - Totalutgifter 493 000 448 000 434 900 379 638 * Budsjett for Temark blir fastlagt av representantskapet i november, og tallet i budsjettet for 2016 er derfor basert på et anslag. Faktisk vedtatte kostnader til Sekretariat var i 2016 kr. 78 300 jf. vedtak i representantskapet i november. **I anslaget for 2017 legger sekretariatet til grunn en økning på 3 % i forhold til vedtatt ramme for 2016 på kr. 78 300. ***Under forutsetning av at kontrollutvalget velger å bestille selskapskontroll som skissert i saksfremlegget ovenfor. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet foreslår en budsjettramme på kr. 493 000,- for kontrollutvalget for 2017, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariattjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. Skulle det oppstå uforutsette situasjoner/hendelser hvor det blir behov for ekstraordinære granskninger/rapporter fra revisjonen eller det skulle være behov for å innhente ekstern kompetanse, kan behovet for tilleggsbevilgninger til kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for Kommunestyret. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 11
21/16 Prosjektplan Forvaltningsrevisjon: Barnevernet i østre Agder Arkivsak-dok. 16/12155-1 Arkivkode. 217 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Åmli kontrollutvalg 27.09.2016 21/16 Forslag fra sekretariatet: Prosjektplan for forvaltningsrevisjonen Barnevernet i østre Agder vedtas slik den foreligger. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert gjennom prosjektets gang. Rapport til kontrollutvalget forventes våren 2017, i tråd med revisjonens anslag i prosjektplanen. Bakgrunn for saken: Åmli kontrollutvalg vedtok i møte sak nr. 12/16 den 18.04.16 plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 for Åmli kommune. I henhold til planen legger nå revisjonen frem prosjektplan for det første forvaltningsrevisjonsprosjektet «Barnevernet i østre Agder». Saksopplysninger: Forslaget til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Barnevernet i østre Agder bygger på den overordnede analysen Aust-Agder revisjon IKS har utført for Åmli kommune. Denne ble behandlet av kontrollutvalget under sak 12/16. Kontrollutvalget skal gjennom denne saken vurdere om det forslaget til prosjektplan som er lagt frem, vil gi utvalget den kunnskap de ønsker. I plan for forvaltningsrevisjon er det lagt føring om at dette første forvaltningsrevisjonsprosjektet innen barnevern skal fokusere på ressurser, organisering og styring knyttet til den nye organiseringen av barneverntjenesten i østre Agder. Det er planlagt som en koordinert forvaltningsrevisjon for alle eierkommunene, men det vil bli fremlagt en egen rapport til hvert by /kommunestyre. Mot slutten av inneværende valgperiode er det planlagt en del 2 av forvaltningsrevisjon av barnevern i østre Agder, som skal ha fokus på tjenesteytelse, kvalitet og måloppnåelse i barnevernsamarbeidet. Dette vil derfor ikke være tema i det prosjektet som igangsettes nå. Forvaltningsrevisjoner gjennomføres som ledd i kommunens egenkontroll, og planen viser til RSK 001, som er revisjonsstandarden for forvaltningsrevisjon. I forvaltningsrevisjon er ikke bare kontroll- men også læringsaspektet fremtredende. Formålet er definert i forhold til dette i vedlagte plan. Aust-Agder revisjon IKS har gjennom forslaget til prosjektplan definert hva de ønsker å undersøke i forvaltningsrevisjonen Barnevernet i østre Agder. Kontrollutvalget må avklare om de anser at det er disse problemstillingene de ønsker svar på, og om metodene som er tenkt brukt virker tilfredsstillende. 12
Forvaltningsrevisjonen planlegges gjennomført høsten/vinteren 2016/2017, og ha et omfang på ca. 130 timer. Rapporten forventes å komme til behandling i Åmli kontrollutvalg i løpet av våren 2017. Forvaltningsrevisor vil stille i møtet for å legge frem forslaget og svare på spørsmål Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet anser problemstillingen og avgrensingene for å være i tråd med kontrollutvalgets vedtatte plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget bør be om å bli holdt orientert underveis i arbeidet. Vedlegg 3: - Prosjektplan forvaltningsrevisjon Barnevernet i østre Agder 13
22/16 Plan for selskapskontroll 2016-2019 Arkivsak-dok. 16/12156-1 Arkivkode. 210 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Åmli kontrollutvalg 27.09.2016 22/16 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget gir følgende innstilling til kommunestyret: Plan for selskapskontroll 2016-2019 godkjennes med følgende prioritering i denne planperioden. 1. Konsesjonskraft IKS (Vesentlighet: middels/høy) 2. X 3. X Kommunestyret delegerer myndighet til kontrollutvalget til å foreta endringer og omprioriteringer i planen. Bakgrunn for saken: Selskapskontroll er hjemlet i Kommuneloven 77 nr. 5 og for øvrig nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6, 13-15. Etter bestemmelsene i Kommuneloven er ansvaret for selskapskontrollen lagt til kontrollutvalget. Dette fremgår av Kommuneloven 77, nr. 5 som har følgende ordlyd: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper m. m.» Forskrift om kontrollutvalg 13 omhandler selskapskontroll. Her fremgår det at: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.» Dette betyr at kontrollutvalget innen utgangen av 2016 må sørge for: å utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden 2016 2019 at planen blir vedtatt av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 14
Aust-Agder Revisjon IKS har på vegne av kontrollutvalget i Åmli kommune utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll. Saksopplysninger: I forslaget til plan for selskapskontroll har revisjonen utarbeidet en oversikt og foretatt en vurdering av de selskapene Åmli kommune har eierinteresse i. Planen bygger på en risiko- og vesentlighetsvurdering av selskapene med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll i de ulike selskapene hvor kommunen har eierinteresse. Analysen bygger på informasjon om selskapene: vedtekter/selskapsavtale, årsregnskap og årsberetning, tidligere gjennomførte selskapskontroller og offentlige registre mv. Revisjonen har også innhentet informasjon fra kommunens administrasjon. Det går frem av plandokumentet at følgende kriterier vil være relevante i forbindelse med en risikovurdering: risiko for at selskapet ikke driver i tråd med bystyrets vedtak og forutsetninger risiko for at selskapet ikke driver i tråd med lover og regler og på en økonomisk forsvarlig måte risiko for at den som forvalter kommunens eierinteresser i selskapet ikke gjør dette i samsvar med kommunens vedtak og forutsetninger Videre går det frem av plandokumentet at når det gjelder vurdering av hvor vesentlige selskapene er for kommunen vil disse kriteriene være relevante: selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere selskapets samfunnsmessige ansvar kommunens eierandel økonomisk gevinst- og tapspotensiale kommunens motiv for eierskapet På bakgrunn av overnevnte har revisjonen lagt følgende kriterier til grunn for analysen for prioritering av selskapskontroll: selskap der det er avdekket mulige risikoforhold selskap som har et samfunnsmessig ansvar selskap som har direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere selskap som leverer virksomhetskritiske tjenester til kommunen selskap som er heleide av kommunen eller der kommunen har omfattende eierinteresse Økonomisk gevinst- og tapspotensiale for kommunen Etikk og omdømme Analysegrunnlaget for plan for selskapskontroll blir med dette lagt frem for kontrollutvalget. Vedlagt plan for selskapskontroll er ment som underlagsmateriale i forbindelse med utvelging og prioritering av selskapskontroller i Åmli kommune, og skal i første rekke være et arbeidsdokument for kontrollutvalget. Det foreligger nå et utkast til plan for selskapskontroll, i tillegg til sekretariatets forslag til vedtak. Planen skal nå gjennomgås av kontrollutvalget, før det går til videre behandling i kommunestyret som fatter endelig vedtak i saken. Plandokumentet skiller mellom selskapene som faller inn under 80 i Kommuneloven (interkommunale selskap, og aksjeselskap som er heleid av kommunen eller eid sammen med andre kommuner og /eller fylkeskommuner ev. datterselskap av disse). Disse selskapene har kommunen full innsynsrett i og kontrollutvalget kan gjennomføre selskapskontroller i slike selskap. De selskapene som kommunen har eierskap i, men som ikke faller inn under 80 i Kommuneloven dvs. at det er innslag av private eierandeler o.l. I disse selskapene har kommunen ikke mer innsynsrett enn de andre aksjonærene. Kommunen kan likevel gjennomføre avgrensa selskapskontroller med hensyn til i hvilken grad selskapet opptrer i tråd med eierens 15
intensjon, om valg og opplæring av styrerepresentanter skjer etter kommunen sine regler og rutiner, og om rapportering fra selskapet samsvarer med retningslinjer og liknende. I henhold til vedtatt budsjett for den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten, som også legger premissene for midler til selskapskontroll, kan kontrollutvalget forvente ca. en til to selskapskontroller i året. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet mener at plandokumentet slik det foreligger er egnet som grunnlag for kontrollutvalgets behandling av saken. Omfanget av selskapskontroll avhenger av avsatte midler til dette formålet. I 2017 har sekretariatet foreslått at det avsettes midler til å gjennomføre en selskapskontroll. Dersom kontrollutvalget ønsker å bestille flere selskapskontroller i løpet av perioden, kan det etter sekretariatets vurdering være hensiktsmessig å foreta en prioritering i forbindelse med denne saken og legge til eventuelt flere prosjekter. På den måten kan man få en nødvendig forankring i kommunestyret, når de tar endelig stilling til plan for selskapskontroll for denne perioden. En slik prioritering vi bidra til forutsigbarhet og kontrollutvalget kan foreta bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene. Vedlegg 4: - Plan for selskapskontroll Åmli kommune 2016-2019 Vedlegg til sak Plan for selskapskontroll Åm 16
23/16 Orientering fra revisjonen i møte 27.09.16 Arkivsak-dok. 16/12161-1 Arkivkode. 210 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Åmli kontrollutvalg 27.09.2016 23/16 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. Saksopplysninger: Aust-Agder revisjon IKS vil orientere om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 17
24/16 Eventuelt i møte 27.09.16 Arkivsak-dok. 16/12162-1 Arkivkode. 033 Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Saksnr 1 Åmli kontrollutvalg 27.09.2016 24/16 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Innkommen post 2. Saker behandlet i kommunestyret a. 26.05.16 sak RS 32/2016 - Melding om vedtak - Orientering om kommunens rolle knyttet til Åmli Frivillighetssentral b. 26.05.16 sak RS 33/2016 - Melding om vedtak - Årsregnskap og årsmelding 2015 for Åmli kommune - Kontrollutvalgets uttalelse c. 26.05.16 sak RS 34/2016 - Melding om vedtak - Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 d. 26.05.16 sak RS 33/2016 - Melding om vedtak - Årsrapport og årsregnskap 2015 fra kemneren i Åmli 3. Neste møte 28.11.16 kl. 09:00 4. Eventuelt a. Søknad om permisjon fra politiske verv i perioden fra 01.08.16 til 31.07.17 Rakel Søraker (SP) Vedlegg 5: - Foreløpig svar på søknad om permisjon fra politiske verv i perioden fra 01.08.16 til 31.07.17 Rakel Søraker (SP) Vedlegg til sak Foreløpig svar på din søknad om perm 18