KomSek Trøndelag IKS PROSPEKT.......... Etablering av et interkommunalt selskap for sekretariattjenesten for kontrollutvalgene Nytt lovverk krever at sekretariattjenesten for kontrollutvalgene må være fristilt fra revisjonen og rådmannen
Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse...2 Invitasjon til stiftelse av selskapet...3 Bakgrunn for saken...4 Sekretariatets kompetansebehov...4 Sekretariatets oppgaver...5 Organise ring av selskapet...5 Bemanningsbehov...6 Økonomi...7 Etableringskostnader...7 Driftsutgifter...7 Alternativ organisering...7 Anbefaling...8 Vedlegg...8 1. Selskapsavtale...8 2. Forslag til samarbeidsavtale...8 2
Invitasjon til stiftelse av selskapet I dette prospektet inviteres kommunene og fylkeskommunen til etablering av et interkommunalt selskap som skal ivareta sekretariatstjenesten for kontrollutvalgene. Selskapets navn er Kommunalt Sekretariat Trøndelag IKS, som benevnes Selskapet skal: KomSek Trøndelag IKS Ivareta de lovbestemte oppgavene som sekretariat for kontrollutvalgene Bygge på en desentralisert struktur som ivaretar behovet for nærhet og lokalkunnskap Gjennom spesialisering sikre alle deltakerne høy kvalitet på tjenestene til en fornuftig pris Stiftelsesmøte er planlagt til 21. juni 2004. Selskapet vil få følgende styringsorganer, jf selskapsavtalen vedlegg 1: Representantskapet hvor samtlige deltakere er representert Et styre på 5 medlemmer. Styret velges med en funksjonstid på 2 år. De ansatte får en representant med tale- og forslagsrett. Den nærmere organisering av selskapet vil være et ansvar for styringsorganene. Det forutsettes at stiftelsen av selskapet koordineres med stiftelsen av KomRev Trøndelag IKS, slik at valgkomiteen for dette selskapet også utgjør valgkomité for sekretariatselskapet. 3
Bakgrunn for saken I desember 2003 vedtok Stortinget endringer i kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll. Hensikten med lovendringen var å åpne for konkurranseutsetting av kommunal revisjon. Endringene, som trer i kraft 1. juli 2004, innebærer at verken rådmannen eller kommunens revisor(er) kan ivareta sekretærfunksjonen overfor kontrollutvalgene, jf merknader til ny 77 om kontrollutvalg. Fra Ot.prp. nr 70 (2002-2003) forslaget om konkurranseutsetting av kommunal revisjon - siteres: Sekretariatet kan imidlertid ikke være en del av kommunens administrasjon ettersom kontrollutvalget skal føre tilsyn og kontroll med administrasjonen. Departementet er også blitt stående ved at det ikke skal være adgang til å la kommunens revisor utøve sekretariatfunksjonen enten kommunen har en egen kommunerevisjon, deltar i et interkommunalt samarbeid om revisjon eller setter oppdraget ut til et revisjonsfirma. Departementet har ved denne vurderingen lagt betydelig vekt på de prinsipielle betenkeligheter ved en slik ordning. Kontrollutvalget skal utøve en tilsynsfunksjon overfor revisjonen, og skal følge opp at kommunen får de revisjonstjenester den har bestilt. Dette tilsier en viss avstand og uavhengighet i forhold til revisjonen Dersom revisjonen skulle kunne være sekretariat ville dette kunne innebære en svekkelse av denne funksjonen. De prinsipielle sider ved dette må etter departementets vurdering være overordnet de praktiske utfordringene som særlig småkommunene vil kunne oppleve ved å måtte etablere et sekretariat uavhengig av revisjonen. Som på andre områder vil interkommunalt samarbeid her kunne være en god løsning. Departementets forslag i Ot.prp. nr 70 fikk flertall under Stortingets behandling. Lovteksten åpner ikke for dispensasjoner, og ikrafttreden av loven er fastsatt til 1. juli 2004. Fra flere hold blir departementet bedt om å vise lempelighet med bestemmelsen om sekretariat i en overgangsfase. Deriblant har flere kommuner i sin høringsuttalelse til forskrift om kontrollutvalg bedt om utsatt ikrafttreden fram til 01.01.05. På bakgrunn av den korte tidsfristen og etter ønske fra en del av kommunene, har KS i Nord-Trøndelag tatt initiativ til å utrede et mulig interkommunalt selskap i Nord-Trøndelag for sekretærtjenesten. KS har varslet kommunene om dette i brev av 03.03.04. Sekretariatets kompetansebehov Kontrollutvalgenes sekretariat må besitte høy kompetanse. Dette er understreket i Ot.prp nr 70, hvor det bl.a. står Det er på det rene at sekretariatet for kommunens kontrollutvalg må ha tilgang på en bredt sammensatt kompetanse. I Ot.prp er nevnt juridisk kompetanse og revisjonsfaglig kompetanse. Det siste vil være nødvendig fordi kontrollutvalget har et tilsynsansvar overfor revisjonen og er også tillagt bestillerrollen for revisjonstjenesten. Denne funksjonen vil kreve betydelig kompetanse og innsikt i de tjenester kommunen skal kjøpe inn. (sitat fra Ot.prp nr 70). For at et politisk utvalg skal kunne fungere på en tilfredsstillende måte er det avhengig av at dets sekretariat har nødvendig kompetanse. Politikerne må kunne stole på at de saker som legges fram for utvalget, holder mål både faglig og i forhold til den enkelte kommunes lokale organisering og regelverk. I tillegg til juridisk og revisjonsfaglig kompetanse må 4
sekretariatet derfor også ha kompetanse innen kommunal forvaltning og ikke minst ha lokalkunnskap. Sekretariatets oppgaver Kontrollutvalget har gjennom de nye bestemmelsene fått et utvidet ansvar i forhold til forvaltningsrevisjon, og er tillagt en helt ny oppgave; påse at det føres kontroll med kommunens interesser i selskaper m.m. (selskapskontroll). Sekretariatet vil være kontrollutvalgets operative organ. Følgende oppgaver vil derfor ligge hos sekretariatet: Praktiske oppgaver knyttet til møtevirksomheten som saksutredning, møteinnkalling, protokollføring og utsending av møteprotokoll Arkivfunksjon Økonomi- og budsjettarbeid for kontrollutvalget Oppfølging av vedtak fattet av kontrollutvalget, herunder oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Gjennomgang av møteprotokoller fra politiske utvalg på vegne av kontrollutvalget, bla for å følge opp at vedtak gjennomføres Holde fortløpende oversikt over det som skjer i kommunen, for derved å kunne bistå kontrollutvalget i tilsynet med administrasjonen. Følge opp revisjonsarbeidet, dvs bistå kontrollutvalget i tilsynet med revisjonen. Støtte kontrollutvalget i en eventuell bestillerrolle ved å utrede bestillingsbehov og innhold i bestillingen, gjennomføre bestillingen og følge opp tjenesten som leveres. I tillegg kan det vurderes å legge andre oppgaver til sekretariatet. Dette må være oppgaver som ikke er definert som revisjon, som for eksempel selskapskontrollen og den overordnede analysen av kommunens virksomhet som skal gi grunnlag for kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon, jf forslag om forskrift for kontrollutvalg 5-2. På sikt kan det vurderes om det finnes andre oppgaver som kan legges til sekretariatet uten at dette påvirker kontrollutvalgets habilitet. Et selskap for sekretærtjenesten vil være en kompetansebedrift, som med fordel kan benyttes på flere felt. Dette vil kunne være med på å utvikle attraktive arbeidsplasser ute i distriktene, og samtidig skaffe et bredere økonomisk fundament for selskapet. Organisering av selskapet I sitt brev av 03.03.04 uttaler KS Nord-Trøndelag at Det er ikke helt avklart om det (dvs sekretærtjenesten) løses gjennom to selskap eller en konsernmodell som ivaretar de nødvendige skillene.. Bakgrunnen for dette er en vurdering som er innhentet fra KS Konsulent, som skisserer 4 ulike modeller: 1. Ansettelse av eget sekretariat i kommunen 2. Kjøpe tjenesten i det private markedet 3. Delta i interkommunalt samarbeid i en eller annen form 4. Konsernmodeller 5
De to første alternativene anses som lite aktuelle. Etter en nærmere vurdering har en også gått bort fra alternativ 4, da en konsernmodell vil medføre en vanskelig balansegang i forholdet mellom kontrollutvalget og revisor med hensyn til habilitet. Etter en vurdering av de øvrige alternativene er KS Nord-Trøndelag kommet til at et IKS framstår som det beste alternativet for å ivareta kontrollutvalgets sekretærfunksjon for kommunene i fylket. Det antas at det er viktig med nærhet til kommunene som skal betjenes, og at dette tilsier en desentralisert kontorstruktur, for eksempel at det etableres et kontor pr region tilsvarende dagens revisjonsdistrikter og at et av disse får funksjonen som hovedkontor. For å kunne dra nytte av den samlede fagkompetansen, må ansatte ha faste samlinger på hovedkontoret. Hvordan dette rent praktisk skal organiseres, bør avgjøres av selskapets styre. Bemanningsbehov Etter dagens ordning bruker revisjonsdistriktene mellom 150 til 300 timer pr kommune pr år til sekretariatfunksjonen. Timeforbruket varierer etter størrelsen på kommunen og aktiviteten i kontrollutvalget. Som sekretær for kontrollutvalget har revisor imidlertid kunnet bruke den kunnskap han/hun har til kommunen og gjeldende lovverk gjennom sin funksjon som revisor. Nå må det nye sekretariatet sørge for å ha den nødvendige innsikt både i kommunen og det regelverket som gjelder. Når kontrollutvalget i tillegg får utvidede oppgaver, medfører det behov for økt ressursbruk for sekretariatet. For å anslå bemanningsbehovet for de oppgaver som sekretariatet skal utføre er kommunene inndelt i 4 grupper ut fra folketall. Bemanningsbehovet blir på dette grunnlag følgende: Gruppe: Folketall: Ant. kommuner: Stillingsandel pr kommune: Timetall pr år pr kommune: 1 Under 2 000 9 15% 200 2 2 000 5 000 8 20% 270 3 5 000 10 000 2 25% 335 4 Over 10 000 5 30% 405 Nord-Trøndelag fylkeskommune 1 2 årsverk I tabellen er ett årsverk satt til 1 350 timer, som beregnes å kunne brukes direkte til sekretærfunksjonen. Resterende del av årsverk, ca 300 timer, antas å gå med til reisetid, faglig oppdatering, felles planlegging og administrasjon av IKSet. Forutsatt at samtlige 24 kommuner i fylket deltar i selskapet vil dette kreve en bemanning på 5 årsverk etter ovenstående tabell. I tillegg kommer fylkeskommunen med 1-2 årsverk. I arbeidet med å anslå bemanningsbehovet er det også sett på utredninger foretatt i andre fylker. I Sør-Trøndelag er bemanningsbehovet i et IKS for sekretærtjenesten for alle kommunene samt fylkeskommunen anslått til 12 årsverk. Tilsvarende utredning i Troms har anslått et minimum bemanningsbehov på 4 årsverk. 6
Økonomi Etableringskostnader Et interkommunalt selskap for sekretariattjenesten vil måtte ha en nær tilknytning til kommunene. Det forutsettes at den enkelte kommune stiller arbeidsplass til disposisjon for sekretæren vederlagsfritt, og at sekretær kan benytte kommunens IKT systemer uten å betale for dette. Etableringskostnader vil i så fall kunne begrenses til datautstyr (en bærbar? PC pr ansatt, skriver, evt kopieringsmaskin, telefoner) kontormøbler og lignende knyttet til fem faste arbeidsplasser. Behovet her vil være avhengig av hvordan selskapet organiserer seg med hensyn til kontorstruktur, se under organisering. For å dekke etableringskostnader foreslås en egenkapital på til sammen kr 340 000. Denne fordeles/innkreves på følgende måte Kommuner i gruppe 1 kr 8 000, Eierandel: 2 Kommuner i gruppe 2 kr 12 000, Eierandel 3 Kommuner i gruppe 3 kr 16 000, Eierandel 4 Kommuner i gruppe 4 kr 20 000, Eierandel 5 Nord-Trøndelag fylkeskommune kr 40 000 Eierandel 10 Driftsutgifter Driftsutgiftene vil i første rekke være knyttet til lønn. Lønnsnivået antas å bli relativt høyt, da stillingene forutsettes besatt av personer med høy kompetanse. Et årsverk anslås derfor til å medføre en personalkostnad på kr 500 000. Dersom en forutsetter at selskapet skal ha 5 årsverk til å betjene kommunene, og at personalkostnadene utgjør 80% av driftsutgiftene, betyr det et totalbudsjett på kr 3 125 000. Fordelt på kommunene i henhold til gruppene og stillingsbehovet betyr dette: Kommuner i gruppe 1: kr 94 700 pr kommune. Kommuner i gruppe 2: kr 126 300 pr kommune. Kommuner i gruppe 3 kr 157 850 pr kommune. Kommuner i gruppe 4 kr 189 400 pr kommune. Dette utgjør en timepris på ca kr 470. Fylkeskommunen andel av driftskostnadene til selskapet baseres på det ressursbehov som fylkeskommunen melder for tjenester fra selskapet. I saksutredning til fylkeskommunens kontrollutvalg er dette anslått til 1 2 årsverk. Året 2004 vil bli et overgangsår, som det på nåværende tidspunkt er vanskelig å gi eksakte tall for. Endelig budsjett og økonomiplan må fastsettes av selskapets styringsorganer snarest mulig etter stifting. Alternativ organisering Av lovforarbeidene framgår at departementet har vektlagt klare skiller mellom revisor og kontrollutvalg for å hindre rollesammenblanding. Lovteksten er ikke like klar, og departementet har uttalt at det ikke vil legge sterke føringer for hvordan kommunene organiserer sekretærtjenesten. Dette har ført til at det lanseres ulike løsninger rundt om i landet, som kan være rimeligere enn den som er skissert ovenfor. En løsning kan være at det ansettes passive sekretærer i små stillinger i hver kommune, alternativt et interkommunalt samarbeid. Disse sekretærene får ikke noe ansvar for annet 7
enn det rent praktiske med tilrettelegging av møter, utsending av papirer og skriving av møteprotokoll. Saksutrederkapasitet og kompetanse kjøpes av revisor (eller andre). Dette vil gi revisor en tilnærmet uforandret situasjon med hensyn til kontrollutvalget bortsett fra at revisor i dag har et ansvar for å komme med innspill til kontrollutvalget om saker, prioriteringer, arbeidsmåter, møteplan m.v. Kontrollutvalget får et større selvstendig ansvar (mindre bistand) til å fylle sin rolle både i forhold til tilsyn med administrasjonen, forvaltningsrevisjon og får ingen bistand til tilsyn med revisjonen. Denne løsningen kan bli noe rimeligere for kommunene, men vil klart være en dårligere løsning for kontrollutvalgene. Den er heller ikke i tråd med intensjonene i lovforarbeidene. Anbefaling For å oppfylle intensjonene i de nye bestemmelsene kreves det større ressurser enn det de fleste kommunene i dag bruker til denne tjenesten. Etablering av et interkommunalt selskap for sekretærtjenesten anses som den sikreste, faglig beste og totalt sett rimeligste måten kommunene kan oppfylle de nye bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven. Vi anbefaler at kommunene og fylkeskommunen etablerer selskapet KomSek Trøndelag IKS. Selskapet søkes samordnet med KomRev Trøndelag IKS, så langt dette er mulig uten at det går ut over de to selskapenes uavhengighet. For eksempel bør en lokalisering i samme bygg kunne vurderes, slik at felles administrative ressurser som for eksempel arkivtjeneste, kopiering og lignende, kan benyttes. Videre bør selskapsavtalene koordineres slik at representantskapet kan bestå av samme personer og møtene kan avvikles samme dag. Vi anbefaler at selskapet legger opp til en bemanning på ca 7 årsverk, og at selskapet fortløpende vurderer om andre oppgaver, som ikke kommer i konflikt med rollen som sekretær for kontrollutvalget, kan ligge til selskapet. Selskapet må inneha høy kompetanse innen kommunal forvaltning, jus og revisjon, og bør kunne utvikles til en virksomhet som kan gi attraktive arbeidsplasser i distriktene. Vi anbefaler at selskapet stiftes i juni 2004, og at styret sørger for å få på plass den nærmere organisering og bemanning av selskapet innen årsskiftet. Andre halvår 2004 vil dermed bli en etableringsfase, hvor sekretariattjenesten til kontrollutvalgene må løses ved å kjøpe tjeneste fra tidligere sekretærer, dvs revisjonen. Det antas at dette kan aksepteres i en overgangsfase. Vedlegg 1. Selskapsavtale 2. Forslag til samarbeidsavtale 8