Kvalifikasjonsgrunnlag for konkurranse med forhandling 2 trinn under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) ved anskaffelse av: Resepsjons- og vakttjeneste Professor Olav Hanssensvei 10 - Stavanger
Innholdsfortegnelse 1 Innledning...3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.2.1 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.2.2 Kontraktstype... 3 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen... 3 2 Administrative bestemmelser...3 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 3 2.2 Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget... 4 2.3 Kontaktperson... 4 2.4 Språk... 4 2.5 Fremdriftsplan... 4 2.6 Rettelse, supplering og/eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget... 4 2.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget... 4 2.8 Leverandørens deltakelseskostnader... 5 2.9 Returnering av kvalifikasjonssøknad... 5 3 Konfidensialitet og offentlighet...5 3.1 Taushetsplikt... 5 3.2 Offentlighet... 5 4 Krav til kvalifikasjonssøknaden...5 4.1 Søknadens struktur... 5 4.2 Søknadsformat... 6 4.2.1 Innbinding, pakking og merking... 6 4.2.2 Antall kopier... 6 4.3 Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad... 6 4.4 Avvisning av leverandør... 6 5 Levering av kvalifikasjonssøknaden...6 5.1 Kvalifikasjonsfrist... 6 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse... 7 5.3 Søknadsregistrering... 7 6 Kvalifikasjonskrav...7 6.1 Om kvalifikasjonskravene... 7 6.2 Obligatoriske krav... 7 6.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling... 8 6.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling... 8 6.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 7 Valg av kvalifiserte leverandører... 10 7.1 Gjennomføring av kvalifiseringen... 10 7.2 Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud... 10 7.3 Antall tilbud det vil bli forhandlet om... 10 8 Avslutning av kvalifiseringen... 10 8.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 10 8.2 Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører... 10 Side 2 av 10
1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Entra Eiendom AS ble stiftet 29. februar 2000. Foretaksnavnet ved stiftelse var Statens Utleiebygg AS, men endret dette til nåværende foretaksnavn 27. juli samme år. Entra Eiendom har som formål å: eie, kjøpe, selge, drive og forvalte fast eiendom og annen virksomhet som har sammenheng med dette. Selskapet kan også eie aksjer eller andeler i og delta i andre selskaper som driver virksomhet som nevnt i forrige punktum. Angjeldende bygningskompleks består av tre bygg og er i dag delvis utleid. De største leietakerne er Oljedirektoratet, Petroleumstilsynet og PETRAD (International Programme for Petroleum Management and Administration) Bygningskomplekset har beliggenhetsadressen Professor Olav Hanssens vei 10, 4021 Stavanger. Entra Eiendom som grunneier forestår denne anskaffelse av levering av resepsjons - og vakttjenester for bygningskomplekset, og vil stå som kontraktspart med de rettigheter og forpliktelser som følger av avtalen. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang 1.2.1 Anskaffelsens formål og omfang Det skal inngås avtale om levering av resepsjons- og vaktholdtjeneste til bygningskomplekset Professor Olav Hanssens vei 10 Stavanger. Dagens omfang er betjening av 2 resepsjoner i bygget, samt mobilvekterer og alarmutrykning til adressen. Oppstart vil være 1.1.2013. Avtale skal inngås for 2 år, med opsjon for forlengelse 1 + 1 år. 1.2.2 Kontraktstype For oppdraget skal det inngås kontrakt med en leverandør. 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin på dato angitt i pkt. 2.5. 2 Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskafelsen er vurdert til å være omfattet av FOA vedlegg 6 uproriterte tjenester. Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i 2 trinn i henhold til FOA del I og II. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet å søke om kvalifikasjon for å få lov til å delta i konkurransen. Oppdragsgiveren inviterer Side 3 av 10
leverandører til å delta i konkurransen på bakgrunn av de krav som er stilt i kvalifikasjonsgrunnlaget. 2.2 Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter i tillegg til selve kvalifikasjonsgrunnlaget: Bilag A: HMS-egenerklæring. Bilag B: Egenerklæring om vandel. Bilag C: Egenbeskrivelse referanser 2.3 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E-post: Inventura AS v/gisle Hauge Rådgiver Gisle.hauge@inventura.no 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne kvalifikasjonen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve kvalifikasjonssøknaden. 2.5 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring sendt Doffin 15.5.2012 Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 7.6.2012 Kvalifikasjonsfrist 15.6.2012 kl. 14:00 Evaluering kvalifikasjon Uke 24-26 Tilbakemelding på søknader Uke 26 Utsending konkurransegrunnlag 6.8.2012 2.6 Rettelse, supplering og/eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen kvalifikasjonsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før kvalifikasjonsfristens utløp. 2.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til kvalifikasjonsgrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt. 2.5. Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt. 2.3. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av kvalifikasjonsgrunnlaget på Doffin i god tid før kvalifikasjonsfristens utløp. Side 4 av 10
2.8 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av kvalifikasjonssøknad, tilbud og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser. 2.9 Returnering av kvalifikasjonssøknad Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes kvalifikasjonssøknader. 3 Konfidensialitet og offentlighet 3.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 3.2 nedenfor. 3.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er foretatt kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av 19.05.2006 nr. 16 23. Leverandørene skal levere en elektronisk utgave av kvalifikasjonssøknaden hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet, eller levere en oversikt over hvilke deler man anser er unntatt offentligheten. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. 4 Krav til kvalifikasjonssøknaden 4.1 Søknadens struktur Kvalifikasjonssøknaden skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende inndeling: Seksjon nr. 1. 2. Dokumentasjon: Søknadsbrev som skal inneholde følgende: 1.1. Referanse til kvalifikasjonsgrunnlagets navn og nummer. 1.2. Leverandørens adresse, telefon- og faksnummer, organisasjonsnummer. 1.3. Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. 1.4. Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: 2.1. Skatteattester jf. pkt. 6.2. 2.2. HMS-egenerklæring, jf. pkt. 6.2. 2.3. Dokumentasjon av leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. pkt. Side 5 av 10
3. 6.3. 2.4.Dokumentasjon av leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. pkt.6.4. 2.5. Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 6.5. Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf. pkt. 3.2. 4. Annen relevant informasjon 4.2 Søknadsformat 4.2.1 Innbinding, pakking og merking Kvalifikasjonssøknaden skal innbindes, pakkes og merkes på følgende måte: Kvalifikasjonssøknaden med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i hard ringperm. Permen skal ha disposisjon og innhold i henhold til strukturen i pkt. 4.1. Det skal være skilleark for hvert punkt. Arkene skal ikke være stiftet. Kvalifikasjonssøknaden skal pakkes i lukket og nøytral konvolutt/innpakning. kvalifikasjonssøknadens konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: o Kvalifikasjonssøknad Resepsjon- og vakttjeneste Entra, o Adresse som nevnt i pkt. 5.2, og navn på kontaktperson, jf. pkt. 2.3. 4.2.2 Antall kopier Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i 1 eksemplarer. I tillegg skal det leveres 1 elektronisk versjon av kvalifikasjonssøknaden på CD/DVD/annet elektronisk medium, samt 1 elektronisk versjon av sladdet kvalifikasjonssøknad /oversikt over hvilke deler man anser unntatt offentlighet i tråd med punkt 3.2. Elektronisk versjon skal være i PDFformat og/eller Microsoft Office kompatibelt format. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 4.3 Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonssøknaden kan tilbakekalles eller endres inntil søknadsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av kvalifikasjonssøknaden er å betrakte som en ny søknad. 4.4 Avvisning av leverandør Avvisningsreglene i FOA 11-10 kommer til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. 5 Levering av kvalifikasjonssøknaden 5.1 Kvalifikasjonsfrist Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende senest innen kvalifikasjonsfristen angitt i pkt. 2.5. Kvalifikasjonsfristen er absolutt. For sent innleverte søknader vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. Side 6 av 10
5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i det formatet som er angitt under pkt. 4.2. Kvalifikasjonssøknader skal leveres eller sendes til følgende adresse: Inventura AS v/gisle Hauge Spelhaugen 22 5147 Fyllingsdalen 5.3 Søknadsregistrering Kvalifikasjonssøknadene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av oppdragsgiveren. 6 Kvalifikasjonskrav 6.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som inviteres til å levere tilbud. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknaden blir avvist, jfr. FOA 11-10. 6.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra kvalifikasjonsfristen. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal, se bilag A. Side 7 av 10
6.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Norske leverandører: Firmaattest. Leverandøren skal ha ansvarsforsikring på slike vilkår som er vanlige for denne type tjeneste. Forsikringen skal dekke erstatningsanvar for skdade leverandøren kan påføre kunden eller tredjemanns person og ting i forbindelse med utførelsen av tjenesten. Leverandøren må være godkjent av politiet iht Lov om vaktvirksomhet Leverandøren skal ha god vandel. Leverandøren må bekrefte at Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (FOR 2008-02-08 nr 112) vil bli oppfylt for denne kontrakten. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Redegjørelse vedrørende forsikring, fortrinnsvis ved kopi av forsikringsbevis. Dokumentert godkjenning. Leverandøren skal ved egenerklæring bekrefte at kravene i bilag B er oppfylt. Egenerklæring 6.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. 6.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha DOKUMENTASJONSKRAV Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de to siste årene. Dersom årsregnskapet for fjoråret ikke er ferdigstilt ved tilbudsfristens utløp for denne konkurransen skal det i tillegg vedlegges foreløpig årsregnskap for fjoråret. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å foreta en kredittvurdering fra Experian Norge. Finansiell styrke vurderes i forhold til omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet. Ovennevnte informasjon skal også leveres for evt. morselskap. DOKUMENTASJONSKRAV Egen virksomhet: Side 8 av 10
tilstrekkelig gjennomføringsevne. Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: En redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget. En oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke siste 3 år. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikrings-/styringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av denne kontrakten. Samarbeidspartnere/underleverandører: Ved eventuelle samarbeidskonstellasjoner og bruk av underleverandører skal leverandøren vedlegge følgende: Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget ved tjenestekontrakter som skal ivaretas av underleverandør. Dersom leverandøren støtter seg på underleverandører for å oppfylle et eller flere av kvalifikasjonskravene skal følgende også foreligge: o Tilstrekkelig dokumentasjon for underleverandøren til å kunne godtgjøre at kravet er oppfylt. o Forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos angitte underleverandører. Attester fra lignende leveranser de 3 siste årene. Attestene skal være signert eller skriftlig bekreftet av oppdragsgiver for de ulike leveransene, og skal som minimum inneholde: Kort beskrivelse av leveransen. Avkrysning av hvorvidt leveransen omfattet o Vektertjenester o Resepsjonstjenester o Adgangskontroll (utførelse og administrasjon) o Uttrykningstjenester o Telefonbetjening Tidspunkt for gjennomføring. Omfang av leveranse i beløp. Side 9 av 10
Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. 7 Valg av kvalifiserte leverandører 7.1 Gjennomføring av kvalifiseringen Dersom signert eller bekreftet attest ikke er mulig å få til, skal leverandøren levere utfylte egenbeskrivelser iht vedlagte mal Bilag C. Dersom annen mal benyttes må leverandør sikre at ovennevnte punkter er ivaretatt i beskrivelsene. Oppdragsgiverenskal ha mulighet til å kontakte kontaktpersonene som oppgis. Oppdragsgiveren vil evaluere innsendte kvalifikasjonssøknader opp mot de kvalifikasjonskravene som er stilt i pkt. 6. 7.2 Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud Oppdragsgiver vil begrense antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud. Såfremt det foreligger et tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene vil antall deltakere som blir invitert til å gi tilbud bli begrenset til minimum 3 og maksimum 5. Utvelgelsen vil skje ut fra hvilke leverandører som anses best kvalifisert i henhold til de oppstilte kvalifikasjonskravene. 7.3 Antall tilbud det vil bli forhandlet om Oppdragsgiver kan bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser, og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jf. FOA 11-8. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige regler i FOA 3-1, samt reglene i FOA 3-6. 8 Avslutning av kvalifiseringen 8.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 13-1. 8.2 Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører Oppdragsgiveren informerer alle leverandører skriftlig dersom deres kvalifikasjonssøknad blir avvist eller ikke blir funnet god nok til at leverandøren får anledning til å levere tilbud i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for hvorfor leverandørene ikke anses som kvalifiserte, evt. hvorfor leverandørene ikke nådde opp i kvalifikasjonsrunden. Dersom oppdragsgiveren finner at kvalifikasjonsvurderingen ikke er i samsvar med kvalifikasjonskravene kan oppdragsgiveren revurdere kvalifikasjonsvurderingen og likevel la leverandøren delta i tilbudsfasen. Side 10 av 10