Av: Anne-Margrethe Elton, leder ABU LEDER- OG NESTLEDERKURS HØSTKURS 16.-18.SEPT 2016 SANNER HOTELL
BLI KJENT!
Om kurset Forventninger Om NBU Planverk og arbeidsplan Vedtekter Styrets oppgaver Leders oppgave Nestleders oppgave Økonomi (for ledere og kassere) Styremøte Årsmøte Årshjul Problemløsning Medlemsregister Søking av penger Mediehåndtering
Forventinger Tre og tre går sammen og diskuterer deres forventninger om: o Kurs o Kurskursholdere o De andre kursdeltageren o Helga generelt
Om NBU Norges Bygdeungdomslag er en landsdekkende organisasjon av og for ungdom, som jobber for levende bygder og for å tilby våre medlemmer alle muligheter! For og av ungdom mellom 16 30 år 7673 medlemmer 14 fylkeslag Norges største vennegjeng J
Akershus BU 16 lokallag 852 medlemmer Kontor på Grønt Fagsenter www.nbu.no/akershus
Organisasjonskart
Organisering
NBUs planverk Formålsparagrafen Ideologisk plattform Vår politikk Langsiktige strategier Konkrete mål Arbeidsplan Dynamisk arbeidsdokument
NBUs vedteker Ligger til grunn for NBUs arbeid og organisering Tre kapitler: o Kap. 1 NBU som helhet o Kap. 2 Fylkeslaget o Kap. 3 Lokallaget
Styrets oppgaver Styret skal lede lokallaget i samsvar med vedtektene til NBU Skal følge opp vedtak gjort av årsmøte eller på medlemsmøter Forvalte lagets økonomi Planlegge arbeidsoppgaver Jobbe med verving 50 % styremedlem 50 % verv Være et godt team J
Leders oppgaver Oversikt over hva som skjer Forberede og lede styremøte Fordele og delegere arbeidsoppgaver Følge opp styremedlemmer Lagets ansikt utad Motivere de andre til å være kreative og produktive Være ideskaper og initiativtaker
Leders oppgaver fortsetter Ansvar for økonomien sammen med kasserer Innsending av årsmeldingsskjema 3 i-ene: ta initiativ, igangsett og inspirer Andre ting? Oppgave: God leder/dårlig leder
Nestleders oppgave o Fra organisasjonshåndboka: Overta lederen sine oppgaver når han hun/ han ikke er tilgjengelig Bør forberede og lede enkelte møter Hovedansvar for å skrive/samle inn stoff til årsmelding Skrive søknader av ulike slag
Forbilde Du er øverste tillitsvalgt i ditt lokallag Du sender signaler om hva som er greit å ikke, og hva som er akseptabelt og ikke. En leder skal være en inspirator og drive motivasjon Kunne gi ris og ros Du skal ha det moro, men vurder hvor og med hvem Du er alltid «litt» på jobb Du er lokallagets ansikt og stemme utad (offentlig, media og bondelaget)
Hvordan være leder for en vennegjeng? Tydelig på når du er leder, og ikke Fortell til enhver tid hvilken hatt du har på deg Lov å være uenig Ekstra gode venner kjøreregler Eks: Ikke diskuter ferdig en sak før styremøte
Det å skape gode team En utfordring i et styre som er valgt, og ikke håndplukket Det er din jobb som leder å sørge for at styret ditt blir et team som jobber i samme retning 1. Samme utgangspunkt. Arbeidsplan etc. som alle jobber ut fra felles mål. 2. Forventningsavklaring: Hva forventer vi av oss selv, av hverandre. 3. Være trygge på hverandre 4. Ha det moro sammen Holde alle på samme kurs. Hanke inn de som drar i andre retninger, jobber motstrøms
Delegere Frigir mer tid til andre og viktige arbeidsoppgaver Blir ikke bundet opp i detaljer Kvaliteten kan bli bedre Utvikling av styremedlemmene Greit å lage en liste over arbeidsoppgavene
Oppgaver å delegere bort Arbeid som styremedlemmene ivaretar bedre o Kunnskap, ferdigheter, tid, hjemmeside Rutineoppgaver Trivielle oppgaver o Booke lokale, skaffe vakter, skrive ut papirer Oppgaver som kan utvikle styremedlemmene Delegere noen av lederoppgavene til nestlederen o Trene i å ta over etter lederen
Hva er viktig når du delegere 1. Spesifiser ansvarsområde og det ønskede resultatet o Styremedlemmet må forstå ansvaret o Forklar hvilke resultater du forventer, mål og tidsfrister o Sørg for at vedkommet har forstått oppgaven 2. Gi myndighet og spesifiser grenser o Gi tilgang til nødvendig ressurser o Hvilke beslutninger kan fattes på egen hånd, hva må andre være involvert i 3. Følg opp! o Gi beskjed om hvilken informasjon du ønsker å få tilbake fortløpende o Hvor ofte ønsker du oppdateringer, hva skal være klart når? o Følger du opp eller sier styremedlemmet ifra? o Gi tilbakemeldinger o Balanse/frihet
Hva er viktig når du delegere bort? 4. Forsikre deg om at styremedlemmet er komfortabel med ansvaret o Styremedlemmet må akseptere oppgavene og føle seg forpliktet o Uttrykk tillit og tro 5. Unngå reversert delegering o Gi støtte og hjelp, råd og veiledning o Men unngå å ta over oppgaven o Hvis vedkommende spør om hjelp, be han/hun komme med forslag først og diskuter 6. Gjør feil om til læringsmulighet o Feil skjer unngå kritikk og skyldfordeling o Bruk som en læringsmulighet, hvorfor skjedde feilen og hvordan unngå dette senere?
Styremøter Før under etter
Hvorfor styremøter er viktig En nødvendig forbannelse? + Samordne tanke + Finne de gode ideene og de gode løsningene + Dele problemer + Oppdatere seg selv og hverandre + Sosial møteplass + Legge felles planer + Gå i takt Tidkrevende Tid som kunne vært brukt på noe annet Kvelder og helger Kommer ingen vei Lite læringsverdi Dårlig ledet møte «Oppvaskmøter»
Før styremøter Sett opp møteplan/planlegg fra møte til møte (faste møtedager, møtetidspunkt, faste rutiner forutsigbarhet) Les igjennom referat fra forrige møte Du som leder/nestleder har du noen saker som skal opp/er det noen saker som skal opp? Lage saksliste/innkalling. Send ut saksliste og sakspapirer, senest tre dager før møtet = god forberedelse Sett opp en timeplan for møtet det viktigste først! Send ut en sms dagen før/samme dag om påminnelse (hvor og når) Print ut sakspapirer til de andre styremedlemmene
Under styremøter Lederen styrer møte noen andre fører referat Viktig å følge timeplan Egnet møtested IKKE i en sofa Oppbygning Velkommen og gjennomgå hva som er planen for møte Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenne referat fra forrige møte Aktuelle saker på sakslista. Faste saker? Diskusjon Pause Oppsummer møte til slutt Eventuelt/neste styremøte (dersom dere ikke har fast møteplan) Bytt på å ha styremøtene hjemme hos hverandre
Etter styremøter Referatet blir sent ut, hvor seint er lov? Følge opp det som blei vedtatt o hvordan går det/har du gjort? Jevn oppfølging og kontakt o Det er du som er motivasjonen o Møter de motstand vær løsningsorientert Vær tilgjengelig for styret ditt!
Saksliste Protokoll Lokallagsrunde
Årsmøte i lokallaget Årsmøte er organisasjonens øverste myndighet etter vedtektene Skal avholdes innen 1.september Skal varsels to uker i forkant Valgt styre skal bestå av min fem stk: o Leder o Nestleder o Kasserer o Styremedlemmer
Årsmeldingsskjema Hvorfor årsmeldingsskjema? o Frist for innsending 1.okt o Laget blir inaktivt hvis det ikke blir sendt inn o Frifondmidler o Sendes til NBU og ABU
Oppgave Årshjul
Gruppearbeid: problemløsning Du er på BU-fest i nabokommunen din. Det er veldig varmt inne på lokallaget, og du går ut for å lu@e deg. Når du skal gå inn igjen står det en gjeng festdeltakere på trappa å røyker. To av disse personene kjenner du godt. DeFe lukter ikke som vanlig røyk. Hva gjør du? Drø@ rundt temaet narkoika. Lokallaget der du er lokallags leder/nestleder har fåf i oppgave å arrangere ABU s Høstarrangemet. Hvordan ville du gripe an denne oppgaven? Hva er vikig å huske på? Du sifer som styremedlem i XX lokallag. Bestevennen din sifer også som styremedlem i samme lokallag. XX lokallag skal arrangere fest. Du og bestevennen din blir bedt om å sife i inngangen. Det kommer mye folk, og efer hvert blir det mye penger i kassa. Plutselig oppdager du at bestevennen din legger 2000 kr ref i lomma. Hva gjør du? Drø@ rundt temaet underslag.
Gruppearbeid: problemløsning I lokallaget der du er leder sitter også et kjærestepar. Dette forholdet tar slutt en dag, og de to personen krangler og er bare uenig. Stemmingen i styret er preget av hendelsen, og det danner seg allianser. Ingen jobber lengre i retning mot de samme målene. Hva gjør du? Hvem bør du snakke med? Drøft Du sitter som nestleder i XX lokallag, og føler at lederen ikke er til stede som han burde. Du ordner og styrer, mens lederen tar bare ros og heder for jobben som blir gjort i XX lokallag. Du og de andre styremedlemmene begynner å bli skikkelig lei. Hva gjør du? Hvem bør du snakke med? Drøft
Søndag
Medlemsregister Gjennomgang av medlemsregisteret Ta ut medlemslister Endre eller fødselsdato Legge inn nye medlemmer http://www.focusportal.no/custnbu/login.aspx
Økonomi Leder og kasserer som har det overordnede ansvaret for økonomien i lokallagene. Lurt å ha som fast sak på hver styremøte Søke penger, hvor? o Frifondmidler o Momskompensasjon o Kommunen o Legater/ulike fond o Aktivitetsfondet til Landkreditt Bank o Landsstevnefondet o Lokale stiftelser o Gjensidigestiftelsen o Grasrotandel o Sparebankstiftelsen o Bondelaget Refusjon av tevlingskostnader i enkelte tevlinger
Mediehåndtering Lokallag: to medieoppslag hvert arbeidsår Hvordan får det til?
Mediehåndtering Selg saken! Gjør jobben! Oppfølging! Eller andre medier?
Aksjonsuka 2016 28.10. 06.11 Bygda er for alle? Mer info kommer, men sett datoen
Avslutning Kahoot Evaluering
www.nbu.no/akershus