Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Frøya kommune

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Frøya kommune Arkivsak: 14/47 Møtedato/tid: 19.03.2014, kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, møterom A. Møtedeltakere: Johan G.Foss, leder Jarl Arthur Dyrvik Kirsten Dragses Johan Eldar Wingan Lars Nordgård Forfall: Ingen. Andre møtende: Rådmannen m/flere fra adm. Torbjørn Berglann, KonSek Midt-Norge IKS Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Ordfører, varamedlemmer, postmottak Frøya kommune, postmottak Revisjon Midt-Norge IKS (RMN), Kjell Næssvold RMN og Arve Gausen RMN. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 13.3.14 Johan G.Foss (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek

2 Sakliste 001/14 002/14 003/14 004/14 005/14 006/14 007/14 008/14 009/14 010/14 Godkjenning av protokoll fra møtet 27.11.13. Selskapskontroll av TrønderEnergi Ny oppfølging av vedtak etter forvaltningsrevisjonsrapport 2012- Saksbehandling teknisk etat. Tilsynsrapport Direktoratet for sikkerhet og beredskap rådmannens tilbakemelding. Innkommet brev fra Lars Andreas Vavik vedrørende gang- og sykkelvei Nesset. Referatsaker. E-post fra Arne Jektvik vedrørende klage på ilagt renovasjonsavgift - kommunal saksbehandling. Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 - kontrollutvalget. Nytt fra utvalgene - orienteringer fra KU-medlemmer i møtet 19.3.14. Eventuelt.

3 Godkjenning av protokoll fra møtet 27.11.13. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 19.03.2014 Saksnr 001/14 Arvid Hanssen 14/47-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen fra kontrollutvalgets møte 27.11.13 godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll kontrollutvalget i Frøya kommune 27.11.2013 Saksutredning Protokollen er tidligere distribuert til utvalget. Da det har gått langt tid siden forrige møte vedlegges protokollen.

4 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato/tid: 27.11.2013 kl. 09:00 14:25 Møtested: Rådhuset, kommunestyresalen Møtende medlemmer: Johan G. Foss, leder Jarl Arthur Dyrvik Kirsten Dragsnes Johan Eldar Wingan Forfall: Lars Nordgård Møtende varamedlemmer: Helge Stranden Andre møtende: Svanhild Mosebakken, rådmann. Sak 51-53. Roger Fredheim, komm.sjef barn og unge. Sak 51-53. Sissel Skoran, virksomhetsl. Sistranda skole. Sak 51. Kjell Næssvold, Revisjon Midt-Norge IKS(RMN) Sak 54. Arvid Hanssen, KnSek Midt-Norge IKS Saker til behandling: 049/13-058/13 Arkivsak: 13/159 Saksliste 049/13 050/13 051/13 052/13 053/13 054/13 055/13 056/13 057/13 058/13 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 16.10.13. Referatsaker til kontrollutvalgets møte 27.11.2013 Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget om virksomheten ved Sistranda skole. Salg av båten Flafi - ny behandling i kontrollutvalget. Oppfølging av tilsynsrapport fra fylkesmannen Frøya kommune som barnehagemyndighet. Status revisjon av kommunesregnskap Frøya kommune 2013 per 27.11.13. Nytt fra utvalgene - orienteringer fra KU-medlemmer i møtet 27.11.13. Bruk av revisjonsressurser 2014 - prioritering. Møteplan kontrollutvalget 1.halvår 2014. Eventuelt.

5 Sak 049/13 - Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 16.10.13. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 27.11.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 050/13 - Referatsaker til kontrollutvalgets møte 27.11.2013 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 27.11.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Protokoll Følgende referatsaker ble lagt frem i møtet: 1. Oppslag Adresseavisen 25.10.13 vedrørende Branntilsyn 2. Manglende oppfølging av kommunestyrevedtak om utarbeiding av eierstrategi for Frøya kommune. 3. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) i høring på Stortinget. 4. E-info fra NKRF om taushetsbelagte opplysninger oversendelse til ordfører. 5. Kontrollkomiteen i Trondheim sin sluttbehandling av sak vedrørende reisevirksomhet i regi av Sør-Trøndelag Pleie og omsorgsforum. Jf sak 18/13 behandlet i kontrollutvalget i Frøya kommune 8.5.13. 6. KonSek leverer sekretariatstjenester til kontrollkomiteen i Trondheim i perioden 1.12.13-30.6.14. Vedrørende pkt 1: Kontrollutvalget ønsker å behandle tilsynsrapport og kommunens oppfølging av rapporten på første møte i 2014. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Referatsakene tas til orientering.

6 Sak 051/13 - Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget om virksomheten ved Sistranda skole. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 27.11.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Protokoll Rådmann, kommunalsjef barn og unge og virksomhetsleder for Sistranda skole orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Skolen har fortsatt utfordringer og har satt i gang ulike tiltak. Iflg administrasjonen jobbes det langsiktig for å forbedre resultater på nasjonale prøver og avgangseksamener. Virksomhetsleder opplyser at skolen nå kan dokumentere undervisningen som hver elev med rett til spesialundervisning får. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Sak 052/13 - Salg av båten Flafi - ny behandling i kontrollutvalget. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 27.11.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunesstyret tar kontrollutvalgets behandling av saken til orientering. 2. Kommunestyret konstaterer at kommunens retningslinjer ikke er fulgt i forbindelse med salg av båten Flafi. 3. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at nye rutiner for salg av eiendom og verdigjenstander utarbeides, gjøres kjent i organisasjonen og følges opp. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt.

7 Vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunesstyret tar kontrollutvalgets behandling av saken til orientering. 2. Kommunestyret konstaterer at kommunens retningslinjer ikke er fulgt i forbindelse med salg av båten Flafi. 3. Kommunestyret ber rådmannen sørge for at nye rutiner for salg av eiendom og verdigjenstander utarbeides, gjøres kjent i organisasjonen og følges opp. Sak 053/13 - Oppfølging av tilsynsrapport fra fylkesmannen Frøya kommune som barnehagemyndighet. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 27.11.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Protokoll Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte i perioden 6.8.12 13.2.13 tilsyn med Frøya kommune som barnehagemyndighet. Rapporten er datert 28.2.13. Dette var en systemrevisjon og følgende 3 avvik er påtalt i rapporten: 1. Frøya kommune gjennomfører ikke godkjenning av barnehagene etter barnehagelovgivningen. 2. Frøya kommune gjennomfører ikke tilsyn med barnehagene i kommunen. 3. Frøya kommune har ikke rutiner som sikrer at midlertidige dispensasjoner fra utdanningskravet for styrer og pedagogisk leder blir omsøkt og saksbehandlet forsvarlig. Administrasjonen tok sikte på å lukke alle avvik innen 15.9.13. Kommunalsjef barn og unge opplyster at pkt 2 gjenstår. Det arbeides med å få til samarbeid om gjensidig tilsyn med Hitra kommune i løpet av første kvartal 2014. Følgende omforente tilleggsforslag ble fremmet: Kontrollutvalget ønsker en ny oppfølging av pkt 2, om hvordan kommunen gjennomfører tilsyn med barnehagene i kommunen, i siste møte før sommerferien 2014. Innstillingen og tilleggsforslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Rådmannens redegjørelse tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ønsker en ny oppfølging av pkt 2, om hvordan kommunen gjennomfører tilsyn med barnehagene i kommunen, i siste møte før sommerferien 2014.

8 Sak 054/13 - Status revisjon av kommunesregnskap Frøya kommune 2013 per 27.11.13. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 27.11.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Protokoll Oppdagsansvarlig revisor Kjell Næssvold, Revisjon Midt-Norge IKS, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Sak 055/13 - Nytt fra utvalgene - orienteringer fra KU-medlemmer i møtet 27.11.13. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 27.11.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Protokoll Kontrollutvalgets medlemmer orienterte om enkeltsaker fra andre poliiske utvalg. Ingen saker til oppfølging. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Sak 056/13 - Bruk av revisjonsressurser 2014 - prioritering. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 27.11.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet legger signaler fra diskusjonen i møtet til grunn for videre prioritering av revisjonsarbeidet for 2014.

9 Protokoll Kontrollutvalget diskuterte prosjekt som er satt opp i Plan for forvaltningsrevisjon 2013-2014 og Plan for selskapskontroll 2012-2013. Utvalget ønsker ikke å bestille nytt prosjekt i 2013. Kontrollutvalget signaliserte at uprioriterte prosjekt i plan for forvaltningsrevisjon, Spesialundervisning eller Eiendomsforvaltning, er like aktuelt å bestille som en forvaltningsrevisjon rundt 2-nivåmodellen i Frøya kommune. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Sekretariatet legger signaler fra diskusjonen i møtet til grunn for videre prioritering av revisjonsarbeidet for 2014. Sak 057/13 - Møteplan kontrollutvalget 1.halvår 2014. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 27.11.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møtene i kontrollutvalget avvikles kl 9.00 på følgende dager i første halvår 2014: 26.februar, 30.april og 11.juni. Protokoll Kontrollutvalget ba sekretariatet undersøke om møtet i juni kan avholdes på sykehjemmet. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Møtene i kontrollutvalget avvikles kl 9.00 på følgende dager i første halvår 2014: 26.februar, 30.april og 11.juni. Sak 058/13 - Eventuelt. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato 27.11.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Kontrollutvalget ba sekretariatet ta kontakt med ordfører for å få avklart om kommunestyret ønsker en orientering om økonomiske sammenhenger og viktige nøkkeltall i kommunesregnskapet. Daglig leder i Revisjon Midt-Norge IKS kan om ønskelig gi en orientering i et kommmunestyremøte i løpet av 2014. Det bør i så fall settes av minimum 45 minutter. Det ble ikke fattet vedtak i saken.

10 Selskapskontroll av TrønderEnergi Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 19.03.2014 Saksnr 002/14 Torbjørn Berglann 14/47-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar revisjonens påpekning om ordførers habilitet til orientering. Kommunestyret ber formannskapet vurdere i hvilke organer kommunen skal drive eierstyring slik at hensynet til habilitetsreglene og god eierstyring kan ivaretas best mulig. 2. Kommunestyret ber formannskapet følge opp øvrige konklusjoner og vurderinger i rapporten. 3. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av rapporten i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmelding. 4. Kommunestyret tar for øvrig rapport fra selskapskontroll av TrønderEnergi til orientering. Vedlegg Rapport fra selskapskontroll av TrønderEnergi Saksutredning I plan for selskapskontroll, vedtatt i kontrollutvalget i sak 24/12, vedtok kontrollutvalget å delta i et eventuelt samarbeid om selskapskontroll i TrønderEnergi AS. I planen, som ble vedatt av kommunestyret i sak 119/12 ble følgende prosjekter prioritert: 1. DalPro AS 2. Hamos forvaltning IKS 3. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS På denne bakgrunnen ble det i samarbeid mellom Konsek, Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon utarbeidet en prosjektskisse, og kontrollutvalget vedtok med utgangspunkt i denne i sak 4/13 en bestilling av selskapskontroll av TrønderEnergi. Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon avla 28.2.2014 rapport fra selskapskontroll av TrønderEnergi som svar på bestillingen fra kontrollutvalget i Frøya og 19 andre kontrollutvalg.

11 Om selskapet TrønderEnergi AS er et energikonsern som per 31.12.2013 var av 24 kommuner i Sør-Trøndelag og Nordmøre energiverk, som igjen er eid av TrønderEnergi AS og 5 kommuner på Nordmøre. Selskapet ble etablert i 1950 som Sør-Trøndelag elektrisitetsverk, og fikk sitt nåværende navn i 1997. I 2010 kjøpte selskapet nettselskapet Trondheim Energi Nett AS, som ble fusjonert med TrønderEnergi nett i 2011. Selskapet har i dag en rekke datterselskaper organisert innen forretningsområdene energi (prosjektutvikling, handel og kraftproduksjon), nett (nettdrift og montering) og marked (salg av strøm og kundetjenester). Foretningsområdet nett er en monopolvirksomhet, mens de andre forretningsområdene drives i konkurranse med markedet for øvrig. Generalforsamlingen er den øverste myndigheten i selskapet, og her er alle eierne representert etter eierandel. Generalforsamlingen velger 10 medlemmer til bedriftsforsamlingen, de ansatte velger 5. Disse velger igjen selskapets styre. 16 eiere er parter i en aksjonæravtale fra 2005 som regulerer forhold mellom eierne. Eierne møter også i jevnlige eiermøter, som er en uformell arena for dialog, og ikke et formelt eierorgan. Om rapporten Etter bestilling fra kontrollutvalgene i 20 av eierkommunene er rapporten utarbeidet i samarbeid mellom Trondheim kommunerevisjon og Revisjon MidtNorge IKS. Revisjonen tar utgangspunkt i tre hovedproblemstillinger: 1. Har den økonomiske utviklingen i TrønderEnergi vært i samsvar med eiernes forventninger? 2. Er eierstyring og selskapsledelse i TrønderEnergi i samsvar med gitte anbefalinger? 3. Hvordan ivaretar Trønerenergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? For å besvare problemstillingene har revisjonen blant annet gått ut med en spørreskjemaundersøkelse til ordførere i alle 24 eierkommuner, og intervju med til sammen 24 informanter, deriblant ordførere i de 4 største eierkommunene (Melhus, Trondheim, Orkdal og Rissa) samt representanter for administrativ ledelse, styre, valgkomite, revisor og Norges vassdrags og energiverk. I tillegg har revisjonen gått gjennom regnskapsinformasjon og annen dokumentasjon fra konsernet. Økonomisk utvikling Den største endringen i selskapets drift fra 2009-2012 er oppkjøpet av Trondheim energi nett AS. Dette har medført en dobling av konsernets økonomiske aktivitet og en firedobling av antall nettkunder. Revisjonen registrerer at avkastningen fra nettvirksomheten var svak i 2012, men at selskapet har intensivert arbeidet med effektivisering for å få økonomiske gevinster ut av nettvirksomheten. Revisjonen påpeker at konsernets investeringsvirksomhet gjennom TrønderEnergi Invest AS har vært lite lønnsom og ser det som positivt at selskapet nå har valgt å avvikle denne virksomheten. Kraftsalgsvirksomheten kan vise til god avkastning. Samlet sett viser revisjonen til at lønnsomheten var

12 for svak i 2012. Utbyttet til eierne har ifølge revisjonen vært stabilt gjennom perioden, og i tråd med eierens utbyttekrav. Revisjonen viser til at det ble signalisert lavere nettleie i distriktet og en mindre økning i nettleien i Trondheim og Klæbu etter fusjonen av nettselskapene. Revisjonen kan ikke se at dette har skjedd, og det er ikke signalisert lavere nettleie de nærmeste årene heller. Den såkalte harmoniinntekten som selskapet har tillatelse til å kreve inn etter fusjonen medfører økt nettleie, men bedre lønnsomhet for selskapet. Revisjonen understreker at sammenslåingen har vært ønsket ut fra nasjonale prioriteringer for å få mer robuste og effektive nettselskap. Eierstyring og selskapsledelse Revisjonen viser til at de fleste ordførerne mener deres kommune har et klart mål med eierskapet i TrønderEnergi. Åtte kommuner har likevel ikke utarbeidet eiermeldinger1. Revisjonen mener dette viser at noen av kommunene har et for lite bevisst forhold til eierskapet. Det er en viss varisjon i eiernes mål for eierskapet, med ulikt vekt på finansielle hensyn, men revisjonen vurderer det ikke som problematisk for selskapet, og alle eierne har godtatt endringer i utbyttestruktur. Revisjonen vurderer aksjonæravtalen som for gammel og mener det er positivt at eierne er i gang med å utforme ny avtale. Det er tradisjon for at det stort sett er ordførere som representerer kommunene i generalforsamling. Revisjonen viser til at dette legger til rette for god formell og uformell kontakt med de politiske organene i kommunene, i tråd med anbefalinger fra KS. Revisjonen understreker imidlertid at kommunestyrene også jevnlig bør orienteres, for eksempel gjennom behandling av eierskapsmeldinger. Revisjonen påpeker at de uformelle eiermøtene i praksis er der de reelle eierdiskusjonene foregår, og at det bør vurderes å føre referater fra disse for å gi bedre etterprøvbarhet i eierstyringen. Styret og bedriftsforsamlingen er ikke eierorganer, men en del av selskapets ledelse. Revisjonen viser til at det har vært praksis å velge ordførere også til disse vervene. Dette kan skape habilitetsutfordringer i forholdet til styret. Revisjonen viser til at dette med ett unntak er håndtert godt av styremedlemmene. Sju av de ni ordførerne i bedriftsforsamlingen har imidlertid brutt forvaltningslovens habilitetsbestemmelser ved behandling av endring av vedtekter.2revisjonen mener det er grunn til å stille spørsmål ved om medlemmer av styret eller bedriftsforsamlingen også må vurderes som inhabile til å møte i generalforsamling på vegne av kommunen. Styret velges av bedriftsforsamlingen etter innstilling fra en valgkomite. Revisjonen har inntrykk av at komiteens arbeid har vært godt og hensiktsmessig, men påpeker at kriteriene for valg til styret er for vage og upresise og at enkelteiere har lagt sterke føringer på valgkomiteens arbeid. 1 Roan, Åfjord, Osen, Midtre Gauldal, Tydal, Holtålen, Snillfjord og Rissa har ikke eiermelding. 2 Dette gjelder ordførerne i Orkdal, Hemne, Frøya, Oppdal, Hitra, Malvik og Skaun.

13 Revisjonen understreker at eierstyring bør skje i generalforsamlingen, ikke i styret. Revisjonen mener at det har liten hensikt å ha direkte eierrepresentasjon i styret, slik man har i dag, og mener dette gir grunn til å tro at det forekommer forskjellsbehandling av eierne. Revisjonen peker særlig på ett tilfelle der en kommune har gått ut over rammene for profesjonell eierstyring. Det var da Melhus kommune øvet press for å få sin kandidat inn i styret i 2013. Dette medførte etter revisjonens vurdering at valgkomiteen ikke kunne innstille den kandidaten de mente var best egnet. Etter revisjonens vurdering har eierne fokus på selskapets samfunnsansvar. Selskapet har omfattende etiske retningslinjer, men revisjonen påpeker at de ikke har egne retningslinjer for hva som er samfunnsansvaret. Selskapet har lagt offentleglova til grunn for nettselskapets og morselskapets virksomhet, og er bevisst på prinsippene i lov om offentlige anskaffelser. Miljøansvar er dokumentert gjennom ISO-sertifisering. Selskapet har vært igjennom en stor strategisk utviklingsprosess. Revisjonens vurdering er at selskapet har gjort en god jobb med å informere eierne om denne. Revisjonen påpeker at eierne likevel i mindre grad har vært informert om utenlandssatsingen og investeringsvirksomheten og at selskapet også bør sørge for dette. Selskapet står foran store strategiske beslutninger om vindkraftsatsing, og revisjonen viser til at eierne er delt i dette spørsmålet. Revisjonen mener det er avgjørende at alle eierkommuner setter seg inn i spørsmålet og forankrer kommunens syn i politiske organer. Etter revisjonens vurdering har konsernet i all hovedsak nødvendige styringssystemer for selskapet. Internkontrollen er generelt også vurdert som tilfredsstillende, men med noen utfordringer. Revisjonen anser innkjøpsrutiner og økonomirutiner på konsernnivå som tilstrekkelige, men at økonomistyringen i nettselskapet har vært mangelfull. Revisjonen ser det som positivt at det er et arbeid på gang for å styrke denne. Revisjonen omtaler særlig problemer i tilknytning til system for måling, avregning, fakturering og innfordring (MAFI). Problemene har vært uheldige for nettselskapet og har medført at synergieffekter ikke er tatt ut. Nettselskapets nøytralitet og funksjonelt skille Nettselskapet er en monopolvirksomhet som er konsesjonsbelagt og underlagt særskilte regler for hvordan den skal drives. Det er viktig at konsernet kan dokumentere skillet mellom monopolvirksomheten og den konkurranseutsatte virksomheten. I forbindelse med sammenslåingen av nettselskapene har selskapet fått så mange kunder at det er underlagt strengere krav enn mindre nettselskaper. NVE fant avvik på dette området i forbindelse med tilsyn i 2010 og 2011. Avvikene ble ble oppfattet som alvorlige og TrønderEnergi ble i 2012 ilagt en tvangsmulkt på 1 mill.kr. Avvikene er nå lukket, men revisjonen er imidlertid kritisk til at det har tatt så langt tid å lukke avvikene. Revisjonen observerer at selskapet tidligere ikke later til å ha tatt avvikene like alvorlig som den NVE, men at dette i dag tas på alvor av konsernledelsen. Revisjonens konklusjoner Revisjonen konkluderer med at selskapet fremstår som solid og lønnsomt. I likhet med øvrige aktører i bransjen har TrønderEnergi utfordringer med synkende kraftpriser og har derfor signalisert et behov for å halvere utbyttet til

14 eierne i en overgangsperiode. Selskapet bør ifølge revisjonen ha fokus på videre effektivisering. Nettfusjonen har ført til høyere nettleie i Trondheim og Klæbu og noe lavere i distriktene. Revisjonen viser til at selskapet har dokumentert samfunnsansvar, miljøansvar og arbeid med etikk. Selskapet har også etablert styringssystemer som forventet av et konsern på denne størrelsen. Videre mener revisjonen at selskapet har god eierkontakt, slik at strategiske valg i all hovedsak er basert på eiernes føringer. Kommunestyrene bør, som eiernes beslutningsorgan, særlig merke seg følgende anbefalinger fra revisjonen knyttet til eierstyringen: Eierstyringen kan bli mer profesjonell, særlig hva gjelder valg til styret. Kompetanse, ikke tilknytning til eierkommuner bør legges til grunn. Det er viktig at eierne utarbeider eierskapsmeldinger eller andre dokumenter som angir klare målsettinger med eierskapet. Når eiermøtene i praksis er en viktig arena for eierstyring bør det vurderes å dokumentere disse bedre. At bedriftsforsamlingen benyttes som eierorgan er ikke i tråd med god kommunal eierstyring. Av habilitetsårsaker bør ikke ordførere sitte i dette som er et bedriftsorgan. Vurdering av særlige forhold for Frøya kommune Revisjon Midt-Norge har gjennom flere selskapskontroller siden 2007 påpekt at Frøya kommune ikke har utarbeidet noen eierskapsmelding. En slik melding ble imidlertid vedtatt i februar 2014. Eierskapsmeldingen legger rammene for kommunens eierskap. I rapporten fra selskapskontrollen av TrønderEnergi skriver revisjonen at Frøya kommunes ordfører har brutt forvaltningsloven. Dette fordi ordføreren er medlem av bedriftsforsamlingen og skulle ha meldt seg inhabil ved behandling av saker som angår TrønderEnergi. Frøya kommunes eierskapsmelding omtaler også habilitet: Habilitet/inhabilitet må vurderes når aktive folkevalgte (medlemmer av eksisterende folkevalgte organ) sitter i styret for selskapene. Inhabiliteten kan oppstå i kommunestyret/i de folkevalgtes behandling av saker som gjelder selskapene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret ber formannskapet merke seg rapportens vurderinger og konklusjoner, og da særlig punktene om eierstyring og habilitet.

15 Ny oppfølging av vedtak etter forvaltningsrevisjonsrapport 2012Saksbehandling teknisk etat. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 19.03.2014 Saksnr 003/14 Arvid Hanssen 216, &58 11/217-18 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget konstaterer at Frøya kommune fortsatt ikke innfrir lovpålagte krav om tilsyn av byggeprosjekt. 2. Kontrollutalget er tilfreds med at administrasjonen har lagt klare føringer for hvordan kommunen innen utgangen av 2014 har som mål å innfri lovkravene. 3. Kontrollutvalget ber om en ny skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalgets første møte i 2015. Vedlegg Svar fra Frøya kommune til KonSek, datert 11.3.14. Saksutredning Oppfølging av gjennomføring av vedtak knyttet til saker som kontrollutvalget legger frem for kommunestyret er en viktig oppgave. Mye av hensikten med forvaltningsrevisjon er at den skal bidra positivt i videreutviklingen av rutiner, til beste for kommunen og innbyggerne. Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sak 81/12 den 21.06.12. Vedtaket gjengis: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig redegjørelse, innen utgangen av 2012, om hvordan alle anbefalingene i rapporten er fulgt opp. 3. Kvalitetssikring av rutiner og praktisk gjennomføring av tilsyn med byggesaker prioriteres. Fysisk kontroll må gjennomføres i løpet av høsten 2012 og rapporteres senest sammen med oppfølgingen av øvrige anbefalinger innen utgangen av året. Rapporten og saksfremlegget for kontrollutvalget og senere kommunestyret finnes på www.konsek,no, møtedato 07.05.12, sak 11/12. Kontrollutvalget behandlet manglende tilbakemelding i forhold til pkt 2 og 3 i sak 3/13 i møtet 13.02.13. Saken ble oversendt kommunestyret, som tok den til orientering i sak 17/13, den 28.02.13. Sekretariatet og kontrollutvalgets leder

16 fikk en kort statusgjennomgang også i møte med rådmann og ordfører den 10.04.13. Rådmannens tilbakemelding i brev av 22.04.13 ble behandlet i sak 20/13 i kontrollutvalgets møte 8.5.13. Utvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget er fornøyd med rådmannens tilbakemedling på oppfølging av kommunestyrevedtak etter forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandlingen i Frøya kommune. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny skriftlig tilbakemelding om erfaringer knyttet til oppfølging av byggesaker innen utgangen av 2013. 3. Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Saken tas til orientering. Kommunestyret tok saken til orientering Sekretariatet mottok skriftlig tilbakemelding fra rådmannen i brev av 11.3.14. Brevet følger som vedlegg. Kravet om å gjennomføre tilsyn med byggeprosjekt er lovregulert. Som det fremgår av rådmannens tilbakemelding er kommunen klar over de formelle lovkrav og at kommunen så langt er et godt stykke unna å innfri disse. Brevet beskriver situasjonen som har vært, og hvordan Frøya kommune tenker å innfri målet om å være ajour med de lovpålagte krav i forhold til tilsyn med byggeprosjekter, innen utgangen av 2014. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Det er viktig at kommunen får på plass rutiner for å føre tilsyn med byggesaker i et slikt omfang at eventuelle regelbrudd kan avdekkes og at formell rapportering skjer ihht gjeldende regleverk. Kontrollutvalget har gjennom flere år vært opptatt av at kommunen har gode rutiner, kapasitet, følger opp i forhold til lovverk og ikke minst følger opp egne vedtak. Manglende gjennomføring av fysisk kontroll et område kontrollutvalget har hatt særlig fokus på. Utekontroll er iflg tilbakemeldingen, så langt gjennomført i liten grad. Utvalget har tidligere signalisert at dette kan være viktig i forhold til innbyggernes oppfatning av prinsippet om likebehandling. Sekretariatet mener det er riktig at også politisk nivå er kjent med status slik den fremgår av tilbakemeldingen til kontrollutvalget. Rådmannen kan avklare dette i forbindelse med behandlingen av saken. Byggesak og byggesaksbehandling er et område som berører innbyggerne i stor grad. Det er viktig at administrasjonen synliggjør behov for økte ressurser, dersom det er dette som skal til for å innfri kravene om tilstrekkelig tilsyn. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må vurdere rådmannens tilbakemelding og eventuell videre oppfølging. Dette er et området som kontrollutvalget og senere kommunestyret gjennom vedtak har bedt om å få på plass. Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget får en ny oppdatering i forhold til om kommunen når sitt mål om

17 å tilfredsstille lovkrav om tilsyn, innen utgangen av 2014. Viser for øvrig til innstillingen.

18

19

20 Tilsynsrapport Direktoratet for sikkerhet og beredskap - rådmannens tilbakemelding. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 19.03.2014 Saksnr 004/14 Arvid Hanssen 216, &58 13/166-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget er tilfreds med rådmannens oppfølging i forhold til å lukke avviket som ble påpekt i tilsynsrapporten. 2. Kontrollutvalget ber om å få skriftlig bekreftelse fra rådmannen når internkontrollsystemet, som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaver overholdes, er på plass. Vedlegg Tilsynsrapport - DSB og tilsvar fra kommunen og DSB. Saksutredning Sekretariatet la frem som referatsak en artikkel knyttet til kommuner tilsyn med egne brannobjekter fra Adresseavisen fra 25.10.13 i kontrollutvalgets møte den 27.11.13. Følgende ble protokollert i sak 50/13 Referatsaker: Kontrollutvalget ønsker å behandle tilsynsrapport og kommunens oppfølging av rapporten på første møte i 2014. Følgende avvik ble avdekket under tilsynet: Kommunens internkontrollsystem, som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaver fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsloven overholdes, er ikke tilfredsstillende. Vedlagt følger dokumenter som viser hvordan- og når avviket som ble påpekt i tilsynsrapporten skal lukkes. I sitt tilsvar til Direkttoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) opplyser kommunen, ved brannsjefen, at avviket i tilsynsrapporten skal være lukket innen 1.7.14. Dette har DSB akseptert i sitt brev av 5.11.13. Brevet følger vedlagt. I brevet fremgår det at DSB forutsetter at brannsjefen og kommunen gjennomfører tiltak fastsatt i handlingsplanen som er oversendt fra kommunen: Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget ikke tidfester eventuell ny oppfølging av tilsynet eller dette området, men avventer tilbakemelding fra rådmannen. Sekretariatet har fører opp saken på sin oppfølgingskalender.

21

22

23

24

25

26

27

28 Innkommet brev fra Lars Andreas Vavik vedrørende gang- og sykkelvei Nesset. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 19.03.2014 Saksnr 005/14 Arvid Hanssen 033, 14/25-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget har vurdert henvendelsen fra Lars A. Vavik. Forholdene som er tatt opp følges opp av Frøya kommune. Kontrollutvalget ønsker ikke å foreta ytterligere oppfølging av saken. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å besvare henvendelsen og oversende særutskrift av saken til Lars A. Vavik. Vedlegg 14-25-2 Svarbrev på henvendelse til kontrollutvalget i Frøya kommune angående gang- og sykkelvei Nesset E-post av 3.1.14 fra L.A.Vavik til kontrollutvalget Saksutredning Kontrollutvalget kan behandle henvendelser fra innbyggere eller andre aktører som mener de har en sak for kontrollutvalget. For hver henvendelse må det vurderes om den hører inn under kontrollutvalgets oppgaver. Det er likevel viktig å presisere at kontrollutvalget ikke er et klageorgan, og at det derfor ikke behandler klager på enkeltvedtak som har vært til administrativ behandling. Krav om å få omgjort et vedtak må behandles i kommunens klageinstanser i tråd med forvaltningsloven. For klager på enkeltvedtak er det klagenemnder, kommunestyret, formannskapet eller fylkesmannen som er klageinstans, og klagen skal fremsettes for det organet som fattet vedtaket. Eventuelt kan slike saker behandles av sivilombudsmannen. Det kontrollutvalget kan gjøre, er å undersøke henvendelser som kan indikere svikt i den kommunale saksbehandlingen, eller at kommunen ikke følger de lover og retningslinjer som den er underlagt. Fokuset bør være på systemkontroll. Som det fremgår av vedlagte henvendelse og svarbrevet fra KonSek er dette en sak hvor kommunen og fylkeskommune er i dialog for å avklare spørsmålet som er reist i saken. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Det er positivt at kontrollutvalget får innspill, da dette enkeltvis eller samlet kan gi innspill til områder som kontrollutvalget bør se nærmere på i forhold til sitt tilsynsansvar. Denne saken er, slik sekretariatet ser det, ikke av en slik art at det er naturlig for kontrollutvalget bruker yttterligere ressurser på saken. Jf sekretariatets svarbrev som ligger med saken.

29 Lars Andreas Vavik Att: Lars.Andreas.Vavik@salmar.no Vår saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen, tlf. 486 00 014 E-post: jan.age.gundersen@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 14/25-2 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 10.02.2014 Svarbrev på henvendelse til Kontrollutvalget i Frøya kommune angående gang- og sykkelvei Nesset Sekretariatet har mottatt din hendvendelse og vil bringe dette videre inn til orientering til Kontrollutvalget i Frøya kommune i deres neste møte den 19.mars 2014. Som vi ser ut fra det du har oversendt, er det gjort politiske prioriteringer i saken og dette er stadfestet i vedtaks form. Kontrollutvalget er ikke et klageorgan for enkeltsaker eller arenaen for politiske omkamper. Det kan også se ut som om det du påpeker er noe som har skjedd i vedtaksprosessen i Sør-Trøndelag fylkeskommunes. Ut fra e-post korrenspodansen har både administrativt og politisk nivå i Frøya kommune tatt tak i saken etter at de er blitt gjort klar over sakens realiteter. Dette taler for at det ikke foreligger en slik type systemfeil som kontrollutvalget kan ettergå. Din hendvendelse vil bli lagt frem for utvalget til orientering, og du vil bli tilskrevet utfallet av saken. Møtene til Kontrollutvalget er åpne og det er anledning til å delta som tilhører. For ordens skyld vil jeg påpeke for eventuelt videre oppfølging fra deres side etter behandling i Kontrollutvalget, at det er Arvid Hanssen som er vår oppdragsansvarlige for Frøya kommune. Han er tilgjengelig igjen på kontoret fra uke 8. Han kan nåes på telefon: 915 82 102 eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Jan-Åge Sneve Gundersen rådgiver Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Telefon: 468 51 950 Telefaks: 73 86 60 34 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475

30

31

32

33

34 Referatsaker. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 19.03.2014 Saksnr 006/14 Arvid Hanssen 14/47-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Referatsak1-8 tas til orientering. 2. Oppsatt møte i kontrollutvalget 30.4.14 flyttes til xx.xx.14. Vedlegg Sammendrag av NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2014 FKT Fagkonferanse program 2014 Ordførere har ubegrenset innsynsrett i kontrollutvalget Politikere kan sjelden få innsyn i taushetsbelagt informasjon Frustrert over momssvar Kontrollrapport skatt FRØYA 2013 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 2/14 Salg av båten Flafi ny behandling i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets innstilling vedtatt. 2. Orientering fra samling for kontrollutvalg på Gardermoen 5.og 6.februar 2014. Ingen fra kontrollutvalget i Frøya kommune deltok. Notat fra KonSek vedlagt. 3. Vurdering av deltakelse på fagkonferanse og årsmøtet i Forum for Tilsyn og Kontroll. (FKT) Kontrollutvalget er medlem i FKT. 4. Ordførere har ubegrenset rett til innsyn i kontrollutvalgets dokumenter. (Kommunal rapport 12.desember 2013) 5. Politikeres innsynsrett i taushetsbelagte opplysninger, (Kommunal rapport 10.februar 2014) 6. Korte frister for foreldelse av momskompensasjonskrav. 7. Kontrollrapport 2013 skatteoppkreverfunksjonen for Frøya kommune. 8. Torbjørn Berglann tiltrådte stilling som rådgiver hos KonSek1.mars 2014. 9. Behov for endring av møteplan kontrollutvalget. Gjelder oppsatt møte 30.4.14, da kommunestyret har møte samme dag. Møtedag må tilpasses formannskapets behandling av regnskap 2013.

35 Sammendrag av NKRFs kontrollutvalgskonferanse Årets konferanse ble avholdt 5. og 6. februar ved Clarion Hotel Oslo Airport på Gardemoen. Målgruppen for konferanse var kontrollutvalgsmedlemmer og kontrollutvalgssekretærer, revisorer og andre som er involvert i tilsyn og kontroll i kommunesektoren. Over 700 deltakere var påmeldt. Årets hovedtemaer var: Kommunereform, kommunelovutvalget, granskninger, lukking av møter og måling av effektivitet. Programmet for konferanse er tilgjenglig på NKRFs hjemmesider. 1 Møteleder for konferansens første dag var Ole Kristian Rogndokken, daglig leder NKRF. Årets første foredragsholder var Jardar Jensen (H), statssekretær ved Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Statssekretæren åpnet konferanse med et foredrag 2for å fortelle om viktigheten av at 3 man har en god egenkontroll. Det ble pekt på at dette var viktig for selvstyre med en god egenkontroll for å skape tillit mellom forvaltningen og befolkningen. Budskapet var at en god egenkontroll kan bidra til å redusere statlig kontroll. Statssekretæren fortsatte med et foredrag 4hvor han fortalte om arbeidet, vurderinger og 5 prosesser i kommunereformen. Statssekretærens hovedbudskap var at kommunene må bli mer robuste og egnet til å møte dagens og fremtidens behov. Det viktigste virkemiddelet, i følge statssekretæren, er kommunesammenslåinger. Etter foredraget ble det stilt spørsmål fra salen. Hva ligger i begrepet robuste kommuner? Hva med kommuner ingen vil ha? Skal rike kommuner bli tvunget til å slå seg sammen med fattige kommuner? Ingen av spørsmålene ble besvart spesielt inngående. I forlengelsen av statssekretærens foredrag fortalte informasjonsleder Petter Ingeberg fra Kristiansund Kommune om deres erfaringer i forbindelse med kommunesammenslåing mellom Kristiansund og Frei, som ble slått sammen 1.januar 2008. 6Det ble gitt en kort historisk gjennomgang av utviklingen av Norges kommuner. Ingeberg gav et godt innblikk i hvordan to til dels svært ulike kommuner, i både innbyggertall og infrastruktur kunne finne sammen. Kristiansund og Frei var et godt eksempel på at by og land kan gå hand i hand. Ingeberg redegjorde for hvorfor de, etter hans mening, lyktes med å få til en relativ smertefri omstillingsprosess. Det ble stilt spørsmål fra salen hvilken økonomisk gevinst kommunesammenslåing medførte siden man ikke kuttet i offentlige stillinger. Dette ble besvart med at målet med sammenslåingen ikke var å spare penger, men å gi bedre tilbud til alle innbyggere samtidig som kommunen (Kristiansund) kunne ekspandere geografisk. Etter lunsj holdt Oddvar Flæte, leder for kommunelovutvalget foredrag 7om kommunelovutvalgets arbeid. Bakgrunnen for kommunelovutvalget var at stortinget i 2012 ville ha en helhetlig gjennomgang av kommuneloven. Hovedfokus for kommunelovutvalget er å se på hvorvidt reglene er nødvendige og om de hemmer den kommunale handlefriheten. Utvalget vil derfor vurdere om endringer er påkrevd for å styrke det kommunale selvstyre. I denne sammenheng fremhevet utvalget at styrking av 1 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/kurs_og_konferansepdf-er/ku-konf-14/ku-konf-14.pdf http://www.regjeringen.no/nb/dep/kmd/aktuelt/taler_artikler/politisk_ledelse/taler-og-artikler-avstatssekretar-jarda/2014/kontrollutvalgskonferansen.html?id=750993 3 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/kurs_og_konferansepdf-er/ku-konf-14/1-1010-jensen.pdf 4 http://www.regjeringen.no/nb/dep/kmd/aktuelt/taler_artikler/politisk_ledelse/taler-og-artikler-avstatssekretar-jarda/2014/kontrollutvalgskonferansen.html?id=750993 5 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/kurs_og_konferansepdf-er/ku-konf-14/1-1030-jensen.pdf 6 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/kurs_og_konferansepdf-er/ku-konf-14/1-1030-2-ingeberg.pdf 7 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/kurs_og_konferansepdf-er/ku-konf-14/1-1245-1-flaete.pdf 2

36 egenkontrollen blir gradvis viktigere desto mer innslag av selvstyre en kommune får. Videre skal utvalget se nærmere på om det er nødvendig med klarere og mer forutsigbare rammer for kommunal virksomhet. Ordfører Bente Elin Lilleøkseth (AP) fra Løten Kommune og nestleder i KS Hedmark holdt foredrag8om kommunenes behov og hvilke utfordringer man står ovenfor i dag og for fremtiden. Videre ble det redegjort for hvilke forventinger KS har til kommuneproposisjonen for 2014. Man forventer en klar rettslig forankring av det kommunale selvstyre. Videre bør prinsippet om rammestyring inn i loven. Man forventer at man avklarer lovverket rundt kommunal parlamentarisme. Videre at man tydeliggjør folkevalgtes vilkår, retter og plikter. Til slutt at man endrer reglene om statlig klagebehandling av kommunale vedtak. Neste tema var granskning og misligheter. Foredragsholder Leiv L. Nergaard fra Norscan Partners AS var rettslig oppnevnt gransker av Troms Kraft AS. Nergaard henviste til rapporten 9som konkluderte med svak ledelse, svak økonomifunksjon og svake kontrollsystemer. Nergaard pekte på at misligheten i Troms Kraft AS kunne vært avdekket mange år i forveien, opptil flere ganger og gav manglende kontroll deler av skylden for at dette ikke ble avdekket. I forlengelsen av dette foredraget presenterte 10 Rolf Jarle Brøske (H) kontrollkomiteleder i Trondheim Kommune, kontrollkomiteens rolle i forbindelse med helselederes reiser i regi av Sør-Trøndelag Pleie- og Omsorgsforum. Hovedfokuset for foredraget var etikk og bevisstgjøring av kommunens etiske retningslinjer. Videre hvordan retningslinjene blir etterlevd og etterspillet i den konkrete saken. Det ble avdekket til dels grove overtramp i forbindelse med attestasjon og anvisninger i forbindelse med fagreiser til fjerne og mindre fjerne strøk. Reisene viste seg hovedsakelig å være rene ferieturer med intet eller veldig lite faglig innhold. Dagen ble avsluttet med et fornøyelig foredrag 11 av filosof Henrik Syse som gav salen mange anekdoter som utløste flere lattersalver. Tema for foredraget var etikk i kommunal sektor. Syse reflekterte over begreper som ansvar, etikk og kommunikasjon. Møteleder for konferansens andre dag var Lars Hansen, leder av NKRFs selskapskontrollog kontrollutvalgskomite og daglig leder i Salten kontrollutvalgservice. Konferansens andre dag ble åpnet med foredrag 12 av Kathrine Moen Bratteng, forvaltningsrevisor Trondheim Kommune. Bratteng redegjorde for funn i forbindelse med anskaffelse av et IT-system i Trondheim kommune. Bakgrunnen for revisjonen var at Trondheim kommune hadde bestilte et større system som skulle håndtere ulike oppgaver i kommunen. Leveransen av systemet ble forsinket, systemet hadde mange mangler og kun deler av system ble levert. Dette kostet Trondheim Kommune over 50 millioner samt over 15.000 arbeidstimer. I forlengelsen av dette foredraget fortsatte Bodhild Laastad fra NKRF med å redegjøre for formålet med forvaltningsrevisjonen. 13 Temaet var hvorvidt forvaltningsrevisjon kun er egnet til kontroll eller kan den også bidra til læring. 14 Det ble opplyst at man kan finne 8 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/kurs_og_konferansepdf-er/ku-konf-14/1-1245-2-lilleoekseth.pdf http://multimedia.api.no/www.nordlys.no/archive/05095/sammendrag_av_gran_5095936a.pdf 10 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/kurs_og_konferansepdf-er/ku-konf-14/1-1505-broske.pdf 11 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/kurs_og_konferansepdf-er/ku-konf-14/1-1600-syse.pdf 12 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/kurs_og_konferansepdf-er/ku-konf-14/2-0900-1-bratteng.pdf 13 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/kurs_og_konferansepdf-er/ku-konf-14/2-0900-2-laastad.pdf 14 http://www.nkrf.no/kommunerevisoren_1_2014/cms/197/160/hent_artikkel/250 9

37 mye nytting informasjon ved å søke i tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter i forvaltningsrevisjonsregisteret. 15 16 Neste tema var åpning og lukking av møter og om habilitetsvurderinger. Siri Halvorsen, avd.direktør i kommunal- og moderniseringsdepartementet redegjorde kort for regler og bestemmelser i denne forbindelse. Avsatt tid for disse to temaene var dessverre altfor knapp, noe Halvorsen selv påpekte innledningsvis. Det henvises til veilederen17 for mer grundig behandling av disse temaene. I forbindelse med lukking av møter, ble sivilombudsmannens uttalelse i forbindelse med prinsippene om møteoffentlighet fremlagt forsamlingen. Sivilombudsmannen uttalte at man best etterlever prinsippet om møteoffentlighet ved at man kun lukker den delen av møtet ved behandling av taushetsbelagt informasjon. En sak kan derfor gå for åpne dører, men for opplysninger som er underlagt taushetsplikt, lukkes møtet, men kun da. Det er sivilombudsmannens oppfatning at man ikke er lojal ovenfor prinsippet om møteoffentlig hvor man lukker møtet under behandlingen av hele saken bare for å være på den sikre siden. Ved neste tema var man tilbake til effektivitet i kommunene. Håvard Moe fra KSKonsulent AS redegjorde for bruk av KOSTRA-statistikk for å få innsikt i kommunen. 18 Han presenterte analysemodellen hvor ressurser, brukere, mål og kvalitet er de 4 faktorene som benyttes. Sammenhengen mellom disse blir målt i effektivitet, produktivitet, behovsdekning, bruksrater og prioriteringer. Spesialrådgiver Tina Skarheim, KS redegjorde for rådmannens internkontroll. Formålet med foredraget 19 var å tydeliggjøre hva kontrollutvalgene kan forvente av den interne kontrollen. Videre at kontrollutvalgene bevisstgjøres for hvordan internkontrollen er utformet, hvilken hensikt internkontrollen bør ha og i hvilken grad internkontrollen kan være med på å sikre forsvarlig forvaltning. Skarheim redegjorde for hvordan KS bidrar til kommunens utvikling av intern- og egenkontroll. 20 21 Konferansen siste foredrag ble holdt av Tone Holmquist, journalist i Kommunal Rapport. Holmquist presenterte et bildekåseri En reise i lokaldemokratiet hvor hun fortalte og viste bilder fra kommunestyremøter fra over hele landet. Bildeserien er publisert i Kommunal Rapport 22, men krever innlogging. Per Olav Nilsen, styreleder i NRKF og revisjonsdirektør i Trondheim Kommune avsluttet konferansen og ønsket deltakerne vel reise hjem og velkommen tilbake til neste år. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Torbjørn Brandt Konsulent 15 http://www.nkrf.no/forvaltningsrevisjonsregister/cms/144 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/kurs_og_konferansepdf-er/ku-konf-14/2-1030-halvorsen.pdf 17 http://www.regjeringen.no/upload/krd/vedlegg/komm/veiledere/habilitet_i_kommuner_og_fylkeskommu ner.pdf 18 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/kurs_og_konferansepdf-er/ku-konf-14/2-1245-moe.pdf 19 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/kurs_og_konferansepdf-er/ku-konf-14/2-1350-skarheim.pdf 20 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/kommunerevisoren/2012/komrev_0512.pdf 21 http://www.nkrf.no/filarkiv/file/kommunerevisoren/2012/komrev_0612.pdf 22 http://kommunal-rapport.no/artikkel/norge_rundt_p_kommunestyre_173_m_ter#.uvocnxjuu9o.twitter 16

38 FAGKONFERANSE KONTROLL OG TILSYN HAUGESUND 3-4. JUNI 2014 ÅRSMØTE I FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN 3. JUNI 2014

39 Dag 1 Tirsdag 3. juni 2014 09.00 10.00 Registrering med mat 10.00 10.15 Åpning av konferansen. Per Rune Vereide, styreleder FKT 10:15 10.45 Velkommen til Haugesund. Ordfører i Haugesund Petter Steen jr. 10.45 11.15 Nytt fra Kommunal og moderniseringsdepartementet, forventninger og fremtidstanker. Statssekretær Jardar Jensen, KMD 11.15 11.30 Spørsmål og kommentarer fra salen 11.30 11.45 Pause (Kaffe) 11.45 12.15 Presentasjon og overlevering av veileder om høringer i kontrollutvalgene. Wencke Sissel Olsen og Hans Blø, FKT 12.15 13.00 Lunsj 13.00 14.00 Forvaltningsrevisjon som verktøy i kontrollarbeidet Riksrevisor Per Kristian Foss 14.00 14.15 Spørsmål og kommentarer fra salen 14.15 14.45 Er forvaltningsrevisjonsarbeid interessant utenfor kontrollutvalget? Arnt Heikki Steinbakk, Formannskapet i Stavanger 14.45 15.00 Spørsmål og kommentarer fra salen 15.00 15.30 Samfunnstrygghet og beredskap Haavard Stensvand, Fylkesberedskapssjef i Sogn og Fjordane 15.30 15.45 Spørsmål og kommentarer fra salen ÅRSMØTE I FKT 15.45 16.00 Registrering årsmøtet i FKT med kaffe 16.00 16.45 Årsmøte FKT 17.15 Sosialt arrangement www.fkt.no

40 Dag 2 ag 4. juni 2014 Onsda 08.30 09.00 Filmfrremvisning «Det åpne e landet» 09.00 10.00 Pensjo onsproblematikk i komm munene. A Kau upang (og Kommunal K l Rapport) Bjørn Brox fra Agenda 10.00 10.15 Spørsm mål og kom mmentarer frra salen 10.15 10.30 Pause e 10.30 11.15 Komm munelovutvalget, manda at, arbeid og g fokus på egenkontro e oll unelovutva alget, Oddv var Flæte Leder av kommu 11.15 11.30 Spørsm mål og kom mmentarer frra salen 11.30 12.45 Lunsj og o utsjekk 12.45-13.30 Antikorrupsjon og g etikkarbeid d i kommun nesektoren f advokattkontoret Selmer S Helge Kvamme fra 13.30 13.45 Spørsm mål og kom mmentarer frra salen 13.45 14.15 Skråblikk Arne Jensen, J Ge eneralsekre etær Norsk k redaktørfo orening 14.15 14.30 Avslutning ved led der i FKT ww ww.fkt.nno

41 MÅLGRUPPE FOR KONFERANSEN Kontrollutvalgsmedlemmer og ansatte i kontrollutvalgssekretariatene, ordførere, ansatte i Fylkesmannsembetene og andre som er opptatt og interessert i kontroll og tilsynsarbeid i offentlig sektor. PRAKTISK INFORMASJON Konferansehotell: Rica Maritim Hotel, tlf. 52 86 30 00 Adresse: Åsbygaten 3, 55 28 Haugesund INFORMASJON OM ÅRSMØTE Årsmøtet er kun for medlemmer i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Medlemmer som har saker til årsmøtet, eller forslag om vedtektsendringer, må sende disse til sekretariatet innen 6 uker før årsmøtet, altså innen 22. april 2014 Styret sender ut sakspapirene 2 uker før årsmøtet, innen 20. mai.2014 Dersom din kommune / ditt sekretariat ikke er medlem i FKT, men ønsker å møte på årsmøtet med stemmerett, må innmelding skje innen 20. mai 2014 Leder i valgkomiteen: Odd Uglem, 2560 Alvdal / odd@meskano.no / Mobil: 40037905 (jobb) / 90056442 (privat.) Ønsker du mer informasjon eller medlemskap i FKT? Se hjemmesiden www.fkt.no eller kontakt sekretariatet. KONTAKTINFORMASJON TIL SEKRETARIAT: Hogne Haktorson: Tlf. 55 23 94 53 / 91 10 59 82 eller Roald Breistein: Tlf. 55 23 94 47 / 97 50 51 52 E- postadresse: fkt@fkt.no www.fkt.no