Retningslinjer for Negotia Ung Versjon 1.4 Sist endret av Ung-styret, 15.09.2012
Innhold Om Negotia Ung... 2 Styremøter... 3 Fast agenda på styremøte... 3 Roller i styret... 3 Leder... 3 Nestleder... 4 Kasserer... 4 Sekretær... 4 Web- ansvarlig... 4 Styremedlem... 4 1. og 2. vara... 4 Administrasjonen... 4 Årlig Ung-samling... 5 Rapporter og planer... 5 SEL-medlemmer... 5 Årshjul... 5 Desember... 5 Januar... 6 Februar... 6 Mars... 6 April... 6 Mai... 7 Juni... 7 Juli... 7 August... 7 September... 7 Oktober... 7 November... 8 Negotia Ung Retningslinjer 1
Om Negotia Ung Negotia Ung arbeider med rettigheter for unge arbeidstakere, skaper fellesskap hvor unge Negotia-medlemmer trives, blir værende og får skolering. Fokuset på de unge sikrer at forbundet er livskraftig og attraktivt for nye generasjoner med arbeidstakere. Negotia Ung er et vedtektsfestet forum i Negotias vedtekter 13. Det består av en fast representant og inntil to varaer, valgt i hver av de sju regionene, av regionmøtene. De sju faste representantene har stemmerett i Ung-styret, og varaene har møte og talerett. Styret konstituerer seg selv og velger leder blant de faste representantene. Leder er fullverdig medlem i forbundsstyret, og de sju faste regionrepresentantene er fullverdige delegater på landsmøtene. For å bli valgt inn til Ung-styret, må du bli valgt av regionmøtet til regionens Ungrepresentant. Dette betyr at du selv må melde din interesse til avdelingsleder i den avdelingen du tilhører geografisk, eller innenfor LKA. Ungstyret skal adressere tilbakemeldinger fra regionene på saker som berører medlemmene. Ung skal formidle Ung- medlemmene sitt syn inn til administrasjonens Ung-kontakt, politisk ledelse, forbundsstyret og andre organer. Ung skal profilere sine saker og sitt arbeide ovenfor Negotia sin organisasjon samt eksterne ved behov, slik det fremgår av 13.1 «Negotia Ung skal fremme og ivareta unge medlemmer i forbundet» Alle som deltar i Negotia Ung sitt styre har selv et ansvar for å delta aktivt i diskusjoner og dialoger på styremøter, e-post og telefon. En representant i Negotia Ung, skal fortrinnsvis være under 35 år, ref. 13.4. Negotia Ung Retningslinjer 2
Styrearbeid Styremøter Det skal avholdes minst fire styremøter i året. Innkalling og agenda for styremøter skal sendes minst fire uker i forkant av møtet. Billetter og hotell skal bestilles så raskt som mulig for å holde kostnadene nede. Ung-styremøter skal legges til helger, da det ofte er vanskelig for styrets medlemmer å få fri fra jobb, og fordi det skal være minimale utgifter til tapt arbeidsfortjeneste. Styremøtenes varighet er i de fleste tilfeller fra lørdag til søndag. Styret møtes bare fire ganger i året, og det er derfor behov for å legge møtet over to dager. I tillegg blir ett av disse møtene lagt til samme helg som landsmøtet, og dermed gitt noe mindre møtetid. Utgifter for administrasjonens Ung-kontakt skal ikke dekkes av Ung sitt budsjett. Det skal alltid skrives et utfyllende referat fra styremøter. Disse skal skrives så tydelig at man ikke har behov for å lese andre referater, dette unngår man ved å ikke henvise til tidligere saker i andre protokoller. Referatet skal sendes til Ung-styret, avdelingsledere, Ung-kontakter i avdelingene, administrasjonens Ung-kontakt, YS Ung-rådet, forbundsleder, 1. nestleder og honoraransvarlig i Negotia. Fast agenda på styremøte I tillegg til eventuelle saker som skal tas opp, skal følgende punkter alltid være en del av agendaen på styremøtet: Godkjenning av protokoll fra siste styremøte Valg av ordstyrer Referent (ofte sekretær, med mindre forfall) Gjennomgang av regnskap og budsjett Roller i styret Leder Leder Ung-styremøter Rapporterer til forbundsstyrets leder Ansvarlig for agenda for Ung-styremøter Ansvarlig for Ung sin regionmøtepresentasjon Ansvarlig for drift av Negotia Ung Ansvar for rapportering inn til de ulike organene i Negotia Fast representant i forbundsstyret Stiller i YS Ung-råd Stiller i internasjonalt utvalg Stiller i dialogmøte med politisk ledelse Stiller på YS-konferansen Ansvarlig for kompetanseheving i Ung-styret Ansvarlig for UNI Youth- arbeid i Negotia Ansvarlig for den årlige Ung-samlingen, i samarbeid med læring- og utviklingsavdelingen Ansvar for sammendrag av forrige valgperiode til nytt styre ved bytte Har mandat til å delegere oppgaver til nestleder, ved behov og ønske Negotia Ung Retningslinjer 3
Nestleder Bistår leder i oppgaver der det er behov for det Vara for Ung-leder i forbundsstyret Leder Ung-styremøte ved leders forfall Stiller ved behov i YS Ung-råd og internasjonalt utvalg Deltar i dialogmøte med politisk ledelse Kasserer Ansvar for budsjett og regnskap Deltar på dialogmøter ved behov Legger frem budsjett og regnskap hvert kvartal og på Ung-styremøter Utforme budsjett i henhold til handlingsplan pr. desember hvert år Legge frem årsbudsjett og regnskap Ansvar for å holde retningslinjer om økonomi oppdatert Sekretær Skrive protokoll Utsendelse av protokoll etter styremøter Innkalle til styremøter Lese korrektur og bistå leder i større dokumentproduksjoner Web- ansvarlig Hovedansvar for utforming og innhold på Negotia Ung sin side på negotia.no Ansvarlig for facebook-siden Sammen med Ung-kontakt og Ung-styre ta ansvar for utforming av diverse materiell og invitasjoner som til Ung-samling eller lignende Styremedlem Lese og sette seg inn i utsendte protokoller og andre dokumenter som er forelagt Stiller i Ung-styremøter og stemmer på vegne av de unge i sin region Stiller som delegat på landsmøtet og stemmer på vegne av Negotia Ung i sin region Ansvarlig for å holde den årlige presentasjonen til Negotia Ung på regionmøte 1. og 2. vara Har møte- og talerett på alle Ung-styremøter, ved unntak fra styremøtet i forkant av landsmøtet. Skal lese og sette seg inn i utsendte protokoller og andre dokumenter som er forelagt Skal stille for sin faste regionrepresentant, ved forfall Administrasjonen Ansvar for å booke overnatting og bespisning i forbindelse med Ung sine styremøter Ansvarlig for å legge ut styremøteprotokoller i Symfoni Bidrar i forbindelse med praktiske utsendelser av matriell, invitasjoner o.l. Politisk ledelse Skal bistå leder i å koordinere møter og rapportering inn mot forbundet og være bindeledd ved behov Negotia Ung Retningslinjer 4
Skal delta på Ung-styremøter, uten stemmerett, som deltaker fra politisk ledelse Lede det konstituerende Ung-styremøtet Delta i politiske dialogmøter med leder og nestleder Årlig Ung-samling Det skal arrangeres en årlig Ung-samling i august. Denne samlingen skal være et tilbud til alle medlemmer under 35 år i Negotia. Ung-samlingen skal fokusere på å skape et bedre samhold mellom Negotias Ung- medlemmer. Den skal inneholde et faglig tema, samt sosiale arrangement. Det foreligger et eget budsjett til denne samlingen og eier av dette er læring- og utviklingsavdelingen. Ung-leder er ansvarlig for at samlingen blir avholdt og sammen med styremedlemmene skal Ung-styret bestemme hvor og når denne samlingen skal være. Ung-styret er også ansvarlig for utformingen, innenfor budsjettets rammer. Budsjettet skal dekke tapt arbeidsfortjeneste, reise, kost, opphold og alle aktiviteter. Det er læring- og utviklingsavdelingen som er ansvarlig for å booke overnatting og lignende. Det totale budsjettet for denne samlingen har ligget på rundt kr 150.000,- per år 2011. Rapporter og planer Det skal skrives en handlingsplan for Negotia-Ung, i henhold til årshjulet. To ganger i året skal det skrives en strategisk plan, markedsplan og rapport fra virksomheten. Det skal årlig skrives en årsmelding. Disse sendes til administrasjonens Ung-kontakt, eller direkte til administrasjonen ved forespørsel. SEL-medlemmer Skoleelever, lærlinger og heltidsstudenter har gratis medlemskap. De har tilgang til medlemsfordeler og nettjenester - unntatt utdanningsstipend og juridisk bistand. De kan også søke råd ved å kontakte en av ungrepresentantene. Ung-representantene skal bistå i enkle spørsmål om arbeidsforhold, tariffavtaler, hovedavtale og medlemsfordeler. Dersom henvendelsen krever urimelige merarbeid for Ung-representanten eller er av en mer alvorlig grad, skal Ung-representantene vurdere saken overlevert til forhandlingsavdelingen. Dersom saken blir overlevert forhandlingsavdelingen, skal Ungrepresentantene sørge for en skriftlig kvittering på at saken er registrert i forhandlingsavdelingen. Fra dette skjer, er det forhandlingsavdelingen sitt ansvar å følge opp medlemmet. Dette gjelder også all korrespondanse mellom medlemmet og Negotia. Årshjul Desember Ung-styremøte (husk innkallelse og agenda fire uker før satt dato): o Budsjett behandles alltid første dag. Vedtak gjøres andre dag. o Ung-styret velges for 3 år. Ved det konstituerende styremøtet mellom landsmøte og konstituerende forbundsstyremøte i desember hvert 3.år (det året det er valg på forbundsstyre) må følgende være på agendaen: Valg av leder, nestleder, sekretær, kasserer og web-ansvarlig. Negotia Ung Retningslinjer 5
Januar Februar Det gamle styret skal ha forberedt årsberetning, inkludert regnskap til det nye styret. Det nye styret skal lage: Plan på observatører til samtlige forbundsstyremøter, med vara til disse. Budsjett for det kommende året. Møte- og aktivitetsplan (politisk årsplan, eksterne og interne møter) Handlingsplan (hva) Arbeidsprogram (hvordan) Møteplan for minst fire styremøter hvor ett legges til landsmøtet Møteplan for Negotia Ung skal framlegges, og det avtroppende styret skal supplere det påtroppende styret med tilgjengelig informasjon. Møteplan inneholder: o Forbundsstyremøter o Internasjonalt utvalg o Dialogmøter med politisk ledelse o YS Ung-råd o YS Ung forum o YS-konferansen o UNI møter og - samlingen(e). YS Ung-råd og Ung forum med juleavslutning Forbundsstyremøte Utsending av innkalling til styremøte Utdanningsmessen Norges Varemesse, Lillestrøm Forbundsstyremøte UNG-styremøte (husk innkallelse og agenda minst fire uker før) o Ferdigstille presentasjon til regionmøte o Ferdigstille planene til årets UNG-samling YS Ung-råd Frist til Negotia Magasin Markedsplan skal være klar Årsmelding skal være klar Årsregnskap skal være klart Politisk ledelse nominerer til YS sentralstyre kandidater til YS Ung-rådet Mars April Utsendelse av presentasjon til regionmøtene Regionmøte o Regionens Ung representant med vara velges av regionmøte. Ung representanten blir regionens Ung-delegat til landsmøtet og vara trer direkte inn for Ung-delegaten ved forfall til landsmøtet. Dersom det ikke er forfall på regionens Ung-delegat, trer vara inn ved forfall på andre Negotia Ung Retningslinjer 6
o o o delegater i egen region, i henhold til liste. Det er et ønske fra Ung-styret at alle unge skal være høyt oppe på varalisten til regionen. Ung har en egen presentasjon, som helst er politisk orientert. (Integrering, pensjon, vikarbyrådirektiv eller lignende). Det lages en felles presentasjon fra Ung-styret, som alle de faste Ung-representantene skal holde for sin region på det årlige regionmøtet. Det er leders ansvar å sende denne ut til Ung-styret før regionmøtet. Innkalling styremøte YS Ung-råd og forum Mai Juni Juli Ung-styremøte (husk innkallelse og agenda minst fire uker før) o Lage vaktliste for Sommerhjelpen og YS-Ung sin vakttelefon YS Ung-råd Frist for levering av artikler til Negotia Magasin Sommerhjelpen YS-Ung sin vakttelefon og e-post Skeive dager YS Ung-råd og forum Sommerhjelpen YS-Ung sin vakttelefon og e-post Innkalling styremøte August Sommerhjelpen YS-Ung sin vakttelefon og e-post Ung-samling Ung-styremøte innmeldingsfrist på saker til landsmøtet er 15.09! Bestemme mottager av Ung-prisen FN s Internasjonal ungdomsdag 12. august Halvårsrapportering til strategisk plan YS Ung-råd og forum Innstilling YS Likestillingspris September Oktober Frist for levering av artikler til Negotia Magasin Konferanse samfunnsansvar 15. september frist for innlevering av forslag til landsmøte 15.september- frist for innlevering av påfølgende års budsjett til generalsekretær Verdens dag for psykisk helse 10. oktober YS-konferansen Innkalling styremøte YS Ung-råd og forum Negotia Ung Retningslinjer 7
Husk ramme, bilder og begrunnelse til Ung-pris November Landsmøtet/Ung-styremøte (husk innkallelse og agenda minst fire uker før) o Ung- representanten stiller først og fremst for Ung og ikke som ekstra representant for sin region o Det blir holdt et eget styremøte/formøte for Ung-styret på landsmøtet. Her drøftes kun landsmøtets saker og det er kun delegatene valgt av regionmøtene som stiller på møtet. Innspill til Tariff Frist for levering av artikler til Negotia Magasin Budsjett neste år skal være klart og sendt skriftlig til forbundsleder Negotia Ung Retningslinjer 8