Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Arkivsak: 13/127 Møtedato/tid: 23.09.2013, kl. 09:00 Møtested: Rådhuset 2, Storkleppen Møtedeltakere: Kari Slungård, leder Astrid Jensen Toralf Øverås Forfall: Ingen. Andre møtende: Gunnbjørn Berggård, rådmann Knut Selboe, fagsjef teknikk og miljø Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer, ordfører, postmottak Tydal kommune, postmottak Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Wenche Holt RMN, Frode Singstad RMN, Hanne Bakken Tangen RMN Møtet avvikles for for første gang for åpne dører, i tråd med endringer i kommuneloven, med virkning fra 01.07.13. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 16.09.13. Kari Slungård (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek 1
Sakliste 018/13 019/13 020/13 021/13 022/13 023/13 024/13 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 16.05.13. Orientering om kvalitetssikringsarbeidet i Tydal kommune. Status for byggeregnskap - Tydal flerbrukshus. Barnevernstjenesten i Værnesregionen - orientering fra møte i kontrollkomiteen i Stjørdal kommune. Referatsaker til kontrollutvalgets møte 23.09.2013. Forslag til budsjett 2014 og økonomiplan 2014-2017 for kontrollutvalget. Eventuelt. 2 s s s s 3 4 5 6 s 8 s 22 s 25
Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 16.05.13. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2013 Saksnr 18/13 Arvid Hanssen 13/127-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på KonSek sine hjemmesider. www.konsek.no 3
Orientering om kvalitetssikringsarbeidet i Tydal kommune. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2013 Saksnr 19/13 Arvid Hanssen 11/149-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget har siden 2009, i 3 tidligere møter, fått god innføring i hvordan kvalitetsutviklingsarbeidet i Tydal er organisert og fungerer. Kontrollutvalget har signalisert at dette er viktig for å skaffe seg best mulig grunnlag for tilsynsarbeidet i Tydal kommune. Kontrollutvalget protokollerte i møtet 16.05.13 at de ønsket en ny orientering om kvalitetssikringsarbeidet i Tydal i sitt møte i september. Rådmannen opplyser at ny CAF-rapport ikke er ferdigstilt, slik det ble antydet i møtet i mai. Han vil imidlertid orientere om prosessen og svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rådmannen orienterer og svarer på spørsmål fra kontrollutvalget. 4
Status for byggeregnskap - Tydal flerbrukshus Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2013 Saksnr 29/13 Arvid Hanssen 216, &58 11/145-18 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber om at byggeregnskapet for Tydal flerbrukshus avsluttes og oversendes revisjonen så snart som mulig etter at byggearbeidene er avsluttet. Saksutredning Ved bestilling av forvaltningsrevisjon knyttet til bygging av flerbrukshus i Tydal ble det besluttet at kontrollutvalget skulle få en rapport etter at avtaler om anskaffelser var inngått og en sluttrapport når byggeregnskapet var avsluttet. Kontrollutvalget behandlet rapport knyttet til anskaffelsesprosessene i sak 3/12 i møtet 26.01.2012. Kommunestyret sluttbehandlet rapporten i sak 10/12 den 23.02.2012. På bakgrunn av kommunestyrets vedtak fikk kontrollutvalget en tilbakemelding fra rådmannen om oppfølgingen av rapporten i møtet 24.01.13, sak 2/13. Utvalget var tilfreds med rådmannens oppfølging. Revisor har i løpet av 2013 vært i dialog med administrasjonen flere ganger etter at avslutning av byggeregnskap ble utsatt på grunn av at arbeidet med alternative varmekilder skulle ferdigstilles. Sekretariatet er holdt orientert og det er referert i kontrollutvalget i mai 2013. Sekretariatet har i samråd med kontrollutvalgets leder bedt Rådmannen om å gi kontrollutvalget en oppdatert status i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Selv om nesten alle kostnader vedrørende Flerbrukshuset nå er registrert foreslår sekretariatet at kontrollutvalget gjennom vedtak signaliserer at det er ønkelig å få avsluttet byggeregnskapet raskt. Kontrollutvalget vil deretter få en sluttrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS til behandling. 5
Barnevernstjenesten i Værnesregionen - orientering fra møte i kontrollkomiteen i Stjørdal kommune. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2013 Saksnr 21/13 Arvid Hanssen 13/127-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Vedlegg Sak 13-030 Orientering fra rådmannen vedr barnevernstjenesten Saksutredning Værnesregionen barneverntjeneste ble etablert i 2006 og omfatter kommunene Frosta, Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal. Hovedkontoret ligger i Stjørdal, men barnevernet har kontor i alle fem deltakerkommunene. Stjørdal kommune er vertskommune for barnevernssamarbeidet og medarbeiderne er ansatt i Stjørdal kommune. Det er derfor primært kontrollutvalget i vertskommunen som har tilsynsrollen på vegne av kommunestyret i Stjørdal når det gjelder driften av barnevernstjenesten. Barnevernstjenesten gav imidlertid en orientering i kontrollutvalget i Selbu kommune i januar 2012. De samarbeidende kommuner kan anmode om egne orienteringer, dersom de finner dette nødvendig. Selv om det er verkskommunesamarbeid har Tydal kommune ansvaret for at barn tilknyttet Tydal kommune får en tilfredsstillende oppfølging. Stjørdal kommunes kontrollkomite hadde en orientering vedrørende barnevern i sitt møte den 13.09.13, se vedlagte saksfremlegg. Kontrollkomiteen i Stjørdal kommune invitere kontrollutvalgslederne i de samarbeidende kommuner (mht. barnevern) til overvære behandlingen av saken. Kontrollutvalgets leder Kari Slungård deltok sammen med lederne for kontrollutvalgene i Selbu - og Frosta kommune. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Slungård vil gi kontrollutvalget en orientering fra møtet på Stjørdal. 6
STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 030/13 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE BARNEVERNSTJENESTEN Saksgang Kontrollkomiteen Møtedato 13.09.13 Saksbehandler Paul Stenstuen Saksnr. 030/13 Arkiv 415-1714-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Orientering fra rådmannen vedrørende barnevernstjenesten den 27.04.12 Saksopplysninger Kontrollkomiteen ønsker å holde seg orientert om viktige sider ved kommunens virksomhet. Etter avtale med kontrollkomiteens leder har en derfor anmodet barnevernstjenesten om en orientering i møte. Det vil bli gitt en orientering om status for tjenesten, herunder om fastsatte mål, måloppnåelse, samt om planlagte og iverksatte tiltak. Det vil også bli gitt en orientering om oppfølgingen og tilsynet med fosterhjem. Steinkjer 07.09.12 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 7
Referatsaker til kontrollutvalgets møte 23.09.2013. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2013 Saksnr 22/13 Arvid Hanssen 13/127-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg RundskrivH-2-13 Iverksetting av endringer i kommuneloven mm Interkommunalt samarbeid lønner seg for kommunene Kvalitetskontroll RMN - melding om vedtak Tilbakemeldingsbrev årsrevisjon 2012 fra Revisjon Midt-Norge IKS Tydal kommunes svar på revisjonens årsoppgjørsbrev 2012, datert 21.05.13 Budsjettkontroll per september 2013 Kontroll og tilsyn Invitasjon til samling for kontrollutvalgsmedlemmer Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Rundskriv H 2/13, datert 21.06.13, fra Kommunal- og regionaldepartementet. Endringer i kommunesloven m.m - egenkontroll. (Vedlagt) 2. Interkommunalt samarbeid lønner seg- pressemelding. (Vedlagt) 3. Ekstern kvalitetskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS Melding om styrevedtak.(vedlagt) 4. Årsoppgjørsbrev,datert 14.05.13, fra Revisjon Midt-Norge IKS til Tydal kommune. (Vedlagt) 5. Svar, datert 21.05.13, på årsoppgjørsbrev fra Revisjon Midt-Norge IKS. (Vedlagt) 6. Budsjettkontroll Kontroll og tilsyn per september 2013. (Vedlagt) 7. Samling for kontrollutvalgsmedlemmer på Tiller 15.10.13. Arrangør KonSek Midt-Norge IKS. (Invitasjon vedlagt) 8. Halvårsrapport Tydal kommune, vedlagt kommunestyresak 37/13 i møtet 12.09.13. 8
Rundskriv Agdenes kommune Kommunene Fylkeskommunene Fylkesmennene Nr. Vår ref Dato H-2/13 2013001685-1 21.06.2013 Rundskriv om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m. - egenkontroll mv. 1. Innledning Stortinget vedtok 17. desember 2012 endringer i kommuneloven, lov om interkommunale selskaper (IKS-loven), inndelingsloven og hvitvaskingsloven. Vedtaket ble sanksjonert av Kongen i statsråd 8. februar 2013. Lovendringene bygger på forslag fra departementet i Prop. 119 L (2011 2012) Endringar i kommunelova m.m (eigenkontroll mv.). Endringene i kommuneloven trer i kraft 1. juli 2013. Unntatt fra dette er endringen i kommuneloven 50 nr. 1 andre punktum, som trer i kraft 1. januar 2014, og endringen i 77 nr. 2 som trer i kraft 1. november 2015. Endringene i IKS-loven trer i kraft 1. januar 2014. Endringene i inndelingsloven og hvitvaskingsloven trer i kraft 1. juli 2013. Departementet har også vedtatt enkelte endringer i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner og forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Disse trådte i kraft 1. januar 2013. Departementet gir i dette rundskrivet en oversikt over lovendringene og knytter noen korte kommentarer til disse. Vi viser til Prop. 119 L (2011 2012) og Innst. 128 L (2012 2013) for ytterligere omtale av lovendringene. Når ikke annet er sagt, blir begrepet kommune brukt som en felles betegnelse på både kommuner og fylkeskommuner. Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Telefon 22 24 90 90 Telefaks 22 24 27 35 9
2. Endringer i kommuneloven egenkontroll 2.1 Kontrollutvalget tidspunkt for valg Kommuneloven 17 nr. 2 er endret slik at kontrollutvalget skal velges på det konstituerende møtet i kommunestyret, etter valg av formannskap og ordfører. Formålet med endringen er å sikre at kontrollutvalget blir korrekt sammensatt, ved at minst ett medlem av kontrollutvalget blir valgt inn i kommunestyret. På bakgrunn av dette blir også 17 nr. 3 endret for å slå fast at kontrollutvalget trer i funksjon fra det konstituerende møtet. Endringen trer i kraft 1. juli 2013. 2.2 Kontrollutvalget åpne møter Kommuneloven 77 nr. 8 om at møtene i kontrollutvalget holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet, blir opphevet. Det innebærer at den alminnelige bestemmelsen om møteoffentlighet i 31 også vil gjelde for kontrollutvalget. Etter lovendringen vil derfor hovedregelen være at møtene i kontrollutvalget skal være åpne. En forholdsvis utførlig omtale av reglene i 31 er gitt i kapittel 8 i departementets rundskriv H-4/11 av 24. august 2011. Vi viser også til Prop. 152 L (2009 2010) (møteoffentlegheit). Endringen trer i kraft 1. juli 2013. 2.3 Kontrollutvalget valgbarhet Det er foretatt en utvidelse av kretsen over hvilke grupper som ikke er valgbare til kontrollutvalget. Kommuneloven 77 nr. 2 er vedtatt endret slik at også varamedlemmer til kommunestyrekomiteer skal være utelukket fra valg til kontrollutvalget. Denne endringen trer ikke i kraft før 1.november 2015, men omtales her for oversiktens skyld. 2.4 Kontrollutvalget og revisor rett til innsyn i selskaper Overskriften i 80 er endret til Innsyn og undersøkelser i selskap. Dette for å bringe overskriften i samsvar med innholdet i bestemmelsen. Videre er det vedtatt endringer i bestemmelsen delvis med sikte på å klargjøre hvilke type selskaper det er innsynsrett i, delvis med sikte på å utvide kretsen av selskaper det er innsynsrett i. I 80 er interkommunale samarbeid etter 27 tatt inn. Det betyr at det vil bli innsynsrett også i de 27-samarbeider som er egne rettssubjekter. Aksjeselskaper der kommune(r) eller interkommunale selskaper (IKS) direkte eller indirekte eier alle aksjer, er også tatt inn i lovteksten som innsynsobjekt. Et eksempel kan være aksjeselskap som er eiet av et interkommunalt selskap (IKS), enten alene eller sammen Side 2 10
med en eller flere kommuner. Også datterdatterselskaper vil kunne være eksempel på dette. Endringen trer i kraft 1. juli 2013. 2.5 Rapporteringsplikt i årsberetningen I kommuneloven 48 nr. 5 innføres det et krav om rapportering om internkontrollen i årsberetningen til kommunen. Dette er ment som et virkemiddel til å sette arbeidet med internkontrollen på dagsordenen lokalt. Kravet innebærer at det skal gjøres rede for både iverksatte tiltak og planlagte tiltak for å sikre betryggende kontroll. Endringen trer i kraft 1. juli 2013. 3. Endringer i hvitvaskingsloven egenkontroll Rapporteringsplikt for regnskapsrevisor Den som er ansvarlig for revisjon av regnskapet for kommune eller kommunalt foretak får rapporteringsplikt etter hvitvaskingsloven. Denne plikten etableres ved at disse tas inn i oppramsingen over rapporteringspliktige etter hvitvaskingsloven 4 andre ledd nr. 1. Plikten innebærer å undersøke og eventuelt rapportere dersom revisor har mistanke om at en transaksjon er knyttet til hvitvasking eller terrorfinansiering. Endringen trer i kraft 1. juli 2013. 4. Endringer i kommuneloven kommunale foretak 4.1 Åpne styremøter Kommuneloven 68 nr. 5 om at styrets møter holdes for lukkede dører dersom ikke kommunestyret har bestemt noe annet i vedtektene, blir opphevet. Det innebærer at den alminnelige bestemmelsen om møteoffentlighet i 31 også vil gjelde for styremøtene. Etter lovendringen vil derfor hovedregelen være at styremøtene skal være åpne. Lovendringen skjer på bakgrunn av at det ikke synes å være behov for en så vid adgang til å lukke møtene. Det er også departementets vurdering at åpenhet i kommuner, som foretakene er en del av, er med på å skape tillit til kommunal virksomhet og å styrke lokaldemokratiet. Endringen trer i kraft 1. juli 2013. 4.2 Daglig leders internkontrollansvar Det er foretatt en presisering i kommuneloven 71 nr. 2, som regulerer daglig leders internkontrollansvar. Det bør ikke være noen tvil om at daglig leder har et helhetlig internkontrollansvar. Ordlyden er derfor endret for at bestemmelsen skal speile det reelle innholdet i internkontrollansvaret. Bestemmelsen får derfor en utforming etter mønster av kommuneloven 23 nr. 2, som regulerer administrasjonssjefens intenkontrollansvar. Side 3 11
Endringen trer i kraft 1. juli 2013. 5. Endringer i kommuneloven økonomi Avdrag på likviditetslån og trekkrettigheter Kommuneloven 50 nr. 7 bokstav b regulerer oppgjør av likviditetslån og trekkrettigheter. Bestemmelsen blir nå opphevet, fordi den anses som overflødig i det regelverket som kommunesektoren er underlagt i dag, og at dette bør stå uregulert. Endringen trer i kraft 1. juli 2013. 6. Endringer i inndelingsloven Sammensetningen av fellesnemnda Det er foretatt endringer inndelingsloven 26 første ledd. Etter lovendringen er det ikke lengre et krav om at fellesnemnda skal speile av innbyggertallet i de enkelte kommunene, loven sier nå at den bør speile av innbyggertallet. I tillegg er minimumstallet på antall medlemmer fra hver kommune redusert fra fem til tre. Endringen trer i kraft 1. juli 2013. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Erland Aamodt seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent, og sendes uten signatur Side 4 12
Pressemelding, 29.04.2013 Interkommunalt samarbeid løner seg for kommunane Interkommunalt samarbeid aukar kvaliteten på tenestene og løner seg økonomisk, viser ny rapport. Det gjeld både for store og små kommunar. Dette viser at interkommunalt samarbeid gjev kommunane nødvendig fleksibilitet til å kunne organisere tenester og oppgåver i tråd med lokale tilhøve. Det aukar kvaliteten på tenestene, seier kommunal- og regionalminister Liv Signe Navarsete. Navarsete meiner rapporten vil vere relevant for debatten om framtida sin kommunestruktur. Tilhengarane av omfattande kommunesamansåling peiker ofte på at små kommunar må samarbeide med andre for å løyse enkelte oppgåver, og meiner dette er eit problem. Denne rapporten dokumenterer at store kommunar faktisk samarbeider meir enn dei små, fastslår Navarsete. Kommunal- og regionaldepartementet har fått IRIS, Nordlandsforsking, Uni Rokkan og Høgskolen i Oslo og Akershus til å kartleggje omfanget av interkommunalt samarbeid. Dei har analysert konsekvensane av at stadig meir av den kommunale aktiviteten skjer i ulike kommunesamarbeid. Analysen viser at det finst om lag 850 formaliserte interkommunale samarbeid i Noreg. Kvar kommune deltek i gjennomsnitt i elleve samarbeid med andre kommunar. Dei største kommunane deltek i fleire, i gjennomsnitt i femten. Samla sett har forskarane kalkulert det økonomiske omfanget av interkommunalt samarbeid til om lag ti prosent av driftsutgiftene til kommunane. Det er registrert flest samarbeid om tenester innanfor teknisk sektor som energi, vassforsyning, avløp, renovasjon, avfallshandtering, brannvern og bompengeselskap. Desse samarbeidsområda er også størst målt i omsetjing. Kommunane samarbeider svært lite innanfor store kjerneoppgåver som barnehage, grunnskule og pleie og omsorg. Desse områda utgjer 68 prosent av brutto driftsutgiftene til kommunane. Dei store kommunane, med over 20 000 innbyggjarar, deltek i flest samarbeid om samferdsel, næringsutvikling, hamn og kulturhus/kino. Dei minste kommunane, med under 1 500 innbyggjarar, samarbeider mest om barnevern, men også om legevakt. 13
Melding om vedtak Utskrift fra møte i styret 20.03.2013 Meldingssak for representantskapet den 29.04.2013. Revisjon Midt-Norge IKS Styret Møtebok 20.03.2013 7/2013 Møtedato: Sak nr.: Arkivkode: Gradering: Tidligere behandlet: Sak nr.: 2013-0320 Saksbehandler: Inge Storås Saksbehandler: EKSTERN KVALITETSKONTROLL Endelig vedtak bekreftet i møtet: Styret tar rapportene fra kvalitetskontrollene til etterretning. Enstemmig vedtak. Forslag til vedtak i styret: Styret tar rapportene fra kvalitetskontrollene til etterretning. SAKSUTREDNING Vedlegg: Rapport forbundsbasert kvalitetskontroll utført i 2012 Saksopplysninger: Som medlem i Norges kommunerevisorforbund er vi underlagt obligatorisk kvalitetskontroll minimum hvert 5. år. NKRF`s forbundsbaserte kvalitetskontroll ble innført i 1997. Formålet med kvalitetskontrollen i hht. 12 i reglement for kvalitetskontroll, er å: 1. sikre at alle bedriftsmedlemmene som arbeider med revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet, holder en høy faglig standard ved at de utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i samsvar med lover, forskrifter og kommunal revisjonsskikk. 2. gi de kontrollerte faglig rettledning i forbindelse med kontrollen 3. gi erfaringer til å danne grunnlag for justering av eksisterende standarder og veiledninger 4. avdekke behov for etterutdanning Det er utarbeidet egne retningslinjer samt eget reglement for kvalitetskontrollen. Representantskapet og styret er orientert om at det var igangsatt ekstern kvalitetskontroll i 2012. I strategiplanen og virksomhetsplanen vedtatt i 2012 er det vedtatt at ekstern kvalitetskontroll skal forelegges styret og representantskapet. Bakgrunnen for dette er at selskapets organer skal ha tillit til at revisor har faglig kunnskap som sikrer god kvalitet på utført arbeid. Kontrollutvalget i den enkelte kommune vil få tilsendt saken til orientering etter at den er behandlet av selskapets organer. 14
Vurdering: Sluttrapporten er ikke omfattende, og er vedlagt saken i sin helhet. Selve kvalitetskontrollen gjennomføres i flere stadier, hvor kvalitetskontrolløren for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon får oversendt grunnleggende informasjon om revisjonsenheten, deretter blir det utplukk på kommune og prosjekt. Det gjennomføres deretter en stedlig kontroll over 2 dager hvor detaljene i kontrollen gjennomgås. Vi får i ettertid rapport fra den enkelte kontrollør, hvor vi har innsigelsesrett. Dette blir i sin tur behandlet av kvalitetskontrollkomiteen i NKRF som behandler rapportene og fatter vedtak. Det er dette vedtaket som nå fremlegges som en sluttrapport. Kvalitetskontrollen bekrefter at vi har etablert en god intern kvalitetskontroll i dokumentet ISQC1. Vi har delegert oppdragsansvar til alle som er kvalifisert etter lov og forskrift. Det er derfor svært tilfredsstillende å få en kvalitetskontroll som bekrefter at delegeringen ikke er til hinder for god kvalitet i arbeidet. Sluttrapportene foreligger nå fra kontrollørene med følgende konklusjoner: Regnskapsrevisjon/Finansiell revisjon: GODKJENT med merknad på følgende område; manglende dokumentasjon av rotasjonstesting, jf. ISA 330 pkt. 13 og 14 samt kontrollørens skjema D pkt. 3.2. Forvaltningsrevisjon: GODKJENT med merknad på følgende område; manglende samsvar mellom den formulerte problemstillingen og datagrunnlaget, jf. RSK pkt. 20 og 21 samt pkt. 28. Videre henvises til kontrollørens skjema D pkt. 6.1, 6.3, 7.1 og 9.3. Jeg er stolt over at vi kan legge fram rapporter fra ekstern kvalitetskontroll med godkjent. Kontrollene er svært omfattende og detaljerte. Av de merknader som ble påpekt er dette tatt hensyn til i vårt videre arbeid fra 2013. 15
16
17
18
19
inviterer til. SAMLING FOR KONTROLLUTVALGENE 15. oktober 2013 Quality Hotell Panorama, Tiller 20
Program 09:30 Registrering og kaffe 10:00 VELKOMMEN 10:10 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Innledning ved Tor Arne Stubbe - Revisjon Midt-Norge IKS 10:40 Beinstrekk 10:45 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Innledning ved Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS 11:15 Beinstrekk 11:25 GRUPPEDISKUSJON 12:00 PLENUM 12:30 Lunsj 13:30 HØRINGER SOM VERKTØY Are Hilstad Ordfører i Meldal 14:10 Beinstrekk 14:20 REGNSKAP - HVA LIGGER I TALLENE Innledning ved Inge Storås Revisjon Midt-Norge IKS 14:50 Beinstrekk 15:00 Spørsmål og diskusjon 15:20 HVA SKJER? INFORMASJON OG DISKUSJON OM NYTT OG NYTTIG 15:30 AVSLUTNING OG VEL HJEM! Vi setter av god tid til spørsmål og diskusjoner, og legger vekt på at dagen skal bli nyttig og interessant for deltakerne. Har du aktuelle problemstillinger eller synspunkter innen de ulike temaene, så ta de gjerne med eller tips oss på forhånd! Praktiske opplysninger Påmelding: Bindende påmelding til følgende e-post adresse: eva.bekkavik@konsek.no, eller pr telefon: 468 51 950 Innen: 23. september 2013 Konferanseavgift: Kr. 0,- for kontrollutvalgsmedlemmer innenfor KonSek samarbeidet. Kr. 800,- for deltakere utenfor KonSek samarbeidet. Faktura: Sendes direkte fra KonSek til kommunen etter avholdt konferanse. Mer informasjon? Kontakt eva.bekkavik@konsek.no på e-post eller tlf. 468 51 950 21
Forslag til budsjett 2014 og økonomiplan 2014-2017 for kontrollutvalget. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2013 Saksnr 23/13 Arvid Hanssen 033 12/12-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2014 2017 og budsjett for 2014 med en netto ramme på kr 523.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene. I henhold til forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester for 2014 i Tydal kommune. Budsjettet for 2014 med økonomiplan 2014-2017 Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalgets egen virksomhet Når det gjelder kontrollutvalgets egen virksomhet ble det fra 2012 til 2013 ikke foretatt endringer i kronebeløp, selv om møtegodtgjørelser ble økt med kr 8000 som følge av endringer i godtgjørelser som kommunestyret vedtok. Budsjettkontrollen per september 2013 viser at kontrollutvalget har en nøktern drift og vil holde seg innenfor budsjettet også i 2013, dersom det ikke oppstår spesielle behov. Sekretariatet har på bakgrunn av erfaringstall ikke lagt inn økninger for kontrollutvalgets drift for 2014. KonSek har i beregningene av godtgjørelse tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler inntil 5 møter i året, etter satsene som gjelder per september 2013. Kontrollutvalget må ha mulighet og midler til å skaffe seg kunnskap og kan delta i erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Kommunal og Regionaldepartementet har i sine 85 anbefalinger for styrket egenkontroll i kommunene pekt på opplæring av kontrollutvalg som et viktig område. Det er derfor viktig at kursbudsjettet opprettholdes, selv om også dette er en post som i liten grad er benyttet. Deltakelse i eventuelle kurs utenom regionen kan være aktuelt. 22
På bakgrunn av erfaringstall de siste år og begrunnelsene ovenfor, foreslår sekretariatet at budsjettet til kontrollutvalgets egen virksomhet opprettholdes på samme kronenivå som for 2012 og 2013. Kjøp av sekretariatstjenester Tydal kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til den inngåtte avtalen om interkommunalt samarbeid. Da representantskapet i KonSek behandlet budsjettrammene for 2014 i sitt møte den 29.04.13, ble det lagt til grunn en økning på 3,5 % fra 2013 til 2014. Økningen fra 2012 til 2013 var på 2 %. Avrundet blir økningen fra 2013 til 2014 på kr 4.000. Kjøp av revisjonstjenester Tydal kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er også i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS behandler budsjettet for 2014 på møte den 30.09.13. KonSek har derfor i budsjettet nedenfor lagt det administrative forslaget til revisjonshonorar. Det er tatt høyde for en økning på 4,69 % fra 2013 til 2014, som avrundet betyr en økning på kr 12.000 for Tydal kommune. Revisjon Midt-Norge IKS vil i tråd med tidligere praksis oversende representantskapets behandling av budsjettet, direkte til Tydal kommune. Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester, blir etter dette kr 523.000, som er en samlet økning på kr 19.000 (3,8%) fra 2013. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Kto 1080 1082 1083 1099 1103 1116 1150 1160 1162 1178 1196 1370 1375 1375 Tekst Budsjett 2014 Godtgjørelse folkevalgte, leder Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste Møtegodtgjørelse (5 møter, 2012-satser) Arbeidsgiveravgift Abonnement tidsskrift (kontorutgifter) Bevertning Kurs, konferansen inkl overnatting (budsjetterer samlet) Skyss, kostgodtgj. Oppgavepliktig Kost- og diettgodtgjørelse Reiseutgifter ikke oppgavepliktige Kontingent Sum kontrollutvalgets egen virksomhet Kjøp av tjenester fra private Kjøp tjenester Revisjon Midt-Norge IKS Kjøp tjenester KonSek Midt-Norge IKS Sum kjøp av tjenester SUM KONTROLLUTVALG, SEKRETARIAT OG REVISJON Budsjett 2013 20.000 10.000 8.000 3.000 3.000 2.000 18.000 20.000 10.000 8.000 3.000 3.000 2.000 18.000 20.000 1.662 6.000 1.772 1.050 1.540 10.600 7.000 7.000 2.000 73.000 2.000 73.000 2.777 100 471 1.130 30.440 *338.000 112.000 450.000 323.000 108.000 431.000 7.440 307.000 106.000 396.640 523.000 504.000 467.522 *Forslag som skal behandles på representantskapet 30.09.13. 23 Regnskap 2012
Økonomiplanen for perioden 2014 2017: Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden 2014-2017 legges frem: (alle tall i 2014 kroner). Vedtatt Budsjett budsjett forslag 2013 for 2014 Anslag for 2015* Anslag for Anslag for 2016* 2017* Kontrollutvalget Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget Utgifter til revisjon 73.000 73.000 73.000 73.000 73.000 108.000 112.000 112.000 112.000 112.000 323.000 338.000 338.000 338.000 338.000 Sum driftsutgifter 504.000 523.000 523.000 523.000 523.000 *) I økonomiplanen er budsjettallene for 2014 videreført i planperioden. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2014 2017 og budsjett for 2014. Budsjettet som sekretariatet har satt opp for 2014 har en netto ramme på kr 523.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Dette er en økning på 3,8% i forhold til 2013. 24
Eventuelt. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.09.2013 Arvid Hanssen 13/127-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 25 Saksnr 24/13