Kontrollutvalget i Bardu kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 21. november 2016, kl. 11.00, Kommunehuset Setermoen, lille møtesal. Sakskart Sak 20/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 31. oktober 2016 Sak 21/16 Sak 22/16 Presentasjon ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Orientering fra revisjonen - revisjonsstrategi Sak 23/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 Sak 24/16 Plan for selskapskontroll 2016 2019 Sak 25/16 Årsmelding kontrollutvalget 2016 Sak 26/16 Møteplan 2017 Sak 27/16 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Bardu, 11. november 2016 Torill A. Johansen Kontrollutvalgets leder Narvik, 11. november 2016 Hålogaland Revisjon AS Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet
Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 20/16 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 31. oktober 2016 Innstilling til vedtak: Protokoll fra møte i Bardu kontrollutvalg den 31. oktober 2016 godkjennes. Saksopplysninger Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 31. oktober 2016
Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 21/16 Sakstittel: Presentasjon ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Innstilling til vedtak: Presentasjonen fra revisor tas til orientering. Saksopplysninger Bardu kommune har med virkning fra og med 1. oktober 2016 fått ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Revisor er invitert til møtet for å gi en kort presentasjon av seg selv.
Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 22/16 Sakstittel: Orientering fra revisjonen - revisjonsstrategi Innstilling til vedtak: Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, jf. Kommuneloven 77, 4. ledd. Revisor vil i den forbindelse være tilstede i møtet og redegjøre for revisjonens planlagte handlinger i forbindelse med revisjon av årsregnskap med mer 2016.
Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 23/16 Sakstittel: Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 Innstilling til vedtak: Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2019 som den foreligger, med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Offentlige anskaffelser i Bardu kommune Kommunen har gjennom de 5 siste årene (2011-2015) gjort investeringer for i overkant av kr 141 millioner. Det anses hensiktsmessig å gjøre et forvaltningsrevisjonsprosjekt som blant annet fokuserer på hvorvidt kommunen har fulgt anskaffelsesregelverket i forbindelse med disse investeringene. 2. Økonomistyring Betydelige kutt i kommunens inntektsgrunnlag, særskilt som følge av bortfall av kraftinntekter, vil medføre behov for betydelige kostnadsbesparende tiltak, herunder sannsynlig behov for omstrukturering. 3. Skolestruktur I følge økonomiplanen skal budsjettet på enhet skole reduseres med kr 11 mill. over en 4-årsperiode. Samtidig er det påvist betydelige forfall og vedlikeholdsbehov på kommunens skolebygg. Renovering av kommunens skolebygg fremstår som en av kommunens største utfordring pr nå. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersøke om læringstilbudet som blir gitt i skolene samsvarer med lovkravene. En forvaltningsrevisjon kan også gjøre ei vurdering av skolestrukturen, opp imot både økonomi og hva som er til det beste for brukerne. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av kommunestyret. Denne planen skal utarbeides minst én gang i
valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Saksopplysninger: Overordnet analyse Planen for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse. Dette er en helhetlig gjennomgang av kommunens virksomhet, på et overordnet nivå, der det legges vekt på å identifisere potensielle risikoer og vurdere vesentligheten av disse. Analysen er utarbeidet av sekretariatet på oppdrag fra kontrollutvalget. Den overordnede analyse legges frem for kontrollutvalget som et grunnlagsdokument for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Hensikten er å fremskaffe relevant informasjon til å kunne gjøre prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter. Følgende forvaltningsrevisjoner er gjennomført i Bardu kommune de siste årene: Oppfølging av politiske vedtak (2014) Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 Basert på den overordnede analysen har kontrollutvalget gjort endelige prioriteringer av prosjekter for perioden 2016 2019. Kontrollutvalget foreslår følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Offentlige anskaffelser i Bardu kommune Kommunen har gjennom de 5 siste årene (2011-2015) gjort investeringer for i overkant av kr 141 millioner. Det anses hensiktsmessig å gjøre et forvaltningsrevisjonsprosjekt som blant annet fokuserer på hvorvidt kommunen har fulgt anskaffelsesregelverket i forbindelse med disse investeringene. 2. Økonomistyring Betydelige kutt i kommunens inntektsgrunnlag, særskilt som følge av bortfall av kraftinntekter, vil medføre behov for betydelige kostnadsbesparende tiltak, herunder sannsynlig behov for omstrukturering. 3. Skolestruktur I følge økonomiplanen skal budsjettet på enhet skole reduseres med kr 11 mill. over en 4-årsperiode. Samtidig er det påvist betydelige forfall og vedlikeholdsbehov på kommunens skolebygg. Renovering av kommunens skolebygg fremstår som en av kommunens største utfordring pr nå. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersøke om læringstilbudet som blir gitt i skolene samsvarer med lovkravene. En forvaltningsrevisjon kan også gjøre ei vurdering av skolestrukturen, opp imot både økonomi og hva som er til det beste for brukerne.
Vedlegg: Forslag til plan for forvaltningsrevisjon Bardu kommune 2016 2019
KONTROLLUTVALGET PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN 2016 2019 FOR BARDU KOMMUNE BARDU KOMMUNE
Innholdsfortegnelse Plan for forvaltningsrevisjon for Bardu kommune for perioden 2016 2019... 3 Planens tidsperspektiv... 3 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon... 4 Forvaltningsrevisjonsprosjekter behandlet siste 4 år... 4 Generelt om valg av forvaltningsrevisjonsprosjekter... 4 Anbefalte forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden 2016 2019 i prioritert rekkefølge... 4 Rapportering om gjennomført forvaltningsrevisjon... 5 Oppfølging av gjennomført forvaltningsrevisjon... 5 Side 2
Plan for forvaltningsrevisjon for Bardu kommune for perioden 2016 2019 Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Av kommunelovens 77, nr. 4 fremkommer at Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Dette innebærer et ansvar for at følgende oppgaver utføres: regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll For å sikre at kontrollutvalget foretar de mest hensiktsmessige bestillingene, skal kommunestyret vedta en plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for forvaltningsrevisjon i en gitt periode. Forskrift om kontrollutvalg 10 krever at «Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.» Kontrollutvalget har anmodet sekretariatet om å gjøre en slik overordnet analyse av Bardu kommune. Denne er ferdigstilt, og ble gjennomgått i kontrollutvalgsmøtet 21. november 2016. Planens tidsperspektiv Planen skal i henhold til forskriftene legges frem for kommunestyret minimum en gang i løpet av valgperioden, men med mulighet for det enkelte utvalg å gjøre dette hyppigere. Kontrollutvalget i Bardu har her valgt å legge frem en indikativ plan som gjelder for perioden 2016 2019, men vil understreke at det kan oppstå forhold som gjør det aktuelt med endringer i planen. Dette gjelder både i forhold til prioriteringsrekkefølge og i forhold til endringer av prosjekter. Side 3
Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kommunens valgte revisor er KomRev NORD IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene, på bakgrunn av kontrollutvalgets bestillinger. Forvaltningsrevisjonsprosjekter behandlet siste 4 år Kontrollutvalget i Bardu kommune har i planperioden 2012 2015 bestilt ett forvaltningsrevisjonsprosjekt. Prosjektet, som gikk på Oppfølging av politiske vedtak, resulterte i noen oppfølgingspunkter. Disse ble våren 2014, fra kontrollutvalgets side, videreformidlet til kommunestyret som gjennom vedtak har bedt administrasjonen iverksette tiltak for å imøtekomme de forhold som forvaltningsrevisjonsrapportene tok opp. Generelt om valg av forvaltningsrevisjonsprosjekter Omfanget av forvaltningsrevisjon er avhengig av identifiserte behov og de ressurser som stilles til rådighet for oppgaven. Kontrollutvalget har med bakgrunn i det som er nevnt over, samt vedlagt Overordnet analyse av Bardu kommune, vurdert prosjektene som er opplistet i prioritert rekkefølge nedenfor som mest hensiktsmessige for forvaltningsrevisjon i perioden 2016-2019. Hvilke problemstillinger som ønskes belyst i hvert prosjekt vil bli nærmere konkretisert av kontrollutvalget i samråd med revisor i forbindelse med endelig bestilling av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Anbefalte forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden 2016 2019 i prioritert rekkefølge 1. Offentlige anskaffelser i Bardu kommune Kommunen har gjennom de 5 siste årene (2011-2015) gjort investeringer for i overkant av kr 141 millioner. Det anses hensiktsmessig å gjøre et forvaltningsrevisjonsprosjekt som blant annet fokuserer på hvorvidt kommunen har fulgt anskaffelsesregelverket i forbindelse med disse investeringene. 2. Økonomistyring Betydelige kutt i kommunens inntektsgrunnlag, særskilt som følge av bortfall av kraftinntekter, vil medføre behov for betydelige kostnadsbesparende tiltak, herunder sannsynlig behov for omstrukturering. 3. Skolestruktur I følge økonomiplanen skal budsjettet på enhet skole reduseres med kr 11 mill. over en 4-årsperiode. Side 4
Samtidig er det påvist betydelige forfall og vedlikeholdsbehov på kommunens skolebygg. Renovering av kommunens skolebygg fremstår som en av kommunens største utfordring pr nå. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersøke om læringstilbudet som blir gitt i skolene samsvarer med lovkravene. En forvaltningsrevisjon kan også gjøre ei vurdering av skolestrukturen, opp imot både økonomi og hva som er til det beste for brukerne. Rapportering om gjennomført forvaltningsrevisjon I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner i form av en utarbeidet rapport. Videre er kontrollutvalget pålagt å rapportere tilsvarende til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtar spesielle bestemmelser for når og hvordan denne rapporteringen skal foregå, er det opp til kontrollutvalget å finne form og frekvens for dette. I tråd med tidligere praksis videreføres en fortløpende rapportering til kommunestyret etter hvert gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt. Oppfølging av gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal etter gjennomført forvaltningsrevisjon påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp av administrasjonen. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportering til kommunestyret om oppfølging av forvaltningsrevisjon vil skje gjennom oversending av enkeltsaker til orientering. Vedlegg: Overordnet analyse 2016-2019 Bardu kommune Side 5
Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 24/16 Sakstittel: Plan for selskapskontroll 2016 2019 Innstilling til vedtak: Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for 2016 2019 med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Barduprodukter AS Fremgår av Brønnøysundregistrene at «Bedriftens hovedfokus er å bidra til at mennesker med ulike behov får en meningsfull hverdag og en høynet livskvalitet.» Bardu har ikke tidligere gjort selskapskontroll på Barduprodukter AS, og det ansees således som hensiktsmessig å se om selskapet driftes etter eiers ønske. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Bakgrunn for saken: Etter kommuneloven 77 pkt. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mm. Dette er ytterligere utdypet i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13, der det i tillegg fremgår at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Saksopplysninger: Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Det er i budsjettforslaget fra kontrollutvalget for 2017 lagt inn kr 20 000 til selskapskontroll.
Selskapskontroll kan gjennomføres som eierskapskontroll (obligatorisk) eller som forvaltningsrevisjon i selskap (frivillig). Sekretariatet har gjennomført en overordnet analyse av Bardu kommunes eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Revisjonen foreslår ut fra sin analyse av kommunens eierinteresser at følgende selskap blir prioritert for selskapskontroll i perioden: 1. Barduprodukter AS Fremgår av Brønnøysundregistrene at «Bedriftens hovedfokus er å bidra til at mennesker med ulike behov får en meningsfull hverdag og en høynet livskvalitet.» Bardu har ikke tidligere gjort selskapskontroll på Barduprodukter AS, og det ansees således som hensiktsmessig å se om selskapet driftes etter eiers ønske. Vedlegg: Forslag til plan for selskapskontroll Bardu kommune 2016 2019
KONTROLLUTVALGET PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN 2016 2019 FOR BARDU KOMMUNE BARDU KOMMUNE
Innholdsfortegnelse Plan for selskapskontroll for Bardu kommune for perioden 2016 2019... 3 Plan for selskapskontroll... 3 Anbefalte selskapskontroller for perioden 2016 2019 i prioritert rekkefølge... 4 Side 2
Plan for selskapskontroll for Bardu kommune for perioden 2016 2019 I følge kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalget: påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 står det: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Selskapskontroll kan romme ulike former av selskapskontroller, henholdsvis eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap. Det kan også gjennomføres selskapskontroller som kombinerer elementer fra de to nevnte formene. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll og involverer å kontrollere hvordan kommunen utøver sitt eierskap. Ved forvaltningsrevisjon av selskap kan man blant annet vurdere selskapets økonomi, ressursbruk, regeletterleving og måloppnåelse ut fra kommunale vedtak og føringer. Plan for selskapskontroll Etter 13 første ledd i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner skal det; (..) minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Kommunestyret vedtar planen, mens det er kontrollutvalget som bestemmer hvem som skal gjennomføre selskapskontrollene. Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) har utarbeidet en veileder til selskapskontroll. Veilederen sier følgende om plan for selskapskontroll: «Valg av kontroller bør skje på bakgrunn av en risiko- og vesentlighetsvurdering.» Innholdet i 13 i forskriften må sees i sammenheng med kommuneloven 80, som omhandler hvilke selskaper kontrollutvalget og kommunens revisor har full innsynsrett i. Det kommer fram av 80, 1. ledd at innsynsretten er avgrenset til interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskap kommunen eier alene eller aksjeselskap kommunen eier sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner, heleide datterselskap til overnevnte selskaper. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Side 3
Anbefalte selskapskontroller for perioden 2016 2019 i prioritert rekkefølge 1. Barduprodukter AS Fremgår av Brønnøysundregistrene at «Bedriftens hovedfokus er å bidra til at mennesker med ulike behov får en meningsfull hverdag og en høynet livskvalitet.» Bardu har ikke tidligere gjort selskapskontroll på Barduprodukter AS, og det ansees således som hensiktsmessig å se om selskapet driftes etter eiers ønske. Vedlegg: Overordnet analyse 2016-2019 Bardu kommune Side 4
Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 25/16 Sakstittel: Årsmelding kontrollutvalget 2016 Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalget ønsker å komme tidlig i gang med å utarbeide årsmelding for kontrollutvalget 2016, og vil i møtet drøfte utforming og innhold.
Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 26/16 Sakstittel: Møteplan 2017 Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker å drøfte hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2017.
Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 27/16 Sakstittel: Eventuelt