Antenor Risk Management System (ARMS) Brukermanual En beskrivelse av Antenor og Antenor Risk Management System (ARMS). Dokumentet vil beskrive firma, grunnleggende firmafilosofi og teknologisk plattform. Videre vil den beskrive i korte trekk gjennomføringen av en risikoanalyse
Om Antenor Antenor ble etablert i 2003. Grunnleggende filosofi er og har alltid vært at vi skal bidra til en effektivisering av ressurser som blir brukt innen områder relatert til Quality & Risk Management (QRM). Virkemidler vi da fokuserer på er smarte, intuitive programvarer støttet av tung fagkompetanse. I bunn skal ligge en høy grad av servicekvalitet gjennom støttende rådgivere og god supporttjeneste. Skal en oppnå suksess med f. eks risikohåndtering, og andre verktøy som avvik mm, er det helt essensielt at en har en programvare som tar utgangspunkt i at en bruker ikke er en fagperson innen QRM. Programvare må derfor være så intuitiv og selvforklarende som overhodet mulig. Derfor jobber vi hver dag med å innhente tips og anvendelse fra markedet for å hele tiden videreutvikle programvare med optimal intuisjon og nytteverdi som mål. Derfor er det også vår absolutte strategi at vi skal ha fagfolk som selv jobber aktivt med programvare og har daglig operativ kontakt med kunder og at vi har egne utviklere som kontinuerlig jobber med forbedringer av programvaren Som programvareleverandør i dette fagsegmentet har vi alltid hatt som mål å være tidlige ute med ny teknologi. Vi var først ute med en ren SAAS løsning i 2003. Vi var ute med en mobilløsning (App) i 2010. Åpnet opp for bruk for en rekke nettlesere (utenom IE også i 2010). Nå var vi da først ute (i 2014) med en helt ny programvare basert på Mobile First prinsippet. Organisasjon:
1. Litt om Antenors produkter og tjenester a. Programvare Vi har per i dag et bredt spekter av programvarer/moduler. Antenor Management System (AMS) er den overordnede portalen og den kan da fylles opp med nær 20 ulike programvarer/moduler som da gir kundene én felles portal for alt av QRM relaterte prosesser. ARMS er da en av disse. b. Konsulentbistand Våre forretningsorienterte rådgivere har som mål å hjelpe våre kunder å oppnå høyere omsetning og lavere driftskostnader. Dette oppnås ved å bruke metoder relatert til filosofier innen Kvalitet & Risiko styring og Lean Management. Typiske prosjekter kan være: Sørge for optimal nytteverdi av programvaren ute hos kunder Etablere forretningsorienterte kvalitetssystemer, og da sikre tilfredsstillelse til standarder som ISO 9001, 14001, 31000 og OHSAS 18001 Etablere prosesser som sikrer kontinuerlig forbedring Prosessmodellering og forbedringsprosjekter Risikoanalyser Virksomhetsutvikling Revisjoner og inspeksjoner c. E-learning Antenor har utviklet en egen e-learning portal. Vi tilbyr da e-learning kurs til alle ansatte både for programvaren og annen generell opplæring (f. eks HMS introkurs) som kan tilbys som en e-learning pakke. Dette kan suppleres med tradisjonell klasseromsundervisning
2. Bruk av ARMS Prosessen i ARMS er basert på metoder definert i blant annet ISO 31000 a. Teknisk step-by-step gjennomføring av risikoanalyse ARMS: Definer din egen risikomatrise Velg admin fanen og fyll inn eget innhold Velg opp til 5X5 matrise Velg egne farger i matrisen NB! Dette gjøres bare en gang. Definer omfang av risikovurdering og velg så risikomatrise til formålet Identifiser risikoelementer, og registrer disse i ARMS Legg til nødvendig antall rader Kopier (sett inn) hvis flere elementer med samme årsak Lagre når ferdig
Risk elementene blir etter lagring overført til riskregisteret for behandling. Denne kan utvides og oppdateres ved behov. Her kan du markere «Top10» som da visualiseres med rød bakgrunn Du kan også legge inn beløp I registeret er det gode søke- og sorteringsmuligheter samt mulighet for utskrift Klikk på risikoelementet og vurder risikonivå. Klikk i matrisen og valgt nivå legger seg automatisk i risikoregisteret. I første omgang speiles disse som restrisiko før tiltak er iverksatt
Behandling: Klikk på risikoelement og få opp vindu for saksbehandling. Forslag til aksjon sendes til valgt ansvarlig. Denne får da mail og aksjon vil vise i personlig Dashbord. Saksbehandlingen er intuitiv hvor aktuelle felter vises etter behov og ferdig utfylte felter markeres med grå bakgrunn Risikoeier utfører nødvendige tiltak og returnerer til riskmanager. Alt skjer elektronisk Status av prosessen endres automatisk i riskregisteret Først når tiltak er gjennomført og godkjent kan en redusere restrisiko. Systemet sikrer at dette ikke blir gjort før tiltak faktisk er gjennomført.
b. Menyoppsett: For hver kunde etableres det en menystruktur hvis formål er å sikre at brukerne lett finner fram til sine områder. Her må vi ta utgangspunkt i kundens organisatoriske struktur og tenke på hvordan de ansatte forstår sin organisasjon for å ha en mest mulig intuitiv meny. Eksempel på meny kan f. eks være: En bygger opp menystrukturer med knapper slik at brukerne med en gang ser hvor en skal gå. Her varierer det fra organisajon til organisajon hvordan en tenker. Det kan være geografi og/eller produktområde. Menyene tilpasses hver organisasjon og kan enkelt oppdateres av superbrukere. Fra menypunktet som da etableres klikker en rett inn på «sitt»utvalg av risikoanalyser. Man velger «sitt» utvalg ut ifra filtervalg i indeksen over risikoanalysene. c. Grafisk analyse: Per i dag leveres ARMS med mulighet for grafisk visualisering av risikobilde per risikoanalyse utført. Her kan en sammenligne initiell- og restrisiko:
3. Tilgangskontroll/rollestyring Ulike roller tildeles ulike brukere med de ønskede nivåer. Dette gjøres av dedikert personell hos kunde. Rollene som tildeles vil styre hvem som har lov til å utføre hva i systemet. 4. ARMS teknologiske grunnprinsipper ARMS er bygget på Antenor Web Application Framework (WAF). Vi har utviklet hele programvaren fra bunn av og sitter på hele kildekoden. Det gir oss en god fleksibilitet og uavhengighet som er nødvendig for å kunne utvikle det våre kunder måtte ønske og kunne sikre at vi alltid ligger i forkant av markedet. Bruk av Antenor WAF betyr at: ARMS levers som en ren webapplikasjon og Software-as-a-service. ARMS kan anvendes på alle de vanligste nettleserne ARMS er en skalerbar løsning. Anvendes fra 1 til mange brukere. Prises iht antall brukere og kan dermed testes ut for et rimelig beløp i en utvidet testperiode. ARMS kan integreres med andre AMS moduler og kan da bygges ut til et totalsystem for mange QRM relaterte prosesser. Inkludert SJA, avvik og risikoanalyse mot miljø ARMS er aksjonsorientert. Alle risikoreduserende tiltak som iverksettes blir systematisk ivaretatt og informert om automatisk gjennom meldinger i system og mail ARMS levers med et personlig dashboard. Her har du bl.a full oversikt over utestående aksjoner ARMS leveres med dynamisk menyoppsett. Her setter en opp en menystruktur basert på organisasjonens behov for å sikre at brukerne lett navigerer til sitt område. Alle som gis nødvendige rettigheter har tilgang til system og tilhørende rapporter
5. Leveransen av ARMS ARMS leveres som en Software-as-a-service løsning. Det betyr at alle våre kunder jobber på samme versjon. Det er da en standard programvare som leveres. Utover standardpakken er det muligheter for konfigurering hvor noe kan gjøres selv mens andre behov må utføres sammen med rådgiver/it støtte hos Antenor. Vi har også en egen utviklingsavdeling. Ressursene her brukes på generell systemutvikling, men en kan også bestille spesialutvikling/skreddersøm hvis en har presserende behov utover standard programvare og de konfigurasjonsmuligheter som til enhver tid finnes. Testperiode - 1 måned For å teste om ARMS er en løsning for dere tilbyr vi en gratis testmåned. Engangskost blir da fakturert etter utløp av denne perioden og lisens perioden starter da første påfølgende måned. Velger en etter perioden å gå for andre alternativer avsluttes tilgangen. Support: Vår supporttjeneste består av rådgivere og IT/systemsupport. Støtte her kan inkludere både faglig veiledning og systemopplæring som gis online. Faktureres per time. Feil i system rutes via systemkontaktperson og deretter til Antenor.