Stor-Elvdal kommune Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kultursalen, Storstua Dato: 23.09.2015 Tidspunkt: 17:00-18:30 Møteprotokoll Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Repr Vara for Haaken Wilhelm Mathiesen Medlem H Rune Johansen Medlem H Linda Otnes Henriksen Medlem AP Terje Andreas Hoffstad Medlem AP Terje Kværnes Medlem AP Kjell Samuelsen Medlem AP Torstein Storaas Medlem AP Anne Grethe Toften Medlem AP Jon Hallstein Rotbakken Medlem AP Ellen Marie Tangen Medlem SV Even Moen Leder SP Knut Kristiansen Medlem SP Sverre Oskar Øverby Nestleder V Sigmund Vestad Medlem BL Marita Grøtan Heggstad Medlem BL Jan Erik Hirkjølen Medlem BL Thor Arne Haug Medlem BL Berta Tangen Varamedlem AP Mona Kristiansen Ole Arne Hagen Varamedlem H Niels Thomas Burchardt Ingen møtte Cisilie Selnes Ingen møtte Elo Villekjær Følgende fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Leif Harald Walle Rådmann Grethe Fjellberg Sektorleder oppvekst og kultur I tillegg møtte leder i Kontrollutvalget Kjell Øverby. Møtet ble satt med 19 av 21 medlemmer. Even Moen Ordfører Sverre Oskar Øverby /s/ Varaordfører Rett utskrift bekreftes:
2 Saksnr Innhold Arkivsaksnr PS 15/28 Godkjenning av protokoll fra møte den 24.08.2015 PS 15/29 Referatsaker RS 15/13 Skatteinngangen pr 31.08.2015 2015/156 PS 15/30 Felles skoleledelse / skoleadministrasjon - Stor- 2015/142 Elvdal kommune PS 15/31 Elektronisk kommunikasjonsreglment for Stor- 2015/839 Elvdal kommune PS 15/32 Politisk organisering 2012/881 PS 15/33 Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015-2014/315 godkjenning av valgprotokoll for valgstyret PS 15/34 Forvaltningsrevisjon - Utbygging av fjernvarmeanlegg 2012/111 PS 15/28 Godkjenning av protokoll fra møte den 24.08.2015 Protokoll fra møte den 24.08.2015 ble enstemmig godkjent. Protokoll fra møte den 24.08.2015 godkjennes. PS 15/29 Referatsaker Referatsakene ble enstemmig tatt til etterretning. Referatsakene tas til etterretning. PS 15/30 Felles skoleledelse / skoleadministrasjon - Stor-Elvdal kommune Hovedutvalg for kultur og oppvekst sin innstilling til kommunestyret: Stor-Elvdal kommune innfører ikke felles skoleledelse for skolene fra 01.08. 2016 på 1.-10. trinn. Hovedutvalget for kultur og oppvekst forventer et styrket og utvidet samarbeid mellom skolene i Stor-Elvdal. Både med tanke på lærerressurser og skoleutvikling.
3 Sektorleder for oppvekst og kultur Grethe Fjellberg orienterte om felles skoleledelse. Votering: Hovedutvalg for kultur og oppvekst sitt forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Stor-Elvdal kommune innfører ikke felles skoleledelse for skolene fra 01.08. 2016 på 1.-10. trinn. Hovedutvalg for kultur og oppvekst forventer et styrket og utvidet samarbeid mellom skolene i Stor-Elvdal. Både med tanke på lærerressurser og skoleutvikling. PS 15/31 Elektronisk kommunikasjonsreglment for Stor-Elvdal kommune Rådmannens forslag til vedtak: Forslag til Elektronisk kommunikasjons reglement for Stor-Elvdal kommune vedtas Ordfører trakk saken. Saken ble ikke behandlet. PS 15/32 Politisk organisering Formannskapet sin tilråding til kommunestyret: a. Kommunestyret reduseres fra 21 representanter til 17 representanter. b. Formannskapet skal bestå av 7 representanter. c. Utvalgsstrukturen opphører og det innføres en komite med 7 representanter. d. Plansaker delegeres til Formannskapet. e. Ordfører frikjøpes med 100 % og varaordførers frikjøp er 20 %. f. Øvrig fordeling av nåværende utvalg blir etter 1.11.2015 slik; f1) Formannskapet overtar oppgavene til; Hovedutvalg for Landbruk, Miljø og kommunalteknikk, planutvalget, næringsfondet, kraftfondet og rovviltutvalg. Formannskapet innstiller representanter fra kommunestyret til Byggekomite i hvert enkelttilfelle og kommunestyret vedtar denne. f2)kommunestyret utnevner en representant fra kommunestyret til råd for likestilling av funksjonshemmede (representant nr.15) og kommunestyret utnevner også representant til administrasjonsutvalget (må være en representant fra Formannskapet). f3)kommunestyret utnevner representant til kontrollutvalg (representant nr. 16).
4 f4) Kommunestyret oppnevner personer til særskilt klagenemnd. f5) Kommunestyret oppnevner representant til styret i KF Stor-Elvdal kommuneskoger (representant nr. 17). f6) Komiteen overtar oppgavene til; hovedutvalg for kultur og oppvekst, hovedutvalg for helse, velferd og omsorg, barnerepresentant, arbeidsutvalg for Stor-Elvdalstunet og Nustu Trønnes, ungdomsråd, likestillingsutvalg og eldreråd. F7) Overstående endringer fra a f6 innarbeides i politisk delegeringsreglement med virkning fra 1.11.2015 Behandling i kommunestyret - 23.09.2015: Kommunestyret fremmet følgende endringsforslag: b) Utvalgsstrukturen opphører og det innføres et SKO (Skole, kultur, omsorg)-utvalg med 7 representanter d2) «Komiteen» byttes ut med «SKO». d3) Kommunestyret utnevner minst en representant fra kommunestyret til råd for likestilling av funksjonshemmede. d4) Kommunestyret velger styret i KF Stor-Elvdal kommuneskoger hvorav minst en representant fra kommunestyret. Votering: Formannskapet sin tilråding med tillegg av kommunestyret sitt endringsforslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret - 23.09.2015: Fra 01.11.2015 gjøres følgende endringer: a. Formannskapet skal bestå av 7 representanter. b. Utvalgsstrukturen opphører og det innføres et SKO (skole, kultur, omsorg) - utvalg med 7 representanter. c. Ordfører frikjøpes med 100 % og varaordførers frikjøp er 20 %. Øvrig fordeling av nåværende utvalg blir: d1) Formannskapet overtar oppgavene til; Hovedutvalg for Landbruk, miljø og kommunalteknikk, planutvalget, næringsfondet, kraftfondet og rovviltutvalg. d2) SKO-utvalget overtar oppgavene til; hovedutvalg for kultur og oppvekst, hovedutvalg for helse, velferd og omsorg. SKO-utvalget utnevner barnerepresentant, arbeidsutvalg for Stor- Elvdalstunet, ungdomsråd, likestillingsutvalg og representanter til eldreråd. d3)kommunestyret utnevner minst en representant fra kommunestyret til råd for likestilling av funksjonshemmede d4) Kommunestyret velger styret i KF Stor-Elvdal kommuneskoger hvorav minst en representant fra kommunestyret. D5) Kommunestyret utnevner representanter til administrasjonsutvalget (fra formannskapet). D6)Formannskapet innstiller representanter fra kommunestyret til Byggekomite i hvert enkelttilfelle og kommunestyret vedtar denne. D7) Overstående endringer fra a d6 innarbeides i politisk delegeringsreglement med virkning fra 1.11.2015
5 PS 15/33 Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 - godkjenning av valgprotokoll for valgstyret Ordførerens innstilling: Valgstyrets valgprotokoll for kommunestyrevalget 2015 godkjennes. Behandling i kommunestyret - 23.09.2015: Ordfører trakk saken. Saken ble ikke behandlet. PS 15/34 Forvaltningsrevisjon - Utbygging av fjernvarmeanlegg Innstilling i Kontrollutvalget - 21.09.2015: Kommunestyret tar revisjonsrapport «Utbygging av fjernvarmeanlegg» utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS til etterretning. Rådmannen bør: 1. Sørge for å etablere betryggende kontroll for planlegging, byggeledelse og oppfølging av byggeprosjekter; herunder at: a. det blir etablert skriftlige retningslinjer og rutinebeskrivelser på området b. det blir etablert et system for planlegging og utlysning av byggeprosjekter c. det blir etablert et system for kontraktsoppfølging d. det blir etablert klare retningslinjer for overtakelse av byggeprosjekter Retningslinjene kan ta utgangspunkt i og konkretisere forhold i NS 8430 e. roller og ansvarsforhold er tilstrekkelig avklart 2. sørge for å dokumentere alle vurderinger, beslutninger og avtaler knyttet til byggeprosjekters planlegging, byggeledelse og oppfølging. 3. sikre at all dokumentasjon knyttet til kommunens anskaffelser lagres systematisk i kommunens arkivsystem. 4. sørge for at kommunen har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse dersom kommunens ansatte skal utføre prosjektering, selv følge opp byggeledelse mv. i fremtidige byggeprosjekter. Alternativt bør kommunen kjøpe nødvendig kapasitet og kompetanse. Leder i Kontrollutvalget Kjell Øverby orienterte om fjernvarmen. Representanten Ole Arne Hagen (H) stilte spørsmål ved sin inhabilitet i saken. Hagen ble enstemmig kjent inhabil av kommunestyret, og fratrådte under behandling av saken.
6 Votering: Kontrollutvalgets sekretær sitt forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kommunestyret tar revisjonsrapport «Utbygging av fjernvarmeanlegg» utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS til etterretning. Rådmannen bør: 1. Sørge for å etablere betryggende kontroll for planlegging, byggeledelse og oppfølging av byggeprosjekter; herunder at: a. det blir etablert skriftlige retningslinjer og rutinebeskrivelser på området b. det blir etablert et system for planlegging og utlysning av byggeprosjekter c. det blir etablert et system for kontraktsoppfølging d. det blir etablert klare retningslinjer for overtakelse av byggeprosjekter Retningslinjene kan ta utgangspunkt i og konkretisere forhold i NS 8430 e. roller og ansvarsforhold er tilstrekkelig avklart 2. sørge for å dokumentere alle vurderinger, beslutninger og avtaler knyttet til byggeprosjekters planlegging, byggeledelse og oppfølging. 3. sikre at all dokumentasjon knyttet til kommunens anskaffelser lagres systematisk i kommunens arkivsystem. 4. sørge for at kommunen har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse dersom kommunens ansatte skal utføre prosjektering, selv følge opp byggeledelse mv. i fremtidige byggeprosjekter. Alternativt bør kommunen kjøpe nødvendig kapasitet og kompetanse.