Gode administrative rutiner i en SFI Hvordan vi gjør det i Sea Lice Research Centre (SLRC) Ingunn Wergeland
Om SLRC SLRC har totalt 8 partnere 5 Bedriftspartnere - EWOS Innovation AS - PatoGen Analyse AS - Elanco Animal Health - Lerøy Seafood Group ASA - Marine Harvest ASA 3 Akademiske partnere - Havforskningsinstituttet - NMBU - UiB UiB er vertsinstitusjon for senteret
Om SLRC SLRC arbeider med å finne gode og varige løsninger på et alvorlig sykdomsproblem. Vi har som mål å være verdensledende innen forskning på lakselus og lignende parasitter. Vi arbeider fra forskjellige vinkler: - Tilsetninger i for - Legemidler - Vaksiner - Resistensovervåking og analyser - Biologisk kunnskap om lakselus Til nå har vi registrert 3 patenter og ytterligere 2 er under behandling
Administrative rutiner SLRC Organisering av SLRC Kommunikasjon på flere nivåer Planer og rapporter Årlig arbeidsplan og budsjett Finansiell årsrapport Vitenskapelige årsrapporter Generelle råd
Bakgrunn - Organisiering Partnere som «leverandører» Utvikler produkter sammen med akademiske partnere Rettigheter er fordelt Partnere som «sluttbrukere» Gir informasjon om behov Tester i felt Aktiviteter delt inn i seks hovedområder (arbeidspakker) Forskjellige bidrag fra de ulike partnerne Forskjellig deltakelse blant partnerne
Kommunikasjon internt For god kommunikasjon, er det viktig å ha dedikerte kontaktpersoner på alle nivåer og etablere gode rutiner for kommunikasjon Administrative kontakter Forskningsrådet SLRC Adm Prosjektledere Styre (Partnere)
Kommunikasjonsmåter Direkte kontakt Møter/Workshops Seminar Email Telefon Intranett for SLRC Formelle dokumenter Maler Kalender/Møteplan Referater Rapporter Bilder/Videoer Presentasjoner
Etablere forståelse for SFI ordningen Hvorfor er det så mye å rapportere og å passe på? ESA tabellen og alt denne innebærer, danner rammene for strukturen i en SFI SLRC har arbeidet mye med å forstå hvordan tabellen brukes, ikke bare som et rapporteringsskjema for økonomi, men også som organiseringsgrunnlag for de ulike delprosjektene
Planer og rapportering Mye administrativ tid i et SFI-år går med til planlegging og rapportering Viktig å lage oversikt over fastsatte leveranser og frister Kommunisere intern arbeidsfordeling og frister ut fra de fastsatte leveransene Ha formelle godkjennelser og vedtak på plass; som styregodkjenning av årsplaner, budsjett, årsrapport osv. SLRC har 12 faste leveranser pr år
ESA tabellen SLRC startet med 6 prosjekter + administrasjon Tabell 212 I arbeidsplanen for 215 har vi delt i 6 arbeidspakker og 27 delprosjekter, administrasjonen er delt i 4 Tabell 215 Noen delprosjekter avsluttes, andre legges til; senteret er stadig i utvikling!
SFI Annual Work Plan 212 - Funding (All figures in 1 NOK) Item Type of partner** Type of Research * Incentive effect**** Bonus Category* ** RCN Grant Host***** Other Public Other Private Skatte- FUNN Project 1 F/I 1111 1 Project 2 F/I 1111 1 Project 3 F/I 1111 1 Project 4 F/I 1111 1 Project 5 F/I 1111 1 Project 6 F/I 1111 1 Equipme nt Adm. Total budget * Type of Research: *F= Fundamental research **I=Industrial Research ** Type of partner: R=Non-for-profit research organisation, P=Other public, L=Large Enterprise, SME=Small and medium sized enterprise *** Bonus Category: Large Enterprises in cooperation with non-for-profit research org. 65, SMEs in cooperation with non-for-profit research org 75, **** Incentive effect, 1=OK, =Not present, First digit: Increase in Project size, Second digit: Scope, Third digit: Speed, Fourth digit:total amount R&D *****IPR - Funding from "Non for profit research organisations" should not be included as state aid if they receive ownership to IPR HI NVH UNI Research EWOS I Lerøy Seafood Marine Harvest Novartis AH Patogen Total state aid Total funding State aid/total funding
Sea Lice Research Centre - SFI, Annual Work Plan 215 Funding (All figures in 1 NOK) Project Type of Incentive research effect Bonus Category 1.1 F 1 111 1 1.2 I 1 111 75 1.3 I 1 111 65 2.1 F 1 111 65 2.2 I 1 111 65 2.3 I 111 65 2.4 I 1 111 65 2.5 I 111 65 3.1 F 3.2 F 3.3 F 1 111 1 3.4 F 111 1 4.1 F 1 111 1 4.2 F 1 111 1 4.3 F 1 111 1 4.4 F 1 111 1 4.5 F 1 111 1 4.6 I 111 65 4.7 I 111 65 5.1 F 1 11 1 5.2 F 1 111 1 5.3 F 1 111 1 5.4 F 1 11 1 6.1 F 1 11 1 RCN Grant Host (UiB) Skatte- Funn IMR NVH EWOS Innov. Lerøy Seaf. Marine Harv. Novartis Patogen Total State aid Total funding State aid/total fuding 6.2 F 1 111 1 6.3 F 1 11 1 6.4 I 1 111 65 7.1 Adm 7.2 Adm 7.3 Adm 7.4 Adm Sum * Type of Research: *F= Fundamental research **I=Industrial Research ** Type of partner: R=Non-for-profit research organisation, P=Other public, L=Large Enterprise, SME=Small and medium sized enterprise *** Bonus Category: Large Enterprises in cooperation with non-for-profit research org. 65, SMEs in cooperation with non-for-profit research org 75, **** Incentive effect, 1=OK, =Not present, First digit: Increase in Project size, Second digit: Scope, Third digit: Speed, Fourth digit:total amount R&D *****IPR - Funding from "Non for profit research organisations" should not be included as state aid if they receive ownership to IPR according to their contribution
ESA tabellen - planlegging ESA tabellen brukes både til planlegging og rapportering Vitenskapelig: Mange av aktivitetene strekker seg over flere år, en utfordring å definere kortsiktige delmål «Expected Output» på kort og lang sikt Økonomisk: De akademiske partnerne enkle Brukerpartnerne en litt mer vanskelig I en SFI er det tett sammenheng mellom vitenskapelige aktiviteter og bruk av ressurser
ESA tabellen rapporter Oppstartsmøter med alle partnere som skal rapportere økonomitall Lage gode maler, justere og lage tilpasninger til NFR malene Eksempel rapportering Eksempel overføringer: 3 pr år, men et visst etterslep
Kostnadsspesifikasjon Prosjektnummer: xxxxxx/xxx Periode: dd.mm. - dd.mm.åååå Spesifikasjon av kostnadsposter - Beløpene skal IKKE oppgis med desimal Mva-beløp skal bare inkluderes i spesielle tilfeller, se Veiledning til Prosjektregnskapsrapport KOSTNADSART For fullstendig beskrivelse av kostnadsart, se egen veiledning. Kostnader Betalt mva ekskl. mva utgjør 1.1. Personal- og indirekte kostnader Her føres lønn og sosiale kostnader for FoU-medarbeidere i prosjektet, samt indirekte kostnader knyttet til gjennomføring av FoU-arbeidet, som husleie, administrative støttefunksjoner, IKT -støtte etc. Navn og arbeidssted Timer Timesats Kr Trengs flere linjer, legg inn rad Sum personal- og indirekte kostnader 1.2. Innkjøp FoU-tjenester Her føres innkjøp av FoU-tjenester fra universiteter, høgskoler og forskningsinstitutter, herunder kostnader knyttet til stipendiater dersom stipendiat er ansatt hos andre enn prosjektansvarlig. Fou-institusjon Fakturanr Kr Kostnader ekskl mva Betalt mva utgjør Sum innkjøp FoU-tjenester 1.3. Utstyr Her føres kostnader til anskaffelse og drift av utstyr/forskningsinfrastruktur som er nødvendig for å gjennomføre prosjektet, herunder avskrivingskostnader på utstyr/forskningsinfrastruktur anskaffet for andre midler enn gjennom tildelinger fra Forskningsrådet. Hver post skal spesifiseres. Kr Sum utstyr 1.4. Andre driftskostnader Her føres kostnader som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet og som ikke dekkes av kostnadstypene over, for eksempel prosjektrelaterte reise- og oppholdskostnader og prosjektspesifikke formidlingsaktiviteter. Her føres også innkjøp av materiell som ikke er knyttet opp til bruk av utstyr. Enkeltposter som summeres til mer enn 5 kr skal spesifiseres. Sum andre driftskostnader Totale kostnader i prosjektet denne periode Det bekreftes at følgende samarbeidspartnere, som har oppført mva-beløp som prosjektkostnad, hverken er mva-pliktige eller er omfattet av Lov om moms-kompensasjon: Kr Det bekreftes at følgende samarbeids-partnere, som har oppført mva-beløp som prosjektkostnad, hverken er mvapliktige eller er omfattet av Lov om moms-kompensasjon: Prosjektansvarlig/Samarbeidspartner:
ESA tabellen rapporter Oppstartsmøter med alle partnere som skal rapportere økonomitall Lage gode maler, justere og lage tilpasninger til NFR malene Eksempel rapportering Eksempel overføringer: 3 pr år, men et visst etterslep Partnernes ansvar at alle økonomirapporter er riktige Eksempel signering regnskapsrapporter, både finansiering og kostnader
SFI - Rapportering av prosjektkostnader Navn på partner Navn på SFI: Prosjektnr SFI: Delprosjekt: Periode: Personal og indirekte kostnader (1.1) Navn Timer Timesats Totalt Sum Vitenskapelig utstyr (1.3) Sum Andre driftskostnader* (1.4) Type driftskostnad Sum Totale kostnader Blå felt fylles ut, gule beregnes Dato: Ansvarlig for rapport: Utfyllende kommentarer: *Andre driftskostnader: Direkte prosjektrelaterte kostnader som ikke inngår i timesats: reiseutgifter, evt. utstyrsleie, materialer og komponenter knyttet til eksperimentelt arbeid Skjema som lastes opp som vedlegg til årsregnskapsrapport: Partnerne bekrefter bare kostnader. Det er også lurt å lage et internt rapporteringsskjema der en også tar med bekreftelse av finansiering fra partnerne. Bør signeres!
ESA tabellen rapporter Oppstartsmøter med alle partnere som skal rapportere økonomitall Lage gode maler, justere og lage tilpasninger til NFR malene Eksempel rapportering Eksempel overføringer: 3 pr år, men et visst etterslep Partnernes ansvar at alle økonomirapporter er riktige Eksempel signering regnskapsrapporter, både finansiering og kostnader Lage tidsplaner og vær ute i god tid! Ha forståelse for ulike verktøy og rutiner hos partnerne Dokumentere økonomiske justeringer og overføringer
Vitenskapelig rapportering Årsrapport Det kjekkeste forskere kan gjøre! Skal være excellent og enkelt å forstå Begynn i god tid og sett rammer Fremdriftsrapporter Status Behov for justeringer? Formidlingsaktiviteter Godt verktøy for intern oppfølging
Generelle råd Få oversikt! Lage rutiner for innrapportering av «outreach» Hva som alltid skal være med i presentasjoner av senteret (faktaboks) eller publikasjoner/postere Eksempel fra kommunikasjonsplan/regler Utarbeide aktivitetskalender Utarbeider maler Sende ut informasjon i god tid Lage gode rutiner for dokumentasjon