Protokoll fra styremøte i Sykehuset Østfold HF Tid: Mandag 31.10.2011 Sted: Sykehuset Østfold Sarpsborg Tilstede: Peder Olsen Olav Mugaas Petter Brelin Ambjørn Bjørnson Siv H Jacobsen Hans Jakobsen Gretha Kant Jane-Ann Lindahl Jon Lunde Tone Lie Nilsen Inger-Christin Torp styreleder nestleder Forfall: Ingen Observatør fra brukerutvalget: Ragnar Kristiansen Fra administrasjonen: Adm. direktør Just Ebbesen og administrasjonssjef Vigdis Velgaard (referent) Dessuten møtte: Direktør kommunikasjon og samhandling Anne Grethe Erlandsen, økonomidirektør Marianne Wik Innkalling og dagsorden ble godkjent. Sak vedrørende lønnssamtale med administrerende direktør ble gjennomført i lukket møte. For øvrig ble alle sakene og tema behandlet i åpent møte. Tema Budsjett 2012 Innledning ved økonomidirektør Marianne Wik Presentasjonen sendes til styret. Publisering av uønskede hendelser (3-3 meldinger) i Sykehuset Østfold (SØ) Innledning ved direktør kommunikasjon og samhandling Anne Grethe Erlandsen
Sak nr. 59-11 Godkjenning av protokoll fra styremøte i Sykehuset Østfold 26. september 2011 Protokoll fra styremøte i Sykehuset Østfold 26. september 2011 godkjennes. Sak nr 60-11 Aktivitets- og økonomirapport per september 2011 Økonomidirektør Marianne Wik innledet til saken. Sykehuset Østfold HF har per september 2011 et positivt økonomisk resultat på 12,5 mill. kroner i forhold til plan. Aktiviteten innen somatisk virksomhet er noe over plan i september isolert sett. Andel fristbrudd har en positiv utvikling i september. Styret tar aktivitets- og økonomirapport per september 2011 til etterretning. Sak nr 61-11 Ledelsens gjennomgåelse (LGG) med risikovurdering 2. tertial 2011 LGG er et verktøy for styring og kontroll av virksomheten for ledere på alle nivå og baseres på skriftlig rapportering i ansvarslinjen og dialog mellom ledernivåene. Risikovurderingen for SØ gir en samlet og helhetlig oversikt over utviklingen for de mest alvorlige risikoområdene på foretaksnivå per 2. tertial 2011 og iverksatte og planlagte forbedringstiltak. Styret tar ledelsens gjennomgåelse og den samlede risikovurderingen per 2. tertial 2011 til etterretning. Sak nr 62-11 Revisjon av medisinsk kodepraksis i Sykehuset Østfold Konsernrevisjonen har gjennomført en revisjon av medisinsk kodepraksis i SØ og påvist områder med behov for forbedring. Det er utarbeidet en handlingsplan med tiltak som vil gi bedre styring og kontroll med medisinsk kodepraksis og sikre korrekt medisinsk statistikk. 1. Styret tar revisjonsrapporten og den fremlagte handlingsplanen for forbedringer og oppfølging av konsernrevisjonens anbefalinger til etterretning. 2. Iverksatte tiltak og resultater rapporteres i ledelsens gjennomgåelse (LGG) tertialvis. Sak nr 63-11 Samhandlingsreformen og ny samarbeidsavtale mellom Sykehuset Østfold og kommunene Samhandlingsreformen innføres gradvis fra 1. januar 2012, og skal være gjennomført i løpet av 2015. Etter nytt lovverk har kommunene og SØ plikt til å inngå samarbeidsavtale. Avtalen skal utarbeides i to steg. Den første delen skal være vedtatt av styret i SØ og det enkelte kommunestyre innen 31. januar, den andre delen skal være vedtatt innen 1. juli 2012. Styret tar saken til orientering. Side 2 av 5
Sak nr 64-11 Status handlingsplan etter konsernrevisjon bruk av det pasientadministrative systemet Handlingsplanen for implementering av anbefalinger og forbedringstiltak etter revisjon av intern styring og kontroll av det pasientadministrative arbeidet i Sykehuset Østfold revideres, oppdateres og samkjøres med det nylig etablerte regionale prosjektet i Helse Sør-Øst. 1. Styret tar administrerende direktørs anbefaling om tilslutning til regionalt prosjekt, og plan for videre oppfølging av tiltak for å sikre bedre intern styring og kontroll med det pasientadministrative arbeidet, til orientering. Styret ser alvorlig på de svakhetene som er avdekket og har forventninger om at regionale prosjekt vil gi nødvendige bidrag til forenkling og standardisering av det pasientadministrative arbeidet. Uavhengig av dette forventer styret at administrerende direktør løpende iverksetter nødvendige tiltak. 2. Styret ber om å bli orientert om videre fremdrift. Sak nr 65-11 Resultater fra strukturert journalgjennomgang med Global Trigger Tool (GTT) Sykehuset Østfold gransker pasientjournaler med GTT for å kartlegge forekomst av pasientskader. Hensikten med målingene er å skape et grunnlag for forbedring over tid. Resultatene så langt viser at 31,5 % av pasientene har skader, noe som samsvarer med erfaringer fra andre land. 1. Styret tar resultatet fra den strukturerte gjennomgangen av journaler med GTT til orientering. 2. Styret ber om å bli orientert om fremtidige gjennomganger av journaler og om områder som SØ ut fra resultatene av gjennomgangen har et særlig fokus på. Sak nr 66-11 Resultater fra medarbeiderundersøkelsen i Sykehuset Østfold 2011 Medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført i tiden 13.9.-6.10.11 med en svarprosent på 75. Resultatene viser ingen vesentlige endringer siden forrige måling. SØ har noe bedre scorer enn gjennomsnittlig resultat i Helse Sør-Øst på de fleste områdene målt i undersøkelsen. Resultatene fra medarbeiderundersøkelsen i SØ 2011 tas til orientering. Sak nr 67-11 Lukking av pålegg fra Arbeidstilsynet Arbeidstilsynet gjennomførte våren 2011 et postalt tilsyn om arbeidstidsbruken. I august 2011 fikk Sykehuset Østfold pålegg fra Arbeidstilsynet om å lage skriftlige rutiner som skulle sørge for at reglene om arbeidstid i fremtiden blir fulgt. På bakgrunn av vår redegjørelse melder Arbeidstilsynet at pålegget nå er lukket. Styret tar brevet fra Arbeidstilsynet om lukking av pålegg til orientering. Side 3 av 5
Sak nr. 68-11 Referat fra møte i brukerutvalget i Sykehuset Østfold 24. oktober 2011 Referat fra møte i brukerutvalget 24. oktober 2011 ble delt ut i møtet. Nestleder i brukerutvalget Ragnar Kristiansen orienterte fra møtet. Styret tar referatet fra møte i brukerutvalget 24. oktober 2011 til orientering. Sak nr. 69-11 Protokoller fra styremøter i Helse Sør-Øst RHF 18. og 20. oktober 2011 Veileder for styrearbeid ble delt ut i møtet. Styret tar protokoller fra styremøter i Helse Sør-Øst 18. og 20. oktober 2011 til orientering. Sak nr 70-11 Årsplan for styret 2011-2012 Styret tar årsplan for styret 2011-2012 til orientering. Ekstrasak nr 71-11 Lønnsregulering administrerende direktør Saken ble behandlet i lukket møte, jamfør Offentleglovas 23, 1. ledd. Styret gir styreleder fullmakt til å gjennomføre lønnssamtale med administrerende direktør Just Ebbesen i tråd med signaler gitt i møtet, og til å iverksette justeringen. Styreleder rapporterer resultatet til styret i neste styremøte. Andre orienteringer driftsorienteringer fra administrerende direktør o prøvesvar (skriftlig orientering) o god dialog med Helse Sør-Øst om fremtidige IKT-løsninger i SØ o stengning av en enhet i Østfoldklinikken o drosjeavtalen (i lukket møte jamfør Offentleglovas 23, 1. ledd ) Møtet hevet kl. 13.00 Neste møte: Mandag 12. desember 2011 i Sykehuset Østfold Sarpsborg. Side 4 av 5
Sarpsborg, 31. oktober 2011 Peder Olsen Olav Mugaas Petter Brelin styreleder nestleder Gretha Kant Inger-Christin Torp Hans Jakobsen Siv H Jacobsen Jon Lunde Jane-Ann Lindahl Ambjørn Bjørnson Tone Lie Nilsen Vigdis Velgaard Side 5 av 5