LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/16 Dato: 06.09.16, kl. 13.00 15.30. Sted: Rådhuset, formannskapssalen Tilstede: Vidar Skarpeid, leder Torbjørn Ougland, nestleder Harald Lande, medlem Doris Høyland, medlem Margit Hovland, medlem MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommunerevisjonen Vest v/ Irene Loka, Helene Egeland Agder Sekretariat v/willy Gill Forfall: Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: SAK 14/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 31.05.16 SAK 15/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016 2019 SAK 16/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 ETTERSENDES SAK 17/16 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON MOBBING FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 10/16 Kommunestyrevedtak 26.05.16, Plan for selskapskontroll 2016 2019 Ref. 11/16 Brannvernforeningen, henvendelse datert 15.08.16 Ref. 12/16 Kommunens svar til brannvernforeningen datert 19.08.16 Underskrift Vidar Skarpeid Leder 1 Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor
SAK 14/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 31.05.16 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 31.05.16 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. Forslag til møteprotokoll fra møte 31.05.16 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 31.05.16 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 31.05.16 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. SAK 15/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016 2019 Forvaltningsrevisor gjennomgikk hovedtrekkene i analysen. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Lyngdal kommune 20162019» der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjekt Tema/sektor Aktuelt for forvaltningsrevisjon 1. 25 Etikk Etikk og varslingsrutiner 2. 16 Pleie og omsorg Tildeling av tjenester 3. 10 Barnehage Vurdere hvordan barnehagene jobber med psykososialt miljø Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. 2
Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon for Lyngdal kommune 20162019 Overordnet analyse Lyngdal kommune Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har bestemmelser om at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens sin virksomhet ut fra en vurdering av risiko og hva som er vesentlig. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Formelt grunnlag: Forvaltningsrevisjon er definert i Lov om kommuner og fylkeskommuner 77 hvor det heter: Kontrollutvalget skal påse at kommunens og fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget ba i sitt møte den 14. oktober 2015 Kommunerevisjonen Vest, VestAgder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse som skulle danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon. I sitt møte den 31. mai 2016 ga kontrollutvalget revisjonen innspill på områder som de mente var viktig å arbeide videre med i analysen. Revisjonen har nå gjennomført den overordnede analysen og denne peker på 25 ulike områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon. Tanken er at kontrollutvalget skal prioritere de mest aktuelle av disse områdene i plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget kan også prioritere andre områder som man mener er aktuelle. Områder som ikke prioriteres i planen, kan følges opp på andre måter, f.eks. ved orienteringer fra administrasjonen til kontrollutvalget. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon 20162019 for Lyngdal kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon: Med de ressurser som er tilgjengelig for kontrollutvalget til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (om lag 270 timer pr. år), er det realistisk å få gjennomført årlige prosjekter. Dersom nabokommuner prioriterer ett eller flere prosjekter med tilsvarende områder/tema som Lyngdal kommune, vil det være aktuelt å samordne gjennomføringen av prosjektene for en mest mulig effektiv ressursutnyttelse. 3
Forslag til innstilling: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Lyngdal kommune 20162019» der følgende områder/prosjekter prioriteres: Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. SAK 16/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 Nestleder fremmet forslag om å øke budsjettposten «kontrollutvalgets utgifter» fra kr. 15.000 til kr. 20.000 for å ha tilstrekkelig med midler til kurs og konferanser for utvalgets medlemmer. Sekretariatets forslag med nestleders tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 på kr. 950.000, under forutsetning av at revisjonens budsjett vedtas slik som foreslått av styret. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. Budsjettforslag 2017 Vedtatt budsjett 2016 Vedtatt budsjett 2015 Tilskudd til Kr. 807.000 Kr. 781.000 Kr. 755.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 123.000 Kr. 120.000 Kr. 117.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr. 20.000 Kr. 15.000 Kr. 15.000 utgifter Totalbudsjett Kr. 950.000 Kr. 916.000 Kr. 887.000 1. Kommunerevisjonen Vest, styrebehandlet budsjett for 2017 2. Agder Sekretariat, vedtatt budsjett for 2017 4
Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte 01.09.16 og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr. 120.000 i 2016 til kr. 123.000 i 2017, en økning tilsvarende 2,5%. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Vest Kommunerevisjonen Vest utfører revisjonsarbeidet for Lyngdal kommune og for de øvrige ti eierkommunene. Styret behandlet budsjettet 01.09.16. Som tidligere er budsjettet basert på 500 timer til regnskapsrevisjon m.m. og 270 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Det er representantskapet som skal fatte endelig vedtak budsjettet i møte 27.09.16. Lyngdal kommunes tilskudd til revisjonen økes fra kr. 781.000 i 2016 til kr. 807.000 i 2017, en økning på nedgang på 3,3%. For ytterligere informasjon vises til budsjettsaken til representantskapet som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter til kurs etc. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme Styrebehandlet budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2017 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2017 Budsjettforslag 2017 Vedtatt budsjett 2016 Vedtatt budsjett 2015 Tilskudd til Kr. 807.000 Kr. 781.000 Kr. 755.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 123.000 Kr. 120.000 Kr. 117.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr. 15.000 Kr. 15.000 Kr. 15.000 utgifter Totalbudsjett Kr. 945.000 Kr. 916.000 Kr. 887.000 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 på kr. 945.000, under forutsetning av at revisjonens budsjett vedtas slik som foreslått av styret. 5
2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. SAK 17/16 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON MOBBING Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Mobbing i skolene i Lyngdal godkjennes. 2. Revisjonen vurderer om det er hensiktsmessig å kartlegge hvordan foreldre/foresatte opplever problematikken. 3. Prosjektet forutsettes gjennomført innenfor tildelte budsjettrammer. Kommunerevisjonen Vest, forslag til prosjektplan, datert 01.07.16 Bakgrunn for saken: Dette prosjektet ble bestilt av kontrollutvalget i møte den 26.05.15. Hensikten med prosjektet er å undersøke hvordan utvalgte skoler arbeider for å bekjempe skjult mobbing og digital mobbing. Det foreligger nå forslag til prosjektplan og denne vil bli presentert i møtet. Revisjonen foreslår følgende problemstilling for prosjektet: I hvilken grad arbeider utvalgte skoler i Lyngdal kommune for å bekjempe skjult mobbing og digital mobbing? I undersøkelsen kan følgende spørsmål være aktuelle: Hvordan defineres mobbing i skolene Hvem avgjør om en elev blir mobbet Hvilke tiltak iverksetter skolene for å forebygge, avdekke (oppdage) og håndtere skjult mobbing og digital mobbing Hva er resultatet fra elevundersøkelsen Hvordan evalueres skolenes handlingsplan mot mobbing. Når det gjelder ressursbruk, legges det opp til at prosjektet gjennomføres med et timeforbruk på inntil 250 timer. Prosjektet planlegges gjennomført innen utgangen av 2016. 6
Vurderinger: Kontrollutvalget kan gjøre endringer/tilpasninger i planen/prosjektet i møtet. Det gjøres oppmerksom på at det ikke legges opp til at prosjektet skal undersøke konkrete enkeltsaker. For nærmere beskrivelse av hvordan prosjektet er tenkt gjennomført vises det til prosjektplanen og revisors presentasjon av planen. Forslag til vedtak: 1. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Mobbing i skolene i Lyngdal godkjennes. 2. Prosjektet forutsettes gjennomført innenfor tildelte budsjettrammer. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Neste møte avholdes 25.10 kl. 13.00. Orienteringer om barnevern og brannvern fra kl. 14.00. EVENTUELT REFERATER Ref. 10/16 Kommunestyrevedtak 26.05.16, Plan for selskapskontroll 2016 2019 Ref. 11/16 Brannvernforeningen, henvendelse datert 15.08.16 Ref. 12/16 Kommunens svar til brannvernforeningen datert 19.08.16 Konklusjon: Referatene ble tatt til orientering. Kontrollutvalget ber rådmannen orientere utvalget om følgende i neste møte: Hvordan sikrer kommunen at egne utleieobjekter har den nødvendige standard i henhold til lovverket? 7