HASVIK KOMMUNE Fjellvn. 6 9593 Breivikbotn Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset Møtedato: 29.10.2014 Tid: Kl. 09.00 Det tas forbehold om eventuelle tilleggssaker Eventuelt forfall meldes til tlf. 78 45 27 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTET STARTER MED ÅPEN TIME MØTEINNKALLING Innkalte: Funksjon Ordfører Navn Eva D. Husby Roy Mienna Siv O. Gamst Per Hansen Frank Arne Ylänen Gunnar Mauseth Kjell Pedersen Halvard Holst-Olsen Geir A. Iversen Snorre Sjursen Torunn Pettersen Keth Olsen Odd Ivar Gladsø Terje Einan Elizabeth H. Karlsen
SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 29/14 14/56 REFERATER 30/14 14/136 REGNSKAPSRAPPORTERING 2. TERTIAL 31/14 14/346 REGULERING HOLMENVALEN 32/14 14/394 Unntatt offentlig ofl 23 HELHETLIG ROS-ANALYSE HASVIK KOMMUNE Breivikbotn, 23. oktober 2014 Eva D. Husby (s) ordfører
Sak 29/14 REFERATER Saksbehandler: Odd Michelsen Arkiv: 074 Arkivsaksnr.: 14/56 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/14 Formannskapet 30.01.2014 1/14 Kommunestyret 20.03.2014 12/14 Kommunestyret 18.06.2014 29/14 Kommunestyret 29.10.2014 Innstilling: Saken legges frem uten innstilling. Saksutredning: 1) 12/575-8 01.10.2014 RÅD//BOH 613 4083/14 Husbanken SØKNAD OM TILSKUDD "BOLIGSATSING I DISTRIKTENE" 2) 14/101-5 01.10.2014 ORD//EH 026 4094/14 Alta kommune KOMMUNEREFORM - INVITASJON TIL DIALOGMØTE/SAMTALE 3) 14/378-2 08.10.2014 RÅD/SERV/OM 151 4236/14 Kusek IKS BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 - FORSLAG Side 3 av 12
Sak 30/14 REGNSKAPSRAPPORTERING 2. TERTIAL Saksbehandler: Gro Marie Johannessen Nilssen Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 14/136 Saksnr.: Utvalg Møtedato 28/14 Formannskapet 13.03.2014 59/14 Formannskapet 05.06.2014 15/14 Kommunestyret 18.06.2014 92/14 Formannskapet 02.10.2014 93/14 Formannskapet 02.10.2014 30/14 Kommunestyret 29.10.2014 Formannskapets innstilling: Regnskaps- og finansrapporten for 2. tertial 2014 tas til orientering. Saksutredning: Innledning: De kommunale regnskapsforskrifter sier at det skal legges frem regnskapsrapporter for kommunestyret ved hver tertial. Denne rapporten skal vise det budsjettmessige forbruk. Administrasjonen vil legge frem en rapport som viser budsjettmessig forbruk for kommunale rammeområder. Rapporten viser inntekter og utgifter som er delt opp i de ulike KOSTRAhovedposter: 0 lønnsutgifter inkl. sosiale kostnader 1-2 kjøp av varer og tjenester som inngår i vår egenproduksjon 3 kjøp av tjenester som erstatter vår tjenesteproduksjon 4 overføringsutgifter (f.eks. mva-komp, tilskuddsutgifter, sosialhjelpsutgifter osv.) 5 finansutgifter (renter, avdrag på lån, avsetning til fond osv) 6 salgsinntekter (brukerbetalinger, gebyrer, avgifter, husleieinntekter og andre salgsinntekter) 7 refusjonsinntekter (dekning for utlegg vi har pådratt oss for andre, mva-komp) 8 overføringsinntekter (skatt, rammetilskudd, andre generelle statstilskudd) 9 finansinntekter (renter, bruk av fond osv) Regnskap- og budsjetteknisk: Budsjettet er flatt fordelt med 1/12 måned slik at forbruket pr august skal være ca 66,67 %. Når det gjelder utgiftene så følger de anordningsprinsippet, dvs at utgiftene bokføres når forpliktelsen oppstår. Saksbehandler gjør oppmerksom på at det på rapporteringstidspunktet ennå kan foreligge utgiftsposter som ikke er behandlet og bokført for gjeldende periode. Grunnlaget for gjeldende rapport baserer seg på inntekter og utgifter for perioden jan-august, som er bokførte pr. 5.sept. Erfaringsvis er det noe etterslep i forhold til bokføring og fakturamottak for en måned, og rapporten må derfor leses med dette i mente. Tallene som fremlegges her er oppdatert for lønn og sosiale utgifter pr. august. Side 4 av 12
Sak 30/14 Periodisering av fast lønn: Fast lønn utbetales i 11 måneder med tillegg av feriepenger i juni med 12% av beregningsgrunnlaget. 2. tertial: Budsjettet periodiseres på 8 måneder med 66,66% av fast lønn med månedlige feriepengeavsetning unntatt feriemåneden juni. Fast lønn i denne perioden er belastet for 7 måneder da det utbetales feriepenger i juni måned. 7/11 med fast lønn gir en rettmessig periodisering på 63,64%. Altså viser det et mindreforbruk på fast lønn som ikke er reell for 2. tertial. Lønnsreserven er ikke fordelt regnskapsmessig mellom de ulike ansvarsområdene, slik at det kan forekomme avvik (noe høyere belastning) på enkelte ansvarsområder som følge av lønnsoppgjør som ikke er regulert med lønnsreserven. Kommunens økonomiske kontroll avvik mellom regnskap og budsjett Hovedtrekkene pr 31.08.14 H-post Tekst Beløp hittil i år Rev. årsbudsjett % 6 Salgsinntekter -11 178 792,20-15 696 867,00 71 7 Overføringer med krav til motytelse -9 539 210,38-12 800 948,00 75 8 Overføringer -56 503 471,95-85 048 000,00 66 DI Driftsinntekter -77 221 474,53-113 545 815,00 68 0 Lønn og sosiale utgifter 47 617 200,62 78 680 593,00 61 1-2 Varer og tjenester kommunal tjenesteprod. 12 999 267,63 19 543 897,00 67 3 Kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteprod 3 317 382,18 4 794 908,00 69 4 Overføringer 6 289 149,81 9 748 575,00 65 DU Driftsutgifter 70 223 000,24 112 767 973,00 62 9 Finansinntekter, finanstransaksjoner -5 480 726,56-11 893 309,00 46 FI Finansinntekter -5 480 726,56-11 893 309,00 46 5 Finansutgifter, finanstransaksjoner 7 165 378,88 12 671 151,00 57 FU Finansutgifter 7 165 378,88 12 671 151,00 57 MINDREFORBRUK pr. 31.8.2014-5 313 821,97 Årets 2.tertial viser et mindreforbruk på ca. 5,3 mill. kr. Dette er noe lavere enn forrige års tertialresultat, men tilnærmet det samme som for samme periode i 2012. Hovedtrekkene viser at inntekter samlet er i samsvar med budsjett, dog synes det som om salgsinntekter og refusjonsinntekter er noe høyere enn budsjett. Driftsutgifter ligger i sum noe lavere enn budsjettert, spesielt er det her lønnsutgifter som er lavere enn periodisert budsjett. Finansutgifter og inntekter ligger noe lavere enn periodisert budsjett, men dette skyldes at disse følger kvartalsvise eller halvårlige kapitaliseringer/terminer. Nærmere forklaring og utdyping av vesentlige budsjettavvik følger under detaljer for de enkelte rammeområdene.
Sak 30/14 Rammeområde 10-14 Sentrale styringsorganer og fellesutgifter H- post H-post(T) Beløp hittil i år Rev. årsbudsjett % 6 Salgsinntekter -94 141,71-116 000,00 81 7 Overføringer med krav til motytelse -1 016 012,08-970 645,00 105 8 Overføringer 0,00-600 000,00 0-1 110 153,79-1 686 645,00 66 0 Lønn og sosiale utgifter 5 182 806,14 8 144 445,00 64 1-2 Varer og tjenester kommunal tjenesteprod. 2 630 066,16 2 887 493,00 91 3 Kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteprod 624 760,00 823 700,00 76 4 Overføringer 935 135,66 2 000 645,00 47 9 372 767,96 13 856 283,00 68 9 Finansinntekter, finanstransaksjoner -14 327,00-650 000,00 2-14 327,00-650 000,00 2 5 Finansutgifter, finanstransaksjoner 100,39 0,00 0 100,39 0,00 0 8 248 387,56 11 519 638,00 72 Inntekter: Merinntekter salg gjelder driftsavtale med SkattNord, samt innfordringsinntekter. Merinntekter overføringer skyldes i hovedsak sykelønnsrefusjoner. Overføringsinntekter gjelder næringsfondsmidler fra Finnmark Fylkeskommune, som ikke er anmodet utbetalt pr.dato. Utgifter: Lønnsutgifter er i tråd med budsjett. Dette innebærer at man ikke har leid inn ekstrahjelp ved sykefravær ved sentraladminstrasjonen. Hovedpost 1-2 og 3 gjelder i stor utstrekning fellesinnkjøp av kontorrekvisita og sentrale driftsavtaler for IT og andre serviceavtaler som i stor utstrekning er belastet med helårsvirkning. I tillegg kommer årskontingent for bedriftshelsetjeneste og personforsikringer som overstiger budsjett. Revisjonshonorar er utgiftsført med ¾ av årsbudsjett. Bokførte tap på fordringer overstiger budsjett med ca. 200.000 pr. dato. Finans: Finansinntekter gjelder inntektsføring fra næringsfond som ikke er belastet med årets tilsagn. Utbetalinger som berører dette fondet er pr. 31.8.2014 tilskudd som er innvilget i 2013 men utbetalt etter anmodning i 2014. Rammeområde 21-22 Oppvekst og kultur H- post H-post(T) Beløp hittil i år Rev. årsbudsjett % 6 Salgsinntekter -1 238 320,16-1 653 532,00 75 7 Overføringer med krav til motytelse -1 690 570,90-3 683 112,00 46-2 928 891,06-5 336 644,00 55 0 Lønn og sosiale utgifter 15 025 849,07 23 889 333,00 63 1-2 Varer og tjenester kommunal tjenesteprod. 1 534 210,08 2 849 531,00 54 3 Kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteprod 160 312,30 246 000,00 65 4 Overføringer 1 622 694,56 2 509 210,00 65 18 343 066,01 29 494 074,00 62
Sak 30/14 9 Finansinntekter, finanstransaksjoner 0,00-80 000,00 0 0,00-80 000,00 0 5 Finansutgifter, finanstransaksjoner 0,00 80 000,00 0 0,00 80 000,00 0 15 414 174,95 24 157 430,00 64 Inntekter: Det er inntektsført egenbetaling for september pr. 31.8. for SFO og barnehager. Refusjonsinntekter (H-post 7) er noe lavere enn budsjettert. Dette skyldes dels at bl.a. refusjoner for LOSA (første halvår) og andre kulturaktiviteter ikke er inntektsført. Vi har også mottatt noe mindre refusjon til voksenopplæring for fremmedspråklige, men her foreligger det avsatte midler fra 2013 som kan benyttes til formålet ved overskridelse. Merinntekter sykelønn utgjør ca. 600.000, nokså jevnt fordelt både på førskole og grunnskole. Utgifter: Utgifter er i hovedsak i tråd med budsjett, med unntak av et mindreforbruk på h-post 1-2, kjøp av varer og tjenester. Finans: Gjelder bokføringer til/fra fond for den kulturelle skolesekken. Dette er årsoppgjørsdisposisjoner. Rammeområde 23-24 Helse- og omsorg, sosial og barnevern H- post H-post(T) Beløp hittil i år Rev. årsbudsjett % 6 Salgsinntekter -1 892 553,59-2 747 400,00 69 7 Overføringer med krav til motytelse -5 305 503,74-5 755 571,00 92 8 Overføringer -350 000,00 0,00 0-7 548 057,33-8 502 971,00 89 0 Lønn og sosiale utgifter 23 082 625,51 35 927 326,00 64 1-2 Varer og tjenester kommunal tjenesteprod. 2 442 820,70 3 988 852,00 61 3 Kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteprod 396 541,28 438 134,00 91 4 Overføringer 2 477 785,93 3 643 650,00 68 28 399 773,42 43 997 962,00 65 9 Finansinntekter, finanstransaksjoner 0,00-189 634,00 0 0,00-189 634,00 0 5 Finansutgifter, finanstransaksjoner 350 000,00 0,00 0 350 000,00 0,00 0 21 201 716,09 35 305 357,00 60 Inntekter: Salgsinntekter noe høyere enn budsjett, spesielt gjelder dette innenfor institusjonsvederlag og begravelsestjeneste. Merinntekter overføringer gjelder spesielt refusjoner sykelønn/fødselspenger samt høyere lønnstilskudd særskilte stillinger utover budsjett. H-post 8 er tilskuddsmidler fra Husbanken til videretildeling. Utgifter: Lønnsutgifter i tråd med budsjett, men her kan det være et visst etterslep som ikke er medtatt i forbindelse med vikaravviklig ferie/sykdom. Hpost 1-2: Det er et visst merforbruk innen IT-programvare og serviceavtaler, opplæring, mens vi har blitt godskrevet for mye betalt for jordmortjenester 2012 og 2013. Det er et merforbruk på kjøp av tjenester som i hovedsak skyldes kjøp av legetjenester og sykepleiertjenester i 2013, men utgiftsført i år.
Sak 30/14 Finans: Tilskuddsmidler fra Husbanken avsatt på fond. Rammeområde 20, 25-28 Teknisk sektor inkl. adminstrasjon H- post H-post(T) Beløp hittil i år Rev. årsbudsjett % 6 Salgsinntekter -7 930 067,74-11 144 935,00 71 7 Overføringer med krav til motytelse -1 468 785,66-1 675 670,00 88-9 398 853,40-12 820 605,00 73 0 Lønn og sosiale utgifter 4 325 919,90 7 594 689,00 57 1-2 Varer og tjenester kommunal tjenesteprod. 6 392 170,69 9 818 021,00 65 3 Kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteprod 2 135 768,60 3 287 074,00 65 4 Overføringer 1 253 533,66 1 595 070,00 79 14 107 392,85 22 294 854,00 63 9 Finansinntekter, finanstransaksjoner 0,00-250 000,00 0 0,00-250 000,00 0 4 708 539,45 9 224 249,00 51 Inntekter: Salgsinntekter: Pr. august er det inntektsført ¾ av utfakturerte kommunale avgifter. Merinntekter overføringer skyldes i hovedsak sykelønn/fødselspenger teknisk sektor. Utgifter: Mindreforbruk på lønn skyldes bl.a. delvis vakanse på teknisk/renhold i løpet av året. H-post 4 gjelder momskompensasjon. Finans: Årsoppgjørsdisposisjoner ikke gjennomført. Rammeområde 80-89 skatter, rammeinntekter, renter, avdrag H-post H-post(T) Beløp hittil i år Rev. årsbudsjett % 6 Salgsinntekter -23 709,00-35 000,00 68 7 Overføringer med krav til motytelse -58 338,00-715 950,00 8 8 Overføringer -56 153 471,95-84 448 000,00 66-56 235 518,95-85 198 950,00 66 0 Lønn og sosiale utgifter 0,00 3 124 800,00 0 0,00 3 124 800,00 0 9 Finansinntekter, finanstransaksjoner -5 466 399,56-6 523 675,00 84-5 466 399,56-6 523 675,00 84 5 Finansutgifter, finanstransaksjoner 6 815 278,49 8 391 151,00 81 6 815 278,49 8 391 151,00 81-54 886 640,02-80 206 674,00 68 Nærmere om skatt- og rammetilgang: Konto Konto(T) Funksjon Beløp Budsjett Forbruk % 18700 Skatt på inntekt og formue 800-10 638 899,95-19 760 000,00 53,84-10 638 899,95-19 760 000,00 53,84 18000 Rammetilskudd 840-45 514 572,00-64 688 000,00 70,36
Sak 30/14-45 514 572,00-64 688 000,00 70,36-56 153 471,95-84 448 000,00 66,5 Inntekter: Skatt-/rammetilskudd er innenfor budsjettet. Dog ser man at skatteinngangen er lav i forhold til budsjett. Dette kompenseres fortløpende i inntektsutjevning i rammetilskuddet. Utgifter: Lønnsreserven er ikke fordelt pr. 31.8.2014. Finans: Renter og avdrag er i henhold til betalingsplaner for våre lån og er halvårige. Øvrige utgifter gjelder forskriftsmessige bokføringer av disponering av fjorårets mindreforbruk. RAPPORTERING I HENHOLD TIL FINANSREGLEMENT I henhold til lokal forskrift av 9.juni 2009, med virkning fra 1.juli 2010, revidert pr. 15.10.2010, skal det minst to ganger pr. år rapporteres til kommunestyret om kommunens finansforvaltning. Oversikt lånegjeld pr. 30.04.2014: Løpende rente Fast rente Kommunekreditt KLP løpende r. 16 954 027,00 2,85 % Kommunalbanken løpende rente 8 468 750,00 2,25 % Kommunalbanken fast rente 2 250 000,00 2,44 % Kommunalbanken fast rente 5 519 300,00 2,61 % Husbanken løpende rente 7 793 328,00 2,287 % Sum lån pr. 30.8.2014 40 985 405,00 Av dette utgjør fastrentelån 7 769 300,00 18,96 % Det har vært uendrede renter i Kommunalbanken og KLP siden årsskiftet. Renten i Husbanken har sunket, og vil fra 1.november synke til 2,188 %. I henhold til finansreglementet skal vi over tid bestrebe stabilitet i renteutgiftene ved at minimum 20 % av kommunens låneportefølje er tilknyttet fastrente. For å etterkomme finansreglementets krav om 20 % fastrentebinding vil vi ved opptak av nye lån til finansiering av investeringer i 2014 vurdere lånetilbud med fast rente. Plassering av ledig likviditet KLP ga i mai gitt tilbud om 2,80 % innskuddsrente for medlemskommuner med overskuddslikviditet. Tilbudet gjelder fra 1.krone og uten begrensninger i innskuddsvarighet og beløp over 100.000. Renten kapitaliseres kvartalsvis. Administrasjonen har plassert 10 mill. kr. på slik konto pr. 19.6. Saldo pr. 31.8.2014 i KLP er kr. 10.009.895,00. Rentebetingelse på ordinær likviditet/bankinnskudd er 1,85 % p.a. i Sparebank1 Nord Norge.
Sak 31/14 REGULERING HOLMENVALEN Saksbehandler: Kim-Are Walsø Arkiv: L12 Arkivsaksnr.: 14/346 Saksnr.: Utvalg Møtedato 100/14 Formannskapet 15.10.2014 31/14 Kommunestyret 29.10.2014 Formannskapets innstilling: Hasvik Formannskap innstiller til Hasvik kommunestyre at det i medhold av Pbl kapittel 12 iverksettes regulering av Holmenvalen, Sørvær for utdyping til havneformål. Det reguleres også inn massedeponier for å kunne gjenbruke utdypings/mudringsmassene. Massedeponienes maksimale avgrensinger framkommer i forslaget til reguleringskart. Saksutredning: Bakgrunn: Hasvik kommune har i samarbeid med Kystverket sett på muligheten med utdyping av Holmenvalen på Sørvær. Bakgrunnen til dette prosjektet er å lage større havneområdet i Sørvær fiskerihavn. Sørvær har i dag mangel på liggekai spesielt til fremmedfiskerne som benytter Sørvær under vinter- og vårfisket. Området Holmenvalen er meget godt egnet til utdyping for etablering av kaiplass til fiskeflåten. Masser som kommer fra utdypingen/mudringen skal benyttes til samfunnsnyttige formål. Området fra fiskebruket og ut mot kommunal flytekai og almenningskai utfylles og det etableres en forlengelse av fiskebrukets eksisterende kai. Denne kaiforlengelsen vil bli på ca 200 meter. Videre benyttes masser fra utdypingen til fylling i området fra Sørvær Samfunnshus mot Masterholmen og fiskehjellene ved Tjønna/Storliveien. Fyllingen i Storvalen mot Masterholmen klargjøres for etablering av helikopterlandingsplass for rednings- legehelikopter. Overskuddsmasser benyttes til fylling i sjøen i området fra klubbhuset til havfiskeklubben og ut mot Fabrikken. Forurensedemasser vil bli deponert i egne avsatte områder de tenkte massedeponiene og vil i henhold til lov og forskrift bli behandlet deretter. Vurdering: Teknisk etat ber Formannskapets behandle reguleringsforslaget for videre innstilling til kommunestyret som ber om at reguleringsarbeidet igangsettes. Side 10 av 12
Vedlegg: Forslag til reguleringskart. Sak 31/14
Sak 32/14 HELHETLIG ROS-ANALYSE HASVIK KOMMUNE Saksbehandler: Kim-Are Walsø Arkiv: X26 &31 Arkivsaksnr.: 14/394 Unntatt offentlig ofl 23 Saksnr.: Utvalg Møtedato 105/14 Formannskapet 15.10.2014 32/14 Kommunestyret 29.10.2014 Formannskapets innstilling: Hasvik Formannskap vil i medhold av Sivilbeskyttelsesloven, lov om kommunal beredskapsplikt av 25. juni 2010 og Forskrift om kommunal beredskapsplikt av 22. august 2011 innstille den vedlagte ROS-analysen for endelig vedtak i Hasvik kommunestyre. Saksutredning: Bakgrunn: Hasvik kommune har tidligere ikke hatt noen helhetlig ROS-analyse som skal danne grunnlaget for alle beredskapsplaner til Hasvik kommune. Dette er noe som Hasvik kommune har fått avvik på fra Fylkesmannen i Finnmark sin Beredskapsavdeling. I løpet av 2014 er det utarbeidet Helhetlig ROS-analyse for Hasvik kommune som tar for seg 23 potensielle uønskede hendelser som kan finne sted i Hasvik kommune. Ikke alle hendelsene er like sannsynlig og ikke alle hendelsene vil kunne få så store konsekvenser at det vil medføre tap av liv eller tap/skade på materielle verdier. Hver uønsket hendelse er kommentert i verbaldel samt det er laget egne tabeller som forklarer frekvens og konsekvens av de potensielle hendelsene. Deretter følger det frekvens og konsekvens reduserende tiltak for hver uønsket hendelse. Fargekoder blir brukt for å visualisere resultat av frekevns og konsekvens summert. Fargekodene er grønn, gul og rød. Grønn er den laveste og rød den mest alvorlige summen av frekevns og konsekvens. Vurdering: Arbeidsgruppen som har utarbeidet den vedlagte ROS-analysen anbefaler at Hasvik Formannskap behandler dokumentet for videre vedtak i Hasvik kommunestyre i den form den er framlagt i. Vedlegg: Helhetlig ROS-analyse Side 12 av 12