Rapporteringskrav for 2013 for statlige universiteter og høyskoler

Rapporteringskrav for 2013 for statlige universiteter og høyskoler INNLEDNING I tildelingsbrevet for 2013 vises det til at institusjonene skal hente rapporteringskravene fra Database for statistikk om høgre utdanning (DBH). Dette dokumentet beskriver felles rapporteringskrav for statlige universiteter og høyskoler. For øvrig vises det til Orientering om forslag til statsbudsjettet 2013 for universiteter og høyskoler, kap. 5 Dokumentasjon av finansieringen av universiteter og høyskoler. RAPPORT OG PLANER (2013 2014) Institusjonene skal innen 15. mars 2014 sende inn dokumentet Rapport og planer (2013-2014). Dokumentet skal sendes i 25 eksemplarer til Kunnskapsdepartementet, Postboks 8119 Dep., 0032 Oslo, samt ett elektronisk eksemplar til postmottak@kd.dep.no. Nedenfor følger mal for dokumentet og minimumskrav til rapportering. Rapport og planer skal imidlertid inneholde alt det som er vesentlig for å kunne vurdere institusjonens drift og planer. Dokumentet skal ha følgende struktur: 1. Innledning 2. Resultatrapportering for 2013 2.1 Rapportering på mål 2.2 Annen rapportering 3. Planer for 2014 3.1 Plan for virksomheten 3.2 Plan for tildelt bevilgning 1. Innledning Innledningen skal vise til de viktigste sakene styret har jobbet med i året som har gått og gi styrets vurdering av institusjonens muligheter og utfordringer fremover med utgangspunkt i institusjonens mål og resultater. Prioriteringer for 2014 skal også fremgå. 2. Resultatrapportering for 2013 2.1 Rapportering på mål Resultatrapporteringen skal deles inn etter institusjonens egne virksomhetsmål. Institusjonen skal presentere resultater på de nasjonale styringsparametrene og institusjonens egne styringsparametre og gi en vurdering av måloppnåelsen. Departementet forventer at institusjonene i rapporteringen analyserer resultatene på styringsparameterne og vurderer tiltak for å bedre måloppnåelsen. Det skal vises til institusjonens ambisjonsnivå, risikovurderinger og gjennomføring av planlagte tiltak i analysen. Veiledning til rapportering på nasjonale styringsparametre ligger som vedlegg i dette dokumentet. 1

Departementet forventer at regjeringens politiske prioriteringer for 2013; økt kapasitet i høyere utdanning, særlig i profesjonsfagene, økt forskningsinnsats i realfag, teknologifag og profesjonsfag, og økt samarbeid, arbeidsdeling og konsentrasjon (SAK), inngår i institusjonenes rapportering på mål. 2.2 Annen rapportering For annen rapportering, brukes overskriftene fra gjeldende avsnitt: Oppfølging etter etatsstyringsmøtet Rapport og planer skal inneholde rapportering på forventninger formidlet i tilbakerapporteringsskrivet etter etatsstyringsmøtet. Aktivitetskrav til helseutdanningene og opptak til lærerutdanningene I tildelingsbrevet for 2013 er det fastsatt aktivitetskrav for enkelte helseutdanninger. Dersom institusjonene ikke har oppnådd aktivitetskravene, må institusjonen redegjøre for årsaker til dette og hvilke tiltak institusjonen har iverksatt for å sikre at kravene oppnås. Departementet forutsetter at opptaksnivået på lærerutdanningene blir holdt på minst samme nivå som tidligere, se nærmere omtale i tildelingsbrevet for 2013. Institusjonene må rapportere om opptaksnivået på lærerutdanningene er videreført og om eventuell omdisponering av ledig kapasitet mellom disse utdanningene. SAK Vi ber om at styret i Rapport og planer (2013-2014) gir en helhetlig vurdering av SAK-arbeidet ved institusjonen. Det må gjøres rede for oppnådde resultater relatert til formålet om tydeligere samarbeid, arbeidsdeling og økt konsentrasjon. Vi ber også om at det redegjøres for hvilke utfordringer institusjonen har møtt i arbeidet med å oppnå målene med SAK-arbeidet, og hvilke ambisjoner og mål institusjonene har for det videre SAK-arbeidet. De institusjonene som har mottatt særskilt SAK-bevilgning skal i tillegg rapportere i samsvar med kravene i tildelingsbrev. SAK i ingeniørutdanningen NOKUTs evaluering viser at det er mange små og sårbare fagmiljø i ingeniørutdanningen. Departementet har bedt Universitets- og høgskolerådet (UHR) ved Nasjonalt råd for teknologisk utdanning om å koordinere nasjonale og regionale prosesser for å bidra til samarbeid, arbeidsdeling og faglig konsentrasjon i ingeniørutdanningen, jf. brev av 28. september 2011. Prosjektet blir avsluttet sommeren 2013. Departementet ber om at den enkelte institusjon gjør grundige strategiske vurderinger og gjennomgår studieportefølje og profilering i ingeniørutdanningen ut fra framtidige regionale og nasjonale behov og i lys av samarbeid med andre institusjoner for å oppnå en god samlet ressursutnyttelse. Departementet ber om at institusjonene rapporterer om dette arbeidet. Barnehagelærerutdanning NOKUTs anbefalinger i evalueringen av førskolelærerutdanningen skal følges opp. Institusjonene skal rapportere særskilt om status for oppfølgingstiltak og implementeringen av ny barnehagelærerutdanning i eget vedlegg til Rapport og planer i tråd med departementets brev av 21. oktober 2010. 2

Universell tilrettelegging Institusjonene skal rapportere på arbeidet med å legge til rette for et universelt utformet læringsmiljø. Studentkapasitet For planlegging av eventuell videre opptrapping av studieplasskapasiteten er det ønskelig å få en samlet oversikt over potensiell studiekapasitetsøkning ved institusjonene. En slik oversikt vil gi viktig informasjon for eventuell tildeling av nye studieplasser. Vi ønsker en oversikt over antall studieplasser, knyttet til fagområder, som institusjonen kan øke kapasiteten med på kort sikt (høsten 2014). I vurderingene skal det legges til grunn en 60/40 pst. finansiering av nye studieplasser i tråd med gjeldende finansieringssystem, samt gjeldende budsjettnivå og infrastruktur. Vi ber institusjonen besvare det elektroniske kartleggingsskjemaet Skjema for studentkapasitet til Rapport og planer (2013-2014), som ligger på DBHs internettside http://dbh.nsd.uib.no/dokumentasjon/rapporteringskrav/index.action. Skjemaet skal returneres ferdig utfylt elektronisk til departementet (postmottak@kd.dep.no), men også som eget vedlegg til Rapport og planer. Spørsmål knyttet til kapasitet og planer for vekst vil være aktuelle tema i styringsdialogen årene fremover. Institusjonene kan i budsjettforslag til statsbudsjettet for 2015, jf. vedlegg 3 til tildelingsbrevet, justere og spesifisere ytterligere ønsker om studieplasser. Midler tildelt over kap. 281 Det skal rapporteres på bruk av midler som tildeles over kap. 281 under et eget punkt i Rapport og planer (2013-2014). Rapporteringen skal også omfatte tildelinger som omtales i supplerende tildelingsbrev som institusjonene mottar i løpet av 2013. Dersom tiltaket ikke er avsluttet tidsnok til å rapportere fullstendig i Rapport og Planer (2013-2014), må institusjonen gjøre oppmerksom på dette og gi en foreløpig rapport eller redegjøre kort for videre planer med tiltaket. Fullstendig rapport over gjennomføring og resultater må i slike tilfeller gis i Rapport og Planer (2014-2015). For hvert av tiltakene skal det gis en beskrivelse av tiltakets resultater og grad av måloppnåelse. I de tilfellene dette ikke er mulig, bør det gis en beskrivelse av arbeidet institusjonen har utført. Det skal videre bekreftes at midlene er benyttet i samsvar med forutsetningene i tildelingsbrevene. Rapporteringen for hvert tiltak bør ikke overstige en halv side. Likestilling Styret har ansvar for at rapportering på likestilling tilfredsstiller lovens krav. Aktivitets- og redegjørelsesplikten som er hjemlet i likestillingsloven kommer i tillegg til rapporteringskravene som Kunnskapsdepartementet stiller. Likestillings- og diskrimineringsombudet (LDO) har utarbeidet spesifikasjonskrav for tilfredsstillende rapportering fra universitets- og høyskolesektoren. Universitets- og høgskolerådet (UHR) har med utgangspunkt i disse spesifikasjonskravene utarbeidet en mal for rapportering på likestilling som er tilpasset universitets- og høyskolesektoren og som 3

tilfredsstiller lovens krav, se UHR sine nettsider. Styret bør vurdere om denne malen er anvendelig for virksomheten. Større investeringsprosjekter Departementet ønsker å ha en oversikt over planlagte, større investeringsprosjekter. Dette gjelder både investeringsprosjekter forutsatt dekket innenfor nåværende bevilgning, slik som for eksempel Statsbyggs kurantprosjekter eller andre leieprosjekter, og investeringsprosjekter som institusjonen fremmer som satsingsforslag, jf. vedlegg 3 til tildelingsbrevet. Kurantprosjekter over 50 mill. kroner og private husleieavtaler med en samlet kostnad på over 80 mill. kroner skal vurderes av regjeringen før de kan settes i gang. Prosjekter med en investeringsramme på 750 mill. kroner eller mer skal gå gjennom en konseptvalgevaluering (KS 1) før de kan planlegges videre. Departementet ønsker derfor at prosjektene vurderes av departementet på et tidlig stadium i prosessen og før institusjonene har satt i gang et større utredningsarbeid. Institusjonen skal i Rapport og planer gi en kort beskrivelse av behovet for større investeringsprosjekter, herunder antatt størrelse. Beskrivelsen skal være basert på dokumenterte vurderinger av effektiv utnyttelse av institusjonens samlede bygningsmasse og mål for eventuelle prosjekter (sluttilstand). Kunnskapsdepartementet vil prioritere prosjekter som bør utredes videre etter en samlet vurdering, der strategiske mål for sektoren og institusjonenes dokumenterte behov inngår. Eierskap i aksjeselskap Institusjonens eierskap i aksjeselskaper skal være av faglig interesse, og det skal fastsettes resultatmål for eierskapet. Styret skal gi en overordnet vurdering av eierskapet, herunder hvilken betydning eierskapet har for institusjonens øvrige virksomhet. Samfunnssikkerhet og beredskap Departementet har i tildelingsbrevet for 2013 gitt føringer vedrørende samfunnssikkerhet og beredskap. Virksomheten skal rapportere konkret på hvert enkelt krav i disse føringene i Rapport og planer (2013-2014). 3. Planer for 2014 3.1 Plan for virksomheten Institusjonens rapportering av planer til departementet skal inneholde institusjonens egne virksomhetsmål og styringsparametre (egne og nasjonale). Planen skal vise ambisjonsnivå med utgangspunkt i institusjonens langsiktige strategier og mål eller handlingsplaner. Institusjonens risikovurderinger og tiltak for å nå målene og redusere risiko skal fremgå av planen. 3.2 Plan for tildelt bevilgning Institusjonen skal presentere styrets vedtatte budsjett, herunder planlagt disponering og fordeling av avsetninger, med en begrunnelse for prioriteringene som er foretatt. 4

Planlagte tiltak skal presenteres med tallbudsjett. Det må fremkomme dersom de planlagte tiltakene har flerårig budsjettvirkning. DATARAPPORTERING TIL DBH Rapporteringskrav og rutiner Alle rapporteringskravene til DBH med spesifikasjoner ligger på internettsiden http://dbh.nsd.uib.no/dbhvev/dokumentasjon/rapporteringskrav/. Her ligger også informasjon om rutiner for rapportering. Det er viktig å rapportere data korrekt, i tide og med god kvalitet. Institusjonene må derfor sørge for å etablere nødvendige rutiner og systemer for å sikre høy datakvalitet. Regnskapsrapportering Institusjonen skal rapportere regnskap hvert tertial til DBH. Det vises til eget brev om rapportering av regnskap for 2012 og delårsrapportering i 2013. Institusjonene skal også rapportere aksje- og eierinteresser til statsregnskapet direkte til DBH. Se nærmere omtale i departementets brev om regnskapsrapporteringen. Rapportering til selskapsdatabasen Selskapsdatabasen er et register over selskaper departementet har eierinteresser i. Databasen danner grunnlag for departementets vurdering av forvaltningen av delegerte fullmakter og skal bidra til at viktig informasjon til enhver tid er offentlig tilgjengelig. Departementet vil følge opp institusjonens rapportering. Institusjonen skal sørge for at følgende er rapportert til Selskapsdatabasen: innkallinger til ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger årsrapport, årsregnskap og revisors beretning protokoller fra ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger aksje- og eierinteresser til statsregnskapet vedtekter, stiftelsesdokumenter, eventuelle avtaler mellom institusjon og selskap og eventuell tredjepart informasjon om styret, herunder om medlemmene er valgt av de ansatte og hvor lenge de har hatt styrevervet og når dette utløper nøkkeltall Nøkkeltallene som skal rapporteres, fremgår av Selskapsdatabasen. Selskapsdatabasen har lagt til rette for at institusjonene kan registrere også andre nøkkeltall, dersom de ønsker det. Institusjonen skal påse at rapporteringen til Selskapsdatabasen er komplett for alle selskaper, også for tidligere år. Databasen skal til enhver tid ha fullstendig og oppdatert informasjon, og 5

dokumenter i forbindelse med avholdt generalforsamling skal være registrert i Selskapsdatabasen senest 30. juni hvert år. Ved opprettelse av nye eierforhold i aksjeselskaper skal de relevante opplysningene nevnt over, rapporteres umiddelbart. Ulike forhold som påvirker selskapets eierstruktur, aksjekapital eller andre forhold av betydning skal også rapporteres straks det er gjort endringer. 6

VEDLEGG Veiledning til rapportering på nasjonale styringsparametre Vi viser til omtalen av de nasjonale styringsparametrene i tildelingsbrevet for 2013. Tabellen nedenfor gir forklaringer til de nasjonale styringsparametrene og veiledning når det gjelder rapporteringen. Sektormål 1: Universiteter og høyskoler skal gi utdanning av høy internasjonal kvalitet i samsvar med samfunnets behov. Nasjonal styringsparameter Hva skal den måle og veiledning til rapportering Kvantitativ styringsparameter: Hva måler den: Gjennomføring i bachelor- og Gjennomføring på normert tid masterutdanninger Kvantitativ styringsparameter: Andel uteksaminerte kandidater tatt opp på doktorgradsprogram seks år tidligere rapportere prosentandelen som har fullført på normert tid av henholdsvis bachelorkandidater og masterkandidater. For eksempel skal det i rapporteringen for 2013 rapporteres for 2010-kullet for bachelorkandidater og 2011-kullet for masterkandidater. Institusjonene må vurdere resultatene i lys av andre data som belyser gjennomføring som for eksempel fullføring i henhold til utdanningsplan og studiepoeng per student. Hva måler den: Gjennomføring i doktorgradsutdanning rapportere prosentandelen som har fullført doktorgraden av alle doktorgradskandidatene som ble tatt opp på doktorgradsstudier for 6 år siden. For eksempel skal det i rapporteringen for 2013 rapporteres for 2007-kullet. Ingen permisjoner skal trekkes fra. Studentene skal lykkes med å oppnå læringsutbyttet som er definert for studieprogrammene Hva måler den: Kvaliteten i studentenes læringsutbytte Hvordan samles data inn: Rapportering gjøres gjennom de tilgjengelige data som anses som mest hensiktsmessige. Eksempelvis bruk av kandidatundersøkelser, studentundersøkelser, analyser av studentdata. Sektormål 2: Universiteter og høyskoler skal i tråd med sin egenart utføre forskning, kunstnerisk og faglig utviklingsarbeid av høy internasjonal kvalitet. Nasjonal styringsparameter Resultatoppnåelse på forskning i forhold til institusjonens egenart Hva skal den måle og veiledning til rapportering Hva måler den: Kvalitet på forskningsresultatene 7

rapportere forskningsresultater i forhold til institusjonens prioriteringer for å styrke eller videreutvikle denne egenarten. Samspill mellom forskning og utdanning Hva måler den: Hvordan forskning og utdanning gjensidig bidrar til økt kvalitet ut fra sin egenart rapportere på data som gir grunnlag for å vurdere utfordringer og muligheter i samspillet mellom forskning og utdanning. Sektormål 3: Universiteter og høyskoler skal være tydelige samfunnsaktører og bidra til formidling, internasjonal, nasjonal og regional utvikling, innovasjon og verdiskaping. Nasjonal styringsparameter Hva skal den måle og veiledning til rapportering Kvantitativ styringsparameter: Hva måler den: Institusjonenes relevans for Andel inntekter fra bidrags- og samfunnet oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) utenom Hvordan samles data inn: Tall (i hele tusen) hentes forskningsfinansiering fra EU og fra Note 1 til årsregnskapet og omfatter summen av NFR Inntekt fra oppdragsfinansiert aktivitet og Tilskudd til annen bidragsfinansiert aktivitet utenom forskningsfinansiering fra EU og NFR. Andelen beregnes i forhold til totale driftsinntekter. Tallene må kommenteres i forhold til institusjonens Samarbeid med samfunns- og arbeidsliv egenart og ev. andre faktorer. Hva måler den: Institusjonens samfunnsrolle ut fra sin egenart rapportere hvilke hovedaktører de samarbeider med og hvilke resultater dette samarbeidet har gitt, herunder om arbeidet i Rådet for samarbeid med arbeidslivet (RSA) og arbeidet med samfunnskontrakt. Fleksibel utdanning Hva måler den: Institusjonenes arbeid med desentraliserte tilbud og fjernundervisning, samt tilgjengeliggjøring av ordinære utdanningstilbud gjennom tekniske og organisatoriske løsninger rapportere hvordan arbeidet med fleksibel utdanning er nedfelt i institusjonens styringsdokumenter og hvordan arbeidet blir fulgt opp, jf. også deltakelse i ecampus. Sektormål 4: Universiteter og høyskoler skal ha effektiv forvaltning av virksomheten, 8

kompetansen og ressursene i samsvar med sin samfunnsrolle. Nasjonal styringsparameter Hva skal den måle og veiledning til rapportering Hva måler den: Hvorvidt langsiktige økonomiske Langsiktig økonomisk planlegging planer støtter opp under institusjonens mål og strategier rapportere om trender som framgår av økonomiske langtidsplaner/prognoser og gi en vurdering av avsetningsnivået og hvordan avsetningene er planlagt disponert sett i sammenheng med institusjonens egne mål og strategier. Robuste fagmiljøer Hva måler den: Indikerer bl.a. resultat av SAKprosesser. rapportere hvordan de vurderer fagmiljøenes robusthet ved egen institusjon og hvilke SAK-tiltak eller initiativ institusjonen har iverksatt for å styrke og utvikle robuste fagmiljøer. Kvantitativ styringsparameter: Andel kvinner i dosent- og professorstillinger Kvantitativ styringsparameter: Andel midlertidig ansatte Hva måler den: Kjønnsbalanse i faglige toppstillinger Hvordan samles data inn: DBH-data: Prosentandel kvinner i hovedstilling, dosent og professor Hva måler den: Midlertidighet i uh-sektoren Hvordan samles data inn: DBH-data: Den totale prosentandel midlertidig ansatte i de tre kategoriene saksbehandler og utrederstillinger støttestillinger til undervisning, forskning og formidling undervisnings- og forskerstillinger Stillingskodene som skal inngå i kategoriene følger Midlertidighetsutvalgets (Rindalutvalget) utvalg av stillingskoder. Alle finansieringsformer skal inngå. Sektormål 5: Universitetet i Bergen, Universitetet i Oslo, Universitetet i Stavanger, Universitetet i Tromsø og Norges teknisk- naturvitenskapelige universitet skal bygge opp, drive og vedlikeholde museum med vitenskapelige samlinger og utstillinger for publikum. Nasjonal styringsparameter Kvalitative styringsparametre: Andel av samlingene og objektene som er tilfredsstillende sikret Hva skal den måle og veiledning til rapportering Hva måler de: Tilfredsstillende sikring og bevaring av samlingene Hvordan samles data inn: Institusjonene skal 9

Andel av samlingene og objektene som er tilfredsstillende bevart rapportere hvordan de vurderer tilstanden med utgangspunkt i resultatindikatorer for sikring og bevaring for universitetsmuseene som skal rapporteres til DBH. Institusjonen bør utforme rapporteringen av status og planer for sikring og digitalisering, og vurderingen av risikoen knyttet til nåværende sikring, slik at det ikke vil medvirke til å skape en risiko for sikkerheten til samlingene. Vedr. DBH-rapporteringen: Når det gjelder rapporteringen på bevaring, kan institusjonene velge om de, etter en hensiktsmessighetsvurdering, vil rapportere på det totale antallet objekter eller samlinger. Institusjonene kan fastsette egne resultatindikatorer ut over de som står i tabellene. Institusjonene skal rapportere i tabellene under kulturhistorisk museum og/eller naturhistorisk museum. Når det gjelder sikring og bevaring, skal institusjonene rapportere prosentvis magasinareal av det totale arealet som har en tilfredsstillende grad sikring ut fra de fastsatte kriteriene i tabellen. De skal også rapportere prosentandel av det totale antallet objekter/samlinger som har en tilfredsstillende grad av bevaring ut fra de fastsatte kriteriene i tabellen. For eksempel skal institusjonene rapportere prosentvis hvor stort magasinareal som har tilfredsstillende standard når det gjelder kriteriet skallsikring. Den resterende prosentandelen vil dermed være ikke tilfredsstillende. 10