Dato: 27.3.2015 MØTEINNKALLING Utvalg: Fakultetsstyret for Fakultet for naturvitenskap og teknologi Møtested: M1 - A 155, Fakultetsadministrasjonen NT-fak, Realfagbygget Møtedato: 08.04.2015 Tidspunkt: 12:15 Eventuelt forfall må meldes snarest på e-post til (ntfak-forkontor@support.uit.no) sånn at vararepresentanter kan møte i stedet. Ved møtets begynnelse vil vi få presentasjon av Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet ved instituttleder Yngve Birkelund. Vi vil prøve å få til en omvisning i simulatoren, men dette er ennå ikke helt avklart. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side1
Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. FS 7/15 Referatsaker til møte 080415 2015/469 FS 8/15 HMS Årsrapport for UiT - behandling og oppfølging ved NT-fakultetet 2015/771 FS 9/15 Prioritering av stipendiatstillinger ved NT-fak for 2016 2015/1005 FS 10/15 Forslag til ny strategi for NT-fakultetet 2015-2010 - valg av strategier FS 11/15 FS 12/15 Rapportering til Forsknings- og utdanningsmeldinga 2013-2014 - Behandling i Fakultetsstyret Årsregnskap 2014 for Fakultet for naturvitenskap og teknologi 2015/801 2015/659 2014/3315 FS 13/15 Muntlige orienteringssaker fra møte 080415 2015/469 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side2
Fakultet for naturvitenskap og teknologi Arkivref: 2015/469/HRI007 Dato: 24.03.2015 SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Fakultetsstyret for Fakultet for naturvitenskap og 08.04.2015 7/15 teknologi Referatsaker til møte 080415 Innstilling til vedtak: Fakultetsstyret ved NT-fakultetet tar referatsakene til etterretning. Referatsaker til fakultetsstyret ved NT-fak Møtereferater: 1. 2015/469 Referat fra siste fakultetsstyremøte 110215 2. 2015/987 Referat fra møte i styret for Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet 170215 3. 2015/1349-3 Referat fra møte i styret for Institutt for matematikk og statistikk 050315 4. 2015/1229-3 Referat fra møte i styret for Institutt for fysikk og teknologi 250215 5. 2015/744 Sirkulasjonssaker i styret for Institutt for geologi fra 1. mars til 1. juli 2014 6. 2014/29 Sirkulasjonssaker i styret for Institutt for geologi fra 1. august 2014 til 31. desember 2014 7. 2015/744 Referat fra møte i styret for Institutt for geologi 040315 8. 2013/6043 Referat fra møte i Studieutvalget ved NT-fak 270115 9. 2015/1094 Referat fra møte i Forskerutdanningsutvalget 180215 10. 2015/470 * Statistisk oversikt fra Tilsettingsutvalget ved NT-fak over tilsettinger i perioden 29.1.2015 24.2.2015. 11. 2015/470-2 * Referat fra saker til Tilsettingsutvalget ved NT-fak 2015 godkjent på sirkulasjon i perioden 29. januar 2015 24. mars 2015 (da flere av vedleggene til oversikten er tilsettingssaker som er unntatt offentlighet, sendes hele denne referatsaken som et separat vedlegg til resten av referatsakene/styresakene). NB! De referatsakene/orienteringssakene som evt. er merket med * vil bli kommentert under saksgjennomgangen. Hanne-Rita Richardsen konsulent Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side3
Side4
Side5
Side6
Side7
Side8
Side9
Side10
Side11
Side12
Side13
Side14
Side15
Side16
Side17
Side18
Side19
Side20
Side22
Side23
Side24
Side25
Side26
Side28
Side29
Side30
Side31
Side32
Side33
Side34
Side36
Side37
Side38
Side40
Side41
Side42
Side43
Side44
Side45
Side46
Side47
Side48
Side49
Side50
Side51
Side52
Side53
Side54
Side55
Side56
Side57
Side58
Side59
Side60
Fakultet for naturvitenskap og teknologi Arkivref: 2015/771/JOP000 Dato: 25.03.2015 SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Fakultetsstyret for Fakultet for naturvitenskap og 08.04.2015 8/15 teknologi HMS Årsrapport for UiT - behandling og oppfølging ved NTfakultetet Innstilling til vedtak: Fakultetsstyret ber fakultetsledelsen om følge opp de forbedringspunktene/områdene som er beskrevet i HMS årsrapport 2014 for UiT, og inkludere de i handlingsplanene for HMS Begrunnelse: UiT Årsrapport om HMS 2014 skal behandles av fakultetsstyret. Se vedlagte brev «Tilbakemelding til fakultetene, UB og TMU etter gjennomgang av HMS-arbeidet ved UiT for 2014 - områder som skal følges opp i 2015» Årsrapport om HMS 2014 for UiT er også vedlagt dette saksframlegget. Ledelsen merker seg at årsrapporten legger vekt på følgende aktivitetsområder ved UiT: Det har vært stor ressursbruk og innsats mot ARK Det er noen utfordringer knyttet mot risikoforståelse Opplæring innen HMS må bedres (både i forhold verneombud, ledere og sikkerhetskurs/opplæring) Risikovurderinger og forståelse og vedlikehold av stoffkartotek, er områder som må styrkes Behov for fremtidig satsing mot miljøledelse Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side62
Områder med spesiell interesse for NTF: Sykefravær 2014 NTF UiT 1. kvartal 2,2 4,1 2. kvartal 2,2 3,7 3. kvartal 2,3 4,7 4. kvartal 3,0 Avviksmeldinger Ved hele UiT var det i 2014 meldt inn 36 avviksmeldinger som ga totalt 166 fraværsdager. Fraværet skyldes primært fall, strekk og løfteskader, noe stikk og kutt. Ved NTF hadde vi kun 4 avviksmeldinger, hvorav ingen ga sykefravær. En person fikk skade på menisk, en liten kuttskade, en kneskade (mens vedkommende var på konferanse i utlandet) og en materiell skade. Vi tror det var underrapportering. UiT skal få elektronisk avvikssystem i løpet av 2015. Tilsyn fra Arbeidstilsynet, brannvesen og eltilsyn Det er gjennomført flere tilsyn og UiT har fått noen avvik og anmerkninger. NT-fak har fått et avvik fra Arbeidstilsynet knyttet til flyskolen UTSA på Bardufoss, som er lukket. Avvik var primært knyttet til psykososialt arbeidsmiljø og HMS-opplæring. Bedriftshelsetjenesten har i ettertid arbeidet med det psykososiale arbeidsmiljøet, og verneombud og ledelse gir tilbakemelding om tydelig forbedring, og det er gjennomført egne seminarer/samlinger i sakens anledning. Ledelse og verneombud har gjennomført HMS-opplæring. NT-fak fikk anmerkninger av brannvesenet vedrørende alarmanlegg i Teknologibygget før jul. Det var vel strengt tatt ikke vårt ansvar, ansvaret for alarmanlegget ligger ved Bygg- og eiendomsavdelingen, men NT-fak støtter og kontrollerer arbeidet med brannsikkerhet. Statsbygg har i statusmøte 4.3 bekreftet at anmerkningene er utbedret. UiT har som oppfølgingsområde og bedre branndokumentasjon ved alle bygg. Dette er primært BEA ansvar men NT-fak har utarbeidet egen dokumentasjon og tegning over forekomst av giftig/brannfarlig væske, stoffer og gass i våre bygg. Disse tegningene er oversendt brannvesen og forsøkes revidert x1 pr. år. HMS opplæring Det påpekes at HMS er et lederansvar men behovet for oppfølging av opplæring rettet mot ulike brukergrupper poengteres. Dette gjelder også NT-fak. Vi er ikke helt mål mht. å sikre HMS opplæring til alle, verken i forhold til sikkerhetskurs for studenter/forskere eller HMS opplæring av ledere og verneombud. Dette området er identifisert i NT-faks egen årsplan side 39. Beredskapsarbeid Årsrapporten påpeker at for få enheter har gjennomført pålagte beredskapsøvelser, at bekjentgjøring av beredskapsplaner blant ansatte og studenter er ikke god nok, og registrering av ansatte på tjenestereise eller studieopphold ikke er god nok. NT-fak har gjennomført beredskapsøvelser, men kan forbedre bekjentgjøring av beredskapsplan og registrering av utenlandsopphold. Dette området er identifisert i NT-fak s egen årsplan side 39. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side63
Risikofylt arbeidsmiljø Ved UiT ble det i 2014 utført risikofylt arbeid med ni av ti enheter/fakultet. NT-fak er i aller høyeste grad et av disse. Årsrapporten påpeker behovet for videre oppfølging av risikofylte aktiviteter med vekt på risikovurderinger, sikkerhetsopplæring, utarbeidelse av rutiner og krav til sikkerhetsopplæring inn i alle emnebeskrivelser. Sistnevnte punkt nevner NT-fak spesielt, og dette arbeidet er da også påbegynt (bla IFT og IG). Dette området er identifisert i NT-faks egen årsplan side 39. Teknologibygget Teknologibygget og HMS utfordringer vi har hatt der høsten 2014 nevnes spesielt i årsrapporten og gjelder delvis enda. Samtidig er antall utfordringer redusert og en rekke sikkerhetstiltak er på plass (førstehjelpsutstyr, romkort, bevisstgjøring av laboratorieansvarlige og funksjonelt alarmanlegg). Noen ekstra kommentarer knyttet til (1) Teknologibygget og (2) risikovurderinger (1) I all hovedsak er det kun mindre HMS-saker som gjenstår i Teknologibygget. Risikovurderinger av laboratorier er påbegynt og noen laboratorier er ferdigstilte og tatt i bruk (dette gjelder Sterkstrømlab, Etselab, Mikrobølgelab, fysikk lab og Aurolab). Førstehjelpsutstyr er på plass, romkort er oppsatt og avtrekk synes å fungere tilfredstillende. (2) Risikovurderinger. Det er gjennomført ganske mange risikovurderinger de siste månedene. Blant annet i Teknologibygget og ved IG. Sistnevnte institutt er snart i mål med å risikovurdere alle sine feltarbeid og tokt i 2015 (flott innsats av IG s ansatte). Vi planlegger også gjennomføring av risikovurderinger av alle laboratorielokaler ved IK. Dette arbeidet er igangsatt. Morten Hald Dekan John Arne Opheim fakultetsdirektør john.arne.opheim@uit.no 77 64 55 88 Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3 Side64
Årsrapport om HMS 2014 Universitetsdirektøren, Avdeling for personal og organisasjon Arkivref. ephorte: 2014/5237 Side65
Sammendrag Det foregår mye godt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS-arbeid) ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet (UiT). I 2014 har det blant annet vært arbeidet aktivt med å følge opp funn fra arbeids- og klimaundersøkelsen og å etablere samhold og treffpunkt i arbeidsmiljøet. Det legges til rette for medvirkning i HMS-arbeidet, og samarbeidet mellom leder og verneombud synes å fungere godt ved de fleste arbeidsstedene. Det er arrangert arbeidsmiljødag, og arbeidsmiljøprisen er utdelt for andre gang. Arbeidet med å videreutvikle universitetets beredskap er godt i gang, det er inngått ny avtale om bedriftshelsetjenester, og vernetjenesten har blitt gjennomgått og revidert. Funn fra tilsyn og revisjoner er fulgt opp i organisasjonen. Et godt HMS-arbeid kan også være en del av forklaringen til at UiT samlet sett fortsatt har et lavt sykefravær. Det er også i 2014 registrert få HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker og ingen svært alvorlige hendelser med personskader. UiT vil i 2015 prøve ut elektronisk system for innmelding og behandling av HMS-avvik. Ansatte og studenter må fortsatt stimuleres til økt rapportering i forbindelse med HMSrelaterte avvik, skader og nestenulykker. Kvaliteten på rapportene fra fakultetene og enhetene på samme nivå er gjennomgående styrket. De fleste rapporterer at de har etablert skriftlige mål for HMS-arbeidet og utarbeidet skriftlig oversikt over hvordan ansvar og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. Det fremgår også av rapportene at de har nådd egne målsettinger for HMS-arbeidet for 2014, og at ledere er oppdatert med hensyn til hvordan lover og forskrifter regulerer HMS-arbeidet ved enheten. Ledernes risikoforståelse og kjennskap til egne risikoområder har økt i løpet av de siste årene. Det er likevel skuffende at kun halvparten av enhetene har gjennomført pålagte beredskapsøvelser i 2014 og ført oversikt over ansatte på tjenestereise eller studieopphold i utlandet. Det er utfordringer knyttet til opplæring innen helse, miljø og sikkerhet, og sentral HMS-opplæring etterspørres av ulike brukergrupper. Gjennomføring av medarbeidersamtaler er fremdeles lav. Ledere må dermed også i 2015 følge opp dette ved å gå i dialog med ansatte og verneombud om opplæring samt ved å tilby og gjennomføre medarbeidersamtaler. Ledere må fortsatt prioritere å tilrettelegge for gode arbeidsforhold slik at ansatte opprettholder fysisk og psykisk god helse og bevarer motivasjon og arbeidsglede. Viktige tiltak her er gjennomføring av analyse av sykefravær, videreføring av forbyggende tiltak samt iverksetting av nye tiltak ved behov. Resultater fra arbeids- og klimaundersøkelsen anbefales brukt for nærmere analyse av sykefraværet ved enhetene. I 2014 ble det fastsatt ny handlingsplan for miljøledelse ved UiT. For at universitetet skal lykkes i sitt arbeid med å redusere belastningen på det ytre miljø, er det viktig at hele organisasjonen bidrar med tiltak knyttet til satsingsområdene avfall, innkjøp, transport og energi. Med unntak av én enhet, rapporterer fakulteter og enheter som har et risikofylt arbeidsmiljø at lokal sikkerhetsopplæring gjennomføres før oppstart av risikofylte aktiviteter. Når det gjelder dokumentasjon av gjennomført opplæring, må resultatet forbedres. Universitetsledelsen ser alvorlig på at kun fem av ni fakulteter/enheter rapporterer at de fulgte UiTs retningslinjer og fakultetets/enhetens rutiner for alt risikofylt arbeid som ble utført i 2014. Tre av fakultetene/enhetene hadde heller ikke utarbeidet skriftlige rutiner for risikofylt arbeid som kan medføre særlig fare for liv og helse, og som fakultetet/enheten har ansvar for. Kravene til arbeidsgiver UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side66 postmottak@uit.no www.uit.no 2
om å føre register over eksponerte personer ble heller ikke oppfylt ved hele universitetet. Fakulteter og enheter må dermed også i 2015 ha sterkt fokus på risiko- og eksponeringsvurderinger, vedlikehold av stoffkartotek, sikker utførelse av arbeid og føring av register over eksponerte. Det er fremdeles noen fakulteter som i 2015 må prioritere å beskrive kravene til sikkerhetsopplæring i emnebeskrivelser og studieprogram der risikofylt arbeid inngår. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side67 postmottak@uit.no www.uit.no 3
Innhold Sammendrag...2 1 Sentralt organisert HMS-arbeid ved UiT...5 1.1 Arbeidsmiljøutvalget (AMU)...5 1.2 Læringsmiljøutvalget (LMU)...5 1.3 Verneombud og hovedverneombud (VO og HVO)...6 1.4 Bedriftshelsetjenesten...7 1.5 Opplæring og informasjon...7 1.6 Sykefravær...9 1.7 Beredskap...10 1.8 Strålevern...11 1.9 Melding om skader og nestenulykker...11 1.10 Tilsyn og revisjoner...12 2 Rapport om fakultetenes HMS-arbeid for 2014...13 2.1 HMS organisatorisk...14 2.2 HMS-kompetanse...15 2.3 Fysisk og psykososialt arbeidsmiljø...15 2.4 Beredskap...16 2.5 Ytre miljø...17 2.6 Risikofylt arbeidsmiljø...17 2.7 Måloppnåelse og tiltak som har fungert spesielt godt...19 2.8 Oppsummering av lokale utfordringer...19 2.9 Utfyllingen av årsrapporten...20 3 Oppfølging av særskilte satsingsområder...20 3.1 HMS-tiltak i henhold til Årsplan 2014 for Avdeling for personal og organisasjon...20 3.2 Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse (ARK)...21 3.3 Inkluderende arbeidsliv...22 3.4 Arbeidsmiljødag...22 3.5 Ytre miljø og miljøledelse...22 4 Utfordringer og områder som bør vies spesiell oppmerksomhet i 2015...23 UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side68 postmottak@uit.no www.uit.no 4
1 Sentralt organisert HMS-arbeid ved UiT Universitetets sentrale HMS-arbeid var i 2014 organisert gjennom Avdeling for personal og organisasjon (POA) og følges av Arbeidsmiljøutvalget (AMU), hovedverneombudene (HVO) og verneombudene (VO), som skal se til at Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet (UiT) som arbeidsgiver ivaretar sitt HMS-ansvar. Læringsmiljøutvalget (LMU) har også en rolle i HMS-arbeidet. 1.1 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) AMU er et partssammensatt samarbeidsorgan som skal legge de grunnleggende premissene for arbeidsmiljøarbeidet ved UiT. Hovedverneombud, arbeidstakere, arbeidsgiver, hovedtillitsvalgte og bedriftshelsetjenesten er representert i AMU. Toppledelsen skal være representert i AMU, LMU og HMS-personalet i POA har observatørstatus. AMU har både besluttende, koordinerende og rådgivende rolle i arbeidet med å gjennomføre arbeidsmiljølovgivningen ved UiT. I saker som angår både ansattes og studenters arbeidsmiljø samarbeider AMU med LMU. AMU behandler videre universitetets årlige rapport om HMS-arbeidet ved UiT. AMU har et spesielt ansvar for å overvåke sykefraværet ved UiT. AMU har i 2014 hatt spesielt fokus på oppfølging av sykefravær og gjennomføring av arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen (ARK) ved UiT. Det ble foretatt nyvalg av AMU for perioden 1. august 2014 til 31. juli 2016. I forbindelse med fusjonen med Høgskolen i Finnmark ble det besluttet at tidligere Høgskolen i Finnmark skulle ha to representanter i AMU, og at denne ordningen skulle vurderes i første halvdel av 2014. AMU besluttet i sak 6/14 at denne ordningen ikke skulle videreføres, men at det skulle oppfordres til at både arbeidsgiver- og arbeidstakersiden oppnevnte minst én representant fra campus utenfor Tromsø. Retningslinje for Arbeidsmiljøutvalget (AMU) er oppdatert med hensyn på dette. AMU har avholdt fire møter og behandlet 25 saker i 2014. For mer informasjon vises det til årsrapport 2014 fra Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ved UiT. 1.2 Læringsmiljøutvalget (LMU) LMU fører tilsyn med at UiT oppfyller bestemmelsene om læringsmiljøet gitt i Lov om universiteter og høyskoler. Utvalget skal også påse at UiT følger opp Handlingsplan for tilrettelegging og tilgjengelighet, og generelt være en pådriver i arbeidet for et bedre læringsmiljø ved universitetet. LMU består av fire studentrepresentanter med vararepresentanter, studiedirektøren, en fakultetsdirektør, en dekan og en ansatt med universitetspedagogisk kompetanse. Det har vært avholdt fem møter i LMU i studieåret 2013/2014. Ett av møtene var et besøk ved Finnmarksfakultetet der LMU fikk en grundig presentasjon om hvordan Utdannings- og læringsmiljøutvalget ved tidligere Høgskolen i Finnmark (HiF) jobbet med læringsmiljø og studiekvalitet. De fire resterende møtene ble avholdt i Administrasjonsbygget, campus Tromsø. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side69 postmottak@uit.no www.uit.no 5
I forbindelse med NOKUTs evaluering av UiTs system for kvalitetssikring av utdanningsvirksomheten ble det anbefalt at UiT etablerer et studentmobiliserende prosjekt i samarbeid med Studentparlamentet for å få en sterkere representasjon av studenter i ulike råd og utvalg ved UiT. Saken Studentmobiliserende prosjekt har vært diskutert som en egen sak på alle fem møtene i LMU i studieåret 2013/2014. Prosjektet er stort og rommer flere temaer innen læringsmiljø og studiekvalitet, og vil være en stor del av LMUs arbeid i de neste årene. Hovedtemaene i Studentmobiliserende prosjekt overlapper noe, men kan oppsummeres som følger: (1) innføring av en formalisert tillitsvalgtordning på alle fakultet, (2) beskrivelse av hvilke arbeidsoppgaver som tilhører de ulike verv som studenter innehar, (3) poenggivende tillitsvalgtkurs, (4) honorering av studenter i verv og (5) evaluering av program og emner. Universitetsstyret vedtok våren 2009 å innføre økonomiske sanksjoner ved sensur på eksamen som kunngjøres mer enn én uke etter sensurfristen. Midlene skal gå til studiekvalitetsfremmende tiltak og fordeles av LMU etter søknad fra enhetene og Studentparlamentet. Studieåret 2012/2013 utgjorde midlene til sammen kr 286 000,-. Midlene ble lyst ut i desember 2013, og LMU fordelte midlene i februar 2014. Det kom inn totalt 21 søknader fra enhetene og studentorganisasjonene. Prosjekter som gir en langsiktig merverdi for læringssituasjonen for en større gruppe studenter ble prioritert. Læringsmiljøutvalget har bestilt en evaluering av ordningen med økonomiske sanksjoner ved forsinket sensur på eksamen. Det er viktig å se om ordningen har fungert i tråd med intensjonen. For nærmere informasjon om studiekvalitet vises det til LMUs årsrapport for studieåret 2013/2014. 1.3 Verneombud og hovedverneombud (VO og HVO) Verneombudene skal ivareta arbeidstakernes interesser i verneområdet i saker som angår arbeidsmiljøet og virke som en støtte for arbeidsgiverne. God kommunikasjon mellom ledelsen og verneombudene er vesentlig for å ivareta et godt arbeidsmiljø ved UiT. I 2014 ble det foretatt en gjennomgang av universitetets inndeling i verneområder. Fra høsten 2014 ble UiT delt inn i elleve hovedverneområder og 66 verneområder. UiT hadde elleve HVO, ni vara HVO, 66 VO og 59 vara VO. Ombudene er valgt for perioden 1. august 2014 til 31. juli 2016. I 2014 har HVOene: Gjennomført fem fellesmøter, tre formøter i forkant av AMU-møter og jevnlige møter med verneombudene, i tillegg til løpende møter vedrørende enkeltsaker Gjennomført ett møte med universitetsdirektøren Deltatt på to AMU-møter og på det årlige arbeidsmøtet for sentrale hovedverneombud fra universitetene. Representant på disse møtene er koordinator for hovedverneombudenes aktivitet Arrangert ett verneombudsforum med tema Byggesaker og medvirkning av verneombudet. Leder for Prosjektseksjonen ved Avdeling for bygg og eiendom Øistein Hansen var foreleser. Deltatt i forarbeid og møter i tilknytning til ARK Deltatt ved ulike tilsyn ved UiT Deltatt på Nasjonal konferanse for universitetshovedverneombudene på Svalbard samt Arbeidsmiljøkongressen i Bergen I 2014 har flere hovedverneombuds-/verneombudsmøter blitt avviklet på tvers av campusene ved at møtene avholdes via toveis lyd/bilde. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side70 postmottak@uit.no www.uit.no 6
HVOene har bedt UiT iverksette dekkende 40 timers opplæring for verneombudene samt fastsette én tidsplan for 2015 som spesifiserer når de forskjellige delene i opplæringen skal avholdes. For mer informasjon vises det til årsrapport 2014 om hovedverneombudenes fellesaktiviteter ved UiT. Områder med behov for oppfølging: Tilby verneombudene opplæring i bruk av HMS-informasjon i HR-portalen 1.4 Bedriftshelsetjenesten I 2013 ble kjøp av bedriftshelsetjeneste ved UiT konkurranseutsatt, og Hemis ble valgt som leverandør. Hemis deltar ved gjennomføring av kartlegginger og risikovurderinger og gjennomfører lovpålagte helsekontroller. De deltar også ved sykefraværsoppfølging. Innenfor psykososialt helsearbeid bistår de både på organisasjonsnivå, på enhetsnivå og på individnivå. Universitetsledelsen og Hemis har to samarbeidsmøter hvert semester. For mer informasjon vises det til årsrapport 2014 fra Hemis. 1.5 Opplæring og informasjon Ledere skal, i samarbeid med verneombud, ansatte og studenter, sørge for at det arbeides systematisk med HMS. En viktig målsetting for UiT er at ledere, verneombud, ansatte og studenter skal ha god og riktig HMS-kompetanse. Ledere har et særskilt ansvar for å motivere og inspirerer alle ansatte og studenter til forpliktende og aktiv deltagelse i HMS-arbeidet og til å sørge for nødvendig HMSkompetanse ved eget ansvarsområde. Informasjon om HMS-opplæring som arrangeres ved UiT finnes på nettsidene om HMS i HR-portalen. Opplæring som tilbys skal også annonseres under interne kurs på nettsidene til UiT. I henhold til årsrapporten for 2013 om HMS ved UiT skulle iverksetting av HMS-opplæring for samtlige brukergrupper ved UiT prioriteres. Dagskurs i HMS for ledere skulle gjennomføres våren 2014. HMS-opplæring gitt av UiT i 2014: Grunnopplæring i HMS (20 t) for ledere, VO, HVO samt representanter i AMU og LMU og deres stedfortredere er gjennomført 30. september 2014 med 68 deltagere, hvorav elleve er ledere, fire HVO, 35 VO, 15 vara VO, én LMU-representant og to HMS-rådgivere. Grunnleggende førstehjelp for ansatte på norsk og engelsk er i 2014 gitt til 41 personer. Deltakerne er fordelt på fire kurs. I tillegg har Sikkerhetskursene hatt 64 deltakere på Grunnleggende førstehjelp, 36 deltakere på Førstehjelp for arbeid i felt og tokt og 64 deltakere på Førstehjelp i laboratorium. Lederopplæring 10. februar og 4. september 2014: 20 minutters presentasjon av beredskap, herunder sentral beredskapsplan og lokale beredskapsplaner, oppbygging av UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side71 postmottak@uit.no www.uit.no 7
beredskapsorganisasjonen ved UiT, oppgavefordeling innen beredskapsorganisasjonen, varsling, øvelser, eksempler på praktisk beredskapsarbeid ved UiT ved øvelser og skarpe hendelser. Sikkerhet i laboratorium, felt og tokt (emne HMS-0500): Kurset har vært gjennomført to ganger i 2014 med til sammen 108 deltagere, hvorav 32 var ansatte, 61 mastergradsstudenter og 19 PhD. studenter. Opplæringen omhandler følgende tema: Systematisk HMS-arbeid Stoffkartotek Beredskap Brannvern med praktiske øvelser Elektriske installasjoner Risikovurderinger Arbeid med kjemikalier Førstehjelp grunnleggende Førstehjelp felt og tokt Førstehjelp laboratorium Genmodifisert materiale Sikkerhetskabinett Arbeid med biologisk materiale Zoonoser Hanskebruk Allergi Gass under trykk og flytende nitrogen Tokt- og feltopplæring med praktiske øvelser Bruk av gummibåt Strålevern introduksjonskurs Ikke-ioniserende stråling Grunnkurs strålevern (20 timer) Videregående kurs for strålevernkontakter Lokal sikkerhetsopplæring skal alltid være gjennomført før oppstart av risikofylte arbeidsaktiviteter. Opplæringen skal dokumenteres lokalt. Det gis dessuten mye lokal opplæring og informasjon ved UiT som samlet sett har HMS-aspekter i seg, men disse beskrives ikke her. Områder med behov for oppfølging: Gjennomføre HMS-opplæring for samtlige brukergrupper ved UiT Gjennomføre dagskurs i HMS for ledere våren 2015 UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side72 postmottak@uit.no www.uit.no 8
1.6 Sykefravær Tabellen nedenfor viser utviklingen av legemeldt sykefravær ved UiT i perioden 2009-2014. Legemeldt sykefravær ved UiT i prosent (%): År 2009 2010 2011 2012 2013 2014 1.kvartal 4,7 3,7 4,6 4,4 4,6 4,1 2.kvartal 4,1 3,5 4,3 4,0 3,4 3,7 3.kvartal 4,5 4,1 5,0 5,0 4,0 4,7 4.kvartal 4,4 3,9 4,1 4,6 4,1 Det legemeldte sykefraværet i 1. kvartal 2014 er 0,5 % lavere enn samme kvartal i 2013, men høyere enn i 2010. Fraværet har gått opp 0,7 % i 3. kvartal 2014 sammenlignet med tall for 2013, men ligger likevel under nivåene i 2011 og 2012. Andel sykemeldte per diagnose av totalt årlig legemeldt sykefravær ved UiT i prosent (%): Årstall 2012 2013 2014 Kvartal 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. Almenne og uspesifiserte lidelser 5,3 9,0 6,8 9,9 9,0 9,2 8,0 7,5 6,3 5,8 4,1 Sykdommer i fordøyelsesorganene 5,0 3,8 5,0 4,1 6,0 6,7 8,2 6,5 4,3 5,2 5,4 Sykdommer i hjerte/kar-systemet 2,3 3,0 1,8 4,6 3,7 3,0 2,3 5,4 5,3 4,5 2,6 Muskel- og skjelett - lidelser 33,1 27,5 34,4 32,3 31,7 35,1 36,4 35,6 35,4 37,9 43,2 Sykdommer i nervesystemet 6,0 5,3 4,9 5,3 5,7 6,7 7,8 5,4 5,0 5,3 4,7 Psykiske lidelser 20,2 27,6 25,4 21,7 19,4 19,1 18,2 23,8 19,4 18,6 18,7 Sykdommer i luftveiene 9,7 7,8 5,5 4,2 9,9 6,8 6,6 4,2 7,9 6,0 5,4 Svangerskapssykdommer 7,0 7,1 6,6 7,6 5,0 4,1 3,8 3,3 4,2 2,9 3,5 Andre lidelser 11,3 8,9 9,5 10,3 9,6 9,3 8,8 8,4 12,1 13,8 12,3 Muskel-/skjelettlidelser og psykiske lidelser er fortsatt de to mest dominerende årsakene til sykefraværet. De utgjør til sammen 61,9 % i 3. kvartal 2014. Muskel-/skjelettlidelser fortsetter å stige. Økningen fra 3. kvartal 2013 er på 6,8 %. Andelen psykiske lidelser holder seg stabilt og er 0,5 % over tallet fra samme kvartal i 2013. Samleposten «andre lidelser» har gått noe ned fra 2. kvartal 2014, men ligger fortsatt høyere enn samme kvartal i 2013. Kjønnsfordeling for sykefraværet frem til 3. kvartal 2014 er 70 % for kvinner og 30 % for menn. Det er samme fordeling som i 2013. I løpet av 2014 har fem enheter ved UiT hatt kvartalsvis sykefravær over 5 %. Disse er: Administrasjonen, Finnmarksfakultetet, Det kunstfaglige fakultet, Tromsø museum og Universitetsbiblioteket. Den kvartalsvise fordelingen av det legemeldte sykefraværet viser at det høyeste fraværet ligger i 3. kvartal, det vil si i og etter sommerferier. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side73 postmottak@uit.no www.uit.no 9
Områder med behov for oppfølging: Det er fortsatt behov for systematisk oppfølging av arbeid med sykefravær på individ- og virksomhetsnivå 1.7 Beredskap Beredskapshåndboka for UiT er et verktøy for å bidra til at organisasjonen skal kunne reagere raskt og effektivt ved kritiske og pressede situasjoner. For å mestre en kritisk hendelse må virksomheten trene på potensielle fare- og ulykkessituasjoner som kan oppstå, inkludert kommunikasjon og samhandling med andre aktører. Beredskapen skal tilpasses risikobildet i organisasjonen. I henhold til årsrapporten for 2013 om HMS ved UiT skulle det i 2014 tas en gjennomgang av det samlede risikobildet ved UiT og av beredskapen knyttet til tilsiktede uønskede hendelser. I tillegg skulle en fullskalaøvelse med trussel/terror som tema gjennomføres. Med bakgrunn i styringssignaler fra KD har UiT igangsatt arbeid med å velge metodikk for ROSanalyse. Fakulteter og enheter på samme nivå skal innen juni 2015 ha gjennomført ROS-analyser etter universitetets metodikk. Resultater sammenstilles i et overordnet risikobilde. Universitetet hadde våren 2013 en sikkerhets- og beredskapsmessig gjennomgang av tilsiktede, uønskede hendelser og deres innvirkning på verdiområder for universitetet. Rapporten fra gjennomgangen forelå i juni 2013. Universitetsdirektørens beslutning om hvilke tiltak som skal gjennomføres ble fattet i april 2014. Oversikt over tiltak som skal gjennomføres i løpet og 2014 med ansvar for gjennomføring er oversendt fakulteter og enheter på samme nivå. UiT gikk i desember 2014 til innkjøp av et elektronisk styringssystem for sikkerhet og beredskap (KunnskapsCIM). Systemet skal bidra til å sikre effektiv informasjonshåndtering, loggføring og rapportering mellom UiT og KD samt internt ved universitetet ved kriser og katastrofer. En storskala kriseøvelse for sentral beredskapsgruppe er under planlegging ved UiT. Øvelsen skal gjennomføres i samarbeid med UNN og vil finne sted i vårsemesteret 2015. Overordnet avtale om beredskapssamarbeid mellom UiT og UNN er under utforming. ROS-analyse av områder der UiTs og UNNs beredskap må koordineres danner grunnlag for avtalen. Videre planlegger UiT i samarbeid med Sjømannskirken å gjennomføre en kriseøvelse som berører ansatte og studenter som oppholder seg i utlandet. Det har ikke vært registrert svært alvorlige hendelser med personskader ved UiT i 2014. Mindre hendelser er håndtert av sentral og/eller lokale beredskapsgrupper i tråd med UiTs beredskapsorganisasjon og håndbok for beredskap. Sentralt gitt lederopplæring innen beredskap er beskrevet ovenfor under punkt 1.5. Områder med behov for oppfølging: Gjennomføre planlagte beredskapsøvelser Implementere av KunnskapsCIM Gjennomføre ROS-analyser og sammenstille resultater i overordnet risikobilde UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side74 postmottak@uit.no www.uit.no 10
1.8 Strålevern UiT har godkjenning fra Statens strålevern (SSV) for forskningsmessig bruk av ioniserende stråling og industriell radiografi, samt tillatelse til avfallshåndtering og utslipp knyttet til forskningsmessig bruk av åpne radioaktive kilder. Godkjenningene gjelder for perioden 2011-2015. Til godkjenningene følger generelle og konkrete krav, deriblant krav om årlig rapportering om strålebruk og avfallshåndtering ved UiT innen utgangen av mars hvert år. I etterkant av årsrapporteringen til SSV om strålebruken ved UiT for 2013 mottok UiT brev fra SSV datert 4. desember 2014 der det gis avvik på vilkår 3 i tillatelsen grunnet brudd på leveringsplikten i avfallsforskriftens 16-7. UiT hadde ikke overholdt plikten til å oversende avfall med I-125 og uran til mottaker med tillatelse til å motta denne type avfall minst en gang pr år. I-125 og uranavfallet ble den 19. desember 2014 oversendt godkjent mottak. UiT avventer nå tilbakemelding fra SSV på om avviket er behandlet tilfredsstillende og om søknad om dispensasjon fra avfallsforskriftens 16-7 godkjennes. I henhold til årsrapporten for 2013 om HMS ved UiT skulle Retningslinje for håndtering av ulike typer stråling revideres og implementeres i 2014. I tillegg skulle strålebruken ved tidligere HiF kartlegges og tilrettelegges. Retningslinje for håndtering av ulike typer stråling, herunder rutine for innkjøp av åpne radioaktive kilder og kontaminasjonskontroller, er fortsatt under revisjon, men vil ferdigstilles i løpet av februar 2015. Informasjonsmøter vil bli gjennomført ute på de enkelte enhetene for implementering av de reviderte retningslinjene med tilhørende rutiner. Alt arbeid med ioniserende stråling er registrert som egne prosjekter. Kartlegging og tilrettelegging av strålebruken ved tidligere HiF ble gjennomført høsten 2014. Det er registrert ett prosjekt ved fakultetet. Det skal føres register over ansatte og studenter som arbeider med ioniserende stråling, jf. punkt 2.6. Universitetsdirektøren har i forbindelse med årsrapportering om bruk av stråling for 2014 bedt enhetsledere om å gjennomføre registreringen innen utgangen av mars 2015. Enheter som ikke overholder fristen kan miste retten til å håndtere ioniserende stråling. Områder med behov for oppfølging: Føring av register over personer som arbeider med ioniserende stråling Sluttføre revisjon av retningslinje for håndtering av ulike typer stråling. Endringer må implementeres i virksomheten Utarbeidelse av ny søknad til SSV om forskningsmessig strålebruk for 2015-2020 1.9 Melding om skader og nestenulykker Alle HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT skal meldes og følges opp av ledelsen for å sikre forebygging og kontinuerlig kvalitetssikring av arbeidsmiljøet. Oppsummering fra rapporter om HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker gis i AMU-møter. I 2014 ble det meldt totalt 36 HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT. De meldte avvikene, skadene og nestenulykkene hadde varierende alvorlighetsgrad. Ingen av meldingene resulterte i at personer ble eksponert for helseskadelige faktorer. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side75 postmottak@uit.no www.uit.no 11
Sammendrag av avviksmeldinger og fraværsdager forårsaket av skade for 2010-2014: År Totalt Kjemikalier og biologisk materiale involvert Stikk, kutt Fall, skli, strekk og løft Transport Fallende gjenstander 2014 Avviksmeldinger 36 7 5 14 0 4 4 2014 Fraværsdager 166 0 14 153 0 0 0 2013 Avviksmeldinger 27 7 6 4 0 0 10 2013 Fraværsdager 99 0 0 24 0 0 75 2012 Avviksmeldinger 29 10 3 6 0 3 7 2012 Fraværsdager 119 0 0 88 0 31 0 2011 Avviksmeldinger 49 21 2 9 1 2 7 2011 Fraværsdager 45 0 5 37 0 0 3 2010 Avviksmeldinger 41 8 4 10 0 3 5 2010 Fraværsdager 403 0 0 403 0 0 0 Andre personskader Det er sannsynlig at det fremdeles er underrapportering av både HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT. UiT vil i 2015 prøve ut et elektronisk system for håndtering av HMS-avvik, jf. punkt 3.1 nedenfor. Områder med behov for oppfølging: Elektronisk system for håndtering av HMS-avvik skal prøves ut Stimulere til økt rapportering av HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker Fortsatt fokus på risiko- og eksponeringsvurderinger og enhetenes vedlikehold av register over eksponerte arbeidstakere og studenter ved UiT 1.10 Tilsyn og revisjoner All kontakt med tilsynsmyndigheter koordineres av Universitetsdirektøren. Det er en utfordring at tilsynsmyndigheter gjennomgående henvender seg til underliggende enheter og at underliggende enheter ikke henviser varsel om tilsyn til Universitesdirektøren. Brann og redning Tromsø kommune gjennomførte i juni 2014 tilsyn ved Tromsø museum (TMU). Tilsynet omfattet alle forhold av betydning for brannsikkerheten, herunder bygningsmessige, tekniske, utstyrsmessige og organisatoriske brannsikringstiltak, forhold av betydning for gjennomføringen av brannbekjempelse og øvrig redningsinnsats. Tilsynet medførte ingen avvik, men derimot tre anmerkninger knyttet til manglende/mangelfull kontroll, ettersyn og vedlikehold av branntekniske installasjoner og dokumentasjon. Alta brann- og redningskorps gjennomførte i november 2014 branntilsyn ved campus Alta. I rapporten fremkommer fire avvik knyttet til branntekniske tegninger, intern organisering og risikovurdering samt person- og materiell sikkerhet. Det fremkom under oppsummeringsmøtet at eier/virksomheten/bruker vil finne løsninger for å rette opp de avvik som er angitt i rapporten. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side76 postmottak@uit.no www.uit.no 12
Ved branntilsyn skal enhetene kunne fremvise dokumentasjonen for tilsynsmyndighetene. Arbeidet med en enhetlig mal for utforming av enhetenes samlede branndokumentasjon ble sluttført i 2013. Implementering ved UiT gjenstår. Arbeidstilsynet gjennomførte i april 2014 tilsyn knyttet til det psykososiale- og organisatoriske arbeidsmiljøet ved NT-fakultetet og ved Administrasjonen. Ved NT-fakultetet ble det gitt pålegg knyttet til HMS-opplæring, samarbeidsplan med bedriftshelsetjenesten samt kartlegging og risikovurdering av forhold som kan påvirke arbeidstakernes fysiske eller psykiske helse eller sikkerhet. Avvikene ble fulgt opp ved UiT og deretter lukket av Arbeidstilsynet. Tilsynet ved Administrasjonen medførte ingen avvik. Det Lokale Eltilsynet gjennomførte i februar 2014 tilsyn ved BFE-fak. Det ble ikke gjort funn av feil på det elektriske anlegg. Derimot ble det ble påpekt mangler knyttet til internkontrollarbeidet for det elektriske anlegget. Kunnskapsdepartementet varslet i november 2014 at de vil gjennomføre tilsyn med universitets arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Tilsynet vil finne sted 12. januar 2015, og departementet har bedt hele kriseledelsen ved UiT om å møte. Statoil utførte i 2013, som et ledd i arbeidet med inngåelse av rammeavtale mellom Statoil og UiT, en ekstern HMS-revisjon ved FF Helmer Hanssen. Det ble i revisjonen funnet tre avvik. Disse er under oppfølging. I henhold til årsrapporten for 2013 om HMS ved UiT skulle det utarbeides metodikk for interne revisjoner ved UiT. Finansdepartementet har i 2013 og 2014 utredet bruk av internrevisjon i statsforvaltningen. Formålet er å etablere mer forutsigbare rammer for bruk av internrevisjon i staten. Forslaget var høsten 2014 til høring ved universiteter og høgskoler. Arbeidet med interne revisjoner ved UiT vil bli fult opp i 2015 og i tråd med departementets anbefaling og beslutning. Områder med behov for oppfølging: Følge opp avvik og pålegg fra tilsyn og revisjoner Etablere samlet branndokumentasjon basert på eier- og brukeransvaret ved alle bygg Utarbeide metodikk for interne revisjoner ved UiT 2 Rapport om fakultetenes HMS-arbeid for 2014 Ved UiT rapporterer alle fakulteter og enheter på samme nivå årlig om status for eget HMS-arbeid. Rapportene skal bygge på informasjon innhentet fra institutter og andre enheter på underliggende nivå. Rapporteringen ble i 2014 gjort i form av en elektronisk sjekkliste. Utfyllingen innebærer en egenvurdering opp mot spørsmål knyttet til UiTs systematiske HMS-arbeid og fakultets/enhetens HMS-mål og handlingsplan for HMS-arbeidet. Rapporten bekreftes utfylt av enhetens leder og hovedverneombud. For 2014 har ti av ti fakulteter/enheter levert årsrapport om lokalt HMS-arbeid. Disse omfatter: Administrasjonen (Uadm) Finnmarksfakultetet (Fifak) Det juridiske fakultet (Jurfak) Universitetsbiblioteket (UB) UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side77 postmottak@uit.no www.uit.no 13
Det kunstfaglige fakultet (Kunstfak) Det helsevitenskapelige fakultet (Helsefak) Tromsø Museum Universitetsmuseet (TMU) Fakultet for naturvitenskap og teknologi (NT-fak) Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi (BFE-fak) Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning (HSL-fak) Finnmarksfakultetet avga årsrapport om HMS for første gang. Formålet med årsrapportering er å se til at elementene i det systematiske HMS-arbeidet ved UiT stemmer overens med interne og eksterne krav samt vurdere om aktivitetene i HMS-arbeidet er hensiktsmessig i forhold til UiTs overordnede mål for HMS. Årsrapportene vil også avdekke forbedringspotensialer slik at tiltak kan vurderes og prioriteres ved UiT. Universitetsdirektøren utarbeider årlig rapport om HMS-arbeidet ved hele universitetet. Denne rapporten behandles av AMU og Universitetsstyret. Universitetsdirektøren gir deretter en skriftlig tilbakemelding til fakulteter og enhetene på samme nivå. Rapporten skal følges opp ved enhetene. 2.1 HMS organisatorisk Fakultetene, UB, TMU og Uadm rapporterer at enhetens leder er oppdatert med hensyn til hvordan lover og forskrifter regulerer HMS-arbeidet. Det rapporteres videre at det legges til rette for medvirkning i HMS-arbeidet og at det tilrettelegges og iverksettes nødvendige tiltak før igangsetting av aktiviteter og arbeidsoppgaver. Det avholdes jevnlige møter med verneombud ved ni fakulteter/enheter. Fakultater/enheter som har hatt HMS-relaterte avvik, nestenulykker eller ulykker har fulgt disse opp som angitt i Retningslinje for oppfølging av skader, nestenulykker og yrkessykdommer. Åtte av ti fakulteter/enheter rapporterer at de har etablert skriftlig oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, myndighet og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. I 2013 hadde sju av ni enheter beskrivelsen på plass. I 2012 hadde kun halvparten av fakultetene/enhetene som avga årsrapport en slik beskrivelse på plass. Med unntak av Jurfak og Helsefak rapporterer fakultetene/enhetene at de har kartlagt farer og problemer og på denne bakgrunn vurdert risiko samt utarbeidet tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene knyttet til arbeidsmiljøet for ansatte og studenter. Planlagte tiltak for å redusere risikoforholdene er gjennomført ved seks enheter. Helsefak opplyser imidlertid at de er godt i gang med arbeidet, men at det fremdeles gjenstår noen risikovurderinger. Åtte av ti enheter rapporterer at de hadde fastsatt skriftlige mål for HMS-arbeidet for året som gikk. Seks av disse hadde også en samlet, skriftlig og ajourført handlingsplan for HMS-arbeidet. I 2013 hadde sju av ni enheter etablert skriftlige mål for HMS-arbeidet, hvorav fem også hadde ajourført egen handlingsplan. Det er gledelig at Fifak som avgir årsrapport om HMS for første gang i 2014, bekrefter at de har alt organisatorisk HMS-arbeid på plass. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side78 postmottak@uit.no www.uit.no 14
Områder med behov for oppfølging: Utarbeidelse av HMS-mål og HMS-handlingsplan på alle nivå i organisasjonen Utarbeidelse av skriftlig oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, myndighet og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. Samordningsavtaler må utarbeides når fakultetet/enheten er én av flere arbeidsgivere på samme arbeidssted 2.2 HMS-kompetanse Helse, miljø og sikkerhet er et lederansvar. For å sikre et forsvarlig arbeids- og læringsmiljø og aktivitet med hensyn til systematisk utvikling og forbedring av arbeidsmiljøet er UiT avhengig av at alle ledere har tilstrekkelig HMS-kompetanse. Opplæringen er personlig og skal dokumenteres skriftlig. UB og TMU rapporterer at alle ledere med personalansvar har nødvendig og dokumentert opplæring innen HMS. I 2013 var dette på plass kun ved Universitetsbiblioteket. Det ble i 2014 gjennomført nyvalg av verneombud ved UiT. Åtte av ti enheter rapporterer at alle verneombudene innehar nødvendig kompetanse til å utøve sine oppgaver innen helse, miljø og sikkerhet. Personer som har fått delegert HMS-oppgaver som innebærer ledelse eller kontroll av andre arbeidstakere eller studenter skal påse at hensynet til HMS blir ivaretatt under planleggingen og utførelse av de arbeidsoppgavene de har fått delegert. Tre av ti fakulteter/enheter rapporterer at disse personene har nødvendig og dokumentert opplæring innen HMS. På dette området er det ingen forbedring sammenlignet med 2013. Leder skal også se til at nytilsatte blir introdusert til og får opplæring i HMS ved UiT. Behovet for opplæring kan blant annet kartlegges ved bruk av Veiledende rutine for ledere ved mottak av nytilsatte. Åtte av ti enheter praktiserer rutinen ved mottak av nytilsatte. Sentral HMS-opplæring for ulike brukergrupper gjennomført i 2014 er beskrevet ovenfor under punkt 1.5. Behovet for tilpasset HMS-opplæring for ulike brukergrupper rapporteres fremdeles å være stort ved UiT. TMU, UB og Helsefak ber UiT iverksette øvrige moduler i den sentrale HMS-opplæringen. Opplæring må annonseres i god tid før gjennomføring. Områder med behov for oppfølging: Iverksette HMS-opplæring tilpasset ulike brukergrupper Ledere må prioritere gjennomføring og dokumentasjon av egen og ansattes HMS-opplæring 2.3 Fysisk og psykososialt arbeidsmiljø Samtlige fakulteter/enheter rapporterer at kontor- og laboratoriearbeidsplasser for ansatte og studenter utformes og tilpasses på en ergonomisk hensiktsmessig måte. Fakulteter/enheter som har mottatt varsel om diskriminering, vold, trusler, trakassering eller annen utilbørlig opptreden har fulgt disse opp som angitt i Retningslinjer for varsling. Det er videre svært positivt at samtlige fakulteter/enheter bekrefter at de følger UiTs rutiner for oppfølging av sykemeldte. Uadm og TMU rapporterer at de har hatt sykefravær på over 5 % i løpet av UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side79 postmottak@uit.no www.uit.no 15
ett eller flere kvartal i 2014. Dette avviker fra kvartalsvis sykefravær rapportert under punkt 1.6. Ekstraordinære analyser av sykefraværet ble iverksatt ved Uadm. I henhold til Handlingsplan for inkluderende arbeidsliv (IA) skal det gjennomføres et årlig møte mellom ledelsen ved fakultetet/enheten, tillitsvalgte og hovedverneombud med IA/HMS som eneste tema. Seks av ti fakulteter/enheter har i 2014 gjennomført et slikt møte. I 2013 hadde fem av ni fakulteter /enheter avholdt et slikt møte. UiT har de senere år hatt fokus på viktigheten av medarbeidersamtaler. Fire av ti fakulteter/enheter rapporterer at alle ansatte har fått tilbud om medarbeidersamtaler. Medarbeidersamtaler er gjennomført for alle som har ønsket dette. I 2013 ble medarbeidersamtaler tilbudt og gjennomført for alle ansatte ved to av ni fakulteter/enheter. Måloppnåelsen for fysisk og psykisk arbeidsmiljø er økt sammenlignet med resultatene for 2013. Områder med behov for oppfølging: Gjennomføre årlig møte mellom ledelsen, tillitsvalgte og HVO med IA/HMS som eneste tema Tilby og gjennomføre årlig medarbeidersamtale for alle ansatte 2.4 Beredskap Hvert fakultet/enhet skal ha en lokal beredskapsplan som bygger på risikovurderinger (se punkt 2.1 ovenfor) og som viser hvordan enheten arbeider med hendelser av mindre omfang. Lederes kjennskap til egne risikoområder og prioritering av beredskapsarbeidet ved egen enhet har økt i løpet av de siste årene. Ni av ti fakulteter/enheter har, etter risikovurdering og gjennomføring av risikoreduserende tiltak, utarbeidet en lokal beredskapsplan for den risikoen som fremdeles ligger der. Kunstfak har tilbakemeldt at de skal oppdatere beredskapsplanen i løpet av 2015. I 2013 rapporterte sju av ni fakulteter/enheter at de hadde utført arbeidet. Ledere skal være kjent med beredskapshåndboka for UiT og fakultetets/enhetens beredskapsplan, herunder hvordan lokal beredskapsgruppe er sammensatt og hvordan de øver. Ledere skal også være kjent med funn fra øvelser, tiltak som iverksettes og resultater fra oppfølging av tiltak. Kun halvparten av fakultetene/enhetene rapporterer at lokal beredskapsgruppe har hatt de to pålagte beredskapsøvelsene i 2014. I 2013 rapporterte sju av ni fakulteter/enheter at lokal beredskapsgruppe har hatt to beredskapsøvelser. Tiltak etter beredskapsøvelser følges i overveiende grad opp. Lederopplæring innen beredskap gjennomført i 2014 er beskrevet under punkt 1.5. Ved fem av ti fakulteter/enheter gjøres ansatte og studenter kjent med den lokale beredskapsplanen, herunder rutinene for varsling av kritiske hendelser og for evakuering av bygg. I 2013 rapporterte sju av ni fakulteter/enheter at de ivaretok denne oppgaven. TMU, HSL-fak, Jurfak, NT-fak og UBT registrerer ansatte på tjenestereise eller studieopphold i utlandet som angitt i Beredskapshåndboka for UiT. På dette området er måloppnåelsen den samme som i 2013. NT-fak, TMU og UB har fulgt opp arbeidet på alle områder som etterspørres ved årsrapportering om beredskap. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side80 postmottak@uit.no www.uit.no 16
Områder med behov for oppfølging: Fakulteter/enheter må følge opp etablerte rutiner for registrering av ansatte på tjenestereise eller studieopphold i utlandet, jf. Skjema for registrering av opphold i utlandet for ansatte Fortsatt sikre gjennomføring av pålagte beredskapsøvelser og oppfølging av tiltak etter hendelser og øvelser Sikre at ansatte og studenter gjøres kjent med lokal beredskapsplan, herunder evakuerings- og varslingsrutiner 2.5 Ytre miljø Det er positivt at universitetets video- og telefonkonferanseutstyr er i utstrakt bruk ved alle fakulteter/enheter. Åtte av ti fakulteter/enheter har også innført tiltak for å redusere årlig innkjøpt mengde A4 papir, og ni av ti har lagt til rette for kildesortering. Når det gjelder tiltak for å redusere energibruken, er det fremdeles kun halvparten av fakultetene/enhetene som har gjennomført tiltak. Kun fire av ti fakulteter/enheter har gjennomført holdningsskapende arbeid knyttet til mer miljøvennlig innkjøp, transport, energi og avfall. Dette er en nedgang fra 2013 da seks av ni fakulteter/enheter rapporterte at de hadde utført tiltak. Helsefak og BFE-fak har gjennomført samtlige tiltak som etterspørres innen miljøledelse. For de øvrige fakultetene/enhetene er måloppnåelsen sammenlignbar med eller lavere enn i 2013. Sentralt organisert arbeid med miljøledelse er beskrevet under punkt 3.5. Områder med behov for oppfølging: For at universitetet skal lykkes i sitt arbeid med å redusere belastningen på det ytre miljø er det viktig at fakulteter/enheter bidrar med arbeid knyttet til satsingsområdene 2.6 Risikofylt arbeidsmiljø I 2014 ble det utført risikofylt arbeid ved ni av ti fakulteter/enheter. Disse er: Uadm, Fifak, UBT, Kunstfak, Helsefak, TMU, NT-fak, BFE-fak og HSL-fak. Med unntak av ved Uadm rapporteres det at lokal sikkerhetsopplæring gjennomføres før oppstart av risikofylte arbeidsoppgaver. Gjennomført lokal opplæring dokumenteres derimot kun ved fem fakulteter/enheter. Fakultetene og enhetene opplyser at de vil arbeide for å forbedre dette resultatet. Uadm, Kunstfak, Helsefak, TMU, NT-fak, BFE-fak og HSL-fak har stoffkartotek. Instituttene og enhetene ved Uadm, Helsefak, TMU, BFE-fak og HSL-fak har rapportert at de har oppdatert både elektronisk og papirbasert utgave av stoffkartoteket. Søk i det elektroniske stoffkartoteket verifiserer imidlertid ikke dette til fulle. Kun fem av ni fakulteter/enheter rapporterer at de følger UiTs retningslinjer og fakultetets/enhetens egne rutiner for alt risikofylt arbeid som utføres ved fakultetet/enheten. Seks av ni fakulteter/enheter har utarbeidet skriftlige rutiner for alt arbeid som fakultetet/enheten har ansvar for som kan medføre særlig fare for liv og helse. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side81 postmottak@uit.no www.uit.no 17