1 Vestlitoppen Borettslag Protokoll fra ordinær generalforsamling i Vestlitoppen Borettslag ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 18.05.2016 Møtetidspunkt: 18:15 Møtested: Ragnhild Schibbyes vei 40 Til stede: 40 andelseiere, 5 representert ved fullmakt, totalt 45 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS, ble representert ved Kaja Dahl Svarva. Møtet ble åpnet av Bodil Eikeset. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Svein Sandnes foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av referent og minst en andelseier som protokollvitne Som referent ble Kaja Dahl Svarva foreslått, og som protokollvitne ble Roger Eriksen og Gunnar Holen foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2. Behandling av årsberetning og årsregnskap for 2015 A Behandling av årsberetning og regnskap Styrets årsberetning, resultatregnskap og balanse for 2015 ble gjennomgått og foreslått godkjent. B Overføring av årets resultat til balansen Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. 3. Fastsettelse av godtgjørelser A Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 180 000. B Godtgjørelse til den sittende lederen av garasjeutvalget ble foreslått satt til kr 25 000. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2 Vestlitoppen Borettslag 4. Behandling av innkomne forslag og saker A) Forslag om endring av husordensreglene VAKTMESTER, siste avsnitt Forslagsstiller: Styret Saksframstilling: Styret foreslår endring i husordensreglene VAKTMESTER, siste avsnitt. Forslag til vedtak: Borettslagets husordensregel, VAKTMESTER, siste avsnitt endres slik at den får følgende ordlyd: VAKTMESTER ( ) En bør helst ikke forstyrre vaktmesteren utenfor arbeidstiden. Bruk helst skriftlig beskjed som legges i postkassen i Ragnhild Schibbyes vei 40 i underetasjen. Vaktmesteren treffes i tlf. 957 59 100 mandag-fredag mellom klokken 07:00-15:00 B) Forslag om endring i husordensreglene SKILT TIL RINGEKLOKKE/ POSTKASSE Forslagsstiller: Styret Borettslagets husordensregel, SKILT TIL RINGEKLOKKE/ POSTKASSE endres slik at den får følgende ordlyd: SKILT TIL RINGEKLOKKE/ POSTKASSE Nøkler og skilt til ringeklokke og/eller postkasse bestilles skriftlig til styrets e-postadresse: vestlitoppen@styrerommet.net. Det er viktig at det er standard skilt på ringeklokkene/postkassene idet postmannen kan ha problemer med å lese håndskrift. Vaktmester og evt. syketransport etc trenger også å vite hvem som bor hvor ved behov. Benkeforslag: Første avsnitt endres til «Nøkler og skilt til ringeklokke og/eller postkasse bestilles skriftlig til styrets e-postadresse: vestlitoppen@styrerommet.net eller skriftlig i postkassen i Ragnhild Schibbyes vei 40 i underetasjen.» Vedtak: Benkeforslag vedtatt C) Forslag om vaktmestertjenester 1.Vaktmestertjenester Foreslår at styret må inngå en service avtale med ett firma vedr vaktmestertjenester, spesielt ang snømåking og ved sykdom. Da vaktmester ikke skal jobbe overtid og har en arbeidstid fra klokken 0700-1500 hver dag 5 dager i uken. At det kommer sne etter kl 1500 og i helgene er helt sikkert. Det må måkes sne på veier og inngangspartier også i helgene. Slik det har vært i vinter er helt uholdbart. At engasjerte beboere må måke inngangspartier på egen hånd for å komme ut er uholdbart, at sykebiler ikke kommer
3 Vestlitoppen Borettslag fram er ikke bra. At beboere som er eldre og dårlig til beins ikke kommer ut er ett HMS ansvar som ligger på styret. Forslag er at styre inngår en avtale med ett firma ang vaktmester tjenester innen juli 2016. Styret har ansatt Smart Vaktmestertjeneste AS som ved behov, ferie og sykdom hos fast vaktmester skal vikariere for vaktmester. Avtalen trådte i kraft 01.04.2016 Vedtak: Tatt til etterretning D) Forslag om betongrehabilitering 2. Betong rehabilitering Det er store betongskader flere steder i Vestlitoppen Brl, flere store betong flak som kan falle ned og skade beboere og gjester. En del av skadene er i gangarealer, som vil få store følger. Styre må pålegges og sette i gang arbeidene med betongskader straks med ett firma som kan betongrehabilitering og ikke en maler el liknende. Sesongen for betong- rehabilitering uten inndekking er April og ut September. Det er også mange steder malingen på betongvegger flasser, slik at skadene blir forverret. Foreslår at styret setter i gang arbeidet strak slik at skader på beboere og 3 person unngås. Det vil bli utført en tilstandskontroll av utvendige betongkonstruksjoner (fasader og balkonger). Dette arbeidet iverksettes våren/sommeren 2016. Vedtak: Arbeidet iverksettes i løpet av våren/sommeren 2016. E) Forslag om gangbroer/inngangspartier 3.Gangbruer / Inngangspartier Det er nå ca 1,5 år siden styret fikk skåret opp terrasse og stemplet opp bruene flere steder. Samt at det ble lagt en plastmatte i inngangene som blir glatt når den fylles med sne. Det ble vasket bruer, men de er veldig glatte i 0 graders vær. Samt at måking av gangbruer og inngangspartier har vært under stor kritikk. At aktive beboere selv må måke er ikke bra, da styret har HMS ansvaret for sikker adkomst. Foreslår at styret pålegges å gjøre adkomsten for beboerne tilfredsstillende både på bruer og andre innganger. Ser man på det arbeidet som ble gjort i Vestliskogen for 4-5 år siden, fungerer dette meget bra, selv med 20-25 cm sne er det bare inngangspartier. Foreslår at vi gjør det samme i Vestlitoppen Brl. Det vil si varmekabler og asfalt med tempraturføler. Samt at bruene får nye oppheng i betongdekkene. Med dette vil vi spare vaktmester som slipper måke og at alle beboere og gjester slipper gå i mye snø på bruer og inngangspartier. For 12 stk innganger inkl 46 som vi har ansvaret for, vil kostnadene bli 400-500 tusen. Med denne måten ivaretar styret sitt HMS ansvar. Det var Kjells Byggservice som sto for dette i Vestliskogen Brl, det er samme firma som er inne i rørprosjektet. Foreslår at styre pålegges at arbeide med inngangspartier og bruer er avsluttet i medio oktober 2016 slik at vi kan gå en trygg vinter i møte.
4 Vestlitoppen Borettslag Det vil bli foretatt fullstendig rehabilitering av broene og rekkverkene med ny og bedre innfesting på broene. Asfalt vil bli lagt med varmekabler over hele brobanen. Inngangspartiene skal renoveres. Oppstart våren/sommeren 2016. Vedtak: Arbeidet utføres i løpet av våren/sommeren 2016. F) Forslag om tillegg til husordensreglene Forslagsstiller: Morten Olsen, Ragnhild Schibbyes vei 58 Vi i RS 58 ønsker følgende tillegg til husordensreglene: Forbudt å sette opp trampoline i hager, fellesområder etc. pga av all sjenerende støy og bråk som er med dette. Mange borettslag har satt forbud mot dette. Ref tidligere henvendelser angående trampolinen i 1 etg RS 58. De fleste borettslag har disse generelle reglene for oppsetting av trampoliner: 1. Trampoliner kan kun monteres på areal som disponeres av den enkelte andelseier, og ikke på borettslagets fellesareal. 2. Det skal søkes skriftlig om oppsetting av trampoline, og søker skal i søknaden bekrefte at andelseier påtar seg alt ansvar som måtte følge av bruken. Skriftlig nabosamtykke fra tilstøtende naboer skal vedlegges søknaden. 3. Andelseier skal sørge for at trampolinen er forsvarlig montert i henhold til leverandørens spesifikasjoner og er sikker i bruk til enhver tid. Trampolinen skal festes til underlaget. 4. Voksne skal vurdere ferdighet og følge med når barn hopper. 5. Trampolinen skal fortrinnsvis benyttes av en person om gangen, dels av hensyn til brukerens egen sikkerhet, og dels for å unngå uønsket støy. 6. For å forhindre at barn bruker trampolinen når voksne ikke er tilstede, skal den gjøres utilgjengelig med lås, presenning eller på annen egnet måte. 7. Ved bruk av trampoline skal det utvises hensyn til nærliggende naboer, og trampoline skal under ingen omstendighet benyttes etter kl. 21.00. 8. Trampoliner som er satt opp uten styrets samtykke, er ulovlige og kan kreves fjernet dersom andelseier ikke etterkommer kravet innen fastsatt frist, vil borettslaget etter fristens utløp kunne fjerne trampolinen uten ytterligere varsel. Når det gjelder pkt. 1, område som disponeres av andelseier, går den til gjerdet selv om husordensreglene sier 4 meter ut fra leilighetens utgang til «hage». Det har innarbeidet seg en praksis at andelseierne har fått lov til å utvide sine områder mer enn 4 meter. Styrets forslag til vedtak Styret anbefaler at trampoliner kan settes opp av andelseier dersom ovenstående regler følges. Vedtak: Forslag om forbud av trampoliner i hager, fellesområder etc. vedtatt mot 7 stemmer.
5 Vestlitoppen Borettslag 5. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 2 år, ble Bodil Eikeset foreslått. B Som styremedlem for 2 år, ble Ahmed Dil Shad og Inger Hansen Kemi foreslått. Benkeforslag: Gunnar Holen og Tom Kinn Vedtak: Inger Hansen Kemi og Tom Kinn valgt for 2 år. Gunnar Holen valgt for 1 år. C Som varamedlem for 1 år, ble Anne Tylden, Nils Bjarne Kvam og Kenneth Lokheim foreslått. Benkeforslag: Ahmed Dil Shad Vedtak: Anne Tylden, Nils Bjarne Kvam, Kenneth Lokheim og Ahmed Dil Shad valgt ved akklamasjon. D Som delegert med varadelegert til generalforsamlingen i OBOS ble foreslått: Delegert Bodil Eikeset Varadelegert Ahmed Dil Shad E Som valgkomité ble Torbjørn Wilhelmsen, Arne Olav Finstad og Terje Sæter foreslått. Møtet ble hevet kl.: 19:20. Protokollen signeres av Svein Sandnes /s/ Møteleder Roger Eriksen /s/ Protokollvitne Kaja Dahl Svarva /s/ Referent Gunnar Holen /s/ Protokollvitne Ved valgene på generalforsamlingen og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Bodil Eikeset Ragnhild Schibbyes vei 36 2016-2018 Nestleder Gunnar Holen Ragnhild Schibbyes vei 62 2016-2017 Styremedlem Hermod Olsen Ragnhild Schibbyes vei 62 2015-2017 Styremedlem Inger Hansen Kemi Ragnhild Schibbyes vei 62 2016-2018 Styremedlem Tom Kinn Ragnhild Schibbyes vei 54 2016-2018