VENNESLA KOMMUNE Kommunestyret Dato: 27.03.2014 kl. 18:00 Sted: Kommunestyresalen Arkivsak: 14/00035 Arkivkode: 033 Mulige forfall meldes snarest til forfall@vennesla.kommune.no eller til Hilde Grundetjern tlf. 38 13 73 32 / 38 13 72 00 Saksdokumenter sendes også til varamedlemmer, men disse møter bare etter nærmere beskjed. Før behandlingen av sakene vil det bli: «Åpen spørretid» (Forutsatt at det er kommet inn spørsmål) Informasjon fra administrasjonen : Orientering om regnskapsresultatet for 2013. Orientering om resultatene av gjennomført medarbeiderkartlegging i 2014. SAKSKART Side 17/14 13/01078-16 18/14 12/00656-49 Saker til behandling Søknad om serverings- og skjenkebevilling frem til 2016 - Hunsfos bryggeri AS Søknad om salgsbevilling for alkoholholdig drikk grp 1 frem t.o.m. 30.06.2016. Søker: Hunsfos bryggeri AS 3 5 19/14 14/00516-1 Barnehage- og skolestruktur 7 20/14 13/02937-16 Utredning av samarbeid mellom kommuner knyttet til barnevern 9 1
21/14 13/01417-6 Sekretærordning for kontrollutvalget fra 1.7.2014 12 22/14 14/00652-2 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 14 23/14 14/00480-2 Kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Vennesla kommune Referatsaker 15 4/14 14/00628-1 Protokoll fra møtet i Kontrollutvalget 05.03.2014. 17 5/14 13/00819-10 Protokoll fra møtet i Eldrerådet 26.02.2014 17 6/14 13/00818-9 Protokoll fra møtet i Rådet for Funksjonshemmede 11.03.2014 17 Vennesla, 19.03.2014 Torhild Bransdal ordfører 2
Saker til behandling 17/14 Søknad om serverings- og skjenkebevilling frem til 2016 - Hunsfos bryggeri AS Arkivsak-dok. 13/01078-16 Arkivkode. --- Saksbehandler Beate Fjellestad Saksgang Møtedato Saknr 1 Levekårsutvalget 13.03.2014 12/14 2 Kommunestyret 27.03.2014 17/14 Rådmannens forslag til innstilling: 1 Kommunestyret gir Hunsfos bryggeri AS serverings- og skjenkebevilling for alkoholholdig drikk gruppe 2 i omsøkte lokale. Tillatelsen gjelder for bevillingsperioden fram til og med 30.06.2016. 2 Serverings- og skjenkebevilling gis under forutsetning av at daglig leder gjennomfører etablererprøven innen fastsatt frist, at Kristiansandsregionen brann og redning IKS godkjenner lokalene, samt at ferdigattest for lokalene foreligger. 3 Det forutsettes at Hunsfos bryggeri AS følger de til enhver tid gjeldende lover, regler og kommunale vedtak når det gjelder servering og skjenking av alkoholholdig drikk gruppe 2. Levekårsutvalget har behandlet saken i møte 13.03.2014 sak 12/14. Votering: Rådmannens forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt Levekårsutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret gir Hunsfos bryggeri AS serverings- og skjenkebevilling for alkoholholdig drikk gruppe 2 i omsøkte lokale. Tillatelsen gjelder for bevillingsperioden fram til og med 30.06.2016. 2. Serverings- og skjenkebevilling gis under forutsetning av at daglig leder gjennomfører etablererprøven innen fastsatt frist, at Kristiansands-regionen brann og redning IKS godkjenner lokalene, samt at ferdigattest for lokalene foreligger. 3
3. Det forutsettes at Hunsfos bryggeri AS følger de til enhver tid gjeldende lover, regler og kommunale vedtak når det gjelder servering og skjenking av alkoholholdig drikk gruppe 2. 4
18/14 Søknad om salgsbevilling for alkoholholdig drikk grp 1 frem t.o.m 30.06.2016. Søker: Hunsfos bryggeri AS Arkivsak-dok. 12/00656-49 Arkivkode. --- Saksbehandler Beate Fjellestad Saksgang Møtedato Saknr 1 Levekårsutvalget 13.03.2014 13/14 2 Kommunestyret 27.03.2014 18/14 Rådmannens forslag til innstilling: 1 Kommunestyret gir Hunsfos bryggeri AS salgsbevilling for alkoholholdig drikk gruppe 1 i omsøkte lokale. Tillatelsen gjelder for bevillingsperioden fram til og med 30.06.2016. 2 Salgsbevillingen gis under forutsetning av at styrer og stedfortreder består kunnskapsprøven om alkoholloven for salg innen åpningsdato, at Kristiansandregionen brann og redning IKS godkjenner lokalene, samt at ferdigattest for lokalene foreligger. 3 Det forutsettes at Hunsfos bryggeri AS følger de til enhver tid gjeldende lover, regler og kommunale vedtak når det gjelder salg av alkoholholdig drikk gruppe 1. Levekårsutvalget har behandlet saken i møte 13.03.2014 sak 13/14. Votering: Rådmannens forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt Levekårsutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret gir Hunsfos bryggeri AS serverings- og skjenkebevilling for alkoholholdig drikk gruppe 2 i omsøkte lokale. Tillatelsen gjelder for bevillingsperioden fram til og med 30.06.2016. 2. Serverings- og skjenkebevilling gis under forutsetning av at daglig leder gjennomfører etablererprøven innen fastsatt frist, at Kristiansands-regionen brann og redning IKS godkjenner lokalene, samt at ferdigattest for lokalene foreligger. 5
3. Det forutsettes at Hunsfos bryggeri AS følger de til enhver tid gjeldende lover, regler og kommunale vedtak når det gjelder servering og skjenking av alkoholholdig drikk gruppe 2. 6
19/14 Barnehage- og skolestruktur Arkivsak-dok. 14/00516-1 Arkivkode. --- Saksbehandler Wenche Nordli Saksgang Møtedato Saknr 1 Levekårsutvalget 13.03.2014 14/14 2 Plan- og økonomiutvalget 18.03.2014 23/14 3 Kommunestyret 27.03.2014 19/14 Rådmannens forslag til innstilling: Kommunestyret godkjenner prosess for arbeid med barnehage- og skolestruktur i Vennesla. Levekårsutvalget har behandlet saken i møte 13.03.2014 sak 14/14. Behandling i møtet: Arbeiderpartiet fremmet følgende forslag til et tilleggspunkt nr 2: De partiene som ikke er representert i styringsgruppen representeres ved gruppeleder Votering: Rådmannens forslag til videre prosess ble enstemmig vedtatt med et tilleggspunkt nr. 2: De partiene som ikke er representert i styringsgruppen representeres ved gruppeleder. Levekårsutvalgets innstilling til neste møte: 1. Kommunestyret godkjenner prosess for arbeid med barnehage- og skolestruktur i Vennesla. 2. De partiene som ikke er representert i styringsgruppen representeres ved gruppeleder. 7
Plan- og økonomiutvalget har behandlet saken i møte 18.03.2014 sak 23/14. Behandling i møtet: Som et resultat av diskusjonen i møtet var partiene enige om følgende fellesforslag til nytt pkt. 2: 2. Styringsgruppa gis følgende sammensetning: Ordfører, rådmann samt gruppelederne for alle partiene som er representert i kommunestyret. Votering: Ved votering ble rådmannens innstilling til pkt. 1 samt fellesforslaget enstemmig vedtatt. Plan- og økonomiutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret godkjenner prosess for arbeid med barnehage- og skolestruktur i Vennesla kommune. 2. Styringsgruppa gis følgende sammensetning: Ordfører, rådmann samt gruppelederne for alle partiene som er representert i kommunestyret. 8
20/14 Utredning av samarbeid mellom kommuner knyttet til barnevern Arkivsak-dok. 13/02937-16 Arkivkode. --- Saksbehandler Anne-Cathrine Hodnemyr Saksgang Møtedato Saknr 1 Levekårsutvalget 13.03.2014 15/14 2 Administrasjonsutvalget 18.03.2014 3/14 3 Plan- og økonomiutvalget 18.03.2014 22/14 4 Kommunestyret 27.03.2014 20/14 Rådmannens forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar den foreliggende rapport om barnevernstjenesten i Knutepunkt Sørlandet til orientering. 2. Kommunestyret mener det er mest hensiktsmessig at Vennesla/Iveland fortsetter som en selvstendig barnevernstjeneste. En er imidlertid positive til samarbeid med det andre kommunene i Knutepunkt Sørlandet på enkelte utvalgte saksområder. Dette er forhold som vil måtte avlares i det videre utredningsarbeid. 3. Kommunestyret er positive til at en utreder et vertskommunesamarbeid med Evje- og Hornnes kommune om barnevernstjenestene. Resultatet av dette utredningsarbeidet legges fram for kommunestyret som egen sak. Levekårsutvalget har behandlet saken i møte 13.03.2014 sak 15/14. Votering: Rådmannens forslag til innstilling pkt. 1 og 2 ble enstemmig vedtatt. Rådmannens forslag til innstilling pkt. 3 ble vedtatt mot tre stemmer(ap) Levekårsutvalgets innstilling til neste møte: 1. Kommunestyret tar den foreliggende rapport om barnevernstjenesten i Knutepunkt Sørlandet til orientering. 2. Kommunestyret mener det er mest hensiktsmessig at Vennesla/Iveland fortsetter som en selvstendig barnevernstjeneste. 9
En er imidlertid positive til samarbeid med det andre kommunene i Knutepunkt Sørlandet på enkelte utvalgte saksområder. Dette er forhold som vil måtte avklares i det videre utredningsarbeid. 3. Kommunestyret er positive til at en utreder et vertskommunesamarbeid med Evje- og Hornnes kommune om barnevernstjenestene. Resultatet av dette utredningsarbeidet legges fram for kommunestyret som egen sak. Administrasjonsutvalget har behandlet saken i møte 18.03.2014 sak 3/14. Votering: Rådmannens forslag til innstilling i punkt 1 og 2 ble enstemmig vedtatt Rådmannens forslag til innstilling i punkt 3 ble vedtatt mot 2 stemmer (Ap) Administrasjonsutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar den foreliggende rapport om barnevernstjenesten i Knutepunkt Sørlandet til orientering. 2. Kommunestyret mener det er mest hensiktsmessig at Vennesla/Iveland fortsetter som en selvstendig barnevernstjeneste. En er imidlertid positive til samarbeid med det andre kommunene i Knutepunkt Sørlandet på enkelte utvalgte saksområder. Dette er forhold som vil måtte avklares i det videre utredningsarbeid. 3. Kommunestyret er positive til at en utreder et vertskommunesamarbeid med Evje- og Hornnes kommune om barnevernstjenestene. Resultatet av dette utredningsarbeidet legges fram for kommunestyret som egen sak. 10
Plan- og økonomiutvalget har behandlet saken i møte 18.03.2014 sak 22/14. Votering: Ved votering ble pkt. 1 og 2 i rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Pkt. 3 i rådmannens innstilling ble vedtatt med 7 stemmer (KrF, H, Frp og Sp) mot 2 stemmer (Ap). Plan- og økonomiutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar den foreliggende rapport om barnevernstjenesten i Knutepunkt Sørlandet til orientering. 2. Kommunestyret mener det er mest hensiktsmessig at Vennesla/Iveland fortsetter som en selvstendig barnevernstjeneste. En er imidlertid positive til samarbeid med det andre kommunene i Knutepunkt Sørlandet på enkelte utvalgte saksområder. Dette er forhold som vil måtte avlares i det videre utredningsarbeid. 3. Kommunestyret er positive til at en utreder et vertskommunesamarbeid med Evje- og Hornnes kommune om barnevernstjenestene. Resultatet av dette utredningsarbeidet legges fram for kommunestyret som egen sak. 11
21/14 Sekretærordning for kontrollutvalget fra 1.7.2014 Arkivsak-dok. 13/01417-6 Arkivkode. 033 Saksbehandler Gerd Signe Vigebo Saksgang Møtedato Saknr 1 Kommunestyret 27.03.2014 21/14 SAMMENDRAG: Arendal revisjonsdistrikt IKS har i dag sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget i Vennesla. Revisjonsenheten vil ha kapasitetsproblemer med å gjennomføre arbeidet i et omfang som kontrollutvalgene har forventninger til, og har signalisert at de ikke lenger ønsker å forlenge avtalen. Tilsvarende gjelder for til sammen 14 kommuner og 2 fylkeskommuner på Agder. KS Agder etablerte våren 2013 en arbeidsgruppe som skulle gi en anbefaling til kommunene og fylkeskommunene om ny sekretariatsordning. Etter nøye vurdering anbefaler arbeidsgruppa medlemskap i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS. Se for øvrig vedlagte utredning. Kontrollutvalget i Vennesla behandlet saken i møte 05.03.14, og fattet følgende enstemmige vedtak: 1. Vennesla kommune søker om å bli medeier i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS fra 1.7.2014. 2. Endelig forslag til selskapsavtale legges frem for kommunestyret for godkjenning så snart fylkeskommune/kommunene har fattet vedtak om å søke medlemskap og fordeling av eierandel er klargjort. Kontrollutvalgets forslag til vedtak: 1 Vennesla kommune søker om å bli medeier i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS fra 1.7.2014. 2 Endelig forslag til selskapsavtale legges frem for kommunestyret for godkjenning så snart fylkeskommunene/kommunene har fattet vedtak om å søke medlemskap og fordeling av eierandel er klargjort. Vedlegg: 1 Utskrift fra kontrollutvalgets møteprotokoll 6/14 2 Saksframlegg, kontrollutvalgets sak 6/14 3 Utredning av ny sekretariatsordning for kontrollutvalg på Agder, KS Agder 4 Tilbud fra Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS 12
Bakgrunn for saken: Arendal revisjonsdistrikt IKS har i dag sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget i Vennesla. Revisjonsenheten vil ha kapasitetsproblemer med å gjennomføre arbeidet i et omfang som kontrollutvalgene har forventninger til, og har signalisert at de ikke lenger ønsker å forlenge avtalen. Tilsvarende gjelder for til sammen 14 kommuner og 2 fylkeskommuner på Agder. KS Agder etablerte våren 2013 en arbeidsgruppe som skulle gi en anbefaling til kommunene og fylkeskommunene om ny sekretariatsordning. Etter nøye vurdering anbefaler arbeidsgruppa medlemskap i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS. Se for øvrig saksframlegg til kontrollutvalgets sak 6/14 (vedlegg 2), samt utregning fra KS Agder (vedlegg 3). Merknader: Rådmannen har ingen merknader til kontrollutvalgets forslag til vedtak. Den foreslåtte ordningen vil bli noe dyrere enn dagens ordning, og rådmannen vil derfor foreslå å komme tilbake til inndekking av dette i tertialrapporten. I følge utredningen vil ny ordning bety anslagsvis kr. 113.600,- i årlige utgifter (2014- priser). I vedtatt budsjett for 2014 er det lagt inn kr. 96.000,- til sekretariat for kontrollutvalget. Dette betyr en økning på ca. kr. 17.600,- pr. år. I oppstartsåret vil det imidlertid bli noen ekstra utgifter, og det anslås kr. 95.800,- til den nye ordningen. I tillegg kommer halvårsvirkning av gammel ordning, dvs. kr. 48.000,-, og totale driftsutgifter i 2014 vil dermed bli kr. 143.800,-, dvs. en økt utgift på kr. 47.800,- i forhold til budsjettet. Innskudd av egenandel i selskapet vil bli ført i investeringsregnskapet, og kommer i tillegg til ovennevnte. Det anslås at Vennesla kommunes andel av dette vil være kr. 20.000,-. Total utgiftsøkning i 2014 anslås dermed å bli kr. 67.800,-. Som allerede nevnt foreslår rådmannen å komme tilbake til dette i tertialrapporten. 13
22/14 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Arkivsak-dok. 14/00652-2 Arkivkode. 033 Saksbehandler Gerd Signe Vigebo Saksgang Møtedato Saknr 1 Kommunestyret 27.03.2014 22/14 SAMMENDRAG: Kontrollutvalget har vedtatt å årlig legge frem en årsmelding til kommunestyret som viser utvalgets virksomhet i løpet av året. Årsmeldingen skal sammen med årsplanen for samme periode, gi kommunestyret en mulighet til å følge med på om de vedtatte planer, oppgaver og målsetninger blir fulgt opp. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige vedtak i sak 5/14: «Forslag til årsmelding for 2013 fra kontrollutvalget godkjennes. Årsmeldingen legges frem for kommunestyret til orientering.» Kontrollutvalgets forslag til vedtak: Årsmelding for 2013 fra kontrollutvalget tas til orientering. Vedlegg: 1 utskrift fra kontrollutvalgets møteprotokoll, sak 5/14. 2 kontrollutvalgets årsmelding for 2013 14
23/14 Kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Vennesla kommune Arkivsak-dok. 14/00480-2 Arkivkode. 203 Saksbehandler Gerd Signe Vigebo Saksgang Møtedato Saknr 1 Kommunestyret 27.03.2014 23/14 SAMMENDRAG: Skatteetaten ved Skatt Sør har foretatt kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Vennesla kommune. Skattekontoret har følgende merknader: Skattedirektoratets melding nr. 9/11 om inngåelse av betalingsavtaler må følges. Omfanget av gjennomførte arbeidsgiverkontroller var ikke i henhold til kravet på 5 %. Skatteoppkreveren har følgene kommentarer til skattekontorets merknader: Skattedirektoratets melding om inngåelse av betalingsavtaler inneholder krav om omfattende dokumentasjon og vurdering av skatteyters evne til å betale kravet. I saker med forholdsvis lite utestående har skatteoppkreveren brukt skjønn, og ikke nødvendigvis fulgt skattedirektoratets melding nr. 9/11. Som nevnt i kontrollrapporten var Interkommunal arbeidsgiverkontroll i Agder, som Vennesla er en del av, med i et pilotprosjekt med innføring av et nasjonalt kontrollstøttesystem. På grunn av ressurssituasjonen har dette medført færre kontroller enn kravet fra Skattedirektoratet. Rådmannens forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollrapporten 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Vennesla kommune til orientering. Vedlegg: Kontrollrapport fra skatteetaten 15
Bakgrunn for saken: Skatt sør har ansvar for kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Vennesla kommune. Skattekontoret har ansvar for å avdekke at skatteoppkreverfunksjonen utøves tilfredsstillende i henhold til gjeldende regelverk på følgende områder: Intern kontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskap Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Skattekontoret har følgende merknader: Skattedirektoratets melding nr. 9/11 om inngåelse av betalingsavtaler må følges. Omfanget av gjennomførte arbeidsgiverkontroller var ikke i henhold til kravet på 5 %. Merknader: Skatteoppkreveren har følgene kommentarer til skattekontorets merknader: Skattedirektoratets melding om inngåelse av betalingsavtaler inneholder krav om omfattende dokumentasjon og vurdering av skatteyters evne til å betale kravet. I saker med forholdsvis lite utestående har skatteoppkreveren brukt skjønn, og ikke nødvendigvis fulgt skattedirektoratets melding nr. 9/11. Som nevnt i kontrollrapporten var Interkommunal arbeidsgiverkontroll i Agder, som Vennesla er en del av, med i et pilotprosjekt med innføring av et nasjonalt kontrollstøttesystem. På grunn av ressurssituasjonen har dette medført færre kontroller enn kravet fra Skattedirektoratet. 16
Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel 4/14 14/00628-1 Protokoll fra møte i Kontrollutvalget 05.03.2014 5/14 13/00819-10 Protokoll fra møtet i Eldrerådet 26.02.2014 6/14 13/00818-9 Protokoll fra møtet i Rådet for Funksjonshemmede 11.03.2014 17