MOVAR IKS STYREMØTE NR. 6 216 Onsdag 28. september 216 holdt styret for MOVAR IKS møte i MOVARs administrasjons lokaler, Huggenes. 8 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Av varamedlemmene møtte: Forfall medlemmer: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, leder Nils-Anders Søyland, nestleder Aud Helen Wernberg Øyen Steinar Roos Per-Christian Rasmussen Tore Fredriksen Bjørn Amundsen Anita Wulvig Hege Solberg Sandtrø Katrine Kerr Gammelsrød Inger-Lise Skartlien, leder av representantskapet Johnny Sundby, MOVAR IKS Freddy Tangen, MOVAR IKS Erland Eggen, Energidata Consulting AS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Freddy Tangen og Erland Eggen var kun til stede under behandling av styresak 1/216. Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. Protokollen fra forrige møte ble enstemmig godkjent. STYRESAK NR. 1/216 RENOVASJONSBENCHMARKING 216 Direktørens forslag til innstilling: Styret oversender Renovasjonsbenchmarking 216 til Representantskapet til orientering, og ber administrasjonen følge opp med ny benchmarking i 218. Behandling: Erland Eggen fra Energidata Consulting AS presenterte resultatene fra benchmarking av renovasjonsavdelingen og ordningen.
Votering: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret oversender Renovasjonsbenchmarking 216 til Representantskapet til orientering, og ber administrasjonen følge opp med ny benchmarking i 218. STYRESAK NR. 11/216 REPR.SAK NR. 7/216 BUDSJETT 217 ØKONOMIPLAN 217-22 Direktørens forslag til innstilling: Representantskapet i MOVAR IKS vedtar fremlagte som selskapets budsjett for 217, samt økonomiplan for perioden 217 22, med investeringer og låneopptak ihht oppstillinger i økonomiplanen. Behandling: Adm. direktør informerte kort om budsjettmøter med administrasjonen i samtlige eierkommuner. Deretter presenterte han hovedtall for selskapet totalt og pr. sektor. En investering i nytt administrasjonsbygg ble spesielt belyst, da dette ikke tidligere var presentert for styret. Styreleder understreket før votering at denne investeringen var inkludert i fremlagte budsjett/økonomiplan. Selskapets likviditet kan bli kritisk i langtidsperioden, og Adm. direktør redegjorde for mulige tiltak. Administrasjonen ble oppfordret til å se nærmere på dette, og fremlegge en sak for styret. Votering: Innstilling til vedtak ble enstemmig vedtatt, og styrets innstilling til representantskapet blir som følger: Vedtak: Representantskapet i MOVAR IKS vedtar fremlagte som selskapets budsjett for 217, samt økonomiplan for perioden 217 22, med investeringer og låneopptak ihht oppstillinger i økonomiplanen. STYRESAK NR. 12/216 REPR.SAK NR. 6/216 ENDRING AV ORDNINGEN MED KLAGENEMNDER I MOVAR 2. GANGS BEHANDLING Direktørens forslag til innstilling: Representantskapet anmoder eierkommunene om å ta opp til behandling sak om klagenemnd i MOVAR, og at det fattes følgende vedtak: 1. Kommunestyret vedtar å opprette en særskilt interkommunal klagenemnd, jfr. forvaltningslovens 28 annet ledd, for å behandle klager på enkeltvedtak fattet av MOVAR innenfor husholdningsrenovasjon, slamrenovasjon og brann- og eksplosjonsvern.
2. For kommuner som benytter renovasjonsmodell B (Rygge, Råde, Vestby og Våler) delegeres myndighet til å organisere og oppnevne en særskilt og uavhengig interkommunal klagenemnd for klager på enkeltvedtak fattet av selskapet innenfor husholdningsrenovasjon og slamrenovasjon i medhold av forurensningslovens 83 og 85 annet ledd, jfr. forvaltningsloven 28 annet ledd, fra kommunestyret til representantskapet i MOVAR. 3. For samtlige eierkommuner delegeres myndighet til å organisere og oppnevne en særskilt og uavhengig interkommunal klagenemnd for klager på enkeltvedtak fattet av selskapet etter Brann og eksplosjonsvernloven 9 og 41, jfr. forvaltningslovens 28 annet ledd, fra kommunestyret/bystyret til representantskapet i MOVAR. Representantskapet vedtar følgende endring i vedlegg D til eieravtalen, jfr. eieravtalens pkt. 3: D2 «Styret i MOVAR er klageinstans for vedtak fattet av brannsjef på bakgrunn av delegert myndighet» fjernes. Behandling: Styret diskuterte både historikk og saksbehandling bredt før votering. Adm. direktør informerte om at matrise over klagesaker ville bli oppdatert før evt. oversendelse til representantskapet, da Vestby kommune hadde oversendt supplerende opplysninger. Votering: Ved avstemning ble innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Som innstilt. O-SAK NR. 3/216 DIREKTØRENS ORIENTERING Adm. direktør oppdaterte styret på aktuelle prosesser og hendelser i selskapet. Presentasjonen vedlegges protokollen. O-SAK NR. 31/216 PLAN FOR BRANNVERNTILTAK I MIB 216 Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Adm. direktør informerte om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering.
O-SAK NR. 32/216 PROTOKOLLER FRA MØTER I AMU Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 33/216 REGNSKAP OG LIKVIDITET PR. 31.8.216 Adm. direktør presenterte hovedtall og avvik for selskapet totalt og pr. sektor. Presentasjonen følger denne protokollen. EVENTUELT Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 11:45. Ketil Reed Aasgaard Leder Nils-Anders Søyland Bjørn Amundsen Anita Wulvig Aud Helen Wernberg Øyen Steinar Roos Per Chr. Rasmussen Tore Fredriksen
6.1.216 Direktørens orientering 28.9.216 Administrasjon: Fakturering av kundene på husholdningsrenovasjon 31.8.216. Arbeid med budsjett. Avholdt budsjettmøter med kommunene (Siste i Våler i går). PwC i gang med å vurdere avtaleforhold mellom IKS og Næring. 1
6.1.216 Vann og avløp: Prosjektering av ny vannforsyning nordover i gang, bl.a. med vurdering av grunnforhold i Vansjø. Adm. Direktør holdt foredrag om MOVAR og FREVARs samarbeid rundt teknologivurdering innen avløpsområdet på Norsk Vanns årskonferanse i Trondheim. Vannverkets vaktbil er i tråd med økonomiplanen skiftet ut. Ny bil går på biogass. Renovasjon: MOVAR har søkt Fylkesmannen om utvidet konsesjon til mellomlagring av aske. Stena Recycling AS har søkt om tillatelse til å drive sortering. PwC og Mepex engasjert til å gjennomføring av juridiske, organisatoriske og forretningsmessige sider ved et samarbeid om sentralsortering mellom Fredrikstad, Sarpsborg, Halden og MOVAR. Adm. Direktør og sektorsjef Renovasjon deltar i MISA-møte i Moss i dag kl. 15 ifm at Ragn Sells ønsker å etablere gjenvinningsstasjon for privatkunder på naboeiendommen. Fylkesmannen har bedt kommunene i Mosseregionen ta stilling til samtykke. De øvrige eierkommunene i Mosseregionen har sagt nei til dette, og vi mener Moss kommune bør gjøre det samme. MOVARs advokat har tilskrevet Ragn Sells, da vi oppfatter at anlegget skal etableres på et areal de leier av oss. 2
6.1.216 MIB: DSB gjennomført tilsyn på MIB 2.9. To avvik: Bemanning tilsynsseksjonen etter at Mette Kaspersen rykket opp som leder forebyggende. Manglende dekning mhp responstid i deler av området. Tilsynsrapporten vil ble fremlagt for styret så snart denne foreligger. Ifm ansettelser av 4 konstabler for å dekke opp ny brannordning i Vestby og 4 (med forbehold om budsjett) for å dekke opp Moss, mottok vi over 27 søknader! Det er gjennomført testing og intervjuer på brannstasjonen, for utvelgelse av kandidater. MIB: Under brannvernuka har: Ca. 7-8 barnehagebarn vært innom brannstasjonen. Lørdag 24.9. besøkte >2 personer åpen dag på brannstasjonene i Moss og Vestby. Arbeidet med implementering av ny ROS-analyse iverksettes i oktober. 3
6.1.216 Regnskap 31.8.216 MOVAR IKS Totalt pr. Omsetning inkl. internfakturering: kr. 189 881 Finanskostnader 3 242 Avskrivninger 22 72 Resultat 8 987 Varekostnad (Produksjonskostnad) 58 228 Driftskostnader 41 476 Personalkostnader 55 877 1
6.1.216 Likviditet pr. Tall i NOK 1 Pr. Pr. 1.1.16 Innestående på bank (Inklusive skattetrekksmidler, eks etterbruksfond) 37 26 51 32 Kortsiktige fordringer 36 171 14 89 Påløpt prosjektkostnader i forhold til opptatt byggelån. 1 SUM 74 431 65 841 Kortsiktig gjeld, inkl. leverandører, FP og off. avg. 34 34 32 961 Arbeidskapital 4 127 32 88 Likviditeten har vært tilfredsstillende 216, også i gjennom sommermånedene. Husholdningsrenovasjon for 2. halvår 216 fakturert 31. august, mot i november i 215. Dette utgjør 21,5 mill. inkl. MVA. (Kostnader for denne sektoren løper selvsagt månedlig ut hele 216.) Likviditetsutfordring på sikt er ved nedregulering av selvkostfondene. Vil ikke være reell problemstilling for inneværende år. Selvkostfondene er pr. 1.1.16 på 36 91, og skal nedreguleres mye i 216 og -17. MOVAR Totalt, Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning. 2 18 16 14 12 1 8 6 4 2-2 -4-6 -8-1 Inntekt Materiell Lønn Driftskostn. Avskrivn. Renter Resultat 4 Regnskap 216 2 Omsetning 216 Regnskap 215 Resultat 216 8 987 1 35-9 961 2
6.1.216 MOVAR IKS totalt pr. Totalt sett god drift i samtlige avdelinger/sektorer. Regnskapstall for selskapet totalt pr. er i hovedtrekk i tråd med budsjett, men med enkelte avvik av betydning. En del skyldes periodisering. Lønnsoppgjør 216 (virkningstidspunkt 1. mai) er ikke påbegynt forhandlet, grunnet mekling på Bedriftsavtalen (KS Bedrift). Rentene hos våre långivere har økt noe gjennom sommeren. Mange mener at rentebunnen nå er nådd, men lange renter fortsatt rimelig lave. 16 14 12 1 8 6 Administrasjon og Teknisk Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning.. 2 1 5 1 5-5 -1-1 5-2 4 Regnskap 216 Inntekt Materiell Lønn Driftskostn. Avskrivn. Renter Resultat 2 216 Omsetning Regnskap 215 Resultat - 567 216 697 3
6.1.216 De viktigste avvikene innen Adm. og Teknisk Omsetning: Omsetning av administrative og tekniske tjenester ut til avdelingene lavere enn budsjettert. (Denne tjenesten fremkommer for øvrig som en kostnad i øvrige sektorer.) Har bl.a. sammenheng med bemanningssituasjon på Teknisk avd. Lønn: Lønnsoppgjør 216 ikke påbegynt, samt vakanse og sykefravær på Teknisk avd. slår ut. Drift: Pr. 31.8 (som pr. 31.7) er det overskridelser på kontonivå som skyldes kostnader som foreløpig ikke er fordelt (IT Hardware 15, IT konsulent 15, IT-lisenser 3, diverse konsulent 4 ). I tillegg er det periodiseringsavvik på flere poster. Vansjø Vannverk Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning. 26 24 4 22 3 2 2 18 16 14 1 12-1 1 8-2 Inntekt Materiell Lønn Driftskostn. Avskrivn. Renter Resultat 6 4 2 Regnskap 216 216 Regnskap 215 Resultat 216 Omsetning 1 616-1 58-2 49 4
6.1.216 De viktigste avvikene innen drift av Vansjø Vannverk Omsetning: Tilnærmet helt på budsjett. Moss viser tydelig nedgang, mens øvrige kommuner til sammen oppveier dette. Varekjøp: Viser underforbruk som følge av periodiseringsproblematikk. Nesten halvering av kostnad ved behandling av avløpsvann som sendes til Fuglevik RA, grunnet ombygning i vannverket i 215. Lønn: Noe merforbruk også før lønnsoppgjør, som følge av vaktordning og overtid. Driftskostnader: Tilnærmet som budsjett, men kontovise avvik begge veier, også som følge av periodiseringer. Renter: Periodisering. Kambo, Fuglevik og Hestevold Renseanlegg - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning 3 28 26 24 22 2 18 16 14 12 1 8 1 5-5 -1-1 5-2 -2 5-3 -3 5-4 Inntekt Materiell Lønn Driftskostn. Avskrivn. Renter Resultat 6 Regnskap 216 4 216 2 Omsetning Regnskap 215 Resultat - 2 163-1 684 216-2 985 5
6.1.216 De viktigste avvikene innen drift av avløpsanleggene. Omsetning : Noe lavere mengde enn budsjettert for samtlige eierkommuner, som følge av klimatiske forhold med lite regn. Tar seg normalt opp ila høsten. Varekjøp: - Netto mindreforbruk. Hovedårsak periodisering vedrørende leie av rørkapasitet av Moss kommune, noe også grunnet mindre kostnad levering av slam, samt lavere kostnad analyser. Lønn: Svakt under budsjett på samtlige lønnsarter. Mindreforbruk på overtid/vaktutrykning, samt på pensjonskostnad. lønnsoppgjør 216 ikke påbegynt. Drift: Noe under budsjett men kontovise avvik begge veier. Tydelig merkostnad el.kraft, og tydelig reduksjon av kjøp fra Teknisk avd. (internt.) Renter: Periodisering. Gjenbruksstasjoner og Renovasjon - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning. 85 8 4 75 7 65 6 55 5 45 4 35 3 2 1-1 -2-3 -4 3-5 25 2 15 1 5 Omsetning Regnskap 216 216 Regnskap 215 Inntekt Materiell Lønn Driftskostn. Avskrivn. Renter Resultat Resultat 216 6 947 11 591-3 986 6
6.1.216 Omsetning: De viktigste avvikene ved drift av gjenbruksstasjonene og husholdningsrenovasjon. Vi har fakturert 2. halvår husholdningsrenovasjon, samt fritidsrenovasjon for hele sesongen 216 (tidligere enn i 215). Kommunevise til dels store avvik, og særlig Råde har tydelig lavere omsetning enn vi forventet. Foreløpig ingen inntekter fra deponiet/movar Næring AS fra asken, men dette kommer etter sortering og deponering. Inntektene fra salg av gjenvinningsvarer er også fallende. Materialkostnader: Materialkostnader over budsjett, som bl.a. skyldes forbrenningskostnader Frevar, og økte transport- og behandlingskostnader. Leveringskostnader på impregnerte trevirke og annet farlig avfall er også stigende. Lønnskostnader: Lønnskostnader svakt under budsjett. Lønnsoppgjør ikke gjennomført. Driftskostnader: Kontovise avvik begge veier og en god del periodiseringer. MIB - Resultat i forhold til budsjett. Omfatter alle avdelinger: Adm., Beredskap, Forebyggende Tilsyn & Feiertjeneste. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning. 5 45 2 4 1 35 3-1 25-2 2-3 15 Inntekt Materiell Lønn Driftskostn. Avskrivn. Renter Resultat 1 Regnskap 216 5 Omsetning 216 Regnskap 215 Resultat 216 3 153 1 28-5 7
6.1.216 De viktigste avvikene ved drift av MIB sektor. Omsetning: - Omsetningen tilnærmet lik budsjett, som er vedtatte overføringer fra eierkommunene. Noe færre unødvendige alarmer. Varekjøp: Noe overforbruk som i hovedsak skyldes alarmbranntjenesten (ABØ 11-sentralen) Lønn : Lønnskostnader under budsjett. Lønnsoppgjøret ikke påbegynt, periodisering mhp på pensjonskostnad, samt noe vakanser er årsaken. Driftskostnader: Avvik begge veier, og flere poster er noe periodiseringsrelatert. 8