Krisehåndtering og beredskap Innføring av varslings og krisehåndteringssystemet BComeSafe og opplæring av responspersonell/kriseledere ved videregående skoler, folkehøgskoler og veiledningssenter i Akershus. Hva er BComeSafe?
Bakgrunn System for varsling og krisehåndtering BComeSafe Akershus fylkeskommune Hvorfor trenger vi BComeSafe? Fylkestinget vedtok 18. mars 2013 å innføre talevarslingsanlegg ved alle de videregående skolene som i dag ikke har talevarsling. Samtidig ble sentraladministrasjonen bedt om å vurdere en helhetlig løsning for varsling og krisehåndtering. I løpet av vinteren 2013/2014 utarbeidet Sentral IT, i samarbeid med HR og avdeling for videregående opplæring, et saksfremlegg for et helhetlig varsling- og krisehåndteringssystem. Dette ble vedtatt av Fylkestinget 16. juni 2014. Akershus fylkeskommune så viktigheten av å ha et velfungerende og brukervennlig varslings- og krisehåndteringssystem for alvorlige hendelser ved fylkeskommunens skoler. Fylkeskommunen var av den formening at eksisterende systemer ikke var hensiktsmessige nok, og utviklet derfor et eget unikt IT- system for varsling. Systemet Det nye helhetlige varslings- og krisehåndteringssystemet, skal gi elever og ansatte ved Akershus fylkeskommunes skoler en mulighet for å varsle til skolens kriseledere/responspersonell, alternativt også politiet direkte, om alvorlige eller potensielt alvorlige uønskede hendelser via eget IT-utstyr (PC og smarttelefon). Systemet baserer seg på å benytte eksisterende IKT-infrastruktur (WLAN, LAN og WAN). Eksempler på alvorlige eller potensielt alvorlige hendelser er pågående livstruende vold (PLIVO), gisselsituasjoner, truende opptreden fra utenforstående, funn av bombelignende gjenstander mv. Skolens kriseledere vil ut ifra mottatt informasjon (bilde, lyd, tekst, posisjonsangivelse på kart), kunne vurdere situasjonen og iverksette nødvendige tiltak. Akershus fylkeskommune legger stor vekt på at brukere av dette systemet skal føle seg trygg, både på bruk og funksjonalitet, samt at det legges vesentlig vekt på kompetanseutvikling hos responspersonell/kriseledelse (utpekte ansatte ved skolene som mottar melding). Alt responspersonell og kriseledere vil gjennomgå en grunnleggende opplæring og øvelse i det å vurdere situasjoner, samt få retningslinjer og rutiner for håndtering av forskjellige typer alvorlige hendelser ved sin skole. Systemet er ment som et supplement til eksisterende varslingssystemer, for eksempel brannvarslingssystemer, i tilfeller hvor de ikke er godt egnet, primært til varsling av alvorlige voldshendelser. I slike tilfeller kan brannvarslingsanlegg faktisk virke mot sin hensikt, fordi talemeldingene som automatisk iverksettes ber elever og ansatte evakuere bygningen. Dette kan føre dem rett i armene på en eventuell gjerningsmann. BComeSafe er på sin side et stille varslingssystem som gir mulighet til å varsle om en alvorlig hendelse uten at gjerningspersonen blir gjort oppmerksom på det. S Kriseledelse og beredskap Side 1
Varslingen skjer ved at en eller flere trykker på en alarmknapp på sin PC eller smarttelefon, og dermed kontakter skolens kriseledelse/responspersonell. Systemet er utviklet av Akershus fylkeskommune i samarbeid med det danske selskapet Magenta aps. Kort funksjonsbeskrivelse Ved en alvorlig hendelse Når en elev eller ansatt utløser alarm fra sin PC eller smarttelefon, så vil han umiddelbart få valget om å tilkalle politiet. Dersom vedkommende velger det, så er hendelsen særdeles alvorlig og krisesenteret går i modus «RØD». Dette synliggjøres med en rød stripe helt øverst i skjermbildet, slik: Når alarmen utløses, vil skolens kriseteam får tilsendt en tekstmelding (sms) med beskjed om at en alvorlig hendelse har oppstått, og at politiet allerede er tilkalt. Det går også ut talemelding til høyttaleren på kriseteamets telefoner, ev. også til andre utvalgte telefoner. Når kriseteamet logger seg på krisesenteret, vil de umiddelbart se hvor mange og hvem som har tilkalt politiet. Jo flere som har ringt politiet, desto flere har vurdert situasjonen til særdeles alvorlig. De som har ringt politiet blir markert med små røde ikoner som det står «112» på. Øverst til høyre ser kriseteamet hvor mange som har ringt politiet. Skolens kriseteam bør nå umiddelbart ringe politiet, og supplere politiet med informasjon. Dersom et av medlemmene i skolens kriseteam sitter opptatt i en telefonsamtale, vil systemet terminere samtalen og sende en melding til medlemmet i kriseteamet om at en alvorlig hendelse har oppstått, og at politiet er tilkalt. Samtaleparten får en annen beskjed som forklarer hvorfor samtalen ble brutt. Det er kun alarmer som er utløst fra en smarttelefon som får ringt politiet direkte. I en undervisningssituasjon, så er det mest sannsynlig at alarmen utløses fra en PC. Da vil kriseteamet få Kriseledelse og beredskap Side 2
tilsendt en tekstmelding som sier at «en alvorlig hendelse har oppstått, tilkall politiet». Skolens kriseteam må da umiddelbart ringe politiet og deretter logge seg på krisesenteret for å gi politiet ytterlige informasjon om hendelsen. I et slikt tilfelle må skolens kriseteam selv sette krisesenteret i modus rødt (en liten skyvebryter oppe til høyre («Change Police status») Ved en mindre alvorlig hendelse Når en elev eller ansatt utløser alarm fra sin PC eller smarttelefon, så vil han umiddelbart få valget om å tilkalle politiet. Dersom vedkommende ikke velger det, så vurderes hendelsen til mindre alvorlig og krisesenteret går i modus «GUL». Dette synliggjøres med en gul stripe helt øverst i skjermbildet, slik: Dersom hendelsen eskalerer, kan brukerne når som helst velge å tilkalle politiet. Da vil krisesenteret automatisk endre modus til «særdeles alvorlig», og statuslinjen øverst endre farge til rød. Det holder med at en ringer politiet for at dette skjer. For begge modus gjelder følgende: Alle som utløser alarm, utløser også automatisk opptak av lyd og bilde (videostrøm), men det er kun videostrømmen fra de seks første som vises i krisesenteret, og kun lydstrømmen fra den første. Alle som utløser alarm etter den sjette, vises i listen i høyre kolonne. Dersom kriseteamet ser at en av dem i listen til høyre sender mange meldinger, så kan krisesenteret klikke på vedkommende, og vedkommendes filming vises i den tomme plassen oppe til høyre «Empty place for video streams» NB: All tekst vil bli på norsk! ) Kriseteamet kan når som helst fjerne en videostrøm og erstatte den med en annen fra listen til høyre, samt å velge hvem man vil lytte til (men man kan altså kun lytte til en videostrøm av gangen) Kriseledelse og beredskap Side 3
Kommunikasjon mellom dem som har utløst alarm og kriseteamet De som har utløst alarm, og er i stand til å kommunisere (dvs. at de ikke står under en direkte trussel), kan nå kommunisere med kriseteamet på to måter: 1. Via lynmeldinger («Chat») 2. eller ringe Samtlige lynmeldinger kommer opp fortløpende i kolonnen til venstre. Kriseteamet vil også se antall lynmeldinger den enkelte har sendt (indikert med et lite ikon som viser antallet, ikke vist på skissene) Sende ut meldinger Nederst til høyre vises et lite kartutsnitt over hvor de befinner seg de som har utløst alarm. I tillegg vil kriseteamet kunne se alle de andre som befinner seg i området, samt hvem av dem som har valgt å ringe/tilkalle politiet. Man kan klikke på fanen «School plan» og få opp et større kart. Fra den siden kan man også sende ut meldinger. Er det en særdeles alvorlig hendelse, kan det være at man vil sende ut en evakueringsmelding til alle på skolen, med unntak av de som befinner seg midt oppe i den alvorlige hendelsen. Dette gjøres ved å markere med muspekeren en firkant på kartet over de som ikke skal få evakueringsmelding. Deretter velger man en av de predefinerte evakueringsmeldingene og ev. supplerer med ytterligere informasjon, f.eks. informasjon om hva slags hendelse som har oppstått og hvor man IKKE må gå. Meldingen kommer opp i høyre på skjermen på PC-ene, samt på smarttelefonene. Det vil være litt forskjellig måte dette vises, avhengig av type smarttelefon. Meldingen er stille, dvs. ingen lydindikasjon (vibrasjon på smarttelefonen vurderes). Skoler som i tillegg ønsker talevarsling med høyttalere, eller rene callingapparater, kan koble dette til (dersom telefonsystemet tillater dette).. AFK benytter Simcom UCP, som muliggjør dette). Skolen/campus deles inn i soner, og det kan så sendes predefinerte talemeldinger ut til en eller flere soner. Man kan også tale ut en direkte talemelding («live»). Innføring av BComeSafe i skoler og virksomheter Det er utarbeidet forslag til en timeplan for opplæring av de som skal håndtere systemet (kriselederne). Denne opplæringen skal gi kriselederne god nok bakgrunn for å operere systemet, gi informasjon og opplæring til elever og ansatte samt kunne reagere hensiktsmessig ved en alvorlig uønsket hendelse. Bruk av video i opplæring Akershus fylkeskommune vil bruke video som en del av undervisningsopplegget. I første omgang vil dette gjelde responspersonell/kriseledere. Videoene er på inntil 90 hver og viser forskjellige situasjoner responspersonell/kriseledere kan stå overfor. I undervisningen vil deltagerne måtte reflektere rundt hva de ser og hører og diskutere løsningsforslag. Dette vil bidra til at responspersonell/kriseledere lager seg «mentale planer» for å være bedre forberedt på hendelser. Kriseledelse og beredskap Side 4
«Videosnuttene» skal vise hva som tas opp fra en elevs smart-telefon eller PC ved en hendelse. Et foreløpig forslag til videoer er: 1. Mistenkelige kjøretøy/personer utenfor skolen. 2. Mistenkelig person/personer inne på skolen mistenkelig oppførsel 3. Skadeverk 4. Alvorlig voldsutøvelse/slagsmål 5. Gjengoppgjør truende oppførsel mellom grupper 6. Mistenkelig gjenstand bombe 7. Funn av livløs/død person 8. PLIVO pågående livstruende vold kniv 9. PLIVO pågående livstruende vold skytevåpen 10. Gisseltaking Akershus fylkeskommune vil gå i gang med implementeringen for fullt fra februar/mars 2016. Kriseledelse og beredskap Side 5