Internrevisjonsrapport 05/2015. Refusjon fra NAV for Nordlandssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær

Internrevisjonsrapport 05/2015 Refusjon fra NAV for Nordlandssykehusets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonen i Helse Nord RHF, 11.05.2015

Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 1 Innledning... 4 2 Formål og omfang... 4 2.1 Formål med revisjonen... 5 2.2 Regelverk... 5 2.3 Omfang og avgrensninger... 5 2.4 Fokusområder og revisjonskriterier... 6 3 Metoder... 6 4 Observasjoner og vurderinger... 7 4.1 Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering... 7 4.1.1 Kriterier... 7 4.1.2 Observasjoner... 7 4.1.3 Internrevisjonens vurderinger... 8 4.2 Registrering og godkjenning av fravær... 9 4.2.1 Kriterier... 9 4.2.2 Observasjoner... 9 4.2.3 Internrevisjonens vurderinger... 12 4.3 Vurdering, beregning og krav om refusjon... 13 4.3.1 Kriterier... 13 4.3.2 Observasjoner... 14 4.3.3 Internrevisjonens vurderinger... 15 4.4 Mottak og registrering av refusjon... 15 4.4.1 Kriterier... 15 4.4.2 Observasjoner... 15 4.4.3 Internrevisjonens vurderinger... 17 4.5 Kontroll og oppfølging... 17 4.5.1 Kriterier... 17 4.5.2 Observasjoner... 18 4.5.3 Internrevisjonens vurderinger... 18 5 Konklusjon og anbefalinger... 19 5.1 Konklusjon... 19 5.2 Anbefalinger... 19 Vedlegg 1 Dokumentoversikt Vedlegg 2 - Oversikt over fraværskoderegister GAT-NLSH og PAGA 2 av 20

Sammendrag Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Nordlandssykehuset i perioden januar - mai 2015. Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Nordlandssykehuset mottar den refusjon det er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap, og gjelder refusjon fra NAV for arbeidsgivers løpende utbetaling av sykepenger, svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Feriepenger for ytelsene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Metoder Det er gjennomført dokumentgjennomgang, intervju og ulike stikkprøver/tester. Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Nordlandssykehuset knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket mottar den refusjon de er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Anbefalinger Internrevisjonen gir flere anbefalinger Nordlandssykehuset bør iverksette for å bedre internkontrollen relatert til refusjonsberettiget fravær. Dette gjelder blant annet gjennomføring av risikovurderinger, vedlikehold av retningslinjer, rutiner i forbindelse med foreldrepermisjoner, avstemming av mottatte feriepenger, retningslinjer for oppfølging av differanser mellom krav og mottatt refusjon, kartlegging av årsaker til differanser, samt tapsføring. I tillegg vil det blir gitt anbefalinger til Helse Nord RHF om forhold som bør håndteres regionalt. 3 av 20

1 Innledning Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Nordlandssykehuset i perioden januar - mai 2015, utført av internrevisorene Hege Knoph Antonsen og Bjørn Ole Kristiansen. Revisjonssjef Tor Solbjørg har hatt det overordnede ansvaret. Oppdraget inngår i vedtatt revisjonsplan for 2014/2015, og tilsvarende revisjon gjennomføres i alle foretakene i Helse Nord. Internrevisjonen har omfattet følgende aktiviteter: Melding om internrevisjon sendt 04.01.2015 Dokumentgjennomgang Intervjuer og tester gjennomført i Bodø 17.-18.03.2015 Oppsummeringsmøte 18.03.2015 Oppfølging av uavklarte spørsmål etter intervjuene Utkast til rapport oversendt 15.04.2015 til uttalelse og kvalitetssikring av fakta, tilbakemelding mottatt 10.05.2015. 1.1 Regional samordning Compendia Personalhåndbok ble tatt i bruk i Helse Nord høsten 2012. Her skal den ansatte finne informasjon om retningslinjer, rettigheter og plikter knyttet til arbeidsforholdet. Personalhåndboka skal utvikles og vedlikeholdes med både regionalt og lokalt innhold. I tillegg til Personalhåndboka, benyttes også Docmap til styring og distribusjon av regionale og lokale dokumenter via intranett. Foretakene i Helse Nord håndterer refusjoner ved hjelp av følgende datasystemer: GAT: fraværsregistrering og håndtering (separat installasjon i hvert HF, HNIKT og RHF) Personalportalen (PP): personalsystem (felles nettløsning for HN) PAGA: lønnssystem (felles nettløsning for HN) Agresso: økonomi- og regnskapssystem (felles for HN) Helse Nord RHF er systemeier for disse systemene, og den enkelte HF-direktør er lokal systemeier. Det er etablert regionale forvaltningsfora både for Personalhåndboka, GAT og PAGA/PP, med representanter fra alle HF-ene. I tillegg er det ved UNN etablert en Regional systemenhet for lønns- og personalsystemet (Systemenheten), basert på avtale med Helse Nord RHF. Systemenhetens oppgaver er definert i avtalen, og disse omfatter blant annet ansvar for forvaltning av regionale kodeverk, registre og prosedyrer/veiledninger i systemet, å se til at regionale standarder følges, samt å være pådriver for videreutvikling av løsningene. 4 av 20

2 Formål og omfang 2.1 Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Nordlandssykehuset mottar den refusjon det er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 2.2 Regelverk Følgende regelverk er særlig aktuelt i denne revisjonen: Lov om folketrygd (folketrygdloven), kapittel 8, 9, 14 og 22. I tillegg er det gitt relevante føringer i følgende dokumenter: NAVs rundskrivsamling vedrørende folketrygdloven Hovedtariffavtalen Helse Nords Personalhåndbok, Compendia Helse Nords Økonomihåndbok, RL2270 www.nav.no rutinebeskrivelser og krav til dokumentasjon/prosess 2.3 Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter refusjon fra NAV for arbeidsgivers utbetaling av følgende løpende ytelser: Sykepenger: Kompensasjon for bortfall av arbeidsinntekt ved arbeidsuførhet som skyldes sykdom eller skade (ftrl. 8-1). Svangerskapspenger: En arbeidstaker har rett til svangerskapspenger dersom hun etter bestemmelser i lov eller forskrift blir pålagt å slutte i sitt arbeid fordi hun er gravid, og det ikke er mulig å omplassere henne til annet høvelig arbeid (ftrl. 14-4). Foreldrepenger: Kan ytes til barnets mor og far ved fødsel og ved adopsjon av barn under 15 år (ftrl. 14-5). Omsorgspenger: Til en arbeidstaker som har omsorg for barn, kan det ytes omsorgspenger dersom han eller hun er borte fra arbeidet når barn eller barnepasser er syk (ftrl. 9-5). Pleiepenger: Det kan ytes pleiepenger til arbeidstakere med omsorg for barn som trenger kontinuerlig pleie og tilsyn, f.eks. ved i innleggelse i helseinstitusjon, ved funksjonshemning eller ved alvorlig sykdom, samt til arbeidstakere som i hjemmet pleier en nærstående i livets sluttfase (ftrl. 9-10 9-12). Opplæringspenger: Ytelsen kan gis når ansatte med omsorg for barn med funksjonshemning eller langvarig sykdom deltar på opplæring som er nødvendig for omsorgen (ftrl. 9-13). Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap. 5 av 20

Feriepenger for ytelsene/refusjonene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Enkeltytelser som tilretteleggings-/lønnstilskudd, stønad til reise osv. omfattes ikke av revisjonen. 2.4 Fokusområder og revisjonskriterier Med utgangspunkt i formålet har revisjonen vært konsentrert om følgende fokusområder: Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Registrering og godkjenning av fravær Vurdering, beregning og krav om refusjon Mottak og registrering av refusjon Kontroll og oppfølging For hvert fokusområde har internrevisjonen utledet konkrete kriterier fra folketrygdloven og andre føringer, jf. kap. 2.2 foran. COSO 1 s rammeverk for intern kontroll er også benyttet som grunnlag for kriteriene. Kriteriene er krav og forventninger som revisjonens observasjoner sammenlignes med, og disse er gjengitt i kapittel 4. 3 Metoder Følgende metoder er benyttet i revisjonsoppdraget: Dokumentgjennomgang Dokumenter tilsendt fra foretaket og innhentet via websidene er gjennomgått og vurdert opp mot revisjonskriteriene, og benyttet i forberedelser til intervju. Se Vedlegg 1 Dokumentoversikt. Intervju Det er gjennomført intervju med seks ledere og medarbeidere i Senter for HR og Senter for økonomi, samt tre personalledere i klinikkene. I tillegg har internrevisjonen hatt oppfølgende samtaler for å avklare enkeltspørsmål. Stikkprøver/tester Vi har foretatt følgende tester ved Nordlandssykehuset: Test 1: Tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA Kontrollgrunnlag: Fraværskoderegister i GAT-NLSH og regional PAGA. 1 COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): Internkontroll, et integrert rammeverk, 2013. 6 av 20

Inngår relevante fraværskoder for alle ytelsene i GAT, og har tilgjengelige koder samme navn i PAGA? Test 2: Identifisering av refusjonsberettigede fravær Kontrollgrunnlag: Systemdokumentasjon for regional PAGA. Inngår alle relevante fraværskoder i PAGAs varslingsfunksjon for refusjonsberettigede fravær? Test 3: Omfang av løpende inntektsjustering i PAGA, relatert til opprinnelige krav Kontrollgrunnlag: Følgende rapporter fra PAGA, periode 01.01.2014 31.12.2014: Refusjonskrav. På rapportens siste side framkommer sum opprinnelige krav 2014 (inkludert arbeidsgiveravgift). Denne summen er benyttet som grunnlag for å beregne andel korrigeringer. Refusjonskorrigeringer. På rapportens siste side framkommer sum avskrivninger, sum tillegg og sum netto korreksjoner. Ved hjelp av rapportene er følgende kartlagt: a) Hvor stort beløp er avskrevet som inntektsreduksjon via PAGA, og hvilken andel utgjør dette av sum opprinnelige krav? b) Hvor stort beløp er ført som netto inntektsjustering (reduksjoner minus tillegg) via PAGA, og hvilken andel utgjør dette av sum opprinnelige krav? 4 Observasjoner og vurderinger Hvert delkapittel/fokusområde nedenfor innledes med en beskrivelse av hvilke forventninger internrevisjonen har lagt til grunn (kriterier). Deretter presenteres internrevisjonens observasjoner og vurderinger relatert til kriteriene. 4.1 Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering 4.1.1 Kriterier Arbeidsoppgavene er klart fordelt på funksjoner. Risikovurderinger benyttes systematisk for å avdekke og håndtere risikoer knyttet til refusjonsprosessen. 4.1.2 Observasjoner Oppgaver som inngår i refusjonsprosessen ivaretas primært av alle ledere med personalansvar, HR-avdelingen og Økonomiavdelingen. Internrevisjonen har gjennom informasjon på intranett og intervjuer fått opplyst følgende om fordeling av ansvar og oppgaver med betydning for prosessen: Den enkelte personalleder har ansvar for at fravær i egen enhet er korrekt registrert og dokumentert. Lederne ga uttrykk for at de opplevde sitt ansvar som avklart. HR-avdelingen har blant annet ansvar for: tolkning av regelverk og avtaler, lederopplæring, systemansvar for Personalhåndboka, GAT og PP, samt tilhørende systemopplæring og brukerstøtte. Avdelingen ledes av HR-sjef med stab, og består av 7 av 20

seks underliggende enheter, hvor flere av disse er involvert i de nevnte oppgavene. Internrevisjonen har ikke undersøkt om oppgavene internt i HR-avdelingen er klart fordelt. Økonomiavdelingen har ansvar for lønnsutbetaling, refusjon og oppfølging av økonomi i forbindelse med fravær. Avdelingen består av seks enheter, hvorav Lønn ivaretar vesentlige oppgaver i flere trinn av refusjonsprosessen, mens Regnskap har ansvar for føring av foretakets regnskap. Oppgavefordelingen mellom Lønn og Regnskap oppleves avklart. I intervjuene framkom følgende om oppgavefordeling i forbindelse med opplæring og informasjon til arbeidstakere og ledere: Det er en felles oppfatning om at det er Lønn som har ansvaret for å definere hva som er riktig bruk av fraværskoder. For å ivareta dette har Lønn: o ansvar for systemoppsettet for fraværskoder og tilhørende kontrollregler i GAT o dokumentansvar for prosedyre PR35772 i Docmap, som inneholder veiledning om bruk av de fleste fraværskodene i GAT o veiledning til ledere på forespørsel Ut over dette har Lønn ikke tatt initiativ til opplæringstiltak om riktig kodebruk eller regelmessige gjennomganger av relevante retningslinjer og veiledningsmateriell. HR-avdelingen benytter ikke systematisk kompetansen hos Lønn i forbindelse med lederopplæring, vedlikehold i Personalhåndboka eller annet informasjonsarbeid. GAT-support (HR-avdelingen) inkluderer ikke riktig bruk av fraværskoder i sine opplæringstiltak, og gir kun begrenset veiledning om dette på forespørsel. Spørsmål om fraværsregistrering videresendes ofte til Lønn. Enkelte ga i intervju uttrykk for at ingen har ansvar for helheten når det gjelder fravær. Det er ikke gjennomført dokumenterte risikovurderinger som et ledd i å sikre at foretaket når målene for refusjonsprosessen. 4.1.3 Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen oppfatter at ansvar og oppgaver med betydning for refusjonsprosessen i hovedsak er klart fordelt, men at kompetansen og ansvaret som tilligger Lønn ikke systematisk blir brukt ved eksempelvis lederopplæring, vedlikehold i Personalhåndboka og annet informasjonsarbeid som ledes fra HR-avdelingen. Etter vår vurdering vil det styrke det helhetlige arbeidet med fravær og refusjon, dersom HR-avdelingen og Lønn samarbeider tettere rundt slike oppgaver. Systematisk bruk av dokumenterte risikovurderinger ville, etter internrevisjonens vurdering, gi et bedre grunnlag for beslutninger om forbedringstiltak og oppfølging av prosessen. Det vises til anbefaling 1 og 2 i kapittel 5.2. 8 av 20

4.2 Registrering og godkjenning av fravær 4.2.1 Kriterier Egenmeldt fravær registreres og godkjennes løpende i GAT. Signert fraværsmelding/søknad leveres linjeleder. Innlevert fraværsmelding/søknad blir fortløpende vurdert og korrekt registrert og har nødvendig dokumentasjon. Datasystemene inneholder fraværskoder for alle aktuelle ytelser. Arbeidsgiver (personalleder) vurderer om det er arbeidstakere i enheten som kan omfattes av ordningen om fritak fra arbeidsgiverperiode, jf. folketrygdloven 8-20, og sørger for at det søkes NAV for de dette gjelder. Ved innvilget fritak for arbeidsgiverperiode, leverer arbeidstaker signert bekreftelse på eget skjema for hver fraværsperiode. 4.2.2 Observasjoner Personalhåndboka omtaler aktuelt regelverk og mange av foretakets rutiner, men internrevisjonen har merket seg følgende innholdsmessige svakheter som har betydning for registrering og godkjenning av fravær: a. arbeidstakers rett til lønn ved sykdom omtales på ulike måter b. det forekommer foreldet/feil/ufullstendig informasjon c. verken GAT eller PP omtales i forbindelse med melding/søknad om fravær d. en del informasjon er overlappende med informasjon i PP og Docmap. Punkt a. og b. er nærmere utdypet nedenfor. Vedrørende pkt. a: I Personalhåndboka omtales arbeidstakers rett til lønn under sykdom flere steder og ulikt, eksempelvis: I kapittelet Arbeidsreglement står det: Arbeidstakere som har tiltrådt stillingen har rett til lønn fra første fraværsdag og inntil ett år når vedkommende er fraværende med rett til sykepenger etter bestemmelsene i folketrygdloven, uten hensyn til bestemmelsene om inntekstbegrensning. Et annet kapittel, Lønn under sykdom, innledes slik: Arbeidstakere har rett til lønn fra første sykedag dersom stillingen er tiltrådt, og inntil ett år. Senere i samme kapittel står det: Helseforetaket utbetaler lønn under sykdom til ansatte som har rett på stønad etter folketrygdloven. I kapittelet om Helse og sykdom er det gitt følgende informasjon om arbeidstakers rett: Egenmelding kan benyttes når arbeidstakeren har vært ansatt hos sin arbeidsgiver i minimum 2 måneder. 8-24. For å ha rett til sykepenger etter Folketrygdloven, må man ha vært ansatt i minimum 4 uker. Unntak foreligger når man kommer direkte fra annen arbeidsgiver, og har opptjent rettigheter derfra. Noen av formuleringene ovenfor er registrert som konserninnhold og er gjeldende i hele foretaksgruppen. Vi har fått opplyst fra ansvarlig redaktør at formuleringen om rett til lønn fra første sykedag er basert på inngått Overenskomst A1 (Sosiale bestemmelser) mellom Spekter og forbundene, hvor følgende framkommer i Punkt 1.2: år en som er ansatt og har tiltrådt stilling i virksomheten er borte fra arbeidet med rett til sykepenger, svangerskapspenger, foreldrepenger ved fødsel og adopsjon, omsorgspenger, pleiepenger 9 av 20

og opplæringspenger etter bestemmelsene i folketrygdloven, skal vedkommende være sikret en godtgjørelse tilsvarende full lønn i sin heltids- eller deltidsstilling, uten hensyn til bestemmelsene om inntektsbegrensning (G-begrensningen), fra første fraværsdag. Vedrørende pkt. b: Internrevisjonen har som del av sin dokumentgjennomgang merket seg følgende eksempler på foreldet, feil eller ufullstendig informasjon i Personalhåndboka, ut over det som omfattes av punkt a. og c. ovenfor: Informasjonen om rutiner i forbindelse med foreldrepermisjon er ufullstendig, blant annet nevnes ikke søknad/melding og arbeidsflyt i Personalportalen. Det gjøres heller ikke i Docmap, PR01369, hvor det er gitt noe utfyllende informasjon. Informasjonen om hvordan man søker permisjon i forbindelse med pleiepenger og opplæringspenger er ufullstendig og uklar (også informasjonen om dette i PP). De oppgitte begrensningene i antall dager permisjon med pleiepenger som kan innvilges, samsvarer ikke med dagens lovbestemmelse. Gjennom intervjuene har internrevisjonen fått følgende informasjon om hvordan sykefravær i praksis blir registrert og godkjent: Egenmeldt sykefravær og egenmeldinger vedrørende barns sykdom/barnepassers sykdom varsles via telefon til personalleder, som registrerer fraværet i GAT. Fraværet dokumenteres skriftlig på eget skjema, kontrolleres, godkjennes og bekreftes i GAT av leder. Signert egenmeldingsskjema videresendes til Lønn. Med virkning fra 23.03.2015, endres foretakets registreringspraksis for egenmeldinger ved at papirskjema fjernes og erstattes av elektronisk dokumentasjon i GAT. Internrevisjonen har ikke gjennomgått informasjonen som er gitt for å ivareta en slik overgang eller de tilhørende oppdateringer i rutinebeskrivelser. Legemeldt sykefravær varsles via telefon til personalleder, som registrerer fraværet i GAT. Sykemeldingen leveres til leder, som kontrollerer, godkjenner og bekrefter dette i GAT. Sykemeldingen videresendes til Lønn. Det er egne bestemmelser for registrering av fravær for vikarer og timelønte. Disse blir ikke alltid fulgt, noe som medfører at vikarer/timelønte i enkelte tilfeller mottar både lønn fra HF-et og sykepenger fra NAV, uten at foretaket kan sende refusjonskrav til NAV. Ved leders godkjenning av en fraværsmelding bekreftes det også at arbeidstakeren har rett til å benytte ordningen. Slik rett begrenses av flere forhold, blant annet antall dager siden ansettelse (karantenetid) og/eller antall dager siden forrige fravær (venteregler). Det er lagt inn regler i GAT for automatisk kontroll av en rekke grenseverdier, for eksempel maksimumsverdier for antall dager i en fraværsperiode, karantenetid og venteregler i forbindelse med bruk av egenmelding. I tillegg er det lagt inn duplikatkontroller som skal hindre feilaktige dobbeltregistreringer/kombinasjoner. Dersom disse reglene brytes, genereres et varsel til leder. Noen av disse varslene kan leder velge å ignorere, mens andre er direkte sperrer. 10 av 20

Internrevisjonen har merket seg følgende vedrørende Nordlandssykehusets grenseverdier i GAT: Karantenetid før egenmelding samsvarer med folketrygdlovens bestemmelser (60 dager ved egen sykdom/28 dager ved barns sykdom). Ventetid før egenmelding om egen sykdom: 16 dager etter sykemelding/ avventende sykemelding og 28 dager etter 100 % foreldre-/adopsjonspermisjon. Karantenetid før rett til sykemeldinger er én dag. Den eneste registrerte venteregel før sykemelding, er to dager etter avventende sykemelding. Personallederne ga uttrykk for stor tillit til at karanteneregler/venteregler i GAT fanger opp eventuell urettmessig fraværsregistrering. NAV kan i medhold av folketrygdloven 8-20 innvilge arbeidsgiver fritak for å betale sykepenger de første 16 dagene når en arbeidstaker har sykdom som medfører risiko for særlig stort sykefravær, eller har svangerskapsrelatert sykefravær (det vil si at arbeidsgiver får refusjonsrett fra første fraværsdag). Både arbeidsgiver og arbeidstaker kan søke om slikt fritak. Det er etablert rutiner for å identifisere slike behov som del av oppfølging av sykefravær, samt rutiner for at vedtak sendes Lønn og registreres i PAGA. Personallederne vi intervjuet var kjent med ordningen, og et par av dem hadde arbeidstakere det var innvilget fritak for. Internrevisjonen har observert følgende vedrørende permisjoner: 14-dagers regelen, som i Personalportalen er beskrevet som grense mellom permisjonssøknader i GAT og PP, er kjent og praktiseres i foretaket. I intervjuene har det blitt bekreftet at fravær som innvilges i PP, også registreres i GAT av leder. Personallederne vi intervjuet oppfatter rutinene i forbindelse med foreldrepermisjon (foreldrepenger) som kompliserte, og fortalte om flere tilfeller der slike søknader har medført problemer, herunder avslag på refusjon fra NAV. Det er ulik praksis for hvorvidt dokumentasjon som følger permisjonssøknader blir videresendt til Lønn eller sendes direkte til NAV, eksempelvis søknad om foreldrepenger og søknad om pleiepenger. I Personalportalen finnes det eget skjema kun for foreldrepermisjon. For øvrige permisjoner relatert til NAVs løpende ytelser, må man bruke skjema for Permisjon annen årsak. I Docmap er det distribuert egne søknadsskjema for permisjoner, SJ0124 og SJ2679 (foreldrepermisjon), til tross for føringene om at det skal søkes permisjon via GAT eller Personalportalen. Vi viser også til første avsnitt i dette kapittel, hvor generelle svakheter i personalhåndboka omtales. Fraværskoderegisteret i PAGA og GAT er adskilt, og vedlikehold må derfor gjennomføres i begge systemene. Vedlikehold i regionalt PAGA-register ivaretas av ansatte ved Systemenheten, mens Nordlandssykehuset selv har ansvar for vedlikehold i GAT. Internrevisjonen har undersøkt om fraværskoderegister i GAT-NLSH omfatter relevante fraværskoder for alle de løpende ytelsene, og om kodene er tilgjengelig og har samme 11 av 20

navn i regional PAGA (test 1). En oversikt over identifiserte koder framgår av Vedlegg 2. Testen viste at tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA dekker registreringsbehovene for fravær som kan være refusjonsberettiget. Det eneste vi vil kommentere er at foretaket bruker samme fraværskode for opplæringspenger som for pleiepenger barn (kode 475). Det finnes en egen kode i PAGA for opplæringspenger som kan tas i bruk i GAT dersom foretaket ønsker disse fraværstypene adskilt, men så langt vi kan se fører ikke dagens oppsett til feil/manglende refusjonsvarsel. Lønn kontrollerer at det er samsvar mellom registrering i GAT og mottatt dokumentasjon, og at dokumentasjonen er fullstendig. Ved eventuelle mangler blir aktuell personalleder kontaktet for oppretting. Denne kontrollfunksjonen gjelder for alle refusjonsberettigede fraværstyper, unntatt egenmeldinger. Egenmeldingsskjemaer, som til nå har blitt oversendt til Lønn, har kun blitt arkivert i permer uten noen kontroll. Ansatte ved Lønn opplyste at det sjelden forekommer at nødvendig dokumentasjon ikke foreligger i tide for innsending av refusjonskrav (innen 3 md.). 4.2.3 Internrevisjonens vurderinger Ingen av datasystemene som benyttes for å formidle regelverk og retningslinjer relatert til fravær gir alene en helhetlig veiledning til arbeidstakere eller ledere, og informasjonen som gis i det enkelte system er til dels mangelfull og/eller overlappende med informasjon i andre systemer. For å ha god styring med retningslinjer og rutinebeskrivelser bør vedlikehold av disse gjøres bare ett sted. Behovet for gjentakelser mellom ulike kapittel i Personalhåndboka bør også gjennomgås i et slikt perspektiv. Deler av problemstillingen bør avklares regionalt, og internrevisjonen har derfor i internrevisjonsrapport 01/2015 gitt følgende anbefaling til UNN (som ivaretar Regional systemenhet): UNN bør ta initiativ til en regional avklaring om hvor retningslinjer, prosedyrer, veiledninger og annet støttemateriell presenteres, slik at beskrivelser og veiledning i minst mulig grad må vedlikeholdes mer enn ett sted, og at vedlikeholdsansvaret er avklart. Nordlandssykehuset bør gjøre tilsvarende avklaringer om skillet mellom Personalhåndboka og Docmap for foretakets interne dokumenter. Internrevisjonen vurderer det som uheldig at Personalhåndboka har innholdsmessige svakheter med betydning for registrering og godkjenning av fravær, da dette utgjør grunnlaget for å kunne motta berettiget refusjon. Etter internrevisjonens vurdering er informasjonen i Personalhåndboka om rett til lønn ved sykdom uklar og til dels motstridende, og det er risiko for ulik praksis. Internrevisjonen stiller spørsmål ved om det er korrekt å legge til grunn en tolkning av overenskomst A1 (Sosiale bestemmelser), pkt. 1.2, som medfører at arbeidstakere som mangler den opptjeningstid Folketrygdloven krever, sikres rett til full lønn under sykdom. En slik praksis vil innebære at foretaket i gitte situasjoner utbetaler full lønn uten å ha refusjonsrett. Flere av formuleringene om dette har regional gyldighet, og bør 12 av 20

avklares på regionalt nivå. Det vil derfor bli gitt en anbefaling til Helse Nord RHF om å sørge for en avklaring om tolkning av overenskomst A1 (Sosiale bestemmelser), og nødvendige oppdateringer som følge av dette. Avklaringen bør omfatte alle situasjoner der arbeidstakeren mangler den opptjeningstid som kreves i Folketrygdloven, for eksempel etter permisjoner. Det er utført et viktig arbeid med utvikling av automatisk genererte varsler og sperrer i forbindelse med fraværsregistrering i GAT. Det er imidlertid avgjørende at kontrollreglene som utløser slike varsler/sperrer er basert på en klar og felles forståelse av gjeldende regelverk og avtaler. Når det foreligger en klar tolkning av regelverket, for eksempel om eventuelle begrensninger etter permisjoner, vil det være naturlig at foretaket gjennomgår kontrollreglene i GAT. Etter internrevisjonens vurdering blir fravær i hovedsak registrert i samsvar med vedtatte rutiner, og slik at refusjonsberettiget fravær kan identifiseres. Likevel er det risiko for at foretaket ikke får refusjon for alle foreldrepenger det forskutterer på grunn av svakheter i tilgjengelig veiledningsmateriell og praktisering av rutiner i forbindelse med foreldrepermisjoner. Ettersom det ble bekreftet at foretaket fra tid til annen ikke mottar refusjonsberettigede foreldrepenger fra NAV, og hvert slikt tilfelle utgjør store kronebeløp, synes det å være behov for snarlige tiltak for å få tilfredsstillende kontroll med refusjonsprosessen for slike permisjoner. Det vises til anbefaling 3 og 4 i kapittel 5.2. 4.3 Vurdering, beregning og krav om refusjon 4.3.1 Kriterier Vurdering og beregning av refusjon for sykepenger: Sykepengegrunnlaget er beregnet i samsvar med gjeldende regler i folketrygdloven. Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første sykefraværsdag egenmeldt (hel dag) eller legemeldt (kan være gradert). Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere sykefravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Ved fritak for arbeidsgiverperiode kreves refusjon for hele sykefraværsperioden. Vurdering og beregning av refusjon for andre løpende ytelser: Grunnlaget for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger fra foretaket beregnes etter de samme bestemmelsene som sykepengegrunnlaget. Når foretaket har betalt omsorgspenger til en arbeidstaker i mer enn 10 stønadsdager i et kalenderår, kreves det refusjon for det antall stønadsdager som overstiger 10. 13 av 20

Fremming av krav: Det sendes krav for alle refusjonsberettigede fravær. Kravet fremmes med korrekt beregnet beløp. Kravet sendes NAV innen fristen på tre måneder. 4.3.2 Observasjoner Fravær som er godkjent i GAT overføres til PAGA, med unntak for foreldrepermisjoner (kode 410, 415, 421, 422, 450 og 455) som håndteres manuelt. Identifisering av refusjonsberettigede fravær skjer ved at Lønn mottar papirdokumentasjon for fraværet, i kombinasjon med automatisk varsel i PAGA. Internrevisjonen har mottatt dokumentasjon av Helse Nords systemoppsett i PAGA som viser hvilke fraværskoder som gir refusjonsvarsel, jf. Vedlegg 2. Basert på denne dokumentasjonen har vi undersøkt om alle relevante fraværskoder inngår i PAGAs varslingsfunksjon (test 2). Gjennomgangen viste at de fleste tilgjengelige fraværskoder relatert til ytelsene identifiseres som refusjonsberettiget i PAGA, i samsvar med gjeldende regelverk, men at: Kode 421-Gradert foreldrepermisjon 100 % dekning og 422-Gradert foreldrepermisjon 80 % dekning ikke gir refusjonsvarsel. Ettersom foretaket identifiserer refusjonsberettigede foreldrepermisjoner manuelt, får dette oppsettet i PAGA ingen betydning. PAGA varsler feilaktig om refusjonsrett ved bruk av kode 140-Syk uten sykepengerettigheter. Videre har vi fått opplyst at varslingsfunksjonen, helt riktig, er satt opp slik at: Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første fraværsdag egenmeldt eller legemeldt. Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere fravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Når det i PAGA er registrert et gyldig fritak for arbeidsgiverperiode eller vedtak om kronisk sykt barn med refusjonsrett fra første dag, varsles alle fraværsdager som refusjonsberettiget. Etter at en refusjonsberettiget fraværsperiode er identifisert i PAGA, gjøres det vurderinger og beregninger av arbeidsgiverperioden, sykepengegrunnlaget 2 og samlet refusjonskrav. Vi har i denne forbindelse observert følgende: Arbeidsgiverperioden beregnes automatisk i PAGA ut fra registrert fravær overført fra GAT. Sykepengegrunnlaget beregnes i de fleste tilfeller automatisk i PAGA. Dersom PAGA gir ulik gjennomsnittlig lønn for de alternative beregningsperioder som er oppgitt (oftest etter lønnsjustering), beregnes grunnlaget manuelt av saksbehandler. I slike tilfeller legges sluttsummen (ukelønn), beregnet av saksbehandler, inn i PAGA, uten at beregningene dokumenteres. Basert på grunnlaget for kravet beregnes til slutt en totalsum som framgår i PAGA (krav). 2 Med begrepet sykepengegrunnlag menes her også grunnlag for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Disse beregnes på samme måte. 14 av 20

Internrevisjonen fikk opplyst at refusjonskravene normalt fremmes i god tid innen fristen på tre måneder, og at det bare unntaksvis har skjedd at krav har blitt sendt for sent. Kravet føres automatisk i regnskapet (Agresso) ved ukeslutt. Vi fikk opplyst at PAGA i gitte situasjoner produserer gjentatt varsel om refusjonsberettiget fravær. Dersom saksbehandler ikke oppdager at krav allerede er sendt, medfører det dobbel innsending, noe som har skjedd. Problemstillingen ble gjort kjent i regionalt økonomisjefmøte 15. mai 2014. Referatet fra møtet gir ingen informasjon om tiltak for korrigering av denne feilkilden. 4.3.3 Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen konstaterer at så fremt refusjonsberettiget fravær er riktig registrert i GAT, blir dette identifisert av Lønn ved hjelp av PAGA, refusjonsbehandling blir iverksatt og krav sendt innen fristen på tre måneder. Vedtak om fritak fra arbeidsgiverperiode som er oversendt til Lønn, blir fulgt opp med refusjonskrav for alle fraværsdager. Internrevisjonen har i tilsvarende rapport til UNN, Internrevisjonsrapport 01/2015, Refusjon fra NAV for Universitetssykehuset Nord-Norges løpende ytelser ved arbeidstakers fravær, anbefalt UNN (Regional systemenhet) å korrigere fraværskoderegisteret i PAGA, slik at det ikke varsles feilaktig om refusjonsrett ved bruk av kode 140. Det fremkom ingen indikasjoner på brudd på reglene om beregning av arbeidsgiverperiode eller sykepengegrunnlag. 4.4 Mottak og registrering av refusjon 4.4.1 Kriterier Det kontrolleres at mottatt refusjon samsvarer med framsatte krav. Det kontrolleres at det mottas refusjon for feriepenger. Mottatt refusjon registreres korrekt i foretakets regnskap. 4.4.2 Observasjoner Lønn mottas månedlig som innbetaling til konto. Spesifikasjon for innbetalt beløp (K-27-lister) mottas månedlig via altinn.no, og listene importeres til PAGA. Mottatt refusjon avstemmes månedlig mot innsendte krav. Avstemmingsprosessen for importerte K-27-lister er todelt, automatisk og manuell, og beskrevet i regional prosedyre. Der det er samsvar mellom krav og mottatt refusjon skjer det en automatisk avstemming som dokumenteres i PAGA ved en hake bak aktuelt krav. En manuell avstemming må gjøres for å akseptere differanser mellom krav og mottatt beløp. I slike tilfeller blir det registrert en A bak kravet. Når alle differanser i en K-27-liste er akseptert, overføres listen til regnskap. 15 av 20

I tilknytning til avstemminger i PAGA har vi fått opplyst følgende: Det er ikke gitt føringer om beløpsstørrelse som kan korrigeres av saksbehandlerne, og det er ikke tekniske sperringer på beløpsstørrelser i PAGA. Vi fikk opplyst at saksbehandler stort sett korrigerer differanser opp mot noen få hundrekroner per krav uten å undersøke årsaker. Dersom større differanser må aksepteres, skrives et fritekstnotat hvor årsak forklares. Det er avtalt internt at standardiserte tekster skal benyttes i slike notat, og dette er nå under innføring. Hver 2. eller 3. måned skrives det ut egne lister som grunnlag for purringer. Refusjon som ikke er mottatt fra NAV innen 2-3 måneder blir purret på, når saksbehandler mener kravet er korrekt. Foretaket har god kontroll på utestående krav i PAGA, og kun ett av de utestående krav er fra 2013. NAV refunderer feriepenger for refusjonsberettigede løpende ytelser som arbeidsgiver utbetaler til en arbeidstaker. Feriepengene utbetales årlig. Lønn har ansvar for å kontrollere beløpet. Internrevisjonen har fått opplyst at: K-37-modulen i PAGA (feriepenger) ikke er tatt i bruk ved foretaket. Lønn planlegger å ta denne i bruk, slik at feriepengene som mottas fra 2015 kan avstemmes i PAGA. Det har hittil ikke vært gjort avstemminger av mottatte feriepenger. Tidligere år har foretaket fått mer enn forventet, men ikke i 2014. Så lenge foretaket ikke har tatt i bruk K-37-modulen, vil det være en stor jobb å detaljere på personnivå som grunnlag for purring på manglende feriepenger. Dette har ikke vært prioritert. Det er ikke tilrettelagt for tapsføring via PAGA. Dagens praksis ved NLSH er at alle differanser fra opprinnelig krav (tillegg og reduksjoner) føres som inntektsjustering, og at dette ikke framgår særskilt i foretakets regnskap. I intervjuene ble det avklart at foretaket i liten grad har benyttet tilgjengelige rapporter i PAGA til å holde oversikt over omfanget av slike differanser. I test 3 har internrevisjonen undersøkt omfanget av løpende inntektsjustering i PAGA for perioden 01.01.2014 31.12.2014, ved hjelp av to rapporter. Disse viste at det for fravær i 2014 er gjort følgende korrigeringer via PAGA per 18.03.2015: Kr 6 243 146 (5,9 % av opprinnelige krav) er avskrevet som inntektsreduksjon Kr 1 928 971 (1,8 % av opprinnelige krav) er ført som inntektstillegg Kr 4 314 175 (4,1 % av opprinnelige krav) utgjør netto inntektsreduksjon Disse differansene er relativt store. Vi fikk opplyst at dette kan skyldes feil både hos foretaket og hos NAV, blant annet på grunn av feil dato i grunnlagsberegninger, feil i ferieregistrering, eller at dokumentasjon sendes direkte til NAV uten registrering i PAGA. Regionale føringer for avstemminger av sykepengerefusjoner ble diskutert i regionalt regnskapsledermøte 24. juni 2014. Av referatet framgår det at skillet mellom tapsføring og inntektsreduksjon må gjennomgås av foretakene, og skal føres slik: 16 av 20

1. Krav som blir foreldet skal tapsføres (78**) 2. Krav som blir avkortet fra NAV skal føres som redusert inntekt (58**) Det framkom i intervjuene at flere hadde en klar oppfatning om at det burde skilles mellom inntektsreduksjoner og tap, ut fra om kravet var framstilt riktig (berettiget) eller ikke. 4.4.3 Internrevisjonens vurderinger Vi vurderer det som uheldig at det ikke finnes føringer for avstemming og avskrivning av krav, ut over den tekniske beskrivelsen av hvordan dette gjøres. Vurderinger om avskrivning er i stor grad opp til saksbehandler. Det ble konstatert relativt store differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner fra NAV, og differansene går begge veier. Etter internrevisjonens oppfatning er det naturlig at foretaket ser nærmere på årsakene til differansene, og vurderer iverksetting av tiltak for å redusere differansene. Mangelfull avstemming av mottatte feriepenger kan medføre at eventuelle feil ikke oppdages. Etter internrevisjonens vurdering, bør mottak av feriepenger kontrolleres på tilsvarende måte som øvrige refusjoner. Internrevisjonen anser det som uheldig at foretaket i praksis ikke skiller mellom inntektsreduksjoner og tap. Etter vår oppfatning bør årsaken til avvik mellom innsendt krav og mottatt refusjon reflekteres i regnskapsføringen. Hvordan dette konkret skal gjøres bør avklares på regionalt nivå, slik at det etableres lik praksis i foretakene. Føringene fra regnskapsledermøtet i juni 2014 anser vi ikke som presise nok. En tilnærming der det skilles mellom om kravet var berettiget eller ikke framstår som hensiktsmessig. Eksempler på krav som ikke er berettiget er doble krav og differanser på grunn av feil i ulike beregninger. Berettigede krav kan defineres som alle krav som foretaket mener er beregnet og sendt i samsvar med gjeldende føringer, også etter å ha fått eventuell forklaring fra NAV på avslag/avvik. Tilgjengelig funksjonalitet i PAGA for slik differensiert avskrivning av differanser på hvert enkelt krav ville være nyttig. Det vises til anbefaling 5, 6 og 7 i kapittel 5.2. 4.5 Kontroll og oppfølging 4.5.1 Kriterier Det gjennomføres løpende kontroller som bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Forsystemer blir rutinemessig avstemt mot regnskapssystemet. Måloppnåelse/status relatert til refusjonsprosessen følges opp av ledelsen. 17 av 20

4.5.2 Observasjoner Løpende kontroller som er integrert i saksgangen fra registrering av fravær til mottak av refusjon, er i hovedsak omtalt og vurdert i kap. 4.2, 4.3 og 4.4. Det er opplyst at avvikssystemet Docmap ikke benyttes ved registrering og håndtering av avvik tilknyttet denne prosessen, men at enkelte typer feil meldes fra Lønn via e-post til personalledere. Når det gjelder regnskapsmessige avstemminger, har internrevisjonen observert at: Det gjøres månedlige avstemminger av bankkontoer. Den første avstemmingen mellom refusjonskrav ført i PAGA og føringer i regnskapssystemet ble utført ved utgangen av 2014. Det samme gjelder avstemmingene mellom de aktuelle kontoene i regnskapet. Mottatt dokumentasjon bekrefter dette. Ambisjonen for 2015 er å gjøre slike avstemminger tertialvis. Dokumentasjon fra avstemmingene viser at det fortsatt står bokført kr 2 353 242,- som utestående krav fra NLP (tidligere lønns- og personalsystem). Disse refusjonskravene finnes ikke i PAGA, og foretaket har per i dag ikke oversikter som kan danne grunnlag for eventuelle purringer på denne restansen. Det framkom i intervjuene at det er uklart om dette skyldes at ikke alle krav i NLP ble overført til PAGA, eller om det skjedde andre feil i forbindelse med bytte av system. Det ble opplyst at det ikke er bokført konstaterte tap i årsregnskap 2012, 2013 eller 2014 (etter at PAGA ble tatt i bruk). Det er imidlertid gjort avsetninger til mulige tap, og i 2014 utgjorde dette kr 750 000,- (samme beløp som i 2013). Avsetningen er basert på en konkret vurdering av utestående krav i PAGA og matrise om kravets alder. Det er ikke gjort tapsavsetning for det gjenstående beløpet for krav fra NLP-systemet. Det framkom gjennom intervjuene at rapportfunksjonalitet i PAGA i liten grad er tatt i bruk i forbindelse med lederoppfølging. I all hovedsak er det regnskapsstall for inntektsført refusjon og utestående krav, sammenholdt med tidligere år, som brukes. 4.5.3 Internrevisjonens vurderinger Det gjennomføres en rekke kontrolltiltak som del av den løpende saksgang. Dette bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Internrevisjonen kan imidlertid ikke se at det er etablert ordninger der man systematisk benytter avdekkede avvik til læring og forbedring. Etter internrevisjonens vurdering er det uheldig at det forventede tapet knyttet til restansen fra NLP-systemet ikke reflekteres i foretakets regnskap. I tillegg til å følge opp sluttsummene i regnskapet, mener internrevisjonen at det ville være hensiktsmessig å følge opp refusjonsprosessen via andre prosess- og resultatindikatorer. Vi har registrert at PAGA har tilgjengelige rapportfunksjoner som foretaket i liten grad har tatt i bruk. Rapportene kan benyttes til å holde oversikt over refusjonskorrigeringer (differanser mellom opprinnelig krav og mottatt refusjon) og til å 18 av 20

måle andre relevante indikatorer for prosessen (eksempelvis antall/andel åpne krav eldre enn seks måneder eller andel av innsendte krav som refunderes uten differanser). Det vises til anbefaling 8 og 9 i kapittel 5.2. 5 Konklusjon og anbefalinger 5.1 Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Nordlandssykehuset knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket mottar den refusjon det er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 5.2 Anbefalinger Internrevisjonen anbefaler at Nordlandssykehuset iverksetter følgende tiltak: 1. Benytte dokumenterte risikovurderinger for å avdekke og håndtere risikoer for manglende måloppnåelse relatert til refusjonsberettiget fravær. 2. Forsterke og systematisere samarbeidet mellom HR-avdelingen og Lønn om blant annet lederopplæring, vedlikehold av retningslinjer og øvrig informasjonsarbeid i forbindelse med fraværsregistrering og refusjon. 3. Gjennomgå og videreutvikle innhold i foretakets Personalhåndbok som har betydning for registrering og godkjenning av fravær, og dermed for refusjon fra NAV. 4. Iverksette tiltak for å få tilfredsstillende kontroll med foreldrepermisjoner og tilhørende søknader om foreldrepenger, slik at risikoen for manglende refusjon for foreldrepenger som forskutteres til arbeidstaker, reduseres. 5. Avstemme mottatte feriepenger og følge opp eventuelle avvik. 6. Utarbeide retningslinjer for oppfølging av differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner, purring av utestående krav og avskrivning av krav i PAGA. Retningslinjene bør omfatte tidsfrister, beløpsgrenser og bestemmelser om årsaksvurdering av differanser. 7. Kartlegge årsakene til differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner, og vurdere iverksetting av tiltak for å redusere differansene. 19 av 20

8. Tapsføre fordringene fra før innføringen av PAGA, med mindre kravenes gyldighet kan dokumenteres. 9. Styrke lederoppfølgingen av fraværsregistrering og refusjon internt i HR-avdelingen og i Økonomiavdelingen, blant annet ved å benytte tilgjengelig rapportfunksjonalitet i PAGA. 20 av 20

Vedlegg 1 - Dokumentoversikt Følgende dokumenter er gjennomgått i revisjonen: Styrende dokumenter: Organisasjonskart, Nordlandssykehuset, Intranett Pulsen o Beskrivelse av prosess og organisering, mail 03.02.2015 Personalportalen sykefravær og permisjoner, retningslinjer, regelverk og skjema o Skjema Melding om foreldrepermisjon Personalhåndbok, per 13.03.2015 o Helse og sykdom Egenmelding, tolkning og rutiner o Egenmeldingsskjema Fritak for arbeidsgiverperiode Barns eller barnepassers sykdom - retningslinjer Ekstravakter og sykdom o Arbeidsreglement o Lønn og andre godtgjørelser o Lønn under sykdom o Permisjoner Permisjonsreglement Fødsel og omsorgsovertakelse Andre permisjoner DS 9119 PAGA og Personalportalen - rutiner og veiledninger DS 6398 Overføringer fra GAT, 10.05.2011 PR 01369 Foreldrepermisjon, 13.02.2012 PR 35772 Registrering av fravær, 08.09.2014 PR 37879 Elektronisk dokumentasjon og signatur av egenmeldt fravær og melding om barnepasser, 18.03.2015 PR 37881 Elektronisk dokumentasjon og signatur av egenmeldt fravær og melding om barnepasser syk og Rutine for ansatte, 18.03.2015 Syke- og foreldrepengerefusjon PAGA veileder, 03.02.2015 SJ 0124 Skjema Permisjonssøknad, 07.10.2008 Referat fra Økonomisjefmøte, 24.04.2014 og16.05.2014 Referat fra Regnskapsledermøte, 24.06.2014 Mandat for forvaltningsforum LP (Lønn og Personalsystem) i Helse Nord Avtale mellom alle helseforetak i Helse Nord ved Helse Nord RHF og UNN HF, om tjenester knyttet til Lønns- og personalsystem (Regional systemenhet) Resultatdokumenter: Fraværskoderegister i GAT-NLSH med grenseverdier/venteregler, 17.03.2015 Regionalt koderegister PAGA, 13.01.2015 Dokumentasjon av systemoppsettet for refusjonsvarsel i PAGA, 13.01.2015 Rapport fra PAGA: Refusjonskrav, opprinnelige krav, 01.01.-30.11.2014 Rapport fra PAGA: Refusjonskorrigeringer, avskrivning/tillegg, 01.01.- 30.11.2014

Avstemmingsfil 2014, Saldokontroll refusjon, 17.03.2015 Avstemmingsskjema Interimskonto, 17.03.2015 Avstemmingsskjema Fordring sykepenger, 17.03.2015 Avstemmingsskjema Feriepenger av sykepenger, 17.03.2015 Avstemminger NLSH oversikt kontrollskjema fra regnskapsleder, 19.03.2015 Dokumentasjon av eldste utestående refusjonskrav, 19.03.2015 Bilag 1 og 2 tapsføring refusjon, 19.03.2015 o Beskrivelse tapsføring i oversendelsesmail, 19.03.2015

Vedlegg 2 Oversikt over fraværskoderegister GAT-NLSH og PAGA Løpende ytelser iht. folketrygdloven Relevante fraværskoder i GAT-NLSH 8-1 Sykepenger 110 Sykemelding 113 Avventende sykemelding 115 Svangerskapsrelatert sykemelding 120 Egenmelding egen sykdom /kronisk syk 125 Egenmelding svangerskapsrelatert 130 Sykemelding med yrkesskade 132 Sykemelding arbeidsrelatert 140 Syk uten sykepengerettigheter 142 Arbeidsrelatert egenmelding Tilsvarende fraværskoder i PAGA * Koder som ikke er knyttet til varsel om refusjon (bjella) i PAGA 110 Sykemelding 113 Avventende sykemelding 115 Svangerskapsrelatert sykemelding 117 Sykemelding - behandlingsdag 120 Egenmelding 125 Svangerskapsrelatert egenmelding 130 Yrkesskade v/legemelding 132 Arbeidsrelatert sykemelding 140 Syk uten sykepengerettigheter 142 Arbeidsrelatert egenmelding Kommentarer 140 gir feilaktig varsel om refusjon i PAGA, ellers OK 14-4 Svangerskapspenger 416 Svangerskapspenger 416 Svangerskapspenger OK 14-5 Foreldrepenger 410 Foreldrepermisjon med 100 % 415 Foreldrepermisjon med 80 % 421 Gradert permisjon med 100 % dekning 422 Gradert permisjon med 80 % dekning 450 Adopsjonspermisjon med 100 % 455 Adopsjonspermisjon med 80% lønn 9-5 Omsorgspenger 470 Sykt barn/barnepass. 1-10 dgr. 471 Sykt barn/barnepass. > 10 dgr. 410 Foreldrepermisjon med 100 % 415 Foreldrepermisjon med 80 % *421 Gradert permisjon med 100 % dekning *422 Gradert permisjon med 80 % dekning 450 Adopsjonspermisjon med 100 % 455 Adopsjonspermisjon med 80 % 470 Sykt barn/barnepasser 471 Sykt barn/barnepasser > 10 dgr. OK, men varselfunksjon i PAGA benyttes ikke OK 9-10 Pleiepenger 475 Pleie/opplæringspenger barn 475 Pleiepenger barn OK 9-11 barn 9-12 Pleiepenger terminal 476 Pleiepenger i terminalfasen 476 Pleiepenger i terminalfase OK 9-13 Opplæringspenger 475 Pleie/opplæringspenger barn 474 Opplæringspenger barn Alternativt: kode 474