Referat frå møte nr. 55, 28. november 2013

Referat frå møte nr. 55, 28. november 2013 Til stades: Dato: 19. desember 2013 Baard-Christian Schem, Helse Vest RHF, leiar Dag Rune Olsen, Universitetet i Bergen Jarle Eid, Universitetet i Bergen Hilde Jerkø, observatør, Noregs forskingsråd Marit Solheim, Helse Førde HF Alf Henrik Andreassen, Helse Bergen HF Jan Petter Larsen, Universitetet i Stavanger Doris Gundersen, Helse Fonna HF Stein Tore Nilsen, Helse Stavanger HF Nina Langeland, Universitetet i Bergen (tilstades t.o.m sak 38/2013) Forfall: August Bakke, Helse Bergen HF Robert Bjerknes, Universitetet i Bergen Solveig Ullaland, observatør, Dei private, ideelle institusjonar Kari Tove Elvbakken, Universitetet i Bergen Astrid Bårdgard, observatør, høgskulane i regionen Dessutan møtte: Ansgar Aasen, leiar av hovudkomiteen (sak 35/2013) Sekretariatet: Ernst Omenaas Sølvi Lerfald Ingrid Kalsnes (referent) Saksnr. Sak 34/2013 Sak Godkjenning av saksliste og referat Referatet frå møte 12. september 2013 vart godkjent. Innkalling til møte 28. november 2013 vart godkjent. Ei sak vart meldt til behandling under eventuelt: Orientering frå NFR v/hilde Jerkø om evalueringsrapportane innan biologisk, medisinsk og helsefagleg forsking. Sak 35/2013 Tildeling av søkbare midlar for 2014 Hovudkomiteens leiar Ansgar O. Aasen orienterte om arbeidet i vurderingskomiteane, og la fram hovudkomiteen si innstilling for tildeling til nye stipend og prosjekt. Aasen presenterte også trekk ved årets søknadar, med mellom anna informasjon om tal søknadar per fagfelt, fordeling mellom kvinner og menn og fordeling mellom ulike søknadskategoriar. Samarbeidsorganet ønskjer til neste møte at det vert lagt fram tal på tildeling til kvinner og menn sett i forhold til talet søknadar frå kvinner og menn i søknadstypen «nye fleirårige forskingsprosjekt». I denne søknadstypen er det framleis flest søknadar frå menn, medan kvinner står for dei fleste søknadane til stipend (doktorgrad og postdoktor). Samarbeidsorganet ønskjer også ei oversikt over samla Besøksadresse: Haukeland Universitetssykehus, Armauer Hansens Hus, Helse Bergen HF, Regionalt kompetansesenter for klinisk forskning, Postboks 1, 5021 Bergen E-post: forskning@helse-vest.no Internett: http://samarbeidsorganet.helse-vest.no

tildeling til dei ulike institusjonane i regionen. Aasen hadde sitt siste år i Helse Vest sine vurderingskomitear i år, og har til saman delteke i vurderingsarbeidet i sju år, med dei to siste åra som leiar av hovudkomiteen. Samarbeidsorganet takka Aasen for innsatsen og arbeidet han har lagt ned i dette. vedtek fordelinga av søkbare midlar for 2014, og ber om at tildelinga blir samordna med tildelinga til samhandlingsprosjekt i sak 38/2013. rosar komitemedlemmene for arbeidet dei har gjort i vurderingskomiteane i 2013. Sak 36/2013 Evaluering av russatsinga Sekretariatet v/ Ernst Omenaas orienterte om evalueringa av russatsinga. Evalueringskomiteen gjev Helse Vest honnør for å ha sett behovet for ei forskingssatsing innan rus, men meinar at det no er tid for å løfte denne satsinga opp på eit anna nivå, t.d gjennom å konkurranseutsetje midlane slik at ein i større grad kan styre kvalitet og relevans. Evalueringskomiteen sitt inntrykk er at russatsinga i stor grad har vore vellukka, men ein del av materialet som komiteen har hatt tilgang til peikar også i retning av at forskingskompetansen og aktiviteten innan rus fortsatt er svak og har behov for ytterlegare styrking. Komiteen tilrår difor å forlenge satsinga i to nye fem-års periodar. Komiteen meiner likevel at ein i ei forlenging i større grad bør orientere seg mot problemstillingar, metodar og målemetodar som kan gje deltakarane i satsinga adgang til publisering i NVI-godkjente tidsskrift med rimeleg høg impact factor. Frå diskusjonen på møte i samarbeidsorganet vart mellom anna følgjande tatt opp: I tildelinga av dei frie midlane (sjå sak 35/2013) vart ingen av søknadane frå forskingsmiljøet innan rus innstilt, og hovudkomiteens leiar orienterte om at dette skuldast at søknadane frå dette miljøet av ulike grunnar er for svake. Samarbeidsorganet er usikre på om konkurranseutsetjing av midlane nødvendigvis vil føre til betre søknadar då komiteen vil vurdere innkomne søknadar opp mot kvarandre, og ikkje opp mot søknadar frå andre miljø slik det vert gjort i utlysinga av dei søkbare midlane. Samarbeidsorganet ønskjer at satsinga si leiing blir invitert til eit møte der satsinga får høve til å rette opp eventuelle faktafeil i evalueringsrapporten, samt at ein må kartlegge status for forskingsproduksjonen og diskutere tiltak for å styrkje søknadane om midlar frå dette feltet. ber sekretariatet arrangere eit møte med satsinga si leiing for å kartlegge status for forskingsproduksjon (doktorgrader og artiklar med fagfellevurdering) og for å sjå på tiltak som kan styrkje søknadane frå dette miljøet slik at dei kan nå opp i konkurransen om dei søkbare midlane.

vedtek å forlenge satsinga ut 2014, og vil avvente ei tildeling utover dette til det er lagt fram ein handlingsplan frå satsinga med tiltak for å styrkje forskingsproduksjonen og søknadar om forskingsmidlar frå miljøet. Samarbeidsorganet ønskjer informasjon om framdrifta i aprilmøtet i 2014, og ei ny sak om vidare tildeling til satsinga i juni 2014. Ei tildeling utover 2014 vil i hovudsak følgje råda frå den eksterne evalueringskomiteen, med konkurranseutsetjing av midlane og bruk av eksterne komitear for vurdering av innkomne søknader. ber sekretariatet vidareformidle evalueringskomiteen si tilråding om å utføre ei eiga evaluering av rusregisteret til Helse Vest RHF. Sak 37/2013 Evaluering av prioriteringssatsinga vedtok tildeling til satsinga Prioritering på tvers av kliniske fagområder i 2009. Satsinga har finansiering ut 2014. I møte i november 2012 vedtok samarbeidsorganet at det skulle gjerast ei ekstern undervegsevaluering av satsinga. Ein komitè med to medlemmer har evaluert satsinga ut i frå følgjande kjelder 1) Plan for regional strategisk forskingssatsing Prioritering på tvers av kliniske fagområder, 2) årsrapportar frå satsinga i 2010, 2011, 2012 og 3) satsinga si eiga undervegsevaluering frå 2013. I rapporten frå evalueringskomiteen blir det mellom anna peika på følgjande: Fleire delprosjekt verkar å vere forsinka i forhold til tidsplanen, og nokon av dei beskrivne prosjekta er ikkje mogeleg å identifisere i årsrapportane eller i publikasjonar. Komiteen saknar informasjon om gruppa til no har identifisert kva kliniske områder dei vil samanlikne, og kor langt gruppa er komen i metodeutviklinga. Komiteen meiner at gruppa har fleire aktivitetar som fell fint innunder målet om å byggje eit sterkt fagmiljø for forsking og prioritering, men saknar likevel meir samarbeid med dei kliniske miljøa. I resten av prosjektperioden ser komiteen det som viktig at miljøet jobbar målretta og konkret med problemstillingane som er omtala i protokollen, og at det vert etablert eit breitt samarbeid med utvalde kliniske miljø i helseføretaka i regionen. vedtek at satsinga får høve til å kome med sine tilsvar til evalueringsrapporten, og at denne tilbakemeldinga vert lagt fram for samarbeidsorganet i februarmøtet.

Sak 38/2013 Tildeling av strategiske midlar for 2014 Saka omhandla tildeling av strategiske midlar for 2014, utlysing av nye strategiske satsingar samt evaluering av satsingar som vert avslutta i 2013. Forslag til tildeling av strategiske midlar for 2014 vart lagt fram med bakgrunn i tidlegare vedtak gjort av. Når det gjeld nye strategiske satsingar diskuterte samarbeidsorganet både tildeling til prosjekt innan samhandling, ei eventuell tildeling til ei ny strategisk satsing for å løfte fram EU-finansiert forsking i regionen, samt utlysing av dei tilgjengelege midlane til nye strategiske satsingar. Samhandlingsforsking. Midlar til forsking innan samhandling vart lyst ut hausten 2013, og ein ekstern vurderingskomite har vurdert den vitskapelege kvaliteten i dei 16 innkomne søknadane. Det vart tilrådd å innstille dei fem høgst prioriterte søknadane for tildeling, og det regionale samarbeidsorganet var einige i denne vurderinga. Samarbeidsorganet vedtok med bakgrunn i denne innstillinga å tildele kroner 1,1 mill. til satsinga utover dei 3 mill. som er øyremerka til satsinga av styret i Helse Vest RHF. Eitt av prosjekta som fekk tildelt midlar har fått midlar frå samarbeidsorganet ved eit tidlegare høve, og samarbeidsorganet ønskjer difor at retninglinene og kriteriane for tildeling vert diskutert på nytt i 2014. Strategisk satsing EU. Samarbeidsorganet vedtok i sak 12/2013 og i sak 30/2013 at det skal setjast ned ei arbeidsgruppe som skal utgreie ei strategisk satsing for å løfte fram fleire og betre EU-søknadar frå regionen. UiB, UiS, Helse Bergen HF og Helse Stavanger HF er bedne om å melde inn ein representant kvar til denne arbeidsgruppa, som skal ha sitt første møte tidleg i 2014. I saksframlegget vart det gjort greie for nokre tiltak som det kan vere aktuelt å diskutere i arbeidsgruppa. Samarbeidsorganet er klare på at UH-sektoren og helseføretaka må samarbeide for å bygge gode fellesmiljø, og at forventninga om at sterke forskingsmiljø bør søke om finansiering gjennom EU-systemet bør forankrast i leiinga i den einskilde institusjon. Utlysing av nye strategiske satsingar. Sekretariatet v/ Ernst Omenaas orienterte om utlysing av nye strategiske satsingar, med bakgrunn i at det i 2014 og 2015 blir tilgjengeleg ein del midlar til nye satsingar. Samarbeidsorganet diskuterte korleis ein skal leggje opp denne utlysinga, t.d om ein skal ha ei opa utlysing der fagmiljø kan leggje fram skisser til strategiske satsingar, eller om samarbeidsorganet på førehand skal avklare kva fagmiljø/områder ein ønskjer innspel og skisser frå. Samarbeidsorganet ber om at det til neste møte (februar 2014) vert lagt fram ei ny sak der det går fram korleis denne prosessen kan leggjast opp. Utlysing av midlar til nye strategiske satsingar er planlagt våren 2014. I samband med utlysing av midlar til nye strategiske satsingar vart det også peika på at det kan vere uheldig å tildele alle tilgjengelege midlar til strategiske satsingar på ein gong. Eit alternativ kan vere å lyse ut midlar til to strategiske satsingar i første omgang, og at ein det neste året kan ta ei ny vurdering på om det er områder som har behov for styrking gjennom ei strategisk satsing. Dette vil gje samarbeidsorganet større vurderings- og spelerom frå år til år. Evaluering av strategiske satsingar. Fleire strategiske satsingar vert avslutta i 2013, og samarbeidsorganet vedtok i sak 49/2012 at det skal gjerast ei felles ekstern evaluering av desse etter endt finansering i 2013. Sekretariatet er no i gong med å hente inn medlemmer til den eksterne evalueringskomiteen.

vedtek vidareføring av forpliktelsar for allereie vedtekne strategiske satsingar på til saman kroner 34 826 785 I tillegg vedtek å: o Tildele midlar til den strategiske satsinga innan samhandlingsforsking på kroner 1,1 mill. i 2014 utover det som allereie er øyremerka samhandlingsforsking (3 mill.) o Auke potten for posisjoneringsmidlar frå kroner 500.000 til kroner 1 mill. Ei endeleg tildeling til ei strategisk satsing for å løfte fram EUforsking i regionen vert gjort av samarbeidsorganet i løpet av første halvdel av 2014. ber sekretariatet førebu ei utlysing av nye strategiske satsingar våren 2014. Ei ny sak med nærmare omtale av dette skal leggjast fram for samarbeidsorganet i februar. ber sekretariatet starte ei ekstern evaluering av dei strategiske satsingane innan mindre helseføretak, hjerneslag, helsefag, nevroforsking, fedme og billeddiagnostikk våren 2014, i tråd med vedtak gjort i sak 49/2012. ber sekretariatet utforme ein mal for sluttrapportering og evaluering med bakgrunn i innspela som kom fram i møte. Sak 39/2013 Mandat for arbeid med forskingsformidling ga i sak 8/2013 sekretariatet i oppgåve å utforme forslag til mandat til ei arbeidsgruppe som skal sjå på forskingsformidling i Helse Vest RHF. Målet er å nytte meir av resultata frå forskingsprosjekt finansiert av samarbeidsorganet i informasjons- og formidlingsverksemd. I forkant av møte i samarbeidsorganet har sekretariatet vore i kontakt med kommunikasjonsdirektørane i helseføretaka i regionen for innspel på arbeidsgruppa si samansetjing og mandat. Det vart føreslege at arbeidsgruppe besto av kommunikasjonsdirektørane samt 1-2 forskarar frå regionen. Kommunikasjonsdirektørane har mellom anna gitt tilbakemelding om at initiativet er godt, og understreka at det allereie i dag blir drive med forskingsformidling i alle helseføretaka i regionen, også med hjelp frå kommunikasjonsavdelingane. Kommunikasjonsdirektørane er difor usikre på om ei eiga arbeidsgruppe er hensiktsmessig og rett bruk av ressursar her, og at det er mogeleg at eit slikt arbeid blir gjort meir effektivt gjennom eit nettverk. Det kan likevel vere nyttig å få nokre konkrete innspel på korleis ein kan synleggjere meir av resultata frå forskingsprosjekt som er finansiert av samarbeidsorganet, inkludert korleis ein kan støtte opp under forskarane sitt formidlingsansvar. Samarbeidsorganet ønskjer at det blir nedsett ei arbeidsgruppe beståande av

kommunikasjonsdirektøren i Helse Vest RHF, journalistar frå Bergens Tidende og Stavanger Aftenblad samt to forskarar i regionen. Ein ser for seg at gruppa møtast 1-2 gonger, og at innspela frå gruppa vert presentert på samarbeidsorganet sitt møte i april 2014. Fleire av representantane i samarbeidsorganet har forslag til forskarar som kan delta i arbeidsgruppa. Sekretariatet vil i etterkant av møte kome tilbake til samarbeidsorganet sine representantar per e-post for å følgje opp dette. vedtek mandat og samansetjing av arbeidsgruppa med dei innspela som kom fram i møte. Sak 40/2013 Diskusjonssak Samordning av søknadsfristar Samordning av søknadsfristar vart tatt opp som ei sak til behandling under eventuelt i møte i samarbeidsorganet den 12. september 2013. Som oppfølging av dette la sekretariatet fram ei diskusjonssak med informasjon om utlysingar og fristar. Som det går fram i saka er det fleire utfordringar med å samordne alle søknadsfristar til ein felles årleg frist, dette gjeld mellom anna arbeidet med den administrative gjennomgangen av søknadane og tilrettelegginga av komitearbeidet. Følgjande punkt vert tatt med i det vidare arbeidet med søknadsfristar: Sjølv om ein ikkje skal gå inn for èin felles frist bør ein etterstrebe å ha faste datoar kvart år, og at dette gjerne blir organisert slik at utlysingar av strategiske midlar vert gjort om våren, og at utlysing av dei søkbare midlane vert gjort om hausten. Det kan vere nyttig å lage ei oppdatert oversikt over fristar og utlysingar på nett kvart år, slik at det er enkelt for søkjarane å orientere seg om gjeldande fristar. Eit alternativ kan vere å utforme eit søknadshjul. Sak 41/2013 Orienteringssaker 1. Vararepresentasjon i samarbeidsorganet Sak 42/2013 Orienteringssak Eventuelt 1. NFR v/ Hilde Jerkø orienterte om at evalueringsrapportane om biologisk, medisinsk og helsefagleg forsking no er klare. Rapportane er tilgjengelege på nett og kan lesast her: http://www.forskningsradet.no/no/artikkel/fagevaluering_av_biologi_medisin_ og_helsefag/1253954269442 Neste møte i er 20. februar 2014 på Clarion Hotel Bergen Airport, kl. 10.30 14.30