Vedlegg sak 26/10 TIL ku 08.09.10 Øygarden kommune Selskapskontroll - Eigarskapsforvaltning Audit & Advisory Juli 2010
Innhald 1. Innleiing... 4 2. Selskapskontroll... 4 3. Kontrollkriteria... 4 3.1 Kommunens Sentralforbund sine anbefalingar... 4 3.2 Lovkrav... 5 4. Metode... 5 4.1 Dokumentanalyse... 5 4.2 Intervju... 6 4.3 Verifiseringsprosessar... 6 5. Datadel... 6 5.1 Oversyn over eigarskapa... 6 5.1.1 Oversikt over selskap innanfor 80... 6 5.1.2 Oversikt over selskap utanfor 80... 7 5.2 Eigarskapsmelding og eigarskapstrategi... 7 5.2.1 Eigarskapmelding... 7 5.2.2 Føremålet med eigarskapa/eigarskapsstrategi... 8 5.2.3 Val av selskapsform... 8 5.3 Utøving av eigarskap... 8 5.3.1 Val av styre- og generalforsamlingsrepresentantar... 8 5.3.2 Roller og ansvar... 9 5.3.3 Kompetanse og opplæring... 9 5.3.4 Mål... 10 5.3.5 Etikk... 10 5.3.6 Habilitet... 10 5.3.7 Handtering av vanskelege saker... 10 5.4 Oppfølging... 10 5.4.1 Gjennomføring av generalforsamling... 11 5.4.2 Dialog og rapportering... 11 6. Vurderingar... 11 6.1 Eigarskapsmelding og eigarskapsstrategiar... 11 6.2 System og rutinar... 12 6.3 Val av styrerepresentantar, kompetanse og opplæring... 12 6.4 Oppfølging av eigarskapa... 12 7. Forslag til tiltak... 12 Vedlegg 1 Utdrag frå KS si anbefaling... 13 3
1. Innleiing Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet, sak 50/09, gjennomført ein selskapskontroll som tar for seg eigarskapsforvaltning i Øygarden kommune. 2. Selskapskontroll Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere korleis Øygarden kommune forvaltar eigarskap i selskap dei har eigarinteresser i. Følgjande overordna problemstillingar er undersøkt: 1. I kva grad har kommunen tilstrekkeleg oversyn over eigarskapa sine? 2. I kva grad har kommunen ein eigarstrategi eller definerte føremål for selskapa dei har eigarinteresser i? 3. I kva grad har kommunen system og rutinar for å sikre at eigarskapa vert forvalta på ein forsvarleg måte? 4. Kva kriterium ligg til grunn for val av styre- og generalforsamlingsrepresentantar? 5. I kva grad har kommunen etablert system for å sikre at eigarrepresentantar har tilstrekkeleg kompetanse til å forvalte eigarstyringa på ein forsvarleg måte? 3. Kontrollkriteria 3.1 Kommunens Sentralforbund sine anbefalingar Kommunens Sentralforbund (KS) sitt eigarforum har utarbeidd eit sett med anbefalingar 1 for korleis eigarskap bør forvaltas og kva system og rutinar kommunen bør etablere. I nyhendemeldinga knytt til anbefalinga er bodskapen gjer som anbefalinga seier eller grunngjev kvifor ein i enkelte tilfelle ikkje følgjer anbefalinga. I den sist oppdaterte versjonen (februar 2010) omtalar KS nitten tema med tilhøyrande anbefalingar: 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte 2. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 3. Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter 4. Vurdering og valg av selskapsform 5. Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet 6. Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og forvaltningen av kommunens interesser i selskaper 7. Sammensetning og funksjon av eierorgan 8. Gjennomføring av eiermøter 1 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (februar, 2010) 4
9. Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor 10. Valgkomité for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskap 11. Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene 12. Styresammensetning i konsernmodell 13. Oppnevnelse av vararepresentanter 14. Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene 15. Kjønnsrepresentasjon i styrene 16. Godtgjøring til styrerepresentanter 17. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettsubjekter 18. Utarbeidelse av etiske retningslinjer 19. Åpenhet og klarhet om administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak. Utdrag frå anbefalinga ligg i vedlegg nr. 1. 3.2 Lovkrav I følgje aksjelova 2 5-1 utøver aksjeeigarane det øvste myndet i selskapet gjennom generalforsamlinga. Kvar aksje gjev ei stemme dersom ikkje anna følgjer av lov eller vedtekter ( 5-3). Forvaltninga av selskapet høyrar til under styret og medlemmene blir valt av generalforsamlinga ( 6-3). Styret skal syta for forsvarleg organisering av verksemda ( 6-12) og styret skal føre tilsyn med den daglege leiinga av selskapet og selskapet sine andre verksemder ( 6-13). Styremedlemmer tenestegjer i to år. I vedtektene kan tenestetida settast kortare eller lengre, men ikkje meir enn fire år ( 6-6). I følgje lov om interkommunalt samarbeid 3 6 skal selskapet ha eit representantskap kor alle deltakarar er representert med minst ein representant. Kommunen utnemner sjølv sine representantar. Deltakarane vil, i følgje 7, utøve si myndigheit i selskapa gjennom representantskapet som er selskapet si øvste myndigheit. Kvar representant har ein stemme med mindre anna er fastsett i selskapsavtalen ( 9). Representantskapet vel styremedlemmer, og dei blir valt for to år med mindre anna er avtalt. Valperioden kan ikkje settast lengre enn fire år ( 10). Forvaltninga av selskapet høyrer under styret, som har ansvar for ein tilfredstillande organisering av selskapet ( 11). 4. Metode Ved gjennomføring av selskapskontrollen har vi nytta dokumentanalyse og intervju. 4.1 Dokumentanalyse Dokumentanalysen omfattar oversikt over selskap kommunen har eigarskap i, kommunale vedtak og relevante lover. 2 Lov om aksjeselskap LOV-1997-06-13-44. 3 Lov om interkommunale selskaper LOV 1999-01-29 nr 06. 5
4.2 Intervju For å få djupare kunnskap om eigarskapsforvaltninga i Øygarden kommune blei det gjennomført intervju med dei i kommunen som har ansvar og roller knytt til eigarskapsforvaltninga i kommunen. 4.3 Verifiseringsprosessar Intervjua er verifisert av intervjuobjekta og det er berre informasjon frå verifiserte intervju som er nytta i rapporten. Utkast til rapport er sendt til rådmannen for verifisering og uttale. Faktafeil i datadelen, som blei påpeikt i samband med verifiseringa, er retta i endeleg rapport. Rådmannen seier i si tilbakemelding at som det står i rapporten er vi i ferd med å få betre struktur og rutinar knytt til administrering av eigarskapsforvaltninga, og eigarskapsmeldinga kjem opp tidleg i haust. 5. Datadel 5.1 Oversyn over eigarskapa 4 I oversiktene under er selskapa delt inn i grupper som syner selskap som fell inn under kommunelova 5 80 Selskapskontroll og andre selskap som kommunen har eigarskap i. Selskap som fell inn under kommunelova 80 er selskap kor kommunen aleine eller saman med andre kommunar og/eller fylkeskommunar har 100 % eigarskap. 5.1.1 Oversikt over selskap innanfor 80 Selskap Eigardel Gode Sirklar AS 25 % Trigger AS 16 % Business Region Bergen AS Ukjent Biblioteksentralen A/L Ukjent 4 Oversikten over selskap er basert på opplysningar frå Øygarden kommune. 5 Lov om kommuner og fylkeskommuner LOV-1992-09-25-107. 6
5.1.2 Oversikt over selskap utanfor 80 Selskap Eigardel Naturgassparken Vest AS 50 % BKK 0,52 % Sambandet Sotra Øygarden Bergen AS 11,1 % Sambandet Vest AS Ukjent Tide AS 0,07 % Øygarden Samfunnshus BA Ukjent Scalpro AS Ukjent Vest Norges Brusselkontor AS Ukjent Øygarden Visningssenter AS Ukjent Kommunen har ikkje eit register over eigarskapa som blir systematisk ajourført ved endringar. Det blir formidla i intervju med administrasjonen at kommunen ikkje har vore gode nok i forhold til å ajourføre eigaroversikta. Det blir vidare informert om at kommunen held på med eit prosjekt som tar for seg internkontroll, system og rutinar. Betre oversikt over eigarskapa og systematisk ajourføring vil vere ein del av dette prosjektet. Ansvaret for oppdatering av eigaroversikt vil mest sannsynleg bli lagt til økonomiavdelinga. 5.2 Eigarskapsmelding og eigarskapstrategi 5.2.1 Eigarskapmelding Øygarden kommune har ikkje utarbeidd ei eigarskapsmelding. Det blir opplyst i intervju at ordførar har signalisert at kommunen vil utarbeide ei slik melding som er forventa handsama i kommunestyret hausten 2010. Bakgrunnen for å utarbeide ei eigarskapmelding er eit ønskje om ein gjennomgang av eigarskapa, tydeleggjere kva kommunen ønskjer med eigarskapa, samt kva rolle kommunen skal ha i dei ulike selskapa. 7
Det blir vidare framheva i intervju at behovet for eigarskapsmelding aktualiserer seg ved nye habilitetsreglar. Kommunen gjev uttrykk for at ein i større grad vil vurdere eksterne styrerepresentantar i kommunal eigde selskap. I tillegg vil større grad av profesjonalitet i næringslivet og forventningar til kommunen som eigar gjere at kommunen må ha formaliserte prinsipp og retningslinjer for eigarskapsforvaltninga. I intervju blir det gjeve uttrykk for at ei slik eigarskapsmelding bør handsamast i kommunestyret ein gong i året. 5.2.2 Føremålet med eigarskapa/eigarskapsstrategi Det blir opplyst i intervju at kommunens føremål med dei ulike eigarskapa går fram av saksframstilling ved etablering av selskap og når kommunen vel å gå inn som eigar i eksisterande selskap. Kommunen har ikkje utarbeidd eigarstrategiar for det einskilde selskap. Det blir vidare peika på at det ikkje har vore endringar i kommunens strategi for dei største selskapa etter etablering. Kommunen har ikkje jamleg gjennomgang av vedtektene for selskapa. Det blir opplyst at dersom styra i selskapa finn grunnlag for det må styret leggje fram ei sak om forslag til vedtektsendring for generalforsamlinga. Det blir opplyst at det er ei felles haldning mellom politisk og administrativt nivå om kva type verksemd kommunen skal ha eigarskap i. Grunngjevinga for kommunens deltaking i dei ulike selskapa er hovudsakleg samfunnsutvikling og regional næringsutvikling. Det blir vidare formidla at det er politisk fleksibilitet, og ei vurdering i forhold til situasjonen og kommunen sitt ønske i kvart enkelt tilfelle, som ligg til grunn for deltakinga. 5.2.3 Val av selskapsform Val av selskapsform er basert på ei vurdering av kva som er føremålstenleg for verksemda og kva grad av politisk styring ein ønskjer. Det ligg ei fagleg vurdering til grunn for val av selskapsform. Eit av intervjuobjekta formidlar at selskapsforma ikkje bør vere til hinder for at politikarane kan gjere naudsynte grep. Bakgrunnen for dette er at hovudmålsetting i selskapa er samfunnsbasert og skal fremja lokale forhold, i Øygarden og regionen. Aksjeselskap har blitt vurdert som mest føremålstenleg for Gode Sirklar AS og Naturgassparken Vest AS. For det førstnemnde er det tre kommunar på eigarsida. Naturgassparken Vest AS er 50 % eigd av kommunen og 50 % eigd av Bergen tomteselskap. Kommunen vurderer å skilje ut vatn og avløp i eiga verksemd. I denne samanheng er kommunalt føretak (KF) vurdert å vere den mest tenlege selskapsforma. 5.3 Utøving av eigarskap 5.3.1 Val av styre- og generalforsamlingsrepresentantar Kommunestyret vel ordføraren som kommunen sin representant på generalforsamling. Dette som følgje av at ordførar representerer kommunen for ålmenta og for at kommunen skal vere tett på selskapa. Varaordførar blir valt som vararepresentant. Vervet følgjer valperioden. Det blir formidla at om vara ikkje kan stilla gjev ordførar fullmakt til anna kompetent person. Det er kommunestyret som står for utnemning av kommunale styrerepresentantar. 8
Ved ny valperiode blir alle verv utnemnd etter forslag frå politisk valnemnd. Det er ikkje fastsett kriterium for kva som skal leggjast til grunn for val av styremedlemmer. Det blir opplyst at valnemnda vurderer personar ut frå politisk tyngde, politisk kompetanse, kjennskap til kommunen og at ein forstår kommunen si målsetting med selskapa. Det blir vidare opplyst at dei to største partia har fortrinnsrett til styreverv, og at ein har vektlagt at vedkommande er tett på leiinga i kommunen. Ingen av dei selskapa kommunen har nærast forhold til nyttar eigen valkomité ved val av nye styremedlemmer. Ved nyetablering av selskap i valperioden blir ikkje alltid valnemnda nytta. Då er det politiske drøftingar og avklaringar undervegs i prosessen før ny representant blir vald. Det blir opplyst at det ved val av styrerepresentant til Trigger AS er viktig at styrerepresentanten har tilknyting til administrasjonen og det kommunale tenesteapparatet. For Gode Sirklar AS sit ordførar i styret samstundes som han representerer kommunen på generalforsamling. Det blir opplyst i intervju at det er viktig at ordførar sit i styret fordi selskapet bør vere politisk styrt for å få realisert føremålet. Ordførar er i tillegg vara i styret til Naturgassparken Vest AS. I forhold til val av styrerepresentantar blir det uttrykt at kommunen har ei utfordring i forhold til nye habilitetsreglar i 2011, og at kommunen ikkje har teke stilling til korleis dei vil handtere det. Det blir formidla at kommunen ved val av eksterne/profesjonelle styrerepresentantar har erfart at kommunikasjonen med kommunen blir svakare, og det gjer at kommunen må uttrykkje tydlegare kva dei vil med eigarskapa. Det blir opplyst i intervju at kommunens haldning er at alle styrerepresentantar utnemnd av kommunen skal registrere sine verv i styrevervregisteret 6. 5.3.2 Roller og ansvar Det blir i intervju formidla at ein opplever klåre rolle og ansvarsforhold mellom politisk nivå og administrasjonen i forhold til eigarskapsforvaltninga. Det blir formidla at kommunen, kommunestyret og styrerepresentantane har ei klar oppfatning av rolle og ansvar knytt til styreverv, men at ei framtidig eigarskapsmelding likevel bør konkretisere rolle og ansvar. Det blir spesielt viktig om kommunen vel å trekkje sine valde styremedlemmer. 5.3.3 Kompetanse og opplæring Det er ikkje gjennomført opplæring av styrerepresentantar i regi av kommunen, eller opplæring av dei folkevalde i eigarskapsforvaltning. Dei som er intervjua er heller ikkje kjend med at styra i dei einskilde selskapa har gjennomført opplæring eller har hatt styreseminar. Det blir i intervju trekt fram at nye styrerepresentantar bør få opplæring. Det blir vidare gjeve uttrykk for at kurs er viktig i forhold til bevisstgjering, men at politiske drøftingar av eigarskapa blir vurdert som det viktigaste i forhold til kommunen si eigarskapsforvaltning. Intervjuobjekta opplever at styrerepresentantane utnemnd av kommunen har god kompetanse, og at kompetansen til styret må vurderast utifrå kva selskapet skal drive med. Det er vidare viktig at styrerepresentantar utnemnd av kommunen har innsikt i kommunalforvaltning og politikk, og 6 www.styrevervregisteret.no 9
forstår kommunen si rolle som samfunnsutviklar. Det blir trekt fram at samansetning av styre må sikre at det også er representantar med marknads- og økonomikompetanse. Intervjuobjekta er ikkje kjend med om styra i dei einskilde selskapa gjennomfører ei systematisk eigenevaluering. Det blir trekt fram at Gode Sirklar AS gjer ei evaluering av styret sitt arbeid, men at dette ikkje er ein systematisk aktivitet. Kommunen sin generalforsamlingsrepresentant må ha forståing innan rekneskap og økonomi. I tillegg blir det trekt fram kor viktig det er at representanten kjenner kommunen, det politiske systemet, og kan formidle kommunen si haldning til saker. 5.3.4 Mål Kommunen har fastsett målsetningar for dei viktigaste eigarskapa. I intervju blir det gjeve uttrykk for at selskapa sjølv og styret evaluerer måla. Dette blir rapportert gjennom årsmeldinga og blir drøfta i formannskapet frå tid til annan. Det blir opplyst at ingen har etterspurt noko formalisert system for dette og kommunen som eigar har tillit til styret og leiinga. 5.3.5 Etikk Øygarden kommunen har ikkje etiske retningslinjer, og det er ikkje stilt krav om at selskapa kommunen har eigarskap i skal ha etiske retningslinjer. Det blir formidla at kommunen held seg til lov og forskrifter for eiga verksemd og for selskap som kommunen eig, og at dette også gjeld etiske standardar. 5.3.6 Habilitet Habilitetsproblematikk blant representantane blir vurdert etter gjeldande regelverk. Det blir alltid gjort ei vurdering av mogleg habilitetsproblematikk i forkant av utnemning av styrerepresentantar. Habilitetsproblematikk blant representantane har ikkje vore ei stor utfordring, men det blir formidla at det kan vere nyttig med ei bevisstgjering av temaet i samband nye habilitetsreglar. 5.3.7 Handtering av vanskelege saker Øygarden kommune har ikkje rutinar for korleis ein skal handtera saker kor representantar er usikre. I praksis skjer det ved at representantar har dialog med ordførar i forkant av møta kor saka skal handsamast. I den grad ordførar er usikker på handtering av saker blir det tatt opp med varaordførar eller formannskapet i forkant. 5.4 Oppfølging Det er ikkje vedteke formelle rutinar og retningslinjer knytt til oppfølging av eigarskapa i Øygarden kommune og det blir i intervju gjeve uttrykk for at det er manglar ved dei administrative rutinane. 10
5.4.1 Gjennomføring av generalforsamling Innkalling til generalforsamling blir sendt kommunen ved ordførar. Generalforsamlingsrepresentanten ber ikkje om innspel frå kommunestyret i forkant av generalforsamlingar. Det blir opplyst at det ikkje er vurdert som naudsynt då verken strategi for eigarskapet og/eller kompleksitet i selskapa er endra. Det er heller ikkje noko administrativ eller formell politisk handsaming av innkallinga i forkant av generalforsamlingar. I den grad generalforsamlingsrepresentanten meiner det er behov for det blir formannskapet orientert munnleg om saker i forkant av generalforsamling. Det er ei formalisert saksliste i samband med innkallinga. Det blir i intervju gjeve uttrykk for at saksgrunnlag i samband med innkallinga kan bli betre med meir historikk og detaljar i saker utover årsmelding og rekneskapen. Det er kommunen ved ordførar som mottek protokoll frå generalforsamling. Protokollar blir sendt til kommunen sitt postmottak. Det blir opplyst at administrasjonen har ansvar for at protokollar blir sendt som melding til politisk organ. Det blir i intervju formidla at det ikkje er ein fast praksis at protokollar blir referert i politiske organ og at kommunen på dette området har eit forbetringspotensiale. Vidare blir det opplyst at arkivering av protokollane ikkje er tilstrekkeleg systematisert. 5.4.2 Dialog og rapportering Det er ikkje etablert rutine for rapportering frå generalforsamlinga, men generalforsamlingsrepresentanten informerer munnleg til formannskapet om det er avvik frå det som blei oppfatta som forventa, eller at det er spesielle utfordringar knytt til selskapa. Styrerepresentantar utnemnd av kommunen har ein dialog med ordførar og varaordførar. Det er ikkje noko fast rutine for slik dialog og heller ikkje noko rapportering frå styremedlemmer. Det blir formidla at Gode Sirklar AS gjev orientering til kommunestyret ein til to gonger i året. Det blir opplyst at kommunen har tettast dialog og oppfølging av Gode Sirklar AS og Naturgassparken Vest AS. 6. Vurderingar 6.1 Eigarskapsmelding og eigarskapsstrategiar Det er revisjonen si oppfatning at Øygarden kommunen har eit bevisst forhold til eigarskapsforvaltninga, og det er positivt at kommunen vil handsame ei eigarskapsmelding hausten 2010. Utarbeiding av ei eigarskapsmelding vil bidra til at kommunen i større grad formaliserer retningslinjer og prinsipp for eigarskapsforvaltninga, og til ei felles forståing for korleis Øygarden kommune kan utøve eigarstyring i samsvar med dei føresetnader som er sett for eigarskapa. Øygarden kommune vil vidare vere tent med å konkretisere eigarstrategiar for det einskilde selskapet. Det vil bidra til at kommunen klargjer og gjev uttrykk for korleis mål og forventningar til eigarskapa skal realiserast. 11
6.2 System og rutinar Gjennomgangen viser at Øygarden kommune ikkje i tilstrekkeleg grad har formalisert og etablert interne rutinar for oppdatering av eigaroversikt, handtering av protokollar frå generalforsamling og arkivering. Mangel på formalisering og rutinar kan auke risikoen for at informasjon om selskapa ikkje er tilstrekkeleg systematisert og at etablerte prinsipp for eigarskapsforvaltning ikkje blir etterlevd. 6.3 Val av styrerepresentantar, kompetanse og opplæring Revisjonen vurderer det som viktig at styrerepresentantar får tilbod om opplæring for å sikre kompetanseutvikling og at vervet blir utført på ein tilfredsstillande måte i tråd med politiske vedtak og føresetnader. Vidare vil ei opplæring av dei folkevalde knytt til eigarstyring bidra til å sikre at kommunen har ei felles forståing for korleis eigarstyring kan utøvast. 6.4 Oppfølging av eigarskapa Øygarden kommune bør i større grad systematisere oppfølginga av eigarskapa. Dette for å sikre at viktige hendingar i selskapa får tilstrekkeleg administrativ og politisk merksemd. Som grunnlag for styringssignal til generalforsamlingsrepresentant bør kommunen i forkant av eigarmøta handsame saker som går fram av innkallinga til eigarmøta. 7. Forslag til tiltak Øygarden kommune bør: Sikre at eigarskapsmeldinga får tilstrekkeleg administrativ og politisk forankring. I større grad formalisere og etablere system og rutinar for eigarskapsforvaltninga. Gjennomføre opplæring av dei folkevalde knytt til eigarskapsforvaltning og bidra til at styremedlemmer utnemnd av kommunen får naudsynt opplæring. Gjennomføre periodiske evalueringar av eigarstyringa. 12
Vedlegg 1 Utdrag frå KS si anbefaling Nr. 1 Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte Kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet i løpet av de første 6 månedene av valgperioden og senere med oppfølging etter 2 år. Det anbefales at kommunestyret etter gjennomføring av generalforsamling, får forelagt en oversikt over status for selskapene. Nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter eller interkommunale organer gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/selskapsavtale for det enkelte selskap. All eierskap i selvstendige rettssubjekter skal fremgå på en klar og instruktiv måte i kommunens årsberetning. Nr. 3 Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter Selskapets virksomhet skal tydeliggjøres i vedtektene/selskapsavtalen. Innenfor rammen av vedtektene/selskapsavtalen bør selskapet ha klare mål og strategier for sin virksomhet. Eierne skal ha et bevisst forhold til en eventuell forventet avkastning. For selskaper som opererer innenfor et marked skal prinsippene for en eventuell utbyttepolitikk klargjøres og deretter fremmes for eierorganet gjennom selskapsavtalen/vedtektene. Langsiktighet og samfunnsansvar bør legges til grunn for det kommunale/fylkeskommunale eierskap. Formålsangivelsen i selskapsavtale/vedtekter bør vurderes med jevne mellomrom for å se om det er behov for endringer. Nr. 4 Vurderinger og valg av selskapsform Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset virksomhetens formål, eierstyringsbehov, markedsmessige forhold og konkurranseregelverket. Skal selskapet ta risiko og operere i et marked bør det etableres et selskap med begrenset ansvar. Der selskapet skal yte tjenester til eierne i egenregi kan både interkommunale selskap og foretak være hensiktsmessige former. Stiftelser er ikke anbefalt for virksomhet som krever eierstyring. Nr. 5 Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet Selskaper som opererer med konkurransevirksomhet i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut virksomheten for å unngå mistanke om muligheten for rolleblanding og kryssubsidiering. Organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, personalmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten. Dette må være utgangspunktet, og oppfyller man ikke dette må det være en bevissthet om hvorfor. 13
Nr. 6 Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper Kommunestyret har både et tilsyns og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket etterleves og at etiske hensyn ivaretas. Kontrollen uførtes blant annet gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalget er delegert denne funksjonen fra kommunestyret og har derfor en spesielt viktig rolle i eierstyringen. Nr. 7 Sammensetning og funksjon til eierorgan For aksjeselskap og interkommunale selskaper anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede/flertallsbeslutning. Det er sentralt at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyre i forkant av generalforsamling/representantskapsmøte. Nr. 8 Gjennomføring av eiermøter De formelle eiermøtene er enten generalforsamling eller representantskap, men det kna også innkalles til eiermøter i tillegg til disse. Styret bør tilrettelegge for at flest mulig av eierorganets medlemmer kan delta i generalforsamling/representantskapet og at dette blir en effektiv møteplass for aksjeeierne og styret. Dette gjøres ved å følge lovens regler om innkalling, at saksdokumentene er utførlige nok til å ta stilling til sakene, at eierne som ikke kan møte skal kunne stemme ved bruk av fullmakt, at styret, revisjon og valgkomité er tilstede samt rutiner for at eierorganet velger møteledelse. Nr. 9 Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor Det er eiers ansvar å sørge for at styret sammensettes og gis de nødvendige styringsrammene for å utøve sitt virke som et profesjonelt organ. Et profesjonelt styre som kollegium består av personer med egnede personlige egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig. Nr. 10 Valgkomité for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper Ved valg av styre til selskaper organisert etter aksjeloven og lov om interkommunale selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomité hvor formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eiers formål med selskapet. Representantskapets/generalforsamlingens leder velger leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes for å speile eierandel. Flertallet av valgkomiteen bør være uavhengige av styret og ansatte. Valgkomiteens innstilling bør begrunnes. Valgperioden kan vedtektsfestes men allikevel være fleksibel i forhold til eiers behov for kompetanse. Nr 11. Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene Eier har ansvar for å sikre at styret besitter den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål, jmf. punkt 9. I dette ligger det også at eier står fritt til å skifte ut styremedlemmer innenfor valgperioden. Men styret selv har også et selvstendig ansvar for å jevnlig vurdere kompetanse i forhold til eiernes formål med selskapet og det er derfor anbefalt en rekke rutiner for å sikre nødvendig kompetanse. 14
Nr. 12 Styresammensetning i konsernmodell Styret i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Dersom datterselskap yter tjenester til morselskap i konkurranse med andre bør det være ledelsesmessig og funksjonelt skille mellom selskapene for å unngå inhabilitet og rolleblanding i anbudsprosesser. Dersom det i konsernet er et datterselskap som yter monopoltjenester til sine eiere eller innbyggerne i eiers kommuner bør eksterne kandidater ha flertall i datterstyret. Nr. 13 Oppnevnelse av vararepresentanter Der det utpekes vara til styre bør ordningen med numerisk vara benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Nr. 14 Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene Det er opp til hvert enkelt eierorgan (kommunestyre, representantskap/generalforsamling) å avgjøre hvilken type kompetanse et styre skal ha. I utgangspunktet anbefales det å unngå situasjoner der styrets medlemmer jevnlig blir vurdert i forhold til forvaltningslovens regler om habilitet og derfor kritisk vurderer bruken av ledende politikere i selskapsstyrene. Kommuner med parlamentarisme anbefales det at kommune- og fylkesråd samt administrasjonssjef/stedfortreder ikke sitter i foretaksstyrene. Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter. Nr. 15 Kjønnsrepresentasjon i styrene I loven er det nå krav om 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene for både interkommunale selskap, aksjeselskap og aksjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner har aksjemajoritet. Egne Egne rekrutteringsseminar bør iverksettes der det er vanskelig å oppnå lik kjønnsrepresentasjon. Nr. 16 Godtgjøring og registrering av styreverv Kommunen bør i forbindelse med utarbeidelse og eventuell revidering av eiermelding gjennomføre en prinsipiell diskusjon om honorar som grunnlag for eierorganets fastsetting av styrehonorar, uavhengig av organisasjonsform. Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på www.styrevervregisteret.no. Nr. 17 Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter Det anbefales at selskapene ved utskilling av virksomhet til selvstendige rettssubjekter søker medlemskap i en arbeidsgiverorganisasjon Nr. 18 Utarbeidelse av etiske retningslinjer Det anbefales at eier påser at selskapsstyrene utarbeider og jevnlig reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften. 15
Nr. 19 Åpenhet og klarhet om administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak Administrasjonssjefens rolle som budsjettansvarlig for kommunens samlede økonomiske virksomhet herunder foretakene kombinert med manglende instruksjonsmyndighet overfor daglig leders disponeringer bør være gjenstand for en samhandlingsdiskusjon ved opprettelse av foretak. Administrasjonssjefen, stedfortreder eller andre i ledende administrative posisjoner samt medlem av fylkes- og kommunalråd bør ikke sitte i styret. Ved annen folkevalgt deltakelse i styret bør det gjøres en habilitetsvurdering i forkant. 16
17
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu, a Swiss Verein, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 140 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte s approximately 169,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. None of Deloitte Touche Tohmatsu, its member firms, or its and their respective affiliates shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication. 2010 Deloitte AS. Member of Deloitte Touche Tohmatsu