Møteprotokoll for styret i Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Styre Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Møtedato 10.06.2016 Møtested Tlf./videomøte Tid 08.30 12.30 Møteleder Steinar Marthinsen Referent Anita Østlund Referatdato 10.06.2016 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør Øst RHF Bente Aae, styremedlem, Helse Vest RHF Paul M. Gundersen, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Anne Cathrine Braarud, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF Trond M. Elsbak, styremedlem, Helse Nord RHF Roar Schytte, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Jan Vilnes, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Kristine Torve, 1.vare som ansattvalgt styremedlem, HDO HF Forfall: Geir Henning Joten, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Fra Administrasjonen deltok: Lars Erik Tandsæther, Administrerende direktør, HDO HF Ketil Are Lund, Direktør virksomhetsstyring og strategisk utvikling Morten Korslund, Leder for Økonomi, administrasjon og HR, HDO HF Anita Østlund, Avd.leder for Kunde- og brukerforvaltning, HDO HF Innkalling og saksliste ble godkjent. 1
Saker som ble behandlet: Sak 20-2016 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 20. april 2016 Protokoll fra styremøtet 20. april 2016 fremlegges. Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 20. april 2016. Sak 21-2016 Virksomhetsrapportering Følgende områder ble fremlagt under virksomhetsrapporten: Økonomi, administrasjon og HR Drift og brukerstøtte av kontrollrom, radioterminaler, nødnett og nasjonalt legevaktsnummer Kunde- og brukerforvaltning Teknologi forvaltning Nødnett innføring Øvrige prosjekter Administrerende direktør er fornøyd med den økonomiske utviklingen for 2016. Kostnader og investeringer følger budsjett og prognoser, og kostnadsprognosene er redusert siden forrige rapportering. De finansielle utfordringene relatert til innføringen og ferdigstillelsen av nødnett som HDO nå ser for 2016-17 er diskutert med Helse- og Omsorgsdepartementet (ref. sak 17-2016). De finansielle utfordringene er også drøftet med AD-møtet med de fire regionale helseforetakene. Administrerende direktør mener at driftssituasjonen viser en bedring som reduserer risikoen for HDO videre. Planverket for videre innføring av nødnett er under utarbeidelse, og det gjenstår å revidere risikobildet. Antall nye feil registrert viser en positiv nedgang, selv om det er utfordringer med kvalitet og leveransetider fra leverandøren. Leverandøren følger ikke opp, eller retter feil, i tråd med kontrakt og forventninger HDO og HDOs brukere har, og administrerende direktør jobber for å intensivere oppfølgingen av eskalerte feil med DNK. HDO har gjennomført en brukerundersøkelse som gir HDO godt grunnlag for videre arbeid med å forbedre egne interne arbeidsprosesser, og profesjonalisere HDO som en leverandør til nødmeldetjenesten i helseforetak og kommuner. Administrerende direktør viderefører dialogen med Helsedirektoratet og DNK for å vurdere hvilke videre tiltak som kan iverksettes for å håndtere situasjonen i drift og innføringsprosjektet på en best mulig måte videre. Driftssituasjonen viser en positiv utvikling, som følge av de feilrettinger som er mottatt fra leverandøren, og de interne tiltak som er iverksatt gir positive effekter på kvaliteten i HDOs leveranser. 1. Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning. 2
Sak 22-2016 Risikovurdering internkontroll og avvik HDO sitt arbeid med risiko, internkontroll og avvikshåndtering har utviklet seg i en positiv retning siden etableringen av HDO i 2013. Det gjenstår fremdeles arbeid med utvikling av HDO sin organisasjon, kompetanse og kapasitet, samt samhandling med eksterne samarbeidspartnere før risikobildet er komplett og godt synkronisert med brukerne av nødnett, og andre aktører involvert i nødnett leveransene. Dette er en utvikling som HDO bare delvis kan kontrollere selv, siden noen av risikoene er avhengig av beslutninger og rammer lagt av andre aktører. HDO må jobbe videre med å tydeliggjøre og forankre risikobildet med eierne, DNK, brukerne og andre aktører, slik at de mest hensiktsmessige tiltakene kan gjennomføres for å redusere risikobildet. Arbeid med risiko, internkontroll og avvikshåndtering krever at HDO videreutvikler kompetanse og ferdigheter innen disse områdene. Dette er tett knyttet opp mot videre utvikling og beslutning om de tjenester HDO skal levere til helsesektoren i framtiden. Med utgangspunkt i det etablerte risikokonseptet kan videre utvikling av avvikshåndtering og internkontroll gjøres, Administrerende direktør vil ta dette med i videre utvikling av HDO og HDOs tjenester. Det etablerte risikoregisteret gir et godt bilde av risikoen for HDO per mai 2016, og bidrar, som ett sentralt ledelsesverktøy, til å legge grunnlaget for utvikling av styring i HDO, samt med andre aktører involvert i leveranse og utvikling av de tjenester HDO yter sine kunder. Administrerende direktør mener det er lagt et godt grunnlag for videre arbeid med risiko, internkontroll og avvikshåndtering i HDO. Konsept og modell for risikokontroll i HDO er basert på en godt bearbeidet modell. Administrerende direktør vil med dette videreføre arbeidet med risikovurdering, internkontroll og avvikshåndtering i utviklingen av strategi, virksomhetsplaner og handlingsplaner i HDO. 2. Styret ber administrasjonen komme tilbake med et oppdatert risikobilde samt hvilke tiltak som skal iverksettes etter 2.tertial 2016. Sak 23-2016 Økonomi og eierskap nødnett Styret behandlet i styremøte i april, sak 17-2016, den økonomisk utfordrende situasjonen for HDO i 2016 og 2017. Dette med utgangspunkt i budsjett 2016, økonomisk langtidsplan for HDO 2017 til 2020, samt konsekvensene som påføres HDO som følge av manglende finansiering fra andre aktører i nødnettprosjektet. Administrerende direktør fulgte opp vedtak i styremøtet sak 17-2016 om å løfte de økonomiske utfordringene beskrevet i saken i møte med Helse- og Omsorgsdepartementet 27.april. Helse- og Omsorgsdepartementet vil formalisere aktuelle oppdrag til HDO i linja til de regionale helseforetakene. Styreleder har fulgt opp dette møtet med en orientering til AD-møtet 23. mai. ADmøtet ønsket ut fra denne orienteringen å få fremlagt en sak til behandling i AD-møtet 13.juni. I brev datert 1/6-2016 til de regionale helseforetakene og Helsedirektoratet svarte Helse og Omsorgsdepartementet på brev fra HDO Nødnett rammer, eierskap, drift forvaltning og økonomiske forhold. Administrerende direktør mener de økonomiske utfordringene til HDO relatert til gjennomføring og avslutning av nødnettprosjektet er godt belyst. AD møtet vil behandle saken 13.juni og videre prosess vil følge av dette. 3
Sak 24-2016 ADs orientering Administrerende direktør redegjorde for følgende saker: 1. Gjennomgang av ØLP med økonomidirektørene i de regionale helseforetakene 2. Foretaksmøtet 3. Møte med eierstyringsgruppa 4. Brev fra DNK vedr. Retrofit 1. Styret tar ADs gjennomgang til orientering. Sak 25-2016 Årsplan styresaker Årsplanen for styresaker ble fremlagt. Temasaker Strategirevisjon HDO HF Styreleders orientering Styreleder informerte kort fra møtet med Eierstyringsgruppen. Styrets evaluering tas opp igjen på neste styremøte hvor også styrets nye medlemmer kan komme med innspill ifht styrets videre arbeid og virkemåte. Eventuelt Ingen saker ble innmeldt under eventuelt. 4
Gjøvik, 10. juni 2016 Bente Aae Nestleder Paul M. Gundersen Trond M. Elsbak Anne Cathrine Braarud Kristine Torve Roar Schytte Jan Vilnes Steinar Marthinsen Styreleder Anita Østlund Styresekretær 5