FOSEN KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Bjugn, Ørland, Rissa, Åfjord, Roan, Osen og Leksvik Vår dato: Vår ref: 10.05.2016 alu/04/2016 Saksbehandler/telefon: Deres dato: Deres ref: Arvid Lund/924 47 888 Ordfører Einar Eian, Roan kommune leder representantskapet Ordfører Steinar Saghaug, Leksvik kommune Ordfører Ogne Undertun, Bjugn kommune Ordfører Tom Myrvold, Ørland kommune Ordfører Vibeke Stjern, Åfjord kommune Ordfører John Einar Høvik, Osen kommune Ordfører Ove Vollan, Rissa kommune Innkalling til møte i representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS Sted for møte: Liv-bygget, Vanvikan, fredag 13.05.2016 - kl 09.00 Møteinnkallingen er koordinert med sekretariat for Fosen Regionråd og Fosen kommunerevisjon. Møtene i representantskapene for selskapene Fosen kommunerevisjon IKS og Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS gjennomføres før styremøtet for Fosen Regionråd settes. Til behandling: Sak 01/16 Godkjenning av referat fra møte i representantskapet 18. desember 2015. Sak Sak 02/16 Årsmelding og regnskap 2015 for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS. 03/16 Revisjon av «reglement for godtgjøring til styret og representantskap». Referatsaker: - Referat fra styremøte 17. mars 2016. Referat følger vedlagt.
Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 2 Orienteringer: - Status drift 2016. - Mailer fra leder Fosen IKT om økte IKT-kostnader i 2016, følger vedlagt. Innkallingen er sendt ut kun til representantene. Eventuelle forfall bes meddelt kommunens vararepresentant direkte. Rissa 4. mai 2016 Einar Eian (sign) Leder representantskapet Arvid Lund representantskapets sekretær Kopi: Styrets leder, Arild Tørum Postmottak i deltakerkommunene
Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 3 Sak 01/16 Godkjenning av referat fra møte i representantskapet 18. desember 2015. Saksopplysninger: Vedlagt følger referat fra møte i Representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS 18. desember 2015. Forslag til vedtak: Representantskapet godkjenner referat fra møte i Representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS 18. desember 2015.
Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 4 Sak 02/16 Årsmelding og regnskap 2015 for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS Saksopplysninger: Vedlagt følger: Årsmelding for 2015 Regnskap for 2015 Revisjonsberetning for 2015. Regnskapet legges frem med et mindreforbruk på 32 474,- kr. Viser for øvrig til årsmelding. Behandling: Årsmelding og regnskap 2015 for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS er behandlet i styret 17. mars 2016. Utkast til revisjonsberetning ble lagt fram i møte. Vedtak i styret 17.03.2016: Styret godkjenner årsmelding og regnskap 2015 for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS. Mindreforbruket i 2015 på 32 474,- kr settes av på disposisjonsfondet. Saken sendes frem til representantskapet for avgjørelse med innstilling lik vedtak. Styrets forslag til vedtak: Representantskapet godkjenner årsmelding og regnskap 2015 for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS. Mindreforbruket i 2015 på 32 474,- kr settes av til disposisjonsfondet.
Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 5 Sak 03/16 Revisjon av «reglement for godtgjøring til styret og representantskap». Saksopplysninger: Gjeldende reglement for godtgjøring til styret og representantskap: 1. Reise- og kostgodtgjørelse Reise- og kostgodtgjørelse dekkes etter gjeldende statlige reiseregulativ. 2. Godtgjørelse til styret Møtegodtgjørelsen er kr 850,- pr. møte. Lederen av styret skal i tillegg ha en årlig fast godtgjørelse på kr 10 000,-. Møtegodtgjørelse skal også utbetales der deler av styret møter, som f.eks. ved forhandlingsmøter. 3. Godtgjørelse til representantskapet Møtegodtgjørelsen er kr 850,- pr møte når medlemmer av representantskapet er andre enn ordførere eller varaordfører i eierkommunen. Lederen skal ha en årlig fast godtgjørelse på kr 5 000,- (halvparten av styreleders godtgjørelse) når leder av representantskapet er andre enn ordførere eller varaordfører i eierkommunen. Lederen av representantskapet får en møtegodtgjøring på kr 850,- pr møte for deltakelse på styremøter når leder av representantskapet er andre enn ordførere eller varaordfører i eierkommunen. 4. Dekning av tapt arbeidsfortjeneste Det tilstås ikke tapt arbeidsfortjeneste til de som opprettholder sin inntekt under deltakelse i styremøtene og representantskapsmøtene. For de som taper lønn/inntekt gjelder følgende: Ulegitimert tap erstattes med kr 250 pr time maksimum kr 2 500,- pr. dag (inklusiv reisetid) Legitimert tap erstattes med inntil kr 2 500,- pr dag. Erklæring fra arbeidsgiver, regning fra stedfortreder eller lønnsfastsetting fra ligningskontor må fremlegges. Medlemmer av styret, som på vegne av selskapet, deltar på andre møter eller kurs, kan få dekning etter dette punktet. Styremedlemmene og medlemmer av representantskapet må selv fremsette krav om dekning med den nødvendige dokumentasjon. 5. Revidering av reglement Reglementet revideres hvert andre år. I møte 11. april 2014 i sak 03/14 ble gjeldende reglement for godtgjøring til styret og representantskapet vedtatt av representantskapet. I henhold til reglementet skal dette revideres hvert andre år. Reglementet legges derfor frem for styret for ny vurdering.
Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 6 Med bakgrunn i innhentede opplysninger fra forrige behandling i styremøte 19.03.14 sak 02/14, foreslås følgende endringer; Møtegodtgjørelse pr møte økes fra kr 850 til kr 900 som utgjør en økning på 5,9 % over en to-årsperiode Fast årlig godtgjørelse til styreleder økes fra 10 000 til kr 11.000 som er en økning på 10% over en to-årsperiode. Dette er en prosentvis stor økning, men innhentede opplysninger fra tilsvarende selskaper viste at årlig godtgjøring til styreleder ligger på mellom kr 10.000 20.000. Møtegodtgjøring når medlemmer i representantskapet er andre enn ordførere eller varaordførere i eierkommunen økes fra kr 850 til kr 900 som utgjør en økning på 5,9 % over en to-årsperiode Fast godtgjørelse når leder i representantskapet er andre enn ordfører eller varaordfører i eierkommunen økes fra kr 5.000 til 5.500 (halvparten av styreleders godtgjørelse) Ulegitimert tap og legitimert tap holdes uendret. Forslag til revidert reglement: 1. Reise- og kostgodtgjørelse Reise- og kostgodtgjørelse dekkes etter gjeldende statlige reiseregulativ. 2. Godtgjørelse til styret Møtegodtgjørelsen er kr 900,- pr. møte. (Endres fra kr 850,- pr møte.) Lederen av styret skal i tillegg ha en årlig fast godtgjørelse på kr 11 000,-. ( Endres fra kr 10 000,-) Møtegodtgjørelse skal også utbetales der deler av styret møter, som f.eks. ved forhandlingsmøter. 3. Godtgjørelse til representantskapet Møtegodtgjørelsen er kr 900,- pr møte når medlemmer av representantskapet er andre enn ordførere eller varaordfører i eierkommunen. (Endres fra kr 850,- pr møte.) Lederen skal ha en årlig fast godtgjørelse på kr 5 500,- (halvparten av styreleders godtgjørelse) når leder av representantskapet er andre enn ordførere eller varaordfører i eierkommunen. ( Endres fra kr 5000,-) Lederen av representantskapet får en møtegodtgjøring på kr 900,- pr møte for deltakelse på styremøter når leder av representantskapet er andre enn ordførere eller varaordfører i eierkommunen. (Endres fra kr 850,- pr møte.) 4. Dekning av tapt arbeidsfortjeneste Det tilstås ikke tapt arbeidsfortjeneste til de som opprettholder sin inntekt under deltakelse i styremøtene og representantskapsmøtene. For de som taper lønn/inntekt gjelder følgende:
Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 7 Ulegitimert tap erstattes med kr 250 pr time maksimum kr 2 500,- pr. dag (inklusiv reisetid) Legitimert tap erstattes med inntil kr 2 500,- pr dag. Erklæring fra arbeidsgiver, regning fra stedfortreder eller lønnsfastsetting fra ligningskontor må fremlegges. Medlemmer av styret, som på vegne av selskapet, deltar på andre møter eller kurs, kan få dekning etter dette punktet. Styremedlemmene og medlemmer av representantskapet må selv fremsette krav om dekning med den nødvendige dokumentasjon. 5. Revidering av reglement Reglementet revideres hvert andre år. Forslag til vedtak: Styret vedtar revisjon av vedlagt Reglement for godtgjøring til styret og representantskapet i Fosen kontrollutvalgssekretariat- IKS. Nytt reglement gjøres gjeldende fra 01.01.2016. Saken sendes fram til representantskapet for avgjørelse med innstilling lik vedtak Behandling i styremøte 17.03.16: Saken ble samkjørt med styret i Fosen kommunerevisjon IKS. Møteleder refererte innholdet i saken. Vedtak i styret 17.03.16: Styret vedtar revisjon av vedlagt Reglement for godtgjøring til styret og representantskapet i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS. Nytt reglement gjøres gjeldende fra 01.01.2016. Saken sendes fram til representantskapet for avgjørelse med innstilling lik vedtak. Styrets forslag til: Reglement for godtgjøring til styret og representantskapet 1. Reise- og kostgodtgjørelse Reise- og kostgodtgjørelse dekkes etter gjeldende statlige reiseregulativ. 2. Godtgjørelse til styret Møtegodtgjørelsen er kr 900,- pr. møte. Lederen av styret skal i tillegg ha en årlig fast godtgjørelse på kr 11 000,-. Møtegodtgjørelse skal også utbetales der deler av styret møter, som f.eks. ved forhandlingsmøter. 3. Godtgjørelse til representantskapet Møtegodtgjørelsen er kr 900,- pr møte når medlemmer av representantskapet er andre enn ordførere eller varaordfører i eierkommunen. Lederen skal ha en årlig fast godtgjørelse på kr 5 500,- (halvparten av styreleders godtgjørelse) når leder av representantskapet er andre enn ordførere eller varaordfører i eierkommunen.
Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Side 8 Lederen av representantskapet får en møtegodtgjøring på kr 900,- pr møte for deltakelse på styremøter når leder av representantskapet er andre enn ordførere eller varaordfører i eierkommunen. 4. Dekning av tapt arbeidsfortjeneste Det tilstås ikke tapt arbeidsfortjeneste til de som opprettholder sin inntekt under deltakelse i styremøtene og representantskapsmøtene. For de som taper lønn/inntekt gjelder følgende: Ulegitimert tap erstattes med kr 250 pr time maksimum kr 2 500,- pr. dag (inklusiv reisetid) Legitimert tap erstattes med inntil kr 2 500,- pr dag. Erklæring fra arbeidsgiver, regning fra stedfortreder eller lønnsfastsetting fra ligningskontor må fremlegges. Medlemmer av styret, som på vegne av selskapet, deltar på andre møter eller kurs, kan få dekning etter dette punktet. Styremedlemmene og medlemmer av representantskapet må selv fremsette krav om dekning med den nødvendige dokumentasjon. 5. Revidering av reglement Reglementet revideres hvert andre år. Forslag til vedtak: Representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS vedtar revisjon av Reglement for godtgjøring til styret og representantskapet i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS som fremlagt. Nytt reglement gjøres gjeldende fra 01.01.2016.