Veiledning Oppsett av purringer

Veiledning Oppsett av purringer Introduksjon Purringer i Alma fungerer litt annerledes enn vi er vant til fra BIBSYS Blå. I denne veiledningen finner du informasjon om hvordan du kan sette opp ulike purretyper med og uten gebyr. Veiledningen dekker foreløpig kun oppsett for purring via epost. BIBSYS jobber med å forbedre sms-purringer. Vi anbefaler å kun bruke epost til purringer inntil videre. Du vil få informasjon om disse purretypene som støttes som standard: Courtsey notice - Sendes et valgt antall dager før forfallsdato med påminnelse om levering eller fornying. Overdue Notice Sendes på forfallsdato Lost loan notification Siste varsel før erstatningskrav Lost loan - Generering av erstatningsbrev og status Lost I tillegg til disse standardtypene, kan følgende purretyper konfigureres: 2. og 3. purring - Kan ikke settes opp på enkelt vis i Alma. Det er en komplisert konfigureringsjobb, men BIBSYS har forenklet denne noe. Dette er beskrevet fra side 5. Roller For å konfigurere purringger i Alma, trengs følgende roller: - Letter Administrator - Fulfilment Administrator - De to overnevnte trengs ikke dersom du har General System Administrator. Vennlig påminnelse / Courtesy notices Det er standard at dette brevet sendes ut 2 dager før forfall og gir en påminnelse om at boken må leveres snart eller fornyes. For å endre oppsett gå til Fulfilment Configuration Menu Fulfilment Jobs Configuration: Her kan jobben som sender courtesy notice skrus av eller på og tidspunktet kan justeres. Hvordan skru av Courtesy notice og beholde automatisk fornying General Configuration Menu Letter Activity I rad 43 og 87 ligger henholdsvis epost og sms for denne meldingen. Trykk customize-knappen til høyre og trykk så på den gule haken så den blir grå. Courtesy notice er nå skrudd av, men jobben som fornyer er fremdeles aktiv. 1

1. Purring (Overdue Notice) Denne må ikke blandes med Overdue and Lost Loans Jobs. Sistnevnte bruker vi til erstatningskrav, varsel om erstatningskrav og eventuell 2. purring. Fulfilment Configuration Menu Fulfilment Jobs Configuration For å skru på første purring må denne jobben aktiveres. Den sender første purring til alle låntakere som har lån som forfaller samme dag. Overdue fine Med overdue fine i Alma, mener man et gebyr som vokser pr dag. Vi fraråder å bruke denne metoden, og heller sette opp dette via Overdue and Lost Loans Jobs. Dette behandles senere i veiledningen. For å sette opp et daglig forsinkelsesgebyr pr bok går du frem slik: For hver relevante utlåns-tou, klikk actions og edit: Ved Overdue Fine klikk Actions og Add Policy Siste varsel før erstatningskrav Dette brevet sendes et gitt antall dager etter forfall og inneholder informasjon om hva som er lånt og at det må leveres. Her får låntakeren informasjon om eventuelt påløpt purregebyr knyttet til denne purringen og fremtidig erstatningsgebyr hvis boka ikke leveres. Sette opp Terms of Use Denne kan hoppes over hvis det ikke skal genereres purregebyr ved utsendelse av brevet. 2

- For hver relevante utlåns-tou, klikk actions og edit. - Ved Overdue Notification Fine Type 1, klikk actions og Add Policy - Angi et fornuftig navn - Dersom det skal genereres et purregebyr, flytt radioknappen i Value Type til other og angi beløp. Lage jobb for å generere varselet Denne jobben er gjerne definert fra før for bibliotekene, men det kan lønne seg å dobbeltsjekke at det ligger riktig. Fulfilment Configuration Menu Overdue and Lost Loan Profiles - Hvis profilen Siste varsel før erstatningskrav eksisterer, trykk Actions og Edit - Hvis profilen ikke eksisterer, trykk Add Overdue and Lost Loan Profile - Velg profil. Hvis du valgte Type 1 da du satte opp TOU, skal du gjøre det her også - Hak av for Create Fine hvis du har satt opp et gebyr i TOU, hvis ikke skal denne ikke være haket av - Hak av for Send Notification - Angi antall dager etter forfallsdato at varslet skal sendes - La Days After Status Date stå blank (systemet vil legge inn en 0 her) - Med mindre dere har ulike frister fra bibliotek til bibliotek, la library og locations stå tomme - Velg de brukergruppene som er aktuelle for å motta et slik varsel - La Item Policy og Material Type stå blanke, med mindre du har enkelte materialtyper det ikke sendes et slik varsel på - Velg Mail som Letter send format Hak av for Active hvis du vil at jobben skal kunne kjøre automatisk. Starte jobben manuelt Fulfilment Configuration Menu Overdue and Lost Loan Profiles - Ved relevant overdue job, klikk actions og Run Now. - Merk at dette starter jobben umiddelbart uten mulighet for å angre Sette opp automatisk kjøring av jobben Fulfilment Configuration Menu Fulfilment Jobs Configuration - Velg et passende tidspunkt å kjøre på 3

Aktivere brevet General Configuration Menu Letter Activity - I rad nummer 27 aktiver FulLostLoanNotificatiionLetter påse at haken til venstre er gul - Hvis den er grå trykk customize og trykk så på haken så den blir gul - Ignorer rad 32 FulOverdueAndLostLoanNotifcationLetter Erstatningskrav Setter bokas status til Lost og sender brev om erstatningskrav til låntaker eller definert epost-printer. Terms of Use Vi må sette opp TOU slik at vi får riktig beløp og betingelser - For alle relevante utlåns-touer, trykk Actions og Edit Sette Erstatingskravet Om ønskelig kan en sette både et erstatingsgebyr óg et erstatningskrav. For de aller fleste vil det være mest aktuelt å kun forholde seg til det ene. Vi viser her erstaningskravet: - Hvis erstatningskrav med sum allerede er valgt, trykk actions og edit for å redigere - Hvis erstatingskrav med sum eksisterer, men ikke er valgt, velg det og trykk actions og edit for å redigere - Hvis erstatingskrav med sum ikke eksisterer, trykk actions og Add Policy for å legge til - Fyll ut skjemaet som vist på bildet over med valgfri sum og trykk save Tilbakebetaling eller strykning av erstatningskrav ved gjenfunnet bok Noen bibliotek betaler tilbake betalt eller stryker innkrevd erstatingskrav dersom låneren kommer med boka. I Alma er det også mulig å betale tilbake deler av summen. I standardoppsettet har en valget mellom 100% eller ingen tilbakebetaling. - For å endre til 100%, velg dette fra nedtrekksmenyen (bruk Add Policy hvis den ikke eksisterer) - For å endre til 0%, velg No Lost Item Replacement Fee Refund Ratio 4

- For å endre til en annen prosentsats, rediger 100% eller bruk Actions Add policy - - Fyll ut som i bildet over og trykk save. Sett opp jobb for generering av erstatningskrav Fulfilment Configuration Menu Overdue and Lost Loan Profile - Hvis jobben Generering av erstatningsbrev og status tapt eksisterer, trykk Actions - Edit - Hvis den ikke eksisterer, trykk Add Overdue and Lost Loan profile - Følg prosedyren for siste varsel før erstatningskrav, men velg Profile Type Change to lost. Sende brev til skranke, ikke direkte til låntaker - For institusjoner med ett bibliotek er dette rett fram. Velg Print som Letter send format og velg forhåndsdefinert printer. - Institusjoner med flere bibliotek ønsker gjerne at biblioteket som eier boka skal få erstatningsbrevet, i stedet for at alt kommer til ett bibliotek. I dette tilfellet må vi opprette flere jobber. - For hvert bibliotek lager vi en jobb og gir den et navn. Velg Library og velg den printeren som er mest relevant for det biblioteket du konfigurerer for. Konfigurere automatisk kjøring av jobb Se oppsett for siste varsel før erstatingskrav Konfigurere 2. og 3. purring Flere bibliotek ønsker flere purringer enn det som støttes i Alma. En 2. og 3. purring er i utgangspunktet ikke støttet, men ved å gå noen omveier er det mulig å få til. Dette er avansert konfigurasjon, men BIBSYS har gjort den tyngste jobben for dere. Vi anbefaler at dere skrur av alle Overdue and Lost Item-jobber, mens dere setter opp dette, slik at ikke halvferdige brev går ut. Customize Letters - Last ned tekstfilen FulLostLoanNotificationLetter.txt her - General Configuration - Customize Letters - Finn brev nummer 64, FulLostLoan - Trykk Customize eller Actions-Edit hvis brevet allerede er customized. - Svar ja til å ikke lenger la Network styre dette brevet hvis spørsmålet kommer opp. - Erstatt alt innholdet I brevet med det du finner I tekstfilen. - Trykk Save 5

Terms of Use - For hver relevante TOU, klikk Actions - Edit - Finn Overdue Notification Fine Type 2 - Hvis det allerde finnes et valg her, trykk Actions-Edit, hvis ikke Actions-Add Policy - Konfigurer som over. Sett Value type None hvis det ikke skal være gebyr på purringen. - For tredje purring gjør tilsvarende for Overdue Notification Fine Type 3. Sette opp jobben Fulfilment Configuration Menu Overdue and Lost Loan Profile - Følg prosedyren for oppsett av siste varsel før erstatningskrav, men vellg Overdue Notification Type 2 som profile type (type 3 for 3. purring). Hak av for Send Notification. - Hak av for Create Fine hvis purringen skal medføre gebyr. - Aktiver jobben for å kjøre automatisk, bruk Actions Run Now for å starte manuelt. Endre brevteksten Den malen vi må bruke for å generere purringene er satt opp til å fungere som et siste varsel før erstatningskrav. Vi ønsker som regel en litt annen tekst på disse purringene. 6

General Configuration Menu Letter Emails - Finn brevet i linje 23. Ful Lost Loan Notification Letter og ta Actions Edit - For 2. purring skal vi redigere Linje 9, 25, 26, 33 og 44 - Hvis du har satt opp gebyr med purringen, kan du også redigere linje 38 - Type i slutten av koden svarer til tallet valgt i profile type. På bildet over. - For 3. purring skal vi altså finne de tilsvarende Type 3. Vi har ikke lagt til støtte for flere enn disse 3. Ta kontakt med support@bibsys.no ved behov utover dette. - Klikk customize på alle de aktuelle linjene, endre den engelske teksten i en eller flere felter for Description og trykk til slutt Save eller [Enter]. Forslag til engelsk tekst: 9. You may attempt to renew the loan by logging on to your profile at www.oria.no 25. Overdue loans at library 26. Overdue item 33. This is your second notification that the item with the details below 44. must be returned. - Etter Save/enter, åpne brevet for redigering igjen og trykk translate. - Velg språk øverst til venstre - Trykk Translate ved hver linje som skal endres Norsk tekst: 9. Du kan forsøke å fornye lånet ved å logge på www.oria.no 25. Varsel om forfalte lån 26. Forfalt materiale 33. 2. Påminnelse om å levere materialet nedenfor 44. Må leveres. - Trykk Save - Gjør tilsvarende for Nynorsk - Korrekt samisk oversettelse vil bli lagt til denne veiledningen. 7