Notat fra workshop Tjenestebasert adressering Arrangert 20. januar 2016 Sted Radisson Blu Hotell, Trondheim Airport Notat utarbeidet av Sekretariatet for Referansekatalogen for e-helse Innledning For å få belyst utfordringene i sektoren knyttet til tjenestebasert adressering, gjennomførte Direktoratet for e-helse en workshop 20.01.2016. Deltakere på workshopen var representanter for kommuner med ulike EPJ-systemer og representanter for Helse Nord, Helse Midt, Helse Vest og Helse Sør-Øst, samt Norsk Helsenett SF og Direktoratet for e-helse. Dette notatet oppsummerer hovedutfordringene som ble identifisert og diskutert på workshopen. Notatet viser også at det er nødvendig med en prosess med sikte på å etablere en nasjonal konsensus om hvordan tjenestebasert adressering kan benyttes på en hensiktsmessig måte, og at Direktoratet for e-helse har ansvaret for denne prosessen. I workshopen kom det fram at når det gjelder tjenestebasert adressering, så er det utfordringer på mange områder. I det etterfølgende beskrives de mest sentrale problemområdene, og der det kom fram forslag til aktiviteter som er nødvendig for å løse problemene, er også dette tatt med. 1. Bruk av avsenderadresser 1.1. Problembeskrivelse Det kom tydelig fram at det er forskjellige synspunkter når det gjelder hvilke avsenderadresser som bør benyttes, og om mottaker kan benytte avsenderadressen til noe annet enn å besvare den mottatte meldingen. Enkelte mener at avsenderadressen bør kunne benyttes som en av faktorene når en mottatt melding skal fordeles til den som skal åpne meldingen. Dersom det av avsenderadressen framgår om det er en somatisk eller psykiatrisk avdeling som er avsender, mener disse at en lettere kan unngå at meldinger med opplysninger relatert til psykiatri blir åpnet av andre enn de som har tjenstlig behov, noe som bidrar til å styrke personvernet til pasientene. Sett fra kommunesiden, ville det være en fordel om de samme tjenesteadressene som et helseforetak publiserer i Adresseregisteret som mottaksadresser, også ble benyttet som avsenderadresser når den aktuelle tjenesten hos helseforetaket sendte en melding. For helseforetakene vil imidlertid dette være så vanskelig å få til, at det neppe kan realiseres i overskuelig framtid.
Notat fra workshop Tjenestebasert adressering Side 2 av 9 Det kom også frem at dette prinsippet sannsynligvis ikke vil fungere for pasienter som mottar poliklinisk behandling/dagbehandling. Direktoratet for e-helse har foretatt en vurdering av gjeldende regelverk, og konkludert med at virksomheter som etter forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten plikter å kunne motta en bestemt type elektronisk melding, ikke kan nekte å motta slik melding fra en virksomhet som plikter å sende meldingen. Dette helt uavhengig av hva avsender har valgt å benytte som avsenderadresse. Det synes for øvrig å være bred enighet om at betegnelsen "Teknisk avsenderadresse" var uheldig, og helt uforståelig for helsepersonell og saksbehandlere i kommunene. Det ble også nevnt at "Somatikk PLO meldingsmottak" av enkelte ble benyttet som avsenderadresse på f.eks. epikriser til fastleger. For legen framstår dette som like lite opplysende som "Teknisk avsenderadresse". Det ble også påpekt at "Teknisk avsenderadresse" ble opprettet for bruk til kvittering eller til å svare på en melding og ikke for å initiere meldingstrafikk til en mottaker, og at denne adressen opprinnelig skulle være skjult i Adresseregisteret. 1.2. Hva kan gjøres for å løse problemet Det synes klart at de forskjellige typer virksomheter (kommuner, helseforetak etc.) har ulike behov, og at det er betydelig variasjon i måten en har forsøkt å avhjelpe disse behovene på. Det ble også slått fast at innenfor hver enkelt region, så har en funnet fram til en måte å benytte tjenestebasert adressering på som synes å fungere tålelig bra. Det er utveksling av meldinger mellom regionene som utgjør de største utfordringene. For å bøte på dette, er det nødvendig å starte en prosess med sikte på å etablere en nasjonal konsensus om hva som kan benyttes som avsenderadresser på elektroniske meldinger, og i hvilken grad mottaker skal kunne benytte avsenderadressen til noe annet enn å besvare meldingen. Det var enighet om at scenariobeskrivelser og prosedyrebeskrivelser ville være nyttige som et underlag for en slik prosess. Virksomheter som har utarbeidet slike, ble derfor bedt om å sende disse til Direktoratet for e-helse. Et annet forhold som synes åpenbart at det må gjøres noe med, er hvordan EPJ-systemet presenterer informasjon om avsenderen for brukeren av systemet. De avsenderadresser som benyttes, er generelt lite opplysende. For brukeren vil det nok være bedre å få presentert de kontaktopplysninger som inngår i hodemelding/fagmelding. Det bør derfor utarbeides en standard med konkrete krav til hvordan kontaktinformasjon fra meldinger skal presenteres i EPJ-systemene ved mottak. Det er videre behov for avklaring på hvordan "Teknisk avsenderadresse" skal kunne benyttes, herunder konkrete krav til hvordan meldinger som sendes til "Teknisk avsenderadresse", skal håndteres av mottaker. Det bør også vurderes å endre betegnelsen for denne tjenesteadressen.
Notat fra workshop Tjenestebasert adressering Side 3 av 9 2. Funksjonalitet i EPJ-systemer 2.1. Problembeskrivelse Det kom helt tydelig fram at funksjonaliteten i EPJ-systemene når det gjelder adressering generelt og presentasjon av adresser spesielt, varierte sterkt. Det syntes ikke som om noen av deltakerne mente at de EPJ-systemene de benyttet, håndterte dette på en akseptabel måte. Det kom også fram at tjenestetype for adressering av PLO-meldinger var hardkodet i minst ett av systemene. 2.2. Hva kan gjøres for å løse problemet Det var full enighet om at det må stilles strengere krav til leverandørene når det gjelder funksjonalitet relatert til adressering av elektroniske meldinger og presentasjon av avsenderopplysninger. Det kom en klar oppfordring til Direktoratet for e-helse om å få på plass obligatoriske krav som kan avhjelpe de verste manglene, når kravene blir implementert i EPJ-systemene. Det bør vurderes om det er mulig å ta med enkelte slike krav i den standarden om tjenestebasert adressering som nå er på høring. Videre bør det startes et arbeid med å utarbeide en mer omfattende standard med funksjonelle krav relatert til adressering. Det er viktig at det blir bred representasjon fra sektoren i et slikt arbeid. 3. Interkommunale selskap mv 3.1. Problembeskrivelse En rekke steder i landet har kommuner gått sammen om å etablere interkommunale selskaper (IKS) innenfor området helse- og omsorgstjenester. Her finnes også flere eksempler på at det er etablert interkommunale samarbeid uten at det er opprettet et IKS. Et eksempel på et slikt IKS er Fosen distriktsmedisinske senter som tilbyr mange forskjellige typer tjenester, inkludert en spesialistpoliklinikk som St. Olav hospital HF har ansvaret for. Ettersom denne typen "virksomheter" kan inkludere flere typer tjenester, kan det være utfordrende å adressere meldinger korrekt. Dette problemet forsterkes av at oppføringene i Adresseregisteret kan være mangelfulle. Det er også eksempler på at helsepersonell er registrert med egne adresser i Adresseregisteret. 3.2. Hva kan gjøres for å løse problemet Det må avklares hvordan samarbeid mellom forskjellige selvstendige virksomheter (kommuner, helseforetak og private virksomheter), skal registreres i Adresseregisteret.
Notat fra workshop Tjenestebasert adressering Side 4 av 9 Videre er det behov for en veileder som denne typen virksomheter kan følge når de skal registrere tjenesteadresser i Adresseregistret. Det er etablert en gruppe som skal komme med anbefalinger til hvordan distriktsmedisinske sentre/sykestue skal registreres i Adresseregisteret og hvordan det skal adresseres til denne type virksomheter. 4. Om meldingsstandardene 4.1. Problembeskrivelse Det eksisterer en rekke dokumenter knyttet til tjenestebasert adressering, blant annet standarder, støttedokumenter, rapporter og brukerveiledninger skrevet over et tidsrom som strekker seg over mange år. Dette mangfoldet av dokumenter, kan til tider gjøre det vanskelig å finne fram til de opplysninger en har behov for i det enkelte tilfellet. Videre oppfattes meldingsstandardene i dag ikke som tydelige, og de tolkes ulikt. Det er derfor behov for klarere presiseringer i standardene, og tydeligere og flere funksjonelle krav i de enkelte standardene. Det er også behov for flere eksempler som tydeliggjør bruk av de ulike standardene. Det kom også fram at det kan oppstå faglige behov for å oppdatere sjekklister/ kodeverk som benyttes i meldingsstandarder. Prosessen for hvordan fagmiljøene skal gå fram for å kunne få gjennomført slike endringer, framstår som uklar. Og når kodeverket har blitt oppdatert, synes det ikke å være noen rutiner som sikrer at leverandørene foretar de nødvendige endringer i sine systemer.
Notat fra workshop Tjenestebasert adressering Side 5 av 9 4.2. Hva kan gjøres for å løse problemet For å presisere bruken og innsnevre tolkningsrommet kan det være aktuelt å lage profiler av enkelte standarder. Mens en meldingsstandard vanligvis inneholder felt som kan benyttes på flere alternative måter, f.eks. at det er opp til den som implementerer standarden å velge hvilket av flere kodeverk som skal benyttes, så angir profilen helt konkret hvilket av de angitte kodeverkene som skal benyttes. Det kan også i enkelte tilfeller være nødvendig å lage errata for å presisere enkelte formuleringer i standardene. Det bør lages flere eksempler på hvordan kontaktinformasjon i de forskjellige meldingsstandarder skal benyttes når man adresserer til for eksempel fastleger, interkommunale selskaper mm. Det er nødvendig å få på plass gode rutiner rundt forvaltning av standarder, blant annet en veldefinert framgangsmåte for innmelding av faglige behov for endret informasjonsinnhold i standardene, og rutiner for vurdering av innmeldte behov. Det er videre behov for prosesser som gjør at man raskere kan få etablert nye kodeverdier når det er behov for det, samt gode mekanismer for å få oppdatert systemene med de nye kodeverdiene. Det bør også foretas en gjennomgang av alle "støttedokumentene" til meldingsstandarden med sikte på å avdekke inkonsistenser og utydeligheter. På sikt bør det være et mål å redusere antallet av slike støttedokumenter, betydelig. 5. Tjenestetyper - antall og betegnelser 5.1. Problembeskrivelse Flere mener at det i dag er for mange og for detaljerte tjenestetyper innenfor noen områder, mens det kan være behov for nye tjenestetyper innenfor nye samhandlingsmønstre. Det virker heller ikke som om EPJ-systemene har støtte for å differensiere på hvilke tjenestetyper som er aktuelle for ulike meldingsstandarder. Denne typen filtrering vil hjelpe helsepersonell til å velge riktig mottakeradresse. Enkelte av betegnelsene som er benyttet på tjenesteadressene, er lite opplysende. Teknisk avsenderadresse er et typisk eksempel på dette. 5.2. Hva kan gjøres for å løse problemet Det er behov for en gjennomgang av eksisterende tjenestetyper og eventuelt foreta en revidering og redusering. For å få lik praksis nasjonalt er det også behov for nasjonal forankring ved opprettelse av nye tjenestetyper. Det er viktig å få på plass gode varslingsrutiner og rutiner for hvordan endringer i tjenestetype kommuniseres til sektoren. Direktoratet for e-helse har opprettet et nytt utvalg: Utvalg for tjenestekoder i Adresseregisteret. Utvalget skal bidra til å etablere prinsipper og krav til
Notat fra workshop Tjenestebasert adressering Side 6 av 9 opprettelse av nye tjenestetyper, behandle og vurdere forslag til tjenestetyper, sikre forankring og eierskap ut i organisasjonene og anbefale overfor Direktoratet for e-helse oppretting av tjenestetyper før de publiseres. Utvalget skal også understøtte koordinert og samordnet innføring av tjenestebasert adressering i sektoren. Forslag til koder sendes til meldingshjelp@ehelse.no Gjennom FIA Samhandling skal det etableres en gruppe fra sektoren som skal gå gjennom eksisterende tjenestetyper og eventuelt komme med forslag til endringer. Det vil bli utarbeidet en beskrivende tekst til hver tjenestetype. Dette arbeidet vil gjøres i tett samarbeid med Utvalg for tjenestetyper i Adresseregisteret. Det har kommet innspill på at dokumentet HISD 80806:2012 Bruk av pleie- og omsorgsmeldinger i pasientforløp hindrer muligheten for å kunne sende Utskrivningsrapporten til tjenestetypen Psykisk kommunehelsetjeneste. Det står i dokumentet at Utskrivningsrapporten skal sendes til «sykepleietjenesten». Direktoratet for e-helse antydet på workshopen at det var aktuelt å revidere dette dokumentet og inkludere psykisk kommunehelsetjeneste. 6. Kvaliteten av Adresseregisterets innhold 6.1. Problembeskrivelse Det er varierende kvalitet på innholdet i Adresseregisteret, noe som er uheldig. Årsaken til dette er trolig både at det først nylig har blitt utarbeidet gode veiledere for oppdatering av Adresseregisteret, og at det er utfordrende å få hver enkelt av de mange tusen virksomhetene i helse- og omsorgstjenesten til å foreta de nødvendige oppdateringer. Det har også vært begrensinger i ulike EPJ-system som har bidratt til at virksomheter har blitt «feilregistrert» i Adresseregisteret.
Notat fra workshop Tjenestebasert adressering Side 7 av 9 6.2. Hva kan gjøres for å løse problemet Brukerveiledninger for Adresseregisteret må til enhver tid være oppdatert Det bør etableres funksjonalitet i alle EPJ-systemene slik at endringer i Adresseregisteret automatisk blir tilgjengelig for brukerne. Norsk Helsenetts modul for kontroll av datakvalitet i Adresseregisteret bør videreutvikles og benyttes aktivt for å avdekke manglende kvalitet. Det må etableres rutiner for å formidle informasjon om manglende kvalitet til de angjeldende virksomhetene. De enkelte virksomheter må etablere rutiner for å oppdatere Adresseregisteret fortløpende, slik det følger av forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten 4 7. Myndighetenes rolle Det synes å være en forventning til at myndighetene griper inn for å få fortgang i meldingsutbredelsen. Direktoratet for e-helse tar rollen som pådriver og skal blant annet bidra med avklaringer, koordinering og tilrettelegging. Direktoratet vil samarbeide med relevante aktører i sektoren for å søke å oppnå bredest mulig enighet om nødvendige tiltak. Disse vil så bli anbefalt av direktoratet med sikte på at alle virksomheter skal følge opp anbefalingene. Som en siste utvei kan myndighetene komme med pålegg til de virksomhetene i sektoren som ikke følger opp det som direktoratet har anbefalt. For å kunne gjøre dette må myndighetene ha en hjemmel i lov eller forskrift, og innenfor dette området er det primært forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten som gir slik hjemmel. Skal direktoratet kunne komme med pålegg ut over det som følger av forskriften eller de standarder som refereres fra forskriften, må direktoratet fremme forslag til Helse- og omsorgsdepartementet, om at en ny standard tas inn i forskriften. Dersom aktører i sektoren har forslag til områder hvor direktoratet bør kunne komme med pålegg, kan disse sendes til sekretariatet for Referansekatalogen. Der det er sterk uenighet mellom aktører må problemstillingene meldes inn til Direktoratet for e-helse, enten til sekretariatet for Referansekatalogen eller til meldingshjelp. Sekretariatet for Referansekatalogen for e-helse svarer på spørsmål om anbefalte og obligatoriske standarder generelt, mens meldingshjelp svarer på spørsmål vedrørende implementering av meldingsstandarder og praktisk bruk. 8. Videre prosess for å få til felles, nasjonal praksis Det er viktig at det så raskt som mulig startes en prosess for å avhjelpe de problemene som er avdekket i workshopen. Deltakerne på workshopen mente at Direktoratet for e- helse bør ta ansvar for gjennomføringen av en slik prosess. Direktoratet for e-helse antydet på workshopen at de vil lede prosessen, men sektoren må bidra med informasjon og bistand til nødvendige avklaringer. Det er behov for en omfattende beskrivelse av scenarier som beskriver meldingsutvekslingen gjennom hele samhandlingsforløpet. Som et minimum er det
Notat fra workshop Tjenestebasert adressering Side 8 av 9 behov for å utrede scenarier for de vanligste og mest utbredte meldingene. Det kom frem at det allerede er utarbeidet prosessbeskrivelser som vil kunne være nyttige for dette arbeidet. De av workshop-deltakerne som har prosessbeskrivelser/dokumenterte scenarier som er relevante, ble oppfordret til å sende disse til Direktoratet for e-helse. I prosessen med å etablere beskrivelsene vil det være åpenhet, og dokumenter og planer vil bli distribuert til alle interesserte. Det ble påpekt at når det avdekkes uenighet i sektoren, bør det sendes en henvendelse til referansekatalogen@ehelse.no på et tidlig tidspunkt, slik at man kan få foretatt de nødvendige avklaringer. Det ble påpekt at direktoratets responstid til tider har vært lengre enn ønskelig. Direktoratet informerte om at slike henvendelser blir registrert som saker i direktoratets arkivsystem og det blir kjørt en prosess som også inkluderer jurist og koordinering med forskjellige avdelinger i direktoratet der det er behov for det. Dersom det forventes at behandlingstiden blir mer enn 4 uker, så vil det bli sendt et foreløpig svar innen en uke etter mottatt henvendelse. Standarden Krav til tjenestebasert adressering og identifikatorer ved elektronisk samhandling (HIS 1153) er på høring med frist 15.02.16. På grunnlag av de uttalelser som mottas i forbindelse med høringen og innspill som fremkom i workshopen, vil det utarbeides en revidert versjon av standarden. Direktoratet for e-helse tar sikte på å foreslå at Helse- og omsorgsdepartementet inkluderer denne versjonen av standarden i forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten, slik at standarden blir obligatorisk for alle virksomheter som sender og/eller mottar elektroniske meldinger som nevnt i denne forskriften.
Notat fra workshop Tjenestebasert adressering Side 9 av 9 Vedlegg: Deltakere på workshop: Astrid Økland, Bergen kommune (Visma) Trine Hansen, Trondheim kommune (Gerica) Irene Henriksen Aune, Arendal kommune (Gerica) Torolf Slettevoll, Vefsn kommune (Acos) Gro Karstensen, Sandefjord kommune (Acos) Mona Leirvik, Helse Nord IKT Gro Wangensteen, UNN Bente Bredholt, Hemit Rut Naversen, St. Olavs hospital HF Olav Gunnar Øie, Helse Vest IKT Steinar Sandvik, Helse Vest IKT Jeanette Wiger, Sykehuspartner Hallvard Lærum, Oslo Universitetssykehus HF Sverre Fossen, Norsk helsenett SF Heidi Slagsvold, Norsk helsenett SF Kjell Åge Tingstad, Norsk helsenett SF Magnus Andre Alsaker, Direktoratet for e-helse Thorill Antonsen, Direktoratet for e-helse Annebeth Askevold, Direktoratet for e-helse Hege Hagevik Bogen, Direktoratet for e-helse Torbjørn Nystadnes, Direktoratet for e-helse Georg Fredrik Ranhoff, Direktoratet for e-helse Inger Dybdahl Sørby, Direktoratet for e-helse