BÆRUM KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlig anskaffelse for kjøp av Konsulentbistand Anbudsprosesser innen renovasjon Saksnr.: 15/137905 Juli 2015 Bærum kommune Forurensning og renovasjon
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 OPPDRAGSGIVER... 3 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.3 ANSKAFFELSENS OMFANG... 4 1.4 VEDLEGGSOVERSIKT... 4 1.5 FREMDRIFTSPLAN... 4 1.6 BEFARING / KONFERANSE... 4 1.7 KONTRAKT OG KONTRAKTSPERIODE... 4 1.8 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 REGLER FOR KONKURRANSEN... 5 2.2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 5 2.3 OFFENTLIGHET... 5 2.4 FORBEHOLD... 5 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 6 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.2 OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIG KRAV... 6 3.3 TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 6 3.4 TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 7 3.5 TILBYDERS TEKNISKE KVALIFIKASJONER OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 7 4 KRAV TIL TILBUDET... 8 4.1 TILBUDETS UTFORMING... 8 4.2 INNLEVERING AV TILBUD... 8 4.3 ALTERNATIVE TILBUD... 9 4.4 DELTILBUD... 9 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 5.1 REGISTRERING AV TILBUD... 9 5.2 TILBUDSÅPNING... 9 5.3 AVVISNING PÅ GRUNN AV FORHOLD VED TILBUDET... 9 5.4 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE... 9 5.5 AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD... 10 6 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN... 10 6.1 TILDELINGSKRITERIER... 10 6.2 OPPDRAGSGIVERS BESLUTNING OM KONTRAKTSTILDELING... 11 Bærum kommune Konsulentbistand anbudsprosesser inne renovasjon Side 2 av 11
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Bærum kommune v/ Forurensning og renovasjon, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av kontrakt for kjøp av «Konsulentbistand Anbudsprosesser innen renovasjon» for Bærum kommune. For mer informasjon, se www.baerum.kommune.no Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Tjenestested: e-post Tone Bye Moen Forurensning og renovasjon tone.bye.moen@baerum.kommune.no Alle spørsmål skal sendes skriftlig via e-post og merkes med Konsulentbistand Anbudsprosesser innen renovasjon» Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Dersom en leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver. Tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver utleveres senest - 6 - dager før utløpet av fristen for å levere tilbud. Spørsmål knyttet til konkurransegrunnlaget må derfor være fremsatt i rimelig tid forut for dette, senest 10.8.2015 - kl. 12:00 Spørsmål og svar vil bli lagt ut på Doffin. Det blir ikke oppgitt hvem som har stilt spørsmålet. Spørsmål vil ikke bli besvart i perioden f.o.m. uke 28 t.o.m. uke 30. 1.2 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver skal anskaffe konsulentbistand i forbindelse med det totale arbeidet angående utarbeidelse og gjennomføring av konkurranse innenfor disse områdene: Innsamling og transport av husholdningsavfall fra husholdninger og fra returpunkt. Transport av avfall til behandlingssted. Behandling av avfallstypene matavfall, restavfall, papir /papp/kartonger, plastemballasje og glass- og metallemballasje. Tilbyder skal utarbeide komplette konkurransegrunnlag, evaluere innkomne tilbud samt behandle evt. klagesaker. Det kan være aktuelt med orienteringsmøter og befaringer. Bærum kommune Konsulentbistand anbudsprosesser inne renovasjon Side 3 av 11
1.3 Anskaffelsens omfang På grunnlag av undesøkelser i markedet anslår Oppdragsgiver at kontrakten til å ha en verdi på mellom NOK 500.000 og 1.000.000 eks mva. Dette er kun et anslag og vil ikke være forpliktende for Oppdragsgiver. 1.4 Vedleggsoversikt Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Vedlegg 2 - Skjem for utfylling Vedlegg 3 - Tilbudsbrev Vedlegg 4 - Utkast til kontrakt(ssa-bistandsavtalen) Vedlegg 5 - Utkast til kontrakt(bilag til SSA-Bistandsavtalen) Vedlegg 6 - Forpliktelseserklæring underleverandør 1.5 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøringen er sendt til Doffin.no 3.7.2015 Frist for å be om tilleggsopplysninger / stille spørsmål 10.8.2015 - kl. 12:00 Frist for å levere tilbud 20.8.2015 - kl. 11:00 Evaluering Uke 34 36 (estimat) Utsendelse av tildelingsbrev Uke 37 (estimat) Karensperiode Uke 37-38 (estimat) Kontraktsinngåelse Uke 39 (estimat) Oppstart av kontrakt Uke 39 (estimat) Tilbudets vedståelsesfrist 90 dager fra tilbudsfristen Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. 1.6 Befaring / konferanse Det vil ikke bli avholdt befaring/konferanse. 1.7 Kontrakt og kontraktsperiode For denne avtalen vil Oppdragsgiver benytte Statens standardavtale om konsulenttjenester SSA-B med tilhørende bilag, se vedlegg 4 og 5. Avtalen har en varighet fra kontraktsinngåelse september 2015 til oppdraget er ferdigstilt, senest mars 2016. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristen utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på www.doffin.no. Bærum kommune Konsulentbistand anbudsprosesser inne renovasjon Side 4 av 11
Dersom rettelse, supplering eller endring kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om fristforlengelsen. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen reguleres av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlig anskaffelser og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser del I og II. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. 2.3 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova jf. FOA 3-5. Innkomne tilbud vil være skjermet for innsyn frem til leverandøren er valgt, jf. offentleglova 23 tredje ledd og jf. forvaltningsloven 19 første ledd bokstav b. Deretter er tilbudene offentlig tilgjengelige med unntak av opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6 jf. og jf. forvaltningsloven 13 første ledd nr. 1. Dersom tilbyder mener at tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, kan det leveres ytterligere en kopi (i PDF-format) der disse opplysningene er sladdet. Ved begjæring om innsyn, vil oppdragsgiver foreta en selvstendig vurdering av hva som kan anses som taushetsbelagte opplysninger. 2.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget, herunder kontrakten. Endelig tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Dersom leverandøren har flere forbehold, som hver for seg ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at forbeholdene samlet sett anses som vesentlige. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Bærum kommune Konsulentbistand anbudsprosesser inne renovasjon Side 5 av 11
3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelig kvalifikasjoner vil følgende krav og dokumentasjonskrav legges til grunn: 3.2 Obligatoriske og ufravikelig krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 1 - Skatteattester Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Krav 2 - HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt HMS- egenerklæring. HMSegenerklæring skal signeres av både daglig leder og en representant for de ansatte. Skjema for HMS- egenerklæring kan hentes på nettadressen: http://www.regjeringen.no/upload/kilde/fad/red/2006/0032/dd d/andre/280340-hms-egenerklaering.rtf 3.3 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 3 Firmaattest Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister, eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Bærum kommune Konsulentbistand anbudsprosesser inne renovasjon Side 6 av 11
3.4 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 4: Kredittvurdering Tilbyder skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at tilbyder vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden. Minimum krav til kredittverdighet er rating A, kredittverdig eller tilsvarende som bekrefter at tilbyder er kredittverdig. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Kopi av kredittvurdering, ikke eldre enn 6 mnd. Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap. Norske selskaper som leverer inn tilbud på vegne av et utenlandsk selskap, skal legge ved slik attest med kredittvurderingsgrad for det norske selskapet. 3.5 Tilbyders tekniske kvalifikasjoner og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 5: Erfaring Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Krav 6 - Gjennomføringsevne Det kreves meget god gjennomføringsevne Krav 7: Kvalitetssystem Det kreves et velfungerende kvalitetssystem. Krav 8: Miljø Det kreves systemer og rutiner som sikrer lav miljøbelastning ved utførelse av leveransen. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. En beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponere over til oppfyllese av kontrakten. Enten de tilhører foretaket eller ikke. Beskrivelse av internsystem for kvalitetsstyring, HMS og internkontroll. Kopi av innholdsfortegnelsen i KS / HMS håndbok som benyttes skal vedlegges, eventuelt kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon. Redegjørelse a for leverandørens helse, miljø og sikkerhetspolicy Miljøledelsessystem etter ISO- standard, EMAS, Miljøfyrtårn eller beskrivelse av eget miljøledelsessystem. Beskrivelse av rutiner og systemer for behandling av avfall og transport. Bærum kommune Konsulentbistand anbudsprosesser inne renovasjon Side 7 av 11
4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Dokumentasjon Signert tilbudsbrev (vedlegg 3) Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt 3.2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 HMS-egenerklæring, jf. punkt 3.2 Skilleark Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt 3.3. 3 Dokumentasjon på leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. punkt 3.4 4 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 3.5. 5 Signert forpliktelseserklæring fra underleverandør (vedlegg 6 til konkurransegrunnlaget) 6 Dokumentasjon av minstekrav til ytelsen jf. vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget 7 Dokumentasjon for tildelingskriteriene, jf. punkt 6 (CV og vedlegg 2 skjema til utfylling) 8 Annet 9 Tilbyder skal forsikre seg om at tilbudet som leveres er i henhold til denne tilbudsinnbydelsen. Det er tilbyders ansvar å levere et korrekt og komplett tilbud. Tilbudet skal skal utformes på norsk, signeres og foreligge i 2 papireksemplar som skal være original. I tillegg må hele tilbudet med signaturer leveres minnepinne i Adobe PDF-format til arkivformål. Eksemplaret i pdf-format må leveres som ett dokument/én fil. Dersom tilbyder mener det er relevant, skal det leveres ytterligere en kopi (PDF-format) som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (forretningshemmeligheter). Sladdet kopi i pdfformat må leveres som ett dokument/én fil. Tilbudsbrevet skal være signert av en person som har fullmakt til å binde leverandør. Det er ikke tillatt å levere tilbud pr e-post. 1 2 4.2 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres på norsk i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes: «Anbud Konsulentbistand anbudsprosesser innen renovasjon» Forurensning og renovasjon v/ Tone Bye Moen Tilbudet kan både leveres og sendes. Ved levering på oppgitt sted hos oppdragsgiver vil leverandør få kvittering for innlevert tilbud. Bærum kommune Konsulentbistand anbudsprosesser inne renovasjon Side 8 av 11
Leveringsadresse: Bærum Kommune Veiledningstorget 1.etg. Kommunegården, Arnold Haukelandsplass 10 1304 SANDVIKA Postadresse: Bærum kommune Forurensning og renovasjon Att: Tone Bye Moen Postboks 700 1304 SANDVIKA 4.3 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternativt tilbud. 4.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Ved levering på oppgitt sted hos oppdragsgiver vil leverandør få kvittering for innlevert tilbud. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted umiddelbart etter innleveringsfristen. Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 5.3 Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Det gjøres oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, vesentlige forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises. 5.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Som saklig grunn regnes i alle tilfeller manglende budsjettmessig dekning for anskaffelsen eller manglende politiske vedtak. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Bærum kommune Konsulentbistand anbudsprosesser inne renovasjon Side 9 av 11
5.5 Avviste og forkastede tilbud Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN 6.1 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontrakt og kravspesifikasjon, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kompetanse og erfaring 40 % CV Løsnings- og prosessbeskrivelse 30 % Løsningsbeskrivelse Prosessbeskrivelse Pris 30 % Prisskjema 6.1.1 Kompetanse og erfaring Faglig kompetanse og erfaring hos de personer som skal gjennomføre oppdraget anses som avgjørende og av direkte betydning for hvilket tilbud som blir vurdert som det økonomisk mest fordelaktige. Oppdragsgiver vil legge vekt på ressurspersonenes utdanning, erfaring og CV totalt sett, spesielt knyttet til utarbeidelse av kravspesifikasjon. Kompetanse og erfaring til de tilbudte ressurspersonene dokumenteres med fremleggelse av CV som inneholder formell utdanning, type erfaring, antall års erfaring og type stillinger og andre nøkkelopplysninger knyttet til kompetanse og erfaring. 6.1.2 Løsnings- og prosessbeskrivelse Leverandørens beskrivelse av hvordan oppdraget er tenkt gjennomført anses også for å ha betydning for hvilket tilbud som anses å være det økonomisk mest fordelaktige. Leverandøren må lage en løsningsbeskrivelse som beskriver fremgangsmåten for å jobbe frem en god kravspesifikasjon innen for områdene: Innsamling og transport av husholdningsavfall fra husholdninger og fra returpunkt. Transport av avfall til behandlingssted. Behandling av avfallstypene matavfall, restavfall, papir /papp/kartonger, plastemballasje og glass- og metallemballasje. I tillegg må leverandøren lage en prosessbeskrivelse. Leverandørens beskrivelse av både løsningsbeskrivelse og prosessbeskrivelse skal fylles ut i Vedlegg 2 Skjema for utfylling. Bærum kommune Konsulentbistand anbudsprosesser inne renovasjon Side 10 av 11
Oppdragsgiver vil legge vekt på hvordan leverandøren vil jobbe frem en god kravspesifikasjon og hvordan leverandøren vil bruke tiden i prosessbeskrivelsen. 6.1.3 Pris Det vil bli evaluert på pris på bakgrunn av innsendte prisskjema. Oppdragsgiver vil legge vekt på pris pr. time. Pris dokumenteres ved utfylles av Vedlegg 2 Skjema for utfylling. Alle kostnader skal være inkludert i prisen. Det er ikke muligheter til å komme med tillegg i prisen. 6.2 Oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal meddeles skriftlig og samtidig til berørte leverandører. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for tildeling av kontrakt. Oppdragsgiver skal i begrunnelsen opplyse navnet på den som fikk kontrakten og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier. Bærum kommune Konsulentbistand anbudsprosesser inne renovasjon Side 11 av 11