Tilbud oppgradering til ephorte5 med tilhørende moduler og tjenester Tillegg til avtale om kjøp av ephorte ephorte5 oppgradering: ephorte5 ncore ephorte5 Outlook ephorte5 einnsyn Basis ephorte5 IntegrationServices Singel Integration ephorte5 modulpakke/opsjoner: ephorte5 einnsyn Avansert ephorte5 emøte ephorte5 møteportal ephorte5 Leder app Tilbudet er gyldig til 30.04.2012 Tillegg til kjøpsavtale s. 1 av 8
AVTALE OM IT-ANSKAFFELSER Avtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser mellom: Kommunene Bjugn og Ørland (heretter kalt Kunden) og EDB ErgoGroup AS (heretter kalt Leverandøren). For Kunden: For Leverandøren: Dato: Dato: 27.02.2012 Avtalen er undertegnet i 2 eksemplarer, hvorav hver part beholder 1. Leverings- og installasjonsadresse(r) Kunden: Skriftlige henvendelser Alle skriftlige henvendelser vedrørende avtalen skal adresseres slik: Til Kunden: Til Leverandøren: EDB ErgoGroup AS Postboks 4364 Nydalen 0402 Oslo Kontaktpersoner For Kunden: For Leverandøren: Tillegg til kjøpsavtale s. 2 av 8
Innholdsfortegnelse 1 BAKGRUNN OG AVGRENSNINGER 4 2 OPPGRADERING TIL EPHORTE5 4 2.1 LISENSER EPHORTE5 4 2.2 LISENSER MODULPAKKE 4 3 TJENESTEMENY EPHORTE5 4 3.1 EPHORTE5 BASIS 4 3.2 EPHORTE5 MODULPAKKE 6 4 BETALINGSBETINGELSER FOR DENNE TILLEGGSAVTALEN 7 5 EPHORTE LISENSBESTEMMELSER 8 Tillegg til kjøpsavtale s. 3 av 8
1 Bakgrunn og avgrensninger Denne tilleggsavtalen til ephorte kjøpsavtale gjelder kjøp av oppgradering til ephorte5 med tilhørende moduler og tjenester. Avtalen inneholder lisenspriser for anskaffelse av moduler og estimert behov for tjenester knyttet til innføring av løsningene. For tekniske krav og forutsetninger vises til vedlegg. 2 Oppgradering til ephorte5 2.1 Lisenser ephorte5 Lisens Vedlikehold per år Brukerstøtte per år Lisens oppgradering ephorte5 224.000 44.800 35.840 Inkluderer ephorte5 ncore arkivkjerne ephorte5 Outlook ephorte5 einnsyn Basis ephorte5 eis Singel Integration 2.2 Lisenser modulpakke Lisens Vedlikehold per år Brukerstøtte per år ephorte5 modulpakke 175.000 35.000 28.000 Inkluderer ephorte5 einnsyn Avansert ephorte5 emøte ephorte5 Møteportal ephorte5 Leder app 3 Tjenestemeny ephorte5 3.1 ephorte5 basis Nr. Tjeneste Antall dager 1 Teknisk installasjon/oppgradering 3 5 - Grunnsystem og databaser - Fritekstsøk; installasjon, oppsett og konfigurering - Tillegg for flere databaser (historiske) - PDF-konverterer med PixEdit (ev. lisens PixEdit) - einnsyn - ephorte5 Outlook Tillegg til kjøpsavtale s. 4 av 8
1 b OPSJON Testmiljø - Installasjon i eget testmiljø 2 eis, ephorte5 Integration Services - Installasjon og oppsett, en halv dag - Workshop for å ta i bruk eis, en dag - (NB tjenester for å sette opp integrasjon med et fagsystem kommer i tillegg) 3 Arkiv- og dokumentfaglig rådgivning - Arkivstruktur ihht. Noark 5 - Gjennomgang av eksisterende rutiner - Dokumentasjon av nye/endrede rutiner - Sak- og dokumentflyt, konfigurering av arbeidsflyter - Kvalitetssikring av dokumentmaler - Gjennomgang og tilpasning av søk i ephorte5 (2 4) 1,5 5 7 4 Workshop om periodisering og avlevering 1 5 OPSJON Analyse av arbeidsprosesser. Resultatet er en rapport som beskriver status og aktivitetsplan. - Gjennomgang av arbeidsprosesser i virksomheten med relevans for elektronisk dokumenthåndtering - Integrasjonsbehov 6 ephorte5 Outlook - Konfigurering og opplæring for superbrukere 7 einnsyn - Konfigurering og opplæring for superbrukere - Opplæring for utvalgssekretærer 8 Test og godkjenning av ephorte5 installasjon og oppsett, kvalitetssikring 9 Opplæring - Systemadministrasjon - Arkiv med skanning og PixEdit - Superbrukere; saksbehandlere og ledere (3) 1 1 2 1 3 10 Prosjektledelse 3,5 SUM (Sum opsjoner) 20 25 dager (5 7 dager) Tillegg til kjøpsavtale s. 5 av 8
3.2 ephorte5 modulpakke Nr. Tjeneste Antall dager 1 einnsyn avansert 3 - Teknisk installasjon - Workshop rutiner og konfigurering - Opplæring av utvalgssekretærer - Test - Bistand til driftsetting - Oppfølging etter driftsetting - Prosjektledelse 2 emøte - Teknisk installasjon - Opplæring - Workshop, gjennomgang for utvalgssekretærer - Opplæring av politikere, en pulje - Prosjektledelse 3 Møteportal - Teknisk installasjon/konfigurasjon (SharePoint lisens og installasjon, kundens ansvar) - Opplæring av utvalgssekretærer - Opplæring av politikere, en pulje - Prosjektledelse 3 8 Priser ekskl. mva.: Type Pris Dagspris konsulent 11.500 Dagspris prosjektledelse 11.500 Dagspris opplæring 13.000 Timepris konsulent og prosjektleder 1300 Timepris over nett (WebEx) 1500 Tillegg til kjøpsavtale s. 6 av 8
4 Betalingsbetingelser for denne tilleggsavtalen Alle priser er eks. mva og eventuelle andre offentlige avgifter. Slike avgifter kommer i tillegg etter de til enhver tid gjeldende satser og regler for dette. Reisetid og opphold kommer i tillegg til alle tjenesteoppdrag. Programvare i henhold til punktene ovenfor: 100 % faktureres ved avtaleinngåelse Vedlikeholds- og brukerstøtteavtalen begynner når kunden har tatt løsningen i bruk. Tjenester i henhold til punktene ovenfor: Konsulenttjenester basert på løpende timer i forbindelse med prosjektgjennomføringen faktureres etterskuddsvis, minimum en gang pr. mnd etter medgått tid. Dette i henhold til fremdrift og uttak på ytelsene. Kursavgifter og andre fastprisede tjenester faktureres fortløpende etter gjennomført kurs/tjeneste. Reise, diett og opphold Reisetid faktureres med 50 % av ordinær timepris. For konsulent-/opplæringsoppdrag som faktureres etter fast dagsats, skal reisetid innenfor normal arbeidstid komme til fradrag ved beregning av fakturerbar reisetid. Reise foretas fra de enkelte konsulenters kontorsted. Ordinære reiseutgifter, faktureres etter statens satser. Ved forsinkelser i fremdriften som skyldes forhold hos Kunde og som ikke er godkjent av Leverandørens prosjektleder, forbeholder Leverandøren seg retten til å fakturere tap av inntekt. Prisjustering Prisjustering av vedlikehold og brukerstøtte foretas pr. 01.01. hvert år, og baserer seg på konsumprisindeksen. Tillegg til kjøpsavtale s. 7 av 8
5 ephorte Lisensbestemmelser Produkteierskap og salgsrettigheter Gecko Informasjonssystemer AS har produkteierskapet til programproduktet ephorte. Den tekniske utviklingskompetansen for ephorte ligger i Gecko Informasjonssystemer AS, og videreutviklingen av ephorte skjer i et nært samarbeid mellom Gecko og EDB ErgoGroup. EDB ErgoGroup har en eksklusiv samarbeidsavtale om salg av sak/arkiv systemet ephorte til offentlig sektor i Norge. Lisensrettigheter Gecko Informasjonssystemer AS har alle opphavs- og eierrettigheter til systemene med unntak av slike deler av programvaren som er produsert av tredjepart og som selv besitter slike rettigheter. Gecko Informasjonssystemer AS' programvare er opphavrettslig beskyttet og blir lisensiert, ikke solgt. Sluttbrukeren har anledning til å bruke programvaren for inntil det antall Autorisasjoner som Sluttbrukeren har anskaffet i henhold til avtalen med Leverandøren. Sluttbruker kan fremstille og installere det antall kopier av programvaren som er nødvendig for slik autorisert bruk, forutsatt at alle kopier inneholder samme opplysninger om opphavsrett som det originale eksemplaret. Sluttbrukeren har ikke rett til å leie ut eller viderelisensiere programmet. Tillegg til kjøpsavtale s. 8 av 8