Post: ARENA Høgskolen i Hedmark, avd Rena 2450 RENA E-post: studentsamfunnet.rena@gmail.com Web: www.renasamfunnet.no Sakspapirer Utsatt Generalforsamling 2 (GF2) 2016 Møtested: Høgskolen I Hedmark, campus Rena Rom M002 Dato: 13. Januar 2016 Møtetid: Kl. 12:00-13:30
GF2 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Innholdsfortegnelse VELKOMMEN TIL GENERALFORSAMLINGSMØTE (GF)!... 4 OM GENERALFORSAMLINGEN... 5 SAK 00-GF2 KONSTITUERING... 6 SAK 01-GF2 RAPPORTER OG ORIENTERINGER... 14 SAK 02-GF2 ØKONOMI OG FULLMAKTER... 16 SAK 03-GF2 STYRINGSDOKUMENTER... 20 SAK 03.00-GF2 VEDTEKTSENDRINGSFORSLAG OM Å FJERNE BETEGNELSEN RSI... 21 SAK 03.01-GF2 VEDTEKTSENDRINGSFORSLAG OM Å HOLDE ÅRSMØTE I IDRETTEN... 22 SAK 04-GF2 ANDRE INNKOMNE SAKER... 23 VEDLEGG 1: FORSLAG TIL FORRETNINGSORDEN... 25 VEDLEGG 2: FORSLAG TIL SAKSLISTE... 27 VEDLEGG 3: RAPPORT FRA KKU... 28 VEDLEGG 4: FORSLAG TIL RESULTATBUDSJETT FOR 2016... 29 VEDLEGG 5: PROSJEKTREGNSKAPET UKA 2015... 31 VEDLEGG 6: VEDTEKTSENDRINGSFORSLAG OM Å FJERNE BETEGNELSEN RSI... 32 VEDLEGG 7: VEDTEKTSENDRINGSFORSLAG OM Å HOLDE ÅRSMØTE I IDRETTEN... 34 GF2 3
Velkommen til generalforsamlingsmøte (GF)! Som medlem av studentsamfunnet på Rena, inviteres du til ordinært møte nr 2 i generalforsamlingen. Din mening og stemme er kjempeviktig, og vi i Samfunnsstyret er avhengig av å vite at vi jobber mot medlemmenes ønsker. De viktigste sakene som skal opp på GF2 er vedta budsjett for 2016, velge revisor og godkjenning av prosjektregnskapet for UKA 2015. For mer informasjon om sakene kan du lese her i sakspapirene. Møtet vil være 13. Januar kl 12.00 i rom M002. Møtet er antatt til å vare ca 90 minutter. Vi gleder oss til å se deg på GF! GF2 4
Om generalforsamlingen Generalforsamlingen (GF) er Studentsamfunnet på Rena sitt høyeste beslutningsorgan, og defineres i 5 i vedtektene. Videre setter 3-4 retningslinjene for hvordan GF og EGF skal organiseres. Vedtektene krever at GF samles ordinært tre ganger i løpet av året, hvor to avholdes i høstsemesteret og det siste i vårsemesteret. Dato for GF skal offentligjøres minst tre uker før GF, med unntak av ekstraordinær generalforsamling (EGF), da dato, dagsorden og sakspapirer skal offentliggjøres så tidlig som mulig ut ifra sakens art. Dagsorden og sakspapirer til ordinær generalforsamling skal offentligjøres minst sju dager før GF avholdes. Hvem deltar på GF? GF består av alle som er ordinære medlemmer og støttemedlemmer av organisasjonen. Ordinære medlemmer har fulle rettigheter, mens støttemedlemmer har forslags- og møterett. Det er også anledning for andre studenter ved Høgskolen i Hedmark å delta med observasjonsstatus. Hva behandles av GF? GF behandler normalt disse sakene gjennom året: GF1 (høstsemester) Valg til ledige verv i Samfunnsstyret eller KKU Rapporter fra Samfunnsstyremedlemmene Rapport fra KKU Innkommende saker GF 2 (høstsemester) Valg til ledige verv Fremleggelse/godkjenning av forslag til budsjett for kommende år Fremleggelse/godkjenning av regnskap for UKA gjellende år Rapport fra KKU Valg av revisor for årsregnskapet for gjellende år Innkommende saker GF3 (vårsemester) Årsmelding Fremleggelse/godkjenning av årsregnskap (med revisorberetning) for foregående år Fremleggelse/godkjenning av målhierarki Fremleggelse/godkjenning av handlingsplan (gjellende ett år) Rapporter fra Samfunnsstyremedlemmene Rapport fra KKU Fastsettelse av kontingent Valg til ledige verv Innkommende saker Hvem legger frem saker for GF? Normalt sett pleier det å være Samfunnsstyret som legger frem saker for GF, men alle kan legge frem problemstillinger eller komme med endringsforslag. Dette kan gjøres ved å sende inn dette til Samfunnsstyret på forhånd. GF behandler normalt ikke andre saker enn de som er på dagsorden. Saker til GF kan sendes inn via e-post til. studentsamfunnet.rena@gmail.com. GF2 5
Sak 00-GF2 Konstituering GF2 6
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Sak 00.01-GF2 Godkjenning av innkalling Formål Behandle godkjenning av innkallingen til utsatt GF2 2016. Sakspresentasjon Vedtektene sier følgende om innkalling til GF: 3 Generalforsamlingen Innkallingen til GF skal være offentliggjort minst tre uker før GF avholdes. Saksliste/dagsorden og saksdokumenter skal offentliggjøres minst sju dager før GF avholdes, og på grunn av dette skal saker være styret i hende minst ti dager før GF avholdes. Alle hoved- og undergrupper må være representert ved GF Vurdering Innkallingen til GF2 har funnet sted i henhold til vedtektene. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at innkallingen godkjennes. GF2 7
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Sak 00.02-GF2 Valg av møteledelse Formål Velge møteledelse for GF2 2016 Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at: Maria Elin Hustadnes er ordstyrer Caroline Vammelig er ordstyrer Jan Erik Bergquist er protokollfører Mia Kathrine Malmo (KKU 1) er medlem av tellekorpset Sandra Pettersen (KKU2) er medlem av tellekorpset GF2 8
25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 Sak 00.03-GF2 Godkjenning av forretningsorden Vedlegg i saken: 1. Forslag til forretningsorden Formål Vedta forretningsorden for GF2 2016. Sakspresentasjon Forretningsorden regulerer gjennomføringen av GF. Denne kommer i tillegg til Studentsamfunnet på Rena sine vedtekter, og er underlagt disse. Vurdering Det foreslås noen tillegg til foregående års forretningsorden. En av endringene er å skriftlig nevne bruken av voteringsskilt, en annen er at endringsforslag må fremmes skriftlig via en standardmal til den fristen de til en hver tid gjellende vedtektene setter. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at forretningsorden for GF2 2016 vedtas. GF2 9
39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 Sak 00.04-GF2 Godkjenning av saksliste Vedlegg i saken: 2. Forslag til saksliste Formål Vedta saksliste for GF2 2016 Sakspresentasjon Vedtektene behandler GF sine oppgaver: 3, fjerde ledd. Dagsorden på generalforsamlingene i løpet av året bør inneholde valg til ledige verv... Saksgang Samfunnsstyret har jobbet mot og produsert de dokumenter og rapporter som skal legges frem for GF2.. Vurdering Siden det ikke er fremlagt forslag innen fristen, tas saker som kommer inn etter fristen kun til etterretning jf forretningsorden. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at saksliste og forretningsorden (sak 00.03-GF2) vedtas. GF2 10
56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 Sak 00.05-GF2 Valg av tellekorps Formål Velge to personer som skal bistå og kontrollere at teller riktig stemmer for og i mot forslag. Sakspresentasjon Forslaget til forretningsorden til GF2 sier: KKU1 velges til tellekorps mens KKU 2kontrollerer tellingen. KKU1 velges til tellekorps etter innstilling fra Samfunnsstyret. Vurdering På denne måten får man kontrollert at det blir oppfattet korrekt antall stemmer ved votering. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at forslag til forretningsorden og at KKU1 velges til tellekorps. GF2 11
70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 Sak 00.06-GF2 Godkjenning av medlemmer og rettigheter Formål Godkjenne medlemmene som er møtt opp til GF2 og de rettighetene de innehar under GF2 2016. Sakspresentasjon 2.1 Medlemsrett Alle studenter ved Høgskolen i Hedmark avdeling Rena og Evenstad har full medlemsrett i Studentsamfunnet på Rena så lenge de betaler den til en hver tid gjeldene kontingenten. Som medlem av Samfunnet har man stemmerett på GF og muligheten til å stille til styreverv eller andre tillitsverv i Samfunnets regi. Med styreverv menes verv i et hvilket som helst styre i Samfunnets regi. Som medlem har man også rett til å benytte seg av andre fremforhandlede goder med eksterne partnere. De som ikke har rett til ordinært medlemskap kan allikevel bli støttemedlemmer av Samfunnet, forbeholdt at de betaler den til en vær tid gjeldene kontingenten. Støttemedlemmer har de samme rettighetene som et ordinært medlem med unntak av stemmerett ved generalforsamling og muligheten til å stille til verv i Samfunnet. Medlemmer ved andre studentsamfunn i Norge har tilgang til arrangementer i regi av Samfunnet med samme vilkår som medlemmene av Studentsamfunnet på Rena. Studenter og andre som ikke er medlem av noe studentsamfunn kan lukkes ute fra arrangementer i regi av Studentsamfunnet på Rena. Studentsamfunnet på Rena kan velge å prioritere sine egne medlemmer og kan velge å differensiere priser mellom medlemmer og ikke-medlemmer. Vurdering Det foreslås at alle medlemmer som har dokumentert sitt oppmøte hos KKU før generalforsamlingen blir åpnet blir godkjent med fulle rettigheter. Videre at de oppmmøtende som ikke er medlemmer har observatørstatus, og da ikke tale- forslagseller stemmerett. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at forslag vedtas. GF2 12
99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 Sak 00.07-GF2 Valg av protokollunderskrivere Formål Å velge to representanter til å skrive under protokoll fra GF og sjekke at protokollteksten stemmer med bestemmelsene gjort av GF. Sakspresentasjon Vedtektene sier følgende: 3, femte ledd: Etter hver GF skrives det protokoll som undertegnes av to oppmøtte medlemmer. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at KKU1 og KKU2 velges som protokollunderskrivere GF2 13
Sak 01-GF2 Rapporter og orienteringer GF2 14
109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 Sak 01.01-GF2 Rapport fra KKU Vedlegg i saken: 3. Rapport fra KKU Formål Orientere generalforsamlingen om hva som har skjedd året 2015 med fokus på internkontroll fra forrige GF1. Sakspresentasjon Rapporten har til hensikt å orientere organisasjonen og GF om det arbeidet som er gjort fra forrige GF. Vurdering Det er ingen merknader til rapporten. Innstilling Årsmeldingen tas til orientering. GF2 15
Sak 02-GF2 Økonomi og fullmakter GF2 16
124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 Sak 02.01-GF2 Forslag til budsjett for 2016 Vedlegg i saken: 4. Forslag til budsjett 2016 Formål Godkjenne Studentsamfunnet på Rena sitt budsjett for 2016. Sakspresentasjon Vedtektene sier følgende: Dagsorden på generalforsamlingene i løpet av året bør inneholde budsjett Vurdering Budsjettet ble frem arbeidet av alle i Samfunnsstyret. Det har vært stor usikkerhet rundt betaling av strøm det siste året, og grunnet større usikkerhet så settes det av midler til strøm og varme for 2016. Det settes av midler til oppussing av Arena bar for 2016. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at budsjettet blir godkjent. GF2 17
139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 Sak 02.02-GF2 Godkjennelse av prosjektregnskap for UKA 2015 Vedlegg i saken: 5. Prosjektregnskapet for UKA Formål Godkjenne Prosjektregnskapet for UKA for 2015. Sakspresentasjon Vedtektene sier følgende: Dagsorden på generalforsamlingene i løpet av året bør inneholde regnskap Vurdering UKA2015 gikk med overskudd på KR 10 571,24 Regnskapet har blitt oppført på en god og oversiktlig måte. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at regnskapet blir godkjent. GF2 18
152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 Sak 02.03-GF2 Valg av revisor for regnskapet 2016 Formål Godkjenne revisor for regnskapet 2016. Sakspresentasjon Vedtektene sier følgende: Dagsorden på generalforsamlingene i løpet av året bør inneholde valg av revisor Forslag Per Søberg er foreleser for Høgskolen i Hedmark, Rena og har tilbudt seg å revidere regnskapet for 2016. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at forsalget blir vedtatt. GF2 19
Sak 03-GF2 Styringsdokumenter GF2 20
163 164 165 166 167 Sak 03.01-GF2 Vedtektsendringsforslag om å fjerne betegnelsen RSI Vedlegg i saken: 6. Vedtektendringsforslag om å fjerne betegnelsen RSI Vedlagt ligger alle endringsforslag som er sendt inn i forkant av GF. Forslagene stemmes over en etter en, og etter følgende voteringsorden. GF2 21
168 169 170 171 172 173 Sak 03.01-GF2 Vedtektsendringsforslag om å holde årsmøte i idretten Vedlegg i saken: 7. Vedtektsendringsforslag om å holde årsmøte i idretten. Vedlagt ligger alle endringsforslag som er sendt inn i forkant av GF. Forslagene stemmes over en etter en, og etter følgende voteringsorden. GF2 22
Sak 04-GF2 Andre innkomne saker GF2 23
174 175 176 177 178 179 180 181 Sak 04.01-GF2 Redaksjonell frihet til Samfunnsstyret Sakspresentasjon: I tilfelle det skulle være mindre heldige formuleringer kan Samfunnsstyret gjøre redaksjonelle endringer for å sikre helhet i utarbeidelsen med alle dokumenter. Forslag: Gi Samfunnsstyret redaksjonell frihet i dokumentutarbeidelsen i ettertid av GF. Innstilling: Vedta forslaget GF2 24
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 Vedlegg 1: Forslag til forretningsorden Forretningsorden for Studentsamfunnet på Rena under GF Generalforsamlingen Generalforsamlingen er Studentsamfunnet på Rena sitt øverste besluttende organ. GFene reguleres av vedtektenes 3-4, samt forretningsorden for møtet. Medlemmene Alle har rett til å være medlem og støttemedlem av organisasjonen, og hvilke rettigheter de har ved GF, reguleres av 2 i vedtektene. Observatører Alle som er studenter ved Høgskolen i Hedmark har rett til å delta på GF med status som observatør. Samfunnsstyret kan i forkant av GF invitere andre som ikke er noe form for medlem til GF. GF, eller Samfunnsstyret hvis GF tillater det, med flertall kan velge å stenge ute alle som ikke har medlems- eller støttemedlemsrett fra møte. Rettigheter og plikter i møtet Ordinære medlemmer som har registrert sitt oppmøte hos Samfunnsstyret før møtestart har fulle rettigheter ved møtet (forslags-, møte-, tale- og stemmerett). Støttemedlemmer som har registrert sitt oppmøte hos Samfunnsstyret før møtestart har forslags- og talerett ved møtet. Gjester (de som ikke har noen form for medlemsrett) har observatørrett og taleplikt hvis de blir bedt om å uttale seg i en sak. Gjester har ikke tale- eller stemmerett, men kan ytre ønske om å uttale seg ved å gi taletegn (en eller to fingre i luften). Beslutningsdyktighet GF er i all hovedsak beslutningsdyktig slik det til en hver tid reguleres i vedtektene. GF er vedtaksdyktig når minst 5 % (1/20) av de ordinære medlemmene er tilstede. Samfunnsstyremedlemmene telles ikke med i denne 5 %-en. Vedtak fattes normalt ved simpelt flertall. Unntak gjelder ved endring av sakslisten, som krever 2/3 flertall, og endringer i vedtektene hvor det kreves oppmøte på minst 20 % ( 1/5) av medlemmene og 2/3 flertall. Møteledelse Leder av Samfunnsstyret er ordstyrer ved GF. Møteprotokoll skrives av enten nestleder eller informasjonsansvarlig. Møteledelsen velges under konstituering etter innstilling fra Samfunnsstyret. Tellekorps KKU1 velges til tellekorps mens KKU 2kontrollerer tellingen. KKU1 velges til tellekorps etter innstilling fra Samfunnsstyret. Forhandlingene Alle innlegg, replikker og forslag må fremmes fra talerstolen. Forslag må også fremmes skriftlig til møteledelsen. Det gis adgang til to replikker til hvert innlegg, med anledning til svarreplikk. Replikk må tegnes under innlegget, det åpnes ikke for replikk til replikk. Taletiden på hvert innlegg må ikke være på mer enn tre minutter. Replikker må ikke være på mer en to minutter. Møteledelsen og medlemmer kan foreslå å korte ned på taletiden Møteledelsen, KKU, Samfunnsstyret og alle medlemmer kan fremsette forslag om strek og kontantstrek. Forslag om endring til forretningsorden bryter saksdebatten. Disse forslagene skal det ikke debatteres over, men tas til votering med det samme. Alle stemmeberettigede (ordinære medlemmer) må oppholde seg i salen under hele møtet. Ordstyrer eller referent kan be om pause dersom det er nødvendig for det videre møtet. Protokolltilførsel kan forlanges hvis dette ønskes. Å fremme forslag GF2 25
49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 Alle forslag må leveres skriftlig til Samfunnsstyret til den fristen vedtektene setter jf. 3, tredje ledd, andre punktum. Forslagene skal leveres via e-post til den på forhånd oppgitte e-postadresse. Alle forslag skal være offentligjort før møtestart. Under møtet skal alle forslag fremmes fra talerstolen i tillegg til at skriftlig forslag skal leveres til Samfunnsstyret etter de standarder Samfunnsstyret setter. Votering Definisjoner: Simpelt flertall (allment flertall) er oppnådd hvis det er flere stemmer for enn mot forslaget. Absolutt flertall er oppnådd når mer enn 50 % av de tilstedeværende stemmeberettigede på møtet stemmer for forslaget. Kvalifisert flertall er oppnådd når minst 2/3 av de tilstedeværende stemmeberettigede på møtet stemmer for forslaget. 3/4 kvalifisert flertall er oppnådd når minst 3/4 av de tilstedeværende stemmeberettigede stemmer for forslaget. Avholdende (blanke) stemmer regnes som stemmer mot forslaget. Votering skjer ordinært ved håndsopprekning av stemmeskilt. Votering over flere forslag under ett (bolkvotering) kan foreslås, og godkjennes gjennom voteringsordenen. Når votering foregår må alle som ikke er medlemmer med stemmerett forlate møtesalen og dørene lukkes. Flertall Votering resultatet avgjøres etter reguleringer de til en vær tid gjeldende vedtektene setter til krav til flertall. Dersom ikke annet er nevnt avgjøres voteringen med simpelt flertall. Valg Alle personvalg skjer ved votering. Når personvalget skjer skal kandidatene forlate møterommet. Akklamasjon kan benyttes. Kandidater kan alltid fremmes, både før og under møtet. Hvis kun en kandidat stiller til valg til et verv kan møteledelsen, Samfunnsstyret, KKU eller 5 representanter fra GF utsette et personvalg uten nærmere begrunnelse. Kandidater som stiller til verv kan holde en valgtale hvis det ønskes. Sluttbestemmelser Endring av forretningsorden krever 2/3 flertall for å bli vedtatt. Saker som ikke står på sakslisten tas kun til etterretning. (Det vil si som ankommer etter frist og eventuelle saker). Hvis et spørsmål ikke er regulert i forretningsorden eller vedtektene kan Generalforsamlingen med simpelt flertall avgjøre hvilken praksis som skal gjelde. GF2 26
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Vedlegg 2: Forslag til saksliste Sak 00-GF2 Konstituering 00.01-GF2 Godkjenning av innkalling 00.02-GF2 Valg av møteledelse 00.03-GF2 Godkjenning av forretningsorden 00.04-GF2 Godkjenning av saksliste 00.05-GF2 Valg av tellekorps 00.06-GF2 Godkjenning av medlemmer og rettigheter 00.07-GF2 Valg av protokollunderskrivere Sak 01-GF2 Rapporter og orienteringer 01.01-GF2 Rapport fra KKU Sak 02-GF1 Økonomi og fullmakter 02.01-GF2 Forslag til budsjett for 2015 02.02-GF2 Godkjennelse av prosjektregnskapet for UKA 2014 02.03-GF2 Valg av revisor for regnskapet 2014 Sak 03.00-GF2 Andre innkomne saker 03.01-GF2 Vedtektsendringsforslag om å fjerne betegnelsen RSI 03.02-GF2 Vedtektsendringsforslag om å holde årsmøte i idretten Sak 04-GF2 Andre innkomne saker 04.01-GF2 Redaksjonell frihet til Samfunnsstyret GF2 27
Vedlegg 3: Rapport fra KKU GF2 28
Vedlegg 4: Forslag til resultatbudsjett for 2016 Resultatbudsjett Inntekter Medlemspris 500,00 Medlemmer 261,00 Medlemskontigent 130 500,00 Overskudd pøbb 400 000,00 Overskudd fadderuka 180 000,00 - Sponsing - HiHm sentralt 300 000,00 TOTALT 1 010 500,00 Støtte til undergrupper SPARING/OPPUSSING 400 000 IDRETT 100 000 DRIFT 10 000 KULTUR 10 000 FADDERUKA 100 000 UKA 30 000 SUM 660 000 Prosjekter Booking 30 000 Spillkveld (fylla på Hylla) 1000 Buss/transport 10 000 App 15 000 SUM 56 000 TOTALT 716 000 Kostnader Regnskapsføring 40 099 Revisjon 10 000 GF2 29
Forsikringer 30 000 Søppel 30 000 Kommunale kostnader 22 916 Strøm/kraft/varme 70 000 Telefon/fax/internett 0 Markedsføring 20 000 Medlemsavgifter 45 000 Sosiale kostnader 30 000 Reperasjon og vedlikehold 3 000 Reiseutgifter 10 000 Bevertning 4 000 Kontorrekvisita 500 Gebyrer, skatter og avgifter 40 000 Innkjøp 4 000 Andre utgifter 40 000 399 515,00 Resultat -105 014,60 OVERSIKT TOTALE KOSTNADER støtte 660 000 prosjekter 56 000 samfunnet 399 515 TOTALT 1 115 515 INNTEKT Medlemskontigent 130 500,00 Overskudd pøbb 400 000,00 Overskudd fadderuka 180 000,00 Sponsing - HiHm sentralt 300 000,00 TOTALT 1 010 500,00 RESULTAT -105 014,60 GF2 30
Vedlegg 5: Prosjektregnskapet UKA 2015 GF2 31
Vedlegg 6: Vedtektsendringsforslag om å fjerne betegnelsen RSI Formål Det ønskes å fjerne betegnelsen RSI fra vedtektene, og heller bruke idrett. Opprinnelig tekst I vedtektene betegnes Arena idrett som RSI, noe som nå er utdatert, og dermed feil. Endring Forslaget er at betegnelsen RSI blir byttet ut med idrett, idretten eller idretts-. Ny tekst Ny tekst blir eksempelvis idrettsstyret, idrettsleder og idretten. Begrunnelse Tidligere gikk Arena idrett under navnet RSI. Nå når Studentsamfunnet kalles Arena, og idretten da Arena idrett, blir det feilaktig å la det stå RSI i vedtektene som omhandler idretten. GF2 32
GF2 33
Vedlegg 7: Vedtektsendringsforslag om å holde årsmøte i idretten Formål Vedtektsendringsforslaget går ut på at det hvert år skal holdes et årsmøte for idretten i ARENA hvor nytt idrettsstyre velges. Leder av idretten velges som tidligere på GF sammen med resten av vervene til samfunnsstyret. Opprinnelig tekst Det finnes ingen opprinnelig tekst om årsmøte. Det foreslås at endringen blir satt inn som en ny 5, altså etter 3 og 4 om Generalforsamling og Ekstraordinær generalforsamling. Endring Forslaget er å legge til en paragraf i vedtektene som sier at det hvert år skal holdes et årsmøte i idretten. Paragrafen skal også si noe om hva som skal tas opp på årsmøtet, og hvilke retningslinjer som skal følges. Om forslaget godkjennes blir hver paragraf videre i vedtektene forskjøvet. Organisasjonsstruktur går altså fra å være 5 til å være 6. Ny tekst 5 Årsmøte i idretten Hvert år skal det holdes et årsmøte i idretten. Dette skal være på høstsemesteret, mellom Generalforsamling 1 og Generalforsamling 2. Årsmøtet er vedtaksdyktig ved 1/20 dels oppmøte av alle ordinære medlemmer før Årsmøtet blir åpnet. Samfunnsstyremedlemmene skal telles utenfor den 1/20. På årsmøtet skal alle stillinger i idrettsstyret velges, bortsett fra idrettsleder som velges som normalt på Generalforsamling sammen med resten av Samfunnsstyret. Valg av kandidater til verv avgjøres ved simpelt flertall. Alle medlemmer av Samfunnet før valget kan stille til verv. Begge kjønn bør være representert. Etter at en representant har gjennomført et år i vervet skal vervet stilles til disposisjon. Innkalling til Årsmøtet skal være offentliggjort minst en uke før Årsmøtet avholdes. Alle ordinære medlemmer har møte- og stemmerett på Årsmøtet. Støttemedlemmer har kun møterett. Begrunnelse Tidligere har valg av idrettsstyret blitt gjort ved utlysing av ledige stillinger, etterfulgt av intervjurunder med søkere. Valget har da blitt gjort direkte av avtroppende idrettsstyre sammen med nyvalgt idrettsleder. I år (september 2015) ble det for første gang arrangert årsmøte for idretten, og valget av nytt idrettsstyre ble gjort her. Ved å holde årsmøte kan man lettere informere flest mulig medlemmer om stillingene som skal byttes ut. GF2 34
Flere har da muligheten til å stille til valg. I tillegg blir valget av nytt understyre demokratisk og riktig gjennomført dersom det gjøres på et årsmøte hvor samtlige medlemmer er inviterte, i forhold til om avtroppende idrettsstyre skal ta avgjørelsen. Det er svært viktig at alle valg gjøres på en oversiktlig, rettferdig og demokratisk måte. Arena har spesielt det siste året blitt mye større, og medlemstallene har økt kraftig. På grunnlag av dette foreslåes det at endringsforslaget godkjennes, for å kunne fortsette å gi medlemmene et godt og rettferdig tilbud. Innstilling Sammfunsstyret innstiller på at forsalget blir vedtatt GF2 35
GF2 36