KONGSVINGER KOMMUNE SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Formannskap 05.12.2013 075/13 BTHE Kommunestyret 12.12.2013 117/13 BTHE Saksansv.: Karin Nagell Arkiv:K1-233, K2-A10 : Arkivsaknr.: 13/153 Reduksjon av kommunalt tilskudd for 2012 Puttara FUS barnehage Dokumentliste: Nr Dok.type Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 16 I 22.04.2013 Puttara fus barnehage Årsregnskap for ikke-kommunale barnehager 2012 Puttara FUS barnehage 19 U 10.06.2013 Puttara FUS Barnehage Anmodning om redegjørelse 22 I 19.06.2013 Puttara FUS Barnehage Redegjørelse 23 U 26.06.2013 Puttara FUS barnehage Varsel om tilsyn 24 U 07.08.2013 Puttara FUS barnehage Forespørsel om dokumentasjon 33 I 20.08.2013 Puttara FUS barnehage Svar på forespørsel om dokumentasjon 34 U 08.10.2013 Puttara FUS barnehage Ang. punkttilsyn i Puttara FUS barnehage 35 I 28.10.2013 Puttara FUS barnehage Utfyllende opplysninger - tilskudd barnehager 36 U 30.10.2013 Puttara FUS barnehage Anmodning om ytterligere informasjon 37 I 05.11.2013 Puttara FUS barnehage Tilleggsopplysninger Saksopplysninger: 1.1 BAKGRUNN / HJEMMEL Kongsvinger kommune anmodet i brev av 12.06.13 om en redegjørelse knyttet til årsresultatet for 2012 på kr. 7.494.330,- og mottok svar fra Puttara FUS datert 19.06.13. Det ble gitt en muntlig orientering til kommunestyret 20.06.13. Punkttilsyn ble varslet i brev av 26.06.13 og i brev av 07.08.13 ble det forespurt om ytterligere dokumentasjon fra Puttara FUS barnehage, som vi mottok 20.08.13.
Tilsyn og vedtak skjer med hjemmel i gjeldende lov og forskrift for 2012: Barnehageloven: 16. Tilsyn Kommunen fører tilsyn med virksomheter etter denne lov. Kommunen kan gi pålegg om retting av uforsvarlige eller ulovlige forhold ved godkjente eller godkjenningspliktige virksomheter. Hvis fristen for å etterkomme pålegget ikke overholdes, eller hvis forholdet ikke lar seg rette, kan kommunen vedta tidsbegrenset eller varig stenging av virksomheten. Kommunens stengingsvedtak skal sendes fylkesmannen til orientering. Vedtak om retting og stenging kan påklages til fylkesmannen.
Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd til ikke-kommunale barnehager: 6 Reduksjon av kommunalt tilskudd Kommunen kan redusere det kommunale tilskuddet dersom barnehagen foregående regnskapsår hadde vesentlig lavere bemanning eller lønnskostnader per årsverk enn det som er vanlig i tilsvarende kommunale barnehager og eier av barnehagen hadde avsatt urimelig utbytte eller tatt ut urimelig godtgjørelse for egen eller nærståendes arbeidsinnsats i barnehagen. Med urimelig utbytte og arbeidsgodtgjørelse menes at normal kompensasjon for arbeid og kapitalinnsats i barnehagen overstiges. Reduksjonen i det kommunale tilskuddet skal stå i forhold til den kostnadsbesparelsen barnehagen har, jf. første ledd. 10. Tilbakebetaling Barnehager som i løpet av året mottar høyere tilskudd enn den har krav på, skal etter vedtak fra kommunen enten tilbakebetale et tilsvarende beløp eller få trukket fra beløpet ved senere eller neste års utbetaling av tilskudd. 12. Klage til fylkesmannen Eier av ikke-kommunal barnehage kan påklage kommunens vedtak om tildeling av tilskudd etter denne forskriften til fylkesmannen. Kongsvinger kommune som barnehagemyndighet gjennomførte punkttilsyn i Puttara FUS barnehage tirsdag 27.08.13. TILSTEDE: Fra Puttara FUS barnehage: Hege Bakke Andresen, daglig leder Per Kristian Granly, fra administrasjonen i FUS Fra Kongsvinger kommune: Karin Nagell, økonomisjef (tilsynsleder) Liv Hilde Rybråten, økonomikonsulent Unni Strøm, kommunalsjef oppvekst Bjarne Haug Thesen, rådgiver Økonomisjef Karin Nagell redegjorde for bakgrunnen for punkttilsynet: Overskudd i Puttara FUS i 2012 på kr. 7.494.330,- Innrapportering av barn Bemanning Bestilling fra politikerne om forklaring på det store overskuddet I perioden etter punkttilsynet har det vært informasjonsutveksling med Puttara FUS barnehage. Barnehagen har gitt utførlig informasjon, og den er lagt til grunn for beregningene i saken. 1.2 INNRAPPORTERING AV BARN Puttara FUS sendte før punkttilsynet inn lister over barn som er fakturert og som barnehagen har mottatt foreldrebetaling for. Det ble ved tilsynet stilt spørsmål ved og kommentert: Manglende samsvar mellom antall barn som i utgangspunktet er rapportert inn (og som det er utbetalt tilskudd for) og antall barn som faktisk har gått i barnehagen hver måned. Fordelingen av innrapporterte barn - store kontra små. I tilknytning til dette ble det diskusjon rundt 3-åringer og hvordan disse skulle regnes i 2012. UDI-barn Hvordan barn regnes i oppsigelsestida (som for Puttara FUS er 2 måneder)
For 2012 forelå det følgende innrapporteringer til Kongsvinger kommune fra Puttara FUS barnehage: Januar (opptrappingsfase) Februar (opptrappingsfase) Mars (opptrappingsfase/ordinær rapportering) September (ordinær rapportering) Gjelder januar Gjelder februar Gjelder mars - september Gjelder oktober - desember Kommunestyret gjorde følgende vedtak 14.04.11 i sak 027/11: Følgende telledatoer gjelder for ikke-kommunale barnehager i løpet av året: 15. mars, 15. september og 15. desember. Nytt tilskudd gjelder fra den 1. i måneden etter telling. Etter avtale muntlig og pr. mail var det imidlertid telling/rapportering for Puttara FUS også i januar, februar og mars. Puttara FUS var fortsatt i en opptrappingsfase, og var ikke villig til å ta inn barn med mindre det ble gitt tilskudd for disse. Dette nødvendiggjorde ekstra tellinger. Når man sammenligner antall barn som det er gitt tilskudd for (med utgangspunkt i fastsatte innrapporteringer) med antall barn som nå rapporteres, framkommer følgende avvik: a) For små barn (1-3 år) 1. 2. 3. 4. 5. Oppr. beregnede Antall barn Antall barn Ny beregning av Avvik tilskuddsbarn oppgitt i brev oppgitt i brev tilskuddsbarn pr. 1-4 i hht. regelverk 19.06.13 28.10.13 28.10.13 Januar 87,2 56,8 77,8 80,5 6,7 Februar 89,3 62,0 80,0 82,3 7,0 Mars 96,1 64,8 89,0 91,4 4,7 April 96,1 64,8 88,4 91,4 4,7 Mai 96,1 64,8 90,0 91,4 4,7 Juni 96,1 64,8 88,0 91,4 4,7 Juli 96,1 64,8 96,1 91,4 4,7 August 96,1 52,9 88,1 91,4 4,7 September 96,1 53,9 77,5 91,4 4,7 Oktober 80,8 57,8 77,5 79,4 1,4 November 80,8 57,8 77,5 79,4 1,4 Desember 80,8 61,5 79,0 79,4 1,4 Snitt 91,0 60,6 84,1 86,8 4,2 b) For store barn (4-6 år) 6. 7. 8. 9. 10. Oppr. beregnede Antall barn Antall barn Ny beregning av Avvik tilskuddsbarn oppgitt i brev oppgitt i brev tilskuddsbarn pr. 6-9 i hht. regelverk 19.06.13 28.10.13 28.10.13 Januar 38,8 61,6 36,9 38,2 0,6 Februar 42,6 63,2 37,0 37,9 4,7 Mars 44,6 73,2 38,8 39,9 4,7 April 44,6 71,2 38,8 39,9 4,7 Mai 44,6 71,2 39,8 39,9 4,7 Juni 44,6 71,2 39,2 39,9 4,7 Juli 44,6 71,2 71,2 39,9 4,7 August 44,6 55,3 28,9 39,9 4,7 September 44,6 56,4 28,3 39,9 4,7 Oktober 30,9 61,6 28,3 29,9 1,0 November 30,9 61,6 30,3 29,9 1,0 Desember 30,9 62,9 31,1 29,9 1,0 Snitt 40,5 65,1 37,4 37,1 3,4
Tabellene viser for eksempel at det i januar ble betalt foreldrebetaling for 87,2 tilskuddsbarn, mens innrapportering nå viser at det bare var 80,5 tilskuddsbarn en differanse på 6,7 barn. Tabellene viser at det er en systematisk overrapportering fra barnehagen gjennom hele året både for små og store barn. Ut fra de modeller som brukes for beregning av tilskudd i hht. veileder fra UDIR har Puttara FUS gjennom dette fått utbetalt kr. 906.914,- mer enn barnetallet tilsier. 1.3 BEMANNING / KOSTNADER VED BEMANNING a) Kostnad pr. årsverk Ut fra den dokumentasjon som forelå på tidspunktet for punkttilsynet, så det ut til at Puttara FUS hadde tilnærmet samme kostnad pr. årsverk som de andre ikke-kommunale barnehagene ca. kr. 467.000,- men en god del lavere enn de kommunale barnehagene. Puttara FUS har på forespørsel sendt inn nye opplysninger pr. 05.11.13. Kongsvinger kommune legger disse til grunn for de videre vurderinger. Puttara FUS opererer nå med totalt 28,42 årsverk (ikke 26,7 som oppgitt i årsmeldinga) og en lønnskostnad pr. årsverk på kr. 453.857,- Lønnskostnaden pr. årsverk i de kommunale barnehagene er til sammenligning kr. 526.563,- når det regnes på samme måte som Puttara FUS har gjort. Puttara FUS barnehage har en lønnskostnad for 2012 som er kr. 72.706,- lavere pr. årsverk enn de kommunale barnehagene som er sammenligningsgrunnlaget i hht. Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlige tilskudd til ikke-kommunale barnehager 6. Lønnskostnadene er 13,7 % lavere enn i de kommunale barnehagene. Når den lavere lønnskostnaden multipliseres opp med antall årsverk så utgjør dette totalt en mindrelønnskostnad på kr. 2.066.304,- b) Personaltetthet Foreløpige beregninger for Puttara FUS på tidspunktet for punkttilsynet viste at det var 9,2 enheter pr. ansatt, mens gjennomsnittet for de andre ikke-kommunale barnehagene var 7,4. Dette innebærer at Puttara FUS i utgangspunktet skulle hatt ca. 10 årsverk mer dersom de skulle hatt samme personaltetthet som de andre ikke-kommunale barnehagene i Kongsvinger. Daglig leder stilte seg ved punkttilsynet uforstående til at de hadde vesentlig lavere bemanning. At de hadde noe lavere bemanning ble forklart med at barnehagen hadde holdt tilbake med å tilsette i faste stillinger i den uvisse oppbyggingsfasen som barnehagen hadde vært gjennom i 2012. Ved rapportering av nye tall fra barnehagen pr. 28.10.13 viser det seg at barnehagen har færre barn og flere ansatte. Dette gjør at personaltettheten i gjennomsnitt gjennom året blir 7,7 enheter pr. ansatt. Mot opprinnelig beregnet 9,2. Dette er litt over gjennomsnittet i de ikke-kommunale barnehagene, men utgjør kun en lavere bemanning på ca. 1,2 stillinger. c) Urimelig utbytte Ved vurderingen av om overskuddet på kr. 7.494.330,- er å anse som et urimelig utbytte, viser Kongsvinger kommune til et brev fra Utdanningsdirektoratet til FUS as av 07.01.13, der det på generelt grunnlag redegjøres for direktoratets forklaring av begrepet urimelig overskudd: På bakgrunn av definisjonen i Prop. 98. L (20122-2012) og rundskriv F-5-2011 ( utbytte/overskudd ), mener direktoratet at kommunene vil ha anledning til å foreta en reduksjon av tilskuddet også i de tilfellene hvor barnehager har opparbeidet seg et urimelig overskudd. 1.4 VIKARBRUK Puttara FUS barnehage mener noe av forklaringen på lav bemanning er bruk av vikarer fra Adecco, og det var før punkttilsynet sendt inn dokumentasjon på at det var brukt ca. 1,4 mill. kroner på vikarer i 2012. Dette tilsvarer vel 10 % av lønnsmassen. Puttara FUS forklarte dette slik:
Vikarbruk skyldes ikke sykefravær. Barnehagen har et svært lavt sykefravær. Usikkerhet mht. antall barn som faktisk kom til å gå i barnehagen. Usikkerhet rundt finansiering av tiltak knyttet til barn med spesielle behov. Det er primært 5 vikarer fra Adecco som brukes på regulær basis. Kommunalsjef oppvekst fokuserte på bruken av vikarer for barn med spesielle behov. Dette skaper en ustabil situasjon for de barna som trenger det mest. 1.5 ANDRE FORHOLD 1.5.1 Høy turnover av barn Daglig leder fokuserte på at 2012 var det første hele driftsåret og at det hadde vært høy turnover av barn med tilhørende uro for de som jobbet der og at barnehagen har barn med 17-18 ulike språk. 1.5.2 Troverdighet Økonomisjefen fokuserte på at det må være en åpenhet som skaper en trygghet om at det som utbetales fra kommunen er riktig dvs. at det er samsvar mellom innrapporterte barn og det faktiske antall barn som går i barnehagen. Usikkerhet om dette vil gå på troverdigheten løs. 1.5.3 Bruk av OPPAD (administrasjonsprogram) Det ble satt fokus på at Puttara FUS ikke har oppdaterte barnelister i OPPAD det administrasjonsprogrammet som Kongsvinger kommune har stilt til disposisjon for alle barnehager. Dette ble fra barnehagen forklart med oppkoblingsproblemer. Det arbeides med denne saken fra kommunens IT-strateg. 1.5.4 Kapitaltilskudd Ved punkttilsynet stilte daglig leder spørsmål om hvor saken om endelig beregning av kapitaltilskudd lå. På det tidspunktet var saken hos kommunens advokat for kvalitetssikring. Etter dette er saken ferdigstilt og behandlet i kommunestyret. Vurdering: 2.2 INNRAPPORTERING AV BARN Det er store avvik mht. antall barn som er rapportert inn i løpet av 2012, og også mellom det som Puttara FUS har rapportert pr. 19.06.13 og 28.10.13. Kommunen forholder seg nå til de tall som Puttara FUS har rapportert pr. 28.10.13. Ved fire anledninger i løpet av 2012 er det rapportert inn flere barn fra Puttara FUS til Kongsvinger kommune enn det faktisk har gått i barnehagen jf. barnehagens opplysninger til kommunen pr. 28.10.13. Det er de løpende rapporteringene i 2012 som har dannet grunnlag for utbetaling til barnehagen. På årsbasis utgjør dette en differens i tilskudd på kr. 906.914,- Dette vurderes til å omfattes av 6 i forskriften om at barnehagen har mottatt høyere tilskudd enn den har krav på og med tilhørende krav om tilbakebetaling. 2.3 BEMANNING / KOSTNADER VED BEMANNING Ut fra den dokumentasjon som foreligger etter barnehagens rapportering pr. 28.10.13 ser det ut som om Puttara FUS har noe lavere bemanning, men ikke vesentlig lavere bemanning enn de andre ikkekommunale barnehagene i Kongsvinger. Forskjellen vurderes til å ligge innenfor det akseptable og kan begrunnes i de fordeler en så stor barnehage har mht. effektiv drift. Imidlertid har Puttara FUS hatt en vesentlig lavere personalkostnad enn de kommunale barnehagene i 2012 beregnet til kr. 72.706,- pr. årsverk. For 28,42 årsverk utgjør dette kr. 2.066.304,- men siden
Puttara FUS bare mottar et tilskudd som tilsvarer 91,42 % vil dette i realiteten utgjøre en besparelse på kr. 1.889.015,- Sett i lys av et urimelig utbytte i form av overskudd på kr. 7.494.330,- vurderes det å være grunnlag for å redusere det kommunale tilskuddet for 2012 i form av en tilbakebetaling. Siden barnehagen har vært i en oppbyggingsfase settes imidlertid tilbakebetalingsbeløpet vesentlig lavere enn den besparelsen som det er beregnet at barnehagen har hatt. 2.4 VIKARBRUK Omfanget av vikarbruken ca. 10 % av lønnsbudsjettet - anses å være unormalt høy. Dette vil lett kunne gå ut over kvaliteten på tjenestetilbudet. Sett i lys av dette er det viktig at vikarer ikke brukes i forhold til barn med spesielle behov. 2.5 BRUK AV OPPAD Kongsvinger kommune har stilt administrasjonsprogrammet OPPAD til disposisjon for de ikkekommunale barnehagene for at både Kongsvinger kommune som barnehagemyndighet og Puttara FUS barnehage til enhver tid skal ha oppdaterte oversikter mht. antall barn. Dette er viktig både i forhold til barnehageopptaket, men også i forhold til Kongsvinger kommunes plikt til å føre løpende tilsyn bl.a. med pedagogtettheten. Dette er et rimelig krev fra kommunen, men fordrer selvsagt at det tekniske er tilrettelagt og fungerer. Dette vil bli fulgt opp fra kommunen sin side. Rådmannens INNSTILLING 1. Med bakgrunn i at Puttara FUS barnehage har rapportert inn flere barn enn man faktisk har hatt, vedtas en tilbakebetaling av tilskuddet for 2012 på kr. 900.000,- 2. Med bakgrunn i at Puttara FUS barnehage har hatt vesentlig lavere personalkostnad enn de kommunale barnehagene og at det er opparbeidet et urimelig overskudd - vedtas en reduksjon av det kommunale tilskuddet for 2012 med kr. 1.000.000,- 3. Beløpene forfaller til betaling 10.01.14. 05.12.2013 Formannskap FS-075/13 Innstilling: 1. Med bakgrunn i at Puttara FUS barnehage har rapportert inn flere barn enn man faktisk har hatt, vedtas en tilbakebetaling av tilskuddet for 2012 på kr. 900.000,- 2. Med bakgrunn i at Puttara FUS barnehage har hatt vesentlig lavere personalkostnad enn de kommunale barnehagene og at det er opparbeidet et urimelig overskudd - vedtas en reduksjon av det kommunale tilskuddet for 2012 med kr. 1.000.000,- 3. Beløpene forfaller til betaling 10.01.14. Innstillingen er enstemmig.
12.12.2013 Kommunestyret KS-117/13 Vedtak: Med bakgrunn i at Puttara FUS barnehage har rapportert inn flere barn enn man faktisk har hatt, vedtas en tilbakebetaling av tilskuddet for 2012 på kr. 900.000,- Med bakgrunn i at Puttara FUS barnehage har hatt vesentlig lavere personalkostnad enn de kommunale barnehagene og at det er opparbeidet et urimelig overskudd - vedtas en reduksjon av det kommunale tilskuddet for 2012 med kr. 1.000.000,- Beløpene forfaller til betaling 10.01.14. Vedtaket var enstemmig. Klageadgang: Vedtak om tilbakebetaling og reduksjon i det kommunale tilskuddet kan påklages til fylkesmannen med bakgrunn i forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd til ikke-kommunale barnehager 12. Fristen for å klage på vedtakene er 3 uker, jf. forvaltningsloven 29. Klagen sendes Kongsvinger kommune.