Birkenes kommune Innkalling for Valgstyret Møtedato: 26.10.2016 Møtested: Kommunehuset, møterom Himmelsyna Møtetid: 19:00-19:30 Saksnr Tittel Saksliste 005/16 Stortings- og sametingsvalget 2017. Tidspunkt for stemmegivning 006/16 Stortings- og samtingsvalget 2017. Elektronisk avkryssing valgdagen. Saksdokumentene er tilgjengelig i Servicetorvet i ekspedisjonstiden mandag, tirsdag, torsdag og fredag 10:00 14:00 og på www.birkenes.kommune.no/politikk Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon 37 28 15 00. Birkeland, 20.10.2016 Anders Christiansen ordfører Kari K Birkeland Politisk sekretær
Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 005/16 Valgstyret PS 26.10.2016 068/16 Kommunestyret PS 03.11.2016 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K1-011 16/2978 Stortings- og sametingsvalget 2017. Tidspunkt for stemmegivning Administrasjonens forslag til vedtak: Stortings- og sametingsvalget 2017 avholdes mandag 11.09.2017 Valgstyret fastsetter åpningstid ved det enkelte stemmested, likevel slik at valglokalene stenger senest kl 20:00. Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Valgdag for Stortings- og sametingsvalget 2017 er fastsatt til mandag 11.09.2017. Kommunestyret kan selv vedta at det på ett eller flere steder i kommunen skal holdes valg også søndagen før den offisielle valgdagen. Vedtaket må treffes senest samtidig med budsjettet for det året valget skal holdes. Birkenes har ikke tradisjon for, og det har ikke vært etterspørsel fra velgere om søndagsvalg. Ved avviklingen av forhåndsstemmegivningen har det vært utvidet åpningstider for at velgerne skal ha god anledning til å avgi stemme i forkant av valgdagen.
Administrasjonen foreslår en valgdag, mandag 11. september 2017. Valglovens 9-3 gjelder tid og sted for stemmegivningen. Valgstyret fastsetter åpningstid ved det enkelte stemmested, likevel slik at valglokalene stenger senest kl 20:00. I valgloven er der ingen bestemmelser som regulerer lengden på åpningstiden. Det er opp til valgstyret å fastsette. Ved fastsettelse av tid for stemmegivningen må det legges avgjørende vekt på hensynet til velgerne, slik at de får rimelig tid til å avgi stemme. Valgloven ble endret i 2009, slik at kommunene kan bestemme at valglokalene skal være åpne til kl. 21:00 på valgdagen. Da det ikke var behov for å ha åpent utover kl 20:00 ved valgavviklingen i 2013 eller 2015, foreslår administrasjonen at valglokalene stenger senest kl 20:00. Saken forelegges for kommunestyret, da vedtak om utvidet åpningstid, kan fattes av et mindretall på minst 1/3 av kommunestyrets medlemmer, enn det valgstyret har vedtatt.
Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 006/16 Valgstyret PS 26.10.2016 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K1-011 16/2978 Stortings- og samtingsvalget 2017. Elektronisk avkryssing valgdagen. Administrasjonens forslag til vedtak: Birkenes kommune innfører elektronisk avkryssing ved Stortingsvalget 2017. 0T Brev om elektronisk avkryssing i manntallet Link til andre dokumenter Saksopplysninger Stortinget vedtok 13. juni 2016 endringer i valgloven. Blant endringene ble det tilføyd en ny bestemmelse i 9-5 a om elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen ved at kommunene selv kan vedta å ta i bruk en ordning med elektronisk avkryssing i manntallet. Endringen ble vedtatt som følge av at elektronisk avkryssing i manntallet har blitt gjennomført som et forsøk ved de tre siste valgene. Elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen innføres som en frivillig ordning for kommunene. Kommuner som ønsker å benytte seg av elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen må tilrettelegge for dette i alle valglokaler i kommunen. Bakgrunn Evalueringene fra tidligere valg har vist at kommunene som har deltatt i forsøkene, har vært svært
fornøyde, og har uttrykt at de ikke ønsker å gå tilbake til rutinen med papirmanntall. Hensikten med å innføre elektronisk avkryssing i manntallet som en permanent ordning, er at dette vil effektivisere valgavviklingen på valgdagen både for velgere og valgfunksjonærer. Dette gjelder både i valglokalet, under opptellingen og ved valgoppgjøret. I tillegg vil elektronisk avkryssing redusere antallet feilavkryssinger i manntallet, da valgfunksjonæren benytter opplysninger på valgkort/identifikasjon for å slå opp velgeren i manntallet. Bruk av elektronisk avkryssing i manntallet vil videre føre til en mer ensartet valghandling for velgeren, uavhengig av hvor i kommunen man stemmer. Dette fordi man vil fjerne bruken av konvolutter for velgere som stemmer i en annen krets enn vedkommende er manntallsført. Dette vil også i større grad sikre prinsippet om hemmelige valg. Vurdering Elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen innebærer et forberedende arbeid som krever og økte ressurser og kostnader. Alle kommunene som har deltatt i forsøket opplyser at det er behov for mer IKT-kompetanse. Dette gjelder særlig i forbindelse med utbedringen av nettilganger i valglokaler, innkjøp av utstyr og lignende, og ikke for valgfunksjonærene på valgdagen. Økningen i kostnader varierer fra kommune til kommune. De fleste oppgir at mesteparten av kostnadsøkningen er en engangsinvestering ved innføring av ordningen. Kommuner som har deltatt over tid opplyser at kostnadene etter hvert dreier seg om vedlikehold og mindre kjøp av teknisk utstyr. Birkenes kommunestyre vedtok i K-sak 12/2013, 3 stemmekretser, Birkenes, Herefoss og Engesland, med valglokaler på Herefoss skole, Engesland skole og i Birkenes kommunehus. Konkret betyr dette for Birkenes kommune at valglokalene på Herefoss skole og Engesland skole må utstyres med kablet nett-tilgang (mer stabilt enn trådløst nett). Dette vil utføres av KR-IKT. Kostnaden er estimert til ca kr 30 000. Dette vil være en engangskostnad og oppgraderer samtidig grendehusdelen på skolene. Basert på erfaringer fra elektronisk avkryssing ved forhåndsstemmegivningen i 2013 og 2015, støtter administrasjonen departementets vurdering med hensyn til effektiviseringen av valgavviklingen, reduksjon i feilavkryssinger og prinsippet om hemmelig valg. En ser det også som en stor gevinst ved at fremmedstemmene kan legges direkte i valgurnen, og ikke i særskilt konvolutt som etterregistreres. Ved Birkenes stemmekrets vil dette også frigjøre administrative ressurser. Anbefaling Administrasjonen anbefaler at det innføres elektronisk avkryssing på valgdagen.
Valgstyrene Deres ref.: Vår ref.: 2016/126 Dato: 01.09.2016 Elektronisk avkryssing i manntall på valgdagen Valgdirektoratet viser til brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet av 17.06.2016 angående endringer i valgloven. Blant endringene ble det tilføyd en ny bestemmelse i 9-5 a om elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen. Med dette brevet ønsker direktoratet å gi valgstyrene i kommunene noe utfyllende informasjon om hva en overgang til elektronisk avkryssing vil innebære. Elektronisk avkryssing i manntallet har blitt gjennomført som et forsøk ved de tre siste valgene. Evalueringene har vist at kommunene som har deltatt i forsøket har vært svært fornøyde, og ønsker ikke å gå tilbake til rutinen med papirmanntall. Hensikten med å innføre elektronisk avkryssing i manntallet som en permanent frivillig ordning, er at dette vil effektivisere valgavviklingen på valgdagen både for velgere og valgfunksjonærer. Dette gjelder både i valglokalet, under opptellingen og ved valgoppgjøret. I tillegg vil elektronisk avkryssing redusere antallet feilavkrysninger i manntallet, da valgfunksjonæren gjerne benytter strekkoden på valgkortet for å slå opp velgeren i manntallet. Bruk av elektronisk avkryssing i manntallet vil videre føre til en mer ensartet valghandling for velgeren, uavhengig av hvor i kommunen man stemmer. Dette fordi man vil fjerne bruken av konvolutter for velgere som stemmer i en annen krets enn vedkommende er manntallsført. Dette vil også i større grad sikre prinsippet om hemmelige valg. Dersom kommunen velger å benytte seg av denne ordningen, er det enkelte hensyn som må tas i planleggingen av valggjennomføringen. Valgdirektoratet ønsker å skissere disse, slik at kommunen i best mulig grad kan forberede seg til neste års valg. Utstyr/nettilgang Dersom kommunen ønsker å innføre elektronisk avkrysning i manntallet på valgdagen, er det Postadresse Postboks 2080 NO-3101 Tønsberg post@valg.no Kontoradresse Rambergveien 9 3115 Tønsberg Telefon 33 41 29 40 Org no. 916 132 727 Saksbehandler Lise Merkesdal Tlf. 92 69 46 29
en forutsetning at dette innføres i samtlige av kommunens kretser. Kommunen må forsikre seg om at det er stabil nettilgang i alle valglokalene på valgdagen. Direktoratet vurderer at det kan være hensiktsmessig å undersøke dette i forkant av valgdagen. Valgdirektoratet vil anbefale en kablet nettløsning, da dette er den sikreste måten å sørge for stabil nettilgang. Videre er det viktig å sørge for gode back-up løsninger på nettilgangen, i tilfelle tilgangen er ustabil. Mulige back-up løsninger vil kunne være trådløst nett, eller kjøpte rutere med 4Gnettilgang. Det kan være fordelaktig å få bistand fra eventuelle IT-ansvarlige i kommunen til dette arbeidet. Merk at det ikke er anledning til å benytte papirmanntall som en back-up løsning. Dersom kommunen velger å benytte seg av elektronisk avkryssing i manntallet, er dette det eneste manntallet som skal benyttes for avkryssinger. Ved en innføring av elektronisk avkrysning i manntallet, vil kommunen måtte benytte PC-er i alle valglokalene. Kommunen må derfor sørge for at det finnes tilstrekkelig antall PC-er til å håndtere velgermassen i valglokalene. Dersom kommunen må kjøpe inn nye PC er til dette formålet, er det viktig at det settes av midler i valgbudsjettet til dette. Betydning for rutiner Fremmede stemmer Elektronisk avkryssing i manntallet vil bety en rutineendring for kommunene. For kommuner med flere kretser, vil man ikke lenger motta fremmede stemmer. Dette skyldes at et elektronisk manntall vil gi tilgang til manntallet for hele kommunen. Velgeren kan da gå til hvilken som helst valglokale i kommunen, avgi stemmen rett i urnen og bli krysset av i manntallet. Denne rutineendringen innebærer dermed at kommunen ikke trenger å behandle fremmede stemmer etter at valglokalene er stengt. Kommunene må imidlertid forholde seg til en ny stemmetype, kalt beredskapsstemmer. Beredskap Dersom kommunen opplever å miste tilgang til nettet i løpet av valgdagen, og ikke greier å få koblet til back-up løsningen, må kommunen benytte en beredskapsrutine. Ved en eventuell beredskapssituasjon, må stemmegivninger avlegges i konvolutt. Det vil foreligge spesifikke oransje beredskapskonvolutter som skal benyttes i dette tilfellet. Beredskapsstemmene må behandles sentralt i kommunen etter at valglokalene er stengt. Det er ikke anledning for kommunen å benytte beredskapsrutinen i stedet for elektronisk avkryssing. Dersom kommunen velger å benytte elektronisk manntall, skal dette være tilgjengelig i alle kommunens valglokaler. Kommunal- og moderniseringsdepartementet arbeider med en forskrift for en beredskapsprosedyre. Denne vil være mye tilsvarende den som allerede benyttes under 2
forhåndsstemmeperioden. Kretsvise resultater Det er fortsatt slik at velgeren tilhører en bestemt krets. Velgeren kan imidlertid stemme hvor som helst i kommunen. Når velgeren slipper stemmeseddelen rett i urnen, vil det ikke være mulig å spore denne tilbake til vedkommende. Stemmeseddelen må derfor telles opp i den kretsen hvor velgeren faktisk møtte opp og avga sin stemme. Dette innebærer at kretsvise resultater og oppmøteprosent kan bli noe annerledes fra tidligere år. Det er viktig å merke at resultater og oppmøteprosent ikke blir feil, men de vil gjelde for faktisk oppmøte og resultat i den aktuelle kretsen. Videre så vil det ikke bli noe forskjell i resultater og oppmøteprosent totalt for hele kommunen. Mer informasjon om elektronisk avkryssing i manntallet vil komme på Valgmedarbeiderportalen. Det vil også bli gitt innføring i bruken av elektronisk avkryssing under opplæringen for valgmedarbeiderne våren 2017. Ved eventuelle spørsmål, kan dette rettes til post@valg.no Med hilsen Elin Olderlund avdelingsleder Lise Merkesdal rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Kopi: fylkesvalgstyrene 3