KONKURRANSEUTSETTING AV KJØKKEN

Styresaknr. 34/04 REF: 2003/000541 KONKURRANSEUTSETTING AV KJØKKEN Saksbehandler: Linda Johnsen Dokumenter i saken: Trykt vedlegg: (unntatt offentlighet, jfr off.lov 5.) Utkast til anbuds/tilbudspapirer Saksbehandlers kommentar: Bakgrunn På bakgrunn av styrets vedtak i sak 26/03 om at ikke-medisinske servicefunksjoner skal konkurranseutsettes, ble det høsten 2003 nedsatt to prosjektgrupper for å utarbeide kravspesifikasjoner for kjøkken og renhold. I sak 48/03 Budsjett 2004 strategi for tilpasning vedtok styret at kravspesifikasjonen skal behandles av styret. Valg av leverandør gjøres på dette grunnlag av administrasjonen. Styret behandlet i sak 9/04 konkurranseutsetting av renhold. I denne saken gis styret en kort orientering om arbeidet med konkurranseutsettingen av kjøkken. Videre bes styret ta stilling til vedlagte utkast til anbudspapirer, som vil være sykehusets kravspesifikasjon for fremtidig drift av kjøkkenet. Erfaringer fra andre organisasjoner som har konkurranseutsatt tjenester, viser at hoveddelen av besparelsene som oppnås ved konkurranseutsetting i større grad skyldes endringer i innholdet i og omfanget av de nevnte tjenester, enn det at utførelsen av tjenesten overlates til andre. På denne bakgrunn har administrasjonen ansett det som viktig å starte arbeidet med konkurranseutsettingen med å foreta en presis beskrivelse av tjenesten som skal konkurranseutsettes, samt definere krav til utførelsen av tjenesten. Kravspesifikasjonen vil danne grunnlaget for fremtidige kostnader og kvalitetsnivå på kjøkkendriften uavhengig av om kjøkkenet skal drives av Nordlandssykehusets egne ansatte eller ekstern leverandør. For å gi Nordlandssykehusets ansatte en reell sjanse til å delta i konkurransen, er prosessen lagt opp slik at det foretas nødvendige tilpasninger i egen organisasjon for å matche den utarbeidede kravspesifikasjonen, i forkant av at kjøkkendriften legges ut på anbud. Noe forenklet kan en si at arbeidet med konkurranseutsetting av kjøkkenet består av følgende faser: 1. Utarbeidelse av kravspesifikasjonen 2. Tilpasning av egen organisasjon i henhold til kravspesifikasjonen 3. Innhenting av anbud fra eksterne leverandører i henhold til kravspesifikasjonen 4. Valg av fremtidig løsning Konkurranseutsettingen foretas i første omgang for hovedkjøkkenet og kantinene i Bodø. I Lofoten drives sykehuskjøkkenet i samarbeid med kommunen, og en ønsker å høste erfaringer fra konkurranseutsettingsarbeidet i Bodø før det eventuelt vurderes å foreta endringer i denne samarbeidsmodellen. Prosessen med konkurranseutsettingen er blitt noe forsinket i forhold til opprinnelig plan. Starten på samarbeidet med ekstern konsulent kom i gang senere enn forutsatt. I tillegg har kjøkkensjefen bestemt seg for å gå av med pensjon fra 1. juli. Ny kjøkkensjef tiltrer 1. september. Pga dette, samt Styresak 34/04 21.06.2004 1

nær forestående ferieavvikling, er den planlagte prøvedriften på kjøkkenet forskjøvet til over sommerferien, og starter opp 1. september. Kravspesifikasjon og endringer i forhold til dagens situasjon Vedlagte kravspesifikasjon er utarbeidet av ekstern konsulent på oppdrag fra NLSH, og er deretter gjennomgått og justert av prosjektgruppen for konkurranseutsetting av kjøkken. Det er underveis i prosessen med utarbeidelse av kravspesifikasjonen spesielt fokusert på følgende forhold: Kvalitetskrav til fremtidig leveranse Endrede serveringstidspunkt Ny meny Internbelastning av matvarer Kvalitetskrav Nordlandssykehuset har pr i dag et mattilbud av høy kvalitet, blant annet i form av fire fullverdige måltider. En rekke sykehus serverer fortsatt bare tre (ingen lunsj, tidlig middag). Det er en generell oppfatning av at dagens servering av lunsj og sen middag oppfattes som svært positivt av pasientene, og også av pleiepersonell, fordi dagens struktur er tilpasset øvrig drift av avdelingene. Et godt mattilbud antas også å kunne være et konkurransefortrinn ved fritt sykehusvalg. Prosjektgruppen har derfor konkludert med at det også i fremtiden bør stilles krav til fire måltider pr dag. I tillegg må det stilles krav til ernæringsmessig innhold i maten. Sykehuset finner det her naturlig at det stilles krav ovenfor eventuell ekstern leverandør at matleveransen oppfyller statens ernæringsråds retningslinjer for pasienter i helseinstitusjoner. Disse retningslinjene regulerer blant annet: Krav til energiinnhold pr dag Krav til mengde av næringsstoffer (eksempelvis jern, protein, med mer) pr dag Antall dager i uken det skal serveres rent kjøtt eller ren fisk Endrede serveringstidspunkt Pr i dag starter utkjøring av måltider fra kjøkkenet til følgende tidspunkt: Frokost: 07.30 Lunsj: 11.30 Middag: 15.00 Ekstern konsulent mener det vil være mulig å oppnå forholdsvis store besparelser ved å komprimere arbeidsdagen på kjøkkenet ved å utsette frokostserveringen og samtidig fremskynde middagsserveringen med en halv time hver. Forslag om endrede serveringstidspunkt ble derfor sendt på høring til avdelingene. Tilbakemeldingene var varierte. Det var få innvendinger mot å utsette frokosten en halv time, men en rekke avdelinger påpekte at fremskynding av middagsserveringen ville få store konsekvenser på avdelingsnivå, da denne ville komme midt i vaktskifte og rapportskriving, og i ytterste konsekvens medføre behov for endrede turnusplaner på avdelingene. Prosjektgruppen konkluderte derfor med at belastningen og merkostnadene som ville oppstå på avdelingsnivå som følge av at middagsserveringen ble flyttet en halv time frem, ville overgå de besparelser kjøkkenet kunne oppnå med denne endringen. Dagens serveringstidspunkt for middagsservering foreslås derfor opprettholdt, samtidig som frokostserveringen utsettes med en halv time. Styresak 34/04 21.06.2004 2

Ny meny Etter anbefaling fra ekstern konsulent er det satt opp ny tre ukers rotasjonsmeny, mot tidligere fem ukers. Dette for å redusere antall vareslag i omløp, noe som forventes å ha positiv effekt på kostnader i forbindelse med bestilling og administrasjon av varelager. Ved utarbeidelsen av den nye menyen har en hatt høy fokus på varekostnad pr måltid. Det er søkt å finne fram til en sammensetning av matvarer som gir like høyt næringsinnhold og noe lavere råvarekostnader enn tidligere. Det vil fortsatt være mulighet for dietter og ønskekost. Menyen er gjennomgått og godkjent av ernæringsfysiolog, og oppfyller de omtalte retningslinjene fra statens ernæringsråd. Den nye menyen har vært i bruk i 1,5 mnd, og synes å være godt mottatt ute på avdelingene. Internbelastning av matvarer Pr i dag blir ikke forbruket av matvarer registrert på de enkelte avdelinger. Utover de faste måltidene frokost/lunsj/middag bestiller avdelingene kolonialvarer fra kjøkkenet, herunder brød og pålegg til kvelds, melk, saft, juice og lignende. Målinger foretatt i januar/februar viser at det er stor variasjon mellom de ulike avdelinger med hensyn til hvor mye kolonialvarer som forbrukes pr pasient. Det forventes at en ved å gi avdelingene budsjetter for, og foreta internbelastning av matvarer som bestilles utenom de ordinære måltidene, vil oppnå en økt kostnadsbevissthet rundt forbruket av matvarer. Ved fastsettelse av de enkelte avdelingers matvarebudsjett anbefaler ekstern konsulent at det tas utgangspunkt i kr 20 pr dag pr pasient. For avdelinger med spesielle behov kan det forhandles frem høyere budsjetter. For å standardisere bestillingsrutinene for matvarer er det utarbeidet et excelbasert bestillingssystem som også kan benyttes som grunnlag for regnskapsføring av matvareforbruket pr avdeling. Systemet skal være operativt fra 01.09.04. Avdelingene vil bli gitt nødvendig opplæring i bruk av systemet i forkant av dette. På sikt kan også internbelastning av frokost/lunsj/middag bli vurdert. Tilpasning av egen organisasjon i henhold til kravspesifikasjonen Pr i dag har hovedkjøkkenet 26,25 stillingshjemler og kantinene 5,15. Med det foreslåtte opplegget vil det være behov for 19,8 stillinger på kjøkkenet og 4,75 for kantinene. Det legges med andre ord opp til en reduksjon av antall årsverk med 6,85. Dette forventes å kunne gi besparelser i størrelsesorden 1,8-2,0 mill kr pr år. Pr dags dato ser det ut til at den forutsatte bemanningsreduksjonen vil kunne la seg gjennomføre uten at det oppstår overtallighet. I tillegg forventes det at økt kostnadsbevissthet, både ved kjøkkenets oppsett av menyer og ved avdelingenes bestillinger fra kjøkkenet, vil bidra til noe reduksjon av matvarekostnadene. Administrasjonen har imidlertid valgt å foreløpig ikke kvantifisere forventet besparelse som følge av dette. Innhenting av anbud fra eksterne leverandører i henhold til kravspesifikasjonen Det vil bli stilt samme personellmessige krav til potensielle eksterne leverandører som ved konkurranseutsettingen av renhold (jfr sak 9/04). Dette innebærer at det stilles krav om at leverandør overtar arbeidsgiveransvaret for samtlige ansatte på kjøkkenet og i kantinene på overtakelsestidspunktet. I et slikt tilfelle skal Arbeidsmiljølovens bestemmelser om virksomhetsoverdragelse følges. Av hensyn til de ansatte vil det i tillegg bli stilt krav til at det opprettes pensjonsforsikring for de ansatte som overdras fra Nordlandssykehuset, og at leverandøren er tilknyttet arbeidsgiverorganisasjon som har overenskomst med aktuelle arbeidstakerorganisasjoner i bransjen. Styresak 34/04 21.06.2004 3

Øvrige krav til anbydere fremgår av punkt 2.13 i vedlagte utkast til anbudspapirer. Disse kravene stilles for å sikre at Nordlandssykehuset velger en seriøs leverandør som samarbeidspartner (dersom ekstern leverandør blir valgt foran egen regi). Valg av fremtidig løsning Det er ønskelig å gjennomføre prøvedrift av kjøkkenet etter ny modell før anbudspapirene lyses ut. Dette for å kunne hensynta eventuelle forhold som oppstår i prøvedriftsperioden. Det legges derfor opp til utlysning av tilbudet rundt 01.12.04, med tilbudsfrist i midten av februar. På bakgrunn av Nordlandssykehusets kostnader ved kjøkkendriften i prøvedriftsperioden, beregnes forventede årlige kostnader dersom kjøkkenet fortsatt skal drives av egne ansatte. Kostnadene skal være beregnet og dokumentert innen tilbudsfristens utløp, og vil fungere som en akseptgrense ved sammenligning mot eksterne anbud. Valg av fremtidig leverandør vil basere seg på en helhetsvurdering av flere faktorer, herunder pris/økonomi, kvalitet og leveringssikkerhet. Det vises for øvrig til anbudspapirene, punkt 2.13. Nordlandssykehuset forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, slik at fortsatt drift i egen regi kan velges dersom dette viser seg å være rimeligste og beste løsning. Det er planlagt at valg av leverandør skal skje i løpet av mars 2005. Dersom ekstern leverandør velges, planlegges oppstart 1. mai. Det tas imidlertid forbehold om justering av tidsplanen. Økonomiske effekter forventes imidlertid å kunne tas ut allerede fra 1. september i år, når prøvedriftsperioden tar til. Det er signalisert endringer i momslovgivningen som vil kunne få betydning for valg mellom egen eller ekstern drift. En eventuell endring vil innebære at den konkurransefordel egen drift har ved at det må betales merverdiavgift på alt eksternt kjøp faller bort, fordi helseforetakene da vil gis adgang til å føre fradrag for merverdiavgiften som betales ved innkjøp av varer og tjenester. Ved valg mellom intern eller ekstern løsning vil kunnskap om regelverket på beslutningstidspunktet bli lagt til grunn. Velges intern drift vil denne opprettholdes i avtaleperioden på 3 år, selv om eventuell endring av momslovgivningen etter at beslutning er fattet medfører at ekstern løsning ville blitt rimeligere. Oppsummering Med utgangspunkt i gjennomført prosess knyttet til konkurranseutsetting av kjøkkentjenesten vil følgende endringer gi reduserte kostnader: Utsette frokostserveringen med 0,5 time Nye turnusplaner Gjennomføre 3 uker rotasjonsmeny i stedet for dagens femukers Internbelastning av matvarer på avdelingene Dette vil redusere personalkostnadene med 1,8-2,0 mill kr pr år. I tillegg kommer effekten av reduserte matkostnader. For assistentene vil nye turnusplaner bety at en må gå annen hver helg i stedet for hver 3. helg som i dag. Utover dette betyr ikke omleggingen økt belastning på personalet. Bemanningsreduksjonen antas å kunne gjennomføres uten overtallighet fordi stillinger har vært holdt vakant. Styresak 34/04 21.06.2004 4

Innstilling til vedtak: 1. Styret godkjenner den vedlagte kravspesifikasjonen som grunnlag for konkurranseutsetting av kjøkkendriften. Administrasjonen gis fullmakt til å foreta mindre justeringer av utkastet, herunder justeringer som følge av eventuelle forhold som avdekkes i prøvedriftsperioden. 2. Styret gir sin tilslutning til den videre planlagte prosess, herunder - oppstart med drift i henhold til vedlagte kravspesifikasjon 1. september - intern prøvedrift i september/oktober/november - utlysning av anbud innen 1. desember - valg av fremtidig leverandør innen utgangen av mars 2005 Dersom ekstern leverandør velges vil dette skje med virkning fra 01.05.05. Vedtak: Styresak 34/04 21.06.2004 5