Saksframlegg ELEKTRONISKE SAKSPAPIRER - FORSØKSPROSJEKT KOMITEINITIATIV FRA BYUTVIKLINGSKOMITEEN Arkivsaksnr.: 08/38931 Forslag til vedtak: Det etableres et prosjekt i samarbeid med It-tjenesten for utprøving av elektroniske sakspapirer i formannskapet. I prosjektperioden bør følgende gjennomføres/prøves ut: 1. I en pilotperiode (jan-april 2009) deltar et knippe av utvalgets medlemmer i utprøvingen, før hele utvalget går over til elektroniske saksdokumenter. 2. I prosjektperioden skal man: a. Prøve ut eksisterende dataløsning og vurdere behovet for etablering av en skreddersydd løsning med egen politikerportal. b. Vurdere og tilrå hvordan sakene skal presenteres på storskjerm i møtene i forhold til saksbehandlingen i møtet, presentasjon av kart og i forhold til publikum. c. Vurdere og tilrå framtidig pc-utrustning (Tablet pc/oa)for utvalgenes medlemmer. d. Kartlegge og tilpasse arbeidsprosesser for å få en effektiv og god sakshåndtering. e. Vurdere løsning for elektronisk saksbehandling for andre politiske organ, herunder bystyret. Saksfremlegg - arkivsak 08/38931 1
Bakgrunn Bystyret behandlet nedenstående forslag fra Byutviklingskomiteen på sitt møte 24.april 2008: Bystyret ser på Trondheim kommunes papirforbruk som en miljøutfordring. Hver måned sendes det ut store mengder saksutredninger, referater, møteinnkallinger osv i papirform, mens f. eks Bergen bystyre er blitt papirfritt. Dette vil ikke bystyret sitte stille og se på. Derfor ber bystyret rådmannen utrede en sak hvor byutviklingskomiteen kjører et pilotprosjekt i ett år, med oppstart januar 2009, der komiteens medlemmer får utdelt egen pc. Det forutsettes at nettilgang implementeres i pakken for de som har behov for det, og at saksutredninger blir lett tilgjengelig for komiteens medlemmer. Prosjektet evalueres innen slutten av 2009, og bystyret tar stilling til om ordningen innføres for alle bystyrets medlemmer. Endelig stilling taes til forsøksprosjektet når utredningen foreligger. Bystyrets vedtak: Forslaget fra byutviklingskomiteen oversendes rådmannen for utredning. Fakta og vurdering Trykking Grafisk senter har ansvaret for trykking av sakspapirene til alle politiske råd og utvalg. Utsendelse av sakspapirer skjer dels fra Grafisk senter (til bystyret og formannskapet), eller fra rådhuset hvor komitesekretær + kontormedarbeider sørger for konvoluttering, etikettering og frankering av sakspapirer før utsending, som skjer via Posten Norge. Saksdokumenter blir i dag trykket opp og distribuert også til varamedlemmer. Fra 2009 vil kun utvalgenes medlemmer få sakspapirer tilsendt. I tillegg er alle politiske saksdokumenter tilgjengelig for politikere og innbyggere på kommunens hjemmeside. Samlede trykkekostnader i løpet av ett år beløper seg til ca kr 1.254.000 Samlede portokostnader i løpet av ett år er anslått til ca kr kr. 230.000 Detaljert oversikt over porto og trykkekostnader for alle komiteer og utvalg finnes i vedlegg 1 Erfaring fra andre kommuner: Bergen kommune har nylig tatt i bruk elektroniske sakspapirer for byrådet. De har laget en spesialdesignet løsning for presentasjon av sakene. Alle politikerne har fått en såkalt Tablet pc (en spesiell bærbar Pc)som kan tilkobles nettet enten via bredbånd eller mobilnett. Med en Tablet PC kan man skrive (håndskrift) direkte på skjermen eller via tastatur. Elektroniske sakspapirer skal nå innføres også for bystyrets medlemmer, hvor Tablet pc-en i tillegg skal benyttes i voteringer. Drammen kommune har hatt elektroniske sakspapirer i flere år, og alle komiteer og bystyret får sine sakspapirer elektronisk. Sakspapirene er tilgjengelig via en egen politikerportal. Alle politikerne og varamedlemmer har bærbar pc og bredbåndstilkobling i heimen. Politikerne får melding på mobilen når sakspapirene er lagt ut. Overgang til elektroniske sakspapirer i Trondheim kommune. Gevinster: De totale trykkeutgifter for alle politiske saksdokumenter i løpet av ett år beløper seg til i overkant av 1,2 million kroner. Av dette utgjør trykking av bystyreheftene i overkant av 700.000 kr. De samlede portokostnader for utsending av politiske saksdokumenter ligger på ca 230.000 kr. i året. Saksfremlegg - arkivsak 08/38931 2
Arbeidstid knyttet til oppgaver som konvoluttering, frankering, posthåndtering og kopiering er ikke beregnet. Overgang til elektroniske sakspapirer vil gi miljømessige gevinster både i forhold til reduksjon av papirforbruk og redusert transport. Som følge av at det er besluttet at varamedlemmer fra 2009 ikke skal få saksdokumenter på papir, vil kommunen allerede fra dette tidspunkt ta ut en del av forannevnte gevinster. Infrastruktur Storsalen i Rådhuset har tilfredsstillende infrastruktur for å gå over til elektroniske sakspapirer (trådløst nettverk og storskjerm). Formannskapssalen og Bystyresalen har trådløst nettverk, men mangler storskjerm. Storskjerm kan være hensiktsmessig for bedre presentasjon av sakene under møtene, og er også ønskelig av hensyn til publikum. Ikke minst i saker med kart vil en storskjerm være et godt hjelpemiddel for politikerne under behandlingen. Det finnes ulike typer løsninger som bør vurderes. Datasystem Allerede i dag blir sakspapirene lagt ut på kommunens hjemmeside, hvor de er tilgjengelig både for politikere og innbyggere. Det er enkelt å ta ned sakspapirene fra dette nettstedet. Dersom man har full versjonen av programmet Adobe Akrobate standard er det mulig å skrive egne kommentarer, gule ut avsnitt i dokumentene osv. Priser Overgang til elektroniske sakspapirer forutsetter at den enkelte politiker har egen bærbar pc med mulighet for internett-tilkobling via bredbånd og/eller mobilnettet. I dag er det kun formannskapets medlemmer som har slik bærbart utstyr som er anskaffet via Trondheim kommune. Anskaffelse av bærbar pc pr stykk ca: kr. 16.000 Storskjerm for presentasjon i formannskap/bystyre pr stykk ca kr. 18.000 Fullversjon av Adobe Akrobate ca kr. 1.500 Årlig kostnad for support for pc utenom Tk-nett ca (avhengig av supportnivå) kr. 2.000 Årlig kostnad for support for pc i Tk-nett ca kr. 4.500 Internett-tilkobling i heimen, årlig kostnad pr abonnement ca kr. 7.500 Evnt tilkobling til mobilnett, pr måned fra ca kr. 400 (ikke påkrevet) kr. 4.800 Prosjekt for utprøving av elektroniske sakspapirer. I samarbeid med IT-tjenesten bør det gjennomføres et prosjekt for å prøve ut løsningen: 1. I en pilotperiode (jan-april 2009) deltar et knippe av utvalgets medlemmer i utprøvingen, før hele utvalget går over til elektroniske saksdokumenter. 2. I prosjektperioden skal man: a. Prøve ut eksisterende dataløsning og vurdere behovet for etablering av en skreddersydd løsning med egen politikerportal. b. Vurdere og tilrå hvordan sakene skal presenteres på storskjerm i møtene i forhold til saksbehandlingen i møtet, presentasjon av kart og i forhold til publikum. Saksfremlegg - arkivsak 08/38931 3
c. Vurdere og tilrå framtidig pc-utrustning (Tablet pc/oa)for utvalgenes medlemmer. d. Kartlegge og tilpasse arbeidsprosesser for å få en effektiv og god sakshåndtering. e. Vurdere løsning for elektronisk saksbehandling for andre politiske organ, herunder bystyret. Alt. 1. Elektroniske sakspapirer for byutviklingskomiteen Dagens eksisterende programløsning hvor man kan ta ned sakspapirene fra kommunens hjemmeside, taes i bruk. Bærbare pc-er benyttes. Pc-ene er ikke tilkoblet Tk-nett. Samlede kostnader for byutviklingskomiteens faste medlemmer: Investering: Anskaffelse av 15 stk pc-er m/aktuelle program ca kr. 270.000 Årlige driftskostnader Internettabonnement i heimen ca kr. 112.500 PC-support pr år ca kr. 30.000 Til sammen ca kr. 142.500 + evnt. mobiltilkobling Gevinster: Sparte trykkeutgifter pr år: ca kr. 25.000 Sparte portoutgifter ca kr. 27.000 Til sammen ca kr. 52.000 Miljømessige gevinster: Besparelse på ca 10 000 ark pr år Slik rådmannen ser det, er utgiftene forbundet med å starte hos byutviklingskomiteen relativt høye sammenlignet med de gevinster som oppnåes. Rådmannen har derfor tillatt seg å utrede også utprøving av løsningen for formannskapets medlemmer. Alt 2. Elektroniske sakspapirer for Formannskapets medlemmer Rådmannen har tidligere foreslått at formannskapet bør være først ute med å gå over til elektroniske sakspapirer uten at forslaget har blitt utredet videre. Begrunnelsen for at rådmannen foreslår dette er bl.a. Alle formannskapets medlemmer har allerede pc-er med support/driftsdriftsavtale som dekkes av kommunen. Alle formannskapets medlemmer har internett installert i heimen som dekkes av kommunen. Formannskapssalen har trådløst internett Formannskapet har ukentlige møter = større saksmengde Som heltidspolitikere er bruk av it-verktøy en del av hverdagen og dermed vil sannsynligvis også overgangen til elektroniske sakspapirer være enklere for denne gruppen. Seks av formannskapets medlemmer har i dag bærbar pc. Fire av formannskapets medlemmer har stasjonær pc som vil bli skiftet ut med det første pga alder, og enheten betaler bare mellomlegget mellom Saksfremlegg - arkivsak 08/38931 4
stasjonær og bærbar pc ved slik utskifting. Kun en bærbar pc må anskaffes. Saksfremlegg - arkivsak 08/38931 5
Kostnad for overgang til elektroniske sakspapirer for formannskapets faste medlemmer Investering: Anskaffelse av 1 stk bærbar pc samt oppgradering til bærbare pc-er ca kr. 50.000 Anskaffelse av 4 storskjermer i formannskapssalen (ikke påkrevet), ca kr. 72.000 Årlige driftsutgifter: Ingen økte årlige driftsutgifter. Gevinster: Sparte trykkeutgifter for formannskap og bygningsråd pr år: kr. 450.000 Reduksjon i antall pc-punkt det betales vedlikehold på (ved overgang til bærbare pc benyttes disse både på jobb og hjemme.) kr. 22.500 Til sammen kr. 472.500 Miljømessige gevinster: ca 120.000 ark pr år Konklusjon Med dagens stramme økonomiske situasjon vil rådmannen anbefale at utprøving av elektroniske sakspapirer bør starte i formannskapet, både fordi de faktiske utgifter med anskaffelse og årlige driftsutgifter blir vesentlig mindre enn ved en oppstart i byutviklingskomiteen, og fordi de miljømessige og økonomiske gevinstene vil være større. Det etableres et prosjekt i samarbeid med It-tjenesten for utprøving av elektroniske sakspapirer i formannskapet. I prosjektperioden bør følgende gjennomføres/prøves ut: 1. I en pilotperiode (jan-april 2009) deltar et knippe av utvalgets medlemmer i utprøvingen, før hele utvalget går over til elektroniske saksdokumenter. 2. I prosjektperioden skal man: a. Prøve ut eksisterende dataløsning og vurdere behovet for etablering av en skreddersydd løsning med egen politikerportal. b. Vurdere og tilrå hvordan sakene skal presenteres på storskjerm i møtene i forhold til saksbehandlingen i møtet, presentasjon av kart og i forhold til publikum. c. Vurdere og tilrå framtidig pc-utrustning (Tablet pc/oa)for utvalgenes medlemmer. d. Kartlegge og tilpasse arbeidsprosesser for å få en effektiv og god sakshåndtering. e. Vurdere løsning for elektronisk saksbehandling for andre politiske organ, herunder bystyret. Rådmannen i Trondheim, 29.oktober 2008 Elin Rognes Solbu kommunaldirektør Anne Hofstad rådgiver Saksfremlegg - arkivsak 08/38931 6
Vedlegg: politisk statistikk/ oversikt Saksfremlegg - arkivsak 08/38931 7
POLITISK STATISTIKK/ OVERSIKT Råd/utvalg Antall møter gj.snitt antall saker pr år gjennom snitt antall sider/pr sak Antall eksemplar pr møte Trykke kostnad 2007 Porto kostnad 2007 Bystyret 12 330 (ca 100 sendes pr post) 715.000 160.000 Formannskapet 41 400 6 100.000 0 Bygningsråd 22 150 15 350.000 0 Byutviklingskomiteen 10 65 10 25.000 27.000 FN-komiteen 10 60 1 25.000 5.000 Helse og velf.komiteen 10 30 6 13.000 10.000 Kontrollkomiteen 10 40 6 37 (22 sendes pr post) 10.000 Kultur, idrett, 10 25 6 13.000 8.000 friluft Oppvekstskom 10 30 6 13.000 10.000 Tilsammen 1.254.000 230.000 I tillegg kommer diverse uanmeldte utsendinger Alle tall er ca-tall. Saksfremlegg - arkivsak 08/38931 8