MANDAT FOR Program for overgang til strukturert journal Endringslogg Versjon Dato Endring 0.1 24.04.15 Førsteutkast 0.8 28.04.15 Gjennomgått mellom Nina, Jan Eirik og Gunnar 0.9 26.05. 15 Revidering etter PForum 1.0 18.06.15 Godkjent i NIKT styre(se referat 17.06.2015) INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OVERORDNET VISJON... 2 2. PROGRAMBEGRUNNELSE OG MÅL... 2 3. USIKKERHET OG UTFORDRINGER... 23 4. AVGRENSINGER OG RAMMER... 3 5. GJENNOMFØRINGSSTRATEGI OG ORGANISERING... 3 6. TIDSPLAN MED ESTIMERT INNSATS OG KOSTNAD... 4 Side 1 av 5
1. OVERORDNET VISJON Samordning av neste generasjons strukturerte EPJ-løsninger mellom de 4 helseregionene og deres leverandører vil medføre at EPJ-systemene kan støtte spesialisthelsetjenestens behov bedre ved at felles tjenester i EPJ tilbys likt og med høyere kvalitet. 2. PROGRAMBEGRUNNELSE OG MÅL Nasjonal IKT har gjennom de senere år gjennomført en rekke felles tiltak i form av felles utredninger, publisert på nasjonalikt.no, for å tilrettelegge for utvikling av en tjenesteorientert, strukturert og prosesstøttende EPJ. Nasjonal IKT HF ønsker å kunne ta steget videre, og sørge for å samordne overgang til neste generasjons EPJ, uavhengig av hvilke leverandører som skal levere produkter til RHFene. Ved opprettelsen av et program for samordning av overgang til strukturert journal har man en nasjonal forankring før innføring av strukturert journal i hver region. Programmet har som mål å samordne utvikling, implementering og bruk av strukturert EPJ, og vil romme prosjekter som resulterer i felles nasjonale føringer på disse områdene. Effektmål for programmet Bedre kvalitet på: o Klinisk dokumentasjon o Klinisk tilgjengelig prosess- og beslutningsstøtte o Pasientforløp for likeverdige helsetjenester i regionene o Administrativ styringsinformasjon og andre sekundærformål Likere krav til - og nivå av datasikkerhet, pasientsikkerhet og helsetjenester generelt. Raskere og mer konsistent informasjonstilgang på tvers av helseregionene Høyere effektivitet og reduserte kostnader med etablering av beste praksis Økt fleksibilitet for fremtidige endringer Resultatmål for programmet Et forankret rammeverk av nasjonale standarder/føringer/anbefalinger på 5 områder: 1. Felles minimumskrav til infrastrukturplattform og drift 2. Felles prinsipper for integrasjon mellom kliniske løsninger (felles integrasjonsgrensesnitt mot kurve-, medikasjon-, laboratorie-, bilde- og andre fagsystem) 3. Felles implementering og oppsett av like EPJ- og fagsystemer 4. Felles arbeidsprosesser og overordnede rutiner i strukturert journal 5. Felles krav til forvaltning og opplæring Felles nasjonalt forankret forvaltning av nasjonale standarder med føringer mellom RHFene. 3. USIKKERHET OG UTFORDRINGER Innsalg av konsept: Side 2 av 5
Beslutningstakere i spesialisthelsetjenesten er vant til å ha kontroll over egne utredningsprosjekt og innføringsprosjekt, der samordning oftest begrenses til eget RHF. Et nasjonalt program for overgang til strukturert journal vil kreve at aktørene, både hvert RHF, helseforetak, private institusjoner og IKT-tjenesteansvarlige, må forholde seg til felles føringer. Programmet trenger derfor bred nasjonal forankring. Omfang av spesialiserte EPJ-system: Utenom generelle løsninger som DIPS, finnes det mange spesialiserte EPJ-systemer. Fase 1 vil derfor kartlegge hvilke spesialiserte system som brukes for å prioritere samordning av løsningene. Ressurstilgang: Det er behov for deltakelse fra helseforetakene for informasjonsutveksling, utarbeidelse av generelle føringer og gjennomføring av prosjekter lokalt. Samtidig er RHFenes evne til å avgi ressurser fra helseforetak til prosjekter er begrenset. Programmet må derfor basere seg på å skape et rammeverk som de regionale og lokale prosjekt må forholde seg til, og arbeide innenfor. Gjennomføring av nasjonale workshopsamlinger må basere seg på representasjon og gjenbruk fra arbeid som allerede er utført i regionene. 4. AVGRENSINGER OG RAMMER Programmet skal jobbe med endringer og tilpasninger av større omfang, utenfor dagens EPJ forvaltning. Programmet skal IKKE: samordne drift og forvaltning av dagens EPJ - fordi endringer der håndteres av forvaltningen i RHF-ene, evt. med samordningsstøtte fra Nasjonal IKT EPJ Systemeierforum (SEF) med tilhørende samordningsråd. velge systemleverandører på vegne av RHF-ene. Resultater fra programmet kan likevel påvirke markedet og RHF-enes framtidige valg. Programmet skal regelmessig vurdere avgrensning og samarbeid med andre prosjekter på nasjonalt nivå. For eksempel skal programmet bidra til standardisert implementering og bruk av resultater fra Helsedirektoratets program for Terminologi og kodeverk. Programmet skal implementere offentlige krav gjennom Helsedirektoratets EPJ-standard og Norm for informasjonssikkerhet(normen). Programmet skal også foreslå tilpasninger av Normen og EPJ-standard når det er nødvendig for å oppfylle programmets mål. Resultater fra pågående prosjekt for Terminologi og kodeverk og En innbygger en journal forventes å bli implementert i Normen og EPJ-standard. 5. GJENNOMFØRINGSSTRATEGI OG ORGANISERING Hele programmet gjennomføres i faser og i henhold til metoderammeverket Managing Successfull Programmes (MSP). Programmets prosjekter vil gjennomføres i henhold til DIFI sin prosjektveiviser. Side 3 av 5
Identifiser Fase 1 Fase 2 Fase 3-n Fase n BP1 BP2 BP3-n BPn BPn+1 Forme og planlegge Beslutte felles nasjonale føringer Gjennomføre fase 3-n Avslutte Figur 1: Programmets faser Dette mandatet gjelder for fase 1: Forme og planlegge, og besluttes i Beslutningspunkt 1 (BP1). I Beslutningspunkt 2 vil revidert mandat og programdirektiv fremlegges for beslutning. Organisering for fase 1: Programmets eier: Styret i Nasjonal IKT Programstyringsgruppe: Utnevnes av styret i Nasjonal IKT Programleder: Nina Bjørlykke Assisterende programleder(fag): Gunnar Jårvik Programmets eier beslutter programmandat for fase 1 og for fase 2. 6. TIDSPLAN MED ESTIMERT INNSATS OG KOSTNAD Programmets totale varighet vil gå over flere år. Fase 1 har en varighet frem til 30. oktober 2015 og leverer følgende: Revidert programmandat Programdirektiv Programplan og budsjett Programbegrunnelse (kost/nytte) Programorganisering og styringsstruktur Oversikt over interessenter og aktører, og plan for involvering og forankring Felles nasjonale føringsområder Et sett av prosjektdirektiver for neste fase Estimerte kostnader fase 1: Budsjett fase 1 (i arbeidsdager) 2015 2016 2017 2018 Programledelse 60 Regional koordinator Helse Nord 10 Regional koordinator Helse Midt 10 Regional koordinator Helse Sør-Øst 10 Regional koordinator Helse Vest 10 Sum 100 Fase 1: NIKT finansierer programleder og utredninger med egne ansatte innenfor budsjett for 2015. RHF finansierer regional koordinator med 5 arbeidsmøter (hvorav 3 fysiske møter) og lesetid mellom møtene, 10 dagsverk per RHF. I tillegg vil NIKT dekke møteromskostnader. Reisekostnader dekkes av de enkelte aktørene. Side 4 av 5
Forventninger til påfølgende faser: Fase 2 er estimert til å ha en varighet på 6-9 måneder og vil gjennomføre et sett av prosjekter for å beslutte felles nasjonale føringer, tilrettelegge forvaltning av føringene, og beslutningsunderlag for neste gjennomføringsfase. Fase 3-n vil omfatte et sett av gjennomføringsprosjekter for å samordne neste generasjons EPJ for likeverdige helsetjenester. Side 5 av 5