1 Samordning av Felles EPJ i Helse Vest - EN Felles EPJ Løsning Terje Marthinussen, Helse Vest RHF September 2012 Gunnar Jårvik, Helse Vest IKT as
2 Hensikt og mål HENSIKT Gi innblikk i samordning av Felles EPJ i Helse Vest og hvorfor en etablerte EN Felles EPJ løsning MÅL Definere hva er en Felles EPJ løsning Gi innsyn i hvordan Felles EPJ løsningen er levert av Felles EPJ programmet i Helse Vest Klargjøre utfordringer og nytte med EN Felles EPJ løsning
Felles EPJ i Helse Vest Norges største gjennomførte helse IT prosjektprogram: Systemerstatning (fase 1) gjennomført fra 2008 til sommer 2011. Fase 2 systemforbedring og gevinstrealisering avsluttet sommer 2012 Om lag 20,000 brukere Om lag 67 integrasjoner Konvertering av om lag 2 millioner journaler og 50 millioner journaldokumenter Investeringsbudsjett på om lag 400 millioner kroner (i tillegg kommer helseforetakenes driftskostnader ved innføringen)
5 Teoretisk rammeverk for prosjektprogram Basert oss på Project Management Institute portefølje, program og prosjektstandarder Du finner dette på www.pmi.org Diverse faglitteratur
6 Hvorfor En Felles EPJ løsning Økt kvalitet og pasientsikkerhet Pga. samarbeid om å finne beste praksis for bruk av felles EPJløsning pga. enklere og mer effektiv forvaltning, opplæring og bruk av løsningen pga. enklere og sikrere drift av IT-infrastruktur pga. enklere og mer effektiv prosjektgjennomføring med system- /integrasjonsutvikling. Utgangspunkt for fremtidens EPJ med prosess-, beslutnings- og tiltaksstøtte Pga. at vi har ryddet i eget hus, har vi orden nok til å håndtere kaos ved «EPJ 2.0» Pga. bedre evne til å motta nye løsninger regionalt Pga. bedre støtte for personvern: Evne til å håndtere tilgangskontroll og logging Standardisering av begreper er vanskelig nok, om en ikke skulle gjøre måtte strukturere informasjonsmodellene i flere systemer
7 Prinsipper Rydde før bygge Ett felles arkitektur målbilde Felles retning og prioritering Felles innføringsmodell, prosesser, verktøy og metoder Velprøvd programvare og innføringsbistand Regionaliser oppgaver der det er mulig Respekter det lokale der det er lokalt og spesifikt Etabler føringer for løsningen og ett endringsregime til dem Forankring
Regionale føringer Prosess Teknologi Innføring Endring Modell, prosess og metodikk bestilt fra Linjen v Endringsledelse Gevinst realisering
Suksesskriterier Kost Realisme i rammebetingelser Forståelse i toppledelsen for at et slikt program krever mye kalendertid, intern ressursinnsats og penger Vilje og evne til å prioritere programmet i den årlige porteføljeprosessen Kvalitet Evne og fleksibilitet til å justere kurs, prioriteringer og fokus over tid Trekke erfaringer fra de første prosjekter og justere innføringsmodell for etterfølgende prosjekter Tilpasse styringsmodell, oppfølgingsmekanismer, ressursbruk og verktøy til den portefølje av prosjekter man til en hver tid har Nytte Tid
Suksesskriterier Sterk ledelsesforankring og velfungerende styringsmodell Regionalt Programstyre bestående av adm. dir. fra hvert HF samt Helse Vest IKT og tillitsvalgte har sikret regional helhetsfokus og forankring Lokale EPJ Direktørmøter har på samme måte sikret forankring mot ledelsen i det enkelte helseforetak Operativ styring gjennom programledelsen for å sikre kontroll på tid, kost og kvalitet i prosjektene Styringsmodellen er godt beskrevet i programdirektiv for å klargjøre ansvar og beslutningsmyndighet
Suksesskriterier Profesjonell, forutsigbar og verdiskapende programledelse Oppfølging av tid, kost og kvalitet Plassere ansvaret for endringsledelse og gevinstrealisering Enhetlig tilnærming og gjennomføring av prosjektene Lim og katalysator mellom prosjektene Støtte og oppfølging i forhold til prosjekter og prosjektledere Balanse mellom formalisme og fleksibilitet Etablering og drift av sentrale prosesser og verktøy på tvers av prosjektene Ressursallokering Endringshåndtering Samhandlingsløsninger (Sharepoint, Prosjektplassen)
Fonna 21.05 The situation room
Suksesskriterier Velprøvd programvare Ingen detaljert kravspesifikasjon, men fokus på å ta i bruk DIPS med de muligheter og begrensninger standard programvare gir Streng vurdering av behov for spesialtilpasninger for Helse Vest har bidratt til å redusere risiko knyttet til fremdrift og kvalitet En profesjonell og erfaren implementeringspartner DIPS/Deloitte har bidratt med omfattende erfaring fra andre innføringsprosjekter Meget dyktige og profesjonelle konsulenter har bidratt til fokus på fremdrift, kvalitet og kontinuitet fra prosjekt til prosjekt
Suksesskriterier Etablering av regionale prosjekter for integrasjon og infrastruktur Regionalt integrasjonsprosjekt (RINT) har bidratt til at vi har bygd og utnyttet integrasjonskompetanse best mulig. Dette gjelder både spesifisering, utvikling, oppfølging av 3. part og testing. Regionalt infrastrukturprosjekt (RIP) har bidratt til at vi har klart å etablere og drifte en meget omfattende og kompleks infrastruktur som understøtter mange prosjekter uavhengig av hvordan den normale driften i Hele Vest IKT blir håndtert
Suksesskriterier Etablering av forvaltningsapparat for Felles EPJ løsningen parallelt med prosjektinnføringen Felles EPJ forvaltningsmodell har gitt programledelse og prosjektledere ro og rom til å fokusere på kommende prosjektaktivitet i stedet for å tilpasse avlevert løsning. Regionalt arkitekturteam (RAT) har bidratt med faglig kompetente innstillinger til videre behandling av arkitektur- og løsningssaker spilt inn fra prosjektledere (RHF), systemansvarlige (HF), og forvaltningsledere (HVIKT). Regionalt EPJ fagforum har sikret enighet på tvers av helseforetak, private institusjoner og IKT-selskapet om endringer etter erfaring i drift.
Utfordringer erfart Interessenthåndtering og forankring er omfattende, vanskelig og viktig i så store omstillinger Overlevering til forvaltning og ansvarsdeling program/prosjekt/linje i perioden etter driftsstart Scope creep (Dette virker la programmet ta ansvar for dette og ) Styringslinjer program/prosjekt/linje/epj direktørmøte må være klare og omforente Balansert rapportering (ikke for mye/ikke for lite) Dialogmøter Et middel for å justere byråkratisering Spennvidde i styring er utfordrende Operasjonell styring vs. Overordnet styring
17 Utfordringsbilde framover Konsolidering av database Innføring av talegjenkjenning Samhandlingsreformen Oppfølging av gevinstrealisering Regional og nasjonal oppfølging av systemleverandører (DIPS og tilgrensende systemer) Overvåkning (klinisk og teknisk) Oppgradering
En felles løsning implementert og forvaltet med 4 databaser DB FDE DB BGO DB HAU DB SVG Felles infrastrukturplattform Felles integrasjonsplattform Felles konfigurering av DIPS PAS/EPJ Felles arbeidsprosesser og prosedyrer EPJ senter Lokale rutiner EPJ senter Lokale rutiner EPJ senter Lokale rutiner EPJ senter Lokale rutiner Felles regional forvaltning og utvikling Felles EPJ løsning
Modell av rammeverket Felles EPJ løsning: Felles infrastrukturplattform Felles integrasjonsplattform Felles konfigurering av felles kliniske IKT-system Felles arbeidsprosesser og prosedyrer Virksomhetsrutiner Virksomhetsrutiner Virksomhetsrutiner Virksomhetsrutiner Virksomhetsrutiner Felles regional forvaltning og utvikling
20
Støttefoiler 21
Overordnet programplan 2008 2009 2010 2011 Regional programstyring Regionalt arkitekturteam LOP - 4 Fase 1 Stavanger Fase 2 Stavanger Fase 1 Bergen Fase 2 Bergen Regional t hovedprosjekt Oracle Financials Integrasjon Papirlite RUS Talegjenkjenning Pilot OF-DIPS 5.1 Pilot Fase 1 Fonna Harmonisering Førde EPJ 2020 Strategi EKG - Database Fase2 Fonna Fase2 Førde Forenklet brukeradministrasjon Erstatningsjournal Felles DB Forprosjekt DIPS - Oppgradering RINT - Integrasjoner RIP - Infrastruktur - 22
Felles integrasjonsplattform Felles integrasjonsstrategi DB HAU DB BGO Felles integrasjonsplattform DB SVG Felles tjenestekatalog og standardisert meldingsformat - Raskere og rimeligere leveranser - Enklere, rimeligere og mer skalerbart vedlikehold - Plattform for trygg meldingsflyt DB HAU
Felles infrastrukturplattform
Standardisert Infrastruktur dokumentasjon
Felles konfigurering av DIPS Systemoppsett og kodeverk 429 oppsettsparametere for konfigurering av DIPS 162 slike systemoppsett styres best lokalt 118 ulike felleskodeverk og tusenvis av kodeverdier fremkommer i felter i DIPS 53 slike felleskodeverk styres best lokalt. Hva som styres lokalt er regionalt vurdert Regionale kodeverk vedlikeholdes likt på tvers av databaser og virksomheter