PROTOKOLL FRA MØTET 21. JANUAR 2010 KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 21. JANUAR 2010 KL. 08.30 PÅ MØTEROM 3, RÅDHUSET I SANDNES SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 01/10 Forvaltningsrevisjonsrapport: Kvalitet i skolen; tilpasset opplæring 02/10 Forvaltningsrevisjonsrapport: Elektronisk behandling av sensitive opplysninger 03/10 Bestilling av selskapskontroll: Sørmarka Flerbrukshall IKS 04/10 Kontrollutvalgets årsmelding 2009 05/10 Egenkontroll i kommunene - orientering om rapport 06/10 Oversikt over status prosjekter og kontroller, januar 2010 EVENTUELT Rådmannen møter for å orientere om diverse rutiner vedr. saksbehandling Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51976590, som sms til mobiltlf. 98806776 eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sandnes, 14.01.09 Kenneth Austrått Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet
PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sandnes Møtenr.: 1 Møtedato: 21. januar 2010 Utvalgssaksnr.: 1/10-6/10 Innkalt: Kenneth Austrått Leif O. Larsen Karen Margrethe Mjelde Ellen Brunes Alfred Frantzen Forfall: Ingen Andre: Rådmann Tore Sirnes, Sandnes kommune Forvaltningsrevisor Svein Kvalvåg, Rogaland Revisjon IKS Forvaltningsrevisor Frode Gøthesen, Rogaland Revisjon IKS Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad, Rogaland Revisjon IKS Sekr.leder Wencke S. Olsen, RKS Innledningsvis orienterte rådmann Tore Sirnes om diverse saksbehandlingsregler, delegasjonsreglement m.m. i Sandnes kommune. Deler av orienteringen ble gitt i lukket møte, da den omhandlet personalsak. Møtet ble lukket i hht. KL 31.3. Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møte 10. desember 2009 ble godkjent uten merknader. 01/10 Forvaltningsrevisjonsrapport: Kvalitet i skolen Forvaltningsrevisor Svein Kvalvåg orienterte om rapporten. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: 1. Bystyret i Sandnes slutter seg til de samlede kommentarer og anbefalinger som går fram av forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet i skolen tilpasset opplæring. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging. Kontrollutvalget får melding om hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp ca 6 mnd. etter at rapporten er vedtatt i bystyret. 02/10 Forvaltningsrevisjonsrapport: Elektronisk behandling av sensitive opplysninger Forvaltningsrevisor Frode Gøthesen orienterte om rapporten. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt.
VEDTAK: 1. Bystyret i Sandnes slutter seg til de samlede kommentarer og anbefalinger som går fram av forvaltningsrevisjonsrapporten Elektronisk behandling av sensitive personopplysninger. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging. Kontrollutvalget får melding om hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp ca 6 mnd. etter at rapporten er vedtatt i bystyret. 03/10 Bestilling av selskapskontroll - Sørmarka Flerbrukshall IKS Kontrollutvalget ba om at det i tillegg til revisors forslag til problemstillinger også ble sett nærmere på de problemstillingene som er nevnt i FSK sak 119/09. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Sandnes bestiller selskapskontroll i Sørmarka Flerbrukshall IKS i tråd med det utkastet til prosjektmandat som foreligger. 2. Kontrollutvalget ber om at prosjektet prioriteres foran andre bestilte prosjekter i Sandnes. 04/10 Kontrollutvalgets årsmelding 2009 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Sandnes vedtar kontrollutvalgets årsmelding for 2009. 2. Årsmeldingen oversendes bystyret til orientering. 5/10 Egenkontroll i kommunene - orientering om rapport Sekretariatsleder orienterte kort om rapporten. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget tar saken til orientering. 06/10 Oversikt over status prosjekter og kontroller, januar 2010 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget tar statusoversikten for januar 2010 til orientering.
MELDINGER 1/10 Klage vedr. dispensasjon Postveien 142 (oppheving av vedtak) Meldingssaken ble tatt til orientering EVENTUELT Ingen saker. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200900004 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 21.01.2010 01/10 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT; KVALITET I SKOLEN Bakgrunn: Kontrollutvalget bestilte den 02.04.09 forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet i skolen. Rapportens formål var å undersøke om Sandnes kommune sikrer tilpasset opplæring i grunnskolen i henhold til sentrale og lokale føringer. Ut fra dette formålet er revisor bedt om å se nærmere på følgende: Hvilke prosedyrer og retningslinjer har kommunen og skolene for å sikre tilpasset opplæring? Hvordan har skolene organisatorisk og kompetansemessig lagt til rette for tilpasset opplæring? På hvilken måte og i hvilken grad gis det i praksis individuelt tilpasset opplæring o Hvilke arbeidsmåter nyttes for å målsette og gjennomføre individuelt tilpasset opplæring? o Hvilke variasjoner er det mellom skolene og hvordan forklares dette? o Hvordan opplever elever og foreldre kvaliteten på den tilpassede opplæringen? Hvordan evalueres praksis og hvordan omsettes evalueringene i forbedringstiltak? Saksutredning: Sekretariatet har mottatt rapporten for framlegging i kontrollutvalget før videresending til bystyret. Revisor har brukt utvalgte krav i opplæringsloven og kommunenes egne planer og førende dokumenter som revisjonskriterier ved utforming av rapporten. Analysene bygger på Dokumentstudier Intervjuer med skoleledelse og spesialpedagogiske koordinatorer ved 4 skoler Samling med norsklærere i 6. klasse fra 7 skoler Samling norsklærere i 9. klasse fra 5 skoler Nøkkeltallsanalyser Oppstarts- og oppsummeringsmøte med fagstab skole Rapporten viser ingen vesentlige lovmessige avvik. Den peker derimot på en del problemområder som kommunen anbefales å arbeide videre med. Kommunen anbefales derfor å Vurdere hva man kan gjøre for å tilpasse undervisningen bedre til de faglig sterke elevene. Se nærmere på om det kan være aktuelt å legge til rette for en bedre pedagogisk erfaringsdeling mellom skolene. Vurdere skolenes tidsbruk til pedagogisk arbeid og tid til aktiviteter utenom undervisningen. Følge opp den lave svarprosenten fra foreldreundersøkelsen. 2
Sikre gode overganger mellom barnehage og barneskole, og mellom barnetrinn og ungdomstrinn. Etablere kommunale retningslinjer for hva elevmappen skal inneholde og for oversendelse av opplysninger. Det kan vurderes å utarbeide en felles kommunal mal for skolenes utviklingsplaner. For utdyping av revisors funn og anbefalinger vises det til rapporten. Det gjøres også oppmerksom på revisors leserveiledning øverst på s. 1 i rapporten. Iflg. Revisjonsforskriftens 8, 2. skal administrasjonssjefen (rådmannen) gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som kommer fram i rapporten. Administrasjonssjefens kommentarer skal også fremgå av selve rapporten, og finnes i sin helhet i rapportens kap. 4. Rådmannen tar revisors anbefalinger til orientering, og nevner at kommunen allerede jobber aktivt med målrettede tiltak innenfor flere av de nevnte områdene. De enkelte anbefalingene fra revisor gjennomgås deretter, der rådmannen kommenterer rapportens funn og anbefalinger samt skisserer hva som skal jobbes videre med framover. Rådmannen har til slutt knyttet tilleggskommentarer til enkelte andre punkter i rapporten. Kontrollutvalget har iflg. forskrift ansvar for å se til at bystyrets vedtak i fbm forvaltnings- revisjon følges opp av administrasjonen. Det foreslås derfor at det bes om tilbakemelding på dette ca. et halvt år etter at rapporten er ferdigbehandlet i bystyret. Sekretariatet foreslår at rapporten overendes Utvalg for kultur og oppvekst for framlegging/ behandling parallelt med at den videresendes bystyret for sluttbehandling. Kontrollutvalget innstiller til bystyret i denne saken. Forslag til VEDTAK: 1. Bystyret i Sandnes slutter seg til de samlede kommentarer og anbefalinger som går fram av forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet i skolen tilpasset opplæring. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging. Kontrollutvalget får melding om hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp ca 6 mnd. etter at rapporten er vedtatt i bystyret. SANDNES, 09.12.2009 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport 3
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200900006 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 21.01.2010 02/10 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: ELEKTRONISK BEHANDLING AV SENSITIVE OPPLYSNINGER Bakgrunn: Kontrollutvalget bestilte denne rapporten på sitt møte den 12. februar 2009. Formålet med rapporten skal være å vurdere kommunens systemer og rutiner for informasjonssikkerhet, avgrenset til elektronisk behandling av sensitive personopplysninger. Det ble ut fra formålet vedtatt å se nærmere på følgende problemstillinger: Hvilke systemer og rutiner har kommunen for å ivareta krav til informasjonssikkerhet ved elektronisk behandling av sensitive personopplysninger? I hvilken grad etterlever kommunen kravene til informasjonssikkerhet? Hvem har tilgang til sensitive personopplysninger? Hvilke systemer har kommunen for å spore/ loggføre hvem som har vært inne og sett på personopplysningene? Hvilke korrigerende tiltak bør eventuelt iverksettes for å sikre tilfredsstillende informasjonssikkerhet? Kontrollutvalget presiserte at en forutsetter at sporing av hvem som har vært inne i taushetsbelagte datasystemer tas inn under pkt. 1 og 2 i mandatforslaget. Saksutredning: Sekretariatet har mottatt rapporten for framlegging i kontrollutvalget før videresending til bystyret. Ved utarbeiding av rapporten har revisor intervjuet ansvarlig kommunaldirektør og IKTdrift, samt systemansvarlige for fagsystemene innenfor pleie- og omsorg, helse- og sosialtjenesten, PP-tjenesten og barnevernstjenesten. Revisor har også har vurdert praksis i Sandnes opp mot blant annet kravene i personopplysningsloven med forskrift, og kommunens egen håndbok for informasjonssikkerhet. Hovedinntrykket fra rapporten er at kommunene har de tekniske løsningene som skal sørge for at reglene blir fulgt. Avvikene knytter seg til de organisatoriske tiltakene som kreves. Revisor har ikke funnet at sensitive opplysninger er kommet på avveie, men kan likevel ikke garantere at dette ikke skjer. Ut fra rapportens funn er revisor hovedanbefaling at kommunen bør gjennomføre risikovurderinger og kontroller i henhold til gjeldende regler og kommunens informasjons-sikkerhetshåndbok. Herunder anbefales at kommuneledelsen bør: Gjennomføre risikovurderinger når datasystemer endres eller det oppstår endringer i trusselbildet Kontrollere at de sikkerhetstiltak som er besluttet etablert, faktisk er iverksatt og fungerer 4
Kontrollere at sikkerhetsmål, strategi og organisering av kommunens datasystem er i samsvar med virksomhetens behov Forbedre sine rutiner for avviksbehandling For utdyping av revisors funn og anbefalinger vises det til rapportens kap. 1.3, side 22. Iflg. Revisjonsforskriftens 8, 2. skal administrasjonssjefen (rådmannen) gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som kommer fram i rapporten. Administrasjonssjefens kommentarer skal også fremgå av selve rapporten, og finnes i sin helhet på side 5 i rapporten. Rådmannen uttaler at revisors vurderinger og anbefalinger i stor grad samsvarer med egne funn og vedtatte tiltak i 2009. Rådmannen vil på bakgrunn av anbefalingene sette i verk følgende tiltak: 1. Avsette tilstrekkelige ressurser, slik at tilfredsstillende informasjonssikkerhet opprettholdes. 2. Gjennomføre risikovurderinger når datasystemene endres, eller når det oppstår endringer i trusselbildet. 3. Sørge for tilfredsstillende rutiner for å gjennomføre egenkontroller. 4. Gjennomføre ledelsens årlige gjennomgang med utgangspunkt i vedtatte rutiner. 5. Forbedre rutinene for avviksbehandling. Kontrollutvalget har iflg. forskrift ansvar for å se til at bystyrets vedtak i fbm forvaltnings- revisjon følges opp av administrasjonen. Det foreslås derfor at det bes om tilbakemelding på dette ca. et halvt år etter at rapporten er ferdigbehandlet i bystyret. Kontrollutvalget innstiller til bystyret i denne saken. Forslag til VEDTAK: 1. Bystyret i Sandnes slutter seg til de samlede kommentarer og anbefalinger som går fram av forvaltningsrevisjonsrapporten Elektronisk behandling av sensitive personopplysninger. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging. Kontrollutvalget får melding om hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp ca 6 mnd. etter at rapporten er vedtatt i bystyret. SANDNES, 12.01.2010 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport 5
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200900072 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 21.01.2010 03/10 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL MED FORVALTNINGSREVISJON - SØRMARKA FLERBRUKSHALL IKS Bakgrunn: Bystyret i Sandnes vedtok på møte den 15. desember 2009 følgende i forbindelse med sak ang. økonomiplan for Sørmarka Flerbrukshall IKS: Bystyret gir med hjemmel i kommunelovens 77 og 80 i oppdrag til kontrollutvalget i Sandnes om å iverksette selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Sørmarka flerbrukshall IKS. Det er bystyrets intensjon at kontrollen gjennomføres felles på vegne av de fire eierkommunene Stavanger, Randaberg, Sola og Sandnes. Kontrollutvalget bes sørge for slik koordinering mht. gjennomføringen av oppdraget. Bystyret ber kontrollutvalget prioritere dette oppdraget foran de kontroller som fremgår av vedtatt plan for selskapskontroll, slik at resultatene kan fremlegges by-/kommunestyrene i eierkommunene snarest mulig. Saksutredning: Kontrollutvalget har bedt revisor legge fram utkast til prosjektmandat vedr. denne selskapskontrollen i tråd med bystyrets vedtak. Det vises til vedlagte utkast til prosjektmandat. Revisor foreslår at det gjennomføres en selskapskontroll med forvaltningsrevisjon, der en ser nærmere på: 1. Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? 2. Hvilke rapporteringsrutiner er lagt opp mellom selskap og kommuner mht. budsjett og regnskap? 3. Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser, offentlighet, HMS og etikk? 4. Hva skyldes underbudsjetteringen og kunne dette være unngått eller meldt tidligere? 5. Er anbudsgrunnlaget for hallen fullstendig iht. de planer som forelå ved prosjekteringen? Det er foreløpig gitt varierende signaler på om alle eierkommunene vil delta i prosjektet. Forutsatt at alle eierkommunene deltar, vil Sandnes kommunes del av prosjektet utgjøre 40 timer. I tråd med vedtak i bystyret i Sandnes bes revisor om å forsere dette prosjektet på bekostning av andre bestilte prosjekter i Sandnes. 6
Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Sandnes bestiller selskapskontroll i Sørmarka Flerbrukshall IKS i tråd med det utkastet til prosjektmandat som foreligger. 2. Kontrollutvalget ber om at prosjektet prioriteres foran andre bestilte prosjekter i Sandnes. SANDNES, 14.01.2010 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Utkast til prosjektmandat 7
21.01.10 sak 3/10 vedlegg
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800003 : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 21.01.2010 04/10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2009 Bakgrunn Sekretariatet har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Sandnes for 2009. Årsmeldingen skal oppsummere kontrollutvalgets arbeid i løpet av forrige år. Saksutredning Årsmeldingen tar i grove trekk for seg kontrollutvalgets arbeid i 2009. Den er satt opp etter omtrent samme mal som tidligere årsmeldinger. Eventuelle endringer som måtte komme i fbm. kontrollutvalgets behandling vil bli innarbeidet i årsmeldingen før den videresendes bystyret til orientering. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Sandnes vedtar kontrollutvalgets årsmelding for 2009. 2. Årsmeldingen oversendes bystyret til orientering. SANDNES, 05.01.2010 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2009 8
21.01.10 sak 4/10 vedlegg
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800003 : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 21.01.2010 05/10 EGENKONTROLL I KOMMUNENE - ORIENTERING OM RAPPORT Bakgrunn: Kommunal- og regionaldepartementet oppnevnte i november 2008 ei arbeidsgruppe for å se nærmere på kommunenes egenkontroll. Gruppas mandat ligger vedlagt. Rapporten fra gruppas arbeid foreligger nå. Resultater fra denne rapporten vil bl.a. være et vesentlig tema på årets kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen. Saksutredning: Arbeidsgruppa har hatt i alt 10 medlemmer. I tillegg har en spesialrådgiver fra KRD møtt som observatør. Gruppas medlemmer har bestått av 2 ordførere, 2 rådmenn, 2 kontrollutvalgsledere, fagdirektør i Den Norske Revisorforening, daglig leder i Norsk Kommunerevisorforbund, en seniorrådgiver i KRD samt en førsteamanuensis ved Høgskolen i Oslo. Rogaland har vært representert i gruppa ved rådmann Inger Østensjø, Stavanger kommune. Rapporten er på i alt 140 sider, og vil bli oversendt medlemmene på e-post for gjennomsyn. Rapporten er delt inn i to hovedområder. Del 2: Aktørene og virkemidlene i egenkontrollen og del 3: Samspillet mellom aktørene. Ut fra dette munner rapporten ut i 85 tilrådninger for styrket egenkontroll i kommunene. For oversikt over alle tilrådingene vises det til vedlegget. Arbeidsgruppa har gjennom sitt arbeid kommet fram til tre hovedanbefalinger for å styrke egenkontrollen: Internkontrollen til administrasjonssjefene i kommunene må utvikles og styrkes Det må være god forståelse av rollene og godt samspill mellom aktørene i egenkontrollen, det vil si kommunestyret, kontrollutvalget, administrasjonssjefen og revisor. Kompetansen hos revisor og i sekretariatene må være høy, og bør sikres. Går en inn i rapporten, vil en se at mange av tilrådingene omhandler kontrollutvalgenes arbeid, ikke bare det som er foreslått overfor kontrollutvalget selv. Anbefalingene retter seg mot: Kontrollutvalget (inkl. sekretariat) Administrasjonssjefen Revisor Kommunestyret og fylkestinget Kommunen som eier Fylkesmannen Organisasjonene i kommunesektoren (KS) Forskningsmiljø Staten Nedenfor finnes et kort sammendrag over de viktigste tilrådingene. (Se vedl. 2 for oversikt over samtlige anbefalinger.) 9
Kap 2: Aktørene og virkemidlene i egenkontrollen Under avsnittet om kontrollutvalget (11 tilrådinger) foreslås det bl.a. nye regler for valg av kontrollutvalg, hovedregel om åpne møter i kontrollutvalget, styrket opplæring og endring i valgbarhetsreglene. Gruppas flertall foreslår ikke utvidede retter for mindretallet i kontrollutvalget, da man mener dette først og fremst er aktuelt i kommuner som har parlamentarisk styreform. Sekretariatene er en del av kontrollutvalget, og er derfor også nevnt under dette punktet. Her foreslås evaluering av ordningen, kartlegging av kompetanse og ressurstilgang og presisering av hvem som kan fungere som sekretariat for kontrollutvalgene. Når det gjelder kommunenes egen internkontroll (15 tilrådinger), er tilrådingene først og fremst rettet mot administrasjonssjefen og forslag for å styrke internkontrollen og rapportering og informasjon om denne. Det pekes også på behov for rettledere innenfor området. Rapporten har et eget avsnitt om internkontroll ved anskaffelser (6 tilrådinger). Disse går i hovedsak ut på tydeliggjøring av retningslinjer, ansvar og roller. Det pekes i tillegg på behovene for lett tilgjengelige systemer og avtaler (noe som også har vært poengtert i forvaltningsrevisjonsrapporter innenfor området). Blant øvrige tilrådinger vedr. internkontrollen (6 tilrådinger) foreslås bl.a. også å klargjøre om revisor skal vurdere om finansforvaltninga er i tråd med finansreglementet i kommunen. Rapporten har også flere tilrådinger innenfor regnskapsrevisjon (12 tilrådinger). Dette omfatter bl.a. behov for bedre informasjon til kontrollutvalget på flere områder, kartlegging av kompetanse i revisjonen, krav om bedre informasjon om den interne kvalitetskontrollen, forslag om statlig tilsyn av kommunale revisorer, sertifiseringsordning, skifte av oppdragsansvarlig revisor hvert 7. år, samt øvrige orienteringer til kontrollutvalget/ kommunestyret. Når det gjelder forvaltningsrevisjon (10 tilrådinger) foreslås bl.a. at det i større grad utarbeides statistikker og oversikter, krav om lettleste rapporter, poengtering av viktigheten av at den overordnede analysen er basert på risiko og vesentlighetsvurderinger, krav om publisering av ferdigbehandlede rapporter, viktigheten av gode bestillinger (skolering av kontrollutvalg og sekretariater), viktigheten av at revisor presiserer hva en rapport omfatter og evt. ikke omfatter og at revisor bør orientere kontrollutvalget dersom man avdekker forhold som kunne vært gjenstand for forvaltningsrevisjon. Innenfor området selskapskontroll (10 tilrådinger) presiseres at en del av begrepene innenfor området bør avklares. Viktigheten av eierskapsmeldinger/oversikter blir også pekt på, samt samordning av kontroller mellom eierne. En tar også opp behovet for samordning av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskaper. Det pekes også på at man bør få lovfestet innsyn i 27-selskaper som er egne rettssubjekter. Behov for forskning på enkelte områder innenfor selskapskontrollen/samt statistikk nevnes også. Gruppa ble spesielt bedt om å se nærmere på: Åpne møter i kontrollutvalget (se avsnitt ang. kontrollutvalget) og kontroll med de kirkelige fellesrådene (2 tilrådinger). Her konkluderer gruppa med at man bør sikre god dialog mellom disse og kommunene, og at dersom det er ønskelig vil kommunene lokalt kunne stille vilkår som sikrer kontroll med deres tilskudd. Gruppa foreslår ingen vesentlige endringer i dagens praksis. 10
Kap 3: Samspillet mellom aktørene Når det gjelder kommunestyret og kontrollutvalget(4 tilrådinger), peker arbeidsgruppa først og fremst på kommunestyrets ansvar for å sette av tilstrekkelige ressurser til kontrollutvalgets arbeid. Det pekes også på viktigheten av å avklare rollene som kontrollutvalgsmedlem. Arbeidsgruppa poengterer at når det gjelder samspillet mellom kontrollutvalget og administrasjonssjefen (2 tilrådinger) bør administrasjonssjefen få alle innkallinger til kontrollutvalgsmøtene. I tillegg bør kontrollutvalget trekke inn administrasjonssjefen i arbeidet med den overordnede analysen. (Begge tiltakene er gjennomført lokalt). Gruppa har også sett på samspillet mellom revisor og administrasjonssjefen (3 tilrådinger). Her pekes på behov for rettledning om hva revisor skal utføre, og hva som skal rapporteres mellom aktørene. Det tas også her opp forhold knyttet til Offentlighetsloven, både når det gjelder tidspunkt for offentliggjøring av rapporter og dokumenter mellom kontrollutvalget, revisor og administrasjonen. Til slutt har arbeidsgruppa sett nærmere på samspillet mellom egenkontrollen og Fylkesmannen (4 tilrådinger). Arbeidsgruppa ber her om en avklaring på om revisor skal melde fra i tråd med kravene i hvitvaskingsloven, at kommunene bør sørge for at tilsynsrapporter fra fylkesmannen behandles i folkevalgte organer, at sekretariatene holder kontrollutvalgene orientert om rapporter fra fylkesmannen som har interesse for kontrollutvalget og at fylkesmannen pålegges å holde seg orientert om planer og resultater av den kommunale egenkontrollen (inkl. kontrollutvalget). Avslutningsvis kommer arbeidsgruppa med følgende anbefalinger: Kontrollutvalgene gjør en jobb de kan være stolte av: Kontrollutvalgene må fortelle om hva de gjør, og kommunestyret må lytte! Kontrollutvalgene, revisorene og sekretariatene gjør mye godt arbeid: Vis det, legg rapporter ut på nettet og skriv slik at alle kan forstå! Det nytter å drive kontrollarbeid: Kommunene må vise at de lærer og forbedrer seg. La innbyggerne få vite om det! Kontrollarbeid i en kommune kan føre til læring også for andre: Kontrollutvalgene må dele erfaring med hverandre! Saken er en orienteringssak, det skal ikke gis høringsuttale el. l. på nåværende tidspunkt. Saken legges derfor kun fram til orientering/diskusjon. En eventuell høringsuttale vil komme på et senere tidspunkt. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar saken til orientering. SANDNES, 05.01.2010 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Gruppas mandat Oversikt over tilrådinger i rapporten 11
21.01.10 sak 5/10 vedlegg 1
21.01.10 sak 5/10 vedlegg 2
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800005 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 21.01.2010 06/10 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER, JANUAR 2010 Bakgrunn: Kontrollutvalget får på hvert møte orientering om status på bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, se vedlegg. Saksutredning: Vedlagte følger en oversikt over bestilte prosjekter som ennå ikke er behandlet i kontrollutvalget, med oppdatert oversikt fra revisor over antatt dato for ferdigstillelse. Beregnet kostnad til det enkelte prosjekt er også tatt med. Vedlegget inneholder også oversikt over når administrasjonen skal gi lovpålagt tilbakemelding til kontrollutvalget på hvordan bystyrets vedtak knyttet til det enkelte prosjektet er fulgt opp. For fullstendig oversikt over prosjekter i inneværende valgperiode finnes til slutt liste over helt ferdigbehandlede prosjekter. Til dette møtet foreligger forvaltningsrevisjonsrapportene Kvalitet i skolen - tilpasset undervisning og Elektronisk behandling av sensitive opplysninger til behandling. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar statusoversikten for januar 2010 til orientering. SANDNES, 09.01.2010 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Statusoversikt 12
21.01.10 sak 6/10 vedlegg