Å rsrapportering 2013, pulje 1

Å rsrapportering 2013, pulje 1 Frist 1. februar 2014. Merkes Saman om ein betre kommune: Årsrapportering 2013 pulje 1 Kommune: Luster kommune Dato: 28.01.2014 Prosjektleder (navn og tlf.nr): Trond Helge Eide, 57685525 1.1 Hvorfor og hvordan rapportere Rapporteringen er svært viktig for programmet. Det er gjennom rapporteringen at programmet kan dokumentere resultater av arbeidet lokalt. Med resultater mener vi: Dokumentere bevegelse: Dette betyr at dere bør tilstrebe å tallfeste så mye som mulig. Vi ønsker å vite om hvordan situasjonen var når dere startet opp, og hvordan det har utviklet seg. Læring og ny praksis: Er det noe i prosjektet som har bidratt til at dere har lært noe og som har medført endret praksis i kommunen? Vi ønsker at dere beskriver dette så godt som mulig. Utfordringer: Har dere hatt spesifikke utfordringer? Har dere opplevd hindringer som har gjort at ting har stoppet opp eller endret kurs underveis? Vi ønsker at dere beskriver dette så godt som mulig. Beskriv også hvordan dere har løst utfordringene. Vi ønsker også at rapporteringen skal oppleves som en nyttig evaluering lokalt. Derfor ønsker vi at prosjektleder i samarbeid med prosjektgruppe/styringsgruppe, eventuelt andre, utarbeider rapporteringen. Husk at rapporteringen kan være et virkemiddel i arbeidet med å forankre prosjektet i kommuneorganisasjonen, og et utgangspunkt for å profilere innsatsen utenfor kommuneorganisasjonen. På siste side i skjemaet fyller dere inn hvilket organ rapporten er behandlet i. Dersom dere ikke har fått behandlet rapporten før 1. februar vil vi at dere likevel sender inn rapporteringen og at dere ettersender behandlet rapport når dette er gjort. Rapporteringen er delt inn etter tema. Dere trenger bare å fylle ut for det temaet/de temaene dere jobber med. 1

Alle fyller ut punktene 1.3, 1.4 og 1.9 Sykefravær: Kommuner som har sykefravær som tema fyller i tillegg ut punktet 1.5 Heltid: Kommuner som har heltid som tema fyller i tillegg ut punktet 1.6 Kompetanse/Rekruttering: Kommuner som jobber med kompetanse/rekruttering fyller i tillegg ut punktet 1.7 Omdømme: Kommuner som jobber med omdømme fyller i tillegg ut punktet 1.8. Fyll ut så godt og fyldig som mulig. Det er ikke tilfredsstillende å vise til det som er rapportert, eller sendt inn tidligere. Vi er opptatt av å vite hvordan prosjektet har utviklet seg siden dere rapporterte sist. Dere kan legge til rader om det er behov for det. Dere kan også slette rader eller de punktene dere ikke trenger å fylle ut. 1.2 Frist for rapporteringen Frist er 1. februar. For at kompetansemiljøet skal klare å levere i tide er vi avhengig av at dere har rapportert innen denne fristen. Er det noe som er uklart kan dere kontakte: Mette Mannsåker, 22 24 68 89 Ina Kathrine Ruud, 22 24 68 68 Fredrik Rivenes, 22 24 72 40 Vi anbefaler også at dere leser rapporten Saman om ein betre kommune, gjennomgang av kommunenes årsrapportering. Dette er oppsummeringen av Pulje 1 sin årsrapportering fra 2012. 1.3 Hvilket tema arbeides det med Jobbes det med flere av temaene i programmet settes det flere kryss. Nærvær Heltid Kompetanse-rekruttering Omdømme Annet, spesifiser: 2

1.4 Mål Her ønsker vi å dokumentere hovedbevegelsen i prosjektet, og status i forhold til ønsket sluttresultat. Dere kan selve legge til flere linjer om det er behov for det. 1.4.1 Hovedmål/effektmål Her beskriver dere hovdmålet/effektmålet for prosjektet. Dette målet skal beskrive hensikten med prosjektet. Det ønskede resultatet for effektmålet er ønsket status når prosjektet er over. Effektmål Ønsket resultat Nullpunkt (ÅR:..) Når siste måling Resultat siste måling Bidra til god rekruttering og kompetente tilsette, som igjen er avgjerande for kvaliteten på dei kommunale tenestene. Utvikle og innføre nye system og tiltak som vil forbetre arbeidet med rekruttering og kompetanseutvikling på kort og lang sikt. 1.4.2 Delmål/Resultatmål Her beskriver dere ønsket resultat av selve prosjektet. Resultatmål Ønsket resultat Nullpunkt (ÅR:..) Når siste måling Resultat siste måling Del 1. Utarbeide Strategi for rekruttering og kompetanseutvikling i Luster kommune 2013 2016 Få vedteke nytt overordna styringsdokument; Strategi for rekruttering og kompetanseutvikling, med overordna føringar for- og eit nytt system for arbeidet med rekruttering og kompetanseutvikling Nov. 2011 01.01.2014 Vedteke i kommunestyret 14.02.2013. Etablert nytt system for arbeidet med rekruttering og kompetanseutvikling for perioden 2013-2016 og tiltaksplanar for 2014.01.20 Del 2. Utvikle/innføre eige introduksjonsprogram for nye tilsette Implementere nytt introduksjonsprogram heile organisasjonen Nov. 2011 01.01.2014 Nytt introduksjonsprogram er vedteke og gjort 3

gjeldande frå 01.01.2014 Del 3. Utvikle/innføre kurs/kompetanseportal med opplegg for e-læring Kommentarer: Her kan dere gi kommentarer til resultatet av de målinger dere har foretatt. Dersom dere eksempelvis ikke er i rute, og/eller har opplevd andre bieffekter av prosjektet kan det også beskrives her (dokumenter gjerne med tall). 4

1.5 Kompetanse/rekruttering 1.5.1 Hovedfokus i prosjektet Her ønsker vi at dere spesifiserer hva som er hovedfokus i prosjektet og hvilke spesifikke målgruppe av ansatte rekrutterings/kompetanseutviklingstiltakene er rettet mot. Forsøk også å spesifisere antall ansatte dette gjelder. Legg gjerne til flere linjer om det er hensiktsmessig. Kompetanseutvikling av kommunens egne ansatte Rekruttering av nye medarbeidere Sett kryss Målgruppe av ansatte Heile organisasjonen Antall ansatte 2012 Antall ansatte 2013 1.5.2 Tiltak Tiltak er de aktiviteter som gjennomføres i prosjektet for å oppnå målene. Tiltak * Gjennomført I gjennomføring Planlagt Kompetanseregistrering pr tilsett Kartlagt kompetansebehaldning Kompetanseanalyse pr tenesteområde Nytt system for arbeidet med rekruttering og kompetanseutvikling Kartlagt no situasjon og erfaringar for mottak av nytilsette. Nytt introduksjonsprogram Kartlegge behov og omfang for ev. e-læring Med tiltak menes eksempelvis strategisk kompetanseplan, x antall kurs i xx for xx ansatte, rekrutteringsarbeid. Forsøk å beskrive både innhold og mengde. Erfaringer: Her kan dere si noe mer om erfaringer. Har dere eksempelvis gjennomført/avsluttet tiltak kan dere beskrive hva dere opplever at dere har oppnådd. Det kunne vore nyttig å hatt ein temadag i starten av prosjektet for å forankre prosjektet enno betre. 5

1.5.3 Utfordringer Programmet er opptatt av å lære av de erfaringene som gjøres lokalt og finne områder for forbedring. Vi vil derfor gjerne vite om eventuelle utfordringer/hindringer. Vi ønsker å få innblikk om dette gjelder forhold kommunen selv kan påvirke, eller hvorvidt dette ligger utenfor kommunens kontroll. Vi er også opptatt av hva dere har gjort for å løse disse ufordringene. Lokale hindringer/utfordringer Beskrivelse Utfordringar og forbetringspotensiale: Prosjektarbeidet Det har vore noko utskifting i prosjektgruppa undervegs og litt forfall til prosjektmøtene. Av ulike grunnar har me ikkje hatt deltaking frå politisk nivå på nettverkssamlingane. Trepart-samarbeidet har vore etablert men kunne kanskje hatt meir samhandling. Prosjektgruppa kunne vore inndelt i fleire arbeidsgrupper med ansvar for ulike tema. Utfordrande å nytte prosjektkompetansen og prosjektmetodikken godt nok. Tillitsvalde i prosjektgruppa har ikkje vore med på leiarmøta. Kompetanse og rekrutteringsarbeidet Utfordrane å sjå viktige strategiar over lang tid Ei utfordring å halde fokus på kva som er drivarane våre Utfordring i høve punkt 1.6 (istrategi for rekruttering og kompetanseutvikling 2013-2016) Læringsarenar. Dette er tiltak som krev både langsiktig strategisk arbeid og som det ikkje er utarbeidd konkrete tiltak for. Dette er viktig i det vidare arbeidet med forankring og implementering. Prosjektet har kanskje hatt større fokus på smarte tiltak enn på strategi. Forankring i organisasjonen kunne vore eige tiltak for å sikre dette enno betre. Til dømes omtala temadag (med Linda Lai) for å starte kommunikasjon og forankring i organisasjonen som det vart starta planlegging av, men ikkje gjennomført. Sentrale hindringer/utfordringer Hva er gjort for å løse utfordringene? Utfordringar og forbetringspotensiale som er identifisert over vil vere naturlege å ta med seg i det vidare arbeidet og ved rullering av det overordna planverket: Strategi for rekruttering og kompetanseutvikling. 6

1.5.1 Hva ønsker dere å fremheve fra prosjektet Her kan dere beskrive mer av hva dere ønsker å fremheve fra prosjektet deres. Dette kan være gode prosesser dere ønsker andre bør få vite om, verktøy dere har utviklet eller resultater dere er spesielt fornøyd med. Nytt system for arbeidet med rekruttering og kompetanseutvikling Eit viktig element i prosjektet er ei omlegging av det systematiske arbeidet med rekruttering og kompetanseutvikling. Det nye systemet vil bli slik: 1. Strategisk plan for rekruttering og kompetanseutvikling (PRK): Ny politisk vedteke fireårig Strategisk plan for rekruttering og kompetanseutvikling som gjev overordna og langsiktige føringar for arbeidet. 2. Årleg arbeid jf. årshjulet tiltaksplanar pr. tenesteområde: Det årlege arbeidet vert regulert av kommunen sitt etablerte årshjul, slik: Innan 1. september: Tenesteeiningane utarbeider framlegg til tenesteplan med eige kapittel om rekruttering og kompetanseutvikling. Einingane skal her kome med framlegg til konkrete tiltak i høve rekruttering og kompetanseutvikling. Strategi for rekruttering og kompetanseutvikling og eigen kompetanseanalyse gjev føringar for arbeidet. Medio desember: Kommunestyret vedtek budsjettet som gjev mål og økonomiske rammer for arbeidet. Innan 1. februar: Rådmannen vurderer og prioriterer innmeldte tiltak med grunnlag i Strategi for rekruttering og kompetanseutvikling og vedteke budsjett, og utarbeider ein samla tiltaksplan for rekruttering og kompetanseutvikling pr. tenesteområde. Dette vil vere eit nytt styringsdokument. Fyrste versjon av desse tiltaksplanane vil vere ferdige innan 1. februar 2014. Tenesteområdeinndelinga er den same som i budsjettet, der ein og finn overordna mål og styringsmål for kvart område. Innan 15. februar: Tenesteeiningane ajourfører sine tenesteplanar med grunnlag i vedteke budsjett og tiltaksplan, samt evaluerer kompetansetiltak frå førre år i samband med årsrapportering. 7

Nytt introduksjonsprogram: Luster kommune sitt program for introduksjon og oppfølging av nye medarbeidarar gjeld primært for arbeidstakarar med ein avtalt prøvetid på inntil seks månader i høve til arbeidsmiljølova 15-6. Deler av programmet kan også nyttast ved intern rekruttering og flytting av medarbeidarar. Programmet består av tre hovudfasar før, ved og etter arbeidstakar sin tiltreding. Overskriftene er førebuing, mottak og oppfølging. Det skal sikre god introduksjon til arbeidsoppgåvene, arbeidsmiljøet og organisasjonen. Vidare sikre oppfølging av arbeidstakar si tilpassing til arbeidet ved fysisk tilrettelegging, praktisk informasjon, utprøving, rettleiing og evaluering undervegs. Nye medarbeidarar skal bli kjend med arbeidsgivar sine krav og rettar til arbeidstakarar. Det blir føresett at nye medarbeidarar aktivt orienterar seg og stiller spørsmål om tilhøve som vedkjem arbeidet. Vi ønskjer at arbeidstakar vil trivast og yte sitt beste hjå oss. Det er utarbeida ei felles sjekkliste som skal nyttast uavhengig av type stilling og arbeidstilhøve. Den enkelte stilling/eining kan i tillegg ha eigne sjekklister for å dekke eigne faglege eller einingsspesifikke behov. Einingsleiar har ansvar for å introdusere og følgje opp sine arbeidstakarar. Einskildoppgåver kan utførast av andre, til dømes avdelingsleiar/tilsvarande eller fadder/personlig rettleiar. Rådmannen har i tillegg til ansvar for nye leiarar i leiargruppa og einingsleiarar, også ansvar for eit felles introduksjonsseminar for nye medarbeidarar. Arbeidstakar skal ha ein kopi av felles sjekkliste første arbeidsdag. Det skal for kvar oppgåve kryssast om den er utført eller uaktuell. Utfylt sjekkliste blir arkivert på arbeidstakaren si personalmappe i sak-/arkivsystemet. 8

Introduksjonsseminar for nye medarbeidarar Dette er eit nytt tiltak i samband med introduksjonsprogrammet og er eit årleg seminar som skal gjennomførast siste fredag i august i Kommunestyresalen på rådhuset, jf. Årshjulet. Seminaret er tenkt lagt opp slik: Ansvar: PO (invitasjon, gjennomføring mm) Utført Uaktuelt Sign Dato Agenda med atterhald om endringar: 09.00 09.30, Ordførar: Opning Om kommunen (politisk nivå, politisk arbeid mm) 09.30 10.00, Rådmann: Om administrasjon, overordna organisering, styringssystem mm. Resultat, utfordringar, forventningar 10.00 10.30, PO (personal og organisasjon): Organisering på einingsnivå, arbeidsprosesser, mynde, ansvar, medverknad mm. LKK: Viktige reglement, andre aktuelle dok, avvik PAUSE (15 min) 10.45 11.30, PO (personal og organisasjon): Personalpolitikk, reglement, Utviklingsarbeid, system for kompetanseutvikling 11.30 12.00 Felles lunsj 9

1.6 Egenevaluering av arbeidet så langt Her gjør dere kvalitative vurderinger av arbeidet så langt. Matrisen er hentet fra Innocos modell for vurdering av gode innovasjonstiltak De fem fundamenter sannsynligheten for suksess, noe tilpasset. Denne finnes på programmets nettsider. Styringsgruppen/prosjektgruppen kan i felleskap diskutere seg igjennom hvert enkelt punkt, og gi punktet en score fra 1-6, der 1 er lavt og 6 er høyt. Bruk gjerne resultatene fra gjennomgangen til å revidere prosjektplan. Beskriv hva som er foretatt på hvert enkelt punkt Behov (hensikt) Hva er behovet (hensikten/ufordringen)? I hvilken grad har dere i foretatt undersøkelser for å komme fram til behovet? Beskriv hva dere har gjort. Vurdering 4 Behov/hensikt: God rekruttering og kompetente tilsette er svært viktig for organisasjonen og for kvaliteten på kommunale tenester. Nye system, ny plan og nye tiltak vil forbetre arbeidet med rekruttering og kompetanseutvikling på kort og lang sikt. Nytt introduksjonsprogram vil forbetre mottaket av nytilsette og sikre god oppstart i nytt arbeid. I startfasen av prosjektet gjorde me ein kartlegging av no-situasjonen i kommunen: No situasjon i Luster kommune: Kommunen har over tid arbeid systematisk med kompetanseutvikling og har til no klart å rekruttere godt. Kommunen har ein kommunal plan for kompetanseutvikling og ein eigen kompetanseplan for pedagogisk personale i grunnskulen. I kompetanseplan for pedagogisk personale er kartlegging av kompetanse, kompetansebehov og sentrale føringar, førande for kva etter- og vidareutdanning kommunen vil prioritere. Kommunen har arbeidd med kompetansekartlegging tidlegare (ikkje fullført, ikkje komplett og blir no restarta i samband med prosjektet Saman om ein betre kommune). Tal kvalifiserte søkjarar varierer utifrå kva slags stillingar som vert lyst ut. Ein har til no hatt søkjarar til alle utlyste stillingar, og det er svært sjeldan at ein ikkje har fått kvalifiserte søkjarar (har hendt ved utlysing av sjukepleiarstillingar). Det er spesielt innan grunnskule at tal søkjarar har gått ned, men kommunen har framleis kvalifiserte søkjarar til undervisningsstillingar. Det har over tid vore få søkarar til rektorstillingar. Kommunen har i dag lite turnover av kvalifisert utdanna. Der det har 10 vore mest turnover er stillingar i administrasjonen. Med grunnlag i gjeldande alderssamansetjing i organisasjonen vil det i løpet av planperioden bli størst avgang av hjelpepleiarar/fagarbeidarar

og heimehjelp. Kommunen nyttar årleg mykje ressursar til kompetanseutvikling: Felles (heile Felles Oppvekst Einingane organisasjonen) 620 000,- 125 000,- * Ca 1 000 000,- ** * Øyremerkt til etter/vidareutdanning av pedagogisk personale ** Sum henta frå 11501-Kurs i rekneskapen (i tillegg kan det vere utgifter til reise/opphald og vikarar). Løsning (tiltak) Løser tiltakene det aktuelle behovet/hensikten? I hvilken grad har dere målt at løsningen/tiltaket dekker behovet? Beskriv hva som er gjort. Det er for tidleg å seie om våre tiltak løyser våre behov fullt ut. Me har tru på at dei gjennomførde tiltaka ( Overordna Strategisk plan for rekruttering og kompetanseutvikling, eit nytt introduksjonsprogram for nytilsette samt oppbygging av ein e-læringsportefølje) vil gjere kommunen i stand til betre å møte utfordringane med rekruttering og kompetanseutvikling på kort og lengre sikt. 3/4 Prosjektledelse I hvilken grad har dere støttet opp om prosjektledelsen? Beskriv hva som er gjort. 3/4 Team (prosjektgruppe/styringsgruppe) Hvordan har dere satt sammen prosjektgruppen/styringsgruppe? I hvilken grad har dere fått den kompetansen dere trenger i prosjektgruppe/styringsgruppe? I hvilken grad har teamene støttet prosjektleder? Hvor mange møter har dere hatt? Beskriv. 3/4 Prosjektorganisering: Prosjekteigar: Styringsgruppe: (5 møte) - Rådmann - Administrasjonsutvalet Prosjektleiar: - Kvalitetsleiar Trond Helge Eide Prosjektgruppe: (11 møte) - Trond Helge Eide (kvalitetsleiar) - Gunvor Kjos Wenjum (personal og organisasjon) - John Olaf Røhme (Ass. rådmann) - Inger Marie Evjestad (ute i permisjon). - Anne Siri Bentsen, Hovudtillitsvald - Ingeborg B. Eikeberg, Hovudtillitsvald 11

Administrativ arbeidsgruppe: (løpande kontakt og kortare møte) - Trond Helge Eide - John Olaf Røhme - Gunvor Kjos-Wenjum Forankring Beskriv hva dere har gjort for å forankre prosjektet? (medvirkningsprosesser/informasjonstiltak/rapporteringsmøter med kommuneledelse etc ) Beskriv og tallfest så langt som mulig. Møte i prosjektgruppa (11) Møte/handsaming i styringsgruppa (5) Møte med leiargruppene innan Pleie og omsorg, Oppvekst og Teknisk/Administrasjon, kontakt mot resten av einingane/tenesteområda Informasjon til alle via Kvalitetsrapportane (kvartalsvise) Informasjon til den utvida leiargruppa i kommunen Framlegg til strategisk plan lagt fram for Formannskapet og vedteke i Kommunestyret 14. februar 2012. Nytt introduksjonsprogram for nye tilsette, handsama i Administrasjonsutvalet og vedteke administrativt. 3/4 Endringer i forhold til prosjektplan siden forrige rapporteringstidspunkt Hvilke endringer er gjort siden forrige evaluering? Har dere sett behov for ytterligere endringer? Hva? Beskriv. Me vurderer å redusere/endre på vår del 3. av prosjektet; Utvikle/innføre ein kompetanseportal med opplegg for e-læring. Me er klar over at det er andre (med større førestnader enn oss) som er i gang med utvikling av ein kompetansemodul, læringsløp og e-læring. (sjå utdrag under). I lys av dette vurderer me å endre vår del. 3 til å utvikle ein e-læring portefølje (utarbeide nye og samle/kjøpe inn relevante eksisterande e-læringskurs og publisere/gjere dei tilgjengelege via vårt kvalitetsystem, LKK) Frå Vesterålen regionråd si side: http://www.vestreg.no/rkk/nyheter.asp?id=1647&l=1 Lager e-læring for hele Norge I to dager er fire regioner fra Telemark samlet i Vesterålen. Sammen med vesterålskommunene skal de jobbe ut en kompetanseportal og e-læringskurs som skal gi mer og god kunnskap og kompetanse i kommunene. KommIT er med på laget, og resultatet skal alle kommuner i landet få bruke. - Dette er kjempespennende. Vi har to prosjekter som passer i hverandre som hånd i hanske, sa assisterende rådmann og personalsjef Espen Bjørnsund Gundersen ved start av arbeidsøkta tirsdag 12. november. 12

Skape nasjonale resultater De to prosjektene som skal samarbeide er prosjektet Læringsløpet, som regionene Kongsberg, Grenland, Midt-Telemark og Vest-Telemark står for. Vesterålen går inn med e- læringsprosjektet Kompetansemotor for Vesterålsregionen. De to prosjektene har også fått med seg KommIT, som er Kommunenes sentralforbund sin satsing på samordning av IKTutfordringene i kommunesektoren. Sammen skal regionene fra Telemark, kommunene i Vesterålen, RKK i Vesterålen og KommIT skape et nasjonalt system for e-læring og deling av e-læringskurs. De skal sørge for en teknisk plattform som er robust og skalerbar. De skal bidra til innholdet: e-læringskurs, webinarer, brukerforum, guider og der og da-trening. De skal sørge for et rollekart. - Digitaliseringskompetanse er viktig i kommunene i dag. Det blir artig å se hva vi kan få til. Vi i KommIT har tro på dette, sa Lars Sverre Gjølme, kunnskapsminister i KommIT. E-læringskurs og webinarer som julepresang Læringsløpet, prosjektet i Telemark, har allerede på plass flere e-læringskurs, presentert i en portal i programvaren Moodle. I tillegg har de lenket opp flotte e-læringskurs, som er utviklet av andre samarbeidspartnere. Kommunene i Vesterålen er kommet langt i sitt samarbeid om felles kompetanseheving. Regionen har felles kompetanseplan og felles kompetanseheving gjennom RKK og trepartsamarbeidet Saman om ein betre kommune. Sted Dato Gaupne, 28.01.2014 Underskrift Rapporten er/blir behandlet i Administrasjonsutvalet (ADU) i vårmøtet Dersom dere ikke rekker å få behandlet rapporten før den 1. februar, sender dere allikevel inn rapporten slik at vårt kompetansemiljø kan starte jobben med å oppsummere. Ettersend melding når dere får rapporten behandlet. 13