Forholdet mellom kommunen og boligstiftelsen

Forholdet mellom kommunen og boligstiftelsen - Porsgrunn kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr: 705 017 2008

Innholdsfortegnelse Sammendrag...iii 1 Innledning...1 1.1 Bakgrunn og formål...1 1.2 Avgrensing...1 1.3 Problemstillinger...2 2 Metode og kvalitetsikring...2 2.1 Metodevalg og gjennomføring...2 2.2 Høring...2 3 Revisjonskriterier...2 3.1 Organisering og drift av stiftelsen skal være i samsvar med lovgivningen...3 3.2 Inhabilitet og rollekonflikt skal unngås...4 3.3 Verdier skal holdes adskilt og mulighet for misligheter skal unngås...4 3.4 Kommunens ressursbruk skal være i samsvar med avtale og vedtak...4 4 Organisering og drift av stiftelsen skal være i samsvar med lovgivningen...4 4.1 Stiftelsen skal være selvstendig og organisert i samsvar med stiftelsesloven...4 4.1.1 Fakta og funn 4 4.1.2 Revisors vurderinger 6 4.2 Det skal sikres at stiftelsen følger reglene om offentlige anskaffelser...6 4.2.1 Fakta og funn 7 4.2.2 Revisors vurderinger 8 5 Inhabilitet og rollekonflikt skal unngås...8 5.1 Fakta og funn...8 5.2 Revisors vurderinger...9 6 Verdier skal holdes adskilt og mulighet for misligheter skal unngås...10 6.1 Fakta og funn...10 6.2 Revisors vurderinger...12 7 Kommunens ressursbruk skal være i samsvar med avtale og vedtak...13 7.1 Fakta og funn...13 7.2 Revisors vurderinger...14 8 Revisors anbefalinger...14 Litteratur og kildereferanser...16 Vedlegg...16 Telemark kommunerevisjon IKS ii

Sammendrag Det som i dag heter Porsgrunn kommunes boligstiftelse ble opprettet av Porsgrunn kommune i 1988. Stiftelse er en selvstendig, selvstyrt juridisk enhet som har til formål å skaffe boliger til dekning av spesielle boligbehov i kommunen for tidsbegrenset utleie. Porsgrunn kommune er både oppretter av stiftelsen, forretningsfører for stiftelsen, og er stiftelsens eneste leietaker. Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet undersøker og beskriver kommunens rolle overfor boligstiftelsen. Formålet er å undersøke om kommunen håndterer saker knyttet til stiftelsen i samsvar med den organisasjonsformen som er valgt, eventuelt om det er nødvendig med tilpasninger for å sikre at kommunens forvaltning knyttet til stiftelsen er hensiktsmessig og lovlig. Vi har ikke vurdert spørsmål knyttet til oppløsning av stiftelsen. Forvaltning og drift av stiftelsen er vevd tett sammen med den kommunale boligforvaltningen. Det er et ryddig skille mellom kommunens og stiftelsens verdier og regnskap, men stiftelsens reelle selvstendighet er begrenset, både som en følge av organiseringen og som en følge av at stiftelsens formål ligger nært opp til kommunale lovpålagte oppgaver og boligsosiale målsetninger. Dette framstår ikke som problematisk. Gjeldende sammensetning av styret synes å være i strid med stiftelsesloven. For øvrig er stiftelsen organisert i samsvar med stiftelsesloven. I vedtektene er det krav om godkjenning fra fylkesmannen for å avhende fast eiendom. Denne ordningen er foreldet i forhold til dagens tilsyn med stiftelser. En bør vurdere å søke Stiftelsestilsynet om oppheving eller endring av denne begrensningen i stiftelsens drift. Porsgrunn kommunes boligstiftelse er et offentligrettslig organ, og stiftelsen er derfor omfattet av reglene om offentlige anskaffelser. Det bør gjøres en grundig vurdering av om og hvordan stiftelsen og kommunen skal forholde seg til disse reglene, både når det gjelder anskaffelser til stiftelsen og når det gjelder gjensidige ytelser mellom stiftelsen og kommunen som for eksempel forretningsføreravtalen. For at stiftelsens boligmasse skal være et fleksibelt og effektivt verktøy i kommunens boligog sosialpolitikk, er det en fordel at kommunen har en viss innflytelse over styringen av stiftelsen og et nært driftsmessig samarbeid med stiftelsen. Det er likevel et prinsipielt motsetningsforhold mellom rollen som utleier (stiftelsen og stiftelsens forretningsfører v/ kommunen) og leietaker (kommunen). Det kan også tenkes andre grunner til at stiftelsens interesser (formål) kan være i konflikt med kommunens interesser og målsetninger. Det virker imidlertid som om Bygge- og eiendomsavdelingen i kommunen har god rolleforståelse og høy bevissthet på rollekonflikter i sin forretningsførsel for stiftelsen. Organiseringen medfører at politikere og ansatte i kommunen med oppdrag eller verv i stiftelsen må vurdere sin habilitet i saker som angår boligstiftelsen. Slikt tar ressurser og det kan medføre mediestøy og svekket tillit hos publikum. Kommunen bør derfor vurdere om fordelene ved gjennomgående representasjonen overstiger ulempene. Vår undersøkelse gir ikke grunnlag for å tro at det har funnet sted misligheter knyttet til kommunens forretningsførsel for stiftelsen. Regnskapssystemets innretning med gjennomgående nummerering av anlegg, samt databasen TIPS reduserer systemrisikoen for Telemark kommunerevisjon IKS iii

misligheter. Det kan likevel gjøres enkelte tiltak for å oppnå enda bedre forebyggelse av risiko for misligheter. Hele 40 % av fakturaene til stiftelsen er feil adressert til kommunen. Feiladresseringen innebærer en risiko for at feilen ikke blir oppdaget, for forsinket betaling og gebyrkostnader knyttet til purringer. Det bør gjøres tiltak for å bedre kommunikasjonen med stiftelsens leverandører, slik at omfanget av fakturaer til stiftelsen som er adressert til kommunen blir redusert. Ansvaret for ulike utgifter er gjennomgående og konkret regulert og beskrevet, og kommunen har oversikt over hvor ansvarsdelingen mellom utleier (stiftelsen) og leietaker (kommunen) går. Kontraktene om forretningsførsel er i hovedsak fulgt godt opp av kommunen. Rettidig utfakturering i henhold til kontrakten vil være økonomisk tjenlig for kommunen. Det er rom for større grad av fakturering for enkeltoppdrag. Det er ikke registrert tidsbruk eller gjennomført annen evaluering av den faktiske ressursbruken til forretningsførsel og teknisk forvaltning for stiftelsen. Kommunen har derfor liten kunnskap om hvorvidt ordningen med kommunen som forretningsfører faktisk har ført til bedre ressursutnyttelse. Skien, 03.10.2008 Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørnson fagansvarlig forvaltningsrevisor Telemark kommunerevisjon IKS iv

1 Innledning Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon, fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Plan for forvaltningsrevisjon for Porsgrunn kommune (2008-2009) ble behandlet av kontrollutvalget 19.2.08 og vedtatt av bystyret 27.3.08. Prosjektet Porsgrunn kommune og Porsgrunn kommunes boligstiftelse ble vedtatt med første prioritet. 1.1 Bakgrunn og formål Mange kommuner opprettet boligstiftelser på 80/90-tallet. Porsgrunn kommune opprettet stiftelsen Utleieboliger i 1988. Stiftelsen er senere slått sammen med flere andre boligstiftelser som kommunen hadde opprettet, og endret navn til Porsgrunn kommunes boligstiftelse. Porsgrunn kommunes boligstiftelse skal være en selvstendig, selvstyrt juridisk enhet som har til formål å skaffe boliger til dekning av spesielle boligbehov i kommunen for tidsbegrenset utleie uten økonomisk formål 1. Porsgrunn kommune er både oppretter av stiftelsen, forretningsfører for stiftelsen, og er stiftelsens eneste leietaker. Kommunen fremleier de innleide boligene til dekning av spesielle boligbehov i Porsgrunn. Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet undersøker og beskriver kommunens rolle overfor boligstiftelsen. Formålet er å undersøke om kommunen håndterer saker knyttet til stiftelsen i samsvar med den organisasjonsformen som er valgt, eventuelt om det er nødvendig med tilpasninger for å sikre at kommunens forvaltning knyttet til stiftelsen er hensiktsmessig og lovlig. 1.2 Avgrensing Denne forvaltningsrevisjonen er ikke rettet mot boligstiftelsen, men er en revisjon av kommunens forvaltning av oppgaver med tilknytning til stiftelsen. En revisjon av stiftelsen kan bare skje på initiativ fra stiftelsen selv, og normalt skulle vi derfor avgrenset prosjektet mot stiftelsen. For å revidere kommunens forhold til stiftelsen, har det imidlertid vært nødvendig å gjøre enkle undersøkelser av stiftelsens drift og organisering. Vi har fått innsyn i stiftelsens budsjett, regnskaper, protokoller m.m. hos stiftelsen v/ daglig leder, og i rapporten berører vi enkelte spørsmål som i hovedsak angår stiftelsen. 1 Vedtak i formannskapssak 534/88 Bygging av ungdomsboliger i Porsgrunn kommune med senere endringer. Telemark kommunerevisjon IKS 1

Vi har ikke undersøkt kommunens eiendomsforvaltning og ivaretakelse av plikter etter sosialtjenesteloven 2. 1.3 Problemstillinger På denne bakgrunn har vi utledet følgende problemstillinger for prosjektet: 1. Håndterer kommunen saker knyttet til stiftelsen i samsvar med den organisasjonsformen som er valgt? 2. Medfører organiseringen politiske, økonomiske eller administrative ulemper? For å besvare disse problemstillingene har vi definert revisjonskriterier, jf pkt. 3. 2 Metode og kvalitetsikring 2.1 Metodevalg og gjennomføring Vi har analysert dokumenter og regnskap. Dokumentene framgår av litteratur- og kildereferanser bakerst i rapporten. Videre er det gjennomført intervju med personer i kommunen som utfører oppgaver for stiftelsen. Arbeidet med rapporten er gjennomført i perioden mai september 2008. Vi har ikke undersøkt dokumenter knyttet til opprettelsen i 1988 og sammenslåingen av flere stiftelser i 1990/1991. 2.2 Høring Utkast til rapport er sendt rådmannen i Porsgrunn til uttalelse. Utkastet er også sendt Porsgrunn kommunes boligstiftelse v/ styreleder til orientering og eventuell uttalelse. Uttalelsene framgår av vedlegg 1. Det er i hovedsak gjort endringer i rapporten i samsvar med kommunens uttalelse, i de punkt som framgår av uttalelsen. Endringene medfører ikke endring i våre konklusjoner og anbefalinger. Både kommunen og stiftelsen viser til at de bør vurdere hvorvidt kommunen bør fortsette som forretningsfører, hvilke rolle stiftelsen skal ha i kommunens boligpolitikk, eventuelt om stiftelsen bør oppløses. Spørsmål knyttet til oppløsning av stiftelsen er ikke vurdert i vår rapport. 3 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som foretas, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. 2 Lov 13. desember 1991 nr. 81 om sosialtjenester 3-4 Telemark kommunerevisjon IKS 2

Revisjonskriteriene for dette prosjektet er utledet fra stiftelsesloven 3, stiftelsens vedtekter, kontrakten om forretningsførsel, forvaltningsloven, kommuneloven, regler om offentlige anskaffelser og om arbeidsmiljø. Følgende framgår av stiftelsesloven: En stiftelse er en selvstendig 4, selveiende juridisk enhet, jf. 2. Når stiftelsen er opprettet, har oppretteren ikke lenger rådighet over formuesverdien som er overført til stiftelsen, jf. 3. Eiendelene til en stiftelse skal holdes adskilt fra andres eiendeler (separasjonsplikt), jf. 21 Styret er stiftelsens øverste organ, og stiftelsesloven har regler om sammensetning, myndighet og habilitet m.m., jf. kapittel 4. Daglig leder forestår den daglige drift og skal følge de pålegg styret gir. Vedkommende har ansvar for lovlig regnskapsførsel og betryggende formuesforvaltning, jf. kapittel 4. Kommunens virksomhet er regulert av kommuneloven og forvaltningsloven. Av disse lovene framgår det blant annet krav til habilitet ved saksbehandlingen, jf. forvaltningsloven 6 ff og kommuneloven 40 (særregler for folkevalgte). Stiftelsesloven har også regler om habilitet, men vi har ikke utledet revisjonskriterier derfra. Det administrative ansvaret for kommunens virksomhet ligger hos administrasjonssjefen, innenfor de rammer og instruksjoner bystyret gir, jf. kommuneloven 23 nr. 1 og 2. Kommunen v/ bystyret og administrasjonssjefen har arbeidsgiveransvar og instruksjonsrett etter arbeidsmiljøloven overfor kommunens ansatte. Kommunens ansatte har tilsvarende lojalitetsplikt overfor sin arbeidsgiver. Reglene om offentlige anskaffelser gjelder for kommunen og for offentligrettslige organ. Selvstendige rettssubjekt som i hovedsak er finansiert av det offentlige eller som har et styre der minst halvparten av medlemmene er oppnevnt av offentlige myndigheter eller organer er også omfattet av reglene, jf. forskriften om offentlige anskaffelser 1-2 nr. 2 c). Både kommunen og stiftelsen er etter dette bundet av reglene om offentlige anskaffelser 5. Ut fra dette har vi utledet følgende revisjonskriterier: 3.1 Organisering og drift av stiftelsen skal være i samsvar med lovgivningen Under dette overordnede kriteriet undersøker vi om kommunen som oppretter og forretningsfører har sørget for at organisering og drift av stiftelsen er i samsvar med stiftelsesloven og lov om offentlige anskaffelser. Underkriterier er: - Stiftelsen skal være selvstendig og organisert i samsvar med stiftelsesloven - Reglene om offentlige anskaffelser skal følges Dette kriteriet besvarer deler av problemstilling 1. 3 Lov 15. juni 2001 nr. 59 om stiftelser 4 Nærmere om selvstendighetskriteriet: Woxholt s. 144 ff 5 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (med forskrifter) Telemark kommunerevisjon IKS 3

3.2 Inhabilitet og rollekonflikt skal unngås Ved hjelp av dette revisjonskriteriet undersøker vi om det er uheldige administrative og politiske virkninger for kommunen som følge av stiftelsesformen. Vi gjør det ved å undersøke habilitetsreglene for folkevalgte og kommunalt ansatte med tilknytning til stiftelsen. Vi vurderer også muligheten for rollekonflikter som ikke innebærer inhabilitet. Dette kriteriet besvarer deler av problemstilling 2. 3.3 Verdier skal holdes adskilt og mulighet for misligheter skal unngås Vi har sett på om organiseringen av forretningsførselen er i samsvar med stiftelsesloven og om stiftelsens eiendeler og verdier holdes adskilt fra kommunens. Vi har også sett på om organiseringen gir mulighet for misligheter. Dette kriteriet besvarer delvis problemstilling 1 og delvis problemstilling 2. 3.4 Kommunens ressursbruk skal være i samsvar med avtale og vedtak Under dette revisjonskriteriet undersøker vi om kommunen har oversikt over egen ressursbruk til forretningsførsel og teknisk forvaltning, og om det faktureres fra kommunen til stiftelsen i samsvar med avtalen. Vi ser også på om kommunen har et godt system for å håndtere og kanalisere stiftelsens utgifter. Dette kriteriet besvarer økonomidelen av problemstilling 2. 4 Organisering og drift av stiftelsen skal være i samsvar med lovgivningen 4.1 Stiftelsen skal være selvstendig og organisert i samsvar med stiftelsesloven 4.1.1 Fakta og funn Vedtekter Stiftelsen har vedtekter som er i samsvar med stiftelsesloven, bortsett fra vedtektene 14 som henviser til gammel lov. I følge stiftelsens vedtekter 2 kan stiftelsens boliger ikke avhendes uten godkjenning fra Fylkesmannen. Dette er også en etterlevning etter gammel lov. Fylkesmannen har i dag ingen tilsynsrolle overfor stiftelser. I følge vedtektene er det oppretter (kommunen) som oppnevner styremedlemmer, jf. vedtektene 5. Styremedlemmene velges av bystyret 6. Styret Stiftelsen har et styre på tre medlemmer. Alle de sittende styremedlemmene har tillitsverv i kommunen, to som faste representanter og en som vararepresentant (bystyre, formannskap og hovedutvalg) 7. Stiftelsesloven 27 tredje ledd bokstav c) har følgende ordlyd: Følgende personer kan ikke hver for seg eller sammen være de eneste medlemmer av styret:. C) person som har tillitsverv i, eller står i et ansettelses- eller underordningsforhold til den som har avgitt en formuesverdi som inngår som grunnkapital i stiftelsen. Det er kommunen som 6 Se vedtak i vedlegg 3 7 Se Politikerguiden 2007-2011 (Porsgrunn kommune) som viser hvem som har hvilke politiske verv i kommunen. Telemark kommunerevisjon IKS 4

har stilt grunnkapital til rådighet for stiftelsen, og derfor kan ikke alle styremedlemmene ha tillitsverv eller være ansatt i kommunen. Styrets nåværende sammensetning synes etter dette å være i strid med stiftelsesloven. Stiftelsestilsynet kan gjøre unntak fra denne regelen ved enkeltvedtak, jf. stiftelsesloven 27 femte ledd. Daglig leder Stiftelsen skal ha en daglig leder som tilsettes av styret, jf. vedtektene. Daglig leder skal stå for den daglige drift, og skal følge styrets anvisninger. Vedkommende skal sørge for at regnskapsførsel er i samsvar med lov og vedtekter, og at formuesforvaltningen er betryggende. Stiftelsens styre har inngått avtale om forretningsførsel med Porsgrunn kommune, og daglig ledelse inngår i den avtalen. Virksomhetsleder i Bygge- og eiendomsavdelingen er registrert som stiftelsens daglige leder i Enhetsregisteret. Forretningsførsel og teknisk forvaltning Fra opprettelsen i 1988 og fram til og med 1999 var Porsgrunn boligbyggelag forretningsfører for stiftelsen. Fra 2000 har Porsgrunn kommune vært forretningsfører. Kommunens oppdrag som forretningsfører er beskrevet i kontrakt signert av ordfører 1.1.2000 8, og stiftelsen betaler et avtalt vederlag til kommunen for tjenesten. Kontrakten om forretningsførsel omfatter løpende administrative oppgaver/daglig ledelse, slik som utfakturering av husleie, betaling av utgifter, regnskap, årsmelding, forslag til budsjett, sekretariat for styret, forvaltning av kapital og diverse rådgivning. Videre dekker kontrakten teknisk forvaltning (tilsyn med tilstand og administrering av løpende og planlagt vedlikehold) og ivaretakelse av arbeidsgiveransvar for stiftelsens ansatte. Kontrakten dekker også prosjektadministrasjon etter særskilt avtale. Oppgavene etter kontrakten om forretningsførsel ble plassert direkte til daværende bygg- og boligetaten av bystyret, jf. sak 67/99. Oppgaven er organisert ut fra en målsetning om mest mulig sømløst samarbeid og tjenesteutveksling mellom kommunen og stiftelsen. Forretningsførselen for stiftelsen er ikke beskrevet i kommunens delegasjonsreglement, og rådmannens instruksjonsmyndighet knyttet til forretningsførselen er derfor uklar. Praktiseringen er slik at det ikke rapporteres til rådmannen og at rådmannen ikke har instruksjonsmyndighet i saker som gjelder kommunens forretningsførsel for stiftelsen. Selvstendighet I følge vedtaket om opprettelse av stiftelsen og stiftelsens vedtekter har stiftelsen en grunnkapital på kr. 50 000. Grunnkapitalen er regnskapsført i stiftelsens regnskap. Stiftelsens vedtekter inneholder ikke begrensninger knyttet til grunnkapitalen. Stiftelsen har egne bankkonti. Disse eies av stiftelsen, men kan disponeres av kommunen fordi kommunen er forretningsfører. Styremøter avholdes etter behov, og i 2007 var det fire styremøter. Styret behandler saker som budsjett, regnskap, årsberetning, rehabilitering, større vedlikeholdsprosjekter, nybygg og ellers de saker styret ber seg forelagt. Bystyret har behandlet og truffet vedtak i saker om omdanning 9 av stiftelsen. Disse sakene har dreid seg om å fremme søknader om sammenslåing av boligstiftelser opprettet av kommunen, 8 Vedlegg 4: Kontrakt mellom Porsgrunn kommune og Porsgrunn kommunes boligstiftelse om forretningsførsel 9 Omdanning er definert i stiftelsesloven 45: endring av vedtekter, sammenslåing av stiftelser, oppløsning av stiftelsen m.m. Telemark kommunerevisjon IKS 5

navneendring og utvidelse/endring av stiftelsens formål 10. Bystyrets behandling av disse søknadene er grunnet i kommunens rolle som oppretter av stiftelsene. Bystyret treffer også vedtak om oppnevnelse av styremedlemmer for stiftelsen. Denne myndigheten tilligger bystyret ifølge stiftelsens vedtekter, jf. også stiftelsesloven 10 første ledd, bokstav c). I kommunens handlingsplan for 1998 vedtok bystyret å vurdere hvor forretningsførselen av boligstiftelsen burde ligge. Dette vedtaket kan indikere at kommunen har opptrådt med eierposisjon i forhold til stiftelsen. Rapporten som ble utarbeidet om forretningsførsel 11 viser imidlertid tydelig at en har forholdt seg til stiftelsens juridiske posisjon både i vurderinger og konklusjon. Kommunens samarbeid med boligstiftelsen er nevnt i Boligsosial handlingsplan 2008-2012. Vi er ikke kjent med politiske vedtak som griper urettmessig inn i stiftelsens rådighet eller som berører stiftelsens formelt selvstendige stilling 12. 4.1.2 Revisors vurderinger Bortsett fra gjeldende styresammensetning, er stiftelsen organisert i samsvar med stiftelsesloven, og er formelt selvstendig fra kommunen. Muligheten for å oppheve eller endre 2 om avhending av fast eiendom, og endring av 14 slik at den blir i samsvar med gjeldende rett bør vurderes. Kommunens rolle som oppretter av stiftelsen, oppnevner av styre, forretningsfører og eneste leietaker, gjør at stiftelsen er vevd tett sammen med den kommunale forvaltningen for øvrig. Stiftelsens reelle selvstendighet blir derfor begrenset, både som en følge av organiseringen og som en følge av at stiftelsens formål ligger nært opp til kommunale lovpålagte oppgaver og boligsosiale målsetninger. Etter revisjonens vurdering utgjør det ikke noen stor ulempe for forholdet til stiftelsesloven og stiftelsens formål at kommunen og stiftelsen er knyttet nært sammen. 4.2 Det skal sikres at stiftelsen følger reglene om offentlige anskaffelser Denne forvaltningsrevisjonen er ikke rettet mot stiftelsen. Vi har likevel sett på forholdet til reglene om offentlige anskaffelser, fordi gjennomføring av anskaffelser er en del av kommunens forretningsførsel for stiftelsen. Forskriften om offentlige anskaffelser gjelder for bl.a. kommuner og offentligrettslige organ. Offentligrettslig organ defineres i forskriften 1-2 nr. 2, som har følgende ordlyd: Et offentligrettslig organ er ethvert organ: a) som tjener allmennhetens behov, og ikke er av industriell eller forretningsmessig karakter, og 10 Eksempelvis bystyresak 01/00 om endring av stiftelsens vedtekter. 11 Jfr. bystyresak 67/99 om Porsgrunn kommune som forretningsfører for Porsgrunn kommunes boligstiftelse 12 Vi har ikke undersøkt samarbeidsprosjektet Borgehaven. Telemark kommunerevisjon IKS 6

b) som er et selvstendig rettssubjekt og c) som i hovedsak er finansiert av myndigheter eller organer som nevnt i første ledd, eller hvis forvaltning er underlagt slike myndigheters eller organers kontroll, eller som har et administrasjons-, ledelses- eller kontrollorgan der over halvparten av medlemmene er oppnevnt av slike myndigheter eller organer. Stiftelsens styre oppnevnes av kommunen, jf. stiftelsens vedtekter 5, og er derfor omfattet av reglene om offentlige anskaffelser. 4.2.1 Fakta og funn Anskaffelser til stiftelsen Som forretningsfører og teknisk forvalter gjennomfører kommunen en rekke innkjøp på vegne av stiftelsen. Kommunen opplyser at større anskaffelser/byggeprosjekter organiseres som prosjekter i kommunen og utlyses og gjennomføres i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Hovedtyngden av anskaffelser som gjelder daglig drift av stiftelsen ligger under terskelverdiene (både 500 000 og 100 000). Slike anskaffelser skjer enten via kommunens rammeavtaler, løpende avtaler som stiftelsen har inngått (snøbrøyting og lignende), eller utenfor kontrakt. Kontrakter innenfor en rammeavtale kan bare inngås mellom de opprinnelige partene i rammeavtalen, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 6-1 nr 2. Stiftelsen er ikke avtalepart i de rammeavtaler kommunen har inngått via Grenlandskommunens Innkjøpsenhet. Gjensidige ytelser mellom kommunen og stiftelsen Gjensidige ytelser mellom kommunen og stiftelsen må i utgangspunktet anses omfattet av reglene om offentlige anskaffelser. Det kan vurderes om ytelser mellom kommunen og stiftelsen er ytelser i egenregi 13, men selvstendighetskravet etter stiftelsesloven trekker i motsatt retning. Som et utgangspunkt bør det derfor legges til grunn at gjensidige ytelser/anskaffelser mellom stiftelsen og kommunen som hovedregel skal håndteres som enhver annen offentlig anskaffelse både fra stiftelsens og kommunens side. De gjensidige ytelsene det er snakk om er i hovedsak husleiekontraktene og avtalen om forretningsførsel, men det kan også dreie seg om utbyggingsavtaler og lignende. Husleiekontraktene Kommunen leier eiendom av stiftelsen. Avtaler om leie av eksisterende bygninger er ikke omfattet av forskriften om offentlige anskaffelser 14, jf. forskriften 1-3 nr. 2 b). Det innebærer at kommunen kan inngå slike leieavtaler med stiftelsen uten å gjennomføre prosedyrer for anskaffelse i henhold til anskaffelsesforskriften, men lovens grunnkrav om konkurranse gjelder. Avtalen om forretningsførsel Kontrakten om forretningsførsel har etter det revisjonen kan se ikke vært gjenstand for konkurranse. Honoraret for kommunens forretningsførsel for stiftelsen er regulert per bolig per år og per oppdrag, og kan reguleres i samsvar med konsumprisindeksen med tre måneders varsel. I tillegg kommer administrasjon av byggeprosjekter, som faktureres særskilt. 13 Jf. Veileder til reglene om offentlige anskaffelser kap. 3 (Fornyings- og administrasjonsdepartementet) 14 Forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser, jf også kommunens høringsuttalelse i vedlegg 1. Telemark kommunerevisjon IKS 7

Kontrakten er uten tidsbegrensning, og verdien var i 2007 kr. 757 908,92 (uten mva), uten prosjektkostnader. Verdi og varighet tilsier at kontrakten om forretningsførsel skulle vært utlyst etter reglene om offentlige anskaffelser. 4.2.2 Revisors vurderinger Porsgrunn kommunes boligstiftelse må anses som et offentligrettslig organ, og må trolig anses omfattet av reglene om offentlige anskaffelser. Anskaffelser uten anbud kan medføre at kostnadene blir høyere enn nødvendig, og brudd på reglene kan medføre overtredelsesgebyr og andre sanksjoner, samt omfattende ressursbruk ved klage. Det bør gjøres en grundig vurdering av om og hvordan stiftelsen og kommunen skal forholde seg til disse reglene, både når det gjelder anskaffelser til stiftelsen og når det gjelder gjensidige ytelser mellom stiftelsen og kommunen. Styret i boligstiftelsen har behandlet en sak om evaluering av forretningsførselen 15, og en slik evaluering vil trolig berøre deler av dette spørsmålet. 5 Inhabilitet og rollekonflikt skal unngås 5.1 Fakta og funn Politisk nivå Styremedlemmene i stiftelsens styre er valgt blant representanter og vararepresentanter i bystyret, formannskapet og i hovedutvalg for plan og teknikk. Styreleder for stiftelsen er leder av hovedutvalg for plan og teknikk. Medlemmene i stiftelsens styre har et personlig og sanksjonert ansvar for å sørge for at stiftelsens formål blir ivaretatt, jf. stiftelsesloven 30 og kapittel 7. I følge forvaltningsloven 6 første ledd bokstav e) vil personer som har styreverv i stiftelsen som hovedregel være inhabile i kommunale saker der stiftelsen er part, men med en viss mulighet for unntak, jf. forvaltningsloven 6 fjerde ledd. Kommunens administrasjon Det er i hovedsak to avdelinger innen området by- og kulturutvikling som ivaretar oppgavene knyttet til forretningsførsel for stiftelsen; bygge- og eiendomsavdelingen (daglig administrativ ledelse, utleie av eiendom, eiendomsutvikling/nybygging) og byggdrift (vedlikehold og teknisk forvaltning). Stiftelsens regnskap føres av kommunens økonomiavdeling. Virksomhetsleder i bygge- og eiendomsavdelingen er registrert som daglig leder for stiftelsen 16. Oppgaven som daglig leder for stiftelsen inngår i hans arbeidsoppgaver for kommunen, og han mottar ikke personlig honorar for denne oppgaven. Tilsvarende personlige ordninger er uønsket i henhold til kommunens personalreglement, og ville ha trengt tillatelse etter reglementet pkt. 12.7 17. 15 Styresak 3/08 16 Jf. Enhetsregisteret i Brønnøysund. 17 Begrensninger i statens adgang til å oppnevne ansatte i sentraladministrasjonen til stiftelsers styre, dersom vedkommende har behandling av saker vedrørende forhold av vesentlig betydning for stiftelsen som sitt saksområde, framgår av pkt. 1.04.02 i Statens personalhåndbok. Telemark kommunerevisjon IKS 8

Bygge- og eiendomsavdelingen er både utleier på vegne av stiftelsen og leietaker på vegne av kommunen, og fremleier boliger videre til beboere. Som daglig leder i stiftelsen er virksomhetsleder inhabil i alle avgjørelser kommunen treffer der stiftelsen er part, jf. forvaltningsloven 6 første ledd bokstav e). Det er også alle som er direkte underordnet ham i bygge- og eiendomsavdelingen, jf. forvaltningsloven 6 tredje ledd. Også her kan unntaket i fjerde ledd etter omstendighetene komme til anvendelse. Både bygge- og eiendomsavdelingen og byggdrift har oppgaver knyttet til kommunens rolle som leietaker hos stiftelsen. De samme virksomhetsledere har ansvar for oppgaver knyttet til kommunens rolle som leietaker og kommunens rolle som forretningsfører for stiftelsen. Oppgavene for kommunen og stiftelsen kan også være plassert hos de samme personer i disse enhetene. Stiftelsen har tre ansatte: to vaktmestere og en driftsleder. Forretningsfører (kommunen) skal i følge kontrakten sørge for at arbeidsgiveransvaret for disse ivaretas. Personalansvaret ivaretas av avdeling byggdrift, bortsett fra lønnsforhandlinger. Stiftelsens ansatte er en del av arbeidsmiljøet i avdeling byggdrift. Kommunen opplyser at ansatte i stiftelsen ikke har arbeidsoppgaver knyttet til kommunens eiendommer. 5.2 Revisors vurderinger Stiftelsens formål ligger nært opp til lovpålagte oppgaver som kommunen har når det gjelder boliger til vanskeligstilte. Mulighetene for motstridende interesser mellom stiftelsen og kommunen er derfor små. Videre samarbeid mellom kommunen og boligstiftelsen er vedtatt i Boligsosial handlingsplan 2008-2012. For at stiftelsens boligmasse skal være et fleksibelt og effektivt verktøy i kommunens bolig- og sosialpolitikk, er den gjeldende nære organiseringen en fordel, ved at kommunen har en større innflytelse over styringen av stiftelsen og et nærere driftsmessig samarbeid med stiftelsen enn det en ellers kunne oppnådd. Det kan likevel være at stiftelsens og kommunens interesser ikke alltid er sammenfallende; - organiseringen av eiendomsmassen som en stiftelse kan bidra til at midler og verdier til formålet blir sterkere og mer varig skjermet enn det ellers ville ha vært politisk vilje til, - det er et prinsipielt motsetningsforhold mellom rollen som utleier (stiftelsen og stiftelsens forretningsfører v/ kommunen) og leietaker (kommunen), - kommunens økonomiske rammer for innleie av eiendom og vedlikehold kan være lavere enn ønskelig fra stiftelsens ståsted, og - det kan være ønskelig eller nødvendig for kommunen å omprioritere bruken av utleieboliger til målgrupper som ikke er omfattet av stiftelsens formål. Stiftelsens posisjon som eget rettssubjekt og forholdet til kommunen ble drøftet av prosjektgruppen som utredet spørsmålet om kommunen som forretningsfører. Rapporten dannet grunnlaget for beslutningen om kommunen som forretningsfører for stiftelsen. Det framstår som om berørte deler av kommunen har høy bevissthet på at stiftelsen er et eget rettssubjekt. Gjennomgående representasjon fra utvalg/bystyre til stiftelsens styre er fordelaktig dersom oppretter (kommunen) ønsker å ha sterk styring med stiftelsen. Det samme gjelder plasseringen av oppgaven som daglig leder. En slik organisering kan imidlertid innebære hyppig inhabilitet eller behov for å vurdere egen habilitet. Habilitetsvurderinger og - Telemark kommunerevisjon IKS 9

virkninger kan generelt ta ressurser, medføre mediestøy og svekket tillit hos publikum og andre samfunnsaktører. Kommunen bør vurdere behovet for og eventuelt muligheten for å begrense den gjennomgående representasjonen mellom funksjoner som regelmessig kan treffe avgjørelser som har betydning for den andre. 6 Verdier skal holdes adskilt og mulighet for misligheter skal unngås 6.1 Fakta og funn Etter stiftelsesloven skal stiftelsen ha eget regnskap, midler skal være plassert på egne konti, og løsøre tilhørende stiftelsen skal være merket, dersom løsøre brukes på en måte som kan innby til sammenblanding 18. Organisering av regnskap og bankkonti Boligstiftelsen er eget firma i kommunens regnskapssystem, og har på den måten et eget regnskap. Hvert anlegg/hver eiendom har sitt nummer. Nummereringen er gjennomgående, slik at stiftelsens eiendommer har de samme numrene i kommunens regnskap. Budsjettet for 2008 er ikke gjort tilgjengelig og lagt inn i regnskapssystemet, så det føres p.t. regnskap uten tilhørende budsjett. Stiftelsen har bankavtale sammen med kommunen, men har egne bankkonti. Disse disponeres av kommunen som forretningsfører. Det foreligger ingen skriftlig oversikt hos økonomiavdelingen over hvem som har lov til å disponere stiftelsens konti. Andre eiendeler Stiftelsen eier en rekke faste eiendommer. Bygge- og eiendomsavdelingen opplyser at alle eiendommene og rettighetene er tinglyst på stiftelsen. Alle bygg og leieobjekter som kommunen forvalter er registrert inn i et elektronisk system som heter TIPS 19 (total informasjon og planleggingssystem). Hvem som eier de ulike eiendommene går fram av nummereringen i TIPS, der stiftelsen har egen nummerrekke. Kommunen opplyser at stiftelsens løsøre brukes og lagres atskilt fra kommunens. Behandling av inngående fakturaer Stiftelsens regnskap inneholder ca 1000 fakturaer pr år. Økonomiavdelingen opplyser at ca 60 % av disse er adressert til stiftelsen, mens ca 40 % adressert til kommunen. Årsaken til at så mange inngående fakturaer feilaktig adresseres til kommunen, er trolig at leverandører av ulike årsaker ikke har oppfattet at leveransen gjelder stiftelsen, men tror den gjelder kommunen. 18 Stiftelsesloven 21 og Woxholt s. 249-250 19 TIPS gir oversikt over planlagte og utførte arbeider på eiendommer, budsjetterte og påløpte kostnader, eierforhold, leiekontrakter, forsikringer og annen relevant informasjon for forvaltning av eiendomsmassen. TIPS er også et viktig redskap for budsjettering og økonomistyring. Telemark kommunerevisjon IKS 10

Fakturaer adressert til kommunen kommer til fakturasenteret og blir skannet. Slike regninger går til elektronisk attestering og anvisning. Eventuell feiladresseringen kan bli oppdaget da. Det hender at Bygge- og eiendomsavdelingen i slike tilfeller endrer adressat på fakturaen og returnerer den til økonomi for behandling. Det er noe uklarhet om hva som faktisk er rutinen når slike feil oppdages og hvor ofte slik retting skjer, men det er enighet om at rutinen bør være at en i slike tilfeller skal be om ny faktura med riktig adressat fra leverandør. Fakturaer merket og adressert til boligstiftelsen kommer til stiftelsen v/daglig leder. Daglig leder sender fakturaene til stiftelsens driftsleder for attestering. Derfra sendes de til virksomhetsleder for byggdrift for anvisning, før de blir oversendt økonomiavdelingen for manuell behandling. Økonomiavdelingen opplever at disse fakturaene tidvis blir sendt over til betaling etappevis, og at behandlingstiden ofte er for lang i forhold til forfallsfristen. Purringer og inkassovarsel medfører ekstra saksbehandling fordi det da må undersøkes om regningen er betalt fra før. Det påløper også gebyr ved for sen betaling. Byggdrift og bygge- og eiendomsavdelingen opplever det som upraktisk og forsinkende at ikke stiftelsens fakturaer blir skannet inn og behandlet elektronisk slik som kommunens fakturaer. I tillegg er det fra enkelte leverandører satt kortere betalingsfrist (14 dager) enn det kommunen normalt krever i sine avtaler (30 dager). Det finnes en oversikt over hvem som kan anvise og attestere i kommunen (en del av delegasjonsreglementet). Denne oversikten er ikke fullstendig når det gjelder stiftelsen. Det framgår av oversikten at kun to personer som er ansatt i stiftelsen kan attestere for stiftelsen, men det framgår ikke hvem som kan anvise. Rutiner ved fakturering og betaling mellom kommunen og stiftelsen Forretningsførerhonorar Det er bygge- og eiendomsavdelingen som utfakturerer forretningsførerhonorar fra kommunen og attesterer og anviser betaling for stiftelsen. Det framgår av regnskapsbilaget for 2007 at forretningsførerhonoraret utfaktureres fra kommunen av de samme personer som attesterer og anviser betalingen for honoraret for stiftelsen. Honorar for prosjektadministrasjon utfaktureres til stiftelsen fra bygge- og eiendomsavdelingen ved melding til økonomiavdelingen. Honorar utfaktureres ofte sent, både i forhold til påløpt forpliktelse og i forhold til kommunens regnskapsavslutning. Det er ikke rutine for at denne overføringen av midler fra stiftelsen til kommunen attesteres og anvises fra stiftelsens side. Lønn til ansatte Avlønning av ansatte i stiftelsen skjer gjennom kommunens lønnssystem via en balansekonto. Denne salderes hvert kvartal, og føres inn i stiftelsens regnskap. De ansatte får lønns- og trekkoppgave der det framstår som om Porsgrunn kommune er arbeidsgiver. Husleie Kommunen er stiftelsens eneste leietaker. Det er inngått avtaler vedrørende hvert anlegg/eiendom. Kontraktenes utforming og innhold varierer noe, avhengig av tidspunkt for avtaleinngåelsen. Blant annet varierer forfallstidspunkt for husleien i noen kontrakter er det forfall den 10. hver mnd, mens det i andre kontrakter er avtalt forfall den 1. hvert kvartal. Telemark kommunerevisjon IKS 11

Bygge- og eiendomsavdelingen v/eiendomsgruppa/forvaltergruppa utfakturer husleie fra stiftelsen til kommunen. Månedlige fakturaer for hele året oversendes økonomiavdelingen som legger dette inn i betalingssystemet uten ytterligere attestasjon og anvisning. Husleien betales den 1 hver mnd, men bokføres noe senere. All husleie fra kommunen fordeles på anleggene etter en fordelingsnøkkel fra stiftelsen v/ bygge og eiendomsavdelingen. Utfakturering av husleieinntektene som kommunen tar inn på disse eiendommene håndteres av Bygge- og eiendomsavdelingen v/boligbistandsgruppa, og faktureres ut til beboerne på grunnlag informasjon i TIPS. 6.2 Revisors vurderinger De undersøkelsene vi har gjort gir ikke grunnlag for å tro at det har funnet sted misligheter knyttet til kommunens forretningsførsel for stiftelsen. Regnskapssystemets innretning med gjennomgående nummerering av anlegg, samt TIPS reduserer systemrisikoen for misligheter. Oversikten over hvem som kan attestere og anvise bør gjennomgås for å sikre at den gir fullstendig og korrekt informasjon. Det bør være strikse rutiner på at kun personer i oversikten får/kan anvise, og kun innenfor spesifisert område. Det bør fortsatt framgå klart hvem som er stiftelsens ansatte og som derfor ikke kan attestere på vegne av kommunen. Det er uheldig og skaper en risiko dersom det ikke skjer attestering og anvisning av mellomværende mellom kommunen og stiftelsen, eventuelt dersom samme enhet/leder utfakturerer fra stiftelsen til kommunen og attesterer/anviser betalingen fra kommunen til stiftelsen og motsatt. Kommunen bør derfor se på rutinene rundt fakturering, attestering og anvisning av husleie, forretningsførerhonorar og honorar for prosjektadministrasjon. Det er noe kostnadsrisiko knyttet til den omfattende feiladresseringen av fakturaer. Feiladresseringen fører til en risiko for at feil ikke blir oppdaget, og at kommunen blir belastet for utgifter som stiftelsen skulle hatt. På grunn av feiladresseringen øker også risikoen for forsinket betaling og gebyrkostnader knyttet til purringer. Feiladresserte purringer medfører ytterligere merarbeid, eventuelt en økt risiko for dobbeltbetaling. Det bør derfor gjøres tiltak for å bedre kommunikasjonen med stiftelsens leverandører, slik at omfanget av fakturaer til stiftelsen som er adressert til kommunen blir redusert. Det bør også treffes tiltak for å sikre tilstrekkelig lang forfallstid fra leverandørene. Det bør framkomme riktig informasjon om arbeidsgiver på ansattes lønns- og trekkoppgaver. Det bør være samsvar mellom kontraktsfestede forfallstidspunkt og praktiserte forfallstidspunkt for husleiebetaling fra kommunen til stiftelsen. Dersom forfallstidspunktene er uhensiktsmessige for kommunen eller stiftelsen, bør de reforhandles. Telemark kommunerevisjon IKS 12

7 Kommunens ressursbruk skal være i samsvar med avtale og vedtak 7.1 Fakta og funn Vedlikeholdsutgifter på stiftelsens eiendom Kommunen belastes for en del utgifter knyttet til vedlikehold av stiftelsens eiendommer. Slike utgifter er knyttet til kommunens forpliktelser som leietaker. Ansvaret for ulike utgifter er gjennomgående og konkret regulert og beskrevet særlig i TIPS og også i et eget kvalitetssystem for teknisk forvaltning av stiftelsen. I TIPS ligger det informasjon på den enkelte eiendom som viser hva slags vedlikehold som er planlagt og gjennomført, og hvem som er ansvarlig for det. Kvalitetssystemet på teknisk forvaltning inneholder blant annet en oversikt over ansvarsdelingen mellom utleier (stiftelsen) og leietaker (kommunen) for de ulike eiendommer. Kvalitetssystemet er utarbeidet i 2005, og er ikke helt fullstendig og ikke oppdatert. Både for stiftelsen og kommunen regnskapsføres utgiftene på anleggsnummer (gjennomgående nr i begge regnskapene). På den måten kan en se og kontrollere utgifter som kommunen har på eiendommer som stiftelsen eier. Fakturering av oppdrag for stiftelsen Avtalen om forretningsførsel innebærer at stiftelsen skal betale et honorar til kommunen pr boenhet for administrative oppgaver (p.t. 1250 pr boenhet) og teknisk forvaltning (250 pr boenhet). I 2007 utgjorde disse faste honorarene kr. 654 856 (+ mva). Honorarsatsene kan i følge kontrakten oppjusteres i samsvar med konsumprisindeksen. Det er gjort oppjusteringer både i 2006 og 2007. Det kan faktureres særskilt for bistand/administrasjon av planlagt vedlikehold, men revisjonen kan ikke se at det er gjort i 2007. Det faktureres særskilt for administrasjon av byggeprosjekter. Den kostnaden belastes investeringsbudsjettet for det enkelte prosjekt. For håndtering av arbeidsgiveransvar for stiftelsens ansatte, betaler stiftelsen et honorar på 5 % av lønn og arbeidsgiveravgift. I 2007 ble stiftelsen fakturert med kr. 32 820 (+ mva) for dette arbeidet. Beregningsgrunnlaget var kr. 656 400. Det framgår av fakturaene til stiftelsen at beregningsgrunnlaget har vært uendret siden 2005. Det er ikke samsvar mellom beregningsgrunnlaget og de regnskapsførte utgiftene som i følge forretningsførerkontrakten skal utgjøre beregningsgrunnlaget. Feriepenger, arbeidsgiveravgift og arbeidsgiveravgift pensjonskostnader er lønnsutgifter, men er ikke tatt med i beregningsgrunnlaget. Beregningsgrunnlaget for honoraret i 2007 skulle ifølge de disse tallene ha vært 887 640,21, og honoraret skulle ha vært kr. 44 382. Forretningsførerhonoraret skal betales kvartalsvis på forskudd. Faktura fra kommunen og stiftelsens regnskap viser at honorarene betales samlet en gang i året, etterskuddsvis i desember. Faktisk ressursbruk fra kommunens side Kommunen ivaretar forretningsførselen av stiftelsen med hele sin organisasjon. Det føres ikke særskilt timeregistrering eller annen kontroll av tidsbruken for kommunens ansatte. Det er ikke gjort noen evaluering eller systematiske vurderinger av om honoraret gjenspeiler kommunens faktiske kostnader med forretningsføreroppdraget. Telemark kommunerevisjon IKS 13

7.2 Revisors vurderinger Det er i hovedsak et ryddig skille mellom kommunens og stiftelsens verdier og regnskaper, og det virker som det er god bevissthet og kunnskap om dette skillet i kommunen. Det er en svakhet at de samme personer/enheter representerer både utleier og leietaker i spørsmål om ansvar for gjennomføring og fordeling av utgifter til vedlikehold. Kontraktene om forretningsførsel er i hovedsak fulgt opp av kommunen. Kommunen bør tilstrebe rettidig utfakturering i henhold til kontrakten, og vurdere om det faktureres i tilstrekkelig grad for bistand knyttet til planlagt vedlikehold. Beregningsgrunnlaget for fakturering av arbeidsgiveransvar bør gjennomgås for de siste tre årene og eventuelt kreves etterbetalt fra stiftelsen. Noe av formålet med at kommunen skal ivareta forretningsførselen for stiftelsen var å sikre en bedre utnyttelse av ressursene. Det er uheldig at ikke kommunen registrerer eller gjennomfører annen evaluering av den faktiske ressursbruken til forretningsførsel og teknisk forvaltning for stiftelsen. Det innebærer at kommunens mulighet til målrettet styring av ressursene er redusert. Kommunen får også liten kunnskap om hvorvidt ordningen med kommunen som forretningsfører og den organiseringen som er valgt, faktisk har ført til bedre ressursutnyttelse og lavere kostnader. 8 Revisors anbefalinger Dersom en ønsker å fortsette med dagens grunnstruktur for kommunens rolle overfor stiftelsen, har vi følgende anbefalinger: Vi anbefaler at kommunen treffer tiltak for å sikre at styresammensetningen blir i samsvar med stiftelsesloven (endring eller søknad om unntak fra loven). Kommunen bør vurdere behovet og eventuelt muligheten for å begrense den gjennomgående representasjonen mellom funksjoner som regelmessig kan treffe avgjørelser som har betydning for den andre. Det bør vurderes å søke om oppheving eller endring av 2 i vedtektene til stiftelsen, slik at avhending av boliger kan skje uten godkjenning, eller eventuelt at det kreves godkjenning fra kommunen i stedet for fylkesmannen. Samtidig bør 14 i vedtektene endres slik at lovhenvisningene der blir i samsvar med ny stiftelseslov. Kommunen (forretningsfører) bør ta initiativ for å sikre at stiftelsens anskaffelser skjer i samsvar med reglene om offentlige anskaffelser, også når det gjelder gjensidige ytelser mellom stiftelsen og kommunen (forretningsførsel m.m.). Det bør treffes tiltak for å bedre kommunikasjonen med stiftelsens leverandører, slik at omfanget av feiladresserte fakturaer blir redusert og slik at stiftelsen får tilstrekkelig lang forfallstid fra leverandørene. Oversikten over hvem som kan attestere og anvise for stiftelsen bør være oppdatert og fullstendig. Telemark kommunerevisjon IKS 14

Kommunen bør vurdere om rutinene for fakturering, attestering og anvisning av husleie, forretningsførerhonorar og honorar for prosjektadministrasjon mellom kommunen og stiftelsen er gode nok. Det bør for eksempel være samsvar mellom kontraktsfestede forfallstidspunkt og praktiserte forfallstidspunkt for forretningsførerhonorar fra stiftelsen til kommunen og husleiebetaling fra kommunen til stiftelsen. Det bør skje en attestasjon og anvisning av betalinger av mellomværende mellom kommunen og stiftelsen. Kommunen bør også vurdere om det faktureres i tilstrekkelig grad for bistand knyttet til planlagt vedlikehold. Beregningsgrunnlaget for fakturering av arbeidsgiveransvar bør gjennomgås for de siste tre årene og eventuelt kreves etterbetalt fra stiftelsen. Det bør gjennomføres en evaluering av den faktiske ressursbruken til forretningsførsel og teknisk forvaltning for stiftelsen. Telemark kommunerevisjon IKS 15

Litteratur og kildereferanser Lover og forskrifter: Lov 15. juni 2001 nr. 59 om stiftelser Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (med forskrifter) Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Forskrift 15. juni 1994 nr. 905 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Lov 10. februar 1967 nr. om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) kapittel II Bøker: - Woxholt, Geir (2001): Stiftelser etter stiftelsesloven 2001. Gyldendal Norsk forlag AS Offentlige dokument: - Dokument nr. 3:6 Riksrevisjonens undersøkelse vedrørende bruken av stiftelser i offentlig forvaltning - Porsgrunn kommunes personalreglement - Porsgrunn kommunes økonomireglement - Porsgrunn kommunes delegasjonsreglement m/liste over anvisere og attestanter - Porsgrunn kommune formannskapssak 534/88 opprettelse av stiftelsen - Porsgrunn kommune bystyresak 02/00 stiftelsens vedtekter - Porsgrunn kommune bystyresak 67/99 rapport om forretningsførsel av stiftelsen - Porsgrunn kommune bystyresak 231/99 - avtale om forretningsførsel mellom Porsgrunn kommune og Porsgrunn kommunes boligstiftelse Vedlegg 1: Høringsuttalelser 2: Stiftelsens vedtekter 3: Utskrift av sak 118/07 Valg av styremedlemmer til Porsgrunn kommunes boligstiftelse 4: Kontrakt om forretningsførsel Porsgrunn kommune og Porsgrunn kommunes boligstiftelse Telemark kommunerevisjon IKS 16