Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Harald Lande (leder), Margit Hovland (nestleder), Bård Melvin Bulæg (medlem), Leif B. Hestad (1. varamedlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid/sted: Torsdag 3. september 2015 kl. 08.00 09.00 på rådhuset. SAKSLISTE: SAKER SAK 14/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 26.08.15 SAK 11/15 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL NY BEHANDLING FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Lyngdal, den 2. september 2015 Harald Lande Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf. 90 95 62 46. Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 1
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 14/15 Møtedato: 03.09.15 Saksbehandler: Willy Gill SAK 14/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 26.08.15 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 26.08.15. Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 26.08.15 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 26.08.15 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. 2
LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/15 Dato: 26.08.15 kl. 12.30 16.00. Sted: Rådhuset, kommunestyresalen. MØTEBOK Tilstede: Harald Lande, leder Margit Hovland, nestleder Bård M. Bulæg, medlem Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommuneadministrasjonen: Karl Emil Erlandsen Kommunerevisjonen: Monica Nilsen, Helene Egeland Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Leif B. Hestad, 1. varamedlem Det var ikke merknader til innkalling eller saksliste. Sak 13 ble besluttet fremskjøvet på sakskartet. SAKSLISTE: SAKER SAK 10/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 26.05.15 SAK 11/15 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL SAK 12/15 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL LISTER BOMPENGESELSKAP AS SAK 13/15 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON - BYGGESAKSBEHANDLING FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 05/15 Kommunerevisjonen Vest, innkalling til representantskapet september 2015 Ref. 06/15 Grethe Johannessen, e-post av 10.06.15 vedr. klage på vedtak i kommunestyret Ref. 07/15 Agder Sekretariat, protokoll styremøte + årsmelding 2014 Ref. 08/15 Signert attestasjonsrapport finansforvaltningen 2014 UNDERSKRIFTER Harald Lande Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, 1. varamedlem, ordfører, rådmann og revisor. 3
Møtebok 26.08.15 Lyngdal kontrollutvalg SAK 10/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 26.05.15 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 26.05.15 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 26.05.15. Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 26.05.15 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 26.05.15 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. SAK 13/15 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON BYGGESAKSBEHANDLING Forvaltningsrevisor presenterte rapporten. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og rapportere skriftlig til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak innen 1. desember 2015. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Rapport fra Kommunerevisjonen Vest datert august 2015 Saksopplysninger: Etter oppdrag fra kontrollutvalget har Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS (heretter kalt revisjonen) gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende tema: 4 2
Møtebok 26.08.15 Lyngdal kontrollutvalg Byggesaksbehandling. Hovedtrekkene i saksutredningen er hentet fra sammendraget i rapporten. For mer detaljert informasjon om gjennomført forvaltningsrevisjon vises det til selve rapporten. Formål og problemstillinger: Formålet med prosjektet har vært å gi et bilde av kvalitet i saksbehandlingen i perioden januar 2014 til mai 2015 ved å belyse deler av den. Følgende problemstillinger ble utformet i prosjektplanen: 1. Har Lyngdal kommunelagt til rette for god saksbehandling av byggesaker? 2. Er saksbehandlingen på utvalgte punkter iht. gjeldende regelverk? 3. Har kommunen rutiner for å registrere og behandle inngående post knyttet til byggesaker? Følgende revisjonskriterier er lagt til grunn for å oppfylle den første problemstillingen: - Kommunen må ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse, ivareta sin veiledningsplikt, foreta mottakskontroll av søknader på et tidlig tidspunkt, og ha lagt til rette for kvalitetssikring. - For den andre problemstillingen ble det lagt til grunn av saksbehandlingsfrister skal være overholdt, det skal være sendt foreløpig svar dersom det tar uforholdsmessig lang tid å besvare en henvendelse, og bestemmelsene om gebyrfrafall skal være overholdt. For den siste problemstillingen er det satt som kriterier at kommunen skal ha en arkivplan for arkivarbeidet, og at all inngående post skal registreres i postjournal. Revisjonen har kommentert sine funn og anbefalinger under hvert kriterium. Det vises til rapporten for detaljerte opplysninger. Nedenfor referer jeg revisjonens hovedkonklusjon og anbefalinger. Konklusjon: Basert på gjennomgangen av de utvalgte revisjonskriteriene er konklusjonen på den første problemstillingen at kommunen delvis har lagt til rette for en god saksbehandling av byggesaker. Under problemstilling to kan vi konkludere med at saksbehandlingen i mange tilfeller ikke er i henhold til utvalgte punkter i regelverket. Vedrørende den tredje problemstillingen har kommunen oppfylt kriteriet om arkivplan, men etter vår vurdering oppfylles ikke kriteriet om journalføring av alle dokumenter. På bakgrunn av undersøkelsen gis følgende anbefalinger: Vi anbefaler kommunen å vurdere om det i større grad kunne være nyttig å oppfordre til forhåndskonferanser. Vi anbefaler å gjennomføre tidlig mottakskontroll av innkomne søknader. Det bør sikres at det stilles like krav til dokumentasjon av søknader, uavhengig av hvem som saksbehandler. Det bør legges til rette for at saksbehandlerne ved behov får nødvendige avklaringer med leder i rett tid. Det bør sikres at rutinen for journalføring av e-post til kommunen blir etterlevd og at alle saker blir behandlet. 5 3
Møtebok 26.08.15 Lyngdal kontrollutvalg Vi anbefaler at det settes inn tiltak slik at saksbehandlingsfristene holdes, samt at det sendes foreløpig svar når saksbehandlingstiden forventes å ta uforholdsmessig lang tid. Vi anbefaler at kommunen vurderer hvorvidt det er anledning til å sette utsatt frist eller avtale utsatt frist dersom særskilte forhold ved saken tilsier lang behandlingstid. Vi anbefaler at kommunen praktiserer bestemmelsen om gebyrbortfall. Vurderinger: Det overordnede målet med gjennomføring av forvaltningsrevisjon er å være et grunnlag for forbedring. Rapporten avdekker noen avvik ved byggesaksbehandlingen. Revisjonen kommer med 8 anbefalinger til kommunen for å forbedre kvaliteten på saksbehandlingen og dokumenthåndteringen. Hensikten med rapporten synes dermed å være oppnådd. Rapporten har blitt sendt på høring til kommunen v/rådmannen og rådmannen har avgitt høringsuttalelse som er medtatt i rapporten. Rådmannen sier i sitt høringssvar blant annet følgende: «Plankontorets hovedvurdering er at fremstillingen i rapporten gir et bra bilde av situasjonen. Den framstilling og oppsummering som er gitt stemmer bra med det inntrykket vi har selv.» Rådmannen har også mer detaljerte kommentarer knyttet til problemstillingene i rapporten. Avslutningsvis sies det følgende i høringssvaret: «Vi har som nevnt over allerede vært klar over noen av de svake punktene/forbedringspotensialene som det er pekt på i rapporten, og har allerede satt i gang tiltak for bedre situasjonen,..» Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og rapportere skriftlig til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak innen 1. desember 2015. SAK 11/15 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL Utvalgssekretær orienterte om forenklet evaluering av Lyngdalsmodellen. Revisor orienterte om sin uttalelse etter gjennomført kontroll av sluttoppgjør prosjektregnskap Lyngdal ungdomsskole. Rådmannen v/ Karl Emil Erlandsen orienterte og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til revisors gjennomgang av sluttregnskapet med tilhørende konklusjon. Det er bokført i kommunens regnskap kr. 3 888 169 mer i utgifter enn det 6 4
Møtebok 26.08.15 Lyngdal kontrollutvalg som er rapportert i prosjektregnskapet. Dette beløpet må bevilges av kommunestyret. For senere investeringsprosjekter bør det sikres at alle utgifter og inntekter for et prosjekt fremkommer brutto i årlige budsjettvedtak slik kommunale regnskapsregler krever. 2. Når det gjelder evaluering av modellen, viser kontrollutvalget til de overveiende positive erfaringer med modellen så langt. Det antas at gjennomføring av andre prosjekter etter samme modell over tid vil gi nyttige erfaringer. Utfordringene knyttet til manglende politisk forankring i en tidlig fase i prosjektet bør tas på alvor i fremtidige byggeprosjekter i regi av Lyngdal kommune. 3. Kontrollutvalget anbefaler at det vurderes å foreta en gjennomgang og evt. justering av gjeldende instruks til plan- og byggekomiteen og eventuelt andre reglementer, slik at de passer for gjennomføring av prosjekter etter Lyngdalsmodellen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Uttalelse fra Kommunerevisjonen Vest vedrørende sluttregnskap for Lyngdal ungdomsskole datert 25.8.2015. 2. Masteroppgave Universitetet i Agder, Abrahamsen & Salgado 2014 Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet denne saken første gang i møte den 26.05.15, sak 8. Administrasjonen og innleid personell på prosjektet presenterte sluttregnskapet og Lyngdalsmodellen, samt orienterte om selve prosessen. Kontrollutvalget og revisjonen fikk besvart spørsmål om sluttregnskapet og modellen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest om å gjennomgå prosjektregnskapet for Lyngdal ungdomsskole med vekt på følgende forhold: - utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet - det er samsvar mellom byggeregnskapet og kommunes regnskap - sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett og finansiering. 2. Det bes om at rapport fra revisjonens gjennomgang foreligger innen 17. august. 3. En grundig evaluering av Lyngdalsmodellen i tråd med kommunestyrets vedtak av 23.april 2015, vil være en omfattende og ressurskrevende prosess, både økonomisk og tidsmessig. Kontrollutvalget mener at det vil være mer hensiktsmessig med en oppsummering av allerede foretatt evaluering, samt gjennomgang av foreliggende vurderinger/anbefalinger fra relevante fagmiljøer. En slik forenklet evaluering muliggjør samtidig at sittende kommunestyre kan få avsluttet denne saken. 4. Kontrollutvalget ber om at det fremlegges en sak for kontrollutvalget i august 2015 som omhandler både gjennomgang av sluttregnskapet og evaluering i tråd med pkt. 3. 5. Kontrollutvalgets behandling av saken oversendes til kommunestyret for behandling i kommunestyrets møte 3. september 2015. 7 5
Møtebok 26.08.15 Lyngdal kontrollutvalg Kapittel 1 - Prosjektregnskap/sluttregnskap. Kommunerevisjonen har fått i oppdrag å gjennomgå prosjektregnskapet for Lyngdal ungdomsskole med vekt på følgende forhold: Utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet Det er samsvar mellom byggeregnskapet og kommunes regnskap Sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett og finansiering. Revisjonen rapporterer følgende funn: 1. Merverdiavgift i prosjektet fremkommer ikke som utgift eller inntekt (kompensasjon) i prosjektregnskapet. Mottatt tilskudd til «Kunst i offentlige rom», kr 120 000, er bokført som inntekt i kommunens regnskap, men fremkommer ikke i prosjektregnskapet. Det ble for øvrig ikke avdekket flere avvik. 2. Det er bokført i kommunens regnskap kr. 168 655 122, mens det i prosjektregnskapet er ført kr. 164 766 953. Det er følgelig bokført i kommunens regnskap kr. 3 888 169 mer i utgifter enn det som er rapportert i prosjektregnskapet. Revisjonen mener at disse utgiftene må rapporteres og fremkomme som del av kommunens samlede utgifter i prosjektet. 3. Kommunestyrets vedtatte utgiftsramme for ungdomsskolen er kr. 163 000 000. Prisstigning var ikke inkludert i bevilgningen. Det er søkt om og forhåndsgodkjent spillemidler på i alt kr 7 533 000. Det er pr. d.d. gitt tilsagn på kr. 433 000. Spillemidler er ikke tatt med som del av finansieringen av skolen verken i kommunens budsjett eller i framlagt prosjektregnskap. Politikerne skal ha fått nødvendige opplysninger. Informasjon om spillemidler er opplyst om i saksframstillingen til kommunestyret den 23.4.2015, sak 26/15. Finansiering ved lån skal i henhold til regnskapsbestemmelsene, ikke knyttes til spesifikke prosjekter i kommuneregnskapet, men til generell finansiering av kommunens investeringer. For fullstendig informasjon om revisors funn og konklusjoner vises det til revisors uttalelse datert 25.8.2015. Kapittel 2 - Forenklet evaluering. Kontrollutvalget konkluderte i sitt vedtak av 26. mai 2015 at det er med at det vil hensiktsmessig med en oppsummering av allerede foretatt evaluering, samt gjennomgang av foreliggende vurderinger/anbefalinger fra relevante fagmiljøer. En slik forenklet evaluering muliggjør samtidig at sittende kommunestyre kan få avsluttet denne saken. Først noen få ord om gjennomføringsmodellen hentet fra heftet Lyngdalsmodellen. Denne modellen er en ny metode for gjennomføring av et byggeprosjekt. Lyngdalsmodellen er en brukerfokusert, samspillsorientert OPS-modell for byggeprosjekter med konkurransepreget dialog som anskaffelsesprosedyre. 8 6
Møtebok 26.08.15 Lyngdal kontrollutvalg «Hovedtanken i modellen er at alle skal dra i samme retning mot et felles mål. I tradisjonelle modeller tenker man ofte motparter i stedet for samarbeidsparter, grunnet forskjellige interesser og uklare mål. Lyngdalsmodellen forutsetter samarbeid gjennom rettidig involvering og incentivordninger. Alle avgjørelser blir håndtert gjennom et tverrfaglig samspill. Det etableres en felles arena mellom leverandørgruppa, bruker og oppdragsgiver.» I møtet den 26. mai fikk kontrollutvalget presentert sluttoppgjør med regnskap. I tillegg fikk utvalget modellen presentert. Administrasjonens erfaringer. I møte med kontrollutvalget gav administrasjonen uttrykk for stort sett positive erfaringer med denne gjennomføringsmodellen. Det ble pekt på stor brukermedvirkning, kostnadseffektivitet, ikke tilleggsregninger, felles mål, incentivsystem som oppfordret begge parter til å finne gode løsninger til begges fordel. Det som kan trekkes frem som et område med forbedringspotensial, er at den politiske forankringen kunne ha vært bedre. Dette var en ny modell og det kunne vært ønskelig med bedre tid for å sikre nødvendig kunnskap og forankring hos beslutningstakerne. Administrasjonen påpeker at modellen krever en viss størrelse/kompleksitet på prosjektet. Masteroppgave fra UiA i 2014 med tema «Lyngdalsmodellen fra teori til praksis». Denne oppgavens hensikt var å gjennomføre en inngående evaluering av Lyngdalsmodellen med bakgrunn i sentrale prosjektdeltakeres oppfatninger og erfaringer fra prosjektet (Lyngdal ungdomsskole). Evalueringen konkluderer med følgende viktige funn: Prosjektet har vært en stor suksess, både hva gjelder resultat og prosess. Suksesskriterier: Kvalitet: Skoleanlegget ble veldig bra, stor bruker- og eiertilfredshet. Tid/Fremdrift: Prosjektet ble levert innenfor tidsrammen. Kostnad: Prosjektet ble levert klart under målsum. Videre blir følgende suksessfaktorer fremhevet som gode/godt ivaretatt: Kompetanse i prosjektgruppen vurderes som en god suksessfaktor. Samspill mellom involverte aktører har fungert godt i prosjektet. Modellens prinsipper for brukermedvirkning har fungert godt. Følgende suksessfaktorer blir fremhevet med forbedringspotensial: Faktorer utenfor prosjektets kontroll har resultert i at prosjekteringen ikke har vært optimal. Forbedringer i prosjektets fremdriftsstyring. 9 7
Møtebok 26.08.15 Lyngdal kontrollutvalg Videre trekker vi frem følgende observasjon: Politikernes rolle har skapt utfordringer for prosesser knyttet til prosjektets fremdrift. Andre erfaringer. I løpet av de siste årene er Lyngdalsmodellen benyttet i en rekke større byggeprosjekter. I stor grad markedsføres det positive erfaringer fra disse prosjektene. Det antas at det i årene fremover vil bli gjennomført en rekke prosjekter etter denne modellen og de samlede erfaringer vil gi større grunnlag for å generalisere når det gjelder konklusjoner vedrørende fordeler og ulemper med Lyngdalsmodellen. Vurderinger: Revisor påpeker i punkt 2 i sin uttalelse at det er bokført i kommunens regnskap kr. 3 888 169 mer i utgifter enn det som er rapportert i prosjektregnskapet. Revisjonen mener at disse utgiftene må rapporteres og fremkomme som del av kommunens samlede utgifter i prosjektet. For øvrig vises det til revisors kommentarer angående merverdiavgift, bokføring av kunst, spillemidler og finansiering ved lån. Kontrollutvalget må ta stilling til en uttalelse til kommunestyret om de nevnte forhold. Revisor vil redegjøre nærmere om sine funn i kontrollutvalgets møte. Erfaringene med Lyngdalsmodellen ved byggingen av ny ungdomsskole er i det alt vesentlige positive. Det er likevel ikke mulig å generalisere funnene fra dette prosjektet. Dersom det skulle vært gjennomført en grundig analyse av positive og negative erfaringer fra et større antall prosjekter, ville det vært en svært omfattende og krevende oppgave. Det antas at relevante fagmiljøer vil følge opp dette. Masteroppgaven viser til utfordringer knyttet til manglende politisk forankring i en tidlig fase i prosjektet. Dette bør tas på alvor i fremtidige byggeprosjekter i regi av Lyngdal kommune. Det har i orientering til kontrollutvalget blitt sagt at gjeldende instruks til plan- og byggekomiteen ikke helt «passer» til gjennomføring av et prosjekt etter Lyngdalsmodellen. Det bør derfor vurderes å gjennomgå instruksen og eventuelt gjennomføre nødvendige justeringer. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til revisors gjennomgang av sluttregnskapet med tilhørende konklusjon. KU mener at: 2. Når det gjelder evaluering av modellen, viser kontrollutvalget til de overveiende positive erfaringer med modellen så langt. Det antas at gjennomføring av andre prosjekter etter samme modell over tid vil gi nyttige erfaringer. Utfordringene knyttet til manglende politisk forankring i en tidlig fase i prosjektet bør tas på alvor i fremtidige byggeprosjekter i regi av Lyngdal kommune. 3. Kontrollutvalget anbefaler at det vurderes å foreta en gjennomgang og evt. justering av gjeldende instruks til plan- og byggekomiteen og eventuelt andre reglementer, slik at de passer for gjennomføring av prosjekter etter Lyngdalsmodellen. 10 8
Møtebok 26.08.15 Lyngdal kontrollutvalg SAK 12/15 SELSKAPSKONTROLL LISTER BOMPENGESELSKAP AS Revisor presenterte rapporten. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret vil ta med seg rapportens anbefalinger i det videre arbeid med eieroppfølging av selskapet. 3. Eiers representant i generalforsamlingen bes følge opp anbefalingene som er knyttet til styret. 4. Kontrollutvalget gis tilbakemelding om gjennomførte tiltak, både fra eiers side og fra selskapets side. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Rapport fra selskapskontroll Lister Bompengeselskap AS datert juni 2015 Bakgrunn for saken: Bakgrunn, problemstillinger, mandat og avgrensninger. Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll for perioden 2012 2015 for kommunene Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Lister Bompengeselskap AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene. Selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. Fakta i denne saksutredningen bygger i det vesentligste på informasjon i rapportens sammendrag. Funn og konklusjoner. Revisjonen kommenterer i rapporten funn og konklusjoner til Lyngdal kommune, til alle eierne samlet og til selskapet. 11 9
Møtebok 26.08.15 Lyngdal kontrollutvalg 1. Lyngdal kommune: «Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Eierrepresentanten rapporterer om generell politikeropplæring, samt tilbud og gjennomføring av opplæring av styremedlemmer som samtidig var politikere. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Lyngdal kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskapet. Eiers oppfølging er ennå ikke iverksatt slik meldingen legger opp til. Vi ser imidlertid at den rutinen som eierskapsmeldingen legger opp til er et redskap som kan sikre god eierstyring og en gjensidig kommunikasjon mellom eierrepresentanter og eier.» 2. Eierne samlet: «KS har gitt flere anbefalinger for god kommunal eierstyring av selskaper. Vi vil trekke frem disse samlet for de fire eierne. Anbefalingene vil innebære en endring av vedtekter, og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. KS anbefaler at bruk av valgkomité for styreutnevnelse forankres i selskapets vedtekter. Det foreligger per i dag ikke en slik forankring. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Kommuneloven og enkelte av kommunenes egne eierskapsmeldinger omhandler kjønnsrepresentasjon i styret. Kommuneloven tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn.» 3. Selskapet: «Enkelte av funnene er knyttet til styret. Vi anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp. Vi vil i all hovedsak konkludere med at kommunenes eierinteresser utøves i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse, men vil likevel nevne følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: 1. KS anbefaler at styremedlemmer registrerer seg i styrevervregisteret. 2. Enkelte av eier-kommunenes eierskapsmelding har etikk og etiske retningslinjer som prinsipp. KS anbefaler at etiske retningslinjer utarbeides. Det er ikke vedtatt etiske retningslinjer for selskapet. 3. Styret har ansvar for å vurdere egen kompetanse. Styreinstruks og egenevaluering foreligger ikke. 4. Inngåelse av låneavtale er ikke del av den daglige drift. Inngåelse av en slik avtale må behandles og godkjennes av selskapets styre. Vedtektene angir at selskapets styre tegner selskapet i fellesskap. Inngått låneavtale med Vest-Agder Fylkeskommune er undertegnet av daglig leder og styreleder. 12 10
Møtebok 26.08.15 Lyngdal kontrollutvalg Anbefalinger. Revisjonen anbefaler at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge rapportens anbefalinger som er gjengitt nedenfor. Anbefalinger til Lyngdal kommune særskilt: 1. Påse oppfølging av selskapet slik som angitt i eierskapsmeldingen. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Anbefalinger til alle eierkommunene samlet: 1. KS anbefaler at bruk av valgkomité forankres i selskapets vedtekter. Eierne bør vurdere dette forholdet. 2. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Eierne bør vurdere dette forholdet. 3. Kjønnsrepresentasjon i styret er ikke i henhold til kommunelov som tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn. Vi anbefaler at eierne ivaretar kommunelovens krav. Anbefaling 1 og 2 i dette avsnittet vil innebære en endring av vedtekter og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. Disse er dermed medtatt som felles anbefaling mot alle de fire eierkommunene. Vurderinger: Hovedhensikten med gjennomføring av selskapskontroll er å gi grunnlag for forbedring. Noen av anbefalingene gjelder for kommunen som eier, mens andre anbefalinger gjelder for selskapet. Rapporten er sendt på høring til eierkommunene og til selskapet. Lyngdal kommune ved ordfører har sendt høringssvar. Utover noen klargjøringer i forhold til faktagrunnlaget, har Lyngdal kommune følgende høringsuttalelse: «Lyngdal kommune tar rapporten til etterretning, og ønsker å følge opp de anbefalinger som eierskapskontrollen her har kommet med. Kommunen vil tilstrebe å oppnå kommunelovens krav på minimum 3 av hvert kjønn i styret for Lister Bompengeselskap AS.» Revisor vil være tilstede i møtet for å presentere rapporten. Kommunestyret følger opp rapporten slik det anses hensiktsmessig. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret vil ta med seg rapportens anbefalinger i det videre arbeid med eieroppfølging av selskapet. 3. Eiers representant i generalforsamlingen bes følge opp anbefalingene som er knyttet til styret. 4. Kontrollutvalget gis tilbakemelding om gjennomførte tiltak, både fra eiers side og fra selskapets side. 13 11
Møtebok 26.08.15 Lyngdal kontrollutvalg FASTE POSTER Nytt fra revisor: Ikke noe særskilt. Nytt fra sekretær: Ikke noe særskilt. EVENTUELT REFERATER Ref. 05/15 Kommunerevisjonen Vest, innkalling til representantskapet september 2015 Ref. 06/15 Grethe Johannessen, e-post av 10.06.15 vedr. klage på vedtak i kommunestyret Ref. 07/15 Agder Sekretariat, protokoll styremøte + årsmelding 2014 Ref. 08/15 Signert attestasjonsrapport finansforvaltningen 2014 Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 14 12
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 11/15 Møtedato: 26.08.15 Saksbehandler: Willy Gill SAK 11/15 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL Vedlegg: 1. Uttalelse fra Kommunerevisjonen Vest vedrørende sluttregnskap for Lyngdal ungdomsskole datert 25.8.2015. 2. Masteroppgave Universitetet i Agder, Abrahamsen & Salgado 2014 Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet denne saken første gang i møte den 26.05.15, sak 8. Administrasjonen og innleid personell på prosjektet presenterte sluttregnskapet og Lyngdalsmodellen, samt orienterte om selve prosessen. Kontrollutvalget og revisjonen fikk besvart spørsmål om sluttregnskapet og modellen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest om å gjennomgå prosjektregnskapet for Lyngdal ungdomsskole med vekt på følgende forhold: - utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet - det er samsvar mellom byggeregnskapet og kommunes regnskap - sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett og finansiering. 2. Det bes om at rapport fra revisjonens gjennomgang foreligger innen 17. august. 3. En grundig evaluering av Lyngdalsmodellen i tråd med kommunestyrets vedtak av 23.april 2015, vil være en omfattende og ressurskrevende prosess, både økonomisk og tidsmessig. Kontrollutvalget mener at det vil være mer hensiktsmessig med en oppsummering av allerede foretatt evaluering, samt gjennomgang av foreliggende vurderinger/anbefalinger fra relevante fagmiljøer. En slik forenklet evaluering muliggjør samtidig at sittende kommunestyre kan få avsluttet denne saken. 4. Kontrollutvalget ber om at det fremlegges en sak for kontrollutvalget i august 2015 som omhandler både gjennomgang av sluttregnskapet og evaluering i tråd med pkt. 3. 5. Kontrollutvalgets behandling av saken oversendes til kommunestyret for behandling i kommunestyrets møte 3. september 2015. Kapittel 1 - Prosjektregnskap/sluttregnskap. Kommunerevisjonen har fått i oppdrag å gjennomgå prosjektregnskapet for Lyngdal ungdomsskole med vekt på følgende forhold: 15
Utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet Det er samsvar mellom byggeregnskapet og kommunes regnskap Sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett og finansiering. Revisjonen rapporterer følgende funn: 1. Merverdiavgift i prosjektet fremkommer ikke som utgift eller inntekt (kompensasjon) i prosjektregnskapet. Mottatt tilskudd til «Kunst i offentlige rom», kr 120 000, er bokført som inntekt i kommunens regnskap, men fremkommer ikke i prosjektregnskapet. Det ble for øvrig ikke avdekket flere avvik. 2. Det er bokført i kommunens regnskap kr. 168 655 122, mens det i prosjektregnskapet er ført kr. 164 766 953. Det er følgelig bokført i kommunens regnskap kr. 3 888 169 mer i utgifter enn det som er rapportert i prosjektregnskapet. Revisjonen mener at disse utgiftene må rapporteres og fremkomme som del av kommunens samlede utgifter i prosjektet. 3. Kommunestyrets vedtatte utgiftsramme for ungdomsskolen er kr. 163 000 000. Prisstigning var ikke inkludert i bevilgningen. Det er søkt om og forhåndsgodkjent spillemidler på i alt kr 7 533 000. Det er pr. d.d. gitt tilsagn på kr. 433 000. Spillemidler er ikke tatt med som del av finansieringen av skolen verken i kommunens budsjett eller i framlagt prosjektregnskap. Politikerne skal ha fått nødvendige opplysninger. Informasjon om spillemidler er opplyst om i saksframstillingen til kommunestyret den 23.4.2015, sak 26/15. Finansiering ved lån skal i henhold til regnskapsbestemmelsene, ikke knyttes til spesifikke prosjekter i kommuneregnskapet, men til generell finansiering av kommunens investeringer. For fullstendig informasjon om revisors funn og konklusjoner vises det til revisors uttalelse datert 25.8.2015. Kapittel 2 - Forenklet evaluering. Kontrollutvalget konkluderte i sitt vedtak av 26. mai 2015 at det er med at det vil hensiktsmessig med en oppsummering av allerede foretatt evaluering, samt gjennomgang av foreliggende vurderinger/anbefalinger fra relevante fagmiljøer. En slik forenklet evaluering muliggjør samtidig at sittende kommunestyre kan få avsluttet denne saken. Først noen få ord om gjennomføringsmodellen hentet fra heftet Lyngdalsmodellen. Denne modellen er en ny metode for gjennomføring av et byggeprosjekt. Lyngdalsmodellen er en brukerfokusert, samspillsorientert OPS-modell for byggeprosjekter med konkurransepreget dialog som anskaffelsesprosedyre. 16
«Hovedtanken i modellen er at alle skal dra i samme retning mot et felles mål. I tradisjonelle modeller tenker man ofte motparter i stedet for samarbeidsparter, grunnet forskjellige interesser og uklare mål. Lyngdalsmodellen forutsetter samarbeid gjennom rettidig involvering og incentivordninger. Alle avgjørelser blir håndtert gjennom et tverrfaglig samspill. Det etableres en felles arena mellom leverandørgruppa, bruker og oppdragsgiver.» I møtet den 26. mai fikk kontrollutvalget presentert sluttoppgjør med regnskap. I tillegg fikk utvalget modellen presentert. Administrasjonens erfaringer. I møte med kontrollutvalget gav administrasjonen uttrykk for stort sett positive erfaringer med denne gjennomføringsmodellen. Det ble pekt på stor brukermedvirkning, kostnadseffektivitet, ikke tilleggsregninger, felles mål, incentivsystem som oppfordret begge parter til å finne gode løsninger til begges fordel. Det som kan trekkes frem som et område med forbedringspotensial, er at den politiske forankringen kunne ha vært bedre. Dette var en ny modell og det kunne vært ønskelig med bedre tid for å sikre nødvendig kunnskap og forankring hos beslutningstakerne. Administrasjonen påpeker at modellen krever en viss størrelse/kompleksitet på prosjektet. Masteroppgave fra UiA i 2014 med tema «Lyngdalsmodellen fra teori til praksis». Denne oppgavens hensikt var å gjennomføre en inngående evaluering av Lyngdalsmodellen med bakgrunn i sentrale prosjektdeltakeres oppfatninger og erfaringer fra prosjektet (Lyngdal ungdomsskole). Evalueringen konkluderer med følgende viktige funn: Prosjektet har vært en stor suksess, både hva gjelder resultat og prosess. Suksesskriterier: Kvalitet: Skoleanlegget ble veldig bra, stor bruker- og eiertilfredshet. Tid/Fremdrift: Prosjektet ble levert innenfor tidsrammen. Kostnad: Prosjektet ble levert klart under målsum. Videre blir følgende suksessfaktorer fremhevet som gode/godt ivaretatt: Kompetanse i prosjektgruppen vurderes som en god suksessfaktor. Samspill mellom involverte aktører har fungert godt i prosjektet. Modellens prinsipper for brukermedvirkning har fungert godt. Følgende suksessfaktorer blir fremhevet med forbedringspotensial: Faktorer utenfor prosjektets kontroll har resultert i at prosjekteringen ikke har vært optimal. Forbedringer i prosjektets fremdriftsstyring. 17
Videre trekker vi frem følgende observasjon: Politikernes rolle har skapt utfordringer for prosesser knyttet til prosjektets fremdrift. Andre erfaringer. I løpet av de siste årene er Lyngdalsmodellen benyttet i en rekke større byggeprosjekter. I stor grad markedsføres det positive erfaringer fra disse prosjektene. Det antas at det i årene fremover vil bli gjennomført en rekke prosjekter etter denne modellen og de samlede erfaringer vil gi større grunnlag for å generalisere når det gjelder konklusjoner vedrørende fordeler og ulemper med Lyngdalsmodellen. Vurderinger: Revisor påpeker i punkt 2 i sin uttalelse at det er bokført i kommunens regnskap kr. 3 888 169 mer i utgifter enn det som er rapportert i prosjektregnskapet. Revisjonen mener at disse utgiftene må rapporteres og fremkomme som del av kommunens samlede utgifter i prosjektet. For øvrig vises det til revisors kommentarer angående merverdiavgift, bokføring av kunst, spillemidler og finansiering ved lån. Kontrollutvalget må ta stilling til en uttalelse til kommunestyret om de nevnte forhold. Revisor vil redegjøre nærmere om sine funn i kontrollutvalgets møte. Erfaringene med Lyngdalsmodellen ved byggingen av ny ungdomsskole er i det alt vesentlige positive. Det er likevel ikke mulig å generalisere funnene fra dette prosjektet. Dersom det skulle vært gjennomført en grundig analyse av positive og negative erfaringer fra et større antall prosjekter, ville det vært en svært omfattende og krevende oppgave. Det antas at relevante fagmiljøer vil følge opp dette. Masteroppgaven viser til utfordringer knyttet til manglende politisk forankring i en tidlig fase i prosjektet. Dette bør tas på alvor i fremtidige byggeprosjekter i regi av Lyngdal kommune. Det har i orientering til kontrollutvalget blitt sagt at gjeldende instruks til plan- og byggekomiteen ikke helt «passer» til gjennomføring av et prosjekt etter Lyngdalsmodellen. Det bør derfor vurderes å gjennomgå instruksen og eventuelt gjennomføre nødvendige justeringer. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til revisors gjennomgang av sluttregnskapet med tilhørende konklusjon. KU mener at: 2. Når det gjelder evaluering av modellen, viser kontrollutvalget til de overveiende positive erfaringer med modellen så langt. Det antas at gjennomføring av andre prosjekter etter samme modell over tid vil gi nyttige erfaringer. Utfordringene knyttet til manglende politisk forankring i en tidlig fase i prosjektet bør tas på alvor i fremtidige byggeprosjekter i regi av Lyngdal kommune. 3. Kontrollutvalget anbefaler at det vurderes å foreta en gjennomgang og evt. justering av gjeldende instruks til plan- og byggekomiteen og eventuelt andre reglementer, slik at de passer for gjennomføring av prosjekter etter Lyngdalsmodellen. 18
UTSKRIFT AV MØTEBOK LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Onsdag 26. august 2015 SAK 11/15 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL Utvalgssekretær orienterte om forenklet evaluering av Lyngdalsmodellen. Revisor orienterte om sin uttalelse etter gjennomført kontroll av sluttoppgjør prosjektregnskap Lyngdal ungdomsskole. Rådmannen v/ Karl Emil Erlandsen orienterte og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til revisors gjennomgang av sluttregnskapet med tilhørende konklusjon. Det er bokført i kommunens regnskap kr. 3 888 169 mer i utgifter enn det som er rapportert i prosjektregnskapet. Dette beløpet må bevilges av kommunestyret. For senere investeringsprosjekter bør det sikres at alle utgifter og inntekter for et prosjekt fremkommer brutto i årlige budsjettvedtak slik kommunale regnskapsregler krever. 2. Når det gjelder evaluering av modellen, viser kontrollutvalget til de overveiende positive erfaringer med modellen så langt. Det antas at gjennomføring av andre prosjekter etter samme modell over tid vil gi nyttige erfaringer. Utfordringene knyttet til manglende politisk forankring i en tidlig fase i prosjektet bør tas på alvor i fremtidige byggeprosjekter i regi av Lyngdal kommune. 3. Kontrollutvalget anbefaler at det vurderes å foreta en gjennomgang og evt. justering av gjeldende instruks til plan- og byggekomiteen og eventuelt andre reglementer, slik at de passer for gjennomføring av prosjekter etter Lyngdalsmodellen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Uttalelse fra Kommunerevisjonen Vest vedrørende sluttregnskap for Lyngdal ungdomsskole datert 25.8.2015. 2. Masteroppgave Universitetet i Agder, Abrahamsen & Salgado 2014 Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet denne saken første gang i møte den 26.05.15, sak 8. Administrasjonen og innleid personell på prosjektet presenterte sluttregnskapet og Lyngdalsmodellen, samt orienterte om selve prosessen. 19
Kontrollutvalget og revisjonen fikk besvart spørsmål om sluttregnskapet og modellen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest om å gjennomgå prosjektregnskapet for Lyngdal ungdomsskole med vekt på følgende forhold: - utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet - det er samsvar mellom byggeregnskapet og kommunes regnskap - sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett og finansiering. 2. Det bes om at rapport fra revisjonens gjennomgang foreligger innen 17. august. 3. En grundig evaluering av Lyngdalsmodellen i tråd med kommunestyrets vedtak av 23.april 2015, vil være en omfattende og ressurskrevende prosess, både økonomisk og tidsmessig. Kontrollutvalget mener at det vil være mer hensiktsmessig med en oppsummering av allerede foretatt evaluering, samt gjennomgang av foreliggende vurderinger/anbefalinger fra relevante fagmiljøer. En slik forenklet evaluering muliggjør samtidig at sittende kommunestyre kan få avsluttet denne saken. 4. Kontrollutvalget ber om at det fremlegges en sak for kontrollutvalget i august 2015 som omhandler både gjennomgang av sluttregnskapet og evaluering i tråd med pkt. 3. 5. Kontrollutvalgets behandling av saken oversendes til kommunestyret for behandling i kommunestyrets møte 3. september 2015. Kapittel 1 - Prosjektregnskap/sluttregnskap. Kommunerevisjonen har fått i oppdrag å gjennomgå prosjektregnskapet for Lyngdal ungdomsskole med vekt på følgende forhold: Utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet Det er samsvar mellom byggeregnskapet og kommunes regnskap Sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett og finansiering. Revisjonen rapporterer følgende funn: 1. Merverdiavgift i prosjektet fremkommer ikke som utgift eller inntekt (kompensasjon) i prosjektregnskapet. Mottatt tilskudd til «Kunst i offentlige rom», kr 120 000, er bokført som inntekt i kommunens regnskap, men fremkommer ikke i prosjektregnskapet. Det ble for øvrig ikke avdekket flere avvik. 2. Det er bokført i kommunens regnskap kr. 168 655 122, mens det i prosjektregnskapet er ført kr. 164 766 953. Det er følgelig bokført i kommunens regnskap kr. 3 888 169 mer i utgifter enn det som er rapportert i prosjektregnskapet. Revisjonen mener at disse utgiftene må rapporteres og fremkomme som del av kommunens samlede utgifter i prosjektet. 3. Kommunestyrets vedtatte utgiftsramme for ungdomsskolen er kr. 163 000 000. Prisstigning var ikke inkludert i bevilgningen. 20