Krise- og ulykkesplan 2014-2015 Lions MD 104 beredskapstelefon: +47 95 11 31 24 Om varsling, organisering, omsorg og informasjon i krise og ulykkessituasjoner
Forord Hva gjør vi i Lions når det skjer en ulykke, et uhell eller det oppstår uforutsette situasjoner av større eller mindre omfang som skaper kriser? I Lions setter vi medlemmenes liv og helse aller først. Måten vi møter våre medmennesker på i krisesituasjoner sier mye om vår evne til å ivareta medlemmene og de som representerer Lions på en god og profesjonell måte. Lions er en stor organisasjon med rundt 11.500 medlemmer. I tillegg befinner det seg til enhver tid et antall personer på våre prosjekter i inn og utland, samt ungdom på Lionsleire og på oppdrag verden over. Vi har alle et ansvar for å forebygge kriser og ulykker, og å handle på en gjennomtenkt måte dersom slike situasjoner oppstår. Lionsmedlemmer er spredt over hele landet og andre deler av verden. Medlemmene våre er ute på oppdrag, tjenestereiser, oppholder seg midlertidig i utlandet, deltar på kurs og andre aktiviteter. Vår situasjon og vår virksomhet gjør det helt nødvendig å ha en plan og en beredskap for hvordan kriser og ulykker håndteres. Hva som kan skje, hvem som befinner seg på et ulykkessted eller hvor dette er, kan vi ikke forutsi. Men det er mulig å forberede seg på det. Det finnes likevel ingen fasitsvar for hvordan ulike kriser skal håndteres. Det viktigste er å bruke sunn fornuft i forhold til hva situasjonen krever. Denne planen sier noe om hva vi gjør om/når noe skjer, hvem som gjør hva og i hvilken rekkefølge. Varslingsrutinene gjelder for alle i Lions, og for alle typer kriser. Til planen hører også beredskap for krisekommunikasjon i Lions. Målet for krise- og ulykkesplanene er at alle medlemmer og venner av Lions og alle som arbeider i våre prosjekter i inn- og utland skal være best mulig forberedt til å møte kriser, ulykker og følgevirkningene når slike oppstår. Alle medlemmene skal derfor ha kjennskap til planen. Lions MD 104 Norge 01.07.2014 Generalsekretær Guvernørrådsleder 2014-2015 Heidi Lill Mollestad Oppegaard Tore G. Hovde
1. OM KRISE OG ULYKKESPLANEN 1.1. Overordnet krise- og ulykkesplan Denne planen er veiledning i hvordan Lions MD 104 skal takle krisesituasjoner der ansatte, medlemmer eller andre som har et forhold til Lions, kommer i en situasjon som krever en særskilt og profesjonell oppfølging fra MD 104s side. Planen er knyttet til: Varsling Organisering Krisekommunikasjon Omsorg / debriefing 1.2 Opplæring Nye ansatte og medlemmer skal orienteres om planen. De som har eller vil få et konkret ansvar i forbindelse med krisesituasjoner skal sørge for å gjøre seg kjent med innholdet. Alle Lionsledere har ansvar for å gå gjennom planene regelmessig med sine medlemmer/ansatte. Prosjektledere i Lions har også et spesielt ansvar for å sette seg inn i dette dokumentet. 2. HVA ER EN KRISE? 2.1 Definisjon Ordet krise kommer fra det greske crisis, som betyr en avgjørende forandring, et vendepunkt. I denne sammenheng bruker vi ordet om ulike former for uforutsette, kaospregede situasjoner som ansatte, medlemmer eller andre som har et forhold til Lions kan komme opp i. Det omfatter situasjoner som krever en eller annen form for særskilt, ansvarlig og profesjonell handling og omsorg. 2.2 Eksempler på kriser, ulykker og krisesituasjoner Eksempler på kriser, ulykker og uhell som kan ramme ansatte/medlemmer i Lions: Personskade og dødsfall Ulykker i brann, eksplosjon, akutt forurensning, el-skade mv. Ulykker annet sted: fly, båt, bil, tog, buss, t-bane, trikk, naturkatastrofer m.m. Akutt sykdom og smittefare Terror, trusler og sabotasje Nasjonal beredskap Finansielle hendelser, underslag, bedrageri m.m. Mediaoppslag og lignende, som går ut over Lions omdømme og svekker tilliten til vår organisasjon Kriminalitet, ran, tyveri, vold
2.3 Hva kjennetegner en krisesituasjon? Hva som egentlig er en krise kan i hvert enkelt tilfelle oppleves forskjellig. En krise vil som regel være annerledes enn det vi tidligere har opplevd. Og selv om mye er likt, vil vi aldri kunne forutse alle eventualiteter. Alle kriser er spesielle. Derfor er det også begrenset hva vi konkret kan forberede oss på. 2.4 Krisekommunikasjon Beredskap for krisekommunikasjon Enhver hendelse eller krise kan raskt utvikle seg til en kommunikasjonskrise i tillegg til den opprinnelige krisen. Det er derfor av vesentlig betydning at alle som er involvert fra Lions side er forberedt på kommunikasjonsutfordringene og håndteringen. Hvis kommunikasjonen internt og eksternt håndteres riktig, kan Lions løse sine oppgaver raskt og effektivt, og bevare eller til og med styrke sin profil. Krisehåndtering skjer som hovedregel sentralt med mindre annet er avtalt. Krisekommunikasjonen skal normalt håndteres av direktør/ generalsekretær. Se også punkt 6, beredskap for krisekommunikasjon. 3. VARSLING 3.1 Varsle krisen til overordnede Den eller de som er i stand til eller har mulighet til bistå uten å sette sitt eller andre liv i fare, skal: Forsøke å redde liv og begrense skade Varsle nærmeste overordnede Hvis ikke nærmeste leder er tilgjengelig, kontakte andre i linjen eller direkte til krisebredskapsteamets leder. Være kontaktperson på ulykkesstedet og tilgjengelig for krisebredskapsteamet på telefon eller andre kanaler Hjelpe involverte til å kontakte sine nærmeste 3.2 Overordnede leder skal sørge for umiddelbar varsling til: Generalsekretær, kriseteamets leder: 951 13 124 Distriktsguvernøren for distriktet NB! Generalsekretær skal være tilgjengelig i all ferieavvikling. 3.3 Innhold i varsel Hvem som varsler(navn m.m.) Hva som har skjedd Hvor det har skjedd Når det skjedde
Telefonnummer Annen informasjon som etterspørres 3.4 Kriser og ulykker i Norge Ring nødtelefonen Ved alvorlig krise eller ulykke som innebærer personskade, brann eller forurensning, skal man bringe seg selv og eventuelt andre i sikkerhet før man ringer nødtelefonen: AMBULANSE/MEDISINSK HJELP: 113 POLITI: 112 BRANN: 110 3.5 Kriser og ulykker i utlandet Kriseberedskapsteamet skal kontaktes og varslingsrutinene skal følges også ved kriser og ulykker i utlandet. I utlandet er det vedkommende lands politi og hjelpeapparat som har det direkte ansvar for norske borgere som involveres i en ulykke. Norsk utenrikstjeneste og kriminalpolitisentralen i Oslo har kontakt med de utenlandske myndigheter, så kontakt med disse vil føre til at det etableres kontakt med lokalt politi hjemme. Utenriksdepartementet: +47 22 24 36 00 Kriminalpolitisentralen: +47 23 20 80 00 Lions MD 104 beredskapstelefon: +47 23 24 46 30/+47 95 11 31 24 4. ORGANISERING OG ANSVAR 4.1 Krise og ulykkesberedskapsteam (Kriseberedskapsteam) Det er etablert krise- og ulykkesberedskapsteam i Lions MD 104. Teamet består av guvernørrådsleder, generalsekretær og i spesielle tilfeller assisterende guvernørrådsleder, distriktsguvernører og eller fagsjefer/andre. Teamet skal varsles når en krise oppstår. 4.2 Organisering Guvernørrådsleder har det overordnede ansvaret for Lions MD 104s håndtering av kriser. Generalsekretær er operativt ansvarlig i forbindelse med kriser ved Lions MD 104. Kriseteamet kan delegere ansvaret for håndtering av krisen/krisekommunikasjonen til et distrikts kriseteam. Dette teamet ledes av en distriktsguvernør. 4.3 Krise og ulykkesteamets oppgaver Kriseteamet i Lions består av Guvernørrådsleder som har det overordnede ansvar og generalsekretær som er operativ ansvarlig. Assisterende guvernørrådsleder er stedfortreder, og kan i spesielle tilfeller tiltre. Kriseberedskapsteamet koordinerer og samordner aktiviteter og involverer ved behov distriktsteam og sekretariatet i Lions. Kriseberedskapsteamet skal
vurdere å iverksette nødvendige tiltak med hensyn til å gi støtte og omsorg, ivareta hensynet til pårørende og medlemmer. Generalsekretæren ivaretar funksjonen som kriseberedskapsteamets leder og ansvaret for å iverksette interne og eksterne kommunikasjonstiltak. Kriseberedskapsteamet eller den/de som er koblet inn i situasjonen, må raskest mulig skaffe klarhet i den aktuelle situasjonen. Det skal føres loggbok over hendelsesforløp, beslutninger som tas med frister og ansvar, og oversikt over utførte aktiviteter. Kriseberedskapsteamets leder Lederen av kriseberedskapsteamet er ansvarlig for å opprette et distriktkriseteam som kan bistå i det praktiske arbeidet ved kriser og ulykker. Kriseberedskapsteamets leder rapporterer til guvernørrådsleder. Kriseberedskapsteamets leder er ansvarlig for å opprette og bemanne et sekretariat ved hovedkontoret som skal bistå kriseberedskapsteamet og eventuelt distriktskriseteam. Kriseberedskapsteamets leder/generalsekretær er ansvarlig for all kommunikasjon i en kriseeller ulykkessituasjon. Evaluering Kriseberedskapsteamets leder skal etter krisesituasjonen er over evaluere krisehåndteringen, og på bakgrunn av dette iverksette praktiske forbedringstiltak. Hensikten er å lære av erfaringene for å sikre kunnskap som kan brukes ved eventuelle senere krisesituasjoner, og å ajourføre Lions MD 104s krise- og ulykkesplan. 5. OMSORG OG DEBRIEFING 5.1 Omsorg i krise og ulykkessituasjoner Det er viktig at medlemmer og ansatte som rammes av en krise, ulykke eller forårsaker en hendelse ved et uhell, blir tatt vare på. Det er viktig for å kunne bearbeide en krisesituasjon slik at det oppleves nærhet, interesse og omsorg. Ledere og Lions-kolleger som viser innlevelse og tar ansvar kan gjøre opplevelsen lettere å mestre. Lions MD 104 skal tilrettelegge for praktisk hjelp og støtte i krisesituasjoner, som f.eks debriefing, gjennomgang av årsak, oppfølging i en eventuelle lengre sykeperiode m.m. Praktisk bistand i en vanskelig tid kan være en god hjelp, og det er viktig at de som er utsatt for en krise får tilbud om slik hjelp. Det kan også være behov for juridisk eller annen administrativ bistand i forbindelse med sykdom, uførhet, forsikring m.m.
I en akutt krisesituasjon vil ofte flere eksterne aktører være involvert som politi, redningsmannskaper, helsevesen og arbeidstilsynet. Disse har overordnet myndighet til å håndtere ulike sider ved akutte kriser. 5.2 Kriseberedskapsteamet er ansvarlig for igangsetting av omsorg og debriefingstiltak Kriseberedskapsteamet har et overordnet ansvar for særlige omsorgstiltak som skal settes i verk både i selve krisesituasjonen og i løpet av de påfølgende dager. Pårørende til forulykkede og skadde varsles av politi, sykehus og prest. 5.3 Generelt om retningslinjer ved personskade eller dødsfall Kriseberedskapsteamets leder er ansvarlig for debriefing etter at den mest intense fasen i krisen er over. De som har vært involvert i selve ulykken og/eller håndteringen av den må få anledning til å snakke om sine personlige opplevelser, eventuelt med profesjonell bistand. 6 BEREDSKAP FOR KRISEKOMMUNIKASJON I LIONS MD 104 6.1 Innledningen Enhver krise kan rakt utvikle seg til en kommunikasjonskrise i tillegg til den opprinnelige krisen. Det er derfor av stor betydning at alle er involvert fra Lions MD 104s side, er forberedt på kommunikasjonsutfordringene og håndteringen. Hvis kommunikasjon internt og eksternt håndteres på en profesjonell og god måte, kan Lions løse sine oppgaver raskt og effektivt, og samtidig bevare eller til og med styrke sin profil. Kommunikasjonsplanen omfatter kommunikasjon i forhold til ansatte, medlemmer, samarbeidspartnere, allmennheten og medier. I en krisesituasjon skal Lions skape trygghet og tillit gjennom god kommunikasjon. Lions skal legge til rette for hurtig og korrekt informasjon til alle som har krav på det. Et profesjonelt forhold til mediene er avgjørende i en krisesituasjon. 6.2 Ansvar Generalsekretær ivaretar den operative funksjonen både som kriseberedskaps-teamets leder og ansvaret for interne og eksterne kommunikasjonstiltak i krisesituasjoner. All informasjon som gis til berørte pårørende, internt og til pressen skal være helhetlig og konsistent. Det skal være tett kontakt mellom kommunikasjonsstaben, den sentrale ledelse og politi/brannvesen/sykehus. All utgående informasjon skal bekreftes av beredskapsteamets leder, eller den som er bemyndiget. Kontaktpersoner ved enheter som er direkte berørt av en krisesituasjon skal kunne skaffe, eventuelt bistå kommunikasjonsgruppen, med å kvalitetssikre informasjon fra krisested samt være bindeledd til berørt enhet.
Sekretariatet er ansvarlig for informasjon til berørte ansatte, medlemmer og andre pårørende, eventuelt i samarbeid med berørt fagenhet og kriseberedskapsledelsen. 6.3 Virkemidler Internett Hjemmesidene www.lions.no skal være hovedinformasjonskilde, og skal fortløpende informere ansatte og medlemmer i Lions om den aktuelle situasjonen. SMS-varsling Alle i Lions kan varsles om kriser og ulykker via SMS. Leder av kriseberedskapsteamet fatter avgjørelse om iverksettelse og innhold i SMS-varslingen. Informasjonstelefon Kommunikasjonsstaben i samarbeid med IT kan opprette eget telefonnummer der pårørende og andre eksterne kan få nærmere informasjon om krisen/ulykken. Presse Ved større kriser/ulykker over tid kan kommunikasjonsstaben etablere egnet tilgang for presse i samarbeid med IT. 6.4 Oppfølging Nedtrapping Leder av kriseberedskapsteamet avgjør når informasjonsberedskapen skal trappes ned. Leder av kriseberedskapsteamet ivaretar informasjonsoppfølgingen internt og eksternt i tiden etterpå. Oppdatering Krisekommunikasjonsplanen skal gjennomgås og oppdateres én gang i året. Kontaktliste Krisekommunikasjon for 2014-2015 Overordnet: Tore G. Hovde. Mobil: 915 99 607 Operativt: Generalsekretær Heidi Lill Mollestad Oppegaard. Mobil: 951 13 124. Ass. Guvernørrådsleder Kay Arne Sørensen. Mobil: 90 62 60 00 Internett/hjemmesider: Vibeke Aasland. Mobil: 922 48 828. NB! Kontaktliste oppdateres hvert Lionsår.