PERSONAL- OG ARBEIDSREGLEMENT FOR BERGEN KOMMUNE

Fagområde: Personal Dok. type: Reglement Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Side 1 av 38 PERSONAL- OG ARBEIDSREGLEMENT FOR BERGEN KOMMUNE Innholdsfortegnelse: 1 Omfang 2 Delegasjon 3 Definisjoner 4 Opprettelse og inndraging av stillinger 5 Normering og omgjøring 6 Utlysing av stillinger 7 Ansettelse uten utlysing og konkurranse 8 Overføring av arbeidstakere 9 Prosedyren i ansettelsessaker 10 Ansettelsesmyndighet 11 Innsynsrett i ansettelsessaker 12 Melding om ansettelse 13 Ansettelsesvilkår 14 Oppfølging av arbeidstakere med redusert arbeidsevne 15 Rusmiddelmisbruk (AKAN-regler) 16 Fravær fra arbeidet 17 Permisjoner 18 Annet lønnet arbeid 19 Språk 20 Arbeidstid og hvilepauser 21 Ferie 22 Utbetaling av lønn mv 23 Alminnelig orden 24 Behandling av utstyr 25 Taushetsplikt 26 Oppsigelsesfrister 27 Skriftlig attest 28 Tvisteløsningsnemnd 29 Advarsel 30 Suspensjon 31 Oppsigelse 32 Avskjed 33 Vedtak om oppsigelse/avskjed 34 Tiltale og straff 35 Varsling 36 Tolking av reglementet 37 Etikk

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 2 av 38 1 OMFANG Reglementet gjelder for alle arbeidstakere som er ansatt i Bergen kommune. Gjelder også for samtlige av Bergen kommunes foretak. For deltids- og bistillinger gjelder reglementet tilsvarende dersom ikke annet er bestemt. Videre omfatter reglementet deltakere i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i samarbeid med NAV. Reglementet gjelder også for skolenes undervisningspersonale, se spesielt tilpasninger for undervisningspersonalet i Hovedtariffavtalen. Reglementet gjelder ikke for oppdragstakere. Reglementets punkt 20-33 er arbeidsreglement etter arbeidsmiljøloven 14-16. Reglementet omhandler ikke lønn da dette tilhører annet myndighetsområde. 2 DELEGASJON Byrådet og forretningsutvalget har vedtatt å delegere sin avgjørelsesmyndighet i saker som er regulert av dette reglementet til virksomhetenes administrasjonssjefer slik disse er definert i reglementets punkt 3. Slik avgjørelsesmyndighet kan tilsvarende delegeres etter styrevedtak i kommunens respektive foretak. For stillinger som ikke er underlagt administrasjonssjef, jf reglementets pkt 10.1, vil tilsettingsorganet ha administrasjonssjefsfullmakt. For byrådsavdelingene er samtlige fullmakter delegert fra kommunaldirektør til resultatenhetsleder, jf notat av 300604 fra kommunaldirektørene til resultatenhetslederne. Dette gjelder likevel ikke bestemmelsene i paragrafene 30 (suspensjon), 31 (oppsigelse) og 32 (avskjed). Hvor ikke annet er uttrykkelig nevnt, kan resultatenhetsleder etter avtale med kommunaldirektør, videredelegere avgjørelsesmyndighet. Tilsvarende videredelegasjon kan også skje i foretakene. 3 DEFINISJONER Virksomhet: Administrasjonssjef: Bystyrets kontor Byrådsavdelinger Kommunale bedrifter/foretak Bystyredirektøren Kommunaldirektør Leder for kommunal bedrift/foretak

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 3 av 38 Resultatenhetsleder: Leder av resultatenheter 4 OPPRETTELSE OG INNDRAGNING AV STILLINGER Administrasjonssjefen har fullmakt til å opprette og inndra stillinger når dette er basert på økonomiplanens forutsetninger og bystyrets vedtatte rammer for årsbudsjettet. Stillingsendringer forutsettes på forhånd drøftet med berørte arbeidstakerorganisasjoner jf Hovedavtalen 3-1. 5 NORMERING OG OMGJØRING Fastsetting av stillingskode og stillingsbetegnelse (normering) foretas av administrasjonssjefen etter at berørte tillitsvalgte har uttalt seg, jf. Hovedavtalen 3-1. Endring av stillingskode og stillingsbetegnelse på ledig stilling (omgjøring), samt endring av kvalifikasjonskrav, avgjøres av administrasjonssjefen etter at berørte tillitsvalgte har uttalt seg, jf. Hovedavtalen 3-1 Omgjøring av besatt stilling avgjøres av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap etter at berørte tillitsvalgte har uttalt seg, jf Hovedtariffavtalen 4.3.2. 6 UTLYSING AV STILLINGER 6.1 Vurdering av ledige stillinger Administrasjonssjefen vurderer om ledig stilling skal opprettholdes eller omgjøres. Opprettholdes stillingen, må det vurderes om den skal lyses ut eller besettes på annen måte, jf reglementets punkt 6.3, 7 og 8. Ved ledighet i stilling skal det i prioritert rekkefølge først vurderes om stillingen skal besettes av overtallige, arbeidstakere som ønsker å utvide sin stilling eller av yrkeshemmede jf Arbeidsmiljøloven 10-2 (4), jf Hovedtariffavtalen 2.3, reglementets punkt 8 og 14.5. Skal stillingen lyses ut, vurderes kvalifikasjonskrav og utlysingstekst, jf. Hovedavtalen 3-1 og lokalt tilpasset hovedavtale 12-4, Opplæringslovens kap. 10 med forskrift 14.

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 4 av 38 6.2 Utlysingsinstans Administrasjonssjefen foretar utlysing av ledige stillinger, jf gjeldende prosedyreregler for utlysing av ledige stillinger. 6.3 Utlysingsmåte Ledige stillinger skal vanligvis utlyses offentlig. Dersom særlige forhold tilsier det, kan administrasjonssjefen bestemme at utlysing skal skje internt i vedkommende virksomhet, eller i kommunen som helhet, se reglementets punkt 7. Virksomheten foretar intern utlysing innenfor eget virksomhetsområde. Intern utlysing for hele kommunen foretas av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap. Midlertidige stillinger kan besettes uten utlysing i de tilfeller arbeidet ikke varer utover 6 måneder. Sommerjobber skal som hovedregel lyses ut. 6.4 Utlysingens innhold Fullstendig utlysingstekst skal inneholde dekkende informasjon om stillingens arbeids- og ansvarsområde, krav til kvalifikasjoner (teoretisk utdannelse, arbeidserfaring, samt skikkethet for stillingen), lønns- og pensjonsvilkår, og at ansettelsen skjer på de vilkår som til enhver tid gjelder for kommunale arbeidstakere. Det må fremgå av utlysingen hvis det kreves helseattest/vandelsattest/politiattest, og/eller at det er krav om autorisasjon/lisens for å benytte vernet tittel. Moderat kvotering til fordel for kvinner: I stillinger med lederansvar, selvstendig saksbehandleransvar, samt i tradisjonelt mannsdominerte yrker, knyttes følgende standardtekst til utlysingen: Bergen kommune praktiserer moderat kvotering, og oppfordrer derfor kvinner spesielt til å søke ledende og selvstendige stillinger, samt stillinger i tradisjonelt mannsdominerte yrker. Moderat kvotering til fordel for menn: Forskrift om særbehandling av menn 2 og 4 gir adgang til å særbehandle menn ved utlysing og rekruttering til stillinger som omhandler undervisning av eller omsorg for barn. Jf ellers reglementets punkt 9.2, særskilt vurdering av søkere. Søknadsfristen skal som hovedregel være minst 2 uker.

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 5 av 38 6.5 Ny utlysing Dersom det ikke har meldt seg tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere, kan stillingen lyses ut på nytt. Bestemmelsen om dette tas av administrasjonssjefen så snart som mulig etter søknadsfristens utløp. Berørte tillitsvalgte orienteres. Søkerne underrettes om beslutningen, og om hvorledes de skal forholde seg til den nye utlysingen. Finner en i løpet av prosessen å stille andre kvalifikasjonskrav enn det som er angitt i utlysingen, skal stillingen lyses ut på nytt. 7 ANSETTELSE UTEN UTLYSING OG KONKURRANSE Ansettelse uten utlysing og konkurranse er en unntaksregel. Finner administrasjonssjefen det begrunnet å avvike fra hovedregelen om utlysing, forelegges saken for berørte tillitsvalgte til uttalelse, jf Hovedavtalen 3-2. Deretter fatter administrasjonssjefen avgjørelse i saken, jf reglementets punkt 10.2. 8 OVERFØRING AV ARBEIDSTAKERE Arbeidstakere kan etter kommunens behov overføres internt i kommunen. Dette gjelder for eksempel: - Overtallige - deltidsansatte - arbeidstakere med varig eller midlertidig redusert arbeidsevne Arbeidstakere kan etter egen søknad overføres til annen passende stilling som forebyggende tiltak mot yrkeshemning, eller på grunn av andre særskilte forhold. Saker om overføring behandles i henhold til Hovedavtalen 3-2 og i samsvar med gjeldende prosedyrer for overtallige arbeidstakere i Bergen kommune, se personalnett og reglementets punkt 14.5. 8.1 Overføring mellom to virksomhetsområder Vedtak om overføring mellom to virksomhetsområder fattes av administrasjonssjefen i mottakende virksomhet. Ved uenighet mellom virksomhetene fatter kommunaldirektøren i Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap vedtak i saken, etter at berørte administrasjonssjefer og tillitsvalgte har fått anledning til å uttale seg.

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 6 av 38 Overføring mellom resultatenheter i en virksomhet Vedtak om overføring mellom resultatenheter i samme byrådsavdeling, fattes av administrasjonssjefen i mottakende resultatenhet etter at berørte tillitsvalgte har fått anledning til å uttale seg, jf Hovedavtalen 3-2. Ved uenighet avgjør kommunaldirektøren i byrådsavdelingen. 8.2 Overføring internt i resultatenheten Overføring internt i resultatenheten avgjøres av resultatenhetsleder etter at berørte tillitsvalgte har fått uttale seg. 9 PROSEDYREN I ANSETTELSESSAKER Ved ansettelser gjelder følgende ansettelsesprosedyrer. Det vises for øvrig til Rekrutteringsveilederen, se personalnett. 9.1 Søkerliste Snarest mulig etter søknadsfristens utløp skal det utarbeides søkerliste (Offentleglova 25 andre ledd). Denne er offentlig, og skal inneholde samtlige søkeres navn, alder, adresse og nåværende stilling/arbeidssted. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Det skal fremgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har, jf Offentleglova 25 andre ledd. Utvidet søkerliste over samtlige søkere utarbeides tilsvarende. Innhold som ovenfor, samt oversikt over søkernes utdannelse og praksis. Den utvidete listen er ikke offentlig, men den er tilgjengelig for partene (søkerne) som har innsynsrett. Se Forvaltningslovforskriften kapittel 5 ( 14-19), samt reglementet punkt 11. 9.2 Særskilt vurdering av søkere For ledende og selvstendige stillinger (jf gjeldende vedtak i Likestillingsutvalget) skal det alltid kalles inn en eller flere kvinner til intervju, så fremt det finnes kvalifiserte kvinnelige søkere til stillingen. I stillinger hvor moderat kvotering er aktuelt, skal det fremkomme av saksutredningen at respektivt kvinner og menn er vurdert i forhold til dette. Søknader fra personer med innvandrerbakgrunn undergis en særlig oppmerksomhet i utvelgelsesprosessen:

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 7 av 38 - Minst en kvalifisert søker med ikke-vestlig bakgrunn skal kalles inn til jobbintervju - jfr. "Handlingsplan for rekruttering og inkludering av arbeidstakere med innvandrerbakgrunn 2007-2010". - det skal fremkomme av ansettelsessaken at det er foretatt en grundig gjennomgang av søknadene fra søkerne med innvandrerbakgrunn. For øvrig vises det til Arbeidsmiljøloven kap13 vedrørende usaklige kriterier ved ansettelse. 9.3 Intervju Som hovedregel skal én tillitsvalgt fra organisasjonen som organiserer flest innen vedkommende yrkesgruppe på aktuell resultatenhet/virksomhet gis anledning til å delta i intervjuet. I spesielle situasjoner, som ved ansettelse i ledende stillinger, kan inntil to tillitsvalgte delta. Ved ansettelser etter reglementets punkt 10.1 skal hovedtillitsvalgt/fellestillitsvalgt fra berørte forhandlingssammenslutninger gis anledning til å delta i intervjuet. Ved intervju til ledende og selvstendige stillinger (jf gjeldende vedtak i Likestillingsutvalget), skal minst en av administrasjonens deltakere i intervjupanelet være kvinne. Dette gjelder så langt det er praktisk mulig. De aktuelle arbeidstakerorganisasjonene skal ha opplysning om hvilke søkere som kalles inn til intervju. Referanseinnhenting/tilgang til referanseopplysninger Arbeidsgiver tar kontakt med aktuelle referansepersoner. Tillitsvalgt som deltar i intervjupanel i ansettelsessak, har rett til å bli orientert om resultatet av administrasjonens innhenting av referanseopplysninger. Stillingssøkeren har rett til å bli orientert om - og uttale seg til referanseopplysninger som kan få avgjørende betydning for vedtaket. Dette vil gjelde i situasjoner der helt nye opplysninger fra en eller flere referansepersoner kan snu vurderingen av søkeren som kvalifisert for innstilt plass, til ikke å være det. 9.4 Uttalerett/innstillingsrett/ansettelser etter særlovgivning, vedtekter og avtale Utvidet søkerliste sendes til tillitsvalgte som har uttalerett, jf Hovedavtalen 3-1. Disse innbys til å avgi skriftlig uttalelse innen en fastsatt svarfrist. Følgende organ/utvalg har innstillings- eller uttalerett i ansettelsessaker etter lov, forskrift eller avtale:

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 8 av 38 Kontrollutvalget har innstillingsrett ved ansettelse av kommunerevisor, jf Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 17 9.5 Uttalelse fra Likestillingsombudet Ved ansettelse i stillinger av selvstendig og ledende karakter, kan berørte tillitsvalgte kreve saken forelagt Likestillingsombudet til uttalelse. Dersom den (de) tillitsvalgte mener at en ansettelse kan være i strid med Lov om likestilling, må avgjørelse i ansettelsessaken utstå inntil ombudets uttalelse foreligger, jf analogisk anvendelse av forskrift til lov om statens tjenestemenn 10. 10 ANSETTELSESMYNDIGHET 10.1 Bystyret/byrådet/forretningsutvalget/kontrollutvalget/havnerådet Bystyret ansetter revisjonssjef (jf Kommuneloven 78 nr 4), bystyredirektør og byombud. Byrådet ansetter kemner, kommuneadvokat, overformynder, finansdirektør, kommunaldirektør og øverste leder for kommunal bedrift/foretak. Den enkelte byråd får innen sitt ansvarsområde fullmakt til å konstituere i inntil 12 måneder i disse stillingene. Kontrollutvalget ansetter kommunerevisjonens personale, jf Forskrift om kontrollutvalget i kommuner og fylkeskommuner 17. Havnerådet for Bergen og Omland ansetter havnesjefen, jf vedtektenes 11 pkt 9. Ansettelsesmyndigheten kan ikke foreta ansettelse av en søker som ikke er innstilt, uten at saken på nytt har vært forelagt innstillende myndighet/respektiv administrasjon som har fremmet saken til behandling. Ansettelsesmyndigheten må særlig vurdere sin habilitet når det er søkere til stillingen som en har nær relasjon til, jf Forvaltningslovens regler om habilitet, 6-10. 10.2 Administrativ ansettelse Avgjørelsesmyndighet i ansettelsessaker som ikke går inn under reglementets punkt 10.1 er delegert til administrasjonssjefen. Dersom berørte tillitsvalgte innenfor resultatenheten/virksomheten ønsker det, skal administrasjonssjefen innkalle samtlige berørte tillitsvalgte til møte for å drøfte ansettelsessaken før vedtak fattes. Det bør skrives referat fra møtet.

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 9 av 38 Deretter fatter administrasjonssjefen vedtak i saken når nødvendige innstillinger/uttalelser foreligger innen angitt tidsfrist, jf reglementets punkt 9.4 og Hovedavtalen 3-1. Dersom det er tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere til stillingen, innstilles vanligvis 3 søkere i prioritert rekkefølge. 10.3 Midlertidig ansettelse Med midlertidige ansettelser forstås ansettelser i vikariater, engasjementer og konstitusjoner. Administrasjonssjefen ansetter i midlertidige stillinger i inntil 6 måneder. Ansettelser i stillinger utover 6 måneder følger prosedyrereglene i reglementets punkt 10.2. 10.4 Ansettelse på åremål Bystyret har bestemt at nyansettelser i de øverste administrative stillingene i kommunen skal skje på åremål (kommunaldirektør, bystyredirektør, revisjonssjef, direktør/daglig leder for kommunalt foretak). Åremålsperioden har en varighet på 6 år, jf Kommuneloven 24 nr 2. Forlengelse kan skje for maksimum en periode.. Bystyret har videre vedtatt at ansatte på åremål gis rett til retrettstilling ved åremålets utløp. 11 INNSYNSRETT I ANSETTELSESSAKER Enhver kan kreve å gjøre seg kjent med søkerlisten til en stilling, jf Offentleglova 25 andre ledd. Søker til en stilling er i henhold til forvaltningsloven part i saken og har innsynsrett, jf. Forvaltningslovforskriften kapittel 5 om partsinnsyn i saker om tilsetting i offentlig forvaltning. Søkernes innsynsrett omfatter: - utvidet søkerliste, 15 - faktiske opplysninger om seg selv, 16 - søknadene med vedlegg fra søkere som er innstilt til eller tilsatt i stillingen, 17 - hvem som er innstilt til stillingen og den rekkefølgen de er innstilt i, 19 12 MELDING OM ANSETTELSE Administrasjonssjefen sender skriftlig melding om ansettelse, jf reglementets punkt 13.6 angående arbeidsavtaler. Tillitsvalgte skal omgående gis melding om nyansatte innen sitt område, jf. Hovedavtalen 3-1.

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 10 av 38 13 ANSETTELSESVILKÅR 13.1 Generelle vilkår Arbeidstakeren ansettes i Bergen kommune - ikke i den enkelte administrasjon eller avdeling - på de lønns- og arbeidsvilkår som til enhver tid fremgår av lover, reglementer, tariffavtaler og ansettelsesdokumenter. Arbeidstakeren må rette seg etter forandringer i sitt ansvars- og arbeidsområde. Arbeidstakeren plikter å akseptere overføring fra ett arbeidssted til et annet, jf Hovedavtalen 3-2, samt reglementets punkt 8. Total stillingsprosent i Bergen kommune skal ikke overstige 100. 13.2 Prøvetid I faste og midlertidige stillinger og ved åremålsansettelser, ansettes arbeidstakeren med en prøvetid på 6 måneder. Ansettelsesmyndigheten kan i særlige tilfeller frafalle vilkåret om prøvetid. Ved sammenhengende tjeneste i Bergen kommune gjelder kravet om prøvetid kun den første stillingen arbeidstakeren ble fast ansatt i. Ved betydelig endring i stillingsinnhold, kan det imidlertid avtales prøvetid også ved overgang til ny stilling internt i kommunen. I prøvetiden gjelder 14 dagers gjensidig oppsigelsesfrist, jf. Arbeidsmiljøloven 15-3 Arbeidsgiver skal i løpet av prøvetiden aktivt følge opp og veilede den nye arbeidstakeren, jf arbeidsmiljøloven 15-6. Relevante forhold er: faglig dyktighet, pålitelighet og tilpasning til arbeidet. Dersom arbeidstakeren har vært fraværende fra arbeidet i prøvetiden, kan arbeidsgiver forlenge den avtalte prøvetiden med en periode som tilsvarer lengden av fraværet jf Arbeidsmiljølovens 15-6, nr. 4. Forlengelse kan bare skje når arbeidstakeren ved ansettelsen er skriftlig orientert om adgangen til dette, og arbeidsgiver skriftlig har orientert arbeidstaker om forlengelse innen utløpet av prøvetiden. Det vises for øvrig til del 2 i Rekrutteringsveilederen, se personalnett. 13.3 Pensjonsordning For medlemskap i pensjonsordninger gjelder de vedtektene som til enhver tid er fastsatt for Bergen kommunale pensjonskasse eller andre aktuelle pensjonsordninger som KLP og Statens pensjonskasse.

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 11 av 38 13.4 Aldersgrenser og pensjonsalder Aldersgrense og pensjonsalder for de forskjellige stillingene følger de vedtektene som til enhver tid er fastsatt for Bergen kommunale pensjonskasse eller andre pensjonsordninger. En arbeidstaker har som hovedregel rett og plikt til å fratre sin stilling ved utgangen av den kalendermåneden vedkommende når aldersgrensen. (Jf for øvrig Hovedtariffavtalens kap 2 vedrørende arbeidstakere med særaldersgrense under 67 år, uten opptjente fulle pensjonsrettigheter). Dersom virksomheten har behov for det, kan administrasjonssjefen gjøre avtale med arbeidstakeren om tjeneste for et bestemt tidsrom ut over aldersgrensen. Før slik avtale inngås, skal berørte tillitsvalgte ha uttalt seg, jf for øvrig pensjonsvedtektene Når arbeidstaker når ordinær alders- eller særaldersgrense kan arbeidsforholdet bringes til opphør uten oppsigelse. Arbeidstaker har krav på skriftlig varsel om tidspunktet for fratreden. Fratreden kan tidligst kreves seks måneder etter den første dag i måneden etter at varslet er kommet frem til arbeidstaker, jfr Arbeidsmiljøloven 15-13a. Se også reglementets punkt 26.1. 13.5 Midlertidig ansettelse Avtaler om midlertidig arbeid kan bare inngås i de tilfeller som er nevnt i Arbeidsmiljøloven 14-9. Arbeidsavtaler som inngås for et bestemt tidsrom eller for å få utført et bestemt arbeid, skal være skriftlige og inneholde opplysninger om arbeidets art, omfang og at arbeidsforholdet opphører ved tidsrommets utløp, eller når det bestemte arbeidet er avsluttet. For vikariater skal det fremgå av arbeidsavtalen hvem vedkommende er vikar for. En arbeidstaker som har vært midlertidig tilsatt i mer enn 1 år, har krav på skriftlig varsel om tidspunkt for fratredelse senest en måned før fratredelsesdato, jf Arbeidsmiljøloven 14-9 (4) Det skriftlige varselet skal leveres til arbeidstakeren personlig, eller sendes rekommandert til vedkommende. Er dette ikke gjort, kan fratredelse først kreves en måned etter at skriftlig varsel er gitt arbeidstakeren. For arbeidstaker som har vært sammenhengende midlertidig ansatt i mer enn 4 år, kommer reglene om oppsigelse av arbeidsforhold til anvendelse, jf Arbeidsmiljøloven 14-9 (5). 13.6 Arbeidsavtale Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold, uansett arbeidsforholdets varighet, jf Arbeidsmiljøloven 14-5. I arbeidsforhold med en samlet varighet på mer enn en måned, skal arbeidsavtalen foreligge snarest mulig, senest en måned etter at arbeidsforholdet er begynt. I arbeidsforhold av kortere varighet enn en måned, skal det umiddelbart inngås skriftlig arbeidsavtale. Arbeidsavtalens innhold fremgår av Arbeidsmiljøloven 14-6. Se personalnett.

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 12 av 38 14 OPPFØLGING AV ARBEIDSTAKERE MED REDUSERT ARBEIDSEVNE 14.1 Innledning Arbeidsgivers oppfølgingsplikt/tilretteleggingsplikt i forhold til arbeidstakere med midlertidig eller varig redusert arbeidsevne, er regulert i Arbeidsmiljøloven 4-6 Hvis en arbeidstaker har fått redusert arbeidsevne som følge av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, skal arbeidsgiver, så langt det er mulig, iverksette de nødvendige tiltak for at arbeidstaker skal kunne beholde eller få et passende arbeid. Arbeidstaker skal fortrinnsvis gis anledning til å fortsette i sitt vanlige arbeid, eventuelt etter særskilt tilrettelegging av arbeidet eller arbeidstiden, endringer i arbeidsutstyr, gjennomgått arbeidsrettede tiltak eller lignende. 14.2 Ansvar og plikter Arbeidsgivers ansvar og plikter det første året av sykefraværet, fremkommer av Rutine for oppfølging av sykemeldte arbeidstakere i Bergen kommune. Se personalnett. Arbeidstakere som merker tegn til redusert arbeidsevne har ansvar for å ta dette opp med nærmeste overordnede. Verneombud og tillitsvalgt bør om nødvendig medvirke til at problemer blir tatt opp. I henhold til folketrygdloven 8-8 har arbeidstaker plikt til å gi opplysninger til arbeidsgiveren om egen funksjonsevne, og bidra til at hensiktsmessige tiltak for å tilrettelegge arbeidet blir utredet og iverksatt. Det vises også til arbeidstakers medvirkningsplikt i Arbeidsmiljøloven 2-3. Arbeidstaker trenger ikke søke permisjon fra sin stilling så lenge kommunen utbetaler lønn under sykdom, jf reglementets punkt 14.7 om opphør av lønnsplikt. Arbeidstakeren har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen fullmektig, jf Forvaltningsloven 12 og Arbeidsmiljøloven 4-6 (2). 14.3 Oppfølgingsplan I henhold til Arbeidsmiljøloven 4-6 (3) og 2-3 (2) skal arbeidsgiver og arbeidstaker utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid i forbindelse med ulykke, sykdom, slitasje eller lignede, unntatt hvis det anses åpenbart unødvendig. Arbeidet med oppfølgingsplanen skal senest påbegynnes når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i 6 uker. Oppfølgingsplanen skal inneholde en vurdering av arbeidstakerens arbeidsoppgaver og arbeidsevne. Planen skal dessuten inneholde aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi, aktuelle tiltak med bistand fra myndighetene, samt plan for oppfølging. Arbeidsgiver plikter å dokumentere ethvert tiltak som settes i verk for å sikre eller bedre arbeidstakerens arbeidsevne både i perioden før sykemelding, under sykemelding, og etter utløp av sykepengeperioden.

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 13 av 38 14.4 Tilbakeføring til arbeid Arbeidstakeren skal fortrinnsvis fortsette i sin stilling etter tilrettelegging av arbeidet, jf. Arbeidsmiljøloven 4-6 (1) 14.5 Fortrinnsrett til ledig stilling Dersom tilrettelegging ikke avhjelper situasjonen, kan arbeidstakeren omplasseres til annen stilling, jf Arbeidsmiljøloven 4-6 (2). Det skal først søkes etter ledig stilling i egen enhet, dernest i andre enheter for øvrig i kommunen. Behovet for ny stilling og fortrinnsretten dokumenteres gjennom en formell erklæring om redusert arbeidsevne. Fullmakten til å utstede denne ligger hos resultatenhetslederen. Se personalnett. Overføring forutsetter at vedkommende har nødvendige kvalifikasjoner, samt at overføringen klart kan forventes å minske virkningen av den reduserte arbeidsevnen jf reglementets punkt 8. Om mulig bør det gjennomføres arbeidsutprøving og evaluering av denne. Ved uenighet følges prosedyrene i reglementets punkt 8. Før ledig stilling lyses ut, skal omplassering av arbeidstakere med midlertidig eller varig redusert arbeidsevne vurderes, jf reglementets punkt 6.1. Også etter at stillingen er lyst ut, kan virksomheter fremme krav om omplassering. Arbeidstaker med midlertidig eller varig redusert arbeidsevne kan selv søke utlyste stillinger, og med nødvendig dokumentasjon påberope seg fortrinnsrett dersom vedkommende er kvalifisert. Før ansettelse skal administrasjonssjefen vurdere vedkommendes kvalifikasjoner og arbeidsevne i forhold til stillingens kvalifikasjonskrav og arbeidsoppgaver. Vurderingen skal skriftliggjøres. 14.6 Midlertidig omplassering Som ledd i arbeidsrettede tiltak kan arbeidstakeren gis midlertidig omplassering/overføring til annen stilling for en avtalt periode. 14.7 Opphør av lønnsplikt/overgang til trygdeytelser Kommunen utbetaler lønn under sykdom til arbeidstakere i henhold til Hovedtariffavtalen 8.1 og 8.2.2. Fra dette tidspunkt (maksdato) opphører retten til lønn fra kommunen, og eventuelle forpliktelser går fra dette tidspunkt over på folketrygden jf Hovedtariffavtalen 8.1 og 8.2.2. Etter sykepengeperiodens utløp er det trygdekontoret som vurderer hvorvidt vilkårene for fortsatte trygdeytelser er til stede. Arbeidstaker må selv søke NAV om ytelser utover sykepengeperioden.

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 14 av 38 Se Hovedtariffavtalen 8, Lokal særavtale om lønn under sykdom og personalnett "Sykdom (egen) - utbetaling av lønn". 14.7.1 Permisjonsvilkår under trygdeytelse - avklaringspenger Det er et vilkår for rett til arbeidsavklaringspenger(erstatter tidligere rehabiliteringspenger, attføringspenger og/eller tidsbegrenset uførestønad fra trygden) at arbeidsevnen er nedsatt med minst halvparten på grunn av sykdom, skade eller lyte. Videre er det et vilkår at arbeidstaker har behov for aktiv behandling eller arbeidsrettede tiltak, jf Folketrygdloven 11-13 og 11-6 bokstav b. Når arbeidstaker har behov for arbeidsrettede tiltak, skal Bergen kommune delta i utarbeidelsen av aktivitetsplanen sammen med arbeidstaker og NAV. Det er en forutsetning for innvilgelse av permisjon at det arbeidsrettede tiltaket er innrettet mot å tilbakeføre arbeidstakerne til annen stilling i kommunen. Arbeidstakeren søker årlig om permisjon uten lønn fra sin opprinnelige stilling så lenge det arbeidsrettede tiltaket pågår og inntil ny, fast stilling er tiltrådt. Permisjonssøknaden må inneholde konkrete opplysninger om den ansattes utdanningsplan/aktivitetsplan. I de tilfeller der det arbeidsrettede tiltaket er rettet mot arbeid utenfor Bergen kommune, eller permisjon av andre grunner ikke lenger er aktuelt, avsluttes arbeidsforholdet ved ordinær oppsigelse, jf reglementets punkt 31. Arbeidstaker som får innvilget arbeidsavklaringspenger får permisjon uten lønn fra sin stilling/arbeidssted så lenge slike ytelser mottas, som hovedregel ikke utover 3 år etter maksdato. Permisjon ut over 3 år gis bare når det foreligger særlige grunner for det, jf for øvrig reglementets punkt 14.5 om fortrinnsrett til ledig stilling. Tilsvarende gjelder for arbeidstakere som fortsatt er dokumentert arbeidsufør etter maksdato. Det forutsettes at arbeidstakeren årlig søker permisjon, og med dette holder arbeidsgiver underrettet om fremdrift og/eller utsikt til bedring av arbeidsevnen. Det vises for øvrig til rutine for oppfølging av sykmeldte arbeidstakere etter maksdato, se personalnett 14.7.2 Uførepensjon fra folketrygden Det er et vilkår for rett til uførepensjon at arbeidstaker på grunn av varig sykdom, skade eller lyte, har fått sin evne til å utføre inntektsgivende arbeid varig nedsatt med minst halvparten, jf Folketrygdloven kap 12. Opphør av arbeidsforhold ved innvilgelse av uførepensjon Når arbeidstakeren tilstås 100 % uførepensjon fra folketrygden, jf Folketrygdloven kap 12, skal arbeidstakeren umiddelbart underrette arbeidsgiver om dette. Arbeidsforholdet avsluttes ved ordinær oppsigelse.

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 15 av 38 Delvis uførepensjon fra folketrygden kombinasjon arbeid og trygd Når arbeidstaker får innvilget delvis uførepensjon (gradert fra 50 90 %) fra trygden, skal arbeidsforholdet tilsvarende uføregraden avsluttes ved ordinær oppsigelse. Så langt det er mulig og hensiktsmessig, fortsetter arbeidstakeren i resterende del av sin opprinnelige stilling. Dersom dette ikke er mulig, gis arbeidstakeren fortrinnsrett til stilling som lar seg kombinere med uføregraden/uførepensjonen, jf reglementets punkt 14.5. 14.7.3 Delvis uførepensjon fra pensjonskassen kombinasjon arbeid og pensjonsutbetaling Uførepensjon fra pensjonskassen kan tilstås som en midlertidig uførepensjon med en lavere uføregrad en 50 %. Ved innvilgelse av midlertidig uførepensjon fra pensjonskassen, gis permisjon inntil 3 år. Når permisjon ikke lenger er aktuelt, avsluttes arbeidsforholdet, ved ordinær oppsigelse for den del av stillingen man har midlertidig uførepensjon. 15 RUSMIDDELMISBRUK (Akan-regler) 15.1 Arbeidstakere skal ikke være påvirket av alkohol eller andre rusmidler i arbeidstiden, jf reglementets punkt 23.2 Som påvirkning i arbeidstiden regnes også bruk av rusmidler utenfor arbeidstiden på en slik måte at det fører til fravær eller utilfredsstillende utføring av arbeidet. Overtredelse kan føre til avskjed, jf reglementets punkt 31. 15.2 Enhver arbeidstaker som opptrer i påvirket tilstand, bruker rusmidler i arbeidstiden, eller møter i bakrus, skal beordres til å forlate arbeidsplassen snarest, jf reglementets punkt 23.2. 15.3 Nærmeste overordnete skal ved første gangs forseelse gi en muntlig advarsel. Advarselen skal nedfelles i et notat som begge parter skriver under. Det skal samtidig gis en orientering om aktuelle tiltak hvis rusmiddelmisbruket gjentar seg. Se personalservice på intranett. 15.4 Ved annen gangs forseelse skal administrasjonssjefen gi skriftlig advarsel. Samtidig skal det gis tilbud om Akan-avtale. Dersom vedkommende motsetter seg dette, kan det danne grunnlag for oppsigelse. 15.5 Fortsetter misbruket, innkaller administrasjonssjef de berørte parter til møte for å drøfte saken. Den saken gjelder, eller en representant for vedkommende, samt Akan-kontakt, bør møte. Kommer en frem til at de iverksatte tiltak ikke ser ut til å bringe positive resultater, avsluttes saken etter disse bestemmelsene (Akan-reglene) og behandles videre som personalsak.

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 16 av 38 15.6 Også arbeidstakere som ikke er kommet i konflikt med personal- og arbeidsreglementet, men som har behov for hjelp og støtte i kortere eller lengre perioder, kan benytte seg av det interne Akan-opplegget. 15.7 Så lenge arbeidstakeren overholder Akan-kontrakten, skal dokumenter i saken oppbevares atskilt fra det ordinære personalarkivet. 15.8 Advarsler skal anses som foreldet når det er gått to år siden siste forseelse. 16 FRAVÆR FRA ARBEIDET 16.1 Sykefravær Ethvert fravær på grunn av sykdom, ulykke eller andre årsaker, skal samme dag, eller snarest mulig, meldes til nærmeste overordnede eller til arbeidsstedet. Sykefravær som ikke er dokumentert ved egenmelding eller legeattest, gir ikke rett til lønn under sykdom. Egenmeldingsskjema skal innleveres, jf Hovedtariffavtalen 8. 16.2 Egenmeldinger Arbeidstakere i Bergen kommune har mulighet til å bruke egenmeldinger i 8 dager pr. fraværstilfelle med et samlet øvre tak på 24 dager pr. 12 måneders periode, jf. IA-avtalen. For ytterligere opplysninger se personalnett og Folketrygdloven 8-23 til 8-27. 16.3 Fravær på grunn av svangerskap, fødsel, amming og adopsjon Fraværet skal meldes skriftlig til nærmeste overordnede, eller til vedkommende tjenestested, jf reglementets 16.1. Det henvises for øvrig til Hovedtariffavtalen 8 og arbeidsmiljøloven 12-2. Se reglementets punkt 17.2.2, 17.2.3 og 17.2.4. 16.4 Fravær ved barns og barnepassers sykdom Fraværet skal meldes som ved egen sykdom, jf. reglementets punkt 16.1, og rapporteres på eget skjema. Det henvises for øvrig til Hovedtariffavtalen 8 og Arbeidsmiljøloven 12-9 16.5 Fravær under avtjening av verneplikt Fraværet skal meldes til nærmeste overordnede, eller til vedkommende tjenestested. Jf. for øvrig Hovedtariffavtalen 9. 16.6 Fraværets virkning på lønnsansienniteten Ulønnet permisjon for å utføre offentlige tillitsverv og tillitsverv i arbeidstakerorganisasjoner og tvungen verneplikt/siviltjeneste, medregnes i lønnsansienniteten.

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 17 av 38 Permisjon uten lønn i inntil 1 år medregnes. Hovedtariffavtalen pkt 12.1 - permisjon uten lønn for omsorgsarbeid medregnes med inntil 3 år - permisjon uten lønn i forbindelse med nedkomst, adopsjon og videreutdanning medregnes med inntil 2 år. 16.7 Tjenesteansiennitet I tjenesteansienniteten medregnes følgende: - Permisjon med hel eller delvis lønn - Permisjon uten lønn for omsorgsarbeid i inntil 2 år - Permisjon for offentlige tillitsverv og tillitsverv i arbeidstakerorganisasjoner - Permisjon uten lønn for militærtjeneste/siviltjeneste og internasjonalt arbeid i inntil 2 år - Sykepermisjon/attføring i inntil 3 år - Permisjon uten lønn i inntil 1 år 16.8 Fraværets virkning Ved lovlig fravær består ansettelsesforholdet mellom arbeidstakeren og Bergen kommune. Rettigheter og plikter i henhold til lov, avtaler og reglement gjelder i fraværstiden. 17 PERMISJONER 17.1 AVGJØRELSESMYNDIGHET Administrasjonssjefen treffer avgjørelse i permisjonssaker. 17.2 LOVFESTEDE PERMISJONER 17.2.1 Lovfestede permisjoner Arbeidstakere gis permisjon med lønn ved sykdom, svangerskapskontroll, fødsel/adopsjon, amming og omsorg for barn under 12 år etter Hovedtariffavtalen 8, Lokale særavtale pkt 1.4.1, Arbeidsmiljøloven kap 12 og Folketrygdloven kap 14. Ferie i tilknytning til permisjon etter Hovedtariffavtalens 8 og Arbeidsmiljøloven kap 12, medregnes i den permisjonstiden foreldrene har etter dette punkt. 17.2.2 Svangerskapskontroll Arbeidstaker som er gravid har rett til fri fra arbeidet med lønn i forbindelse med svangerskapskontroll dersom slike undersøkelser ikke med rimelighet kan finne sted utenfor arbeidstiden.

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 18 av 38 17.2.3 Adopsjon/fosterforeldre Ved adopsjon innvilges permisjon med lønn i 2 uker til den av foreldrene som ikke har permisjon, jf. Hovedtariffavtalen pkt 8.3.5 og Arbeidsmiljøloven 12-3 (2). Fosterforeldre har rett til to ukers permisjon uten lønn i forbindelse med at omsorgen for barnet overtas. 17.2.4 Amming. Arbeidstaker gis fri med lønn i inntil 2 timer pr. arbeidsdag for å amme sitt barn, jf. Hovedtariffavtalen 8.3.4. For deltidsansatte med redusert arbeidsdag foretas forholdsmessig beregning av lønnet fritid, men med rettigheter etter Arbeidsmiljøloven 12-8 som minimum. Hvis arbeidstaker ønsker fri med lønn for å amme sitt barn utover 12 måneder etter fødsel, kan arbeidsgiver be om bekreftelse fra lege eller helsestasjon på at amming rent faktisk fortsatt foregår. 17.2.5 Permisjon uten lønn ved omsorg for barn Foreldrene/personer med daglig omsorg for barn har rett til inntil 1 års ulønnet permisjon for hvert barn. Permisjonen må benyttes i tilknytning til fødselspermisjonen, jf Arbeidsmiljøloven 12-5 (2). Se også punkt 17.4.1. 17.2.6 Delvis permisjon/redusert arbeidstid Arbeidsmiljøloven 10-2 gir rett til redusert arbeidstid etter nærmere fastsatte vilkår. Retten gjelder for en begrenset periode. Søknad om redusert stilling skal vurderes i forhold til virksomhetens drift og den skal drøftes med tillitsvalgte. Avgjørelsen kan klages inn til Tvisteløsningsnemnda. Se reglementets punkt 28. 17.2.7 Permisjon uten lønn for å gi nødvendig omsorg til nære pårørende og funksjonshemmet eller kronisk sykt barn. Arbeidsmiljølovens 12-10 gir rett til permisjon i 10 dager for å gi nødvendig omsorg til nære pårørende: foreldre, ektefelle, samboer eller registrert partner. Det samme gjelder ved nødvendig omsorg for funksjonshemmet eller kronisk sykt barn fra og med det kalenderåret etter at barnet er fylt 18 år. 17.3 VELFERDSPERMISJONER MED LØNN Velferdspermisjon med lønn etter reglene i reglementets 17.3.1 til 17.3.8, gis med inntil 12 (14) arbeidsdager eller inntil 24 (28) arbeidsdager med halv lønn innen kalenderåret, jf Hovedtariffavtalens 14.1.

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 19 av 38 Velferdspermisjon med lønn ut over dette, kan bare gis i særskilte tilfeller. Følgende retningslinjer benyttes ved innvilgelse av velferdspermisjon med lønn:

Rev. dato: 1.7.2010 Gyldig til: 011212 Dok. nr.: BKDOK-2000-00025 Side: 20 av 38 17.3.1 Alvorlig sykdom Ved alvorlig sykdom i arbeidstakerens nærmeste familie, eller andre vedkommende har omsorg for: Hovedregel inntil 5 dager. I særlige tilfelle kan det gis lenger permisjon. Arbeidstaker som pleier nære pårørende i hjemmet i terminalfasen, har rett til permisjon i inntil 60 dager, jf. arbeidsmiljøloven 12-10. Retten til lønn er regulert i folketrygdloven 9-12. Nærmere informasjon: se intranett, personalnett. 17.3.2 Ved dødsfall Ved dødsfall i nærmeste familie og hos andre som har stått arbeidstakeren nær: Hovedregel inntil 3 dager - eventuelt med tillegg av nødvendige reisedager, eller etter vurdering i det enkelte tilfellet. Ved deltagelse i begravelse gis permisjon i nødvendig utstrekning. 17.3.3 Tilvenning i barnehage/hos barnepasser Under forutsetning av at begge foreldrene er i arbeid, gis slik permisjon: Ved tilvenning av barn i barnehage/hos ny barnepasser: inntil 3 dager pr år. 17.3.4 Oppstart i skolefritidsordning og grunnskole Under forutsetning av at begge foreldrene er i arbeid, gis det slike permisjoner: Ved oppstart i grunnskole: 1 dag Ved oppstart i skolefritidsordning: 1 dag 17.3.5 Ledsagelse av barn til helseinstitusjon Hovedregel inntil 5 dager. I særlige tilfelle kan det gis lenger permisjon. Det vises i denne sammenheng også til Arbeidsmiljøloven 12-9 (4). 17.3.6 Inngåelse av ekteskap/partnerskap Det gis permisjon dagen for inngåelse av ekteskap/partnerskap. Det forutsettes at arbeidstaker ville hatt ordinært arbeid på dagen. 17.3.7 Deltakelse i større idretts- og kulturarrangementer Deltakelse i internasjonale idretts- og kulturarrangementer, landskamper o.l.: inntil 5 dager pr år. Finale i norgesmesterskap: inntil 2 dager pr år. Ordningen praktiseres også for ledere/trenere/dommere.