Organisasjonsnivå: ALVDAL KOMMUNE Område: Personal Rådmann Dokumentnavn: Tilsettingsreglement INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELT... 3 1.1 Virkeområde... 3 1.2 Definisjoner... 3 1.3 Andre bestemmelser... 3 2 TILSETTINGSFORMER... 3 2.1 Fast tilsetting... 3 2.2 Konstituering og stedfortredertjeneste... 3 2.3 Midlertidig tilsetting... 3 2.4 Vikariat... 4 2.5 Annet... 4 2.6 Avtaler/vedtak... 4 3 TJENESTESTED ARBEIDSOMRÅDE... 4 4 MOTTAK AV OPPSIGELSE... 4 5 LEDIG STILLING... 5 5.1 Vurdering av ledig stilling... 5 5.2 Ansvarsfordeling ved kunngjøring... 5 5.3 Kunngjøring... 5 6 INNKOMNE SØKNADER... 6 7 INTERVJU M.V.... 6 8 TILSETTING... 7 9 TILSETTINGSBREV... 8
10 UNGE ARBEIDSTAKERE... 8 11 FAMILIETILSETTINGER... 8 12 OVERFLYTTING AV ARBEIDSTAKERE... 9
1 GENERELT 1.1 Virkeområde Dette reglementet gjelder alle typer tilsettinger, uansett stillingsstørrelse Alvdal kommune, dvs. - fast tilsetting - midlertidig tilsettinger - vikariat - konstituering/stedfortredertjeneste Unntatt fra dette reglementet er inntak av ledigmeldte gjennom sysselsettingstiltak. 1.2 Definisjoner Tilsettingsmyndighet er rådmannen eller den som til enhver tid ved delegering utøver rådmannens myndighet. Tillitsvalgt, hovedtillitsvalgt, fellestillitsvalgt og utvalg av tillitsvalgt - se hovedavtalen (HA) del B, 2-2, 2-3, 2-4, og 2-6. 1.3 Andre bestemmelser Reglementet støtter seg på de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og øvrig avtaleverk (så som forvaltningslov (FVL), arbeidsmiljølov (AML), hovedavtale (HA), hovedtariffavtale (HTA). Bestemmelsene i dette reglement gjelder ikke foran bestemmelsene om tilsettingsvilkår og - prosedyrer som er fastsatt i lov, forskrift, eller bindende tariffavtale. 2 TILSETTINGSFORMER 2.1 Fast tilsetting Arbeidstakere i Alvdal kommune skal tilsettes fast i kommunen med mindre tilsettinga faller inn under ett av punktene nedenfor. Arbeidstakeren skal ha et primærarbeidssted. 2.2 Konstituering og stedfortredertjeneste Det vises til den enhver tid gjeldende bestemmelser i HTA. 2.3 Midlertidig tilsetting Det er adgang til å benytte midlertidig tilsetting der den som tilsettes ikke fyller kvalifikasjonskravene. Avtaletida skal ikke overstige 12 måneder. Midlertidig tilsetting kan også benyttes når arbeidets karakter Alvdal kommune tilsettingsreglement 3
tilsier det og arbeidet adskiller seg fra det som ordinært utføres i virksomheten, jfr. AML 14-9. 2.4 Vikariat Når tilsetting skjer for å fylle stilling som er midlertidig ledig grunnet sykdom, permisjon, ferie o.l. og stillingen ikke besettes ved konstituering, skal vedkommende tilsettes som vikar. Vikariatet skal kun gjelde for en konkret tidsperiode og knyttes til stillingsinnehavers fravær. 2.5 Annet Tilsettingsmyndigheten har anledning til å gå til fast tilsetting uten ytterligere kunngjøring når stillingen vedkommende har gått i blir ledig eller permanent. Det forutsettes at vedkommende ble tilsatt i konkurranse med andre. 2.6 Avtaler/vedtak Midlertidige arbeidsavtaler er tilstrekkelig som dokumentasjon ved tilsettinger inntil 6 måneders varighet. Dette kan være i forbindelse med kortere sykefravær og permisjoner eller i påvente av utlysning og tilsetting. Slik tilsetting kan skje uten utlysing. Avtalen kan fornyes, men samlet tjenestetid i stillingen bør som hovedregel ikke overstige 1 år. I noen tilfelle kan det imidlertid bli behov for ytterligere forlenging. Dette vurderes i det enkelte tilfelle. Midlertidige tilsettinger som en vet har varighet på over 6 måneder, har tilsettingsprosedyre som for faste stillinger. Hvis det samtidig med midlertidig tilsetting foretas delegering av myndighet, vurdering av lønn, stillingskode, andre lønnsbetingelser eller det synliggjøres hvordan det er budsjettdekning til en evt. utvidelse av eksisterende tilbud, skal det fattes et administrativt vedtak. Det samme gjelder hvis tilsettingen skjer i konkurranse med andre. 3 TJENESTESTED ARBEIDSOMRÅDE Arbeidstakere tilsettes med plikt til å gjøre tjeneste etter gjeldende avtaleverk innenfor hele virksomheten til Alvdal kommune. Det skal gjøres tydelig oppmerksom på i utlysningstekst/arbeidsavtale hva som er primærarbeidssted. 4 MOTTAK AV OPPSIGELSE Alvdal kommune tilsettingsreglement 4
Oppsigelse sendes personalrådgiver, som skriver sluttattest. Personalrådgiver sender melding til tilsettingsmyndighet, utvalg av tillitsvalgte / hovedtillitsvalgte. Som hovedregel foretar tilsettingsmyndighet sluttsamtale, referat fra samtalen legges i personalmappa. 5 LEDIG STILLING 5.1 Vurdering av ledig stilling Før ledig stilling kunngjøres skal tilsettingsmyndighet ha vurdert bl.a. følgende spørsmål: - Er stillingens arbeidsoppgaver endret? - Kan oppgavene fordeles på andre arbeidstakere? - Er det forventet endring i organisasjonen? - Passer stillingen for andre tilsatte som ønsker eller behøver ny plassering? Ta kontakt med organisasjonsrådgiver om dette. Dersom tilsettingsmyndighet foretar endringer i stillingens størrelse og/eller lønnsbetingelser eller innhold, skal saken legges fram for utvalg av tillitsvalgte/hovedtillitsvalgt, (jfr. HA, Del B 3-2 a). 5.2 Ansvarsfordeling ved kunngjøring Tilsettingsmyndigheten utarbeider forslag til utlysingstekst, med vurdering av hvorvidt stillingen skal utlyses internt eller eksternt - jfr. HTA kap. 1, 2, pkt. 2.3. Bestemmelsen i HTA retter seg i hovedsak mot fast tilsatte. Det skal også vurderes behovet for tjenestetelefon, jfr. telefonreglementets 1. Andre forhold av betydning for stillingen, skal også vurderes og eventuelt komme fram i utlysingsteksten - f.eks. krav om framlegging av politiattest, helseattest. Disse skal ikke være eldre enn 3 måneder. Tilsettingsmyndigheten forelegger utlysingsteksten for rådmannen. Tilsettingsmyndigheten oversender deretter utlysingsteksten til personalrådgiver med melding om hvor stillingen skal utlyses, samt opplysning om kommunens kontaktperson. 5.3 Kunngjøring Personalrådgiver foretar kunngjøringen. I dagsaviser skal søknadsfristen normalt være 3 uker. Kunngjøring og innrykk må koordineres med eventuelt innrykk i fagblad o.l. og disses trykketid. Offentlig kunngjøring skal skje gjennom Frantz Reklame- og annonseservice. Alvdal kommune tilsettingsreglement 5
Fullstendig kunngjøring legges ut på kommunens hjemmesider, med henvisningsannonser i lokalavisene. Dersom det er hensiktsmessig kan kunngjøring skje i fagblader og tidsskrifter. Kopi av kunngjøringen skal sendes aetat. Ved intern kunngjøring skal søknadsfristen normalt være 3 uker. Kunngjøringen skal gi opplysninger om lønnsvilkår, pensjonsvilkår, kvalifikasjonskrav og arbeidsområde for stillingen, samt primærarbeidssted. I kunngjøringen skal det tas inn følgende formuleringer: "Tilsetting skjer på de vilkår som framgår av lover, reglement og gjeldende tariffavtaler, herunder gunstig pensjonsordning med risikodekning hvor arbeidstaker og arbeidsgiver betaler innskudd." Alvdal kommune vektlegger personlig egnethet ved sine tilsettinger. Samme rutiner gjelder for nyopprettede stillinger. 6 INNKOMNE SØKNADER Søknadene sendes personalrådgiver, som etter søknadsfristens utløp utarbeider søkerlister. For sent innkomne søknader skrives på egen liste. Lokalavisene får tilsendt søkerliste - jfr. pressereglement. Utvidet søkerliste sendes til utvalg av tillitsvalgte/hovedtillitsvalgte - jfr. HA Del B 3-1 pkt. e. Frist for eventuell uttalelse er 4 arbeidsdager etter oversendelsesdato. Arbeidstakerrepresentantene i administrasjonsutvalget/det partssammensatte utvalget får søkerlisten til orientering. Søknadene med vedlegg og utvidet søkerliste sendes til tilsettingsmyndighet. Søkerne sendes melding om mottatt søknad, vedlagt utvidet søkerliste og antatt behandlingstidspunkt. 7 INTERVJU M.V. 7.1 Ved faste tilsettinger skal det som hovedregel gjennomføres intervju i henhold til fastlagt mal. I spesielle tilfelle (f.eks. ved lang reiseavstand) kan telefonintervju benyttes. Utgifter knyttet til intervju dekkes over tilsettingsmyndighetens budsjett. Rimeligste reisemåte skal benyttes. Alvdal kommune tilsettingsreglement 6
Dersom en velger ikke å gjennomføre intervju, skal dette begrunnes. Unntak kan f.eks. være dersom aktuell søker har vikariert i den utlyste stillingen. 7.2 Melding om intervju sendes hovedtillitsvalgt/fellestillitsvalgt i de organisasjonene som stillingen kan tilknyttes. De tillitsvalgte kan delta med 1 representant. Tilsettingsmyndigheten skal ha tilbakemelding om hvem som skal delta i intervjuene. Tilsettingsmyndigheten er ansvarlig for denne kommunikasjonen, kalle inn til og gjennomføre intervju, innhente referanse. Innhentede referanser dokumenteres i form av notat som følger saksmappen. 7.3 Etter at alle intervjuene er gjennomført, samles deltakerne for avklaring av den videre prosessen. 7.4 Arbeidstakernes representant leverer skriftlig uttalelse til tilsettingsmyndigheten senest innen arbeidstidens slutt den 3. arbeidsdagen etter siste intervju. 8 TILSETTING 8.1 Tilsettingssaken skrives som administrativt vedtak, og skal inneholde følgende saksopplysninger: - referere annonsetekst - oversikt over søkere - evt. uttalelse fra arbeidstakerrep. - oversikt over hvem som har vært innkalt til intervju - oversikt over hvem som deltok i intervjuene - vedtak, dvs. som hovedregel maksimum 4 personer i prioritert rekkefølge. 8.2 Vedtaket skal inneholde hjemmelsnummer, stillingskode, lønnsplassering, lønnsansiennitet og hvor lønnsmidlene skal belastes. Personalrådgiver foretar utregning av lønnsansiennitet og lønnsplassering. Dersom tjenestetelefon, politiattest, helseattest er nødvendig, skal dette også komme klart fram av vedtaket. 8.3 De personer som innstilles skal alle være kvalifiserte og ønsket til stillingen. I noen tilfelle kan det derfor være aktuelt å innstille færre enn 4 personer. Dersom ingen av søkerne ansees kvalifisert og ønsket, lyses stillingen ledig på nytt. 8.4 Tilsettingsmyndighetens vedtak forelegges rådmannen. 8.5 Vedtaket med sakspapirer sendes deretter til personalrådgiver, som skriver melding om vedtak til de innstilte. Alvdal kommune tilsettingsreglement 7
Frist for tilbakemelding med bekreftelse på mottatt stilling er 10 dager fra oversendelsesdato. 8.6 Personalrådgiver sender melding til øvrige søkere. Søknadsvedlegg returneres etter sluttført tilsettingsprosedyre unntatt den tilsattes søknadsvedlegg. 8.7 Tilsettingsbrevet skrives ved personalrådgiver, og underskrives av tilsettingsmyndighet. Tilsettingsmyndigheten sørger for nødvendig vedtak dersom den nytilsatte skal utøve delegert myndighet. Skjema for underskriftsprøve vedlegges tilsettingsbrevet. Tilsettingspapirene med vedlegg arkiveres i personalarkivet. 8.8 Utlyste stillinger av en varighet på over 6 måneder, har tilsettingsprosedyre som for faste stillinger. 9 TILSETTINGSBREV Alle arbeidstakere som har tilsettingsforhold i Alvdal kommune skal ha skriftlig bekreftelse på dette. Tiltredelsesskjema benyttes for melding til lønn. Tilsettingsbrevene skal undertegnes av tilsettingsmyndighet. Tidsbegrensede avtaler undertegnes av tilsettingsmyndighet og vedkommende arbeidstaker. Tilsettingsmyndigheten har et særskilt ansvar for å påse at nødvendige opplysninger er korrekte. Kopi av formularer/avtaler oppbevares i personalarkivet. Originalen oppbevares hos lønnsrådgiver. 10 UNGE ARBEIDSTAKERE Personer under 18 år bør bare unntaksvis tilsettes i Alvdal kommune og skal under ingen omstendighet være under 16 år. Arbeidet reguleres av AML i kap. 11, med tilhørende forskrift. 11 FAMILIETILSETTINGER Det bør ikke tilsettes medlemmer av en arbeidstakers familie når denne blir direkte overordnet eller underordnet arbeidstakeren i den enkelte virksomhet. Alle tilsettinger jfr. 1 faller inn under denne regel. Med nærmeste familie menes foreldre, ektefelle, barn, søsken, svoger eller svigerinne. Samboerforhold stilles på lik linje med ekteskap. Unntak fra denne bestemmelse kan gjøres når hensynet til tjenesten tilsier tilsetting av en i arbeidstakerens nærmeste familie og når slik tilsetting ikke antas å føre til uheldige forhold på arbeidsplassen. Alvdal kommune tilsettingsreglement 8
12 OVERFLYTTING AV ARBEIDSTAKERE Alle arbeidstakere tilsettes i Alvdal kommune, men med et klart definert primærarbeidssted. Rådmannen kan beordre/overflytte arbeidstakere til annen arbeidsplass ved behov. Initiativplikten for dette ligger hos vedkommende tilsettingsmyndighet. Overflytting av arbeidstakere skal skje i henhold til 8 - Tilsetting. Alvdal kommune tilsettingsreglement 9