Hvordan 1+1+1 = mer enn tre (Ref #ae963ba0) Søknadssum: 243 000 Varighet: Ettårig Kategori: Innsatsområder Nye samarbeidsformer og partnerskap Opplysninger om søker Organisasjonsnavn / nr Andebu kommune - bibliotek / 964952078 Andebu sentrum 21 3158 Andebu Institusjonens leder Ansvarlig kontaktperson (søker) Jørgen Jørgen 45241492 / jorgen.hovde@andebu.kommune.no Mål for prosjektet Hjelpe bibliotekene i Andebu, Sandefjord og Stokke til å kunne gjennomføre dannelsen av et nytt bibliotek i Nye Sandefjord og samtidig være en erfaringsbank for andre Bygge opp en erfaringsbank i form av en blogg for bibliotek i kommunesammenslåingsprosess med erfaringer fra Nye Sandefjord. Erfaringsbanken kan munne ut i en strategi for bibliotek i kommuner som slås sammen Identifisere og dokumenterer problemstillinger, og vurdere mulige løsninger, som ligger til grunn for at biblioteket skal styrke og oppfylle sin rolle som lokal kultur- og stedsutvikler i Andebu, Sandefjord og Stokke (Forhandlingsutvalgets utredning 2015) Dokumentere prosessen og dokumentere erfaringer Prosjektbeskrivelse Bakgrunn Fra 1. januar 2017 blir Stokke, Andebu og Sandefjord ny kommune. Politikere i de tre kommunene satte ned en fellesnemnd som har den politiske beslutningsmyndigheten i prosessen. Grunnlaget for å søke kommunesammenslåing står i «Forhandlingsutvalgets utredning». I dette dokumentet fremheves det at bibliotekene i «Stokke, Andebu og Sandefjord ivaretas som samlingssted og kulturutvikler». Biblioteket er plassert under samme kommunalområde som stedsutvikling, derfor er det spennende å vurdere hvordan biblioteket kan supplere kommunalområdet som en aktør i dette. Forhandlingsutvalget mener at «publikumsrettede tjenester skal som hovedregel gis der innbyggere bor, og tettstedene skal utvikles som attraktive bo- og arbeidssteder.» Side 1 av 5
Hovedprinsippet for sammenslåingen er at alle kommunene er forskjellige, men likeverdige i prosessen. Dette er utgangspunktet for de tre bibliotekene. Sandefjord, Stokke og Andebu er relativt like når det gjelder økonomisk satsning på bibliotek per innbygger, men i reelle tall utgjør dette en vesensforskjell basert på innbyggergrunnlaget. Om prosjektet Prosjektet skal forsterke prosessen som allerede er i gang, med å bygge opp et nytt bibliotek i kommunen. Siden Nye Sandefjord blir den første kommunen som dannes etter regjeringens kommunereform, ser vi det naturlig å ta stafettpinnen og vise vei for andre kommuner som kommer etter. Ved kontinuerlig evaluering og erfaringsdeling underveis skal vi sette sammen en erfaringsbank i form av en blogg som oppdateres jevnlig. For at bibliotekvirksomheten i den nye kommunen skal fortsette og samtidig styrke sin rolle som lokal kulturvikler, må det arbeides for å identifisere og definere problemstillinger som er relevant for å kunne fylle den tiltenkte rollen. Vi ser for oss at prosjektgruppa får ytterligere fokus på å identifisere problemstillinger, vurdere løsninger og styrk prosessen med å fusjonere bibliotekene ved å gjennomføre sammenslåing med prosjektpenger fra NB. Erfaringer som skal deles med andre i bloggen. Vestfoldbibliotekenes felles bibliotekplan 2015-2018 har et tiltak som er «Sikre en innovativ bibliotekvirksomhet ved å igangsette forsøks- og utviklingsarbeid knyttet til nye samdriftsløsninger for bibliotekene i Vestfold». Bibliotekene som går inn i Nye Sandefjord må utvikle seg ved samdrift som et nytt bibliotek i en ny kommune, med fokus på gode løsninger til alle tre avdelinger, der vi arbeider for at 1+1+1 skal være mer enn tre. Eksempler på forhold som må dokumenteres og vurderes, men ikke begrenset til: Problemstillinger som dukker opp underveis Åpningstider Arrangementer Samlingsutvikling Aktivitetsnivå Vaktplan ved fravær og ferier Praktiske forhold Gjennomføringa av å danne en ny kommune skjer trinnvis. Vi ser for oss at prosjektet skal ha en trinnvis gjennomføring, som følger kommunens vei til sammenslåing. Innholdet i kommunalområdet skal bestemmes, seksjoner må struktureres og roller skal fylles. Når dette er på plass skal innhold defineres. Derfor blir prosjektet også trinnvis, der kartlegging og dokumentering av de tidlige prosessene står først i fokus, før man på et senere tidspunkt starter med å definere innholdet og legge strategi for at Nye Sandefjord bibliotek skal være en kultur- og stedsutvikler. Sekundært vil vi også jobbe med å identifisere muligheter som er i Vestfoldbibliotekenes bibliotekplan 2015-2018. Mange av forholdene vi skriver om over vil være områder som det vil være naturlig å kartlegge i en sammenslåingsprosess. Ved å gjennomføre prosjektet vil vi få mulighet til å forsterke prosessen og gå i dybden på de forskjellige forholdene som er avgjørende for at biblioteket i den nye kommunen skal få et styrka tilbud i alle tre avdelinger. Vi vil også få mulighet til å lage en erfaringsbank, som kan brukes som en strategi for kommuner som kommer etter. Merknad: vi har valgt å ikke forankre søknaden i gjeldende planverk for noen av kommunene, fordi den nye kommunen skal ta stilling til nye planer etter en ny administrering av kommunalområdene. En senere fase I første omgang søker vi om prosjektpenger til ovennevnte prosjektbeskrivelse. Vi tror at vi til slutt vil sitte med spørsmål som krever endringsledelse som svar, og et ønske om å utvikle den nye organisasjonen videre, bl.a. med vekt på brukermedvirkning. Etter at grunnlaget for den nye kommunen er bygget, vil vi jobbe med organisasjonsutvikling og endringsledelse, og derfor bruke erfaringsbanken i et nytt prosjekt der vi fører dette prosjektet over i en ny fase. Side 2 av 5
Stikkord for andre fase er at vi ønsker å «utvikle og inkludere». Denne fasen vil vi ved en senere utlysning av utviklingsmidler vurdere å søke på. Side 3 av 5
Start- og sluttdato for prosjektet Prosjektvarighet Ettårig Fra dato 01-04-2016 Til dato 28-02-2016 Aktivitetsplan for prosjektet Beskrivelse Fra dato Til dato Opprette en prosjektgruppe 01-04-2016 28-02-2017 Blogg på plass, med fortløpende innlegg. 30-04-2016 28-02-2016 Erfaringsbank klar 28-02-2016 28-02-2016 Andre opplysninger Opprette en prosjektgruppe bestående av biblioteksjefene i Andebu, Sandefjord og Stokke som gjennomfører prosjektet i samarbeid med de tre bibliotekenes ansatte. Denne prosjektgruppa skal jevnlig blogge erfaringene, knyttet til problemstillinger, erfaringer og vurderinger i prosessen. Erfaringsbanken skal ha problemstillinger, dokumenterte faktorer og vurderinger knyttet til sammenslåtte bibliotek Samarbeidspartnere Organisasjon/institusjon Formell avtale Rolle Sandefjord kommune 3202 Sandefjord nei Sandefjord, Andebu og Stokke er likeverdige samarbeidspartnere i prosjektet. Andebu kommune v/ Jørgen Hovde søker på vegne av de tre. Stokke kommune 3161 Stokke nei Sandefjord, Andebu og Stokke er likeverdige samarbeidspartnere i prosjektet. Andebu kommune v/ Jørgen Hovde søker på vegne av de tre. Side 4 av 5
Budsjett Søknadsbeløp fra Nasjonalbiblioteket 243 000 Utgifter Beskrivelse Denne periode Totalt for prosjektet Prosjektgruppas innsats 300 000 300 000 Ymse personalressurser 85 000 85 000 Reiseutgifter 15 000 15 000 Bevertning 5 000 5 000 Totale utgifter 405 000 405 000 Inntekter Beskrivelse Denne periode Totalt for prosjektet Tilskudd fra Nasjonalbiblioteket 243 000 243 000 Kommunenes egeninnsats 162 000 162 000 Totale inntekter 405 000 405 000 Vedleggsoversikt Beskrivelse Side 5 av 5