Helge Ovanger leder Kristian Wengen- nestleder Solveig Abrahamsen - medlem

Kontrollutvalgets medlemmer Ordfører Rådmann Revisor Helge Ovanger leder Kristian Wengen- nestleder Solveig Abrahamsen - medlem Rolf Arne Hanssen Jens Betsi Finnmark kommunerevisjon IKS Kopi av innkallingens fremside sendes: Varamedlemmene Hanne Bønå, Arnold Eliseussen, Lars Ove Haugen, Toril Dahl, Bente Hegna og Nils Petter Pedersen INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Sted: Servicekontoret, 2. etasje Dato: 5. mai 2015, kl. 12.00. Sekretær: Mette Rushfeldt (forfall må meldes så snart som mulig på tlf. 907 27 026 eller kontrollutvalgan@ffk.no) SAKSLISTE: Sak nr Sak 12/15 Godkjenning av innkalling og saksliste 13/15 Orienteringer 14/15 Godkjenning av protokoll 15/15 Orientering fra rådmann angående renovasjon 16/15 Bestilling av selskapskontroll i Varanger kraft AS 17/15 Henvendelse fra ordfører i Vardø 18/15 Eventuelt Vadsø 27. april 2015 Mette Rushfeldt saksbehandler

SAK 12/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Bakgrunn Innkalling og saksliste til møte den januar ble oversendt utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordfører, rådmannen og revisor den 27. april 2015. Sak nr Sak 12/15 Godkjenning av innkalling og saksliste 13/15 Orienteringer 14/15 Godkjenning av protokoll 15/15 Orientering fra rådmann angående renovasjon 16/15 Bestilling av selskapskontroll i Varanger kraft AS 17/15 Henvendelse fra ordfører i Vardø 18/15 Eventuelt Sekretariatets forslag til vedtak Innkalling og saksliste til møte 5. mai 2015 godkjennes. Vadsø 27. april 2015

SAK 13/15 ORIENTERINGER Orienteringer Vedtak fra kontrollutvalget til kommunestyret Kontrollutvalgets uttalelse til Vadsø havn KFs særregnskap for 2013 Kontrollutvalgets uttalelse til Vadsø vann og avløp KFs særregnskap for 2013 Rapport etter avsluttet revisjon av Vadsø kommunes årsregnskap for 2013 Revisorbrev nr. 1/2014 Engasjementsbrev Vilkår for revisjonsoppdraget 2015 Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 Kontrollutvalgets årsplan for 2015 Vedtak til Finnmark kommunerevisjon IKS Rapport etter avsluttet revisjon av Vadsø kommunes årsregnskap for 2013 Revisorbrev nr. 1/2014 Informasjon fra Finnmark kommunerevisjon IKS Oppstartsbrev forvaltningsrevisjon Pleie og omsorg og ressurskrevende brukere Revisors beretning for 2014, av 15.4.2015 Vadsø 27. april 2015

SAK 14/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL Bakgrunn Kontrollutvalget godkjenner selv sine protokoller. Protokollen fra møtet 9. februar 2015 ble sendt ut med saken. Hvis ingen har merknader til protokollene anbefales protokollen godkjent slik den foreligger. Sekretariatets forslag til vedtak Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 9. februar 2015 godkjennes. Vedlegg Protokollen fra møte 9. februar 2015 Vadsø 27. april 2015

Kontrollutvalget i Vadsø kommune MØTEPROTOKOLL Dato: 9. februar 2015 Tid: Klokken 11.00 13.10. Sted: Servicekontoret, 2. etasje Disse møtte Leder Helge Ovanger, nestleder Kristian Wengen og Solveig Abrahamsen. Ellers møtte Geir Ollila fra Finnmark kommunerevisjon IKS og Mette Rushfeldt fra Kontrollutvalgan IS. Fra Vadsø havn KF møtte Eirik Karlsen. Innkalling Innkalling til møtet ble sendt ut 28. januar 2015. Saksliste Sakslista ble sendt ut sammen med innkallingen. Sak 05/15 ble sendt ut 6. februar. FØLGENDE SAKER VAR TIL BEHANDLING Sak nr Sak 01/15 Godkjenning av innkalling og saksliste 02/15 Orienteringer 03/15 Godkjenning av protokoll 04/15 Kontrollutvalgets uttalelse til Vadsø havn KFs årsregnskap 2013 05/15 Kontrollutvalgets uttalelse til Vadsø vann og avløp KFs årsregnskap 2013 06/15 Revisorbrev 1/2014 07/15 Engasjementsbrev fra Finnmark kommunerevisjon IKS 08/15 Kontrollutvalgets årsrapport 2014 09/15 Kontrollutvalgets årsplan 2015 10/15 Oppdragsansvarlig revisor egenvurdering av uavhengighet 11/15 Eventuelt Bestilling av eierskapskontroll SAK 01/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte 9. februar 2015 godkjennes.

Vedtak enstemmig: Innkalling og saksliste til møte 9. februar 2015 godkjennes. SAK 02/15 ORIENTERINGER Orienteringer Vedtak fra kontrollutvalget til kommunestyret Budsjett 2015 på området kontroll og tilsyn Forvaltningsrevisjonsrapport Statlig refusjoner for flyktninger Vedtak til Finnmark kommunerevisjon IKS Vadsø kommune - bestilling av selskapskontroll i Varanger Kraft AS Brev til Vadsø kommunale eiendomsselskap KF Svar fra Vadsø kommunale eiendomsselskap KF Fylkesmannen i Finnmark Oppstart av tilsyn med Vadsø kommune Vestre Jakobselv skole Kontrollutvalget ønsker oftere og kortere møter. Slik at etterspurt informasjon blir behandlet raskere. Vedtak enstemmig: Kontrollutvalget tar informasjonen til etterretning. SAK 03/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL Sekretariatets forslag til vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 9. september 2014 godkjennes. Vedtak enstemmig: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 9. september 2014 godkjennes. SAK 04/15 KONTROLLUTVALGETS UTTALESE TIL VADSØ HAVN KFs SÆRREGNSKAP FOR 2013 Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse om Vadsø havn KFs årsregnskap for 2013 Kontrollutvalget har i møte 9. februar 2015 behandlet Vadsø havn KFs årsregnskap for 2013.

Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, styrets årsberetning og revisors beretning. Kontrollutvalget har merket seg at Vadsø Havn KFs regnskap for 2013 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 20 185,- og et negativt netto driftsresultat på kr 67 614,-. Revisor har avgitt en revisjonsberetning med forbehold og en merknad. Forbeholdene gjelder: under særbudsjett er mindreforbruket for 2012 på kr 324 771,67 ikke innarbeidet i kolonne for regulert budsjett i Regnskapsskjema - drift. Det er et budsjettavvik i investeringsregnskapet på kr 3 737 774,- som burdet vært redegjort for i årsberetningen. Under Andre forhold bemerker revisor at Vadsø Havn KF ikke har behandlet skattetrekkmidler per 31.12.2013 i samsvar med bestemmelsene i skattebetalingsloven 5-12. Kommunestyret må vedta foretakets anvendelse av regnskapsmessig mindreforbruk. Investeringsregnskapet er avlagt med en udisponert beløp på kr. 0,-. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ingen merknader til Vadsø havn KFs årsregnskap for 2013. Vedtak enstemmig: Som sekretariatets forslag til vedtak. SAK 05/15 KFs KONTROLLUTVALGETS UTTALESE TIL VADSØ VANN OG AVLØP SÆRREGNSKAP FOR 2013 Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse om Vadsø vann og avløp KFs årsregnskap for 2013 Kontrollutvalget har i møte 9. februar 2015 behandlet Vadsø vann og avløp KFs årsregnskap for 2013. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, styrets årsberetning og revisors beretning.

Kontrollutvalget har merket seg at Vadsø vann og avløp KFs regnskap for 2013 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 1 818 121,- og et negativt netto driftsresultat på kr 53 133,-. Revisor har avgitt en revisjonsberetning med forbehold og en merknad. Forbeholdene gjelder: Årsregnskapet mangler pliktige noteopplysninger om foretakets pensjonsforpliktelser Det er budsjettert med bruk av fond til investeringer på kr 300 000,-. Dette har foretaket finansiert med lån på kr 472 616,80. Foretaket har ikke innarbeidet det vedtatte investeringsbudsjettet i årsregnskapet under kolonne for opprinnelig eller regulert budsjett. Investeringsregnskapet skulle vært avsluttet med et udekket beløp på kr 172 616,- (følge av punkt 2) Foretaket har hatt betydelig høyere driftsutgifter den budsjettert, avvik på kr 3 446 279,- som utgjør ca 29 %. Under Andre forhold bemerker revisor at Vadsø vann og avløp KF ikke har behandlet skattetrekkmidler per 31.12.2013 i samsvar med bestemmelsene i skattebetalingsloven 5-12. Kommunestyret må vedta foretakets anvendelse av regnskapsmessig mindreforbruk. Investeringsregnskapet er avlagt med en udisponert beløp på kr. 0,-. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ingen merknader til Vadsø vann og avløp KFs årsregnskap for 2013. Vedtak enstemmig: Som sekretariatets forslag til vedtak. SAK 06/15 RAPPORT ETTER AVSLUTTET REVISJON AV VADSØ KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013 REVISORBREV NR. 1 /2014 Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget har i sitt møte behandlet Revisorbrev 01/2014. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra Finnmark kommunerevisjon IKS når de anser at forholdene som påpekes i revisorbrevet er rettet opp. Revisorbrev 1/2014, kommunens kommentar til brevet og kontrollutvalgets vedtak i saken oversendes kommunestyret til orientering. Vedtak enstemmig: Som sekretariatets forslag til vedtak.

SAK 07/15 ENGASJEMENTSBREV - VILKÅR FOR REVISJONSOPPDRAGET 2015 Da eierskapskontroll ikke ligger til oppgavene som Finnmark kommunerevisjon IKS gjennomfører for Vadsø kommune ønsker kontrollutvalget en sak til neste møte som ser på mulighetene kontrollutvalget har til å bestille denne kontrollen fra andre revisjonsenheter. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget her i møte den 9. februar 2015 behandlet Engasjementsbrev Vilkår for revisjonsoppdraget 2015. Dokumentet legges til grunn for Finnmark kommunerevisjons IKS revisjonsoppdrag for Vadsø kommune for 2015. Engasjementsbrev Vilkår for oppdraget 2015 oversendes ordfører og rådmann til orientering. Vedtak enstemmig: Som sekretariatets forslag til vedtak. SAK 08/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2014 Sekretariatets forslag til vedtak: Den fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 vedtas. Årsrapporten oversendes kommunestyret. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret gjør slikt vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 til orientering. Vedtak enstemmig: Som sekretariatets forslag til vedtak. SAK 09/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2015 Til neste møte ønsker kontrollutvalget å få informasjon om den planlagte driften av den nye barneskolen. Kontrollutvalget ønsker informasjon om trafikksikkerhetsplanen (trafikksikre adkomstveier), arbeidet med læring (skolens faglig/pedagogiske plattform) og skolens beredskap og arbeid for å forebygge og hindre mobbing samt tiltak som iverksettes når mobbing registreres Kontrollutvalget ønsker også en omvisning på nyskolen. Sekretariatets forslag til vedtak: Det fremlagte forslag til årsplan for 2015 fastsettes som kontrollutvalgets årsplan for 2015. Årsplanen oversendes kommunestyret til orientering.

Vedtak enstemmig: Som sekretariatets forslag til vedtak. SAK 10/15 EVENTUELT Kontrollutvalget fikk informasjon om at Finnmark kommunerevisjon IKS ikke vil gjennomføre eierskapskontroll i Varanger kraft AS da dette ikke ligger i avtalen de har med kommunen. Sekretariatet har ikke kompetanse til å gjennomføre eierskapskontroll i Varanger kraft AS så denne eierskapskontrollen er utsatt. Kontrollutvalget har vurdert Plan for selskapskontroll og bestiller eierskapskontroll i IKA Finnmark IKS, gjerne sammen med de andre eierkommunene. Vedtak enstemmig: Kontrollutvalget bestiller eierskapskontroll fra Kontrollutvalgan IS i IKA Finnmark IKS. Møtet ble avsluttet klokken 13:10. Neste møte er satt til uke 18. Helge Ovanger leder Mette Rushfeldt sekretariatet

SAK 15/15 INFORMASJON FRA RÅDMANN ANGÅENDE RENOVASJON Bakgrunn Kontrollutvalget har mottatt en varsling fra KPMG Law Advokatfirma AS som representerer Masternes Gjenvinning AS. Varslingen gjelder anskaffelse av aktør til innhenting og behandling av Vadsø kommunes eget næringsavfall og sammenblanding av avfallsgebyr for husholdnings- og næringsavfall. Innhenting og behandling av kommunens næringsavfall var det Masternes Gjenvinning AS som hadde. Når det gjelder anskaffelsen av aktør til å samle inn og behandle Vadsø kommunes eget næringsavfall, så er dette forholdet klaget inn for KOFA (Klagenemda for offentlige anskaffelser). Klagen er registrert hos KOFA den 24.2.2015 og Vadsø kommune har gitt et tilsvar på klagen den 10.april 2015. Det andre forholdet som er varslet er en sammenblanding av innhenting og behandling av nærings- og husholdningsavfall. Utdrag fra regjeringen.no «Enkelte tekniske tjenester i kommunene finansieres gjennom gebyrer fra innbyggerne. Dette gjelder for eksempel vannforsyning, avløp, renovasjon, feiing og byggesaksbehandling. På disse områdene kan kommunen få dekket sine kostnader ved å produsere tjenestene (selvkost), men har ikke anledning til å ta seg betalt utover dette.» Vurdering Når det gjelder anskaffelsen av aktør til å samle inn næringsavfall ser sekretariatet at innlevert klage til KOFA vil gi svar på kommunens håndtering av dette. Det er ingen grunn til at kontrollutvalget skal bruke ressurser på å revidere dette. Kommunens renovasjonsgebyr for husholdningsavfall er ikke et område som KOFA vil se på. Kontrollutvalget vil få informasjon fra rådmann i møte om hvordan kommunen håndterer dette. Kontrollutvalget har flere måter å føre tilsyn med kommunen på. I denne saken er orientering fra administrasjonen og/eller forvaltningsrevisjon metoder som vil være mest aktuell.

Rådmannen er innkalt for å orientere utvalget om kommunens standpunkt til påstander fra varsler om sammenblanding av husholdningsavfall og næringsavfall og brudd på avfallsforskriftens kap. 15. jf. Forurensningsloven 34. Etter orienteringen må kontrollutvalget diskutere om det er behov for å gjennomføre forvaltningsrevisjon på området. Forvaltningsrevisjon gjennomføres av kjent av Finnmark kommunerevisjon IKS. Det pågår for tiden et prosjekt på pleie- og omsorg, slik at en ny bestilling vil sannsynligvis måtte vente til 2016. Det vil være mulig med hurtigere gjennomføring dersom kontrollutvalget ber kommunestyret om midler til dette. Sekretariatet anslår at det vil være behov for minimum kr 200 000,- til dette. Vedlegg: Varsling til kontrollutvalget Vadsø kommunes tilsvar til KOFA, 10. april 2015 Redegjørelse fra rådmannen av 13.4.15 Vadsø 23. april 2015

Sak 16/15 BESTILT SELSKAPSKONTROLL I VARANGER KRAFT AS Bakgrunn Kontrollutvalget har bestilt eierskapskontroll i Varanger kraft AS i sitt møte den 9. september 2014. Følgende vedtak ble fattet: «Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll i Varanger kraft AS av Finnmark kommunerevisjon IKS i samarbeid med de andre eierkommunene i selskapet. Problemstillingene er som følger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Kontrollutvalget ønsker et forprosjekt til selskapskontrollen.» Kontrollutvalget fikk informasjon i møte den 9. februar om at Finnmark kommunerevisjon IKS ikke gjennomførte eierskapskontroll da det ikke lå i deres avtale med kommunen (oppdragsavtale). Sekretariatet har i ettertid forstått det slik at Fkrev IKS vil påta seg oppgaven men det vil da gå av de timene som Vadsø kommune har i sitt budsjett til forvaltningsrevisjon. Kommuneloven sier dette om selskapskontroll: 14. Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Når det gjelder forvaltningsrevisjon er dette skrevet i Selskapskontroll fra A-Å, utgitt av NKRF; «Forvaltningsrevisjon er den frivillige delen av selskapskontroll (Selskapskontrollen kan også omfatte ), jf. forskrift om kontrollutvalg 14 andre

ledd, og er nærmere omtalt i forskrift om revisjon kap. 3 ( 6 8), jf. forskrift om kontrollutvalg kap. 5 ( 9 12) og RSK 001Standard for forvaltningsrevisjon. Den omfatter systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7 første ledd.» Vurdering Siden forrige gang kontrollutvalget hadde saken opp i møte, har kontrollutvalget i Nesseby avbestilt selskapskontroll i Varanger kraft AS. Berlevåg sitt kontrollutvalg har satt eierskapskontrollen på vent og det samme har Båtsfjord kontrollutvalg. Kontrollutvalget kan bestille eierskapskontroll i Varanger kraft AS fra Fkrev IKS. Dette vil gå av de timene kommunen har til forvaltningsrevisjon og eventuelt overordnet analyse som må gjennomføres i 2016. Overordnet analyse er en risikorvurdering som gjøres i kommunen og på bakgrunn av analysen utarbeider kontrollutvalget plan for forvaltningsrevisjon for neste valgperiode. Kontrollutvalget har ikke per dato bestilt overordnet analyse, dette vil bli satt opp som egen sak. Kontrollutvalget kan velge om Fkrev IKS eller Kontrollutvalgan IS skal gjennomføre overordnet analyse. Timer til forbruk i 2016 blir nok omtrent på samme antall som i 2015. Kontrollutvalget må prioritere timeforbruket sitt mellom eierskapskontroll, forvaltningsrevisjon eller overordnet analyse i 2016. Vadsø 27. april 2015

SAK 17/15 HENVENDELSE FRA ORDFØRER I VARDØ Bakgrunn Ordfører Lasse Haughom i Vardø kommune har sendt brev til alle kontrollutvalgene i Øst Finnmark med følgende innhold: Kontroll av Finnmark kommunerevisjon Styret og administrasjonen i Finnmark kommunerevisjon har kjørt en prosess på eget initiativ for å flytte hovedkontoret fra Vardø til Vadsø. Dette til tross for klare signaler om at dette ikke er ønskelig for flere av eierne. Prosessen som er gjennomført av styret og administrasjon har formelle mangler og manglende kompetanse/ fullmakter. Blant annet har styret og administrasjonen overtatt rollen til representantskapet og dets leder og skriver brev og møtereferater fra representantskapet. Ber om at kontrollutvalget kontrollerer prosessene og jobben som er gjort i Finnmark kommunerevisjon jfr. Kommuneloven 77 og informerer respektive kommunestyrer om dette. Med hilsen Sekretariatets vurdering Henvisningen til 77 i kommuneloven antas å gjelde pkt. 5 hvor det heter: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. I merknaden til paragrafen kommer det frem at 77 nr. 5 må sees i sammenheng med 80 som gir kommunens revisor og kontrollutvalget adgang til å kreve informasjon og foreta undersøkelser i slike selskaper.(iks, IS og AS som kun har offentlige eiere) Nærmere regler om selskapskontrollen er gitt i kontrollutvalgsforskriften kap. 6. Vi oppfatter av Vardøordførerens brev at han ber om at det gjennomføres selskapskontroll i Finnmark kommunerevisjon IKS. Selskapskontroll kan foregå på to måter: Som eierskapskontroll som er obligatorisk og skal avdekke i hvilken grad kommunen utøver kontroll med selskapet i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse. Denne kontrollen kan gjennomføres av sekretariatet. Som Utvidet selskapskontroll (forvaltningsrevisjon) som er frivillig og omfatter systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Denne kontrollen må utøves av en revisor.

Slik sekretariatet definerer Vardøordførers henvendelse, er det utvidet selskapskontroll som ønskes gjennomført. Kontrollen kan av naturlige grunner selvfølgelig ikke gjennomføres av kommunens faste revisor og må dermed bestilles gjennomført av andre. Dersom en slik bestilling skal foretas må kontrollutvalget be om en bevilgning fra kommunestyret, da selskapskontroll ikke inngår i de obligatoriske oppgaver som skal gjennomføres av revisjonen og dermed heller ikke er budsjettert. Sekretariatet viser før øvrig til vedlagte kopi av brev fra Finnmark kommunerevisjon IKS datert 17.2.2015 til Vardø kommune v/ ordfører, hvor daglig leder tar opp en del feilaktige påstander som fremkommer i brevet fra Vardøordfører. Sekretariatets forslag til vedtak På bakgrunn av de opplysninger og fakta som er fremkommet i saken, ser kontrollutvalget i Vadsø ingen grunn til å gjennomføre utvidet selskapskontroll i Finnmark kommunerevisjon IKS i denne omgang. Vedlegg: Henvendelse fra ordfører i Vardø kommune Svar fra Finnmark kommunerevisjon IKS til Vardø kommune Vadsø 24. februar 2015