www.pwc.no Revisjonsplan 2012 og oppsummering interim
Agenda Revisjonens målsetning og innhold Overordnet forretningsanalyse - punkter til diskusjon Risikovurdering og revisjonsplan Kommunikasjonsplan Oppsummering interim Bemanningssituasjon Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 Slide 2
Revisjonens målsetting og innhold Vår revisjon gir brukere økt tillit til økonomisk informasjon For eiere og andre brukere Uavhengige attestasjoner og rapporter som gir eierne og andre eksterne interessenter økt tillit til finansiell informasjon fra selskapet For styret Assistere styret ved å bidra til økt kvalitet i dets forvaltnings- og tilsynsoppgave: Kontrollere forretningsrisiko Påse forsvarlig virksomhetsstyring og formuesforvaltning Avlegge finansiell rapportering For ledelsen Identifisere svakheter, gi innspill til forbedring samt dele kunnskap: Tiltak for å kontrollere forretningsrisiko Utøve forsvarlig virksomhetsstyring og formuesforvaltning Utarbeide finansiell rapportering Overholde regler for skatter og avgifter Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 Slide 3
s revisjonstilnærming en forretningsorientert revisjon Det er i kjerneprosessene verdiene skapes Foretaksstyring Internkontroll i forretningsprosesser Finansiell rapportering Pasientbehandling Medisinsk teknisk utstyr Innkjøp Transaksjoner Årsregnskap Styrerapporter Driftsrapporter Periodeavslutning Forretningsrisiko Risiko i finansiell rapportering Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 Slide 4
Overordnet forretningsanalyse Vår forståelse av virksomheten punkter til diskusjon Marked Strategi Verdidrivere Økonomi Konkurranseforhold og rammebetingelser Makroøkonomiske forhold Målsettinger Organisasjonsstruktur Corporate governance Pasienter Medarbeidere Leverandørkjede Sosiale, miljømessige og etiske forhold Finansiell stilling Risikoprofil Økonomisk yteevne Regnskapspolicy Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 Slide 5
Risikovurdering og revisjonsplan Identifisert risiko med konsekvens for finansiell rapportering til diskusjon Risiko for vesentlige feil i regnskapet Ledelsens overstyring av kontroller Ledelsens respons Til diskusjon Betydning for revisjonen Gjennomgang av styredokumenter Oppfølging av rapportering til RHF ISF Til diskusjon Kodekvalitet Avsetninger Rutiner og prosesser Anleggsmidler Til diskusjon Investeringer Finansiell leasing MTU Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 Slide 6
Risikovurdering og revisjonsplan Misligheter Begrepet "misligheter" benyttes om tilsiktede handlinger To kategorier misligheter: Uredelig regnskapsrapportering Tre forhold som vanligvis er tilstede når misligheter foreligger: Mulighet Underslag av eiendeler Motivasjon Holdninger Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 Slide 7
Risikovurdering og revisjonsplan Punkter for diskusjon Nærstående parter Overholdelse av lover og forskrifter utover regnskaps-, selskaps-, skatte- og avgiftsområdet Usikkerhet i regnskapsestimater Internkontroll rutiner og prosedyrer Innkjøp Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 Slide 8
Åpen og proaktiv kommunikasjon August September Oktober Februar Fase 1 - Planlegging Fase 2 Interim Fase 3 Årsavslutning Risikovurdering og utvikling av revisjonsplan Kick Off Revisjon med fokus på internkontroll og finansiell rapportering Rapport Revisjon med fokus på årsregnskapet Rapport Risikovurdering Mislighetsrisiko Revisjonsplan Tidsplaner Kvalitet på internkontroll over finansiell rapportering med innspill til forbedringer Eventuelle lovbrudd Tidsplaner Usikkerhet i finansiell informasjon Eventuelle lovbrudd Innspill til prosessen for årsavslutning Tidsplaner Kundeundersøkelse Dialog for kontinuerlig forbedring av samarbeidet Kontinuerlig dialog med ledelsen Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 Slide 9
www.pwc.no Presentasjon av interimsrevisjon 2012
Innhold Sammendrag revisors rapportering Foretaksstyring Forretningsprosesser, risiko og intern kontroll Oppsummering - veien videre november 2012 Slide 11
Sammendrag revisors rapportering Ineffektiv internkontroll bidrar til en mindre effektiv styring av helseforetaket Foretaksstyring styrende prosesser status, trend Fokus på god virksomhetsstyring for vellykkede endringsprosesser Det er forsinkelser i prosessen for å sikre at styrevedtak blir iverksatt for økt internkontroll Forretningsprosesser risiko og internkontroll status, trend Uformelle rutiner og prosedyrer som gir en manglede enhetlig utførelse av arbeid og reduserer kvalitet i internkontrollen Der det er eksisterende rutiner, følges ikke diss godt nok opp Finansiell rapportering status, trend Ingen observasjoner per interimsrevisjon november 2012 Slide 12
Foretaksstyring God virksomhetsstyring for vellykkede endringsprosesser Status, trend Observasjon Anbefaling Økt fokus på god virksomhetsstyring Fokus på å planlegge organisatoriske endringer og implementering ift DIPS Planlegging og analyser i forkant av endringsprosesser Involvere ansatte for eierskap i endringsprosesser Det er observert kapasitets- og ressursutfordringer i økonomi- og regnskapsavdelingen Økonomiavdelingen er svært avhengig av enkelt personer Rekruttering av kvalifisert økonomisk personell for å bygge en tilfredsstillende situasjon for styring og kontroll i økonomifunksjonen Utforme og dokumentere rutiner og prosedyrer slik at viktig informasjon kan deles mellom personell ved eventuelle endringsbehov november 2012 Slide 13
Foretaksstyring Fokus på oppfølgning av styrevedtak for sikre tidsriktig fremdrift Status, trend Observasjon Anbefaling Det benyttes lang tid for oppfølgning av styrevedtak som er kritisk for god virksomhetsstyring Oppfølgning av rutiner for økt kodekvalitet som tilsvar på internrevisjonens funn er forsinket Det er observert manglende rutiner og prosedyrer for styring og kontroll. Iverksette tiltak for å sikre at styrevedtak blir fulgt opp innen rimelig tid. Top-down fokus på at rutiner og prosedyrer skal utarbeides og følges for å sikre god etterlevelse og økt styring og kontroll november 2012 Slide 14
Forretningsprosesser, risiko og intern kontroll Uformelle rutiner og prosedyrer i internkontrollen Status, trend Observasjon Anbefaling Inntekter Manglende kvalitetssikring av koding Manglende rutiner for sikring av kodekvalitet Manglende ensartede kontrollhandlinger utover i organisasjonen Manglende gjennomføring av styrevedtak Vi anbefaler at helseforetaket øker fokuset på internkontroll ved kodekvalitet som styret har besluttet gjennomført Kodekvalitetsarbeidet må prioriteres Rutiner og prosedyrer bør være på plass før implementering av DIPS Sikre at ensartede rutiner og prosedyrer blir utarbeidet for sikre god kontroll ved samtlige avdelinger og klinikker Avstemming av vesentlige balansekonti Det foretas sporadisk avstemming av vesentlige balansekonti som kan føre til feil rapportering til RHF Innføre kontrollrutiner og prosedyrer som sikrer at vesentlige balansekonti blir periodisk avstemt november 2012 Slide 15
Forretningsprosesser, risiko og intern kontroll Uformelle rutiner og prosedyrer i internkontrollen Status, trend Observasjon Anbefaling Innkjøp Innkjøp utenom lagervarer mangler godkjent bestilling / rekvisisjon Uformelle rutiner og prosedyrer Arbeidsdeling i økonomisystem Det er observert manglende arbeidsdeling i økonomisystemet ved at uforholdsmessig mange brukere har superbruker tilgang Innføre beløpsstyrt fullmaktsstruktur for rekvisisjoner / bestillinger med beløpsintervaller Innføre ensartede rutiner og prosedyrer Oppdatere fullmaktsregister Foreta opplæring for ansatte ledere og mellomledere utover ved nyansettelse Foreta opplæring av ansatte som bryter innkjøpsrutiner Redusere antall brukere som har superbruker tilgang til 1 til 2 personer november 2012 Slide 16
Forretningsprosesser, risiko og intern kontroll Uformelle rutiner og prosedyrer i internkontrollen Status, trend Observasjon Anbefaling Varelager Manglende rullerende telling ift rutiner Ingen avstemming av varelager mot hovedbok Sikre at rutiner for varetelling blir etterlevd Sikre at rutiner for avstemming følges og evt avvik mellom lagerverdi og hovedbok følges opp fortløpende Investeringer med lav beløpsgrense I de tilfeller det blir overskridelser av budsjetter blir ikke fullmaktsstruktur ifm godkjenning av prosjekter fulgt opp For prosjekter som overskrider beløpsgrenser må prosjektansvarlige rapportere dette til ledergruppen innen økonomi Hvis prosjekter som er under beløpsgrenser for styregodkjennelse overskrider budsjett må ledergruppen i økonomi vurderer om styregodkjenning skal gjøres på det spesifikke prosjekt november 2012 Slide 17
www.pwc.no Bemanningssituasjon
Bemanningssituasjon Økonomiavdelingen i STHF Basert på observasjoner har Sykehus Telemark færre årsverk i økonomi og regnskaps funksjonen sammenlignet med andre HF i HSØ (se graf) STHF er det minste av Hfene vi har sammenlignet, men det kreves uansett et minimum av controllere og regnskapspersonell Det er observert kapasitets- og ressursutfordringer i økonomi- og regnskapsavdelingen Økonomiavdelingen er svært avhengig av enkelt personer 35 30 25 20 15 10 5 0 Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 Slide 19