DRIFT AV KULTUR OG KINOTILBUDET I KULTURSALEN I DRANGEDAL 10-ÅRIGE SKOLE

Arkivsak-dok. 12/01835-4 Saksbehandler Johnny Stene Saksgang Livsløpskomite Kommunestyret Møtedato DRIFT AV KULTUR OG KINOTILBUDET I KULTURSALEN I DRANGEDAL 10-ÅRIGE SKOLE Rådmannens innstilling Drangedal kommunestyre slutter seg til innholdet og prinsippene i saken. I tillegg vedtar kommunestyret følgende: Det nedsettes en styringsgruppe for planlegging av åpning av kultursalen i Drangedal 10-årige skole. Komitéens sammensetning består av representanter oppnevnt av Drangedal kommunestyre og 2 representanter oppnevnt av rådmannen. Styringsgruppas mandat er å bestemme åpningens form, innhold og økonomiske rammer. Styringsgruppas arbeidsperiode løper fra oktober 2012 til gjennomføring av åpningen. Rådmannen stiller med sekretær. Det skal innen utgangen av november utlyses og gjennomføres en åpen navnekonkurranse for den nye kultursalen i Drangedal 10-årige skole. Rådmannen gjennomfører konkurransen. Drangedal kommunestyre utgjør juryen. Bakgrunn Etter vedtak i Drangedal kommunestyre, åpner høsten 2013 en kultursal i forbindelse med ny Drangedal 10-årige skole. Salen vil legge til rette for kulturaktiviteter for kulturlivet, skolen, kulturskolen og andre. I tillegg vil salen inneholde kino. Salen vil bli liggende sentralt i skoleanlegget i direkte tilknytning til skolens foajé. Brukerne av kultursalen vil få anledning til å benytte foajeen, serveringsdisk med anretningskjøkken, bakscene, lager og når det er behov for garderober for opptredende vil de få tilgang på nærliggende klasserom. 1

2 En moderne kultursal skal på den ene siden være en arena for de som opptrer, samtidig som det skal gi gode forhold for publikums opplevelse. Dette er det samme forholdet enten det er snakk om barn, ungdom eller voksne. I tillegg til de tradisjonelle kulturaktivitetene, skal en slik sal også kunne benyttes til andre brukere, f eks seremonier, firmautstillinger, dansetilstelninger, dekkede langbord osv. Salen vil være dimensjonert og gitt en utforming som svarer til faglige og tekniske krav som stilles til et moderne anlegg. Blant annet må Norsk Musikkråds anbefalinger til etterklang ivaretas. Plan av kultursalen, med 180 sitteplasser i mobilt amfi og ca 20 løse stoler. Samlet kapasitet 200 sitteplasser. Med stående publikum vil salen har større kapasitet. Snitt i kultursalens lengderetning. Stort volum gir gode forutsetninger for akustisk forming av salen, det gir gode siktforhold for publikum og kontakten mellom scene og sal blir optimal.

3 Fleksibel sal Et kulturhus må ha saler med sceneområde og publikumsamfi. I dag gjøres dette fleksibelt, som et nøytralt rom. Et Nøytralt rom er en moderne kultursal som er multifleksibel, til nytte for skolen, kulturlivet, næringslivet og det offentlige Scenearealet må ha plass til ensembler. Det må være akustiske kvaliteter som svarer til musikklivets behov. Rundt scenen må det være et minimum av lager og plass til å sette vekk sceneutstyr. Publikumsarealer I publikumsarealet må det være areal for informasjon, servering, salg, garderober og toaletter. Huset må ha lav terskel der alle kan komme, et serveringssted er derfor sentralt i anlegget. Universell utforming En kultursal som dette må ha særlig fokus på tilgjengelighet for orienterings- og bevegelseshemmede brukere. Ved å ta slike hensyn allerede fra første stund i planleggingen, oppnår vi lettere: - at tilpasningene er naturlige elementer i helhetsløsningen - at det blir funksjonelt - bedre forhold for mange brukere; personer med barnevogn, rullator, krykker, driftspersonale med utstyr på hjul osv. Kultursalen i Nes kulturhus er et eksempel på en sal bygget etter prinsippet "nøytralt rom". Her kan man skifte mellom amfi og flatt gulv på svært kort tid.

4 Eksempler på bruk av en slik sal til ulike formål: Her er salen rigget for dansefest med publikum ved bord. Her er salen rigget for bankett med matservering og konferansier i midten. Her sees salen som konsertlokale for turnerende band og stående publikum. Her et eksempel fra Ungdommens kulturmønstring med ungdom på og ved scenen. Tilbudet Kultursalen skal benyttes til flere formål. Det er et ønske at det utvikles et så bredt tilbud som mulig. Dette tilbudet bygges opp rundt følgende: Skolens bruk til kulturformål (Den kulturelle skolesekken, egne produksjoner til spesielle anledninger osv.) Skolens bruk i undervisningen Kulturskolens bruk til "åpne øvelser" og prosjekter for foreldre, foresatte, medelever og andre. Det frivillige kulturlivets bruk på kveldstid og helger Fast kinotilbud f.eks. hver fredag og søndag (profil på tilbudet må diskuteres, f. eks. fokus på ungdom og familier) i tillegg til tilbud på dagtid for skolen, seniorkino for pensjonister, "babykino" osv. Turnerende artister der kommunen og andre er arrangører. Kan være alt fra kommersielle artister til blues- og rockeklubb osv. Annen utleie, f.eks. næringsliv, private osv.

5 Aktivitet Omfanget av aktiviteten vil være avhengig av de ulike brukernes etterspørsel og publikums oppslutning. Nedenfor skisseres en mulig aktivitet i tre alternativer. Dette for å begynne å definere underlag for et budsjett: Ukeplan (i skoleåret 20.8-20.6, til sammen 38 uker, fratrukket påske, jul osv): Dagtid Kveldstid Lørdag og Søndag Skolens bruk Vesentlig dagtid i skoleåret 21 ganger fordelt på: Juleavslutning 5 Elevfester 3 Juleball 1 Tema / Foreldremøter 8 Skolens bruk DKS og annet Kulturskolen Vesentlig dagtid i skoleåret 10-15 dager pr år Planleggingsdager 4 -kl. 13.00-19.00(tirs og tors) -4 uker samspill pr.semester (tirsd til tors kl.14.30-20.00) -3 elevkonserter pr. år -en ettermiddag/kveld pr. uke til dans (+ teater?) -prosjektuker i forkant av ukm. 2 dager pr. uke (januar og februar) ukm (feb./mars) Kulturlivet Vesentlig kveldstid Mye etterspørsel lørdag og Annen utleie Vil fordele seg jevnt på dagtid, kveld og helg søndag Ukeplan for kommersielle arrangementer med turnerende artister - 40 uker: Turnerende artister Dagtid Kveldstid Lørdag og søndag Vesentlig kveldstid onsdag til Av og til lørdag kveld. fredag Ukeplan for kinotilbudet - 50 uker: Kinotilbudet Dagtid Kveldstid Lørdag og søndag Dagtid tilbud for spesielle Fredager 2 forestillinger Søndager 2 forestillinger grupper pensjonister, elever, (Landsdekkende premieredag) "babykino" osv Skolens bruk Dagtidsbruk: Skolens bruk vil dels være "intern undervisning", prosjekter i forbindelse med avslutninger og "DKS Den Kulturelle Skolesekken". Til sammen 95 dager pr. skoleår. Kveldstidsbruk: Juleavslutninger 5 Elevfester 3 Juleball 1 Tema/foreldremøter 8 Planleggingsdager 4 Til sammen 21 kvelder

6 Kulturskolens bruk Kulturskolen vil ha ettermiddagsøvelse i salen en dag i uken, samt "åpne øvelser" for foresatte og andre. Omfanget vil være - tirsdag og torsdag kl. 13.00-19.00-4 uker samspill pr. semester, tirsdag til torsdag kl.14.30-20.00-3 elevkonserter pr. år - en ettermiddag/kveld pr. uke til dans (+ evt. teater) - prosjektuker i forkant av UKM. 2 dager pr. uke (januar og februar) - UKM (feb./mars) 10 kvelder høst og 10 kvelder vår. I forbindelse med "åpne øvelser" vil de ha behov for en rigge- og øvekveld i forkant. Tilsammen blir dette 30 øvelser på ettermiddagen og 40 kvelder i løpet av et år. Kulturtilbudet Salen vil bli utrustet med lys, lyd, scene- og AV utstyr. Utstyret vil kunne tilfredsstille de aller fleste brukeres behov, men innimellom vil enkelte brukere ha behov for noe ekstern utleie. Det vil bli etterspørsel etter øvingstid i salen, der brukerne har lite mulighet for å betale leie. Forestillinger og aktiviteter rettet mot publikum vil vesentlig være torsdag til søndag (NB fredag og søndag er det kino f.eks. kl. 18.00 og 20.00). For å styre etterspørselen, kan en stille lokalet til rådighet med lav eller ingen leie på mandag, tirsdag og onsdag, for på en slik måte kanaliseres øvingsdagene til disse dagene. Forestillinger og arrangementer prioriteres torsdag, fredag og i helger. Dersom salen benyttes til øvelse og utleie 3 dager (kvelder) pr. uke i skoleårets 38 uker, vil dette gi rundt 115 leieforhold pr. år til kulturaktivitet, av dette kan vi anslå at kulturlivet vil stå for 20-30 arrangementer for publikum. I tillegg vil det være 20 arrangementer med profesjonelle artister der kulturkontoret eller andre er arrangører. Til sammen vil det anslagsvis være ca. 65 øvelser og 50 arrangementer pr. år på kveldstid og i helger. Turnerende tilbud I snitt vil det være ett tilbud hver annen uke med turnerende tilbud. Noe i regi av kulturkontoret, noe i regi av "musikk-/kulturklubb, eller andre". Dette vil være fra september til midten av mai, tilsammen 20 ganger pr år. Kinodrift Kinoene i Norge er de siste årene blitt digitalisert, noe som betyr at selve kinovisningen er blitt mye enklere. En skal ikke lenger transportere tunge filmruller mellom kinoene og for personellet trenger en ikke å forberede filmspoling o.a. før og etter forestillingene. I dag lastes film ned fra bredbåndsnettet og lagres opp på en PC. Det er også blitt slik at all film har landsdekkende reklame der alle har tilgang på premierevisning samtidig. Fremvisere har ulik kvalitet men den anbefalte kinokvaliteten "4K" gir høyoppløselig bilde og mulighet for å vise "3D film". Dersom en inngår en avtale med Film og kino om å delta i en landsomfattende ordning for kinodigitalisering, vil denne avtalen kreve at det avholdes minst 50

7 kinoforestillinger pr år. Med kino hver fredag og hver søndag 2 forestillinger pr kveld samt dagtilbud en gang pr uke vil det bli ca. 230 kinoforestillinger. Det vurderes imidlertid som mindre hensiktsmessig å delta i den subsidierte ordningen nå på tampen av digitaliseringsprosjektet, da ulempene kan være større enn fordelene. Det vil bl.a. være en fordel å være stilt i en friere rolle i forhold til leasing av kinomaskin. Annen utleie Omfanget av annen utleie vil være mer avhengig av tjenestetilbudet, mulighet for å bestille servering osv., enn de øvrige tilbud. Det vil være behov for seremonirom for private, for events, for næringsliv og andre tilstelninger. Omfanget forutsettes å være 10 % av total bruk. På bakgrunn av en slik forventning til aktiviteten i salen, vil dette gi følgende aktivitetstall: Dagtid Kveldstid Lørdag og søndag Skolens bruk 95 21 Kulturskolen 140 Kulturlivet 80 20 Kinotilbudet 30 100 100 Turnerende artister 20 Annen utleie 10 20 10 SUM ganger 135 381 130 Besøk Skolens bruk (snitt 100 pr bruk) 9 500 2 100 Kulturskolen (snitt 100 pr bruk) 14 000 Kulturlivet (snitt 150 pr bruk) 8 000 2 000 Kinotilbudet (snitt 30 pr forestilling) 900 3 000 3 000 Turnerende artister (snitt 150 pr arr) 3 000 Annen utleie (Snitt 50 pr leieforhold) 500 1 000 500 SUM 10 900 31 000 5 500 Samlet besøk 46 400 Ut fra de innmeldte behov kan det se ut til at salen kan imøtekomme dagtidsbruken. Når det gjelder kveldstidsbruken kan det se ut til at innmeldte behov ligger nærmere 100 % høyere enn kapasiteten i salen. Dette er foreløpige prognoser ut fra brukernes behov og før igangsetting, må driftsansvarlig gå igjennom behovene å se om man kan dele inn kveldsøktene i før og etter kl. 20.00, om noen øvelser kan legges til andre kommunale lokaler osv. Organisering Brukerråd Det forutsettes et nært samarbeid mellom skolen og kulturkontoret. Det er viktig at aktiviteten i salen organiseres på en slik måte at prioriteringene mellom brukerbehov oppleves rettferdig. En måte å gjøre dette på er å ha et "brukerråd" bestående av skolens rektor, kulturkonsulenten og rektor ved kulturskolen. Et slikt brukerråd kan

8 også deler av tiden ta bistå drift av idrettshallen (ansvar for booking og drift av idrettshallen er i dag lagt til rektor ved Drangedal 10-årige skole). Kultursalens venner For å ivareta vertskaps- og tilsynsfunksjoner forutsettes det at man etablerer en "Kultursalens venner". Denne gruppa vil ha vertskapsoppgaver knyttet til arrangementer, gjennom f.eks. å ta imot billetter, vise folk på plass, ha ansvar for servering i pauser, garderobevakt osv. Gruppa bør bestå av mellom 10-25 personer som deler oppgavene mellom seg. Booking av salen De som ønsker å sikre seg leie (bruk) av salen må søke om dette to ganger pr. år, f.eks. i juni for høsten og november for våren. Brukerrådet fordeler så utleietiden. Når dette er foretatt legges utleien til Servicekontoret. Personalbehov Driften av kultursalen vil bli arbeidskrevende. Brukerne, både kulturlivet, skolene og publikum har behov for tjenesteproduksjon og en service med personlig kontakt og oppfølging. Dette er avgjørende for opparbeidelse av omdømme og popularitet. Behovet for personell må sees i sammenheng med følgende: - Utleiehyppighet og type aktiviteter - Servicenivå - Profesjonell drift Dette er momenter som vil utgjøre suksesskriterier for salen. Det forutsettes et nært samarbeid mellom Servicekontoret, skolen, kulturskolen, kulturkontoret og kulturlivet. Videre forutsettes det at bygningsmessig drift (vaktmestertjenester og vedlikehold) ivaretas av Drangedal kommunale eiendomsforetak KF. Dette er oppgaver som må ivaretas av personer med faglig innsikt. Kultursalen forutsettes driftet i et nært samarbeid med kulturlivet, og det legges opp til høy grad av frivillighet i bruken av salen. Mange oppgaver kan imidlertid ikke delegeres til frivillige, så som: Programplanlegging av kultur og kino Markedsføring med drift av nettside med program og billettsalg Pengehåndtering og kassaoppgjør ved arrangementer Ansvar for sikkerhet og rømning ved billettarrangementer Teknisk vedlikehold Kinoansvar (her kan muligens noen oppgaver legges til klubb) Lys- og lydteknikk Salen vil ha et avansert lys- og lydanlegg, samt scenetekniske fasiliteter som krever en viss grad av faglige kvalifikasjoner for bruk. Faste brukere vil kunne få opplæring, men det vil fortsatt være et stort behov for tjenester overfor de fleste brukergrupper. Behovet for lys- og lydteknikker er beregnet å være innleid hjelp, der kostnaden til honorar svarer til det kommunen krever av leietagerne. Saksfremstilling

9 Det må avklares om kultur- og kinosalens driftskostnader skal legges til skolen, til kultur eller fordeles på begge. Uansett vil kommunen være kostnadsbærer. Her forutsettes at leietagerne får salen og støtterom til disposisjon oppvarmet og rengjort. Driftskostnader Utgifter Minimum Middels Ønsket Personell x årsverk, innleid og ansatt (inkl. sos. utg) 1 årsverk 650 000 1,2 årsverk 780 000 1,5 årsverk 975 000 Vedlikehold, utstyr (innkjøpsverdi 7,5 mill kr) 1 % 75 000 2,5 % 190 000 5 % 375 000 Administrasjon, aktivitet, 100 000 200 000 300 000 marked, billettsystem osv. FDVU (drift av bygg/sal + intern husleie) 450 m 2 300kr pr m 2 135 000 400kr pr m 2 180 000 500kr pr m 2 225 000 Uforutsette utgifter (10 %) 90 000 150 000 190 000 SUM kostnader 1 050 000 1 500 000 2 065 000 Inntekter Utleie Skolen Kulturskolen Kulturlivet Arrangementer Private leietagere Minimum Middels Ønsket - - 100 000 60 000 30 000 200 000 80 000 40 000 300 000 100 000 50 000 Billettavgift 100 000 150 000 200 000 Kinoinntekter inkl kinoreklame* 335 000 511 000 578 000 Sponsor / reklame (?) Andre inntekter (10%) SUM inntekter 625 000 981 000 1 228 000 Netto tilskuddsbehov SUM kostnader 1 050 000 1 500 000 2 065 000 SUM inntekter 625 000 981 000 1 228 000 Netto tilskuddsbehov 425 000 519 000 837 000 * Inntekter fra kinodrift Besøk pr år 6 900 (30 pr forestilling) 9 200 (40 pr forestilling) 11 500 (50 pr forestilling) Billettinntekter (74kr) 500 000 680 000 850 000 Kioskinntekter (30kr) 200 000 370 000 350 000 Reklameinntekter 10 000 15 000 20 000 Filmleie (50 %) - 250 000-340 000-425 000 Avgifter (5 %) - 25 000-34 000-42 000 Varekost kiosk - 100 000-180 000-175 000 Inntekter 335 000 511 000 578 000 Det er her forutsatt at leietageres behov for teknisk bistand må leies fra f.eks. selvstendig næringsdrivende og at dette vil være et "nullsum-forhold".

10 For å kvalitetssikre tallgrunnlaget må det defineres et leieprisnivå for bruk av salen, samt at man må gjennomgå aktivitetstall og besøkstall. Rådmannens vurdering Ut fra dette som er beskrevet i bakgrunn for saken og saksfremstillingen, er kultursalens minimale personalbehov beregnet til å være ca. ett årsverk. Dette kan fordeles på flere personer, eller man kan samle ressursen i én prosjektstilling. Det er helt avgjørende at en prosjektmedarbeider vil ha som oppgave å følge siste del av byggeprosessen, følge installasjon av teater- og kinoteknisk utstyr, samt forberede oppstart og drift. Det er derfor viktig at vedkommende er inne i stillingen i god tid før salen settes i drift. En prosjektmedarbeider bør engasjeres fra 1,5 til 3 år. Rådmannen vil i budsjettforslaget for 2013 og økonomiplanen, bake inn forslag til driftsbudsjett for kultursalen. Åpningsuke Det er i forbindelse med åpningen av salen viktig å markere dette som den store begivenhet en slik kultursal er, på en god og synlig måte. Dette vil kunne skape begeistring blant både kulturlivet, befolkningen og tilreisende og gi salen en god og viktig oppstart. Navnekonkurranse Rådmannen foreslår videre at det arrangeres en konkurranse i valg av navn til kultursalen. Hensikten med en slik konkurranse vil, i tillegg til at det er en demokratisk prosess, være å skape et tidlig engasjement knyttet til den nye salen. Konkurransen bør etter rådmannens vurdering ha en åpen form, der hele befolkningen inviteres til å sende inn forslag. Rådmannen foreslår at kommunestyret utgjør juryen. Fremdrift Kommunens overdragelse av kultursalen er satt til sommeren 2013 og det arbeides med en åpning tidlig oktober (1/10 dersom planlagt fremdrift opprettholdes). Av hensyn til fremdriften, må kulturlivet i Drangedal involveres høsten 2012, da kulturlivet har lang planleggings- og forberedelseshorisont. Det vil derfor bli avholdt et åpent møte for kulturlivet om bruk av salen og forestilling i forbindelse med åpningen, tidlig i november. For å gjøre forberedelsene så enkle som mulig, ønsker rådmannen at det nedsettes en styringsgruppe med et tydelig mandat som følger forberedelsesarbeidet med åpningen. En slik gruppe kan bestå av 2 politisk oppnevnte og 2 representanter fra rådmannens administrasjon. Mandat for en slik gruppe er å bestemme åpningens innhold og økonomiske rammer. Komitéens arbeidsperiode løper fra oktober 2012 til gjennomføring av åpningsperioden. Konklusjon Drangedal kommunestyre slutter seg til innholdet og prinsippene i saken. I tillegg vedtar kommunestyret følgende:

11 Det nedsettes en styringsgruppe for planlegging av åpning av kultursalen i Drangedal 10-årige skole. Komitéens sammensetning består av representanter oppnevnt av Drangedal kommunestyre og 2 representanter oppnevnt av rådmannen. Styringsgruppas mandat er å bestemme åpningens form, innhold og økonomiske rammer. Styringsgruppas arbeidsperiode løper fra oktober 2012 til gjennomføring av åpningen. Rådmannen stiller med sekretær. Det skal innen utgangen av november utlyses og gjennomføres en åpen navnekonkurranse for den nye kultursalen i Drangedal 10-årige skole. Rådmannen gjennomfører konkurransen. Drangedal kommunestyre utgjør juryen.