PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - RESULTATER FRA OVERORDNET ANALYSE 2012-2015 - MIDTRE NAMDAL SAMKOMMUNE- 2012
Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 3 1.2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 3 1.3 Overordne analyse... 3 1.4 Hvordan den overordende analysen er gjennomført - datainnsamling... 4 1.5 Vurdering av risiko og vesentlighet... 4 2 Resultater fra overordnet analyse: Utviklingstrekk og identifisering av risikofaktorer... 5 2.1 Kommuneoverlegen, legevakt, samhandlingsreform... 6 2.2 Sosiale tjenester i NAV... 7 2.3 Barnevern... 8 2.4 Miljø og landbruk... 8 2.5 Utvikling... 9 2.6 Skatteoppkreveren... 9 2.7 IT og kvalitetssikring... 10 3 Revisors forslag til tema for forvaltningsrevisjon 2012-2015 uprioritert liste... 1 2
1 Innledning Dette dokumentet viser hovedresultater fra en overordnet analyse av Midtre Namdal Samkommune, og som danner grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon for 2012-2015. Kapittel 3 inneholder revisors forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 med prosjekter i uprioritert rekkefølge. Kontrollutvalget skal gjøre en prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekter før saken legges fram for kommunestyret for endelig behandling. Listen over forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter inneholder flere prosjekter enn hva som normalt vil kunne gjennomføres i løpet av 4-årsperioden. Denne perioden er første gang det gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til overordnet analyse for samkommunen. 1.1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er et viktig verktøy for å føre tilsyn og kontroll med kommuners og fylkeskommuners forvaltning og de resultater som oppnås. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon blir satt i gang for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer. 1.2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon Ifølge forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, skal det minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Ifølge forskriften kan kommunestyret delegere til kontrollutvalget å gjennomføre endringer i planen i løpet av planperioden. Samkommunen har for 2012 bevilget et kronebeløp til forvaltningsrevisjon. Avhengig av omfanget på prosjektene, innebærer dette normalt 1-2 prosjekter i året. 1.3 Overordne analyse Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet stor risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke nærmere. Eksempler på risiko kan være: Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok Risiko for at kommunen på et område ikke tilfredsstiller lovpålagte krav Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt Risiko for at kommunen ikke oppfyller mål fastsatt av kommunestyret/fylkestinget Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende Risiko for at kommunens eierinteresser ikke forvaltes på en god måte (denne type risiko kan også gi grunnlag til forslag til selskapskontroller) 3
1.4 Hvordan den overordende analysen er gjennomført - datainnsamling Revisor har i lagt vekt på å sikre bred involvering i innhenting av informasjon for å gjennomføre en overordnet analyse. Hovedkilder for informasjon som har blitt benyttet for å kartlegge og identifisere risiko har vært følgende: Sentrale dokumenter for Midtre Namdal Samkommune og/eller dokumenter som omhandler kommunen er gjennomgått, se referanseliste. Vi har gjennomført samtale med administrasjonssjef, ass.administrasjonssjef og regnskapssjef. Områder hvor forvaltningsrevisjon kunne gjennomføres var ett av temaene som ble tatt opp på møtet. Erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon ligger også til grunn for vurderinger for risikofaktorer. Oppdragansvarlig revisor har i samarbeid med et revisjonsteam gjennomgått et spørreskjema som omhandler mulige risikofaktorer for Midtre Namdal Samkommune. I desember 2011 ble det sendt ut en nettbasert spørreundersøkelse til alle kommunestyrepolitikere i KomRev Trøndelags eierkommuner. Spørreundersøkelsen besto av en kombinasjon av standardiserte spørsmål og åpne spørsmål, hvor representantene kunne komme med egne vurderinger av risikoområder og innpill til hvor de mener det vil være behov for forvaltningsrevisjon. Vi har hatt problemer med den tekniske gjennomføringen av undersøkelsen, og for Midtre Namdal Samkommune er svarprosenten på svært lav. Dette gjør at vi ikke kan trekke generelle slutninger om hvilke tema/områder samkommunestyret samlet sett mener det er størst behov for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Vi velger derfor ikke å presentere resultater fra undersøkelsen. Kontrollutvalget har hatt sak vedrørende overordnet analyse til behandling tidligere. I kontrollutvalgets møte den 12.04.12 het det i forslag til vedtak at kontrollutvalget inviterer ordfører og administrasjonssjef til en dialog om forvaltningsrevisjon. Dette ble imidlertid ikke en del av det endelige vedtaket. 1.5 Vurdering av risiko og vesentlighet Data som er samlet inn blir systematisk vurdert i forhold til risiko. Risikovurdering er sammensatt av både vurdering av konsekvens dersom risikofaktoren inntreffer og sannsynligheten for at den inntreffer. I vurderingen av risiko må det tas hensyn til eventuelle risikoreduserende tiltak, som eksempelvis kommunen selv har satt i verk for å redusere avvik. For å kunne prioritere mellom områder i kommunen hvor det identifiseres risiko for avvik, må kontrollutvalget vurdere hvilke områder som er vesentlige. Vesentlighet, det vil si hva som har størst (negativ) betydning kan vurderes ut fra ulike perspektiver, eksempelvis: brukerperspektiv politisk perspektiv samfunnsperspektiv økonomisk perspektiv medarbeidernes perspektiv 4
omdømmeperspektiv miljømessig Ifølge Kontrollutvalgsboken, utgitt av Kommunal- og regionaldepartementet i 2011, vil vesentlighet innenfor regnskapsrevisjon være knyttet til konkrete beløpsstørrelser, mens vurdering av vesentlighet innen forvaltningsrevisjon i mindre grad kan fastsettes etter objektive kriterier. Ofte vil vurdering av vesentlighet være en skjønnsmessig vurdering hvor man må vurdere ulike forhold opp mot hverandre. Det er kontrollutvalget som gjør den endelige prioritering av prosjekter som bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i 2012-1015, før saken legges fram for kommunestyret. 2 Resultater fra overordnet analyse: Utviklingstrekk og identifisering av risikofaktorer Kapittelet beskriver sentrale utfordringer, utviklingstrekk og mulige risikoområder innen de ulike tjenesteområdene og forhold som går på tvers av tjenesteområdene. Forslag til vinklinger til forvaltningsrevisjon er fremhevet i fet skrift i kulepunkter. Midtre Namdal Samkommune ble etablert 09.09.09 som et forsøk på å prøve ut en helhetlig og forpliktende styringsmodell for interkommunalt samarbeid. KRD godkjente forsøket gjennom egen forskrift av 08.09.09. Den administrative organiseringen av MNS presenteres i figuren under: Adm.sjef Ass. adm.sjef Komm. ovelege Legevakt Samhandl. reform Sosiale tjenester i NAV Barnevern Miljø og landbruk Utvikling Skatteoppkrever IT og kvalitetssikring 5
I tillegg består organisasjonen av Utvalg for hovedtillitsvalgte, administrativ støttefunksjon og rådmannsgruppen. Deltakerkommunene har følgende hovedmål for perioden 2010-2014: Bedre kvalitet på service til innbyggerne gjennom videreføring og videreutvikling av MNR-samarbeidet Bedre ressursbruk og uttak av økonomiske stordriftsfordeler Bedre organisering av regionens politiske, administrative og faglige kompetanseressurser Bedre forutsetninger for forpliktende regional samhandling og aktiv mobilisering mot andre kommuner, fylkeskommunen og staten. Etablering av et mottaksapparat og en beredskap for ivaretakelse av nye oppgaver og virkemidler Økt påvirkningskraft i forhold til fylkeskommunen, staten og andre aktører Dette vil kunne være en overordnet innfallsvinkel for alle forvaltningsrevisjonsprosjekter innenfor samkommunen. 2.1 Kommuneoverlegen, legevakt, samhandlingsreform Midtre Namdal samkommune, Kommuneoverlegen er et regionorgan som betjener Namdalseid, Namsos, Fosnes, Flatanger og Overhalla kommuner. Namsos kommune har arbeidsgiveransvaret for de ansatte. Enheten svarer på spørsmål ang. smittevern, helsemessig beredskap, psykisk helsevernråd, miljøretta helsevern. Kommuneoverlegetjenesten skal løse oppgaver som er pålagt kommunene i forhold til kommunal samfunnsmedisin. Legevakt/øyeblikkelig hjelp- funksjonen er tilgjengelig alle dager 24 timer i døgnet. I kontortiden varierer det hvilket legekontor som har denne funksjonen, men du kommer direkte på det aktuelle kontor ved å ringe telefonnummer oppgitt ovenfor. I helgedagene har legevakta samarbeid med kommunene i Midtre Namdal region, samt Osen og Roan kommune om legevaktstjenestene. Mellom kl 23:00 og 08:00 samarbeider Namsos kommune med de fleste andre Namdalskommuner om legevakt i LINA. Legevakta er lokalisert i tilknytning til mottakelsen ved Sykehuset Namsos HF. Samhandlingsreformen skal medvirke til et helhetlig og sammenhengende tjenestetilbud av god kvalitet. Det skal legges økt vekt på helsefremmende og forebyggende arbeid. Folk skal få bedre bistand til koordinering av behandling og oppfølging, og få mer av den helsehjelpen de trenger nær der de bor. Oppfølging av personer med kroniske lidelser skal bli bedre og flere skal få hjelp til å legge om levevaner. Folkehelseplan for MNS ble vedtatt i mars 2011. Hver enkelt kommune utarbeider egne handlingsplaner i tillegg til felles plan. 6
Mulige innfallsvinkler for forvaltningsrevisjon vil kunne være: Samhandlingsreformen. Styringsinformasjon, etterlevelse/oppfølging av inngåtte avtaler, økonomisk ressursbruk, organisering av tjenesten i MNS-kommunene og avklaring av ansvars- og oppgavefordeling vil kunne være tema for forvaltningsrevisjon. Det er naturlig at et slikt prosjekt eventuelt igangsettes i slutten av planperioden. Hvordan kommunene ivaretar folkehelseperspektivet innefor MNS-regimet. Her vil det være naturlig å se på måloppnåelse i henhold til vedtatt plan. 2.2 Sosiale tjenester i NAV Fra september 2010 ble kommunenes oppgaver knyttet til Lov om sosiale tjenester i Arbeids og Velferdsetaten lagt til Midtre Namdal Samkommune. NAV Midtre Namdal betjener vel 18900 innbyggere i kommunene Namsos, Overhalla, Namdalseid og Fosnes. Midtre Namdal Samkommune har vedtatt Sosialpolitisk plan 2011-2014 (vedtatt 17.06.2011). Planen inneholder både kommunale og nasjonale målsettinger. Ungdom under 24 år, Gruppen 25-44 år med gjeldsproblemer, arbeidsledige i gruppen personer under fattigdomsgrensen og arbeidsledige med ikke-vestlig innvandrerbakgrunn er gitt forslag til særskilt prioritering for de kommunale NAV-tjenestene i samkommunen. Tjenester som hører inn under kommunale tjenester i NAV er følgende: Boligtilskudd til tilpasning av bolig Bostøtte Startlån bolig Økonomisk sosialhjelp Økonomisk rådgivning Kvalifiseringprogrammet Råd og veiledning Gjeldsrådgivning Tildeling av boliger for vanskeligstilte. Midlertidig bolig. Flere av disse tjenestene reguleres av flere lovbestemmelser. I årsmeldingen pekes det på ulike utfordringer som enheten ser for 2012. Å sikre personer med gjeldsproblemer god hjelp og veiledning i en tidlig fase og økt bruk av kvalifiseringsprogrammet er eksempler på utfordringer. Mulig innfallsvinkel for forvaltningsrevisjon vil kunne være saksbehandlingsrutiner for økonomisk sosialhjelp. Her vil både kartlegging og testing av rutiner være aktuelt. En annen innfallsvinkel vil kunne være måloppnåelse i forhold til Sosialpolitisk plan 2011-2014 7
Mulig tema for forvaltningsrevisjon er å kartlegge tiltak og vurdere effekter av disse i forhold til gjeldsrådgivning og kvalifiseringsprogrammet. 2.3 Barnevern Barneverntjenesten i Midtre Namdal samkommune er en felles interkommunal barnevernsordning for kommunene Namsos, Overhalla, Namdalseid og Fosnes. Fra 01.01.2012 er Midtre Namdal samkommune også barnevernmyndighet for Flatanger kommune gjennom en vertskommuneavtale. Barnvernkontoret er lokalisert i Familiens Hus i Namsos. Namsos kommune er vertskommune for ordningen og utøver arbeidsgiverfunksjonen for de ansatte og har ansvaret for administrative støtteordninger. Barnevernstjenesten er i løpet av det siste året styrket med 3,15 årsverk. Samtidig er det en økning i antall henvendelser til barnevernstjenesten, økende alvorlighetsgrad og kompleksitet i saker som barneverntjenesten arbeider med. Barneverntjenesten deltar i et 3-årig prosjekt Samordning av samkommunal barneverntjeneste og rutineutvikling for tidlig innsats for utsatte barn i Midtre Namdal. Prosjektet går fra 2010-2012. I sammenheng med dette, er tjenesten omorganisert internt i tre ulike team. Barneverntjenesten hadde i 2010 tilsyn fra Fylkesmannen hvor det ble avdekket avvik i forhold til forvarlig og planmessig oppfølging av hjelpetiltak. I 2011 var det 85 undersøkelser der 3-månedersfristen for å undersøke en sak var overskredet. En innfallsvinkel for forvaltningsrevisjon vil kunne være å se på effekter av intern omorganisering i ulike team En annen innfallsvinkel vil kunne være å se på saksbehandlingsrutiner innenfor barnevernet. Her vil både kartlegging og testing av rutiner være aktuelt. 2.4 Miljø og landbruk Formålet med samarbeidet er å prøve ut en felles organisering av forvaltningsoppgaver og utviklingsoppgaver under ledelse av et interkommunalt politisk styre med ansvar for miljø og landbrukspolitikken. Satsningsområder i Strategisk plan 2010-2014 er agroturisme, utnytte potensialet innenfor tradisjonelt jord og skogbruk, klima og miljø, bosettingsstruktur i regionen og omdømmebygging. Midtre Namdal Samkommune legger føre-var prinsippet til grunn for sitt miljøarbeid. Enkelte kommuner i regionen har innført styringssystemer for miljøarbeid. Disse styringssystemene omfatter gjennomføring at kommunale miljøutredninger, utarbeiding av miljømålsettinger og handlingsplaner for måloppnåelse, gjennomføring av tiltak og evaluering. Namsos, Namdalseid og Overhalla er miljøsertifisert etter ISO 14001. 8
For Miljø og landbruk er det et ønske å prioritere håndteringen av produksjonsavfall fra landbruket. Miljø og landbruk skal bidra til å ivareta og videreutvikle Midtre Namdal sine miljøkvaliteter. En mulig innfallsvinkel for forvaltningsrevisjon vil være å vurdere mål og resultater i miljøarbeidet 2.5 Utvikling Midtre Namdal samkommune, Utvikling betjener kommunene Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla. Namsos kommune har arbeidsgiveransvaret for de ansatte i ordningen. Formålet med ordningen er å løse regionale og lokale kommunale oppgaver med næringsutvikling og samfunnsutvikling. Ordningen ledes av Midtre Namdal samkommunestyre. MNS Utvikling skal være kommunenes førstelinjetjeneste ovenfor lokalt næringsliv og skal kunne yte støtte til fornyelse, omstilling og etableringer. Enheten skal bidra til tilrettelegging for ny virksomhet, tilrettelegge for og delta i utviklingsarbeid i eksisterende bedrifter/næringsliv og være samkommunens faginstans i utviklingsspørsmål. Utviklingssjefen har delegert myndighet til å forvalte det regionale næringsfondet innenfor kurrante saker definert i regionalt utviklingsprogram RUP. I 2011 ble det behandlet 57 saker (47 i 2010) og det er gitt tilsagn i på til sammen ca 4 millioner kroner. MNS Utvikling har ikke hatt noen måleparametre ut over de målene som er definert i Utviklingsplan for Midtre Namdal Tema for forvaltningsrevisjon vil kunne være: Saksbehandlingsrutiner Næringsfondet. Her vil kartlegging og testing av rutiner være aktuelt. 2.6 Skatteoppkreveren Skatteoppkreverkontoret i Midtre Namdal har ansvaret for skatteoppkreverfunksjonen i kommunene Flatanger, Fosnes, Høylandet, Lierne, Namsos, Namdalseid, Overhalla og Røyrvik. Skatteoppkreverkontorets arbeidsoppgaver: Innkrevning av skattetrekk, arbeidsgiveravgift, forhåndsskatt, resterende skatt forskuddsskatt og restskatt 9
Føring av skatteregnskapet Informasjon til og kontroll av arbeidsgivere Skatteoppgjør/avregning Saksforberedelse for skatteutvalg (ettergivelse/nedsettelse av skatt) Avedlingen har som mål at arbeidsgiverkontrollen skal bidra til økt etterlevelse, redusere svart økonomi og korrekte grunnlagsdata. Det er videre en målsetting at skatte og avgiftsgrunnlagene skal være korrekte og à jour, og at innkrevingen skal holde et godt faglig nivå, være effektiv og sikre betalingsviljen. Avdelingen ser det som en utfordring at bemanningen ikke er økt til tross for økt arbeidsmengde. Sykefravær har gitt at kontoret ligger litt på etterskudd med sine arbeidsoppgaver. 2.7 IT og kvalitetssikring IT MNS har som hovedoppgaver drift, vedlikehold, og implementerting av ITinfrastruktur/kommunikasjonsløsninger i kommunene Flatanger, Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla og rådgivning/veiledning samt drift og revisjon av kvalitets- og avvikssystemene. Avdelingen har hatt vakanser, og dette har ført til at man har vært nødt til å prioritere daglig drift. Utfordringer framover er i følge årsmeldingen å fullføre påbegynte prosjekter, opplæring til ansatte på IT-området og i forhold til kvalitetssystemet, herunder HMS og å få på plass en ny IT-strategi for MNS før man vedtar ny økonomiplan. Bedre ressursbruk og uttak av økonomiske stordriftsfordeler er en av hovedmålsettingene for deltakerkommunen. Mulig innfallsvinkel for forvaltningsrevisjon vil kunne være å se på effekter av felles IT drift innen MNS. Det vil kunne være aktuelt både å se på ressursbruk og brukertilfredshet. 10
Referanser Årsberetning 2011 Sosialpolitisk plan Midtre Namdal Samkommune Samtale med administrasjonen Strategisk plan MNS Miljø og landbruk 11
12
13
3 Revisors forslag til tema for forvaltningsrevisjon 2012-2015 uprioritert liste Prosjekttema Kommuneoverlegen, legevakt, samhandlingsreform Sosiale tjenester i NAV Barnevern Miljø og landbruk Utvikling IT og kvalitetssikring Aktuelle problemstillinger/innfallsvinkler Samhandlingsreformen. Styringsinformasjon, etterlevelse/oppfølging av inngåtte avtaler, økonomisk ressursbruk, organisering av tjenesten i MNS-kommunene og avklaring av ansvars- og oppgavefordeling vil kunne være tema for forvaltningsrevisjon. Det er naturlig at et slikt prosjekt eventuelt igangsettes i slutten av planperioden. Hvordan kommunene ivaretar folkehelseperspektivet innefor MNS-regimet. Her vil det være naturlig å se på måloppnåelse i henhold til vedtatt plan. Mulig innfallsvinkel for forvaltningsrevisjon vil kunne være saksbehandlingsrutiner for økonomisk sosialhjelp. Her vil både kartlegging og testing av rutiner være aktuelt. En annen innfallsvinkel vil kunne være måloppnåelse i forhold til Sosialpolitisk plan 2011-2014 Mulig tema for forvaltningsrevisjon er å kartlegge tiltak og vurdere effekter av disse i forhold til gjeldsrådgivning og kvalifiseringsprogrammet. En innfallsvinkel for forvaltningsrevisjon vil kunne være å se på effekter av intern omorganisering i ulike team En annen innfallsvinkel vil kunne være å se på saksbehandlingsrutiner innenfor barnevernet. Her vil både kartlegging og testing av rutiner være aktuelt. En mulig innfallsvinkel for forvaltningsrevisjon vil være å vurdere mål og resultater i miljøarbeidet Saksbehandlingsrutiner Næringsfondet. Her vil kartlegging og testing av rutiner være aktuelt. Mulig innfallsvinkel for forvaltningsrevisjon vil kunne være å se på effekter av felles IT drift innen MNS. Det vil kunne være aktuelt både å se på ressursbruk og brukertilfredshet.
2