PROTOKOLL MØTE I STYRETS ARBEIDSUTVALG Tid: 16. august kl. 18.00 Sted: Bjølsenhallen Inviterte: Styrets arbeidsutvalg Tilstede: Einar (på telefon), Axel, Inger, Adan, daglig leder. Agenda 1. Godkjenning av protokoll AU godkjenner protokollen fra sitt forrige møte. Referatet fra møte i ledergruppa 27. juni ligger vedlagt til informasjon. Protokoll AU- møte 21. juni. Referat LG- møte 27. juni. Protokoll fra AU- møte 21. juni 2016 godkjennes uten anmerkninger. Referatet fra LG- møte 27. juni 2016 tas til orientering. 2. Oppfølging Økonomi AU behandler regnskapsrapport tom juni, denne må ses i sammenheng med rapporten for utestående avgifter for samme periode. AU bes gjennomgå rapportene. På styremøte i desember skal det vedtas et budsjett for 2017, AU bes vedta en budsjettprosess fram mot desember. Iht strategien skal det lages en bedre budsjett mal/ struktur som skal brukes i budsjettarbeidet for 2017. DL har sammen med styreleder og leder av kontrollkomiteen laget et første utkast, og AU bes komme med innspill. Iht vår samarbeidsavtale med bydel Sagene, så kan vi søke innen 1. oktober om å få dekket inntil 50.000 kr av utestående avgifter. AU bes diskutere hvordan vi skal gjøre dette i praksis. Øvrige oppfølgingssaker: Inkassosaker: Avdelingene har frist 15. september for tilbakemelding på sine saker. Tydelig bestilling til regnskapsfører: Utarbeides sammen med ny budsjettmal/ struktur, holder på å utrede om Smart klubbøkonomi er noe for oss. Regnskapsrapport tom juni 2016 overordnet. Status medlems- og treningsavgifter pr. 15. august 2016
Ny budsjettstruktur utkast Samarbeidsavtale bydel Sagene Regnskapsrapporten og rapporten for status på medlems- og treningsavgifter tas til orientering. Et arbeidsutvalg bestående av styreleder, nestleder, kontrollkomiteens leder og daglig leder skal utarbeide et forslag til ny budsjettmal/ struktur som legges fram for AU for vedtak i møte 27. september. Følgende prosess vedtas: 1. AU møte 27/9 vedta ny budsjettmal 2. Sende ut malen til avdelingene med frist for innlevering 1. november. 3. AU- møte 25/10 vedta utkast til hovedlagets avdelinger 4. Styremøte 15/11 diskutere første utkast av budsjettet i styret 5. Styremøte 13/12 endelig budsjett vedtas Daglig leder skal sende en søknad til bydelen om å få dekket utestående medlems- og treningsavgifter innen fristen 1. oktober. Søknaden skal ta utgangspunkt i: o Overordnet oversikt over utestående + våre innkrevingsrutiner. o Alle skal betale medlemsavgiften, vi søker kun støtte til treningsavgifter. o Alle ungdom 13-19 år har fått tilbud om å jobbe inn sin treningsavgift på dugnad. Daglig leder skal senest til styremøtet 13/12 forberede en sak til styret som inneholder: o Et forslag til fordeling av midlene vi får fra bydelen til å dekke utbetalte medlems- og treningsavgifter. o Et forslag til hvor mye av det utestående for 2016 som skal avskrives som tap. 3. Oppfølging strategi 2016 Vedtak sak 5 AU- møte 21. april: Forslag til oppfølgingsskjema vedtas. Det skal settes av tid på hvert styremøte (AU- og fellesmøter) til gjennomgang av status på arbeidet med strategien. AU gjennomgår skjema og oppdatere status. Oppfølgingsskjema for strategi AU har gjennomgått strategien og oppdatert skjemaet iht status pt. Einar skal forberede sak om æresmedlemskap til AU- møtet 27/9. Inger kommer på besøk på LG- møtet 29/9 for å diskutere arbeidet med Fair- play, identitet og Vi er Sagene IF kurset. Adan skal booke møter med ledelsen (rektor, AKS- leder, FAU- leder ) ved alle de lokale skolene (Bjølsen, Sagene; Lilleborg, Nordpolen, Fernanda Nissen) ila høsten for å diskutere våre planer/ forslag om et samarbeid mellom AKS og Sagene IF.
4. Agenda styremøte 30. august Det er styremøte med både AU og avdelings representantene 30. august på samfunnshuset. AU bes komme med innspill til agendaen for møtet. Anti- doping Norge v/ Jan De Lange kommer kl. 18-20/21 for å hjelpe oss i gang med å bli et rent idrettslag. Alle avdelingsledere og sportslige ledere er også invitert på dette. Saker til agendaen: o Besøk ADN kl. 18 20: avdelingslederne og sportslige ledere er invitert. o Vedtakssaker: Q2 rapportering (regnskap, utestående, strategi), sportslig utvalg, rutiner tildeling treningstider) o Orienteringssaker: Presentasjon alle avdelinger, Protokoll AU og LG møter, Utbygging Voldsløkka, epost/ arkiv løsning, kursplanen. 5. Landhockey- og kunstisbanen på Voldsløkka Anlegget er nå lagt ut på anbud, frist for å levere tilbud er 19. august. Anbudet inneholder kun tekniske bygg og garderober, ikke klubbhus. Det betyr at vi må jobbe politisk for en tilleggsbevilgning over Oslo- budsjettet 2017. Vedtak sak 4 AU- møte 21. juni 2016: Axel tar kontakt med KID og OIK for å avklare de spørsmålene vi har, samt videre arbeid og prosess Du finner anbudet her: https://www.doffin.no/notice/details/2016-359891 Da klubbhuset ikke vil inngå i anlegget i første omgang, må vi be om mer penger til dette i Oslo- budsjettet for 2017: o DL skal utarbeide en oversikt over alle argumentene i saken. o DL (og de AU- medlemmene som måtte ønske) skal redegjøre for situasjonen med klubbhuset på åpen halvtime på BU- møtet 1/9 kl. 18.30-19 på Samfunnshuset. o Vi skal gå i deputasjoner med alle aktuelle komiteer på rådhuset og forsøkt å få inn glad- saker i media om Voldsløkka ifm budsjettprosessen. o Axel skal holde trykket oppe overfor alle sentrale aktører i saken. 6. Sportslig utvalg Det skal, iht strategien, opprettes et sportslig utvalg for Sagene IF. Opprettelse av utvalget er satt opp på agendaen på styremøtet 30. august. Utkast til mandat er klart og avdelingene har frist til 1. september med å sende inn sine kandidater til utvalget. DL ble bedt av AU (Møte 21. juni) om å avklare om det finnes midler til å lønne lederen av utvalget og om vår allidrettsleder kunne tenke seg å ta på seg oppdraget. DLs avklaringer ligger vedlagt, og AU bes diskutere hvordan Sportslig utvalg skal ledes.
Sportslig utvalg mandat Sportslig utvalg avklaringer AU legger fram følgende innstilling for styremøtet 30. august: Det opprettes et sportslig utvalg i Sagene IF. Forslaget til mandat for utvalget vedtas. Stig F.- Landlie ansettes i 20 % stilling i hovedlaget i perioden 1/10 2016 31/3 2017 for å lede utvalget. 7. Epost/ arkiv løsning Sagene IF har behov for et epost system og en arkivløsning med større kapasitet enn i dag. Vedtak sak 9 AU- møte 24. mai 2016: Det skal hentes inn tilbud på løsninger fra leverandørene i markedet basert på de behovene klubben har DL har vært i dialog med Telenor, Microsoft, Google. Alle 3 kan tilbyd det vi ønsker og det er ingen store forskjeller på pris. DL har fått prøve samtlige løsninger i 30 dager gratis. Telenor er dyrest, har den mist fleksible og vanskeligste løsningen og det tar en evighet å få tak i rett person hos support. Microsoft er nest dyrest/ billigst, løsningen funker bra, men de er vanskelige å få tak i og support svarer sjelden/ aldri. Google er billigst, løsningen er fleksibel og enkel og snakker med mange av de systemene vi bruker fra før, og support er ikke bra men best av de tre. DLs innstilling: Google aps for bedrifter. Epost og arkiv i Sagene IF klubbens behov Sagene IF velger Google apps for bedrifter som sin leverandør av epost/ arkivløsninger. 8. Representasjonsplan for styret Sagene IF må være representert v/ styremedlemmer på en rekke arrangementer/ møter / kurs i egen klubb, bydelen, kommunen, idrettskretsen og idrettsrådet. Utkast til representasjonsplan for styret 2016. Utsatt til neste møte. 9. Diverse orienteringssaker: a. Tinget i Oslo Idrettskrets Leder orienterer. Utsatt fra forrige møte. b. Tennis i Sagene IF? Status og framdrift c. Sommerdrift 2016 Aktivitet, anlegg, ferieavvikling d. Medlemstall 2015 offisielle tall e. Sageneif.no Trafikk/ statistikk, oppdatering, klubbhåndbok
f. Markedsføringsplan høsten 2016 Materiell, distribusjon, web g. Kursplanen høsten 2016 Publisert men må pushes, Velkommen til Sif h. Anlegg Bjølsenhallen, Voldsløkka, Bjølsenparken